Tarifas Auto. Cree 2014 (Presentación)

PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE INDUCCION, REINDUCCION Y CAPACITACION
Proceso: GH-Gestión Humana Código: PGH-04 Versión: 01
1. 4OBJETIVO:
Establecer las directrices, políticas, requerimientos y pasos a cumplir para la realización de la
inducción, el entrenamiento, la reinducción al igual que por capacitación que le complemente los
conocimientos y competencias a los funcionarios de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL
TOLIMA, para asegurar y mantener su buen desempeño.
2. ALCANCE:
Aplica para todos los procesos que conforman el SGC de CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL
TOLIMA, sus líderes y funcionarios, ya sea por su vinculación o porque requieran mejorar o
mantener su conocimiento y/o dominio de un tema determinado o manejo de un equipo o sistema
de información específico o por el recibo de formación o capacitación que le refuerce o
complemente sus conocimientos y competencias.
Se inicia en la fase de planeación de las actividades para el proceso de inducción al nuevo
funcionario, el programa de reinducción, como también en las actividades para la construcción del
plan de capacitación de cada vigencia y de los planes de acción que desarrollan la estrategia
organizacional, pasando a la invitación a participar como es el caso de la capacitación hasta la
verificación del aprendizaje o competencias desarrolladas.
3. DESARROLLO
3.1. Base Legal
Contenida en el Normograma de la entidad (ver RGJ-04) proceso Gestión Humana.
3.2. Definiciones
Se detallan y explican en el numeral siguiente “generalidades”
3.3. Generalidades
A continuación se describen:
3.3.1. Inducción
Su objeto es la ambientación inicial al medio social y físico donde se trabaja. Se programa para
todo funcionario nuevo y como mínimo debe incluir:
o Inducción a la entidad
o Inducción al proceso en el que se desempeñará
o Inducción al puesto de trabajo
o Seguimiento y verificación del proceso
Su desarrollo por lo general en cuatro fases, así:
Aprobado 14 de enero de 2015 COPIA CONTROLADA

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La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC.
PROCEDIMIENTO
Fase I - Recepción e inducción general a la CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, a cargo

de la Secretaría Administrativa y Financiera y el funcionario a quien delegue el líder del proceso de
Gestión Humana
o Recibimiento y bienvenida
o Presentaciones de Líderes y Secretaría Administrativa y Financiera
o Información sobre CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA
o Información laboral y de salud ocupacional
o Información sobre proceso de inducción (Fechas, duración, responsables, seguimiento,
evaluaciones)
o Suministro de medios, equipos y elementos necesarios para su trabajo, protocolización de la
entrega del cargo cumpliendo con el procedimiento PGH- 06 Entrega de cargos
Fase II - Inducción al proceso en el que se desempeñará, a cargo del líder del proceso en donde
queda adscrito el nuevo funcionario
o Estructura y funcionamiento del proceso
o Descripción del proceso en el que participa y su responsabilidad en el mismo
Fase III - Inducción al puesto de trabajo, a cargo del líder del proceso y funcionario a quien este
delegue
o Denominación del cargo
o Deberes y responsabilidades, procedimientos, registros,
o Información física y digital propia del cargo
Fase IV - Verificación y Seguimiento de la inducción, a cargo líder del proceso
o Diligencia por parte del Nuevo funcionario
o Revisión y análisis
o Discusión con responsables del proceso de la inducción
o Ajustes y correctivos necesarios
o Verificación de los correctivos
Para la Contraloría Departamental del Tolima, se evidencia este proceso de inducción en el Formato
“RGH-03 Inducción”, en donde se detalla el componente general a cargo de los procesos que
transversalmente apoyan la gestión en la entidad y el componente especifico a cargo del líder del
proceso en el que entra a desempeñarse.
La Verificación de la Inducción, la realiza el líder del proceso en donde se encuentre el funcionario

que ha ingresado diligenciando el formato “RGH-07 Verificación Aprendizaje”, dentro del mes
siguiente al ingreso del funcionario, con base en el rendimiento y entendimiento del proceso
observado.

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PROCEDIMIENTO
3.3.2. Reinducción
En cumplimiento del artículo 64 de la Ley 190 de 1995 y del artículo 7 del Decreto Ley 1567 de
1998, se realiza actualización cada dos años a todos los funcionarios de la entidad, mediante la
debida estructuración del programa de Reinducción, que debe contener:
- Políticas institucionales
- Filosofía Institucional (misión, visión, valores, código de ética)
- Plan estratégico, ajustes y resultados
- Actualización normativa, de procedimientos y registros de la entidad
Requiere como mínimo:
- Definir una agenda para su desarrollo – cronograma de actividades
- Clasificar los participantes aprovechando y compartiendo conocimientos
El Programa de reinducción en su diseño, evaluación y seguimiento, es responsabilidad de quién
lidere el proceso de Gestión Humana en la entidad, en la ejecución se asigna al líder del proceso
según el componente a tratar o en dado caso con el concurso de todos los líderes de la entidad.
3.3.3. Capacitación
Se enfoca en la adquisición de conocimientos y habilidades de carácter técnico, por lo general
involucra procesos de recopilación de datos, análisis, síntesis y toma de decisiones. Busca estimular
la efectividad del desempeño de los trabajadores, al desarrollar capacidades específicas (curso de
ofimática o de aplicativos especiales, actualizaciones normativas, por ejemplo).
Los insumos para estructurar un programa de capacitación, en la Contraloría Departamental del
Tolima, son:
- Manual de funciones y competencias, que contiene la descripción de cargos y perfiles
- Los resultados de la evaluación del desempeño,
- El plan estratégico
- Directrices de la Alta Dirección
- Necesidades de mejora de competencias de los funcionarios, que hayan identificado los
líderes de los procesos.
- Influencias y cambios del entorno (normatividad, tecnología, comunicaciones, nuevos
métodos)
Teniendo en cuenta siempre la coherencia con el desarrollo y la cultura organizacional.
3.3.3.1. Medios para la capacitación

Se refiere a las técnicas, instrumentos y metodologías que coadyuvan al cumplimiento de las
actividades y objetivos de la capacitación. Dentro de los más se tienen:

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PROCEDIMIENTO
Conferencia - Permite llegar a una gran cantidad de personas y trasmitir un amplio contenido de
información o enseñanza. Se puede emplear como explicación preliminar antes de demostraciones
prácticas. Por ejemplo, es útil al impartir las medidas de seguridad, organización de planta, etc.
Manuales de Capacitación - u otros impresos, son diagramas que permiten la exposición repetida,
es útil la aplicación de secuencias largas o procedimientos complicados que no pueden retenerse
en una sola presentación. Pueden combinarse con conferencias y prácticas de tareas reales.
Videos - Puede sustituir a las conferencias o demostraciones formales, permite la máxima
utilización de instructores más capaces. Los cortes, empalmes o en la cámara lenta son útiles para
incidir en demostraciones de realidad. Ayudan a la comprensión de ideas abstractas y en la
modificación de actitudes. La grabación y proyección en videos de los colaboradores sujetos a
capacitación, son un medio muy eficaz, sobre todo cuando se trata de mejorar la calidad del
servicio.
Simuladores - Dan la posibilidad de participación y práctica repetida mediante la adquisición de
habilidades necesarias en el trabajo real, se usan también sustitutos del equipo real. Pueden aislar
y combinar las diferentes partes críticas o peligrosas del trabajo.
Realización Efectiva del Trabajo – aprendizaje mientras se trabaja, bajo la guía de un instructor, es
útil en la transmisión de habilidades, de experiencia ensayo y error. Su limitación es que no siempre
el buen colaborador es buen instructor. Puede durar pocos días o meses. En general, el período de
aprendizaje brinda preparación para una gran variedad de especialidades, cubriendo múltiples
actividades.
Discusión de Grupos e Interacción Social - Comprende el desarrollo de habilidades interpersonales
requeridas por tareas ejecutivas y de supervisión como vías de solución de problemas mediante
grupos de discusión, dirección de debates y contratos con personas para el manejo directivo de
problemas reales de supervisión. Se usa mayormente en Capacitación de directivos y ejecutivos.
Técnicas Grupales - ejercicios vivenciales, dinámicas grupales como los juegos de roles,
psicodramas, lluvias de ideas, y otros que pueden ser valiosos elementos para llevar a cabo la
capacitación de acuerdo a los objetivos planteados
3.4. Plan de Capacitación y Aprendizaje

Determina las principales necesidades y prioridades de capacitación de los colaboradores la
empresa, considerando si es por ingreso, por formación y desarrollo de habilidades de los ya
vinculados o refuerzo.
Para su estructura es preciso haber realizado antes el inventario de las capacidades actuales y
potenciales del recurso humano de la organización, con base en las siguientes consideraciones:
o Directrices de la Alta dirección
o Cambios Organizacionales
o Los requerimientos de las operaciones productivas y de apoyo de la entidad
o Condiciones normativas y legales que deben ser tomadas en cuenta (calidad, Ambientales)

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PROCEDIMIENTO
3.4.1. Pasos del plan de Capacitación

Para llevar a cabo el proceso de capacitación de los funcionarios de la CONTRALORÍA
DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, se deben tener en cuenta las siguientes etapas:
I. ETAPA DE DISEÑO Y ESTRUCTURACIÓN:
 Disponer la información relacionada con las necesidades de formación derivadas de la
aplicación de la evaluación de desempeño del personal.
 Determinar los procesos, las áreas del conocimiento y temas hacia los cuales se dirigirá la
capacitación
 Disponer de recursos económicos, que en la Contraloría Departamental del Tolima, como
mínimo corresponde a una parte del 2% del Presupuesto asignado para la vigencia, de
acuerdo a lo reglado en la Ley 1416 de 2010 en su artículo 4º.
 Consolidar el Plan de Capacitación (ver formato RGH-05 Plan de capacitación)
 Divulgar el Plan de Capacitación
 Hacer seguimiento (se registra en el plan de acción del proceso de Gestión Humana de la
vigencia)
Esta etapa incluye:
a) Análisis
 Descripciones y Requisitos de puestos de trabajo – Manual de Funciones y Competencias
 Inventario de RR. HH. y sus competencias - (ver RGH-01 Cumplimiento de Requisitos del
Candidato)
 Responder
o ¿QUÉ debe enseñarse?
o ¿QUIÉN debe aprender y/o enseñar?
o ¿CUÁNDO debe enseñarse?
o ¿DÓNDE debe enseñarse?
o ¿CÓMO debe enseñarse?
b) Diagnóstico de Necesidades
 Necesidades de refuerzo,
 Orientación,
 Desarrollo de habilidades y competencias, aptitudes
c) Planificación - debe determinar:
El plan de capacitación se formula con la participación de la Comisión de Personal, para lo cual
se determinan:
 Objetivos
 Beneficios

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PROCEDIMIENTO
 Personas a formar
 Métodos y Técnicas
 Responsabilidades y Responsables en el proceso
 Materiales, espacios, lugares, equipos, herramientas y medios necesarios para el proceso
 Fechas y términos de duración
 Seguimiento y evaluación
 Disponibilidad de recursos económicos
 Disposición y capacidades del personal
 Estrategias para motivar el aprendizaje:
o Utilizar el refuerzo positivo
o Eliminar amenazas y castigos
o Ser flexible
o Diseñar una instrucción interesante
o Eliminar obstáculos físicos y psicológicos de aprendizaje
 Adopción por acto administrativo, luego de aprobado por la Alta Dirección
 Socialización y Publicación
Nota: no incluir en los ajustes del plan de capacitación de cada vigencia las actividades de
charlas y conferencias esporádicas y que no se relacionen directamente con la misión de la
entidad y el plan estratégico.
II. ETAPA DE EJECUCION

 Contratar a entidades y formadores
 Solicitar apoyo a otras entidades de capacitación públicas y/o privadas
 Convocar y notificar a los funcionarios que asistirán al evento de capacitación
 Controlar la asistencia al evento
 Recibir los certificados de asistencia, cuando aplique (Diplomas, etc.)
Para evidenciar las actividades de ésta etapa se diligencian el formato “RGH-06 Confirmación
Invitación - Asistencia”,
Se remite al correo institucional cuando se emite la invitación y ser imprime y registra asistencia
cuando se realiza el evento.
a) Ejecución del plan
 Transmisión de conocimientos
 Desarrollo de habilidades (tarea, métodos y tecnología)
 Desarrollo o modificación de Actitudes (tarea, ambiente, personas, métodos y organización)

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PROCEDIMIENTO
 Desarrollo de Conceptos (abstracción de ideas y pensamientos)
III. ETAPA DE VERIFICACIÓN

 Evaluar el evento por parte de los asistentes
Se hace evaluación de los eventos de capacitación cuando se realicen dentro de las
instalaciones de la entidad y sean contratados con el cumplimiento legal para la adquisición
de servicios.
 Evaluar el cumplimiento y eficacia de la capacitación, para lo cual se define que sólo serán
evaluados los cursos que sean iguales o superiores a las 40 horas académicas,
diligenciando el formato “RGH-07 Verificación Aprendizaje”.
a) Evaluación y control de los resultados - determinando:

En resultados en Tareas, Métodos y Operaciones ( productividad, calidad de productos y
servicios, atención al cliente, mejora continua procesos)
 Modificaciones logradas
 Relación resultados y objetivos trazados
 Efectividad de Métodos y Técnicas empleadas
 Cumplimiento del Plan estructurado
 Idoneidad entrenadores-capacitadores
 Dificultades y ajustes
 Niveles a evaluar:
o Organizacional (imagen, clima, innovación)
o Admón. RR. HH.(ambiente, personas –rotación, ausentismo, accidentes,
competencias, actitudes, comportamientos, pensamiento –)
o Tareas, Métodos y Operaciones (productividad, calidad de productos y servicios,
atención al cliente, mejora continua procesos
b) Retroalimentación sobre lo ejecutado - Considerando:

 Reacciones
 Aprendizaje
 Comportamientos
 Resultados
3.5. Lineamientos Generales

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PROCEDIMIENTO
- La estructuración del plan de inducción, al igual que del de reinducción, de capacitación,

que incluye adiestramiento, entrenamiento – reentrenamiento y capacitación, es
responsabilidad de gestión humana.
- Es responsabilidad de los líderes de los procesos, orientar, participar y hacer seguimiento al
proceso de inducción, reinducción, entrenamiento, re-entrenamiento y adiestramiento del
personal a su cargo.
- Con relación a la capacitación, igualmente los líderes deben hacer seguimiento y evaluación
de la aplicación de lo aprendido por el funcionario.
- Las evaluaciones de seguimiento del aprendizaje, se realiza mínimo pasado un mes de
realizado el proceso y máximo tres meses
- Se realiza verificación del aprendizaje de los funcionarios que asistieren a cursos que
tengan una intensidad horaria igual o superior a 40 horas académicas.
- Se evaluará la realización del evento cuando sea en las instalaciones de la entidad y
contratadas con el cumplimiento del requisitos para adquisición de servicios
- En aplicación del literal g del artículo 6 del Decreto 1567 de 1998, los empleados de carrera
tienen prelación para la asignación de recursos de capacitación, quienes se encuentren en
provisionalidad solo tienen acceso a los programas de inducción y entrenamiento en el
puesto de trabajo.
3.6. Responsabilidades
Con relación a la gestión del presupuesto en la Contraloría Departamental del Tolima, la
responsabilidad se describe así:
a. Contralor(a): como ordenador del gasto, la responsabilidad básica y principal es la de
- Impartir las directrices relacionadas con la reinducción, formación y capacitación para los
funcionarios de la Entidad
- Aprobar el plan de reinducción que se realiza cada dos años
- Aprobar el plan de capacitación
- Firmar las solicitudes de disponibilidad presupuestal destinadas a capacitación
b. Líderes de Procesos
- Reportar las necesidades que identifica de entrenamiento, formación y capacitación para su
equipo de trabajo
- Disponer del tiempo necesario para la realización de la inducción, de la reinducción, la
formación el entrenamiento y la capacitación que se programe
- Realizar las actividades asignadas para ejecutar el plan de reinducción, de acuerdo al
componente relacionado con el proceso que lidere.
- Realizar la verificación del aprendizaje de los funcionarios de su proceso tanto por la
inducción como por la capacitación, según los lineamientos dados en este procedimiento.

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PROCEDIMIENTO
c. El líder del proceso de Gestión Humana, debe responder por:

- El análisis y actualización de la normatividad aplicable para inducción, reinducción,
formación, entrenamiento y capacitación para los funcionarios públicos
- Realizar el diseño general del programa de inducción “RGH-03 Inducción”
- Realizar diseño, evaluación y seguimiento del programa de reinducción
- Instruir al personal del proceso de gestión humana para:
o cumplir con la ejecución, el ajuste y análisis del cumplimiento del plan de
capacitación
o programar y cumplir el plan de inducción al ingreso de un nuevo funcionario
o diseñar el programa de reinducción, evaluación y seguimiento
- Convocar a la comisión de personal para construir el plan de capacitación
- Consolidar el plan de capacitación de cada vigencia
- Socializar y publicar en cada vigencia el plan de capacitación y de reinducción cuando lo
haya.
- Coordinar las actividades de logística para la realización de los eventos de los planes de
capacitación y de reinducción
d. Funcionarios Asignados a Gestión Humana,

Apoyar al Líder del proceso de Gestión Humana, en:
- La validación del cumplimiento de los Requisitos de los funcionarios, diligenciando el
formato “RGH-01 Validación Cumplimiento de Requisitos Candidato”
- Construcción del programa de Inducción, diligenciando el formato “RGH-03 Inducción”
- Identificación de necesidades de capacitación
- Construcción del plan de Capacitación, diligenciando el formato “RGH-05 Plan de
Capacitación”
- En la ejecución del Plan de Capacitación:
o Apoyar y ejecutar actividades de logística para la realización de los eventos de
capacitación y reinducción
o Diligenciar y comunicar las invitaciones a los funcionarios a capacitaciones y a la
reinducción, con la diligencia del formato “RGH-06 Confirmación invitación-asistencia”,
ya sea que se realizan dentro de las instalaciones de la entidad o fuera de ésta.
o Diligenciar y tomar la asistencia a las capacitaciones y jornadas del plan de reinducción
que se realicen dentro y fuera de la entidad, diligenciando el formato “RGH-06
Confirmación invitación-asistencia”

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PROCEDIMIENTO
- Revisar y apoyar a los líderes de los procesos en la verificación del aprendizaje tanto por
capacitación como por inducción
- Llevar y mantener el archivo de las evidencias de las actividades de capacitación, inducción
y reinducción, como también de validación del cumplimiento de requisitos.
- Consolidar información y datos para los informes y construcción de indicadores del proceso
de Gestión Humana.
4. DESCICPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

4.1. Inducción
DOCUMENTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
Estructurar el programa de inducción al nuevo funcionario,
teniendo en cuenta el proceso al que ingresa y las
1. generalidades que se le deben comunicar Líder proceso de Gestión
Diligenciando horarios de su realización, nombres de Humana
líderes y funcionarios que le atenderán Funcionarios Asignados
2. Realizar la primera parte del programa de inducción RGH-03
Inducción
Prof. Inventarios –
Almacén
Acta de recibo
Prof. Gestión Tics
del puesto de
Secretario General
3. Entrega del Puesto de Trabajo trabajo y de la
Secretario Administrativo
información
y Financiero
física y digital
Líder del proceso al que
llega
llega
4. Realizar inducción especifica al cargo
Y funcionarios que
asigne
RGH-07
llega
5. Verificar el aprendizaje del proceso de inducción Verificación
Secretario Administrativo
Aprendizaje
y Financiero
Encargado del tema a RGH-03
6. Retroalimentar al funcionario en caso de ser necesario
reforzar Inducción
4.2. Reinducción
DOCUMENTO
REFERENCIA
Comunicar al proceso de Gestión Humana la necesidad de Documentos y
Alta Dirección
1. actualización a los funcionarios por los cambios en los formatos que
Líderes de los procesos
métodos, procedimientos y registros se requieran

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PROCEDIMIENTO
DOCUMENTO
REFERENCIA
Identificar los aspectos que generan la actualización a los para evidenciar
2.
funcionarios para el diseño el plan y su
Líder proceso de Gestión
ejecución
3. Diseñar el programa de reinducción Humana
Funcionarios Asignados
Comunicar a líderes de los procesos el componente que
4.
les corresponde instruir
Líderes de los procesos
5. Ejecutar el programa o plan de reinducción
Funcionarios asignados
6. Verificar que se ejecutó el plan o programa de reinducción Humana
4.3. Formación y Capacitación

DOCUMENTO
REFERENCIA
Comunicar al proceso de Gestión Humana la necesidad de RGH-04
formación y capacitación para los funcionarios, en virtud al Alta Dirección solicitud
1.
plan de acción para cada vigencia y en el transcurso del Líderes de los procesos formación y
año según nuevas necesidades que identifiquen aprendizaje
Analizar y consolidar las necesidades presentadas por los
2. Líder proceso de Gestión
líderes
Convocar a la comisión de personal para construir el Plan Humana
3. Funcionarios Asignados
de Capacitación
Comisión de Personal RGH-05 Plan de
4. Presentar a la Alta Dirección
Capacitación
5. Aprobar y adoptar por acto Administrativo Contralor (a)
6. Socializar y Publicar Humana
Funcionarios Asignados
RGH-05 Plan de
Líder proceso de Gestión Capacitación
Humana RGH-06
7. Ejecutar el plan de Capacitación
Funcionarios Asignados Confirmación
Líderes de los procesos invitación-
asistencia
RGH-07
Evaluar las capacitaciones que sean iguales o superiores Líderes de Procesos
8. Verificación
a 40 horas
Aprendizaje
Plan de Acción
9. Verificar que se ejecutó el plan de capacitación
de GH
Ajustar según nuevas necesidades o por cambios Líder proceso de Gestión RGH-05 Plan de
10.
organizacionales o normativos Humana Capacitación
Funcionarios Asignados RGH- 08
Evaluar el evento de la capacitación realizada dentro de
11. FEvaluación de
las instalaciones de la entidad
Eventos

Página 11 de 12
PROCEDIMIENTO
DOCUMENTO
REFERENCIA
12. Elaborar informes de la ejecución y analizar indicadores Plan de Acción

Informe de
Gestión
13. Rendir informes AGR Formatos de
AGR

Página 12 de 12

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GESTIÓN DE INDUCCION, REINDUCCION Y CAPACITACION

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Fase I - Recepción e inducción general a la CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, a cargo

La Verificación de la Inducción, la realiza el líder del proceso en donde se encuentre el funcionario

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3.3.3.1. Medios para la capacitación

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3.4. Plan de Capacitación y Aprendizaje

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3.4.1. Pasos del plan de Capacitación

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II. ETAPA DE EJECUCION

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 Desarrollo de Conceptos (abstracción de ideas y pensamientos)

III. ETAPA DE VERIFICACIÓN

a) Evaluación y control de los resultados - determinando:

b) Retroalimentación sobre lo ejecutado - Considerando:

3.5. Lineamientos Generales

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- La estructuración del plan de inducción, al igual que del de reinducción, de capacitación,

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c. El líder del proceso de Gestión Humana, debe responder por:

d. Funcionarios Asignados a Gestión Humana,

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Proceso: GH-Gestión Humana Código: PGH-04 Versión: 01

4. DESCICPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

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4.3. Formación y Capacitación

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Proceso: GH-Gestión Humana Código: PGH-04 Versión: 01

12. Elaborar informes de la ejecución y analizar indicadores Plan de Acción

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