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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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ENVÍO DE MUESTRAS
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1. OBJETIVO

Definir y establecer un procedimiento para el seguimiento y control de los envíos de

muestras y así mismo la optimización de sus tiempos.

2. ALCANCE

La aplicación de este procedimiento queda englobada a partir de la solicitud de muestras

por parte del personal de ventas de la empresa hasta el envío de éstas.

3. REFERENCIAS

 Ficha de solicitud de muestras (Anexo 1).

 Cuadro de Envío de muestra (Anexo 2).
 Ficha de control de muestras (Anexo 3).
 Protocolo para documentación de exportación – muestras (Anexo 4).

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Responsabilidad por la: Función:

Aplicación de este documento Gerente de Operaciones y Personal de ventas
Revisión de este documento Gerente de Operaciones
Aprobación de este documento Gerente General y Gerente de Operaciones

5. DESARROLLO

A continuación se detallará el procedimiento de envío de muestras:

a) SOLICITUD DE MUESTRAS

1.- SOLICITUD DE MUESTRAS (CLIENTE – PERSONAL DE VENTAS)

El cliente interesado en nuestros productos solicita una muestra de dicho producto al

personal de ventas, ya sea vía teléfono o correo electrónico, donde especifica los siguientes
puntos:

 Producto.
 Cantidad o Volumen.
 Calidad.
 Dirección, ciudad, país (recepción de la muestra).
 Cuenta de importación.
 Correo y teléfono.

2.- SOLICITUD DE MUESTRAS (PERSONAL DE VENTAS – EMPRESA)

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El personal de ventas solicita muestras a la empresa por medio de una “Ficha de solicitud de
muestras” donde especifica los datos del producto requerido y del cliente final (Anexo 1).

3.- IDENTIFICACIÓN DE PROVEEDOR Y SELECCIÓN DE MUESTRA

En el caso de que existieran más de un proveedor de dicho producto se procede a la

identificación del proveedor mediante la lista de proveedores actualizada y posteriormente se
selecciona la muestra tomando en cuenta el estado y su vida útil que son identificados en la
“Ficha de recepción de muestra”. El procedimiento de identificación de proveedor será
realizado por el Ing. Freddy Fuentes (Gerente General), Emilio Pualuan (Gerente de
Operaciones), Ing. Calos Gallo y Ing. Luis Rojas (Gerentes de empresas hermanas, Organic
Farm y Super Oils respectivamente) (Anexo 1) y la selección de muestras en almacén será
realizada por el área de marketing.

b) EMPAQUETADO Y ETIQUETADO DE MUESTRAS

El empaquetado y etiquetado de muestras se la realiza una vez que el solicitante de dicha

muestra haya presentado y aprobado la “Ficha de solicitud de muestras”, se haya
identificado el proveedor y seleccionado la muestra. El procedimiento de empaquetado y
etiquetado será ejecutado por el área de marketing.

A continuación se describirá la forma correcta de cómo se debe realizar en empaquetado y

etiquetado de las muestras aplicando el Protocolo de Recepción de Muestras:
1. Lavarse las manos antes de comenzar con el envasado de las muestras.
2. Usar mandil, guantes y gorro tipo oruga para la manipulación de dicha muestra y
prevenir el contacto o posible contaminación.
3. Se prohíbe el uso de joyas, relojes, anillos o artefactos personales durante la
manipulación de la muestra.
4. Usar el tipo de bolsa y frasco adecuado para dicha muestra según el “Cuadro de
envío de muestra” (Anexo 2).
5. Etiquetar las muestras con el respectivo logo de la empresa donde este lleve el
nombre del producto y datos complementarios.

c) CONTROL DE LAS MUESTRAS

El control de muestras será ejecutado una vez que las muestras estén empaquetadas y
etiquetadas y será realizada por el Ing. Freddy Fuentes (Gerente General), Emilio Pualuan
(Gerente de Operaciones), Ing. Carlos Gallo y Ing. Luis Rojas (Gerentes de empresas
hermanas, Organic Farm y Super Oils respectivamente), el control se hará mediante el
llenado de la “Ficha de control de muestras” (Anexo 3), el cual tiene el fin de hacer un control
minucioso a la muestra antes de ser llevadas a “SENASAG” y posterior envío al cliente final,
como ser:

 Calidad de la muestra.
 Envase apropiado.
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 Etiqueta.
 Peso o volumen solicitado.

d) DOCUMENTACIÓN DE ENVÍO

Una vez que se hiso el respectivo control de la muestras mediante la “Ficha de control de
muestras”, estas son llevadas al Servicio Nacional de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad
Alimentaria “SENASAG” para que se realicen las respectiva documentación e inspección
para envío. Este procedimiento será realizado por el personal de administración y logística
(Anexo 4).

e) ENVÍO DE MUESTRAS

Previo al envío de las muestras se debe sacar fotos del estado y etiquetado de estas para su
respectivo archivo como respaldo para del procedimiento correcto de envío y así evitar
cualquier reclamo por parte del cliente.

1.- ENVÍO INTERNACIONAL

El envío de muestras se la realizará mediante las siguientes empresas de servicios de envío

o courrier, como ser:
 DHL
 FEDEX
 UPS

Este medio de envío es utilizado por la empresa por las siguientes razones: La rapidez de
entrega de la muestra al cliente y porque se conserva mejor la muestra hasta que llega a su
destino final.

Nota: La empresa de servicio de envío “DHL” recoge las muestras en nuestras oficinas, en cambio las
otras dos empresas “FEDEX” y “UPS” tenemos que llevar las muestras a sus oficinas para que se realice
el respectivo envío de las muestras.

2.- ENVÍO NACIONAL

El envío de muestras se la realizará mediante las siguientes empresas de servicios de

transporte, como ser:
 Vía terrestre (Trans Copacabana, Danubio 2, Fronterizo o Arriero).
 Vía aéreo (BOA o TAM).

Vía aéreo (BOA o TAM).- Se elige cualquiera de estas dos aerolíneas de acuerdo el destino
de la muestra y por la rapidez de su entrega.
Vía terrestre:
1. Trans Copacabana o Danubio 2.- Cuando la muestra es enviada al occidente del
país
2. Trans Fronterizo o Arriero.- Cuando la muestra es enviada al sur del país.
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f) SEGUIMIENTO DE MUESTRAS Y CONFIRMACIÓN DE RECEPCIÓN POR PARTE

DEL CLIENTE

El personal de ventas hará un seguimiento del envío de la muestras hasta que lleguen a su
destino final (cliente), mediantes llamadas telefónicas, correo electrónico y verificación por
número de guía (si el envío es mediante courrier).

6. ANEXOS
Anexo 1: Ficha de Solicitud de Muestras.
Anexo 2: Cuadro de Envío de Muestra.
Anexo 3: Ficha de control de Muestras.
Anexo 4: Protocolo para Documentación de Exportación.

Anexo 1: Ficha de Solicitud de Muestras

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Anexo 2: Cuadro de Envío de Muestra

Muestra Cantidad Envase adecuado para envío

Granos Para Bolsas de polietileno de baja densidad (LDPE)
menores
de 5kg
Para Bolsas de Polipropileno (PP)
mayores
de 20kg
Aceites - Frasco de tereftalato de polietileno (PET), empaquetado en
caja oscura.
Harinas - Bolsas de polietileno de baja densidad (LDPE).
Bolsas de polipropileno (PP)

Anexo 3: Ficha de control de Muestras

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Anexo 4: Protocolo para Documentación de Exportación