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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN


UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
PARA LA INFORMÁTICA
I.U.T.E.P.I
SUB DIRECCIÓN ACADÉMICA
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS

INFORME DE PASANTÍAS
Empresa: PRAEMIUN, C.A
Ubicada en Valencia, Estado Carabobo

Tutor Académico Pasante: Bony Josefina Abreu Abreu


Econ. Janibel Díaz Código: 140418
Tutor Organizacional: Especialidad:
Licda. Engles D`Caicedo Administración Industrial

Valencia, Abril 2018

i
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TÉCNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
PARA LA INFORMÁTICA
I.U.T.E.P.I
SUB DIRECCIÓN ACADÉMICA
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS

ACTA DE CERTIFICACIÓN DE PASANTÍAS

Se hace constar, que la materia PASANTÌA PROFESIONAL, cursada por la


Bachiller: BONY JOSEFINA ABREU ABREU Cédula de Identidad V-20.731.988 y
Código Institucional 140418, estudiante de la Especialidad de ADMINISTRACIÓN
INDUSTRIAL, Mención Contaduría, fue realizada en la organización:
PRAEMIUN, C.A., UBICADA EN VALENCIA ESTADO CARABOBO, durante
el sexto semestre desde 18-01-18 hasta 14-03-18 en el periodo PN18-1. Una vez
revisadas las evaluaciones correspondientes por el Jurado Calificador, se considera
APROBADA LA PASANTÍA PROFESIONAL.

Esta Certificación se emite en la Ciudad de Valencia, a los 5 días de abril del


año 2018.

Tutor Académico Coordinadora de Pasantías


Econ. Janibel Díaz Licda. Rosanna Zabala
V.- 11.715.384 V.- 7.141.678

ii
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TÉCNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
PARA LA INFORMÁTICA
I.U.TE.P.I
COORDINACIÓN DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

ACTA DE CERTIFICACIÓN DE APROBACIÓN


DEL TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

Se hace constar, que la materia TRABAJO ESPECIAL DE GRADO,


cursada por la Bachiller: BONY JOSEFINA ABREU ABREU Cédula de Identidad
V-20.731.988 y Código Institucional 140418, estudiante de la Especialidad de
ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL, período PN18-1. Fue APROBADA,
mediante la presentación del trabajo especial de grado titulado: ELABORAR UN
PLAN DE ACCIÓN PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO DE CAJA EN
EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL EN LA
EMPRESA PRAEMIUN, C.A.

Esta Certificación se emite en la Ciudad de Valencia, a los 5 días de abril del


año 2018.

TUTOR DEL TRABAJO SUB DIRECTOR


ESPECIAL DE GRADO ACADÉMICO
Licda. Lizaida Aular Prof. Antonio Patiño
V.- 12.996.503 V.- 3.210.961

iii
DEDICATORIA

A Dios por estar conmigo en todo momento, por fortalecer mi corazón y mi


mente y por haber puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y
compañía durante todo el periodo de estudio; a la institución por formar parte de ella
y su enseñanza.

A mi Madre Lidia Abreu por ser el ángel que me guía y meda la fortaleza de
seguir impulsándome en todo lo que quiero realizar, y por el apoyo que medio
mientras estuvo presente.

A mi Padre Alfonzo Abreu es la persona que me llena día a día y está presente
en todos mis logros, el que me brinda todo su apoyo incondicional y cree en mí y en
todo lo que hago, todos mis triunfos son tuyos te amo.

Atte. Bony

iv
AGRADECIMIENTOS

Primero que nada le agradezco mucho a Dios por acompañarme en todo mi


desarrollo universitario y ayudarme a superar todos los obstáculos y complicaciones
que se me presentaron a lo largo de mi preparación.

Con el apoyo principal y único que sólo personas tan especiales me apoyaron
en todo les agradezco muchísimo, a mis padres por traerme al mundo y por en
soñarme valores que es lo primordial en el ser humano y en nuestro crecimiento como
profesional.

También quiero dar gracias a mi tutora de informe por su apoyo, paciencia y


dedicación la Profesora Janibel Díaz, que me guio para lograr mis objetivos
planteados y me prestó parte de su valioso tiempo.

Quiero agradecerle a la empresa PRAEMIUN, C.A. por haberme dado la


oportunidad de hacer mis pasantías en el Departamento de Administración.

Con similar gratitud agradezco a mi tutora Empresarial la Licda. Engles


D`Caicedo por compartir conmigo y enseñarme lo que hoy en día tengo conocimiento
y experiencia.

Al Instituto Universitario de Tecnología Para la Informática (I.U.T.E.P.I), por


darme la oportunidad de realizar mis estudios universitarios y por todos los buenos
momentos que obtuve durante este tiempo.

Atte. Bony
ÍNDICE GENERAL

v
Pp
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTOS
LISTA DE CUADROS Y GRÁFICOS viii
INTRODUCCIÓN 1

CAPÍTULOS
I DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Razón Social 3
Registro de Información Fiscal 3
Actividad Económica 3
Reseña Histórica 4
Dirección Estratégica 4

II ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Organigrama General 7
Organigrama del departamento donde realizó la pasantía 8
Descripción General del departamento donde realizó la pasantía 8

III DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS


DURANTE LA PASANTÍA
Objetivo de la Pasantía 9
Objetivo de la Empresa 9
Funciones asignadas al pasante 9
Cronograma de Actividades 10
Recursos utilizados 11
Comparación entre el perfil de la especialidad y las actividades 12
realizadas
Nuevos conocimientos adquiridos Aportes realizados en el proceso de 13
pasantía
IV DISEÑO DE LA PROPUESTA
Diagnóstico de la Situación 15
Objetivo de la Propuesta 16
Etapas del Diseño General 17
Bases Teóricas que sustentan la Propuesta 17
Análisis de los recursos 22
Diseño detallado de la Propuesta 23
CONCLUSIONES 28
RECOMENDACIONES 29
GLOSARIO 30
REFERENCIAS 31

vi
LISTA DE CUADROS Pp.
Cuadro
1 Diagrama de Gantt................................................................................ 11
2 Recursos Utilizados…………………….……………………..….…. 12
3 Comparación entre el perfil de la especialidad y las actividades 13
realizadas……………………………………………………………...
4 Recursos Técnicos…………………………………………….……... 22
5 Recursos Económicos………………………………………………... 23

vii
LISTA DE GRÁFICOS Pp.
Gráfico
1 Estructura Organizacional………………………………………….. 7
2 Organigrama del Departamento donde realizo la Pasantía………… 8

viii
INTRODUCCIÓN

Hoy en día las empresas privadas requieren de personas que sepan


desenvolverse con propiedad, identificando oportunidades y amenazas presentes en el
entorno, detectando puntos fuertes y débiles que se deben reforzar o eliminar de la
organización.

Por esa razón, la presente investigación tiene como propósito implementar


lineamientos contables para el control de las cuentas por cobrar que se llevan en el
departamento de ventas, y además complementan los contenidos académicos
fundamentales que se deben desarrollar en la cuentas por cobrar, dicha investigación
se titula lineamientos de control interno de las cuentas por cobrar para el manejo
eficiente de los recursos financieros del departamento de ventas de la empresa
PRAEMIUN, C.A. la cual se desarrolla en cuatro capítulos

Capítulo I: Contiene todo lo relacionado a la empresa donde se realizó la


pasantía: razón social, Registro e Información Fiscal (RIF), actividad a la que se
dedica, reseña histórica, dirección estratégica, misión, visión, valores, objetivos y
políticas.

Capitulo II: Este capítulo está dedicado a describir el organigrama general de


la empresa, el organigrama del departamento donde se realizaron las labores de
pasantías y la descripción general del departamento donde se realizó la pasantía.

Capitulo III: está basado en explicar las estrategias de pasantías objetivas del
pasante, objetivo de la empresa, funciones asignadas al pasante, cronogramas de las
estrategias realizadas, recursos utilizados y comparación entre el perfil de la

1
especialidad, las actividades realizadas y Nuevos conocimientos adquiridos Aportes
realizados en el proceso de pasantía

Capitulo IV: se hace referencia al diagnóstico de la situación observada en la


empresa y a su vez se describe la propuesta, sus objetivos, las bases teóricas que la
sustentan, análisis de los recursos técnicos y económicos, y el diseño detallado de la
propuesta con sus tres respectivas etapas; finalmente las conclusiones,
recomendaciones, glosario, referencias y anexo.

2
CAPÍTULO I

DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Descripción General
Razón Social

PRAEMIUN, C.A

Denominación Comercial

El Rincón Zuliano, C.A

Registro de Información Fiscal (RIF)

La empresa PRAEMIUN, C.A bajo el código correspondiente de


identificación asignado J-31563105-9.

Dirección Fiscal

Urb. El Viñedo – Av. 106 – Parcela 6 – Quinta 139-A79, Municipio Valencia,


Estado Carabobo. Oficina administrativa av. Lara con Anzoátegui CCP. Bahía
imperial
Actividad Económica

El Rincón Zuliano, C.A. es una empresa comercial dedicada a la venta de


gastronomía y licores, que durante 10 años ha servido a la cultura venezolana,
manteniendo y mejorando los estándares de calidad y variedad en nuestros platillos
para los mejores gustos, junto a un ambiente entretenido y agradable de buena
atención al cliente.

3
Reseña Histórica

El Rincón Zuliano, C.A, fue creado en el 2008 como empresa exclusivamente


para la venta culinaria; en sus inicios estaba enfocado en ofrecer menús de platos
típicos venezolanos.

La empresa fue creciendo en experiencia, y atendiendo la demanda, en el 2010


decide incursionar e invertir en el mercado de licores al mayor y al detal,
convirtiéndose así en un restaurante-bar, además de expandirse a otros estados con
distintas sucursales en Caracas y Maracaibo

Tomando posición hoy día, como una de las empresas de cocina y licores más
reconocida en el mercado regional

Dirección Estratégica

Misión

Somos una empresa de gastronomía, con altos estándares de productividad,


brindando servicios de buena calidad a todas las clases sociales, relacionadas con la
ingiera de comida y abastecimiento de licores. Dando a conocer la calidad y precios
rentables que nuestra organización les ofrece, para ello contamos con personal idóneo
de destacada trayectoria, quienes tienen como tarea principal satisfacer plenamente
las peticiones de nuestros clientes con responsabilidad y compromiso.

Visión

En el año 2014, nos consolidarnos como una empresa gastronómica líder en


todos los mercados posibles de nuestra área, capaz de captar las peticiones de los

4
clientes, satisfacer sus gustos, con un servicio profesional y creativo, incorporando
nuevas ideas con nuevas estrategias, que se adecuen a las expectativas del cliente.

Valores

El compromiso con el futuro desarrollo de la empresa abarca cinco focos de


interés donde todos sus miembros canalizan sus capacidades, potenciando la natural
vocación de servicios de la organización:

La integridad: se debe desarrollar con integridad cada acción y


procedimiento que se realiza con transparencia y honestidad; porque se encuentran
enmarcados por las normativas que regulan y por el respeto que le debemos a
nuestros clientes.

La orientación al cliente: el cliente es la razón de ser de nuestra empresa, es


por ello que buscamos crecer y obtener buenos resultados para satisfacer las
perspectivas de ellos.

Personal responsable y autónomo: la empresa es exitosa por el personal que


trabajan en ella; con su colaboración ofrecemos un servicio de excelente calidad,
empleando los requerimientos para multiplicar los recursos económicos. Es por eso
que PRAEMIUN, C.A, respeta y valora a las personas que se esfuerzan, se capacitan,
se orientan al logro de los resultados y buscan superarse día a día con alta valoración
del trabajo en equipo; con el pensar de que son estas personas las que hacen la
diferencia.

Resultados económicos exitosos: buscando la rentabilidad que permita


satisfacer a los accionistas y a sus empleados, desarrollando y consolidando todos los
valores de la empresa, su crecimiento y permanencia en el tiempo.

5
Desempeño: con el desempeño de cada uno de sus trabajadores, la empresa
busca el logro de sus objetivos como empresa

Objetivos

Satisfacer las expectativas de nuestros clientes.

Garantizar el uso de materiales de primera calidad.

Garantizar la disponibilidad de recurso humano, debidamente preparado que


permita la óptima calidad y eficiente servicio a los clientes.

Crear condiciones ambientales y físicas para obtener un adecuado entorno


para nuestro recurso humano y clientela.

6
CAPÍTULO II

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Organigrama General

Para el año 2018 nuestra estructura organizativa es la siguiente.

Grafico 1. Organigrama General

Autor: Diseñador gráfico Pinto J, (2018)

7
Organigrama del Departamento donde realizo la Pasantía

Grafico 2. Organigrama del Departamento de Finanzas

Autor: Diseñador gráfico Pinto J, (2018)

Descripción General del departamento donde se realizó las Pasantías

Departamento encargado de, verificar la exactitud y sinceridad de los


procedimientos en las operaciones administrativas y contables relativas a los ingresos,
egresos, bienes e inversiones de la empresa PRAEMIUN, C.A así como también,
supervisar, coordinar, evaluar, controlar y dar el cumplimiento a los objetivos, metas,
actividades y proyectos establecidos por la dirección gerencial.

8
CAPÍTULO III

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS


DURANTE LA PASANTÍA

Objetivo de la Pasantía

Reforzar los conocimientos teóricos y académicos obtenidos durante la


especialidad, mediante la experiencia laboral concedida por el departamento
administrativo de la empresa, la cual guarda relación directa con mi carrera.

Objetivo de la Empresa

Garantizar mediante las diferentes técnicas, instrumentos, controles, planificaciones y


mecanismos de investigación y evaluación el correcto uso y manejo de los recursos de la
empresa Praemiun,C.A. a fin de prevenir y corregir oportunamente cualquier debilidad,
desviación, error u omisión que tenga el pasante, propiciando y reforzando el debido control
de las operaciones realizadas en dicha organización .

Funciones Asignadas al Pasante

Las actividades que realiza el pasante en la empresa Praemium, C.A. son las
siguientes:

•Recibir, clasificar, codificar y efectuar el registro contable de documentos


con sus respectivos soportes.

9
•Revisar las operaciones de cuentas por pagar, por cobrar, caja y nómina para
su debida integración al sistema contable

•Revisar y comparar lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros


con las cuentas respectivas.

•Verificar relaciones de cuentas por cobrar e ingresos.

•Realizar las conciliaciones bancarias de los diferentes bancos existentes en la


empresa.
Cronograma de Actividades

Para Picón (2014) el Diagrama de Gantt lo definen de la siguiente forma:

Es la descripción de las actividades en relación con el tiempo en el cual


éstas se van a desarrollar, lo cual implica, primero que todo, determinar
con precisión cuáles son esas actividades, a partir de los aspectos técnicos
presentados en el proyecto. (p. 219)

A continuación se presenta el cronograma de estrategias, donde se muestra a


través del diagrama de Gantt, las actividades realizadas en el periodo de pasantía.

10
Cuadro 1. Diagrama de Gantt
ACTIVIDADES SEMANAS
REALIZADAS 1 2 3 4 5 6 7 8
Ubicación de cotizaciones

Ordenamiento de las
órdenes de compra
Facturación
Actualizar lista de las
relaciones de cuentas por
cobrar
Registro de movimientos
bancarios
Calculo y registro por
pago de nomina
Cancelación de factura
por notificación de pago
Realización de
conciliación bancaria
Pago de facturas con
retención por
contribuyente especial
Archivar o preparar
documentos Mercantiles,
fiscales o propietarios.
Recepción y notificación
por otros ingresos
Fuente: Abreu B. (2018)

Recursos Utilizados

Durante las pasantías, se ha hecho uso de algunos recursos indispensables para


la ejecución de las estrategias asignadas durante este periodo. Tal como lo muestra el
cuadro Nº 2.

11
Cuadro 2: Recursos Utilizados
Descripción Sistema Uso
Manejo de base de datos en ingresos y
Software egresos
Administrativo
Sistema de VALERY Empresarial
Información - Trabajos en Excel
OFFICE Paquete Office - Elaboración y redacción de
documentos
Correo electrónico - Redacción y envió de correos a nivel
corporativo Gerencial

Capital Analista de Análisis y cálculo de las cuentas por


Intelectual Administración cobrar, manejo y cálculos en los tiempos
de mora de cliente entre otras
actividades
Fuente: Abreu B. (2018)

Comparación entre el perfil de la especialidad y las actividades realizadas

Comparando los conocimientos adquiridos en el transcurso de estudio en el


Instituto Universitario de Tecnología para la Informática (IUTEPI), con la práctica en
la empresa PRAEMIUN, C.A, se puede constatar que los mismos han sido de gran
ayuda para realizar las distintas actividades y estrategias desarrolladas dentro del
departamento de Administración Industrial. De acuerdo con las materias contenidas
en el pensum de estudio con el cual cuentan en el instituto, las más implementadas en
el departamento fueron las siguientes:

12
Cuadro 3: Comparación entre el perfil de la especialidad y las actividades realizadas
PERFIL DE LA ACTIVIDADES REALIZADAS
ESPECIALIDAD
Contabilidad Para la realización de conciliaciones bancarias y
I y II relaciones de ingresos.
Presupuesto Para la realización de cotizaciones
Electiva I Y II Para la gestión de cuentas por cobrar
Matemática Para habilidad numérica
I y II
Programación Para manejo de Excel avanzado.
Administración Para el entendimiento de la gestión jerárquica.
I y II
Sistemas de Para la facturación de órdenes de compra.
información
gerencial
Métodos de Para la redacción de documentos formales.
trabajo:
Fuente: Abreu B. (2018)

Nuevos conocimientos adquiridos y aportes realizados


en el proceso de pasantía

 Realización de fichas técnicas, para la elaboración de ofertas de trabajo a


clientes.
 Manejo del software Valery empresarial.
 Facturación.
 Pago de facturas con cálculo de retención por contribuyente especial.
 Realización de cotizaciones.
 Entrega y envió de facturas a clientes.
 Tramitación de documentos.
 Registro de movimientos bancarios y conciliaciones.

13
 Elaboración de notas de entrega o despacho.
 Actualización y ordenamiento de las relaciones de cuentas por cobrar.
 Registro de pago de nómina
 Ingreso y liquidación de obreros y empleado

Aportes Realizados

 Nuevo modelo de ordenamiento y resguardo de facturas.


 Misión.
 Visión.
 Objetivos.
 Aceleración de trámites.
 Resguardo de fichas técnicas.
 Creación de historial de cartas oferta, órdenes de compra y retenciones e
IVA e ISLR.

14
CAPÍTULO IV

DISEÑO DE LA PROPUESTA

Diagnóstico de la Situación

Actualmente, todo proceso administrativo requiere de un mecanismo de


control de sus actividades realizadas que sean soportadas por procedimientos que
manejen una serie de variables complejas, ayudando a generar información precisa y
confiable para la toma de cualquier tipo de decisiones favorables al crecimiento y
desarrollo de la empresa.

Por ello, todas las empresas deben llevar un adecuado control de sus
operaciones que en ellas se realizan, para establecer un alto nivel de excelencia y
calidad en sus actividades cotidianas que se van desarrollando desde las más simples
hasta las más complejas y así lograr los objetivos propuestos, haciendo necesario el
mejoramiento continuo de sus procedimientos a fin de que las y los empleados
puedan desenvolverse en cada una de las actividades que realicen en la organización.

Cabe destacar que, los procedimientos contables y administrativos son de gran


importancia para la entidad debido a que mantiene el control de las operaciones y
transacciones, y facilita la información contable necesaria relacionada con los
recursos otorgado a nivel central. Todas las operaciones y transacciones realizadas en
una organización necesitan ser recolectadas, clasificadas y registradas con el fin de
determinar la claridad del funcionamiento transparente de cada una de sus
operaciones.

15
Sin embargo, muchas de las empresas venezolanas acarrean consecuencias
gracias a los grandes cambios que han tenido los sectores económicos, no siendo la
excepción PRAEMIUN, C.A. ya que se han visto en la obligación de adaptarse a las
condiciones predominantes del país, ya que presenta problemas que afectan su
estructura organizativa como la eficacia y la eficiencia de cada uno de los integrantes
del departamento de administración, teniendo en cuenta que la función principal de
éste es proporcionar información cuantitativa acerca de la entidad económica, siendo
esta información primordialmente de naturaleza financiera y de utilidad para
seleccionar la mejor alternativa y el mejor curso de acción al realizar la toma de
decisiones.

Al contextualizar la problemática, se observó la realización de forma


incorrecta del control interno, se muestra incumplimiento en el registro adecuado de
la relación de las cuentas por cobrar derivadas de la venta al mayor de licores de
dicha empresa, evidenciándose desconocimiento sobre el control interno en las áreas
administrativas y gerenciales, trayendo como consecuencia el retraso en el cobro y
deficiencia en la contabilidad para la empresa debido a fallas en los manejos
administrativos, las cuales son las siguientes: falta de un programa de cobros y
control del vencimiento de las facturas; retraso en la facturación de pedidos; falta de
notificación, relación de las recepciones y despachos de pedidos con el departamento
de cuentas por cobrar y ausencia de políticas para las ventas a crédito a clientes,
generando incumpliendo con los objetivos internos de la empresa, traduciéndose en
inestabilidad y falta solidez.

Objetivo de la Propuesta

Diseñar lineamientos para el mejoramiento del control interno del


departamento de administración de la empresa PRAEMIUN, C.A

16
Etapas del Diseño General

Etapa I: Diagnosticar la situación actual que se presenta para el proceso de


registro de la relación de las cuentas por cobrar del departamento de administración
de la empresa PRAEMIUN, C.A

Etapa II: Identificar los procesos de control interno que deben modificarse en
el momento del registro de la relación de cuentas por cobrar de compra y venta del
departamento de administración de la empresa PRAEMIUN, C.A

Etapa III: Desarrollar lineamientos para el mejoramiento del control interno


del departamento de administración de la empresa PRAEMIUN, C.A

Bases teóricas que sustentan la Propuesta

En esta investigación las base teóricas se presentan tomando en cuenta las


variables en estudio, la precisión de cada uno de sus elementos es indispensable para
mostrar la utilidad de las estrategias para optimizar la gestión financiera de cualquier
organización, como lo señala Arias, (2010), “Estas implican un desarrollo amplio de
los conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque adoptado,
para sustentar o explicar el problema planteado” (p.89), es decir, es el esquema
teórico, expresado en conceptos, definiciones y nociones, explican la teoría principal
de un tema. En la presente investigación se citan las siguientes teorías:

Procesos Administrativos

Robbins y Coulter. (2014), dice que son diseñados y establecidos con la


finalidad de asegurar la correcta conducción de la organización y logro eficiente de

17
los objetivos organizacionales. Establecidos .carenciales relacionados entre sí que
pueden unirse para entrenar un problema estructurado “(p193)

Dentro del ámbito empresarial se reduce a ejecutar una serie sencilla de pasos
secuenciales .partiendo de ello, se podía considerar los procedimientos y son contados
los pasos que buscan un fin en común, establecidos formalmente desde el momento
en el cual se hace rutinarios a los procesos administrativos

Control Interno:

Es un proceso por medio el cual los gerentes se aseguran que las actividades
resultantes en un período se deriven de las que se han planeado inicialmente. El
control es, en consecuencia, una función que se inserta dentro del proceso
administrativo, y presenta características perfectamente diferenciadas según el nivel
de decisión que las opere.

La función administrativa de control consiste en hacer la comparación. Se


relaciona propiamente con la normativa y procedimientos existentes en una empresa,
vinculados a la eficiencia operativa y acatamiento de las políticas y normas
establecidas por la dirección que normalmente influyen en los registros contables.

En otras palabras, el control no sólo atiende los asuntos de los registros de las
facturas sino también abarca las operaciones, actividades y tareas que involucran la
gestión de una empresa, al plan de organización y los procedimientos por medio de
las cuales la

Gerencia delega autoridad y asigna responsabilidades a las diferentes áreas


que constituyen la organización. Así pues, el control interno administrativo tiene
como objetivos principales establecen.

18
Proceso de control:

• Cambios en el Ambiente Operativo: cuando se incorporan nuevos


procedimientos para realizar las actividades administrativas.
• Personal Nuevo: el personal nuevo puede tener diferentes enfoques o
entendimiento del control interno producto de una formación y cultura organizacional
adquirida en las distintas organizaciones donde ha trabajado.
• Nuevas Tecnologías: requiere readaptación del personal e
implementación de nuevos procedimientos, lo que puede traer consigo el
incumplimiento o mala interpretación de alguna norma o procedimientos de control
en las organizaciones.
• Reestructuras Orgánicas: pueden estar acompañadas por reducciones
de personal y cambios en la supervisión y segregación de funciones que pueden
cambiar el riesgo relacionado con el control interno.

Ambientes de Control:

Se refiere a la actitud y compromiso de la gerencia para establecer una


atmósfera propicia para la implantación y ejecución de las operaciones de la empresa
en forma controlada. Además, es importante destacar que si la alta gerencia considera
que el control es importante, el resto de las personas que conforman la organización
lo sentirán y responderán acatando responsable y conscientemente las políticas,
normas y procedimientos establecidos.

Un ambiente de control fuerte se puede reflejar en la existencia de sistemas de


comunicación de políticas, normas y procedimientos formalizados, de políticas de
manejo de personal, de un departamento de control interno, disposición de la gerencia
para disponer de sistemas de información automatizados, y participación de la

19
gerencia en la elaboración de los presupuestos de recursos materiales, humanos y
financieros.

Igualmente, una estructura de control adecuada, debe considerar los métodos


formales de comunicación sobre la autoridad y responsabilidad, éstos podrían incluir
métodos tales como: memorándum de la alta gerencia sobre la importancia del
control y aspectos relacionados con el control, planes formales operativos,
descripción de puesto.

Cuentas Por Cobrar:

Industriales y comerciales, En el ámbito Organizacional, las cuentas por


cobrar pueden ser clasificadas de acuerdo a estas providencia de la las ventas de
bienes o servicios estando respaldadas por una factura; y aquellas que no se originan
como resultados de una venta a crédito. Estas en sus mayorías son empleadas por
empresas constituyendo el activo más importante de las organizaciones y entidades
financieras.

Las cuentas por cobrar según lo plantean Redondo (2014) abarcan los créditos
comerciales a favor de la empresa originados por la venta de mercancías o servicios e
incluyendo los garantizados por facturas, notas de créditos (p154)

Procedimientos Administrativos

Santillana (2012) menciona entre los procedimientos administrativos de


control interno aplicados sobre las cuentas ventas y cuentas por cobrar:

Deben efectuarse arqueos sorpresivos a las personas que manejan la


documentación de las cuentas por cobrar

20
Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercados y
tomar en consideración el establecimiento de agiles sistemas de cobranza.

Deben llevarse un registro, en cuentas de orden, de las cuentas incobrables ya


canceladas
Notas de créditos siempre deben estar apoyadas por la documentación
correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.

Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de solidas


políticas escritas.

Deben prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que


muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.

Funciones Administrativas

Consisten en hacer la comparación entre los sucesos, los objetivos y efectuar


las correlaciones necesarias cuando haya discrepancia al respecto. En general, el
control es responsabilidad de todos los miembros de la organización.

Facturas de compras y ventas

Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación


de compra y ventas. La información fundamental que aparece en una factura debe
reflejarse la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha que
devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencia.

21
Los bienes de una empresa para su venta es ordinario de la explotación, o bien
para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el
tipo de impuesto sobre el valor

Análisis de los Recursos

El análisis técnico y económico del proyecto se basa en considerar los


recursos necesarios para la implementación de la propuesta.

Recursos Técnicos

Para la elaboración de la propuesta planteada es importante contar con una


serie de recursos y entre ellos se encuentran los materiales que son imprescindibles
tales como:

Cuadro 4: Recursos Técnicos


Equipos Computadoras, impresoras,
fotocopiadoras, escáneres
Mobiliario Oficinas
Artículos de oficina Papel, carpetas, calculadoras, bolígrafos
Personal administrativo Director general, administradores e
ingenieros
Infraestructura Oficina Nº 3 de PRAEMIUN, C.A
Fuente: Abreu B. (2018)

Recursos Económicos

Esta es la parte importante para la ejecución de la propuesta el cual se


establecerá el presupuesto para determinar la inversión necesaria para la ejecución de
la misma. Una vez que se identifiquen las necesidades y los costos de desarrollo que
generara el nuevo plan, se precisaran los beneficios financieros que lo determinan

22
como factible, ya que permiten el cambio de información de una manera viable,
sencilla y económica. Tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro 5: Recursos Económicos


Equipo y/o Talento Precio (bs) Total Total (bs)
Cantidad
humano Unitario Horas Estimado
1 Auditor externo de 50.000. 40Hrs 2.000.000
Cuentas por Cobrar
2 Artículos de oficina 1.500.000 25unds. 37.500.000
(Papelería e
impresiones)
Total de inversión 39.000.000
Fuente: Abreu B. (2018)

Diseño Detallado de la Propuesta

Durante el proceso de esta investigación se pudo obtener la agrupación de


información necesaria, para la descripción de una estrategia que permitirá la
distribución de estrategias de manera de obtener una mejor eficiencia y una mayor
rapidez en la elaboración de los procesos administrativos de la empresa en el área de
almacén, asegurando a la organización el control administrativo esperado. Dicha
propuesta se desarrolla con la implantación de las siguientes etapas:

Etapa I: Diagnosticar la situación actual que se presenta para el proceso


control interno de registro de la relación de las cuentas por cobrar del
departamento de administración de la empresa PRAEMIUN, C.A

Realizar revisión de la descripción de cargo del Jefe del almacén


proporcionada por el departamento de Recursos Humanos, y hacer análisis crítico de
sus funciones y las cuales también el colabora, teniendo así un panorama detallado y
más claro para poder identificar cuál son sus funciones que debería realizar de manera

23
semanal llevando un control y un mejor manejo de estas e ir programando según
orden de prioridades.

Etapa II: Identificar los procesos de control interno que deben


modificarse en el momento del registro de la relación de cuentas por cobrar de
compra y venta del departamento de administración de la empresa PRAEMIUN,
C.A

En esta fase, se aplicó la entrevista de control interno al Jefe y coordinador del


departamento de administración, en esta se detectó que el proceso actual tiene una
oportunidad de mejora en lo que respecta a que no se le hace seguimiento a las
cuentas de relación de cuentas por cobrar, las cuales son muy delicadas si no se toman
en cuenta, puesto que las mismas se revisan cada dos meses o más aproximadamente,
tiempo en el cual por no haber interés en este análisis de cuentas, el analista puede
olvidar en qué fecha se registraron las facturas o inclusive traspapelar los soportes y
luego pueden haber extravíos de los mismos.

Del mismo modo, en el formato actual no se visualiza los ítems: firma de los
responsables y fecha de revisión, lo que es fácil de cambiar en la relación de cuentas
por cobrar para que lleve a cabo un mejor control. Asimismo, lo ya explicado causa
confusión al momento de validar la información del sistema con el soporte físico,
puesto que se pueden dejar al olvido o sin registros facturas que conformas la relación
de cuentas por cobrar, uniendo esto, una vez tesorería, el gerente de administración o
una visita de algún organismo público como el SENIAT requiera la información,
puede conllevar a una sanción no deseada para la organización. Además, se designa
como responsable al gerente de administración para la aplicación y ejecución de la
mejora ya mencionada.

24
Etapa III: Desarrollar los lineamientos para el mejoramiento del control
interno del departamento de administración de la empresa PRAEMIUN, C.A

En función de lo anterior, se propone que el gerente y el coordinador del


departamento de administración, hagan una revisión mensual a la relación de las
cuentas de la empresa, para minimizar las brechas entre la data que genera el sistema
y los soportes de facturas, asimismo, es indispensable que el analista una vez reciba
facturas por relación de cuentas por cobrar, las registre de manera semanal en el
formato Excel propuesto para el registro de la información, y en los sistemas
contables de la organización, para así evitar que se traspapelen documentos y se
extravíen, además, de que se cumpla con el objetivo de tener actualizada la relación
de cuentas por cobrar mensual. En dicho formato creado, se visualiza los ítems: Nro.
de factura, fecha de entrega, beneficiario, analista que recibe, fecha de revisión y
firma de los responsables.

Por otra parte, todos los ítems del formato anterior, deben ser completados por
todos los responsables del departamento objeto de estudio: analista, coordinador y
gerente; para así velar por que se cumpla el objetivo de minimizar las diferencias
entre los soportes físicos y los registros en los sistemas contables que usa la
organización

Antes que nada, es importante señalar que la factura electrónica tiene los
mismos efectos legales que una factura en papel. La factura electrónica recoge
exactamente la misma información que una tradicional sobre las transacciones
comerciales entre dos o más partes. Es decir, es un justificante de la entrega de bienes
o prestación de servicios por parte de una empresa o particular a sus clientes o
proveedores. La única diferencia es que la factura electrónica tiene un formato digital,
no es necesario escribir a mano cada dato. Por tanto y, en teoría, supone un

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importante avance, puesto que permite realizar este tipo de gestión administrativa de
una forma mucho más fácil y rápida.

En cuanto a los lineamientos se tiene los siguientes:

1er lineamiento: Crear archivo para cada cliente en particular, para guardar
documentos referentes a estos y mantener así, orden general de trabajo.

2do lineamiento: Mantener comunicación informativa entre el departamento


de almacén y de ventas, para estar al corriente con los pedidos solicitados y los ya
despachados.

3ro lineamiento: Al facturar, anexarle la cotización anterior.

4to lineamiento: Ingresar al programa Excel los pedidos despachados por


cobrar.

5to lineamiento: Despachar pedido al cliente y guardar constancia y soporte


de ello.

6to lineamiento: Concluida la venta, comparar distintos soportes que reflejen


su transparencia (Factura, pago, pase de salida y retención en tal caso, ver en anexos).

7mo lineamiento: Una vez cancelada una factura, retirar del programa Excel
y de las cuentas por cobrar a clientes tanto en físico como del sistema administrativo.

8vo lineamiento: En caso de devolución en venta, emitir nota de débito.

26
9no lineamiento: Quincenalmente actualizar la lista por cobrar a clientes,
revisar si existen facturas vencidas y realizar conciliación bancaria de
facturas/transferencias para control de ingresos.

10mo lineamiento: Trimestralmente realizar un conteo de inventario para


comprobar los ingresos y egresos realizados.

Se recalca, el uso del correo corporativo para la comunicación directa con los
clientes y la gestión de cobranza. Para una mayor comprensión y entendimiento de
estos lineamientos a seguir, ver diagrama de flujo en los anexos

27
CONCLUSIONES

Dentro del desarrollo de este informe, se observó en el capítulo uno, que


PRAEMIUN, C.A. es una empresa completamente establecida que se desarrolla en
sus actividades comerciales de manera correcta, encaminada con una dirección
estratégica muy profesional; mostrando en el capítulo dos una sólida y bien
construidas estructuras organizacionales aptas y objetivas para el servicio que presta;
además, se expresó en el tercer capítulo el objetivo del departamento base de este
informe, así también, el objetivo personal con el cronograma de actividades
relacionadas con la especialidad como pasante en esta organización y los
conocimientos que adquirió y aporto a la empresa.

Finalmente, se pudo percatar un problema o deficiencia en el departamento de


ventas, en el cual se realizó la pasantía, este se expone en el cuarto y último capítulo.
Allí se propuso un plan de lineamientos de control interno del departamento que
mejoro la eficiencia del flujo productivo de cobro, corrigiendo las fallas de
ordenamiento y comunicación en la gestión de cuentas por cobrar.

De esta manera se concluye con una propuesta que cubrió la demanda del
departamento de ventas de PRAEMIUN, C.A. reafirmando la importancia del
departamento de esta, pues representa el control de los ingresos de la empresa y es a
partir de ellos que, la empresa dictara las decisiones gerenciales de la dirección que
esta tomara.

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RECOMENDACIONES

Las entidades que manejan recursos financieros deben regirse por


lineamientos y establecidos por las leyes, cumpliendo normas y realizándolas de
forma eficiente para que se obtenga resultados positivos. Es recomendable que la
empresa aplique estas medidas para óptimo control de actividades financieras y
contables al igual que sus registros y operaciones diarias.

Para el buen funcionamiento de las actividades, debe existir un personal


capacitado y con los conocimientos contables, para que los movimientos financieros
sean confiables en el departamento de cobranza.

Así mismo, el estudio indicó que se considera necesario que los miembros del
departamento de cobranza participen en procesos de aprendizaje y adiestramiento
para mejorar las labores que llevan a cabo por el bienestar y desarrollo de la empresa.

Al tecnológico, se le recomienda reforzar el aprendizaje para con sus


estudiantes, sobre las cuentas por cobrar, mediante profesores académicos del
instituto, ya que estas constituyen una muy importante parte de ingreso de las
empresas, algo en lo que es considerable tener conocimiento.

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GLOSARIO

Finanzas: Actividades relacionadas con el dinero que se invierte.

Gestión: Conjunto de actividades específicas que se realiza para alcanzar un


objetivo.

Lineamientos: Normas y principios establecidos que se deben cumplir para


lograr o regir algo.

Tramitación: Diligencia para el recibimiento de algún documento formal.

Control Interno: Conjunto de normas y políticas que rigen una organización.

Retención de ISLR: Porcentaje de retención aplicado a la compra realizada


por una empresa que sea contribuyente especial. Esta retención varía según sea el
servicio adquirido.

Cotización: Es un documento que se establece entre dos o más particulares


para fijar costo o el valor de una venta, con estimación a como se encuentre en el
mercado dicha venta a realizar.

Sistema Administrativo: Es un sistema que normalmente se lleva


computarizado, que facilita la gestión administrativa o contable de una organización,
innovación la cual ha optimizado en gran medida el control interno de las empresas si
es utilizado con conocimiento.
Facturación: Registrar las especificaciones de la venta o compra de bienes y
servicios junto a su costo de adquisición (base imponible) y su porcentaje fiscal.

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REFERENCIAS

Besle Y B. (2012), Administración Industrial y finanzas. Editorial Mc Graw Hill,


México

Catòcora (2012) Control administrativo. Ediciones Mc Graw Hill. México.

Cepeda (2011) Control administrativo. Editorial Mc Graw Hill, México.

Cepeda (2010), Control interno. Editorial Mc Graw Hill, México.

Daft (2010), Proceso administrativo. Editorial Mc Graw Hill, México.

Desarrollo Profesional Continuo (2011) flujo de caja

Guía del Pasante IUTEPISTA, (2014) 5TA Edición

Stoner (2000) Administración Industrial. Editorial Mc Graw Hill. México.

Ozuna (2004), Administración Industrial. Editorial Mc Graw Hill.

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ANEXOS

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