SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.

PG-05

EMPRESA XXXX PROCEDIMIENTO 09 ENERO 2014

ELABORACION Y CODIFICACION DE Versión: 001

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PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTION

ELABORADO REVISADO APROBADO

NOMBRE : NOMBRE : NOMBRE :

CARGO : CARGO : CARGO :

FIRMA : FIRMA : FIRMA :

FECHA :

XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
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1. OBJETIVO

Establecer los parámetros que permitan facilitar la tarea de elaboración y codificación de los
documentos del Sistema Integrado de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de
EMPRESA XXXX, documentos integrados por: Manuales, Reglamento Interno de Seguridad y Salud
Ocupacional, Planes, Documentos Descriptivos, Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. El
control de dichos documentos se estable en el procedimiento de Control de Documentos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los procesos, subprocesos, actividades relacionadas y

personal de EMPRESA XXXX, dentro del Sistema Integrado de Gestión (SIG).

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3. DEFINICIONES

3.1. Manual: Documento donde se menciona con claridad lo que hace la organización para alcanzar
la calidad mediante la adopción del correspondiente Sistema Integrado de Gestión.

3.2. Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional: Documento formal en el cual

EMPRESA XXXX.expresa su Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, en
cumplimiento con el LEY No 29783 y DS No. 005-2012-TR.

3.3. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman entradas en salidas y así agregar valor.

3.4. Procedimiento: Forma especificada para realizar una actividad o un proceso. Descripción de
actividades en secuencia que documentan un proceso.

3.5. Instructivo: Documento que específica cómo se debe realizar una Tarea específica en un
proceso. Un instructivo establece detalles operativos de una tarea, a fin de prevenir errores y/o
defectos por parte de las personas que lo realizan.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

4.1. Ley No 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo

4.2. D.S. No. 005-2012-TR Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.
4.3. ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad

5. RESPONSABLES

5.1. Gerencia General

Es responsabilidad de la Gerencia elaborar el documento de la Política y Objetivos de la

Seguridad y Salud Ocupacional, así mismo de la aprobación de los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiental de EMPRESA XXXX

5.2. Jefe de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiental (JCSSOMA)

El Jefe de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiental (JCSSOMA) es responsable de

verificar y supervisar el cumplimiento e implementación del presente procedimiento y su
divulgación entre los responsables de los procesos a documentar.
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5.3. Coordinador del Sistema Integrado de Gestión (CSIG)

Es el responsable de la implementación y monitoreo del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud Ocupacional y Medio Ambiental en las diversas áreas de la empresa.

5.4. Responsables de Áreas

Aplicar el presente procedimiento en la elaboración de la documentación del SGSSOMA de su

respectiva área

6. POLITICAS PARA EL DESARROLLO DEL DOCUMENTO

6.1. Diseño de la Página

El diseño del encabezado, pie de página, dimensiones, márgenes y la numeración de las

páginas, deberán elaborarse de la siguiente forma:

6.1.1. Encabezado de Página

El Encabezado figurará en la Carátula y en todas las páginas de los documentos del SIG,
el encabezado tendrá la siguiente estructura:

ENCABEZADO

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Campo 1: Debe contener el nombre/logotipo de EMPRESA XXXX

Campo 2: Contiene la identificación del documento del SIG. Ejemplo: Los Manuales,
Reglamentos, procedimientos, instrucciones, especificaciones técnicas, u otros

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Campo 3: Contiene el título del documento del SIG que se va a redactar, en negritas y
mayúsculas. Ejemplo: ELABORACION Y CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DEL
SIG.

Campo 4: Contiene el código del documento que va de acuerdo a lo establecido en este

procedimiento

Campo 5: Se indicará la fecha de revisión (día mes y año)

Campo 6: Versión elaborada

Campo 7: Numero de página del documento

6.1.2. El Pie de página

En la primera página figurarán los nombres y apellidosdel personal queelaboró, revisó y

aprobó el documento, así como también el cargo que desarrolla en EMPRESA XXXX y su
firma. En el recuadro de la esquina inferior derecha figurará la fecha de aprobación del
presente documento.
PIE DE PÁGINA

ELABORADO REVISADO APROBADO

NOMBRE : NOMBRE : NOMBRE :

CARGO : CARGO : CARGO :

FIRMA : FIRMA : FIRMA :

FECHA :

En las demás páginas aparecerán el nombre del documento y el proceso relacionado, que
estará de acuerdo al código del documento:

XXXX.SIG.SSO.PRC-01
Procedimiento de Elaboración y Codificación de Documentos del SGSSOMA

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Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
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Todos los procedimientos e Instructivos deben tener el formato del presente

PROCEDIMIENTO, variando el tipo de documento (Procedimiento, Instructivo, Planes ó
Manuales), el Título y nombre del proceso asociado y el código.

Los documentos elaborados en las diferentes áreas serán enviados al Coordinador de SIG
en formato WORD, quien asignará el código respectivo al documento según control de la
Lista de Maestra de Documentos Internos del SIG.

Para la impresión de los documentos del Sistema de Gestión, se utilizará de preferencia

hojas de formato A4.

Letra: Arial, tamaño 12. (La única excepción es el título del documento en la portada que
se escribe en tamaño 18, los pies de página que se escriben en tamaño 9 y los
encabezados en tamaño 10 para los extremos y el nombre de la entidad).

Márgenes: Para las márgenes superior e inferior y de 2,5 cm. para las márgenes izquierdo
y derecho con respecto a cada uno de los bordes de la hoja.

Interlineado: 1,5 líneas

6.2. Estructura de los Documentos

6.2.1. Los procedimientos y los instructivos de trabajo se redactarán respetando la siguiente

estructura:

1. OBJETIVO
El objetivo, establece la razón de ser del procedimiento o instrucción, lo que se pretende
alcanzar con éste y el beneficio de su aplicación.
2. ALCANCE
En el alcance se especifica la entidad o ámbito de aplicación del procedimiento o instrucción
(área, proceso, actividades, etc.). Las instrucciones pueden omitir este capítulo, cuando el título
refleja claramente el alcance.
3. DEFINICIONES
Incluye términos específicos que se incluyen en el documento y cuya definición servirá para
facilitar la comprensión y ejecución del mismo. De no tener ninguna definición se colocará en

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este capítulo “No aplica”. En el caso de instrucciones puede omitirse éste capítulo.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Relación de documentos que contienen información necesaria para entender el procedimiento o
la instrucción, ó aplicar los conceptos que en ellos se expresan.
En el caso de instrucciones puede omitirse éste capítulo y mencionar los documentos a
consultar en el mismo texto.
5. RESPONSABILIDADES
Señala el/los cargos responsables de la implementación, aplicación efectiva y/o correcto
cumplimiento de lo establecido en el documento. No se colocan nombres propios, sólo los
cargos.
En el caso de las instrucciones, los responsables pueden mencionarse en el mismo texto y
eliminar éste capítulo.
6. DESCRIPCION DEL DOCUMENTO
a) Del procedimiento: La descripción debe incluir en lo posible las actividades en forma
secuencial del producto de entrada, desde el punto de partida del proceso descrito
detallándose las etapas o actividades llevadas a cabo, los responsables y las funciones que
realizan; los documentos generados como parte del procedimiento(instrucciones, registros,
etc). Puede presentarse también en forma de Diagrama de Flujo o través del uso de tablas
teniendo como modelo:
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE

Pudiéndose agregar columnas adicionales según se requiera.

En este ítem debe estar claramente descritos: Qué hacer, cómo hacerlo, quién debe hacerlo y
cuándo asi como los documentos (ejm: registros, formatos, etc.) a usarse para la tarea ó
actividad y los datos que se registran.

b) De la Instrucción: Es una secuencia de pasos o tareas que se deben ejecutar para realizar
una actividad o tarea específica. Puede incluir diagramas, gráficos, fotos, etc. Por ejemplo:
Lista de chequeo para el arranque de un equipo, Lista de verificación, Uso de un programa
de informática, etc.
7. REGISTROS / ANEXOS

Se codificará con las siglas F; tomando en consideración las siglas del procedimiento al cual

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pertenecen y el Nº (número de registro). Por ejemplo: SIG- A-001 ACTA DE REVISION POR LA
DIRECCION.

6.2.2. La estructura de los formatos de registros variarán según el tipo de información contenida
y actividad realizada, sin embargo en cualquiera de los casos, incluirá la información
siguiente: código de identificación del formato de registro, título del formato de registro,
Fecha de elaboración y Nº de Versión.

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6.2.3. La estructura de las tablas variará de acuerdo al tipo de información que se quiera indicar,
incluyendo en cualquiera de los casos: código de identificación, título y Nº de Revisión.

6.2.4. La estructura del Manual de Gestión se basará en la estructura de una norma

estandarizada.

6.3. Codificación de los Procedimientos e Instructivos.

6.3.1. Codificación de Procedimientos

Se ha establecido la asignación de un código a los documentos para su identificación y

control, esta codificación está relacionada con el macro proceso al cual soporta el
documento y a la dependencia que lo elabora

La estructura del código de los documentos internos a usarse es:

XXXX.AA.TD – 99
XXXX: Empresa EMPRESA XXXX
AA: Siglas del área donde se genera y/o aplica el documento (Tabla 1)
TD: Tipo de documento (Tabla 2)
99: Número correlativo generado según control de Lista Maestra de Documentos que
controla el Coordinador de SIG.

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6.3.2 Documentos externos

La estructura del código de los documentos externos a usarse es:
XXXX.SG.AA.DE - 99

AA : Representa el Área donde se aplica el documento (ver Tabla 1)

DE : Representa al Documento Externo
99 : N° correlativo generado por los documentos del área
Tabla 01
AREA Inicial AREA Inici AREA Inicia AREA Inicial
al l
Gerencia
GG Planta PT Logística LOG Medio Ambiente AMB
General
Sistema
Integrado de SIG Asesoría Legal ASL Producción PRO Comercial COM
Gestion
REC. LOGISTIC
PROYECTOS PROY RHU LOG SEGURIDAD SEG
HUMANOS A

Tabla 02
Documento Inici Documento Inicia Documento Inicia Documento Inicial
al l l
Procedimien
Procedimiento
PG to PS Formato F Manual MA
General
Secundario
Especificaci
Instructivo IT Anexo ANX ón ET Política POL
Tecnica
Reglamento RISS Organigram
Programa PRG Plan PLN ORG
Interno T a

6.3.2. Codificación de los instructivos

La codificación en los instructivos es similar al de los procedimientos, se usa en este caso

la característica IT.
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XXXX.AA.TD - 99
Ejemplo:
XXXX.SIG.IT-025: Instructivo de la Jefatura de Seguridad, elaboración de pedidos (025)

6.4. Estructura de los documentos

Los elementos que conforman la estructura de cada tipo de documento interno del Sistema de
Gestión Integrado de EMPRESA XXXX se describen en la siguiente tabla:

ELEMENTOS MA PO PR PRG PL N C IT E F RI
Objetivo X X X X X X
Alcance X X X X X X X
O
Definiciones OP X X X OP X
P
Documentos de O O
OP X OP OP X
Referencia P P
Responsabilidades X X OP X X X X
O O
Políticas OP OP OP OP X
P P
O O
Condiciones básicas OP OP OP OP OP
P P
Descripción X X X X X X X X X X
O O
Registros OP X OP OP OP
P P
O O
Anexos OP X OP OP OP
P P
Cambios en el O
X OP X OP X OP X OP OP
documento P
O O
Distribución OP OP OP OP OP OP OP OP
P P

Leyenda:
PG =
MA = Manual PO = Política
Procedimiento

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General
N = Norma
PRG = Programa PLN=Plan
Interna
E=
C = Cartilla IT = Instructivo
Especificación
PS =
RI = Reglamento
F = Formato Procedimiento
Interno
secundario
SI = X No= (vacío) OP = Opcional

Los documentos externos utilizados en el Sistema Integrado de Gestión, se conservan bajo la

responsabilidad de cada Gerente y/o Jefe de Área.

Los documentos de Direccionamiento Estratégico de la Empresa (Visión, Misión y Políticas) son

revisados y aprobados por la Gerencia General.

Los medios de difusión masiva de los documentos de Direccionamiento Estratégico de la

empresa (Visión, Misión y Políticas), a nivel de copias, son documentos no controlados.

Las hojas técnicas son considerados documentos informativos no controlados en el Sistema

de Gestión.

6.5. Elaboración, revisión y Aprobación de Documentos.

La elaboración, revisión y aprobación de los documentos está registrada en la primera página del
procedimiento donde se indica también el nombre del procedimiento a desarrollar.
Entendiéndose que:

Elaborador: Es el trabajador ò supervisor del proceso a documentar.

Revisor : Es el supervisor o Jefe/Gerencia de .área del proceso a documentar
Aprobador: Es el Jefe /Gerencia del proceso a documentar

ELABORADO REVISADO APROBADO

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NOMBRE : NOMBRE : NOMBRE :

CARGO : CARGO : CARGO :

FIRMA : FIRMA : FIRMA :

FECHA :

Los documentos aprobados no deben tener como elaborador, revisor y aprobador al mismo
responsable del puesto.

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