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CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE REGISTRO DE MERCANCIAS

Introducción

El sistema de registros de mercancías en el conjunto de procedimientos que permiten


identificar la existencia y cantidad de mercancía, que junto con otras cuentas produce
información cuantitativa, expresada en unidades monetarias.

El registro de operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que de éste


depende la exactitud de la utilidad o pérdida del ejercicio

Para el registro se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Capacidad económica del negocio


 Volumen de operaciones
 Claridad en el registro
 Información deseada

El objetivo de llevar este control es observar la productividad de la empresa, tener


conocimiento de las existencias con la que se encuentra el almacén, procurar las inversiones
excesivas y evadir los malos manejos.

Para poder llevar a cabo lo anterior es necesario contar con información que muestre las
situaciones en las que se encuentra la empresa, para así poder tomar las mejores decisiones
para lograr los cuatro puntos anteriormente mencionados.

Un sistema de registro puede llevarse a cabo por medio de una cuenta única de
transacciones o por medio de una serie de cuentas en las que se haga énfasis a todas
aquellas cuentas que tengan relación con las mercancías.

Existen tres sistemas tradicionales de registro: sistema global, sistema pormenorizado o


analítico y sistema de inventarios perpetuos.

El global establece una única cuenta para realizar el registro de operaciones y constituye
por sí misma el sistema global de “mercancías”.

El sistema analítico se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías. El


sistema analítico consiste en la separación de los conceptos afectados por operaciones
realizadas con mercancías.

El sistema de inventarios perpetuos es el más completo de todos los sistemas para control
de mercancías y presenta como ventaja el control constante de los costos de adquisición,
entrega en venta y todas aquellas que tengan que ver con mercancías salidas del almacén.
Marco teórico

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,


acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los
inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que le asegurarán la
subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de
almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la
existencia de los inventarios.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí


viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la misma.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales


necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un
papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y
de esta forma afrontar la demanda.

INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar
con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos,
en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en
el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a
menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se
resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de
las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos
en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio.
El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.
Clasificación de los sistemas de los registros de
mercancías
Sistema de registros de mercancías

Conjunto de procedimientos de registro que privilegian el uso de determinadas cuentas


contables que permiten identificar la existencia y cantidad vendida de mercancía que es
objeto constante del binomio compra-venta con el fin de satisfacer una necesidad para el
comprador y para el vendedor la producción de una utilidad económica y, que aplicadas
junto con otras cuentas produce información cuantitativa, expresada en unidades
monetarias, de las transacciones que realiza una entidad económica y los eventos
económicos identificables y cuantificables que la afectan.

En todo negocio, el registro de operaciones de mercancías es uno de los más importantes,


ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas.

Para el registro de las operaciones de mercancías, existen varios procedimientos, los cuales
se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 Capacidad económica del negocio.


 Volumen de operaciones.
 Claridad en el registro.
 Información deseada.

Las finalidades de llevar un control adecuado de las mercancías son los siguientes:

1. Observar constantemente la productividad de la empresa. Sirviéndonos para ello de la


información que nos ofrece la cuenta de costos de ventas.
2. Tener en cualquier momento un conocimiento de las existencias de que se dispone en
nuestros almacenes.
3. Procurar evitar las inversiones excesivas en inventarios.
4. Evitar pérdidas por malos manejos y la obsolescencia.

Para llevar a cabo lo anterior, es necesario obtener una información que nos muestre las
situaciones antes expresadas para lo cual es indispensable que exista un sistema de
registro de las operaciones efectuadas por la empresa, y que dicho sistema de registro
nos confiere una información con la frecuencia necesario y que nos presente la situación del
negocio para poder así tomar las decisiones tendientes a lograr lo indicado en los cuatros
incisos precedentes.

Un sistema de registro puede llevarse a cabo por medio de una cuenta única para todas las
transiciones o por medio de una serie de cuentas en las cuales se haga una pormenorización
relativa a todas aquellas operaciones efectuadas que tengan alguna relación a las
mercancías.
Existen tres sistemas tradicionales de registro que a continuación se mencionan:

1. Sistema global
2. Sistema pormenorizado
3. Sistema de inventarios perpetuos

SISTEMA GLOBAL.- También es llamado “sistema de mercancías generales”, reside en


establecer una única cuenta para realizar el registro de estas operaciones. La cuenta
constituye por sí misma el sistema global se denomina “Mercancías” o “Mercancías
generales”.

SISTEMA ANALÍTICO.- Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el


sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o pormenorizado,
que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las operaciones realizadas con
mercancías.

 El análisis consiste, en general, en la identificación y separación de los elementos que


integran un todo así.
 El sistema analítico o pormenorizado consiste en la identificación y separación de los
conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías.

SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS.- el sistema de inventarios constantes o


perpetuos, es el más completo de los sistemas para el control de las operaciones con
mercancías, y presenta como ventaja el control “constante” de los costos de adquisición de
mercancía entregada en venta y de las correlativas salidas de almacén.

IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS

Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su posición
financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda
empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancía nos requiere el saldo de su
cuenta, normalmente se le entrega un estado de cuenta, el cual detalla los movimientos que
tuvo para un periodo determinado, el saldo final de la misma. La contabilidad y sus
registros muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo.

Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna manera, alrededor
de la información financiera que se desprende de los registros contables. Los registros de
contabilidad son importantes por las siguientes razones:

 Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupo de operaciones o algunas operación


especifica.
 Son la base para la elaboración de los estados financieros.
 Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.
TIPOS DE CUENTAS

Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y
clasifican las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que reflejan los cambios
en los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa. Las cuentas podemos clasificarlas
en tres tipos dentro de un sistema contable.

 Cuentas reales
 Cuentas nominales
 Cuentas de orden

Conclusión

En todo negocio, el registro de operaciones de mercancías es uno de los más


importantes pues este nos proporciona información de los recursos más importantes
de una entidad, además que este nos proporciona las ganancias o pérdidas en las ventas y
de esta manera se tiene buscar una forma de solucionar el problema.

En la información acá presentada se dio a conocer conceptos básicos de la clasificación y


cuales son los sistemas registro de las mercancías, así como los procedimientos que este
debe de seguir para su elaboración. No basta con saber los procedimientos que se necesitan
para la elaboración de un inventario si no el sistema contable del registro más apropiado
para su implementación. Además es una manera de poder mantener un buen control en los
productos de posesión al igual se espera un buen manejo en estos. Con lo mencionado se da
a conocer que no importa el tamaño de la organización si no que es una mejor forma de
conocer los recursos almacenados con los que contamos.

Con lo proporcionado en este trabajo se espera despertar el interés del lector hacia el tema y
darle una visión sobre lo que incluye la información financiera así como una técnica
contable de suma importancia aplicable en las empresas para el almacenamiento de las
mercancías y para la evaluación de las salidas y entradas de estas

INVENTARIOS PERPETUOS
Definición de Venta:

“La venta es una de las actividades más pretendidas por empresas, organizaciones o
personas que ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su mercado meta, debido a que
su éxito depende directamente de la cantidad de veces que realicen ésta actividad, de lo
bien que lo hagan y de cuán rentable les resulte hacerlo”.

La American Marketing Asociation, define la venta como “el proceso personal o


impersonal por el que el vendedor comprueba, activa y satisface las necesidades del
comprador para el mutuo y continuo beneficio de ambos (del vendedor y el comprador)”.
Definición de Costo de Venta:

“Es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar un servicio. Es el
valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende.”.

Definición de Almacén:

“Es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de


suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo
tipo de agentes económicos (agricutores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas,
importadores, comerciantes, intermediarios, consumidores, finales, etc.)”.

Desarrollo del Tema


El Sistema de Inventarios Constantes o Perpetuos, es el más completo de los sistemas
para el control de las operaciones con mercancías, y presenta como ventaja el control
“constante” de los costos de adquisición de la mercancía entregada en venta y de las
correlativas salidas de almacén.

El procedimiento de Inventarios perpetuos, consiste en registrar las operaciones de


mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del
inventario final, del costo de lo vendido y la utilidad o la perdida bruta.

Cuentas que se emplean

Las cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de
mercancías son las siguientes:

1. Almacén
2. Costo de ventas
3. Ventas

1.- Almacén

Esta cuenta es del activo circulante, se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es
deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancías, es decir el inventario
final.

Se carga:

1. Del valor del inventario inicial (a precio de costo)


2. Del valor de las compras (a precio de adquisición)
3. Del valor de gastos de compra.
4. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).
Se abona:

1. Del valor de las ventas (a precio de costo)


2. Del valor de las devoluciones. Sobre compras.
3. Del valor de las rebajas sobre compras.

Saldo deudor: Inventario final. Representa el valor de la mercancía existente en el almacén.

2.- Costo de ventas

Es una cuenta de mercancías, se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el


costo de lo vendido. Se carga del valor de las ventas (a precio de costo) y se abona del valor
de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).

Se carga: Durante el ejercicio

1. Del valor de las ventas (a precio de costo).

Se abona: Durante el ejercicio

1. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).

Saldo deudor: Costo de lo vendido. Representa el importe del costo de las mercancías
vendidas.

3.- Ventas

Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las


ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo
vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es
acreedor o la pérdida bruta si es deudor. Se carga del valor de las devoluciones sobre ventas
(a precio de venta) y del valor de las rebajas sobre ventas; y se abona del valor de las
ventas (a precio de venta).

Se carga: Durante el ejercicio

1. Del valor de las devoluciones. Sobre ventas (a precio de venta)


2. Del valor de las rebajas sobre ventas

Se abona: Durante el ejercicio

1. Del valor de las ventas (a precio de venta)

Saldo acreedor: Ventas netas. Representa el importe de las ventas netas


Ventajas del procedimiento de inventarios perpetuos
a. Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de
practicar inventarios físicos.
b. No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías,
puesto que existe una cuenta que controla las existencias.
c. Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las
mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de la mercancía que debiera haber.
d. Se pueden conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido.
e. Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o de la perdida bruta.

Conclusión
Con esta investigación se llegó a la conclusión de que el sistema de Inventarios
Perpetuos o Constantes es el más completo de todos los sistemas que han existido y
existen debido a que está completamente organizado y es de fácil acceso a quien lo
necesite. Además de no tener desventajas o en caso de que existiera una es casi imposible
debido a la organización, como ya antes mencionada.

SISTEMA ANALITICO
Definición de Inventario.

“Es aquel registro documental de los bienes y demás objetos pertenecientes a una persona
física, a una comunidad y que se encuentra realizado a partir de mucha precisión y
prolijidad en la plasmación de los datos.

Definición de mercancía.

“Del italiano mercanzia, una mercancía es una cosa mueble que se constituye como objeto
de trato o venta. El concepto suele aplicarse a los bienes económicos que son susceptibles
de compra o venta.”

Desarrollo del Tema

“El método analítico o pormenorizado proporciona una mejor información después, como
su nombre lo indica, el análisis o pormenorización está basado en el uso de una cuenta
especial destinada a cada clasificación de la compraventa.”

“Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el sistema global o de mercancías


generales, se diseñó el sistema analítico o pormenorizado, que como su nombre lo dice, se
basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías.
 El Análisis consiste, en general, en la identificación y separación de los elementos que
integran un todo, así.
 El sistema Analítico o Pormenorizado consiste en la identificación y separación de los
conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías.” “En general, en el
manejo de la operación de compraventa de mercancías intervienen:

Inventarios compras ventas

Los inventarios se refieren al inventario inicial y al final que se requieren para poder
determinar el costo de la mercancía vendida, como se tratara más adelante. La operación de
compras incluye las compras propiamente dichas, los fletes y los acarreos sobre compras,
las devoluciones hechas a proveedores y de los descuentos sobre compras que se han
obtenido, lo que representa las compras netas. La operación de ventas incluye las ventas
efectuadas, las devoluciones recibidas de los clientes y los descuentos sobre ventas que han
otorgado, lo que representa las ventas netas.

Como se ha expuesto, la clasificación anterior se funda en un método pormenorizado en el


que se destina una cuenta por separado para cada operación, como se representa a
continuación:

Inventarios Compras netas Ventas netas

a) Compras brutas a)Ventas brutas


b) Devoluciones sobre compras b)Devoluciones sobre
a) Inicial
c)Descuentos sobre compras ventas
b) Final
d)Fletes y derechos de importación, gastos aduanales, c)Descuentos sobre
comisiones de agentes, acarreos, etc. ventas

Como se observa, las cuentas básicas indispensables para el funcionamiento del


procedimiento son: inventarios, compras netas y ventas netas. El procedimiento podría
funcionar con solo estas 3 cuentas pero reducirá la información y la idea de pormenorizado
o analítico, que tiene como esencia el proporcionar información detallada del resultado de
las operaciones efectuadas.

El movimiento de las cuentas son las siguientes:

Inventario de mercancías

Cargos Abonos
Inventario de mercancías a precios de costos al
principiar el ejercicio.
El saldo de esta cuenta debe ser deudor y no tiene otro movimiento durante el ejercicio;
representa el total de la inversión en inventario de mercancías al principio del ejercicio.

Para registrar el costo de las compras netas se emplean las siguientes cuentas:

Compras brutas

Cargos Abonos

Importe de las facturas de proveedores por


mercancías compras a precio de costo.

El saldo de estas cuentas debe ser deudor y representa las compras brutas que se han
realizado. No representa las compras netas porque falta disminuir las devoluciones sobre
compras y los descuentos que disminuyen el monto; deben registrarse por separado en este
método que es analítico y requiere de información pormenorizada.

Devoluciones sobre compras

Cargos Abonos

Costos de la mercancía devuelta a precio de


factura de los proveedores.

Descuentos sobre compras

Cargos Abonos

Rebajas o descuentos obtenidos sobre


compras que disminuyen el valor de las
facturas del proveedor. Generalmente se
obtienen por volumen de compras o por alguna
concesión especial.

Las cuentas anteriores son de naturaleza acreedora, esto es, deben tener saldo acreedor y
disminuyen el importe de la cuenta 5060, compras brutas. La suma de las cuentas 5060,
compras brutas, 5061, devoluciones sobre compras y 5062, descuentos sobre compras,
representas las compras netas a precios del proveedor antes de los gastos inherente a la
compra, como fletes y derecho, gastos aduanales, etc.

Gastos sobre compras


Cargos Abonos

Importe de fletes y derechos de importación,


gastos aduanales, comisiones de agentes,
acarreos, etc., que originen la mercancía
comprada.

El saldo de esta cuenta es de naturaleza deudora y representa los gastos sobre las compras
que se han realizado desde el momento en que el proveedor embarca hasta que la mercancía
es recibida en los almacenes de la entidad.

A las compras netas a precio del proveedor (cuentas 5060, 5061, 5062) se les agrega el
importe de esta cuenta, que constituye parte del costo de las mercancías adquiridas.

Por tanto, el costo de las mercancías adquiridas está integrado como sigue:

Compras brutas $xxxxxxxx


Menos:
Devoluciones sobre compras. xxxxxxxx
Descuentos sobre compras xxxxxxxx
Compras netas al precio del proveedor $xxxxxxxxxxxx
Más:
Gastos sobre compras xxxx
Costo de las compras netas $xxxxxxxx

Para registrar las ventas netas se emplean las siguientes cuentas:

Ventas brutas

Cargos Abonos
Importe total de las facturas que amparan las
mercancías vendidas.

El saldo de esta cuenta es de naturaleza acreedora y representa la venta bruta total que se ha
realizado. No representa la venta neta porque le falta disminuir las devoluciones de
mercancías y los descuentos sobre ventas, que disminuyen el monto de esta cuenta; deben
registrarse por separado en este método, como se ha señalado anteriormente.
Devoluciones sobre ventas

Cargos Abonos
Valor de la mercancía devuelta por los clientes a
precio de venta señalada en las facturas.

Descuentos sobre ventas

Cargos Abonos
Rebajas sobre ventas que se otorgan a los
clientes. Generalmente se otorgan por volumen
de ventas o alguna concesión especial o
estratégica.

Las dos cuentas anteriores son de naturaleza deudora, es decir, deben tener saldo deudor y
disminuyen el importe de la cuenta 4060, ventas brutas. La suma de las cuentas 4060,
ventas brutas, 4061, devoluciones sobre ventas y 4062, descuentos sobre ventas,
representan las ventas netas.

Por tanto, las ventas netas integradas como sigue:

Ventas Netas $xxxxxxxx


Menos:
Devoluciones sobre ventas Xxxxxxx
Descuentos sobre ventas xxxxxxx
Ventas netas $xxxxxxxx$xxxx

En este método cada cuenta tiene operaciones homogéneas y, por lo tanto, se tiene una
información limpia (no mezclada) que permite al lector formarse un juicio bien
fundamentado.

El inventario final no ha sido considerado en ninguna de las cuentas tratadas anteriormente.


Al final del ejercicio o periodo en que se quiera determinar el costo de lo vendido será
necesario practicar un inventario físico para ser valuado a precio de compra (costo),
con el fin de determinar su monto.
Con el inventario final se tienen todos los elementos para determinar el costo de ventas,
aplicando el siguiente razonamiento:

Al inventario inicial se le agregan las compras netas y a esta suma se le resta el inventario
final, obteniéndose por diferencia el costo de lo vendido.

Para ilustrar lo anterior, a continuación se muestra la forma de determinar el costo de ventas


bajo este método:

Costo de ventas

Inventario inicial $xxxx


Más:
Compras: xxxx
Compras brutas $xxxx
Menos:
Devoluciones sobre compras ( xxxx)
Descuentos sobre compras ( xxxx)
Compras Netas xxxxxxx
Menos:
Inventario final xxxx
Costo de ventas $xxxx

Para determinar contablemente el costo de ventas se requiere abrir la cuenta 5065, costo de
ventas (del método analítico pormenorizado), la cual tendrá los siguientes movimientos:

5065 Costo de ventas

Abonos
Cargos
Transferencia del importe de las devoluciones
Transferencia del importe del inventario inicial
sobre compras
Transferencia del importe de las compras
Transferencia del importe de los descuentos sobre
brutas
compras
Transferencia del importe de los gastos sobre
Importe del inventario final de mercancías, el cual
compras
debe ser cargado , inventario de mercancías.

El saldo de la cuenta representa el costo de las mercancías vendidas determinadas bajo este
método.
Contablemente se registran: el inventario inicial, el asiento número 1 de los cargos, las
compras netas integradas números 2 de los cargos, 1 y 2 de los abonos, y el inventario final
asiento número 3 de los abonos.”[6]

Ventajas del sistema analítico.

Las principales ventajas del procedimiento analítico o pormenorizado son las siguientes:

1. En cualquier momento, se puede conocer el importe del inventario inicial, de las ventas,
de las compras, de los gastos de compra, de las devoluciones y rebajas sobre compras y
sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una
cuenta especial.
2. Se facilita la formación del estado de Pérdidas y Ganancias, debido a que se conoce por
separado el importe de cada uno de los conceptos con que se forma.
3. Mayor claridad en el registro de las operaciones de mercancías.

Conclusión

Éste sistema de registro de mercancías es bastante tedioso, por lo que ya vimos, se


abre una cuenta por concepto, lo que hace que además de tedioso sea muy complejo,
sin embargo es posible verificar la mercancía que se tiene en el almacén y saber con
exactitud las perdidas y las utilidades.

BIBLIOGRAFIA

 Begoña Prieto Moreno, Pablo Aguilar Conde, Alicia Santidrián Arroyo. Contabilidad de
costes y de gestión: un enfoque práctico. Delta Publicaciones, 2005.
 Notas de contabilidad orientada a los negocios, C.P. Lara Martínez Octavio Rolando
 Contabilidad básica. Joaquín Moreno Fernández. Compañía editorial continental.
Primera edición. México 2002.pag 135.

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