EJERCICIOS T.

7- ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN

TEMA 7:
ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
1- CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y SISTEMAS DE
ORDENACIÓN

1) a) ¿Qué tres cosas debe hacer la empresa con los documentos de entrada y de salida?
b) ¿Qué entendemos por “clasificar”?
c) ¿Qué tres objetivos se persiguen con la clasificación de los documentos?

2) a) ¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más utilizados?

b) ¿Cuál deberá utilizarse en caso de duda?

1.1- CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

3) a) ¿Qué utiliza el sistema de clasificación alfabética para ordenar los documentos?

b) ¿Para qué tipos de documentos conviene utilizar este método?
c) Di tres ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación

4) a) ¿Qué es la “palabra ordenatriz”?

b) ¿Cuál es la palabra ordenatriz a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres de
personas?
c) ¿Cuál es la palabra ordenatriz a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres de
empresas?
d) Una empresa se llama “Restaurante Miraflores”. ¿Qué palabra sería la genérica y cuál
la distintiva?

5) Di qué criterio se tendrá en cuenta a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres

de personas físicas en los siguientes casos...
a) Los nombres propios de personas
b) Si coincide el primer apellido de dos o más personas
c) Si coinciden los dos apellidos de dos o más personas
d) Si los apellidos llevan preposiciones o artículos
e) Si los apellidos son compuestos o separados por un guion
f) Los nombres extranjeros

6) Clasifica alfabéticamente los nombres de los siguientes clientes:

Yolanda Gutiérrez Puras
Daniel Méndez Arcas
Esperanza Muñoz García
Lucía López Molina
Fermín del Fresno García
Azucena Suárez del Amo
Jorge Martín-Díaz Rosado
Jonh Mc Donalds
Jorge Martín Portillo
Raquel Suárez Blanco
NathalieWuandi Bell
Javier de la Riva Solano
Manuel García-Vera Ruíz
Emilio VictorQuer Ramón
Zoe Méndez Arcas
Teresa García-Vera Pavón
Rodrigo Muñoz Antolín
Antonio la Hoz Huertas
Rafael Van der Vaard
Vincent du Chapell
Antonio García Zorrilla
Luis de la Hoz de Guevara
Pedro Rosado Martín-Díaz
Ana Gutierrez-Díaz Martín

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7) Di qué criterio se tendrá en cuenta a la hora de ordenar alfabéticamente los nombres

de empresas en los siguientes casos...
a) Si la empresa empieza por una palabra genérica tal como hijos, sociedad, compañía,
etc.
b) Si el nombre de la empresa es conocido por sus siglas
c) Si el nombre empieza por un artículo (el, la, etc)
d) Los organismos oficiales y los bancos
e) Las sucursales de empresas
f) Los nombres de empresas extranjeras

8) Clasifica alfabéticamente los nombres de los siguientes clientes

IBM GOOGLE RTE. CHAPÍN MOVISTAR
MICROSOFT EL CORTE INGLÉS MIN VODAFONE
APPLE PETRONOR ACCENTURE ORANGE
BBVA BANCO SANTANDER HUAWEI ACS
EL PAÍS HIJOS DE ROMERO, S.L CAMPSA ZAPATERÍA EDU

9) Clasifica alfabéticamente los nombres de las siguientes empresas, empresarios y

profesionales
Instituto Nacional de Empleo (INEM)
Servicios Informáticos Aylagas, S.L
Bar Don Jamón
Cervecería Mac Holly
Restaurante Los Cuatro Pinos
Herederos de Marcelo Lagasca, S.A
Aceites Paco Reverte, S.L
Hermanos de León, S.A
Doctor Baldomero Quirós
Agencia Estatal Tributaria
Banco Santander Central
Banco Santander Benidorm
Banco Santander Villajoyosa
Petronor
Viuda de Pedro Jiménez, S.L
Hijos de Martínez, S.L
Sociedad de Importación Ledesma, S.A
Martínez y Asociados
Álvaro Ruano Martínez y Cía.
Instituto Nacional de Estadística (INE)

10) Asocia los siguientes códigos alfabéticos al autor y título del libro
COE, ALQ Cien años de soledad, Gabriel García Márquez
GAR MAR, CIE El Quijote, Miguel de Cervantes Saavedra
SAI-EXU, PRI El club Dumas, Arturo Pérez Reverte
ROW, PIE El Código Da Vinci, Dan Brown
BRO, COD El alquimista, Paulo Coelho
PER REV, CLU Harry Potter y la piedra filosofal, J.R. Rowling
CER SAA, QUI El principito, Antoine de Saint-Exupery

1.2- CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

11) a) ¿Qué utiliza el sistema de clasificación numérica para ordenar los documentos?
b) ¿Para qué tipos de documentos conviene utilizar este método?
c) Di tres ventajas y dos inconvenientes de este tipo de clasificación

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12) a) ¿Qué criterio se suele utilizar para asignar el número a un documento?

b) ¿Qué necesitamos para complementar este sistema de clasificación?

13) Ordena estos números en orden ascendente (de menor a mayor)

1.234 234 567 56
1.233 563 345 668
677 135 859 45
8.075 56 355 346
526 353 676 353

1.3- CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA

14) a) ¿En qué consiste el sistema de clasificación alfanumérica?

b) ¿Qué necesitamos para complementar este sistema de clasificación?

15) Ordena las siguientes matrículas de coches de las más antiguas a las más modernas
3762 GLC 5161 FRT 1507 BLL 8031 DYW 9030 GDZ
0256 FXL 8922 BXX 7992 FLV 3303 BPF 6002 DCS
3303 BFP 5074 CLR 5795 BYZ 4197 DML 3303 BBF

16) Ordena estos códigos alfanuméricos

D 456 A 322 D 43 R 444 BA 432
W 32 D45 H 111 D 4333 AA 453
T 32 V 5678 D 433 AA 231 AC 456
G 322 S 452 E 321 BA 123 CC 434

17) Ordena estos códigos alfanuméricos

ASD987 ASD988 XSW344 DRE567 QWE112 DER112
SWS334 DFD445 BNH552 KIU319 GHY878 GHY879
VFR556 RFV559 VFR559 VFR560 VFR561 SWS335

1.4- CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

18) a) ¿En qué consiste la clasificación geográfica?

b) ¿Junto con qué otro sistema de clasificación se utiliza la clasificación geográfica?
c) ¿Qué debemos hacer si un nombre geográfico está formado por dos o más palabras?
d) ¿Tendremos en cuenta si la dirección corresponde a una calle, a una avenida o a una
plaza a la hora de ordenar un documento mediante este sistema?
e) ¿Qué haremos si el nombre de la calle empieza por un número?

19) Di tres ventajas y tres inconvenientes de este sistema de clasificación

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20) Disponemos de un grupo de documentos que tenemos que clasificar por el sistema
geográfico según el siguiente orden: provincia, localidad y calle.
PROVINCIA LOCALIDAD CALLE Y NÚMERO
Madrid Alcorcón Alcalde Jose Aranda, 8
León León Conde Luna, 3
Jaén Albaida Tetuán, 45
Huelva Huelva Isla Cristina, 7
Burgos Sedano La Constitución, 4
Madrid Alcorcón Porto Colón, 74
Burgos Burgos Babieca, 34
León Ponferrada Sequillo, 2
Huelva Huelva Marismas, 132
Burgos Fresnedo Conquistadores, 9
Huelva Sanlúcar de Barrameda La Virgen, 2
Jaén Marmolejo San José, s/n
Almería Dalias Ministerios, 85
León Combarros Ancha, 96
Madrid Alcorcón Bella Flor, 47
Huelva Sanlúcar de Barrameda Mayor, 47

1.5- CLASIFICACIÓN TEMÁTICA

21) a) ¿En qué consiste el sistema de clasificación temática?

b) ¿Junto con qué otros sistemas de clasificación se puede combinar la clasificación
temática?
c) Di tres ventajas y tres inconvenientes del sistema de clasificación temática

22) Imagina que trabajas en un videoclub, y debes organizar las películas en las
estanterías. Tu videoclub dispone de cuatro estanterías, y tienes las siguientes películas:
Pocoyó Algo pasa con Marie The Ring Seven
American Pie El exorcista PeppaPig TheGame
Origen Blancanieves La habitación del pánico Torrente
Utiliza una clasificación temática para ordenarlas

1.6- CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

23) a) ¿En qué consiste el sistema de clasificación cronológica?

b) ¿Qué tipo de documentos pueden ordenarse siguiendo este criterio?
c) Di tres ventajas y tres inconvenientes de la clasificación cronológica

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24) Clasifica cronológicamente las siguientes obras de Gabriel García Márquez

1975: El otoño del patriarca
1955: La hojarasca
1968: Isabel viendo llover en Macondo
1961: El coronel no tiene quien le
escriba
1962: Los funerales de la Mamá
Grande
1967: Cien años de soledad
1962: La mala hora
1972: Ojos de perro azul
1972: El negro que hizo esperar a los ángeles
1974: Chile, el golpe y los gringos

25) Tenemos un grupo de documentos que tenemos que clasificar y ordenar por fechas,
del más antiguo al más reciente
2 de diciembre de 1999 15 de abril de 1998
30 de marzo de 2015 5 de julio de 2002
15 de octubre de 2015 27 de marzo de 2016
27 de marzo de 2008 16 de octubre de 2004

26) Ordena los siguientes documentos utilizando el sistema cronológico-numérico:

823/2011 25/2014 26/2014
180/2013 267/2009 245/2011
200/2007 976/2010 201/2007
379/2011 591/2012 267/2010

2- ARCHIVO EN SOPORTE PAPEL

27) a) ¿Qué hay que hacer con los documentos una vez que han sido ordenados y
clasificados?
b) ¿Qué es el “archivo” de una empresa?

2.1- OBJETIVOS DEL ARCHIVO

28) Haz un esquema con los objetivos del archivo de la documentación

2.2- ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

29) a) ¿Qué tres tipos de archivo existen?
b) ¿En función de qué criterio archivaremos un documento en un archivo o en otro?

30) a) ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo activo?

b) ¿Con qué otro nombre se conoce este archivo?
c) ¿Cómo y dónde mantendremos los documentos del archivo activo?

31) a) ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo semiactivo?

b) ¿Con qué otro nombre se conoce este archivo?
c) ¿Qué documentos se engloban en este archivo?
d) ¿Qué debemos hacer cada cierto tiempo con los documentos del archivo semiactivo?
e) ¿Qué tendría que hacer la empresa para asegurar una gestión correcta de este archivo?

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32) a) ¿Qué tipos de documentos deben mantenerse en el archivo inactivo?

b) ¿Qué tipos de empresas suelen tener este tipo de archivos?

2.3- EL PROCESO DE ARCHIVO

33) Enumera las cuatro fases del proceso de archivos

34) ¿Qué es “referenciar” un documento?

35) Explica las cuatro normas generales aplicables a cualquier tipo de archivo para la
extracción y conservación de los documentos

36) ¿Cuánto tiempo deben mantenerse legalmente en la empresa los siguientes

documentos?
a) Los documentos laborales:
b) Los libros de visita y de matrículas:
c) Los documentos que generen derechos y obligaciones de la empresa con respecto a
terceros:
d) Los que derivan derechos de propiedad:
e) Los expedientes del personal:
f) Los libros contables:

37) a) ¿Cómo se denomina el proceso de destrucción de la documentación?

b) ¿Cuál es la manera más adecuada de realizar dicho proceso?

3- NORMAS DE SEGURIDAD Y ACCESO A LOS ARCHIVOS

38) a) ¿Qué ley regula el tratamiento y la conservación de los datos personales?

b) ¿Qué datos se consideran “datos personales”?
c) ¿Qué organismo se encarga de vigilar que las empresas cumplen con dichas
obligaciones?

39) Enumera los cuatro derechos que tienen los ciudadanos respecto al tratamiento de
sus datos personales

40) Confecciona una solicitud de cancelación de datos de carácter personal dirigida a la

empresa TUPAC, situada en la C/ Ferrocarril, 21, Villajoyosa. Puedes encontrar un
modelo en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos www.agpd.es

Para encontrar el modelo entra en el apartado “Canal del Ciudadano”, “Derechos”,

pincha después en “Principales derechos” y después en “Derecho de cancelación”, y
descarga el modelo pinchando en “Ejercicio ante el responsable del fichero”

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41) Di cuatro obligaciones que deben cumplir las empresas cuyos archivos contengan
datos personales

42) Indica si a cada uno de los siguientes documentos se debe aplicar un nivel de
seguridad básico, medio o alto:
a) Una infracción administrativa
b) Una multa de tráfico
c) Una declaración de IVA
d) Un expediente médico de un trabajador
e) Una encuesta al personal de la empresa
f) Documentos publicitarios
g) Antecedentes penales de un trabajador
h) Afiliación de un trabajador a un sindicato
i) Denuncia por maltrato de género

2 ORDENAR PALABRAS Ordene alfabéticamente las palabras de cada línea. 5 3 4 1 2

a ⃞ guarida ⃞ guardia ⃞ guardián ⃞ guardar ⃞ guardería
b ⃞ desfigurar ⃞ desfasado ⃞ desfile ⃞ desfavorable ⃞ desfiladero
c ⃞ interrupción ⃞ interés ⃞ interpretar ⃞ internacional ⃞ interior
d ⃞ merecer ⃞ mes ⃞ mérito ⃞ mercado ⃞ merendar
e ⃞ provecho ⃞ protesta ⃞ proveedor ⃞ protocolo ⃞ proveer
f ⃞ ungüento ⃞ único ⃞ umbral ⃞ unánime ⃞ unidad