TAREA VIRTUAL 01

ALESSANDRO CHÁVEZ ULFE

Universidad San Ignacio del Oyola

Facultad de Ingeniería
Ingeniería Empresarial y de Sistemas
Ingeniería de Procesos de Sistemas
Profesor: Gener Zambrano
2018
CAPÍTULO I. DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 Descripción general de la organización

Norton E.I. es una empresa de construcción, con más de 25 años de experiencia

en construcción de todo tipo de edificios industriales, como:

• Fábricas y Oficinas
• Naves Logísticas
• Almacenamiento de Mercancía General
• Naves de Almacenamiento de Graneles
• Instalaciones Deportivas
• Estructuras para Instalaciones Industriales
• Superficies Comerciales

Norton E.I. tiene presencia en España, Perú y Colombia, y ha ejecutado proyectos

en más de 15 países, entre América, Europa, el Medio Oriente y África.

1.2 Misión y visión de la organización

Misión: “Diseñamos y construimos edificios de uso industrial con un proyecto

ajustado a las necesidades presentes y futuras con los más altos estándares de
calidad, con la menor inversión y con el mayor valor de reventa. Inspiramos a
nuestros colaboradores a capacitarse constantemente y convertimos en aliados
estratégicos a nuestros proveedores”.

Visión: “Ser la empresa referente número uno en la construcción de edificios

industriales en el Perú, contando con los profesionales y proveedores más
capacitados y comprometidos”.

1.3 Productos y/o servicios

Construcción de Edificios Industriales en modalidad EPC (Llave en mano):

Desde el primer momento Norton se adapta a las necesidades de sus clientes, con
soluciones personalizadas en búsqueda de la optimización técnica y económica con
el objetivo de satisfacer las necesidades operativas del cliente con la menor
inversión posible y la máxima calidad. Asesoramos al cliente para que su edificio
tenga menores costos operativos y el máximo valor al momento de la desinversión,
buscando la adaptabilidad para otros usos futuros del edificio.
Garantizamos desde la adjudicación de los trabajos que el precio y plazo pactados
serán cumplidos con nuestra modalidad “Precio Máximo Garantizado”.

Fabricación y montaje de estructuras metálicas, cubiertas y fachadas:

Norton diseña, fabrica, suministra y monta estructuras metálicas adaptadas a las
necesidades específicas de cada cliente.
Los sistemas estructurales Norton son totalmente empernados, lo que evita
soldaduras en obra y permite un montaje rápido y eficaz.
Soluciones estándar para estructuras adaptables a los requerimientos operativos y
 arquitectónicos. Sistemas de fabricación altamente automatizados garantizando la
calidad en la fabricación y el cumplimiento de los plazos de entrega acordados.

1.4 Estructura orgánica (áreas)

GERENCIA
GENERAL

ADMINISTRACION

COSTOS Y
COMERCIAL INGENIERIA OPERACIONES
PRESUPUESTOS

1.5 Funciones del área o áreas afectadas por el problema

El área con problemas es el Área de Administración y sus funciones son las

siguientes:
• Contabilizar las facturas emitidas.
• Contabilizar las facturas recibidas.
• Cobrar a los clientes.
• Pagar a los proveedores.
• Pagar planilla.

CAPÍTULO II. DEFINICIÓN DEL PROYECTO.

2.1 Descripción de la situación problemática

La empresa no cuenta con procesos definidos para sus pagos, esto causa retrasos
en los pagos a los proveedores e impuestos, duplicidad en los registros de los
pagos, además de no contar con reportes sólidos sobre los pagos a los
proveedores, el efecto de estos retrasos en los pagos causa un malestar en los
proveedores, los cuales al no recibir su pago retienen los envíos de materiales e
insumos a las obras.

2.2 Definición del problema

El problema se encuentra en la falta de procesos claros y en el desconocimiento de

los involucrados de cuáles son los pasos necesarios para ejecutar el pago a los
proveedores, creando malestar tanto en los proveedores como en los mismos
involucrados.
2.3 Matriz de involucrados (pueden utilizar la plantilla del ejemplo publicado)

INVOLUCRADOS PROBLEMÁTICA INTERESES RECURSOS

Entrega puntual
de factura con
Proveedores Pagos a destiempo Pagos a tiempo
sustento en
oficina principal
Ordenar y
Desconocimiento de Reportes
documentar
los pagos realizados actualizados y
procesos de
a los proveedores sólidos de pagos
pagos
Desconocimiento de realizados a
Administrador Inducción a
saldos por pagar proveedores, de
todas las áreas
Desconocimiento de saldos por pagar y
sobre los
los fondos de de saldos de fondos
procesos de
garantía de garantía
pago
Respetar
Proveedores
Proveedores procesos de
satisfechos
insatisfechos pago
Personal de convertidos en
Demora en la Cumplir los
operaciones socios estratégicos
entrega de tiempos de
Entrega a tiempo de
productos y servicios aprobación
productos y servicios
según procesos
Adoptar los
Al no tener la
Información Just in nuevos procesos
información sólida
Gerencia General Time para la toma de pago y velar
no puede tomar
de decisiones por su
decisiones
cumplimiento
Obra entregada a
Clientes Retraso en la obra Ninguno
tiempo

2.4 Justificación y/o Importancia

Gracias a este procedimiento se controlará que las facturas sean pagadas a tiempo
y que no se registren facturas sin sustento, el pago puntual de las facturas a los
proveedores generará una alianza con los mismos volviéndolos socios estratégicos
de la empresa. Se tendrán los sustentos necesarios para cobrar las facturas
emitidas a los clientes evitando que estas regresen por estar mal emitidas o por no
tener el sustento necesario. También se logrará que las planillas sean pagadas a
tiempo y que no existan errores en los cálculos de las horas.

2.5 Objetivos del proyecto:

2.5.1 Objetivo general

Pagar a los proveedores a tiempo logrando que se conviertan en socios
estratégicos de la empresa.
 2.5.2 Objetivos específicos
Ordenar los pagos
Ordenar los cobros
Pagar facturas a tiempo.
Cobrar facturas a tiempo.
Pagar planillas a tiempo.

2.6 Alcance del proyecto

Este proyecto involucra el Área de Administración y el Área Operativa ya que estos
controlan los sustentos de facturas de pagar como los sustentos de facturas por
cobrar.

Capítulo III. Arquitectura de Procesos

3.1 Matriz de la cadena de valor

CADENA DE VALOR

COMPRAS O ABASTECIMIENTO
Actividades de Soporte

Compra de insumos, Compra de materiales, Alquiler de camionetas, Alquiler de residencias

DESARROLLO TECNOLOGICO
Estudio de suelo, Telecomunicaciones, Investigación de mercado

RECURSOS HUMANOS
Reclutamiento, capacitación, Remuneraciones, Contrataciones, Clima laboral

Margen
INFRAESTRUCTURA EMPRESARIAL
Administración, Finanzas, Asuntos legales, Planeamiento, Costos y Presupuestos internos

LOGISTICA INTERNA OPERACIONES LOGISTICA EXTERNA MARKETING Y VENTAS SERVICIOS POST VENTA
Actividades Primarias

Recepción y Costos y presupuestos Control de Inventarios Presentación de propuestas Seguimiento del cliente

almacenamiento transitorio del proyecto Almacenamiento de Campañas Garantías

Transporte a Obra Fabricación de paneles materiales en almacenes
Recepción en Obra Montaje de paneles del proveedor
Almacenamiento Recubierta de paneles
Control de Inventarios

3.2 Mapa de procesos (agrupado por tipo de proceso)

3.3 Ficha técnica de proceso identificado en el punto 3.2 (mínimo 2)

Código PC06
FICHA TECNICA DE PROCESO
Ver 1
Fecha de elaboración: Fecha de aprobación: Fecha de entrada en vigor:
28/06/2018 30/06/18 01/08/2018
Nombre del proceso Registro de facturas
El asistente administrativo deberá revisar que los
Definición sustentos de la factura de encuentren completos y
procederá a registrar la factura en un cuadro en Excel.
Responsable / propietario Administrador / Asistente Administrativo
Objetivo Agregar la factura al registro de facturas
Destinatario Proveedor
El proceso inicia con la recepción de las facturas en
físico y los sustentos para su pago. El proceso termina
Inicio/Fin cuando los datos de la factura son agregados al
registro de facturas, la factura en físico y sus sustentos
son archivados y se genera una Orden de Pago.
Facturas, sustentos de facturas (Orden de Compra,
Entradas Orden de Servicio, Valorización, Guía de Remisión,
Certificado de Conformidad, etc.)
Salidas Registro de facturas, Orden de Pago
Tiempo entre la entrega de la factura y el registro de la
Indicadores
misma.
Variables de control Tiempo máximo de registro de una factura.
Facturas, sustentos de facturas (Orden de Compra,
Registros Orden de Servicio, Valorización, Guía de Remisión,
Certificado de Conformidad, etc.)
Documentos / Procedimientos PC06. Registro de facturas

Código PC07
FICHA TECNICA DE PROCESO
Ver 1
Fecha de elaboración: Fecha de aprobación: Fecha de entrada en vigor:
28/06/2018 30/06/18 01/08/2018
Nombre del proceso Pago de facturas
El asistente administrativo deberá revisar la
Definición programación de pagos y pagará las facturas
programadas para esa semana.
Responsable / propietario Administrador / Asistente Administrativo
Objetivo Pagar las facturas de los proveedores
Destinatario Proveedor
El proceso inicia con la verificación de la programación
Inicio/Fin de pagos. El proceso termina con el registro de los
voucher de pago al registro de facturas.
Entradas Orden de Pago
Salidas Comprobantes de pago, Informe de pagos
Diferencia de tiempo entre la fecha programada de
Indicadores
pago de la factura y la fecha del pago de la misma.
Variables de control Tiempo máximo de pago de facturas.
Registros Informe de pagos
Documentos / Procedimientos PC07. Pago de facturas