Riobamba-Ecuador

Ref. Informe aprobado el 28 de Julio de 2018

Riobamba,

Ingeniero

RECTOR DEL INSTITUTO “JUAN DE VELASCO”

Presente.

De mi consideración:

Hemos efectuado la Auditoría de Gestión al Instituto “Juan de Velasco” de la ciudad de

Riobamba, por el periodo comprendido entre el 1 de Enero de 2015 y el 31 de Diciembre

de 2017.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de

Auditoria Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas

requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de

que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de

carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden se haya

ejecutado de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas

y demás normas aplicables.

Se analizaron como componentes los Planes Operativos Anuales 2015, 2016, 2017; y,

como subcomponentes, las divisiones de planeamiento, estadísticas, recursos humanos, y

funcionarios de las divisiones. Los resultados por su importancia se detallan a

continuación:
El Director, Jefe de Planeamiento y Jefes de Supervisión no realizaron la supervisión,

aprobación y evaluación de los POA, ocasionando que cada departamento realice la

gestión basados en planes operativos individuales que no fueron aprobados ni evaluados.

Los indicadores de gestión elaborados en los diferentes departamentos de la entidad no

se encuentran sustentados ni elaborados correctamente, así como no contienen criterios

para la medición de riesgos institucionales, aspectos que impidieron medir el grado de

responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en el POA, así

como también la eficiencia y la efectividad en el desempeño de sus funciones de los

servidores de la entidad.

El Departamento de Planeamiento no conto con un archivo que contenga todos los POAS

debido a la ausencia de medidas correctivas, ocasionando que los instrumentos de

planificación no estén disponibles, para su verificación, análisis y para la toma de

decisiones por parte de las entidades de educación.

Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresado

en los en comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente

informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado, las recomendaciones que constan en el cronograma aceptado por la

entidad, se aplicará en el tiempo programado.

Atentamente,

Dios, Patria y Libertad

Ing. Patricio Lopéz

DELEGADA PROVINCIAL DE CHIMBORAZO

 CAPÍTULO I

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA

Motivo de la Auditoría

La auditoría de gestión al Instituto “Juan de Velasco”, se realizó con la orden de trabajo

001 de 27 de Enero de 2015 y en cumplimiento al Plan Operativo de Control del año

2015 de la Delegación Provincial de la Contraloría General del Estado, en Riobamba.

Objetivos de la Auditoría

Generales

 Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás

normas aplicables.

 Determinar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en los Planes

Operativos Anuales.

Específicos:

 Evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos planteados

por la entidad.

 Determinar el grado de efectividad de las operaciones y actividades, en relación

al cumplimiento de metas y objetivos.

Alcance del Examen

La auditoría de gestión se realizó al cumplimiento de los POAS, bajo la responsabilidad

de cada uno de los departamentos, del Instituto Juan de Velasco, por el periodo

comprendido entre el 1 de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2017.

Enfoque

La auditoría se orientó a determinar el cumplimento de los objetivos y metas establecidos

en los Planes Operativos Anuales de los años 2015, 2016 y 2017, así como a determinar
su eficiencia y eficacia a base de la aplicación de indicadores de gestión que permitan

establecer cualitativa y cuantitativamente los resultados obtenidos.

Componentes Auditados

Los componentes analizados son los Planes Operativos Anuales 2015, 2016, 2017; y,

como subcomponentes cada uno de los Departamentos de la División de Planeamiento,

Estadísticas y Recursos Humanos.

Indicadores utilizados

Sobre la base de la normativa referente al control de gestión emitido por la Contraloría

General del Estado, por la naturaleza de la entidad auditada, utilizamos en los

componentes y sus procesos habilitados seleccionados, los indicadores de cumplimiento

y eficiencia de gestión.
 CAPÍTULO II

INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD

Misión

Formar integralmente seres humanos con competencias para la acción solidarios éticos,

respetuosos del entorno, desde los niveles: Educación Inicial, Educación General Básica

y bachillerato en el marco de una propuesta pedagógica inclusiva e intercultural, acorde

a las necesidades de la sociedad del conocimiento e información, que responsa a

estándares internacionales de calidad y permita el exitoso desenvolvimiento de los

ciudadanos y ciudadanos de la Provincia de Chimborazo.

Visión

Brindar un sistema educativo de calidad y calidez que funcione en el marco de la unidad

provincial, regional y nacional descentralizada mente bajo un marco jurídico adecuado,

que corresponda a la realidad provincial, a las necesidades de desarrollo del país, sobre la

base de sus principios.

Análisis FODA

El diagnostico FODA, presentado por la entidad es el siguiente:

Factores Internos

Fortalezas

 Infraestructura física propia

 Equipamiento logístico de las oficinas que permiten un buen servicio

 Innovación permanente de los funcionarios y empleados en tecnologías

contemporáneas que contribuyan al mejoramiento de la atención al cliente.

 Existencia de la información estadística, escolar y codificada.

Debilidades

 Carencia de un verdadero reglamento Interno Institucional, basado en la

normativa vigente.

 Falta de seguimiento, evaluación, información de resultados de los procesos

educativos que ejecutan cada una de las divisiones de la institución.

 Falta de evaluación de proyectos educativos propuestos y que se encuentran en

servicio en los diferentes planteles.

Factores Externos

Oportunidades

 Colaboración del Ministerio de educación para mantener contratos docentes en

las plazas donde aún no se han asignado partidas.

 Amenazas

 Influencia política partidista en la toma de decisiones

 Descoordinación con la Dirección de Educación en la intervención de OGs y

ONGs en la aplicación de proyectos educativos.

Base Legal

El Instituto “Juan de Velasco” fue creada mediante acuerdo 652 de 12 de marzo de 1978.

Estructura Orgánica

En el registro Oficial 503 de 6 de julio de 1990, se expidió el Reglamento Orgánico

Funcional para los institutos de educación media, conformado por los siguientes niveles

administrativos:

NIVEL EJECUTIVO

Rector de los Institutos

NIVEL ASESOR

División de planeamiento
División de Asesoría Jurídica

Comunicación Social

Estadística

NIVEL DE APOYO

División Financiera

Recursos Humanos

Régimen Escolar

Escalafón

NIVEL OPERATIVO

Supervisión Educativa

Departamento de Régimen Escolar

Objetivos de la Entidad

General:

Administrar, dirigir y aplicar los lineamientos educativos del MEC, como provinciales,

mediante el acompañamiento, asistencia técnica, la coordinación y orientación en las

áreas técnicas, pedagógica y administrativas, para promover y asegurar el acceso a una

educación de calidad, a la niñez y juventud de Riobamba, en las instituciones educativos

en sus diferentes niveles y modalidades, evitando el desperdicio escolar y optimizando

los recursos.

Específicos:

 Consolidar el Programa de mejoramiento de la oferta educativa de las Escuelas

Unidocentes, en todos sus componentes.

 Impulsar la acción supervisiva en los aspectos técnico-pedagógica y

administrativa en todos los establecimientos educativos.

 Bajar los índices de desperdicio escolar

  Desarrollar en programa de Reforma del Bachillerato.

 Implementar las innovaciones curriculares, en los planes educativos.

 Establecer un programa provincial de capacitación docente en los aspectos

técnico, pedagógico.

 Identificar y fortalecer las líneas de coordinación intra e interinstitucional.

 Optimizar y racionalizar los recursos institucionales, para mejorar el servicio que

brinda la institución.

 Integrar técnica, pedagógica y administrativamente en los diferentes años de

Educación básica, mediante el proceso de articulación correspondiente.

Fuente: Plan Operativo Anual del Instituto “Juan de Velasco”

Servidores relacionados

Anexo 1
 CAPÍTULO III

RESULTADOS GENERALES

Aprobación de los planes Operativos Anuales por parte de la autoridad máxima

Los planes operativos de los años 2015, 2016, 2017, correspondientes en los diferentes

departamentos de la entidad, no fueron aprobados ni evaluados por el Jefe de

Planeamiento y Rector, es decir carecieron de una supervisión oportuna que asegure la

adecuada aplicación de las políticas y procedimientos internos y externos.

Con Oficio N° 001 de archivo, el Jefe de Planeamiento manifestó sobre este hecho lo

siguiente:

“…al respecto debo señalar que los Planes Operativos Institucionales se encuentran

firmados por la máxima autoridad, entendiéndose que legalmente están aprobados y por

ende los de cada departamento, ya que son los POAS departamentales adscritos y

resumidos al institucional…”

Con oficios 65 y 73 GMC-AG-DPEH, del 12 de septiembre de 2015, comunicamos

nuestra observación a los servidores responsables del proceso de supervisión y

aprobación, respondiendo el Rector del Instituto con oficio 105-AJ-DPEP del 7 de febrero

del 2018 lo siguiente:

“…los planes operativos anuales, al igual que las planificaciones e informes que son

elaborados por los jefes departamentales y luego son puestos a conocimiento del Jefe de

Planeamiento o Rector del Instituto, una vez que han sido presentados estos instrumentos

por parte de los jefes departamentales, estos gozan de ejecutividad y por consiguiente de

aplicación y cumplimiento por parte de los autores de las planificaciones. No han sido

necesarios que los mismos tengan la aprobación expresa, puesto que por atender asuntos

de Responsabilidad de Director, esta actividad de Supervisión y aprobación lo ha venido

ejerciendo siempre y con mucha responsabilidad el Departamento de Planeamiento…”.

Lo expresado por el Rector del Instituto no demuestra que se haya efectuado una

supervisión oportuna del proceso de elaboración de los planes de cada una de las

divisiones de la entidad, por lo que se ratifica el hecho que al no encontrarse aprobados

no se aseguró que las acciones contempladas sean las más adecuadas para el

cumplimiento de los objetivos institucionales.

Por lo expuesto el Rector del Instituto, Jefe de Planeamiento y Jefes de Supervisión,

inobservaron lo dispuesto en las Normas de Control Interno 110-04 “Indicadores de

Gestión”, 210-07 Formularios y documentos vigentes hasta el 30 de noviembre de 2009;

y los actuales 200-02 Administración estratégica; 401-03 Supervisión y 405-07

Formularios y Documentos, motivo por el que se encuentran incursos en el artículo 77

numeral 1 letra a); numeral 2 a) y b) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado.

Conclusión

Al Rector y Jefe de Planeamiento conjuntamente con los Jefes de Supervisión no

realizaron la supervisión, aprobación y evaluación correspondiente a los planes

operativos de cada departamento, lo que no permitió establecer oportunamente el grado

de responsabilidad y cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

Recomendaciones

Al Rector del Instituto

1. Aprobará los Planes Operativos Anuales de todas las jefaturas y Departamentos

periódicamente evaluara su ejecución y el cumplimiento de las actividades

institucionales en las fechas programadas.

Al Jefe de Planeamiento

2. Verificara la formulación de los Planes Operativos Anuales de todas la jefaturas

y departamentos, previo la aprobación por parte de la máxima autoridad y

 trimestralmente evaluara su ejecución, los resultados obtenidos dejara constancia

en informes dirigidos a la máxima autoridad, para su verificación posterior.

Al Jefe de Supervisión

3. Participaran en la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Operativo Anual

de la entidad, contribuyendo al seguimiento y aplicación de acciones correctivas

para establecer su eficacia de modo que coadyuven al cumplimiento de lso

objetivos y metas institucionales.

Presentó extemporánea de los POA de cada jefatura y departamento, formatos

diferentes a los diseñados por la entidad

La presentación de los POA departamentales no guardan uniformidad con el formato

establecido previamente, y varios de ellos fueron entregados al Jefe de Planeamiento en

fechas posteriores al 13 de marzo e cada año; es asi, que el POA del 2015 se requirió su

presentación 8 meses después de la fecha indicada.

Con los oficios 34 al 63 MAC-AG-DPEHP, del 6 de marzo de 2018, se solicitó los Jefes

Departamentales, justifiquen documentadamente las razones por el cambio del formato

para la presentación del POA, firmas de responsabilidad y fecha extemporánea de entrega

de los mismos.

Al respecto, con oficio 22DOBE-DPEP de 8 de marzo de 2018 la Jefa del Departamento

de Bienestar Estudiantil, manifestó:

“…si usted observa está realizando a máquina manual porque en esta época yo no tenía

computadora y lo que he utilizado es la copia del formato (SIC) que se me ha entregado

por parte de Planeamiento y por no existir más espacio no he puesto las firmas…”.

La Coordinadora del Programa de Alimentación Escolar con Oficio 257 CGAE

Riobamba, marzo del 2018.

Los comunicado por los servidores, ratifica lo señalado en el comentario, lo que produjo

que al receptarse los POA futuro de los plazos previstos, el Departamento de

Planeamiento no cuente con esas herramientas de planificación de las actividades a

implementarse durante cada ejercicio fiscal, ocasionando que no exista oportunamente un

instrumento de medición y control de la gestión institucional en cada área, contraviniendo

lo que establece el artículo 2 del Reglamento de la Ley de Responsabilidad Estabilización

y Transparencia Fiscal y Plan Operativo Anual año 2015 “Objetivo y Meta Institucional”.

Por las razones expuestas, el Rector, Jefe de Planeamiento y Jefes departamentales, se

encuentran incursos en el artículo 77 numeral 1 letras a) y b), y numeral 2 letras a) y b)

de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, que tratan sobre el

funcionamiento y actualización del sistema de control interno de los sistemas de

planificación así como la implementación de indicadores de gestión, asi como sobre los

factores para evaluar la gestión dela unidad.

Los hechos fueron comunicados a los responsables con oficios 77 y 78 GMC-AG-DPEHP

de 21 de octubre de 2014, con la finalidad que expongan sus puntos de vista o

justificativos que creyeren pertinentes; en respuesta mediante oficio 105-aj-dpep de 26 de

octubre de 2017, el Rector del Instituto, indico:

“…A través del departamento de Planeamiento, se ha exigido la presentación de los

documentos del POA a todos los jefes departamentales; pero por diferentes razones

algunos no han presentado oportunamente por lo que ha sido necesario realizarles un

llamdo de atención y aplicarles sanciones si el caso amerita, pero finalmente si han

presentado…”.

Con oficio 284DP-DPEP de 25 de marzo de 2018, el Jefe de Planeamiento expreso:

“…Al no conformar el equipo de planificación y estar solo en la función no he podido

controlar de mejor manera el cumplimiento a las fechas previstas….”.

Lo indicado por el director Provincial y Jefe de Planeamiento, ratifica el hecho de la falta

de cumplimiento en la presentación de los Planes Operativos Anuales dentro de las fechas

previstas.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, con comunicación de 11

de abril de 2018, el Jefe de Régimen Escolar, indico:

“…cumplimos con presentar nuestras planificaciones conforme nos han venido

solicitando por escrito el señor Directo de Educación…”.

Con oficio 146 EB-DPEP de fecha 9 de febrero de 2018, el Coordinador de educación

básica, manifestó:

“…Los Jefes Departamentales cumplimos con nuestra obligación de presentar el año

siguiente en la medida de haber sido solicitados por escrito por el señor Director de

Educación, son los siguientes.- Circular N° 05-DP-DPEP de fecha 28 de enero de

2018…”

Conclusión

Los POA departamentales se formularon utilizando formatos diferentes a los establecidos

y fuera de los plazos previstos, debido a la falta de control por parte del Rector, Jefe de

Planeamiento y Jefes Departamentales, ocasionando que el Departamento de

Planeamiento no cuente con una herramienta de planificación institucional.

Recomendaciones

Al Rector

4. Solicitará por escrito a los Jefes Departamentales que los Planes Operativos

Anuales sean entregados antes del 30 de abril de cada año, para un control,

seguimiento y evaluación del cumplimiento de actividades.

Al Jefe de Planeamiento
 5. El Jefe de Planeamiento antes de la aprobación de los Planes Operativos Anuales

por parte del Rector, verificara que se encuentren aprobados bajos los parámetros

técnicos que guarden consistencia con los planes de gobierno y políticas

institucionales.

A los Jefes Departamentales

6. Presentaran los Planes Operativos Anuales de su unidad, dentro de los plazos

establecidos al Jefe de Planeamiento para su evaluación y control posterior.

Archivo de los Planes Operativos Anuales en el Departamento de Planeamiento

LA jefatura de planeamiento no mantiene un archivo que disponga de los Planes

Operativos Anuales procesados por los diferentes departamentos de la entidad.

Para consolidar el Plan Operativo Anual del Instituto “Juan de Velasco”, de Riobamba,

el Departamento de Planeación necesito contar con cada uno de los POAS

Departamentales, proceso que no se llevó a cabo en vista a que el Jefe de Planeamiento

incumplió el artículo 77 de la Ley de la Contraloría General del Estado, e inobservo la

Norma de Control Interno 210-04 vigente.

La falta de un archivo que contenga todos los POAS y la ausencia de medidas correctivas

por parte del Rector y el Jefe de Planeamiento, ocasiono que los instrumentos de

planificación del Instituto, no estén disponible para su verificación, análisis y para la toma

de decisiones por parte de las autoridades.

El Rector del Instituto manifestó lo siguiente:

“…cada jefe departamental tiene a su custodia la documentación de todas las gestiones

que allí se realizan, pero las diferentes funciones en la persona de Lic.…como Jefe de

Planeamiento, tiene que atender además otras funciones; A esto se le suma el espacio

reducido en el que debe compartir con varias otras oficinas que no se han podido ubicar

en un solo lugar para el archivo únicamente del departamento de planeamiento…”.

Con oficio 245 de 25 de marzo de 2018 el Jefe de Planeamiento, índico:

“…Al respecto debo señalar que si contamos con el archivo correspondiente aunque no

haya contado con algunos POAS, por la falta de cumplimiento en la presentación de

algunos funcionarios…”.

Conclusión

El departamento de Planeamiento no conto con un archivo que contenga todos los Planes

Operativos Anuales, ocasionando que los instrumentos de planificación no estén

disponibles para su verificación, análisis y para la toma de decisiones por parte de las

autoridades de Educación.

Recomendaciones

Al Rector del Instituto

7. Dispondrá por escrito a todos los jefes departamentales, entreguen en los plazos

establecidos al Jefe de Planeamiento los Planes Operativos Anuales.

Al Jefe de Planeamiento

8. Realizara un reporte de los servidores de la entidad que no remitan los Planes

operativos Anuales en las fechas establecidas, en base de dicha información

comunicara al Director Provincial sobre las novedades existentes para que adopte

las correcciones respectivas que el caso amerite.

 CAPÍTULO IV

RESULTADOS ESPECÍFICOS POR COMPONENTES

Componente:

Planes Operativos Anuales, años 2015, 2016, 2017.

La máxima autoridad de la entidad no dispuso a los Jefes Departamentales, Jefe de

Supervisión y Jefe de Planeamiento, evaluar los POA, de cada una de las jefaturas, por

esa razón no permitió identificar oportunamente el grado de cumplimiento de las metas

programadas, sobre la base de la aplicación de indicadores de gestión.

Indicadores de Gestión

No existe evidencia de que haya estructurado técnicamente los indicadores de gestión

aplicando los siguientes pasos: a) agregación más preposición, b) Variable, c) verbo el

Participio pasado, d) complemento circunstancial, componentes que permiten realizar

comparaciones y evaluaciones de la eficiencia, eficacia y economía en el logro de los

objetivos y en la administración de los recursos, así como evaluar el novel de desempeño

de las actividades desarrolladas frente a las planificadas.

Por este motivo se obtuvo un promedio de 60,75% en el cumplimiento de la misión, visión

y objetivos; aspectos que se presentaron al no aplicarse los procedimientos técnicos antes

descritos, para la correcta elaboración de indicadores de los diferentes departamentos de

la entidad, en forma cualitativa y cuantitativa, dificultando la evaluación.

El Recto y Jefe de Planeamiento no aplicaron los controles necesarios para elaborar los

indicadores de gestión de los diferentes departamentos de la entidad, y asegurara que los

mismos se encuentren sustentados y elaborados correctamente.

Recomendación

Al Recto del Instituto

9. Dispondrá al Jefe de Planeamiento conforme una comisión para la elaboración del

Plan Operativo Anual, que incluye el diseño de indicadores de gestión elaborados

con parámetros técnicos que sirve para evaluar el cumplimiento de las políticas,

objetivos, metas instituciones, niveles de eficiencia, efectividad y productividad

Ing. Patricio López

DELEGADO PROVINCIAL DE CHIMBORAZO