MS Access

Informática
Ing. Jorge Eduardo Marmolejo Aguirre

Semana 14
Propósito
• El estudiante describe conceptos sobre las relaciones que tiene
que haber entre tablas; así mismo elabora tablas en una base de
datos y sus respectivas relaciones.

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Agenda del día

1. Base de datos ofimática

2. Creación de tablas y tipos de datos

3. Propiedades de campos

4. Relaciones

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1.
BASE DE DATOS OFIMÁTICA

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Base de datos ofimática – Microsoft Access
• Microsoft Access es la aplicación de bases de datos de
Microsoft Office, dirigida a usuarios domésticos y pequeñas
empresas.
• Ofrece numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy
intuitiva que permite que cualquier usuario (sin ser experto
informático) pueda aprender a manejarla rápidamente.

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Ingresar a Access 2013
• Acceder al botón inicio, ir a todos los programas y
seleccionar el programa Access 2013. cuyo icono es el
siguiente.

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Pantalla principal

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Entorno de trabajo
• Una vez abierta una base de datos trabajaremos dentro del
siguiente entorno:

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2.
CREACIÓN DE TABLAS Y TIPOS DE
DATOS
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Crear Base de Datos
• Hacer clic sobre la pestaña Archivo y luego elegir la
opción Nuevo de la vista Backstage.

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Nombre de base de datos
• Colocarle nombre a la base de datos; si iniciamos una base de
datos en blanco, nos pedirá la ubicación donde se guardará el
archivo.

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Empezar con los datos
• Se mostrará la tabla de esta manera:

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Crear una tabla de datos
• Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la
pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar
estas opciones:

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Opciones de tabla
• El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir
directamente los datos en la tabla y según el valor que
introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que
tiene la columna.
• Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad
didáctica
• Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con
un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos
almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al
mismo sitio.

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Vista Diseño de la tabla
• En la vista diseño definiremos los campos de toda la tabla.
• Seleccionaremos los tipos de datos y las propiedades.

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Tipo de Datos
• Para crear campos pondremos su nombre
y elegiremos su tipo, que depende de que
tipo de información va almacenar. Se tiene
que tener en cuenta lo siguiente:
– El tipo de valores permitidos en el campo.
– La cantidad de espacio que Access reservará
para los valores que se quiere almacenar.
– Los tipos de operaciones que pueden
realizarse con ese campo.

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Tipo de Datos
• Texto: se puede almacenar datos que contienen caracteres
alfanuméricos. Este campo solo puede almacenar hasta 255
caracteres.
• Memo: se puede almacenar textos extensos. Según se
almacena más texto, más espacio de disco es utilizado.
• Número: se puede almacenar datos numéricos de diversos
tamaños y precisiones, incluso con posiciones decimales.

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Tipo de Datos
• Fecha/Hora: se almacenan datos sobre fechas y horas.
• Autonumérico: En sí es un tipo de dato “Número”. La
diferencia es que este es incrementado en una unidad
automáticamente por Access para cada registro que se
añade.
• Si/No: Se almacena datos booleanos, opciones como
Verdadero/Falso.

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Tipo de Datos
• Objeto OLE: es donde se almacena cualquier tipo de objeto
como documentos, multimedia, etc.)
• Hipervínculo: sirve para almacenar hipervínculos o enlaces
externos.
• Asistente para búsquedas: se puede elegir el valor de una
tabla o de una lista de valores mediante un elemento de
lista.

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Guardar una tabla
• Para guardar una tabla, podemos:
– Pulsar en el botón Archivo y elegir la opción Guardar
– O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
– Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo:
– Escribir el nombre de la tabla.
– Hacer clic sobre el botón Aceptar.

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3.
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

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Propiedades de Campos
• Las propiedades se encuentran agrupadas en dos pestañas
“General” y “Búsqueda”.
• Las propiedades nos permitirán establecer que los datos
ingresados en nuestra Base de Datos sean consistentes.
• Evitar en cierta forma el error humano de los usuarios en el
uso y almacenamiento de los datos.

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Propiedades de los campos
• Tamaño del campo.
• Formato.
• Máscara de entrada.
• Título.
• Valor predeterminado.
• Regla de validación.
• Texto de validación.
• Requerido.
• Indexado.

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Tamaño del campo
• El tamaño del campo varia de pendiendo del tipo de dato
que estamos usando.
• Por ejemplo cuando utilizamos un dato de tipo “Texto”, el
tamaño delimitará la cantidad de caracteres que nos
permitirá introducir ese campo.
• Del mismo modo un dato de tipo “Número” tiene sus
propios tamaños opcionales para los datos introducidos.

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Formato del campo
• La propiedad Formato permita establecer la forma en que
los datos serán mostrados.
• Por ejemplo en el caso de datos de tipo “Número”, se puede
mostrar de diversas formas:
– Número general.
– Moneda.
– Estándar.
– Porcentaje.
– Científico.

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Máscara de entrada
• Es una de las propiedades más útiles para la delimitación de
errores de los datos en el momento en que el usuario
introduzca los datos.
• Se utiliza para datos tipo Texto corto y Fecha/Hora.
• Para definir la Mascara de Entrada se necesita utilizar ciertos
caracteres, estos son:

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Máscara de entrada
Caracteres Función
0 Entrada obligatoria de un dígito numérico (0 a 9).
9 Entrada de espacio o digito no obligatoria.
# Entrada de espacio o digito no obligatoria con signo.
L Entrada de letra obligatoria (A a Z).
? Entrada opcional de letra (A a Z).
a Entrada de letra o digito, opcional.
& Entrada de cualquier carácter, obligatoria.
C Entrada de cualquier carácter, opcional.
< Convierte todo a minúscula.
> Convierte todo a mayúscula.
.,:;-/ Marcadores de posición.
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Máscara de entrada
• DNI.
• Placa de carro con 3 letras guión y 3 números.
• Apellido 1ra. Letra en mayúscula y las demás en minúscula.
• Teléfono de la forma (5164) 963256985
• Puntaje ponderado de 2 dígitos con signo.
• Código de la UC.
• Formato de fecha separados con guiones.
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Título
• Cuando se crean tablas normalmente se asignan nombres
cortos a los campos, los títulos permiten establecer de mejor
forma descriptiva a lo que se refiere cada campo.
• Se utiliza esta propiedad puesto que afectará en la creación
de formularios e informes.

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Valor predeterminado
• Cada ves que se agregue un registro aparecerá por defecto
un valor asignado en esta propiedad.
• Una de las ventajas es que en algunas aplicaciones permite
el ingreso más rápido de datos.

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Regla de validación
• Permite establecer rangos, opciones, etc. que cumplan con
una determinada regla para poder establecer de mejor
forma el ingreso de los datos y su respectiva consistencia.

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Texto de Validación
• Nos mostrara un mensaje personalizado cada ves que el
usuario intente violar una regla de validación establecida.
• Este mensaje permitirá ofrecer de manera entendible al
usuario información sobre el error que esta cometiendo en el
ingreso de algún dato.

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Requerido
• Admite dos opciones “Si o No”. Aplicando la opción SI
estaremos obligando a que siempre sea introducido un valor
en el campo. Se aplica a campos importantes y necesarios en
una tabla. Esta operación se denomina NOT NULL, no dejar
valores nulos ni en blanco.

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Indexado
• Tiene relación directa con el tema de las claves e índices.
• Permite acelerar el proceso de búsqueda en una Base de
Datos; esta propiedad es muy útil si se cuenta con gran
cantidad de datos almacenados en una base de datos.

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4.
RELACIONES

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Clave Principal
• Antes de crear relaciones primero debemos definir las claves principales.
• Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos
– Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
– En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del
grupo Herramientas.

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Creación de Relaciones
• Una vez creadas las tablas, el
siguiente paso es crear las relaciones.
• Para crear una relación entre las
tablas debe existir un vinculo; debe
existir un campo que coincida en tipo
de dato y longitud; no es necesario
que el nombre sea igual, sin embargo
es recomendable. Para relacionar las
tablas se utilizan las claves primarias y
las claves ajenas de las tablas.

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Ventajas de relacionar
• En consultas con tablas
relacionadas las combinaciones
aparecen de forma automática.
• Los registros se presentan
relacionados en un informe o
formulario.
• Hacer cumplir las reglas de
integridad referencial para
proteger la relación entre tablas
cuando se agreguen, cambien o
eliminen registros.

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Integridad Referencial
• Ayuda a garantizar que las
relaciones entre los registros
sean válidas y que no se
eliminen accidentalmente los
datos relacionados.
• Actualizar en cascada.
• Eliminar en cascada los
registros relacionados.

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Caso práctico
• Una empresa vende productos a varios clientes. Se necesita
conocer los datos personales de los clientes (nombre, apellidos,
DNI y dirección). Cada producto tiene un nombre y un código, así
como un precio unitario. Un cliente puede comprar varios
productos a la empresa, y un mismo producto puede ser
comprado por varios clientes. Los productos son suministrados
por diferentes proveedores. Se debe tener en cuenta que un
producto sólo puede ser suministrado por un proveedor, y que un
proveedor puede suministrar diferentes productos. De cada
proveedor se desea conocer el RUC, nombre y dirección.
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Modelo E – R

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Modelo Relacional

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Preguntas

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¿Qué hemos aprendido?

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Reflexionemos

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Gracias por su atención

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jmarmolejo@continental.edu.pe