Mapeo de Procesos

¿Qué es un proceso?

¿Qué es un proceso?
Para definir lo que es un proceso es necesario partir de conceptos de base como el de
organización pasando por los conceptos de administración, funciones y finalizar en el concepto
de proceso.
Organizaciones
Una organización es un grupo social relacionado por algún tipo de acción colectiva y aquellas
prácticas sociales referidas a dicha acción. La razón de su existencia es la disposición de un
cierto número de personas, miembros y no miembros, para hablar y actuar como si existiera
una entidad colectiva que puede comportarse como un ser consciente, con capacidad de
decidir hacer cosas, y luego hacer que éstas sucedan.
Esta forma de pensar acerca de una organización coincide con lo que se sabe a partir de la
observación y la experiencia, y es que los miembros de las organizaciones no son
necesariamente simples contribuyentes en la consecución de las metas y objetivos
organizacionales (Curry, Flett, & Hollingsworth, 2006, págs. 80-81).
Por lo tanto el concepto de organización es aplicable a empresas privadas y públicas,
instituciones públicas, organismos estatales y a las distintas instituciones privadas e incluso las
familias y hogares. La ciencia social encargada del estudio de las organizaciones es la
administración; la cual a través de la planeación, organización, dirección y control de los
recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.), busca obtener
el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto
de los fines perseguidos por la organización.
Administración
De acuerdo con Chiavenato (2006), en la práctica, el proceso de administrar no entraña sólo
cuatro o cinco series de actividades independientes ligeramente relacionadas, sino que dichas
actividades se deberán entender y aplicar como un grupo de funciones interrelacionadas
(enfoque sistémico), que determinan la dinámica (gestión) de la organización como un todo
(sinergia). Ante este panorama, la administración en una perspectiva dinámica deberá tener
como finalidad el dar forma y sentido de manera consciente y constante a las organizaciones,
de contar con personal idóneo para alcanzar sus metas, con personas responsables que
practiquen en su accionar una cultura del deber, del cumplimiento de sus funciones en su
puesto de trabajo o nivel de gestión.
De acuerdo al enfoque sistémico de la administración, una organización es un patrón de
relaciones –muchas relaciones simultáneas, entrelazadas–, por medio de las cuales las
personas, bajo el mando de los gerentes, persiguen metas comunes. Por una parte, es
necesario estar seguros que la organización tenga un ciclo de vida de largo plazo, y por otro
lado que los miembros de la organización cuenten con un marco estable y comprensible
(reglas de juego) dentro del cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas
organizacionales.
Funciones
Con el fin de conseguir dichas metas, Chiavenato (2006) explica que las organizaciones hacen
uso de la división del trabajo, plasmada en la departamentalización. Éste enfoque, combina los
procesos y la estructura de las organizaciones para la creación de unidades organizacionales
denominadas departamentos los cuales representan un segmento de la organización en la cual
se llevan a cabo procesos específicos y homogéneos. Un tipo de departamentalización es la
que consiste en la agrupación de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones
principales desarrolladas dentro de la organización. Estas últimas se denominan funciones de
negocio y se definen como unidades de comportamiento interno que agrupan el trabajo que
debe ser ejecutado para generar una serie de productos y servicios. Es por ello que el trabajo
se agrupa de acuerdo a los requerimientos de: habilidades, conocimientos y, recursos
(ArchiMate, 2008).

Figura 1. Funciones de negocio.

Algunos ejemplos de funciones de negocio son: ventas, mercadotecnia, gestión de la cadena

de suministros, gestión financiera, operaciones, gestión de la relación con clientes, gestión de
productos, gestión de la relación proveedor/socio, gestión de sistemas de información, gestión
de las tecnologías de información y comunicaciones, contabilidad y finanzas. Sin embargo, no
existe consenso para designar a las funciones de negocio en las organizaciones, ya que las
actividades básicas difieren en importancia de acuerdo al tipo de organización (Chiavenato,
2006, pág. 180). De acuerdo con Jiang (2009), en general, las organizaciones presentan
cuatro áreas funcionales principales, a saber: mercadotecnia, operaciones, finanzas y recursos
humanos (Figura 1). Las otras funciones de negocio que pueden presentarse en cierto tipo de
organizaciones, resultan de la combinación y especialización en actividades quetraslapan dos
o más de las cuatro funciones básicas indicadas líneas arriba.
Las funciones de negocio, en su definición más simple, deben poder describir de forma clara y
sin ambigüedades qué es lo que la organización debería estar haciendo. Cuando alguien
empieza a modelar alguna faceta de la organización o se quieren llevar a cabo cambios, en
primer lugar hay que saber la respuesta a la pregunta: ¿Qué es lo que la organización debería
estar haciendo? Si no hay respuesta –y no la habrá de seguro si no se han modelado las
Funciones de Negocio de la organización- no hay manera de determinar si los cambios van a
acercar o a alejar a la organización de lo que debería estar haciendo. Es importante destacar
que las funciones de negocio no son lo mismo que las funciones organizacionales, áreas o
departamentos que se han establecido con el tiempo, dentro de las organizaciones. Las
funciones de negocio son lo que la organización debería estar haciendo, no lo que las
personas en su interior han terminado haciendo.
Procesos
Entonces, un proceso es un conjunto de actividades relacionadas y estructuradas, que
producen un determinado servicio, producto o resultado (con el fin de alcanzar un objetivo
particular) para un determinado cliente o clientes. A menudo se pueden visualizar con un
diagrama de flujo como una secuencia de actividades. Se puede decir que los procesos
indican cuándo se deben llevar a cabo las acciones definidas en las funciones. En las
organizaciones se observan tres tipos de procesos:
Procesos de gestión, rigen el funcionamiento de un sistema. Los procesos de gestión típicos
incluyen el "Gobierno Corporativo" y "Gestión Estratégica".
Procesos operativos, constituyen la actividad principal y crean la cadena de valor primaria.
Típico de los procesos operativos son: compras, producción, publicidad y mercadotecnia, y
ventas.
Procesos de apoyo, son complementarios a los procesos centrales. Los ejemplos incluyen
contabilidad, contratación, soporte técnico.