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FICHA TECNICA
OFERTA PÚBLICA
OPC 137-2012
Realizar la contratación de una solución integral para el Fondo Emprender de los servicios de:
hosting dedicado para el sistema de información con acceso a Internet, desarrollo de software para
la modernización del sistema de información, diseño del portal web, mesa de ayuda e
implementación de una solución de inteligencia de negocios.
Fonade está interesado en contratar los servicios de Hosting dedicado para el Fondo Emprender
en un Data center como mínimo categoría TIER 2 o superior que garantice los niveles de
seguridad, operación y acuerdos de niveles de servicio solicitados, garantizando la protección de la
información almacenada y la disponibilidad permanente del servicio mediante un soporte técnico
de mesa de ayuda al usuario final del aplicativo, asegurándose de entregar en producción el
sistema de información actual con el que cuenta el Fondo Emprender, lo cual incluye bases de
datos y demás componentes de software que sean requeridos y cumplan con especificaciones
técnicas y funcionales requeridas en el presente documento. Se debe asegurar la operación total e
integral de las funcionalidades del sistema de información y alojarlo en la infraestructura
tecnológica del Data center.
Teniendo en cuenta que el Fondo Emprender requiere implementar nuevas funcionalidades para
llevar a cabo su objeto y optimizar, ampliar y modernizar las funcionalidades existentes, se
requiere realizar desarrollos de software aplicados al sistema de información que garantice todo el
ciclo de vida de desarrollo de software incluyendo su implementación y puesta en producción sin
que se altere el normal funcionamiento del sistema de información y sus componentes asociados.
Adicionalmente se debe entregar con detalle la documentación, manuales del desarrollo, código
fuente, casos de uso y realizar la capacitación a los usuarios que requiera FONADE.
Por otra parte se requiere prestar el servicio de diseño, estructuración y puesta en marcha de la
página web del Fondo emprender teniendo en cuenta las especificaciones contenidas en el
presente documento e implementar e integrar al sistema de información una solución de
inteligencia de negocios asociada a las distintas fuentes de información que requiera analizar el
Fondo Emprender bajo las reglas de negocio que el Fondo Emprender requiera desarrollar e
implementar.
Complementariamente, se requiere el servicio de mesa de ayuda para los distintos usuarios del
Fondo Emprender, la cual debe incluir el soporte técnico a la infraestructura tecnológica (hardware,
software, seguridad, almacenamiento entre otras) en distintos niveles que permita de forma
permanente y controlada garantizar el servicio que se presta a los usuarios.
Siempre y cuando se requiera realizar el cambio del proveedor de servicios, se debe garantizar la
migración a un nuevo proveedor y la puesta en marcha de la totalidad de las funcionalidades y
servicios asociados de la solución contratada.
Tres (3) días hábiles la firma del acta de inicio, el contratista debe presentar en detalle la
metodología, cronograma, equipo de trabajo, software y hardware con las que se cumplen las
condiciones para proveer la solución contratada que se registran en el presente documento.
El contratista debe garantizar que dispone para la solución contratada con la totalidad de las
licencias de software requeridas para llevar la ejecución del contrato suscrito con FONADE. Lo
anterior debe incluir la totalidad de herramientas y componentes de software que se utilicen
durante la vigencia del contrato, incluso las necesarias para las labores de desarrollo de software.
Todos los derechos comerciales de autor de los estudios, informes, gráficos, programas de
computación y cualquier otro material preparado y entregado por el Contratista son de propiedad
del SENA, una vez se celebren y legalice el contrato entre FONADE y el Contratista, el Contratista
se obliga a realizar los trámites y gestiones que sean necesarias ante entidades debidamente
autorizadas y competentes en Colombia para ser registradas y transferidas en propiedad al
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA.
El sistema de información del Fondo Emprender, fue diseñado por el SENA y FONADE para el
manejo y seguimiento de proyectos productivos que apoyen el emprendimiento y permitan la
formulación, evaluación y seguimiento a la ejecución de los recursos de capital semilla.
Este aplicativo del Fondo Emprender, en sus perfiles principales se puede observar
funcionalmente en el anexo 1, ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN - “Matriz
funcional del Fondo Emprender”, se estructuró y se generó como un desarrollo a la medida y
configurado bajo perfiles de usuario que ingresan a una base de datos centralizada, bajo el
principio de seguimiento de un proyecto en sus etapas de formulación, evaluación y seguimiento y
la trazabilidad de los desembolsos realizados por la fiduciaria a cada emprendedor.
Para la cobertura nacional el Fondo Emprender, se dispuso desde su lanzamiento una plataforma
web en un hosting dedicado, el cual ha sido utilizado en todo el territorio nacional mediante la
inscripción de unidades de emprendimiento, asesores, emprendedores y proyectos, los cuales
reportan una estadística de uso que se ilustra, de igual manera, en el anexo 1 de estas
condiciones técnicas.
De la estructura actual que soporta el sistema de información del Fondo Emprender se especifican
las condiciones y características de los servidores que soportan el funcionamiento y la
disponibilidad del servicio actual del aplicativo del Fondo Emprender.
La ejecución del contrato permitirá a FONADE contar con una solución integral bajo los acuerdo de
niveles de servicio que se registran en el presente documento que garantice a la entidad la
obtención de un servicio continuo para la formulación, evaluación y seguimiento de planes de
negocio que se presenten en el programa de capital semilla “Fondo Emprender.
El servicio de Hosting Dedicado debe ser prestado en un Data Center de categoría mínima TIER 2
o superior que incluya el hospedaje y operación del sistema de información y del portal web,
infraestructura tecnológica necesaria (computo, telecomunicaciones, seguridad, almacenamiento,
entre otras), herramientas de software e infraestructura tecnológica para el desarrollo de software
(en ambiente de producción y de pruebas), los servicios de telecomunicaciones y de conectividad
a Internet, equipos servidores para Data Centers, los elementos de seguridad informática,
tecnología de almacenamiento de información, la mesa de ayuda, los componentes de auditoría,
entre otros servicios.
La infraestructura antes mencionada será verificada por parte del FONADE, a través del
supervisor del contrato en un lapso no superior a los cinco (5) días siguientes a la firma del
acta de inicio.
El supervisor del contrato, deberá poder evidenciar en forma física las condiciones que en el
presente documento se manifiestan. En caso que el Data center se encuentre por fuera del País,
el Contratista se obliga a presentar las evidencias que requiera el supervisor para demostrar el
cumplimiento de las especificaciones técnicas registradas en el presente documento que se
precisan como mínimos exigibles.
El Contratista debe presentar en documento escrito firmado por el representante legal del Data
Center, 3 días después de suscrito el contrato, en donde se pueda demostrar que cumple con las
mejores prácticas en operación de Data Centers de alta disponibilidad, que cumple con las
características para un Data Center TIER 2 o superior según el estándar ANSI/TIA-942-2005 o en
la versión vigente, incluyendo sus estándares y recomendaciones anexas y complementarias y que
El servicio debe incluir los servidores o plataforma de procesamiento con sus correspondiente
licenciamiento de los motores de las bases de datos, sistemas operativos, herramientas para
desarrollo de software, administración y gestión de la infraestructura de red y de
telecomunicaciones, administración y gestión de la mesa de ayuda, y demás software requerido
para la operación del Sistema de Información del Fondo Emprender.
De igual manera, el servicio debe proveer una solución integral de copia de seguridad de la
información del sistema de información del Fondo Emprender que incluye respaldos de toda la
infraestructura de servidores asociada al la solución contratada. La frecuencia de las copias de
seguridad debe realizarse de la siguiente manera:
Diaria de forma incremental.
Semanales completa.
Mensuales completa.
Las copias de seguridad deberán guardarse en un medio externo NAS-SAN que no sean los
servidores de producción ni de pruebas. El Contratista debe garantizar, mediante realización de
pruebas programadas, que la información puede ser restaurada.
La totalidad de las políticas de copias de seguridad a seguir debe ser informado por el Contratista
a FONADE mediante comunicación escrita. El supervisor del Contrato aprobará dichas políticas.
En caso de contingencia en la prestación del Servicio del Hosting Dedicado, el Contratista deberá
implementar un mecanismo que permita que en menos de 24 horas de haberse declarado la
contingencia, el servicio estará completamente operativo y con todas sus funcionalidades.
La solución ofrecida para el Data Center principal debe incluir como mínimo los siguientes
componentes:
Con el fin de garantizar la continuidad del negocio el oferente se obliga a cumplir con las
condiciones del Data Center en el cual prestará el servicio de hosting dedicado. El Representante
legal del Data Center debe presentar documento firmado que registre con precisión que cumple
con las condiciones para un Data center TIER 2 o superior según el estándar ANSI/TIA-942-2005 o
en la versión vigente, incluyendo sus estándares y recomendaciones anexas y complementarias.
El documento debe ser presentado 3 días hábiles después de haber sido suscrito el contrato.
En caso que el Data Center no sea de propiedad del contratista, éste deberá anexar un
preacuerdo con el propietario del Data Center, especificando que cumple con las condiciones para
un Data center TIER 2 o superior según el estándar ANSI/TIA-942-2005 o en la versión vigente,
incluyendo sus estándares y recomendaciones anexas y complementarias
El contratista debe garantizar que la infraestructura física cumple como mínimo con las siguientes
condiciones:
1) El Contratista debe contar con las instalaciones físicas de un Data Center en el cual pueda
tener acceso remoto y físico al mismo 7x24x365 días.
2) El Contratista debe describir detalladamente la ubicación física del Data Center ofrecido,
estableciendo la dedicación o el medio de establecer la exclusividad en el uso de la
infraestructura mínima dedicada al hosting del Fondo Emprender.
3) El Contratista debe describir detalladamente el área disponible para soportar los equipos de
hardware necesarios para el servicio del Data center ofrecido.
4) El Contratista debe anexar documento que permita demostrar que el Data Center en donde
estará instalado el Servicio de Hosting Dedicado cuenta con controles de acceso físico y
biométrico, con personal de seguridad calificado y disponible 7x24x365.
6) El Contratista debe anexar documento que permita demostrar que el Data Center donde estará
instalado el Servicio de Hosting Dedicado cuenta con controles de acceso biométrico que
permitan configurar perfiles, horarios, zonas o lugares de acceso y que permitan obtener los
registros históricos de acceso de los usuarios.
7) El Contratista debe anexar documento que permita demostrar que el Data Center ofrecido
cuenta con un sistema de prevención, detección y extinción de incendios.
8) El Contratista debe anexar documento que permita demostrar que el Data Center donde estará
instalado el Servicio de Hosting Dedicado se encuentra aislado y protegido ante el riesgo de
inundación y filtraciones de agua.
9) El Contratista debe anexar documento que permita demostrar que el Data Center ofrecido tiene
implementados controles para minimizar el riesgo de amenazas externas, peligros del entorno
y accesos no autorizados.
10) El Contratista debe anexar documento que permita demostrar que el Data Center ofrecido
cuenta con un sistema de aire acondicionado de precisión que garantice el control de
temperatura para un correcto funcionamiento de los equipos.
11) El Contratista debe anexar documento que permita demostrar que el Data Center ofrecido
cuenta con un sistema de monitoreo de las condiciones ambientales (temperatura y humedad)
y que genere alertas en condiciones no deseadas.
El contratista debe garantizar que la infraestructura eléctrica cumple como mínimo con las
siguientes condiciones:
1) El Contratista debe anexar documento que permita demostrar que el Data Center ofrecido
cuenta con un sistema de protección para las fuentes de energía entrantes y las líneas de
comunicación contra cualquier tipo de alteración del suministro de energía eléctrica
inducidas por fenómenos naturales y/o agentes externos o provocados por personas. Ver
anexo 2 y estadísticas del anexo 1, como referencia del mínimo solicitado.
2) El Contratista debe garantizar, anexando documento escrito que permita demostrar que el
Data Center ofrecido cuenta con un sistema eléctrico normalizado de alta calidad y
disponibilidad y que garantice la no interrupción del fluido eléctrico.
3) El Contratista debe anexar documento que permita demostrar que el Data Center ofrecido
cuenta con un sistema de corriente regulada y controlada con acometidas eléctricas
balanceadas y provisión de tomas eléctricas redundantes necesarias para los equipos que
se implementen en la instalación del servicio.
3) El contratista debe ofrecer una solución de respaldo que permita restaurar la información
producida antes y durante la ejecución del contrato, de tal manera que permita dar
continuidad al servicio ante eventos de contingencia.
1) El Contratista debe contar con el licenciamiento de los motores de las bases de datos,
sistemas operativos, herramientas para desarrollo de software, administración y gestión de
la infraestructura de red y de telecomunicaciones, administración y gestión de la mesa de
ayuda, y demás software requerido para la operación del Sistema de Información del Fondo
Emprender.
2) El Contratista debe realizar la instalación del Sistema de Información del Fondo Emprender
(instalación, modernización, administración, soporte, mantenimiento y ajustes de los
sistemas operativos, motores de bases de datos y aplicaciones de software requeridos) en
los servidores del Data Center, ofrecidos para tal fin.
La seguridad de la infraestructura del Hosting Dedicado del Data Center ofertado para
FONADE – Fondo Emprender, hacia Internet debe ser administrada y controlada
sistémicamente mediante equipos de Firewall físicos, tecnología de detección y monitoreo
contra intrusos y antivirus.
Las instalaciones del Data Center debe contar con sistemas de seguridad y características
de manejo: Seguridad (Sistemas de autenticación biométricos, servicio de celaduría
24x7x365, video - vigilancia 24x7x365 días), detección y extinción de incendios mediante
agentes limpios, Pisos falsos y control de humedad y temperatura.
El Contratista debe proveer un área técnica con capacidad para que su personal lleve a
cabo las labores de administración, monitoreo, gestión y operación de Servidores, Bases de
Datos, Redes y Comunicaciones, situado dentro o fuera del Data Center. En caso de estar
ubicado fuera del Data Center, el contratista debe suministrar un (1) canal de datos de alta
velocidad y disponibilidad que garantice la efectiva conexión al Data Center y a toda la
infraestructura dispuesta para el Fondo Emprender. Adicionalmente, el Contratista debe
suministrar las estadísticas durante la operación de uso del canal de datos y el ancho de
banda de bajada y de subida, el cual debe ser balanceado o simétrico.
FONADE se reserva el derecho de verificar las veces que considere necesario y en sitio el
cumplimiento de éste requerimiento.
Conectividad a Internet
El contratista debe proveer un servicio de conexión a Internet, para los servidores web de la
infraestructura asociada al Fondo Emprender y demás componentes que requieran
servicios de internet (email, ftp, http, entre otros), que garantice la conectividad como
mínimo para 500 usuarios simultáneos por minuto al sistema de información y a la página
web del Fondo Emprender, garantizando el despliegue de las distintas páginas web que
compone el sistema de información y el portal web del Fondo Emprender no tardará más de
cinco (5) segundos en cargar, el cargue y descargue de archivos desde el sistema de
información hasta el computador desde donde se realizan las pruebas debe realizarse en
promedio a doscientos (200) Kbps con una latencia no mayor de 120 ms. Todo lo anterior
medido desde una conexión típica de Internet de Banda Ancha (ADSL o Cable o 4G) de
una ciudad capital del territorio Colombiano y accediendo a la página web y los distintos
módulos funcionales que componen el Sistema de Información del Fondo Emprender.
Las pruebas de cargue y descargue de información se harán desde las oficinas principales
de FONADE o del SENA o desde cualquier otro ubicación que decida FONADE o en donde
haya disponibilidad de acceso a un servicio de de Internet Banda Ancha. Este
procedimiento se hará tanta veces como lo requiera FONADE durante la ejecución del
contrato con o sin preaviso al Contratista.
Para realizar las pruebas se escogerá aleatoriamente un espacio de tiempo en donde haya
un nivel alto de ingreso simultaneo de usuarios al sistema de información y página web del
Fondo Emprender utilizando la conexión de Internet de las oficinas de FONADE o del
SENA o desde una Conexión de Banda Ancha de Internet y se accederá mediante un
navegador (internet explorer, mozilla firefox, google chrome, entre otros) y se cargará todas
las veces que se requiera un archivo de tamaño de 2 Mb. La velocidad de carga y descarga
deberá dar como resultado un promedio igual o superior a 200 Kbps. Igualmente FONADE
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podrá, cuando lo considere necesario, utilizar herramientas de test de medición de
velocidad de conexiones de Internet de banda ancha que se encuentren disponibles en el
mercado o en algún operador de telecomunicaciones de Colombia o el mundo. Antes de
realizar las pruebas se desconectaran del computador desde donde se realizaran las
pruebas todas las herramientas P2P, de mensajería y otras que requieran conexión a
Internet
Durante los cierres parciales o definitivos de las convocatorias nacionales o regionales que
realiza el Fondo Emprender, el Contratista se obliga a garantizar que la conectividad a
Internet se prestará como mínimo para 1000 usuarios simultáneos bajo las mismas
condiciones de despliegue, cargue y descargue de información establecidas en el presente
numeral.
El Contratista debe anexar documento que permita demostrar que el servicio de Data
Center ofrecido para la operación del servicio tiene conexión de ancho de banda dinámico
(flexible y escalable) a Internet, conexión directa del Data Center a por lo menos un
Backbone de Internet, infraestructura de equipos de backbone, topología de alta
disponibilidad (doble equipamiento y dobles enlaces en todas las conexiones y en
ubicaciones físicas totalmente diferentes).
El servicio de Data center debe poseer como mínimo de un canal de respaldo para el
acceso internacional a Internet de capacidad superior a la requerida; Así como la
disponibilidad de los equipos que garanticen la continuidad del servicio.
El contratista deberá ofrecer una herramienta que permita a FONADE visualizar reportes
gráficos, en tiempo real e histórico durante la ejecución del contrato, de la utilización del
servicio de conectividad a Internet, mostrando de manera separada el tráfico nacional, el
El contratista debe contar con un esquema de escalamiento de casos, que permita resolver las
solicitudes que no puedan ser resueltas por el grupo de primer nivel. En caso de presentarse un
escalamiento, este debe dirigirse de manera gestionada al Soporte de Segundo Nivel que aplique
(Grupo de Soporte Hosting y/o aplicación o al de proveedores de hardware, software de la
infraestructura).
Este servicio podrá prestarse directamente en las instalaciones del Data Center o en las
instalaciones del Contratista, siempre y cuando se cumpla con todos y cada uno de los
requerimientos y obligaciones. El Contratista deberá proveer la infraestructura física y tecnológica
que garantice el cumplimiento de éste requerimiento. La infraestructura deberá garantizar los
espacios físicos, mobiliarios, equipos, tecnología, software de gestión y de comunicaciones. En
caso de estar ubicado fuera del Data center, el contratista debe suministrar un (1) enlace de datos
de alta velocidad y disponibilidad con una capacidad de transmisión suficiente que le permita
conectarse al Data Center y a toda la infraestructura dispuesta para Fondo Emprender.
El contratista deberá proveer un número telefónico para ofrecer el servicio de soporte a usuarios
final en un horario de atención debe 5 x 12 x 365 días. Adicionalmente debe proveer una cuenta de
correo electrónico para la mesa de ayuda.
Para los componentes de hardware y software, en caso de que el Contratista no cuente con un
Data Center de su propiedad, el Contratista debe garantizar que cuenta con un servicio de
atención 7 x 24 x 365 días en caso de presentarse fallas técnicas que afecte la operación del
servicio.
El tiempo medio de resolución de los problemas no debe exceder de seis (6) horas. Los tiempos
máximos de escalamiento no deben superar los sesenta (60) minutos. El Contratista debe contar
con una herramienta de software encargada de la gestión de la mesa de ayuda que pueda
entregar un reporte mensual sobre las diversas iteraciones, así como una tipificación de los
problemas atendidos, tiempo y los niveles de desempeño en la atención y resolución de
problemas. Este informe deberá permitir a FONADE obtener una comparación mes a mes de la
evolución del comportamiento de los servicios contratados. FONADE podrá solicitar los ajustes
que considere necesarios al informe o solicitar información a nivel detallado. Adicionalmente debe
poder realizar monitoreos en el momento que se requiera un seguimiento específico a los servicios
contratados.
La Mesa de Ayuda en un primer nivel debe estar en capacidad de orientar a los usuarios del
sistema resolviendo las dudas técnicas (hardware, sistemas operativos y motores de bases de
datos) y/o detectando condiciones anormales de servicio, desarrollos y ajustes de software
menores, reportes de la base datos cuando se requiera, respuesta técnica y funcional del sistema
de información, entre otros. Dichos requerimientos serán reportados al equipo de soporte de
primer nivel, a través del soporte telefónico, o correo electrónico, el cual será atendido y registrado
en un sistema de Help Desk, para solución y seguimiento del incidente.
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La mesa de ayuda es responsable de proveer el soporte de primer nivel (solución a problemas
técnicos), mediante el cual se resuelvan y/o canalicen las necesidades técnicas básicas que
surgen a partir de la utilización del aplicativo del Fondo Emprender. En caso de no ser solucionado
el requerimiento en el primer nivel en un tiempo menor a una (1) hora, este será escalado a los
especialistas de segundo nivel.
El esquema actual es de dos (2) personas en este nivel, en los horarios mencionados.
Este grupo debe velar por la continua optimización del sistema que soporta los diferentes servicios.
En caso de no ser solucionado el requerimiento en el segundo nivel en un tiempo menor a una (1)
hora, este será escalado a los especialistas de tercer nivel.
En el esquema actual el ingeniero de la Mesa de Ayuda de nivel 2, soporta a las dos (2) personas
de nivel I durante el tiempo del contrato.
La Mesa de Ayuda debe contar con herramientas de registro y control de los requerimientos de los
usuarios. El contratista debe suministrar a FONADE como mínimo 2 nombres de usuario con sus
contraseñas para que de manera remota y mediante una interface web consulte dicha herramienta
y pueda obtener reportes estadísticos de la mesa de ayuda.
Otras pruebas que se requieran realizar se programarán con 1 día hábil de anticipación
con el Contratista y deberán ser ejecutadas bajo el protocolo acordado con FONADE y
que se defina para tal fin.
Prueba de disponibilidad del canal de datos entre la mesa de ayuda y el Data center.
Procedimiento de retorno.
Los acuerdos de niveles de servicio ofrecidos deben cumplir como mínimo los siguientes factores,
los cuales FONADE, a través del supervisor del contrato, validará el cumplimiento de manera
mensual durante la ejecución del contrato o cuando lo considere necesario:
Durante la ejecución del contrato, el Contratista deberá proveer las herramientas de software en
línea, mediante interface web, con las cuales se pueda constatar el cumplimiento de estos
acuerdos de niveles de servicio.
Con las herramientas de monitoreo y gestión el Supervisor delegado por FONADE, establecerá la
gravedad e incidencia del incumplimiento para proceder con la aplicación de los descuentos o
procesos sancionatorios previstos contractualmente.
En razón a que la aplicación actualmente en uso del Fondo Emprender fue desarrollado a la
medida y estructura desde el año 2004, se requiere realizar un proceso de modernización del
mismo, manteniendo sus funcionalidades y arquitectura o incluso mejorándolo según se proponga
por parte del contratista.
Las actividades de modernización deben abarcar todo el ciclo de vida de desarrollo de software
incluyendo su implementación y puesta en producción sin que se altere el normal funcionamiento
del sistema de información y sus componentes asociados. El Contratista debe entregar con detalle
la documentación, manuales del desarrollo, código fuente, casos de uso y demás componentes
técnicos y de documentación que se requieran. Adicionalmente deberá realizar la capacitación a
los usuarios técnicos que defina FONADE bajo un esquema acordado entre las partes.
El contratista cuenta con seis (6) meses contados a partir de la firma del acta de inicio, para la
modernización del sistema de información del Fondo Emprender entre los cuales cuenta con dos
(2) meses para la modernización del nuevo portal web.
De acuerdo con el Anexo tres (3) el Contratista debe estimar y proponer el nivel de ajuste o
desarrollo al aplicativo del Fondo Emprender, teniendo en cuenta los requerimientos presentados
por FONADE, definiendo la base en que propone su programación y asegurando las condiciones
técnicas de funcionamiento actual y mejorándolas. Se considera importante anotar que la
modernización del sistema de información no implica realizar un desarrollo nuevo del sistema de
información, sin embargo, el Contratista durante la etapa de levantamiento de información y el
análisis de requerimientos previos a los desarrollos de software a realizar, determinará según la
metodología y políticas de desarrollo que tenga implementadas la mejor y más eficiente forma de
cumplir con lo exigido en el presente documento sin que esto implique un mayor costo para
FONADE.
El Contratista debe contar con el licenciamiento de las herramientas de desarrollo de software que
se requiere para ajustar funcionalidades que están implementadas en el Sistema de Información o
para implementar nuevas funcionalidades, previa levantamiento de requerimientos y autorización
por parte de FONADE. Adicionalmente, Garantizar el respaldo de fabricante sobre la base de
programación que se utilice, por un tiempo no inferior a la vigencia del contrato.
El contratista cuenta con quince (15) días a partir del inicio de la fase de transición, para hacer
entrega de los requerimientos de base para la programación o ajuste, el diccionario de datos, el
modelo entidad relación y la arquitectura propuesta para un entorno 100% web, complementando
o consolidando el anexo 3 y teniendo en cuenta mínimo las siguientes actividades:
El ambiente de pruebas debe ser idéntico al ambiente de producción para garantizar afinidad al
momento del cambio de ambiente.
Las pruebas integrales requeridas para el nuevo sistema de información se harán una vez el
CONTRATISTA comunique la finalización del desarrollo, cuyos resultados se registrarán en un
acta, incluyendo los ajustes que fueron necesarios, para ser aprobados por el supervisor del
contrato.
Los requerimientos mínimos para la modernización del software del Fondo Emprender, son los
relacionados en el anexo 3 de estos términos. Sin embargo, FONADE durante la ejecución del
contrato y cuando lo considere necesario, podrá redefinir y reformular los requerimientos que trata
el presente documento, para lo cual FONADE solicitará al contratista el cálculo de horas de
desarrollo adicionales estimadas para llevar a cabo dichos ajustes, los cuales una vez aprobados
serán canceladas al contratista por medio de la “Bolsa de horas de desarrollo” estimadas para el
proyecto.
Es importante precisar que el contratista debe garantizar que la arquitectura implementada debe
asegurar la puesta en marcha de un modelo integral de seguridad, auditoría y monitoreo a toda la
solución.
EL Contratista en desarrollo del contrato debe realizar desarrollos de software para la plataforma
del Fondo Emprender teniendo en cuenta los nuevos requerimientos que para tal fin FONADE
solicite y apruebe. El contratista debe agotar todas las fases de levantamiento de requerimientos,
análisis, diseño, pruebas e implementación.
Por lo anterior, los desarrollos de mantenimiento del software se facturaran en la medida que
FONADE los autorice por escrito y no constituyen obligatoriedad de pagarlos si no son solicitados
y aprobados por FONADE.
El Contratista debe contar con el licenciamiento de las herramientas de desarrollo de software que
se requiere para ajustar funcionalidades que están implementadas en el Sistema de Información o
para implementar nuevas funcionalidades.
El personal asignado para estos desarrollos deberá ser experto en análisis y desarrollo de
aplicaciones de software orientadas a web.
Adicionalmente, el Contratista debe contar con por lo menos 1 puesto de trabajo, dotado con
mobiliario de oficina (1 computador de última tecnología con alta capacidad de procesamiento y
almacenamiento, sistema operativo última versión, un equipo multifuncional para impresión y
scanner) y conexión a Internet.
El objetivo de esta etapa es rediseñar y organizar el Portal del Fondo Emprender y ajustarlo a las
actuales opciones de diseño gráfico, tecnología y necesidades del público objetivo. Adicionalmente
se requiere dar cumplimiento a las estrategias de Gobierno en Línea (Decreto 1151 de 2008) y
permitir el uso de nuevas funcionalidades a la comunidad y visitantes del portal.
Buscador
Motor de búsqueda permita la utilización de una interface simple y una avanzada con distintos
criterios de búsqueda y de categorización.
Formulario de contacto
Formulario para que los interesados puedan ingresar distintas consultas sobre algún tema en
particular. El formulario debe poder ser modificable y la información debe ser almacenada en una
base de datos.
Posicionamiento en buscadores
Inscripción en los motores de búsqueda más reconocidos mediante el uso de las palabras clave en
el Titulo de la página web, Popularidad global de una web (cantidad de enlaces), Anchor Text de
los backlinks (palabra clave en los enlaces), entre otros.
Publicación de Contenidos
Creación páginas ilimitadas y realización de cambios desde un Gestor de contenidos. Los
contenidos deben ser totalmente editables y modificables. El gestor de contenidos debe ser de
para tipos textuales y multimedia, totalmente extensible y flexible en cuanto a modelo de
información y categorización de la información.
Escalabilidad
Instalación y administración de componentes y módulos como galerías de imágenes, foros,
boletines, etc, para ser usadas en todo el sitio.
Usuarios
Almacenamiento de datos de usuarios registrados, con la posibilidad de enviar e-mails masivos a
todos los usuarios.
Diseño y estética
Cambiar la totalidad del aspecto del sitio web.
Navegación y menú
Edición completa desde un panel de administrador
Encuestas
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Sistema de votaciones y encuestas (satisfacción del cliente o temas en general) con resultados
detallados y gráficos consolidados.
Publicidad
Modulo para ingresar mensajes publicitarios en el portal usando un Administrador de publicidad
online en distintos formatos gráficos animados y de multimedia.
Estadísticas
Módulo con información Cuantitativa (rendimiento de campañas y websites. clics, páginas
visitadas, datos demográficos, aperturas de las campañas), Cualitativa (rutas de navegación,
tipologías de información, call to actions que activaron la visita, fuentes de tráfico, palabras clave) y
estadísticas detalladas de las páginas más vistas. Monitoreo diario con resúmenes semanales.
Publicación automatizada
Publicación de páginas y documentos que puedan programarse con fecha de publicación y fecha
de caducidad.
Archivo e historial
Las páginas o publicaciones que hayan perdido vigencia deben poderse enviar a un lugar de
almacenamiento, sin necesidad de tener que eliminarlas.
Formatos de lectura
Generación de documentos automáticamente en formato PDF, en versión imprimible y en XML.
Valoración
Los visitantes del portal podrán valorar la calidad del contenido publicado y se podrá tabular para
la calificación del mismo.
Zona de descargas
Módulo organizado por temas o categorías para descargar archivos de interés general. Posibilidad
de distribución masiva de email para envío de archivos mediante links de descarga.
Cluster de empresas
Sitio dividido por tipo de sector o categorías en el cual se relacionará el nombre de la empresa,
una breve descripción de la empresa con foto alusiva, sus productos y servicios y un link al sitio
web oficial de la empresa. Debe tener la capacidad de integrase a la tienda virtual. Los
emprendedores deben tener la posibilidad de solicitar en línea la creación de una página web
básica y promocional de sus productos y servicios, la cual debe ser diseñada mediante la
escogencia de distintas plantillas prediseñadas y ser generada mediante un asistente de creación
de la página de fácil manejo para que puedan cargar el contenido y elementos gráficos.
Blogs
Espacios personales para usuarios del portal, previa autorización del administrador, cuyos
contenidos puedan ser incluidos en el buscador interno del portal.
Foros
Invita a los usuarios a discutir o compartir información relevante a la temática del sitio.
El portal para dispositivos móviles deberá soportar la visualización con sistemas operativos de
Apple (iPad, iPhone), Android, Blackberry, Microsoft Windows (este último se considera opcional).
Durante el desarrollo del contrato y en especifico para labores de mantenimiento del Portal, El
Contratista debe proveer de por lo menos 1 puesto de trabajo, con 1 ingeniero o tecnólogo experto
en páginas web y administración de portales, dotado con mobiliario de oficina (1 computador de
última tecnología con alta capacidad de procesamiento y almacenamiento, sistema operativo
ultima versión, un equipo multifuncional para impresión y scanner), y con conexión a Internet. La
disponibilidad del encargado del mantenimiento del portal se calculará en términos de la
necesidad que tenga FONADE - Fondo Emprender para la modernización del portal del Fondo
Emprender, desarrollando cuando menos las siguientes funcionalidades:
El contratista debe disponer de un Call Center con línea de atención en Bogotá con los horarios de
atención registrados en el numeral 1.4.4 referente a la Mesa de Ayuda.
Debe estar en capacidad de orientar a los administradores del sistema resolviendo las dudas
técnicas (hardware, sistemas operativos y motores de bases de datos) y/o detectando condiciones
anormales de servicio, desarrollos y ajustes de software menores, reportes de la base datos
cuando se requiera, respuesta técnica y funcional del sistema de información, entre otros.
El Contratista debe entregar un reporte mensual sobre las diversas iteraciones, así como una
tipificación de los problemas atendidos y los niveles de desempeño en la atención y resolución de
problemas. Este informe deberá permitir a FONADE obtener una comparación mes a mes de la
evolución del comportamiento de los servicios contratados. FONADE podrá solicitar los ajustes
que considere necesarios al informe o solicitar información a nivel detallado
Dado que la información de Fondo Emprender debe mostrar y proyectar no sólo el crecimiento de
la población emprendedora, sino también el crecimiento del proceso a nivel de información y
tecnología para la toma de decisiones a nivel gerencial y de conocimiento, El contratista debe
contar con software y personal idóneo (que conozca las técnicas y tecnologías necesarias para
implementar las soluciones de BI requeridas), permitiendo las diversas consultas que se requieran
por parte de FONADE o que el SENA en su grupo de emprendimiento de Dirección General
requieran.
Las solicitudes se canalizan a través del supervisor del contrato nombrado por FONADE con quien
se procederá en la metodología que el proponente presente para los diversos tipos de
requerimientos clasificándolos en informes, reportes permanentes y fichas de análisis de acuerdo a
su complejidad y tiempo de consolidación de la información.
La propuesta para el desarrollo e implementación del modulo BI, deberá ser presentado durante la
fase preliminar que trata el presente documento. La herramienta de inteligencia de negocio (BI),
debe cumplir con mínimo los requerimientos que a continuación se registran:
Reportes a la medida que permitan a los usuarios de nivel de gerencia y Administradores tanto de
FONADE como de Directivos del SENA y Jefes de Unidades de Emprendimiento, para obtener la
información en línea de los procesos a cargo, como prioridad y ejemplo en este aspecto, están los
siguientes reportes:
Reportes de Cierres de convocatoria: Este proceso debe ser automatizado, en primer lugar
se debe llevar a cabo la consulta para la convocatoria en las fechas de cierre y horas
establecidas en el cronograma, que será entregado al contratista. A partir de esta consulta
se deben generar los siguientes reportes: por universidad, unidades del SENA, Tipo de
institución, Sector económico, Departamento, Empleos y acta. Una vez se hayan generado
estos reportes deben ser enviados automáticamente a los correos de las personas a cargo
de los procesos.
Reporte acreditación.
Reporte de observaciones de evaluación.
Reporte de respuesta de emprendedores a observaciones de los evaluadores.
Reporte de Respuesta a observaciones de emprendedores.
Reporte de viabilidad.
Reporte de empleos.
Indicadores de gestión (gestión comercial, gestión de producción, gestión en la ejecución
presupuestal, gestión en la generación de empleo, gestión de mercadeo, gestión de
ventas).
Reporte de ventas.
Reporte por contrato – Valor aprobado vs. Valor ejecutado.
Informe de pagos detallados por proyecto.
Informe de asesores por Regional
Otros reportes que se requieran construir, previa capacitación por parte del Contratista al
equipo de trabajo técnico del Fondo Emprender.
1.7.2 ANÁLISIS:
Se debe construir el cubo OLAP: Con esta herramienta el contratista debe utilizar la información
que se reflejará en las dimensiones y medidas de la parte de convocatorias, proyectos, finanzas,
ejecución, desarrollo de un modelo estadístico y tendencias de las principales variables de
convocatoria, de información de los planes de negocio o las que sean solicitadas por FONADE.
Esta módulo debe garantizar mediante herramientas de inteligencia de negocios, adicional a los
componentes del cubo OLAP, poder tomar información para su análisis de diversas fuentes a parte
de la base de datos del Fondo Emprender orientadas hacia los tomadores de decisiones tales
como:
Tablero de control
Minería de datos
Indicadores
Consultas
Cálculos y Modelamientos
Análisis Multidimensional
Personalización de la herramienta y de los reportes, capacitación y soporte.
La solución final puede ser consumida por el usuario final en Excel u otro formato de
software de oficina.
I. Que el Data Center cuenta con un sistema de protección para las fuentes de energía
entrantes y las líneas de comunicación contra cualquier tipo de alteración del suministro
de energía eléctrica inducidas por fenómenos naturales y/o agentes externos o
provocados por personas.
III. Que el Data Center cuenta con un sistema de corriente regulada y controlada con
acometidas eléctricas balanceadas y provisión de tomas eléctricas redundantes
necesarias para los equipos que se implementen en la instalación del servicio.
e- Documento que permita demostrar que el contratista cuenta con un Data Center alterno,
con todas las condiciones que garanticen la continuidad del negocio.
f- Presentar al supervisor del contrato, las hojas de vida del personal mínimo solicitado en el
numeral 1.9 del presente documento.
El supervisor del contrato, podrá evidenciar en forma física las condiciones que en el (los)
documento(s) se manifiesta o solicitar al contratista las evidencias que requiera para dar
cumplimiento de estas condiciones técnicas, para esto dispondrá de cinco (5) días contados a
partir del recibo de dicha documentación, la cual hará parte integral del acta de inicio una vez
verificado su cumplimiento.
En caso que algún documento no corresponda a lo solicitado por FONADE para el proyecto, el
contratista dispondrá de máximo y por una única vez, de dos (2) días más para subsanar lo
requerido por el supervisor del contrato, so pena de dar aplicación a los procesos sancionatorios
previstos contractualmente.
El contratista deberá presentar en los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha del acta de Inicio,
los siguientes documentos:
Una vez aprobados los planes y documentos solicitados en la fase de planeación, se iniciará la
fase de transición, en la cual se deben considerar los siguientes aspectos. La etapa de transición
respectiva es de (30) días calendario posteriores a la firma del acta de inicio. En dicha
transición el Contratista debe considerar los siguientes puntos:
La migración del Sistema de Información del Fondo Emprender desde el actual contratista
al nuevo, se programará de común acuerdo con el anterior contratista en el tiempo que
estime FONADE y deberá contemplar las pruebas y acciones tendientes a tener a punto los
sistema para operar. Para lo anterior se firmará un acta de recibo y entrega a conformidad
tanto del Contratista anterior como del nuevo.
El CONTRATISTA, deberá realizar todas las gestiones y trámites que sean requeridos para
renovar durante la vigencia del contrato el nombre de dominio del Fondo Emprender
(fondoemprender.com), tanto para la página WEB y el portal móvil. El dominio deberá estar
en funcionamiento durante la vigencia del contrato. En la información de registro del
nombre de dominio El CONTRATISTA registrará como propietario del mismo a FONADE.
El nombre de usuario y contraseña para acceder a la entidad registradora de nombres de
dominios será comunicado por escrito a FONADE máximo 5 días después de haberse
registrado. El costo de renovación del dominio se encuentra incluido en el valor del
contrato.
Una vez finalice la etapa de transición, inicia la etapa de operación y mantenimiento de la solución
la cual finaliza con la liquidación del contrato. Dicha fase contempla, más no limita, los siguientes
aspectos y entregables:
El contratista deberá hacer entrega de cinco (5) propuestas de modelos de diseño gráfico
completo (línea gráfica) en 4 a 5 niveles del portal del Fondo Emprender, con el fin de
que FONADE y el SENA pueden escoger el más apropiado. Dichas propuestas deberán
contemplar mínimo: objetivo, alcance, cronograma de trabajo, criterios de aceptación y
recursos requeridos.
FONADE y el SENA aprobarán el rediseño del portal, incluyendo la metodología para la
modernización y dinámica diaria de modificación y colocación de contenido en la página
pública y de información del Fondo Emprender.
El dominio, las páginas Web, la base de edición y código fuente del portal y los niveles de
acceso y permisos de actualización.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 29 de 139
Durante la fase de operación, el contratista debe garantizar los servicios de mantenimiento tanto
preventivo como correctivo, así como el monitoreo y soporte técnico para los equipos que
conforman la solución implementada en el Data Center y el área técnica de operación.
El Contratista debe presentar las hojas de vida y demás soportes del equipo de trabajo mínimo
destinado para el contrato el día de la suscripción del contrato. El contratista debe tener en cuenta
los siguientes aspectos:
Si una vez revisada la documentación del equipo de trabajo por parte del Supervisor del contrato,
alguna no cumple con los requisitos de perfil y/o experiencia, el contratista contará por una única
vez de tres (3) días más para allegar la información solicita por el supervisor del contrato, en caso
de no cumplir se aplicarán los procesos sancionatorios previstos contractualmente.
Si los profesionales requieren ser cambiados por caso fortuito o de fuerza mayor, deberán ser
reemplazados por otros de igual o mayor experiencia técnica especializada, previa aprobación por
parte del Supervisor del contrato, que además se reserva el derecho de exigir el reemplazo o retiro
de cualquier profesional vinculado al proyecto.
Los recursos técnicos necesarios para el desarrollo de las actividades del personal requerido serán
suministrados por el contratista.
1.10 GLOSARIO
Asesores: Usuarios que asesoran desde las unidades de emprendimiento a los emprendedores.
Evaluadores: Usuarios encargados de llevar a cabo la revisión de los proyectos para indicar la
viabilidad o no viabilidad de los mismos.
Fondo Emprender – FE: Es un Fondo creado por el Gobierno Nacional para financiar iniciativas
empresariales.
Aprendiz
Admon Gestor Evaluador Interventor
Profesional
Certificación
E Inscripción
Ingreso de Datos Ingreso de Datos Ingreso de Datos
Programación
Convocatorias Asignación Clave
Registro
de Acceso
Ingreso de Datos
Estudio de
Elegibilidad
<Inscripción
Aval institucional
Asignación
I.E.>
Aprovación
Apertura
A.C
Convocatoría
Aprovación Financiación
*
Financiacion Conformación
Indicadores de
Empresarial
Gestion
Evaluación
Contrato FE Indicadores
Pagare
Control de Metas
Seguimiento
Causacion Desembolso
Revisión 1 Revisión n
Condonación o Pago
Traffic by Day
Bandwidth by Day
Número de
Mes Usuarios Tipos de Usuario en el mes de febrero de 2012
ene-10 18162 Perfil Número Usuarios
feb-10 18416 Administrador FONADE 4
mar-10 19322 Asesor 818
abr-10 19633 Call Center 18
Coordinador de
may-10 8550 Evaluadores 11
jun-10 7308 Coordinar de Interventor 4
jul-10 7347 Emprendedor 2788
ago-10 8848 Evaluador 31
sep-10 8377 Fiduciaria 1
oct-10 8520 Gerente Administrador 1
nov-10 6659 Gerente Evaluador 2
dic-10 6055 Gerente Interventor 1
ene-11 5669 Interventor 50
feb-11 5682 Jefe de Unidad 300
mar-11 5975 Total 4029
abr-11 4293
may-11 4293
jun-11 5587
jul-11 4831
ago-11 6032
sep-11 6060
oct-11 5594
nov-11 5256
dic-11 5233
ene-12 3712
feb-12 4029
20000
15000
10000
5000
Servidor de Backups
Servidor de Archivos
MÓDULO DE AUDITORÍA
Objetivo:
El módulo de auditoría está de acuerdo con la norma ISO 17799, en donde queden registrados los
actividades de los usuarios, excepciones y eventos del aplicativo Fondo Emprender Y detecta las
actividades de procesamiento de información no autorizadas, en Fondo Emprender.
Características:
Los elementos dinámicos de salida, en especial las URL como las HTML, deben estar codificados.
Roles administrativos:
Esquema
Administrador Nivel 2: con permisos sobre vistas de eventos y auditoría de las configuraciones y
con permiso para configuración y modificación de parámetros en el aplicativo.
Administrador Nivel 3: con permiso de acceso sin restricciones para modificar configuraciones y
políticas.
De acuerdo con el esquema anterior algunos de los perfiles tendrán permisos para realizar las
distintas tareas y configuraciones específicas.
A partir de la creación de una tabla de “usuarios” de la cual se requiere tenga como mínimo los
siguientes campos:
Campo Descripción
Id_Usuario Campo autonumérico
Identificación Número de identificación del usuario
Nombres Nombres del usuario
Apellidos Apellidos del usuario
Tabla Estado: El estado del usuario puede ser: 1=activo, 2=inactivo, 3=bloqueado
intencionalmente (a solicitud de directivos), 4=bloqueado automático (cuando han pasado 30 días
sin uso)
Campo Descripción
Id_estado Identificador del Estado del usuario en el aplicativo
Estado Estado del usuario en el aplicativo
Tabla: Usuario_unidad:
Campo Descripción
Id_usuario_unidad Identificador de la tabla
Id_usuario Id_usuario
Id_unidad Id_unidad de emprendimiento a la que corresponde el
usuario
Tabla: Rol_usuario: Dentro de los cuales están: Administrador, gerente de convenio, gerente
evaluador, gerente interventor, jefe unidad de emprendimiento, asesor, emprendedor.
Campo Descripción
Id_rol_usuario Identificador de la tabla
Rol Descripción del rol de usuario
Campo Descripción
Identificador Campo autonumerico
Id_usuario Identificador de la tabla usuario
Fecha_ingreso Fecha de ingreso al aplicativo
Hora_ingreso Hora de ingreso al aplicativo
Fecha_salida Fecha de salida del aplicativo
Hora_salida Hora de salida del aplicativo
IP_terminal Dirección IP del computador del usuario
Id_Evento Identificador del evento realizado por el usuario
Modulo Módulo al que accedió el usuario
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Campo Descripción
Menú Menú al que accedió el usuario
Submenú Submenú al que accedió el usuario
Item Ítem del submenú al que accedió el usuario
Tabla: Evento:
Campo Descripción
Id_Evento Autonumerico
Evento Descripción del evento
Id_Evento Evento
1 Acceso exitoso
2 Intento de acceso fallido
3 Error en programa
4 Acceso a opciones/menús de los programas
5 Cambio de configuración/parámetros general del aplicativo
6 Cambio de configuración/parámetros de seguridad del aplicativo
7 Intento fallido de cambio de configuración/parámetros del
aplicativo
8 Creación de registro
9 Modificación de registro
10 Eliminación de registro
Campo Descripción
Identificador Autonumerico
Longitud_PWD Longitud de la contraseña
Calidad_PWD 1=simple, 2=semicompleja (combinación de letras y
números), 3=compleja (combinación de números, letras,
mayúsculas, minúsculas y símbolos)
Tiempo_PWD Tiempo determinado para el cambio de contraseña
En general para todos los perfiles existentes deben poseer las siguientes opciones:
Mi Perfil
Con esta opción el Jefe de unidad de emprendimiento contará con la posibilidad de actualizar y
completar sus datos de perfil para lo cual contará con un formulario que manejara los siguientes
datos:
Descripción Funcional
El sistema deberá validar que al primer ingreso del Jefe de la unidad deberá actualizar y completar
sus datos.
Esta página será manejada bajo un nivel de seguridad por usuario y contraseña la cual será
entregada por el contratista, el administrador podrá ingresar al aplicativo vía web desde la página
principal de Fondo Emprender, el sistema identificara por medio de su nombre de usuario y
contraseña el perfil al cual pertenece
Tipo de perfil (Administrador Sena - FONADE) al momento de esta primera etapa ambos podrán
desarrollar las mismas actividades
Los cambios realizados sobre el nombre o número de identificación del emprendedor y sus
justificaciones, deben ser imprimibles por el gerente administrador (y la justificación del cambio
debe ser conservada en un histórico).
Dentro del perfil de gerente administrador en el área de menú deberá aparecer un botón llamado
Legalización de Empresas.
Legalización de Empresas
Una vez se ingrese al botón se deberá contar con una herramienta de selección por el nombre y
código del plan de negocio, el administrador podrá ingresar a la pestaña empresa de cada plan de
negocio, para validar, editar o complementar información para la legalización de las empresas.
Id Plan de Negocio
Nombre
Cédula
Dirección
Correo electrónico
Participación Accionaría
Teléfono
Correo Electrónico
Representante Legal
Una vez se efectúe la legalización de las empresas por parte de los emprendedores en las
correspondientes cámaras de comercio, CONFECAMARAS consolidará en un solo paquete, el
número de empresas que harán parte de la factura de cobro del servicio, entregando los soportes
físicos de los registros y un archivo digital con los datos que se presentan a continuación. La
información inicial de legalización de la empresa será cargada del archivo que remita
CONFECAMARAS, para esto se debe contar con un botón que permita realizar el procedimiento
de cargue de los datos:
Id Plan de Negocio
Razón Social
NIT
Objeto Social
Dirección de la empresa
Correo Electrónico
Representante Legal
Socios:
Nombre
Cédula
Dirección
Correo electrónico
Participación Accionaría
Esta página será manejada bajo un nivel de seguridad por usuario y contraseña la cual será
entregada por el contratista, el administrador podrá ingresar al aplicativo vía web desde la página
principal de Fondo Emprender, el sistema identificara por medio de su nombre de usuario y
contraseña el perfil al cual pertenece
Con esta opción el administrador del sistema podrá desarrollar las siguientes actividades:
Crear unidad de emprendimiento: para esto el sistema contará con dos opciones:
Crear Centro de Formación SENA: para esto el administrador contará con un formulario con los
siguientes datos:
Al ingresar estos dos campos el sistema desarrollara una búsqueda, para lo cual validará si ese
número de cédula ya está registrado en el sistema y tiene asignado un rol diferente. De tenerlo el
sistema le informará a qué rol pertenece, si el rol al que pertenece es el de un Asesor el sistema le
preguntará si desea cambiar de rol a este usuario y dejar los proyectos que tiene a cargo sin
asesor. Si el administrador acepta, el sistema automáticamente cambiará su rol y los proyectos
que tengan a su cargo quedarán de nuevo pendientes de asignación de asesor (esto aplicaría
únicamente para asesores de la misma unidad de emprendimiento). Si el usuario está registrado
pero no tiene asignado un rol traerá los datos cargados en el sistema y lo podrá asignar, de lo
contrario si no está registrado tendrá una ventana con los siguientes campos para registrarlo:
Teléfono
Fax
Sitio Web
Para esto el administrador contará con un formulario con los siguientes datos:
Con esta opción el administrador tendrá la posibilidad de actualizar los datos registrados
inicialmente al momento de crear la Unidad. También podrá cambiar el jefe de la unidad de
emprendimiento (el sistema no guardará el histórico de los datos actualizados), para desarrollar
esta actualización el administrador contará con un campo de texto en el cual tendrá (obligatorio)
que escribir el soporte por el cual se desarrolla el cambio
Con esta opción el administrador del sistema podrá desactivar la unidad de emprendimiento para
lo cual podrá desactivar con una fecha limite (desde – hasta) o desactivar definitivamente
Descripción Funcional
El sistema deberá validar que el administrador pueda crear solo una unidad de emprendimiento
por ciudad de cada institución externa
Aun cuando se cambie el jefe de la unidad de emprendimiento, todas las aprobaciones que éste
haya desarrollado quedan registradas a su nombre
Cuando se cambie el jefe de unidad el listado de tareas pendientes pasaran al nuevo jefe asignado
El sistema guardará una historia de los diferentes roles que ha ejercido un usuario (con fecha
desde y fecha hasta)
La tabla usuario tendrá un campo Estado (activo, inactivo) que determina si puede ingresar al
sistema
El sistema validara que cuando el administrador desactive una unidad de emprendimiento los
proyectos que estén a su cargo:
Si al proyecto no le han asignado recursos este pasara automáticamente a la unidad creada por el
sistema llamada reasignación para asignación
Filtros y búsquedas
Por palabra que busca textualmente dentro del contenido de la información de proyecto, por los
siguientes campos:
CIIU al nivel de detalle del CIIU completo en el que está registrado el proyecto
Localización geográfica
Sector
Filtro de consulta de proyectos que permite generar un Query By Example con los siguientes
campos
Departamento / Municipio
Unidad de emprendimiento
Estos dos sistemas de búsqueda traerán la lista de los proyectos que cumplen con los criterios
anotados, mostrando los siguientes campos:
Código
Sector (CIIU(clase))
Localización (Departamento)
A voluntad de quien busca (mediante un checkbox) se incluirá la descripción básica del proyecto
Estado
Cada una de las columnas mencionadas se puede usar para ordenar la lista de proyectos
Haciendo click sobre el nombre del proyecto se proseguirá a la pantalla completa del proyecto
Con el fin de dar datos estadísticos básicos, la pantalla con el listado de los proyectos siempre
contará el número de registros que cumplen con los criterios seleccionados.
Filtro: Dada una cédula o una palabra (se puede dejar vacío para traer toda la información)
Campos
Filtro: Dada una palabra (se puede dejar vacío para traer toda la información)
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 57 de 139
Campos
Nombre de la unidad
Departamento / Ciudad
Teléfono
Visualización de proyectos
Los administradores tendrán acceso a través de las pantallas de los proyectos al mismo tipo de
información que ve un emprendedor o un asesor, pero no podrá modificar la información
Descripción Funcional
Los administradores podrán poner tareas pendientes a los jefes de las Unidades de
Emprendimiento. Las tareas permitidas para los administradores son:
Tareas automáticas
La funcionalidad Crear convocatoria genera automáticamente para todos los jefes de unidad de
emprendimiento una tarea de validar la lista de asesores
Tareas programadas
Tarea genérica
El administrador del sistema contara con esta opción para crear una convocatoria para ello deberá
tener en cuanta:
Fecha de inicio
Fecha de fin
Reportes
Los reportes acerca de los proyectos se manejan como las consultas, mencionadas en 2.1.3, ya
que todos ellos y con un nivel de control mucho mayor, pueden ser generados
Reporte
Para cada unidad de emprendimiento salen 9 columnas, en cada una de las cuales # de proyectos
en cada estado Inscrito, Plan aprobado, Convocatoria, Evaluación, Asignación de recursos,
Legalización contrato, Ejecución, Evaluación de Indicadores, Condonación. Haciendo clic sobre el
número se visualiza la lista de estos proyectos
Pipeline: Lista, por estado (Inscrito, Plan aprobado, Convocatoria, Evaluación, Asignación de
recursos, Legalización contrato, Ejecución, Evaluación de Indicadores, Condonación), todos los
proyectos agrupados, mostrando los siguientes campos:
- Código
- Nombre del proyecto
- Sector
- Departamento / Municipio
- Monto solicitado
- Monto aprobado
- Monto desembolsado
- Fecha inscripción del proyecto
- Fecha de aval del asesor
Evolución de proyectos:
Con promedio y desviación estándar se lista para cada cambio de estado cuánto tiempo promedio
se toma para cambiar de estado. Este reporte debe poder filtrarse por unidad de emprendimiento
Para cada departamento salen 9 columnas, en cada una de las cuales # de proyectos en cada
estado Inscrito, Plan aprobado, Convocatoria, Evaluación, Asignación de recursos, Legalización
contrato, Ejecución, Evaluación de Indicadores, Condonación. Haciendo clic sobre el número se
visualiza la lista de estos proyectos.
Para cada cuidad salen 9 columnas, en cada una de las cuales # de proyectos en cada estado
Inscrito, Plan aprobado, Convocatoria, Evaluación, Asignación de recursos, Legalización contrato,
Ejecución, Evaluación de Indicadores, Condonación. Haciendo clic sobre el número se visualiza la
lista de estos proyectos. En este caso sólo se listan las ciudades que tienen algún proyecto
Esta página será manejada bajo un nivel de seguridad por usuario y contraseña la cual será
entregada vía E-mail al momento en que el administrador la crea, el jefe de la unidad de
emprendimiento podrá ingresar al aplicativo vía web por el módulo de información pública, el
sistema identificara por medio de su nombre de usuario y contraseña el perfil al cual pertenece.
Administrador de Asesores
Con esta opción el Jefe de la unidad de emprendimiento podrá desarrollar las siguientes
actividades:
Crear Asesor: con esta opción el Jefe de unidad de emprendimiento contará con un formulario
para registrar el asesor el cual manejara los siguientes datos:
Al ingresar estos dos campos el sistema desarrollara una búsqueda, para lo cual validara si ese
número de cedula ya está registrado en el sistema y tiene asignado un rol diferente. De tenerlo el
sistema le informara a que rol pertenece y no lo dejara registrar. Si el usuario esta registrado pero
no tiene asignado un rol traerá los datos cargados en el sistema y lo podrá asignar, de lo contrario
si no está registrado tendrá una ventana con los siguientes campos para registrarlo:
Modificar Asesores: con esta opción el Jefe de la unidad de emprendimiento tendrá la posibilidad
de actualizar los datos registrados inicialmente al momento de crear el asesor.
Asignar asesor: con esta opción el Jefe contará con un listado de asesores y un listado de
proyectos registrados para el cual podrá asignar o quitar por medio de un check box un asesor a
un proyecto así como lo muestra la pantalla
El sistema contará con la posibilidad de asignar uno o más de un asesor a cada proyecto, para lo
cual se marcará el asesor líder quien será el que quedara registrado en el sistema.
Descripción Funcional
El sistema deberá validar que un asesor únicamente tenga proyectos asignados de una misma
unidad de emprendimiento, este no podrá tener proyectos de varias unidades.
Automáticas:
Cada vez que se registre o inscriba un proyecto el sistema generara una tarea para el Jefe que
será la de asignar asesor, la cual quedara desarrollada cuando el Jefe asigne el asesor al
proyecto.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 61 de 139
Cuando el Jefe desasigne a un asesor de un proyecto tendrá de nuevo la tarea de asignar asesor
Programadas:
El jefe de la unidad de emprendimiento contará con una plantilla a manera de Check List para su
revisión del plan de negocios, para esto contara con los siguientes campos:
Filtros y búsquedas
Por palabra (a lo google) que busca textualmente dentro del contenido de la información de
los proyectos (que estén dentro de su unidad de emprendimiento) por los siguientes
campos:
CIIU al nivel de detalle del CIIU completo en el que está registrado el proyecto
Localización geográfica
Sector
Filtro de consulta de proyectos que permite generar un Query By Example con los
siguientes campos:
Departamento / Municipio
Asesor
Código
Sector (CIIU(clase))
Localización (Departamento)
A voluntad de quien busca (mediante un checkbox) se incluirá la descripción básica del proyecto
Estado
Cada una de las columnas mencionadas se puede usar para ordenar la lista de proyectos
Haciendo click sobre el nombre del proyecto se proseguirá a la pantalla completa del proyecto
Con el fin de dar datos estadísticos básicos, la pantalla con el listado de los proyectos siempre
contará el número de registros que cumplen con los criterios seleccionados.
Filtro: Dada una cédula o una palabra (se puede dejar vacío para traer toda la información)
Campos
Visualización de proyectos
Reportes
Los reportes acerca de los proyectos se manejan como las consultas, mencionadas en 2.1.3, ya
que todos ellos y con un nivel de control mucho mayor, pueden ser generados
Para cada unidad de emprendimiento salen 9 columnas, en cada una de las cuales # de proyectos
en cada estado Inscrito, Plan aprobado, Convocatoria, Evaluación, Asignación de recursos,
Legalización contrato, Ejecución, Evaluación de Indicadores, Condonación. Haciendo clic sobre el
número se visualiza la lista de estos proyectos.
Pipeline: Lista, por estado (Inscrito, Plan aprobado, Convocatoria, Evaluación, Asignación de
recursos, Legalización contrato, Ejecución, Evaluación de Indicadores, Condonación), todos los
proyectos agrupados, mostrando los siguientes campos:
- Código
- Nombre del proyecto
- Sector
- Departamento / Municipio
- Monto solicitado
- Monto aprobado
- Monto desembolsado
- Fecha inscripción del proyecto
- Fecha de aval del asesor
- Fecha de formalización del plan aval jefe de emprendimiento
- Fecha de la evaluación
- Fecha asignación recursos
- Fecha primer desembolso
Para cada departamento salen 9 columnas, en cada una de las cuales # de proyectos en cada
estado Inscrito, Plan aprobado, Convocatoria, Evaluación, Asignación de recursos, Legalización
contrato, Ejecución, Evaluación de Indicadores, Condonación. Haciendo clic sobre el número se
visualiza la lista de estos proyectos.
Para cada ciudad salen 9 columnas, en cada una de las cuales # de proyectos en cada estado
Inscrito, Plan aprobado, Convocatoria, Evaluación, Asignación de recursos, Legalización contrato,
Ejecución, Evaluación de Indicadores, Condonación. Haciendo clic sobre el número se visualiza la
lista de estos proyectos. En este caso sólo se listan las ciudades que tienen algún proyecto.
MÓDULO ASESOR
Esta página será manejada bajo un nivel de seguridad por usuario y contraseña la cual será
entregada vía E-mail al momento en que el Jefe de la unidad de emprendimiento la crea, el Asesor
podrá ingresar al aplicativo vía web por el módulo de información pública, el sistema identificara
por medio de su nombre de usuario y contraseña el perfil al cual pertenece.
Crear proyecto
El asesor tendrá la opción de crear o registrar un nuevo proyecto o iniciativa, para ello el contará
con un formulario con los siguientes datos:
Lugar de Ejecución
Descripción Funcional
El sistema contará con una opción para agregar o aumentar el número de integrantes del equipo
de trabajo
Otros Proyectos
MÓDULO EMPRENDEDOR
Esta página será manejada bajo un nivel de seguridad por usuario y contraseña la cual será
entregada vía E-mail al momento en que el asesor lo crea, el Emprendedor podrá ingresar al
aplicativo vía web por el módulo de información pública, el sistema identificara por medio de su
nombre de usuario y contraseña el perfil al cual pertenece
Mi proyecto
PESTAÑA
PRINCIPAL SUB PESTAÑAS (2do Nivel) CAMPOS DE TEXTO
INVESTIGACIÓN DE
MERCADOS ANÁLISIS DEL MERCADO
ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA
ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIÓN
ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN
ESTRATEGIAS DE SERVICIO
PRESUPUESTODE LA MEZCLA DE
MERCADEO:
ESTADO DE DESARROLLO
OPERACIO
N OPERACIÓN NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS
PLAN DE PRODUCCIÓN
PLAN DE COMPRAS
ESTRATEGIA
ORGANIZACIONAL ORGANISMOS DE APOYO
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
PROYECCIONES DE VENTAS Y
RENTABILIDAD
CONCLUSIONES FINANCIERAS Y
EVALUACIÓN DE VIABILIDAD
Proyecciones de ventas
Tamaño del Periodo (periodo: mes, bimestre, trimestre, año) Tiempo de proyección
(No. Periodos)
Método de proyección
Posicion Precio
Producto o Servicio RTF IVA %Contado %Crédito
Arancelaria Inicial
Materia Prima
Materia Prima
ANEXO 3 Presupuesto
Seguimiento
Presupuestal
Gastos de Personal:
Cargo Dedicación Tipo de Contratación Valor Mensual Valor Anual Otros Gastos
Gastos de personal
Descripción Funcional
Dentro de estos estados los proyectos también estarán enmarcados por una línea de tiempo para
lo cual se agruparan de la siguiente manera:
Formulación
Inscripción
Convocatoria
Evaluación
Evaluación
Ejecución
Asignación de Recursos
Ejecución
Evaluación de Indicadores
Condonación
Las acciones para ubicar cada uno de los proyectos en la línea de tiempo serán las siguientes:
Una vez el proyecto sea inscrito por el asesor el proyecto estará en la etapa de formulación y en la
línea de inscripción
Cuando un proyecto es aprobado no debe poderse modificar por parte de ningún usuario esto lo
debe considerar el diseño del llenado de formas.
El jefe de unidad de emprendimiento puede desactivar el proyecto, para lo cual contará con un
campo de texto obligatorio para su justificación.
El plan de negocio contará con un sistema de Post It para lo cual tendrá las siguientes
características:
Cualquier emprendedor del grupo o asesor sea principal o no podrá poner Post It en cualquiera de
los campos del plan (que tiene asignado).
Otros Proyectos
Proyecto OFF-LINE
Los usuarios registrados en el sistema tendrán la posibilidad de descargar un programa para llenar
el plan de negocio sin estar conectado a Internet
Descripción Funcional
El usuario emprendedor contara con la opción para descargar el programa con el cual llenara su
plan de negocios localmente
El programa de captura de datos del plan de negocios generara un archivo de extensión XML que
será generado dentro de su máquina local
En este módulo aparecerán los planes de negocio beneficiarios, a través de una pestaña llamada
Empresa, “después de la pestaña de anexo” esta deberá incluir las siguientes subpestañas.
Subpestaña Registro mercantil: En esta sub pestaña deben estar los siguientes datos:
Razón Social “el emprendedor podrá ingresar la Razón Social” pero el administrador podrá
modificarlo
Socios
Nombre de los emprendedores y números de cedula “cargar del plan de negocio - equipo de
trabajo” y debe tener una opción para definir quién de estos será el representante legal “a través
de un check box”, y el suplente,
Datos de la empresa
Objeto Social
Capital social: No podrá ser menor al valor aprobado por el fondo emprender. “validar“
Domicilio de la empresa
Teléfono
Información tributaria
NIT.
Es Régimen Especial? (S/N) –en caso de SI, Norma que lo sustenta - Fecha de Norma
Es Autoretenedor? (S/N) –en caso de SI, Norma que lo sustenta - Fecha de Norma
Es Exento de Retención en la Fuente? (S/N) – en caso de SI, Norma que lo sustenta Responsable
de IVA? (S/N)
Es Gran Contribuyente? (S/N) - en caso de SI, Norma que lo sustenta - Fecha de Norma
Subpestaña Avance:
Cada actividad de este plan operativo, cuenta con los valores asociados a cada una de ellas,
detallando el origen de los recursos “fondo emprender, aporte del emprendedor” el emprendedor
puede reportar los avances de cada actividad por medio de un campo de “hechos” observaciones,
se podrán adjuntar archivos a cada actividad, con el ánimo de ser observadas por el interventor, y
este pueda emitir sus opiniones. “El archivo adjunto tiene la finalidad de incluir información como
fotografías de equipos, productos, facturas de compra o documentos de celebración de contratos,
recibos de compra de materia prima o información adicional que no se podría ingresar en el campo
hechos“.
La aplicación debe permitir el registro del avance presupuestal del plan, por cada una de las
actividades definidas en este, por lo tanto para cada actividad y debajo del recurso proyectado,
debe existir un campo para el ingreso de los valores ejecutados por el emprendedor.
La aplicación deberá sumar de manera mensual todos los valores registrados por el emprendedor,
para que se comparen con los proyectados y así determinar el avance de la ejecución
presupuestal, de igual manera deberá sumar los valores ejecutados en cada mes de una actividad,
para reconocer el % de avance del plan operativo.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 75 de 139
El Plan Operativo, debe ser cargado por el emprendedor del proyecto como una lista de
actividades que contiene:
Actividades
En cada mes para cada actividad el costo proyectado distribuido en las fuentes de financiación
Aporte Fondo Emprender y Aporte Emprendedor, estos valores se cargan de la etapa de
evaluación.
En cada mes para cada actividad el costo ejecutado distribuido en las Fuentes de Financiación
Aporte Fondo Emprender y Aporte Emprendedor, para digitar por el emprendedor.
En cada mes para cada actividad deben estar una casilla de hechos, para digitar por el
emprendedor.
En cada mes para cada actividad deben estar un casilla de indicador de archivos adjuntos (estos
archivos estarán en el modulo anexos) en la casilla solo será un link a ellos,
Nomina:
Nombre
En cada mes para cada nombre se calcula el porcentaje de prestaciones sociales proyectado (51,3
%) Esta cifra puede ser modificada cada año
En cada mes para cada nombre se ingresa el valor por Sueldo ejecutado
En cada mes para cada nombre se ingresa el valor por prestaciones sociales ejecutado
En cada mes para cada actividad deben estar un casilla de hechos, para digitar por el
emprendedor.
En cada mes para cada actividad deben estar un casilla de indicador de archivos adjuntos (estos
archivos estarán en el modulo anexos) en la casilla solo será un link a ellos.
Producción
En cada mes para cada producto deben estar cantidades presupuestadas y costos de producción
estimados.
En cada mes para cada producto se debe permitir el ingreso por parte del emprendedor de la
cantidad producida y los costos de producción.
En cada mes para cada actividad deben estar un casilla de hechos, para digitar por el
emprendedor.
En cada mes para cada actividad deben estar un casilla de indicador de archivos adjuntos (estos
archivos estarán en el modulo anexos) en la casilla solo será un link a ellos
Ventas
En cada mes para cada producto se debe permitir el ingreso por parte del emprendedor de las
ventas realizadas y el costo real de la comercialización del producto.
En cada mes para cada actividad deben estar una casilla de hechos, para digitar por el
emprendedor.
En cada mes para cada actividad deben estar un casilla de indicador de archivos adjuntos (estos
archivos estarán en el modulo anexos) en la casilla solo será un link a ellos
El Evaluador debe revisar, y solicitar la modificación a través de post it (la modificación la hará
directamente el emprendedor una vez el evaluador se lo permita levantando la restricción ó
acceso al plan por parte del emprendedor) y aprobar el plan operativo ingresado por el
emprendedor. Para el caso de la primera convocatoria el plan operativo será cargado por el
evaluador.
Con base en el plan operativo aprobado por el evaluador es que el interventor hará el seguimiento.
Genéricos: Que son los indicadores definidos por el marco jurídico del Fondo Emprender, (son
los exigidos por el FE para las empresas creadas y su registro y seguimiento es obligatorio cargar
por el gerente interventor)
Específicos: son los definidos en la etapa de evaluación para cada plan operativo (Futura
empresa), serán cargados del campo “Indicadores de Gestión” de la subpestaña “Indicadores
Financieros”, Pestaña “Modelo Financiero”. Y también de los definidos en el campo “Indicadores”
de la subpestaña “Productos e Indicadores”, Pestaña “Concepto Final y Recomendaciones”.
Los indicadores serán alimentados con la información que registre mensualmente el emprendedor
en el plan operativo, y el sistema realizará los cálculos correspondientes mostrando los
resultados, los cuales serán visibles para el emprendedor
De igual manera en el menú principal del perfil de emprendedor debe aparecer un botón llamado
Trámites y Legalización de Empresas, en este aparecerá: un botón de impresión para los
siguientes documentos:
Nota: el sistema deberá informar al emprendedor que los datos deben ser registrados en la
pestaña empresa, que omita el mensaje si ya realizó dicha tarea.
CONTRATO Y PAGARÉ
PLAN OPERATIVO
El Plan Operativo aprobado, hará parte del contrato y deberá ser impreso por el emprendedor (y
remitido conjuntamente con los formatos de contrato y pagaré debidamente firmado)
Nota: Para realizar el contrato se debe contar con los soportes físicos y debidamente firmados y
legalizados, para inscribirlos en el sistema.
Registro Presupuestal
NIT
Es Régimen Especial? (S/N) –en caso de SI, Norma que lo sustenta - Fecha de Norma
Es Autoretenedor? (S/N) –en caso de SI, Norma que lo sustenta - Fecha de Norma
Es Exento de Retención en la Fuente? (S/N) – en caso de SI, Norma que lo sustenta Responsable
de IVA? (S/N)
Es Gran Contribuyente? (S/N) - en caso de SI, Norma que lo sustenta - Fecha de Norma
Es Suministro (S/N)
Nota: La estructura del archivo de terceros requerido por el sistema de FONADE, solicita los
campos de “Plazo de contrato en días” y “Plazo de contrato en horas”, estos no requieren ser
diligenciados, se deben contabilizar en la estructura.
Deberá incluirse un botón que permita mostrar las empresas creadas para capturar y generar los
archivos planos para el (los) banco a través del cual, se efectuarán los pagos a los
emprendedores, este contendrá los siguientes campos:
Nit
Razón social
Representante legal
Ciudad
Teléfono
Correo electrónico
Deberá existir un botón que permita cargar el archivo con la información remitida por el (los)
banco, cuyo contenido serán los siguientes campos:
Código Banco
Sucursal
Nit
Razón social
Número de Cuenta
Saldo inicial
Número desembolso
Valor
Fecha
Aprobado por
Saldo a la fecha
Esta opción debe permitir el ingreso de los campos requeridos por el archivo de desembolsos y
genera el archivo tomando la información ingresada en la pestaña información de terceros
complementada por el administrador con la información abajo relacionada, “El primer desembolso
se realiza de manera directa, sin el aval del interventor“ a partir del segundo desembolso se debe
verificar en forma automática la condición de autorización del interventor de dicho desembolso
(según módulo de Interventoria), no se debe permitir la generación del archivo plano, si no cuenta
con el aval del interventor.
Los campos fijos para el registro de encabezado que deben ser digitados son:
Fecha de Movimiento (por defecto podrá tomar la del sistema, pero deberá permitir su
modificación)
Número Pago
Concepto Pago
Los anteriores campos podrán ser ingresados en la pestaña de Información de Terceros para
desembolsos, a excepción del campo Fecha de Movimiento que puede ser el único campo a
ingresar para generar este tipo de registro en el momento de generar los archivos planos para
efectuar cada desembolso; los demás campos requeridos en la estructura del registro los podrá
tomar del sistema, de la información ya registrada en las pestañas correspondientes.
Para el caso del “registro tipo desembolso” del esquema del archivo plano, el campo de valor
pesos para los desembolsos (a partir del segundo) podrá ser tomado del valor que apruebe el
interventor según el avance y ejecución del plan operativo (según módulo de interventoría)
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 82 de 139
El archivo generado tendrá una extensión .csv y cumplirá con los requisitos descritos en el
documento anexo (ESPARCHIVOPLANILLAS v.5 Muestra.doc). El sistema deberá permitir
imprimir la relación de los desembolsos a efectuar agrupados por número de desembolso, esta
relación deberá contener las siguientes columnas:
E;B;950;193048;2003;28122004;2;3;977;99;NA;99;4;6000000;
Obligatorio.
4 TIPO DE C 2 NI NIT
IDENTIFICACIÓN DEL
TERCERO Obligatorio.
Obligatorio.
R - Resolución
D - Decreto
L - Ley
A – Artículo
R - Resolución
D - Decreto
L - Ley
A – Artículo
R - Resolución
D - Decreto
L - Ley
A – Artículo
R - Resolución
D - Decreto
L - Ley
A – Artículo
S – Simplificado
C – Común
R - Resolución
D - Decreto
L - Ley
A – Artículo
D;00001;2255;2004;COP;15000000;;;; D;00002;2256;2004;COP;10000000;;;;
D;00003;2257;2004;COP;2000000;;;; D;00004;2258;2004;COP;15000000;;;;
Notas:
Tenga en cuenta para su formato que el campo: Número de Identificación del Tercero es de tipo
carácter, no de tipo numérico; por lo tanto no debe tener ningún tipo de separador numérico.
Si no desea incluir información en los campos marcados como opcionales, debe colocar un punto y
coma (;) inmediatamente seguido del anterior.
En caso que el campo exceda la máxima longitud permitida, se tomará desde el primer carácter
hasta el que se encuentre en la posición mencionada en la columna máxima longitud.
Los campos numéricos solo se admiten enteros, en caso de no ser así ese registro será
rechazado.
Los campos: es Suministro, Mediación de Servicio Directo, Domicilio y servicio en Bogotá son de
un solo carácter, por lo que se debe completar únicamente con una S o una N.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 90 de 139
Los campos PLAZO EN MESES, PLAZO EN DIAS, PLAZO EN HORAS; deben venir a lo menos
uno completo si el contrato es nuevo, si los todos vienen vacíos no se podrá crear el contrato.
Los campos deben venir en el mismo orden en que se especifica en éste archivo.
Subpestaña Condonación
MODULO DE INTERVENTORIA
Perfiles Interventoría
Tipo de documento
Numero de documento
Gerente Interventor
Razón social
Tipo de documento
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 91 de 139
Numero de documento
Con esta opción el gerente Interventor tendrá la posibilidad de actualizar los datos básicos
registrados al momento de crear el coordinador de Interventores.
Activación de Coordinador de Interventoría (para esto el Gerente Interventor contará con dos
campos uno para el número de contrato (numérico de 7 dígitos), y el segundo es un campo
numérico para ingresar el número de meses del contrato a partir de la fecha de ingreso dando
como resultado la fecha de expiración)
Desactivar coordinador de Interventores: con esta opción el gerente Interventor podrá desactivar el
coordinador de Interventores para lo cual podrá desactivar dentro de un lapso de tiempo (desde –
hasta) o desactivar definitivamente para lo cual contará con un campo de texto para dar soporte
del porque su desactivación.
Deberá existir una Pantalla (similar a la existente en el sistema actual para los asesores), la cual
deberá facilitar el seguimiento al cumplimiento de las actividades de los Coordinadores de
Interventoría, para esto se podrá utilizar un check box, para controlar la entrega y aprobación de
los informes mensuales que debe reportar cada Coordinación, pudiendo visualizar y confrontar
este informe mensual con los informes de Interventoría para cada empresa hacer seguimiento,
que además permita la visualización por número de convocatoria
Coordinador de Interventoría
Administrar Interventores
El Coordinador de Interventoría tendrá la posibilidad de crear los interventores para lo cual contará
con los siguientes campos para su registro:
Razón social
Tipo de documento
Sector principal al que aplicaría (se manejará con el CIIU de la misma manera de la creación del
plan de negocio pero podrá ser inscrito en más de uno hasta N. Para desarrollar el filtrado)
Características:
Opciones:
Activación de Interventores (para esto el Coordinador de Interventoría contará con dos campos
uno para el número de contrato (numérico de 7 dígitos), y el segundo es un campo numérico para
ingresar el número de meses del contrato a partir de la fecha de ingreso dando como resultado la
fecha de expiración)
Al seleccionar una, a través de un check box, se debe hacer un match automático entre los CIIU
del plan de negocio y los Interventores, para generar un listado de posibles Interventores, a través
de un pop up.
Empresa (para lo cual al dar doble clic se mostraran los campos de Razón Social, NIT, Objeto
Social, CIUU
Interventor (al hacer doble clic sobre al nombre del Interventor, es necesario ver la hoja de vida) la
información desplegada en el pop up antes mencionado, deberá contener el número de empresas
asignados a cada uno de los Interventores.
Características:
Una vez creado el Interventor este tendrá únicamente la posibilidad de actualizar su perfil.
Una vez el Interventor sea activado, aparecerá en los listados para asignarle empresas, y al mismo
tiempo podrá observar la lista de empresas a la que fue asignado junto con el modulo de tareas
pendientes
Seguimiento Interventores:
Deberá existir una Pantalla que permita hacer el seguimiento al cumplimiento de las actividades
de los interventores, en ella aparecerán relacionados los interventores y al dar clic sobre el
nombre, se desplegará le relación de empresas asignadas y si tiene informes pendientes por
entregar, en caso de que de esta situación utilizará la herramientas de tareas pendientes al
interventor.
Interventor
En el menú del Interventor aparecerá la opción de Mis Planes Para Seguimiento de Interventoría,
al entrar a esta opción se listarán todos los planes de negocio que han sido asignados al
interventor, al darle clic sobre el plan aparecerá el plan de negocio y al darle clic sobre la razón
social o nombre de la empresa de la columna de seguimiento empresarial se ingresa a la pantalla
de seguimiento del plan con cinco pestañas:
Plan Operativo
Indicadores de Gestión
Riesgos
Conceptos y recomendaciones
Contrato
Nómina
Producción
Ventas
El sistema debe permitir visualizar el Plan Operativo mes a mes, y permitir imprimirlo incluyendo
los espacios para observaciones y conclusión del periodo, mostrando además la fecha de
Adicionar: El interventor podrá adicionar actividades al plan operativo, para ejecutar esta acción
presionará el botón de adicionar actividad, este botón estará visible en cada uno de los
componentes del plan operativo es decir Actividades, Nómina, Producción y Ventas. Una vez
ingresada la adición, el sistema le dará el carácter de temporal a esta acción, y el interventor
procederá a utilizar la opción de tareas pendientes y enviarla al coordinador para su revisión y
concepto de favorabilidad ó no. El coordinador podrá aprobar ó no la solicitud de adición, en los
casos en que la apruebe, el sistema no permitirá la adición definitiva si esta no es avalada por el
Gerente Interventor, para esto el coordinador de Interventoría deberá remitirla a través de la opción
de tareas pendientes al Gerente Interventor, quien tendrá la opción de visualizar el Plan Operativo
y mediante un Check Box aprobar ó no. En caso de aprobación el sistema actualizará el plan
operativo y mostrará el número de versión, guardando todas las versiones anteriores. (ver ejemplo
modificaciones).
Eliminar: El interventor podrá eliminar actividades al plan operativo, para ejecutar esta acción
presionará el botón de Eliminar actividad, este botón estará visible en cada uno de los
componentes del plan operativo es decir Actividades, Nómina, Producción y Ventas. Una vez
seleccionada la posible actividad a eliminar, el sistema le dará el carácter de temporal a esta
acción, y el interventor procederá a utilizar la opción de tareas pendientes y enviarla al
coordinador para su revisión y concepto de favorabilidad ó no. El coordinador podrá aprobar ó no
la solicitud de adición, en los casos en que la apruebe, el sistema no permitirá la adición definitiva
si esta no es avalada por el Gerente Interventor, para esto el coordinador de Interventoría deberá
remitirla a través de la opción de tareas pendientes al Gerente Interventor, quien tendrá la opción
de visualizar el Plan Operativo y mediante un Check Box aprobar ó no. En caso de aprobación el
sistema actualizará el plan operativo y mostrará el número de versión, guardando todas las
versiones anteriores. (ver ejemplo modificaciones).
Deberá existir una casilla para registrar el concepto del interventor sobre el comportamiento del
indicador.
Deberá existir una casilla para registrar el concepto del interventor sobre el comportamiento del
indicador.
Pestaña Riesgos
Deberán estar categorizados por los siguientes ejes funcionales de la empresa: técnicos,
administrativos, financieros, humanos, comerciales y de calidad, son campos de texto con estos
subtítulos para poder adicionar riesgos y una casilla para hacerles observaciones.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 97 de 139
Pestaña Conceptos
En esta pestaña el interventor podrá visualizar los conceptos generados para cada uno de los
aspectos objeto de seguimiento en el Plan Operativo, es decir, por Actividad, Nómina, Producción
y Ventas y estos a su vez por cada mes. Esta información le facilitará al interventor la
estructuración de los informes que debe reportar periódicamente.
Pestaña Contrato
En esta pestaña el interventor podrá revisar la información del contrato, (esta será tomada por el
sistema, del formato de contrato enviado al emprendedor), aquí podrá revisar las condiciones
contractuales y condiciones para desembolsos.
En cuanto a la aprobación de desembolsos estos los podrá hacer de acuerdo con el cumplimiento
en la ejecución de los planes bajo su responsabilidad, deberá autorizar ó no los desembolsos (a
partir del segundo) a realizar a las empresas correspondientes, para esto dispondrá de un botón
que le permitirá hacer esta acción, cuando esto ocurre el plan quedará habilitado en el perfil de
administrador como pendiente de desembolso.
Agenda
Con esta opción se pretende poder programar mediante una agenda con calendario colombiano,
las visitas de campo de los interventores. Para esto el interventor seleccionará la fecha de la visita
e ingresará la empresa a visitar y su NIT, el sistema identificará la ciudad destino y el nombre e
identificación del interventor para anunciarle al coordinador de Interventoría la salida y además se
coordine la logística de desplazamiento (pasajes, gastos etc.) y se anunciará también mediante
mail al emprendedor para ponerlo en conocimiento de dicha visita
Informes
Debe permitir la interacción con el administrador para armar y estructurar los informes que la
administración del fondo emprender requiera para presentar ante las directivas del fondo o para
publicar en la página pública del fondo emprender, mediante la utilización de consultas
imprimibles, Debe permitir el análisis para la planeación del fondo emprender.
Se establecen como mínimo la realización de cuatro hojas de formas para establecer los informes
mínimos que se requieren así:
Formato Informe Visita de Interventoría: deberán existir los campos abajo relacionados los cuales
serán de obligatorio diligenciamiento para la generación del informe, para esto el interventor
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 98 de 139
deberá seleccionar el Plan de negocio para el cual realizará el informe de visita, y proceder a
diligenciar:
Desplazamientos
Ciudad Origen
Ciudad Destino
Medio de transporte
Aéreo
Terrestre
Fluvial.
Valor
Duración
Interventor
Coordinador
Periodo
Contrato
Fecha
Empresa
Teléfono
Dirección
Ciudad
Socios
Aspectos de Producción
2 Estado de pre
operación o
Montaje
3 Capacidad
Técnica ó
Estado
Operativo
Observación al
componente
7 Innovador
Aspecto Comercial
10 Estrategias
comerciales
15 Ventas
Aspecto Administrativo
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Planeación,
Organización y
17 Dirección
Aspectos financieros
21 Análisis
Financiero
Aspectos laborales
30 Empleo
generado
31 Gestión Humana
Aspectos legales
Constitución,
aplicabilidad y
37 saneamiento
Ámbito ambiental
42 Control,
cumplimiento,
aprovechamiento
e impacto
44 Contrapartidas y
Relación
Emprendedor
(es) con el
SENA,
45 Observaciones
al seguimiento
de Unidades,
asesores y
plataforma
46 Consideraciones
de la
Interventoría
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 101 de 139
Fecha Salida
Fecha Regreso
Número de Días
Número de Noches.
Costo Visita
Este campo (Costo Visita) será calculado por el sistema y deberá tener en cuenta las tablas de
valores de desplazamiento utilizadas en FONADE.
Información Técnica
FORMATO 01A
Interventor
Coordinador
Periodo
Contrato
Fecha
Empresa
Teléfono
Dirección
Ciudad
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 102 de 139
Socios
Infraestructura
Activos fijos
en
2 seguimiento
Seguros o
estado de
9 planta o
cultivo
Capital de Trabajo
Estado del
punto de
7 equilibrio
Egresos
5 Gastos
Ingresos
ingresos
8 Operacionales
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Aprobación de recursos
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Cuando el Gerente Administrador haga clic sobre Agregar planes de Negocio se mostrará un
listado de “Proyectos en Asignación de recursos”, que muestra los proyectos que se encuentran en
la etapa de asignación de recursos, de allí el Gerente Administrador puede señalarlos y enviarlos
al listado de proyectos a legalizar. Los proyectos que no se seleccionen permanecen en este
estado.
Actas anteriores
… … … …
Modernizar
Cuando el Administrador hace clic sobre el botón Actualizar del Listado de Proyectos a Legalizar, a
cada proyecto le puede suceder una de las siguientes acciones:
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 105 de 139
Los marcados con SI pasan al estado de seguimiento (Interventoría) siempre y cuando hayan
surtido el trámite ante CONFECÁMARAS y los marcados con NO son devueltos al estado de
“Registro y Asesoría” (Controlar después de cuanto tiempo se podría devolver, para ello se
agregará un parámetro de tiempo administrable por el Gerente Administrador)
Solicitud de pago
Para cada actividad se ha definido el siguiente flujo de aprobación de las solicitudes de pago:
Emprendedor, una vez aprobado el avance sólo puede consultarlo. Aparece la opción de agregar
o editar una solicitud de pago. Los valores a desembolsar son los aprobados en los avances, el
emprendedor no puede editarlos. Se genera tarea el Interventor.
Interventor, revisa la solicitud de pago y la aprueba o no. Aprobado pasa a 5, No Aprobado pasa a
3.
Coordinador de interventoría, revisa y genera archivo de pagos para ser enviado a la fiduciaria.
Nombre beneficiario. Se escoge de una lista de los proveedores registrados para la respectiva
empresa (Listado de Proveedores).
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 106 de 139
Forma de pago.
Cheque
Cheque de gerencia
ACH
Traslado
Consignación
Valor solicitado al fondo emprender. Al registra el valor solicitado el sistema debe validar que este
no supere el saldo para ese rubro ó actividad.
Adjuntar archivos:
Cuando se ingrese una solicitud de pago es necesario validar que se adjunte por lo menos un
archivo. El emprendedor debe adjuntar los archivos que sirven como soporte a su solicitud.
Factura
Cuenta de cobro
Liquidación de nómina
Fotocopia de la cédula
Otro
El tipo de archivo sirve para determinar el nuevo nombre del archivo físico, esto con fin de
identificar más fácil el archivo. Se debe relacionar el número del proyecto y la fecha de subida del
archivo.
Ejemplo: Factura00019-05242005.bmp
Cada archivo de soporte escaneado es una imagen (bmp, jpg, gif u otro formato de imagen), al
final del proceso todos los archivos de soporte estarán en un .ZIP.
El interventor al aprobar la solicitud de pago debe poder ingresar en una casilla de verificación el
rubro del plan de aportes aprobado en la etapa de evaluación o acordado con el emprendedor y
poder imputarlo conforme a la clasificación de diferidos, capital de trabajo o inversiones fijas. ( en
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 107 de 139
este sentido considero importante clasificar estos rubros y enmarcarlos en forma fija en una
pestaña aparte)
Nómina
Las solicitudes de nómina se deben generar una por mes por proyecto. Los avances se deben
generar uno por persona por mes.
Para cada actividad se ha definido el siguiente flujo de aprobación de las solicitudes de pago:
Emprendedor, una vez aprobado el avance sólo puede consultarlo. Cuando se han completado
todos los avances del mes, aparece la opción de agregar o editar una solicitud de pago de nómina.
Los valores a desembolsar son los aprobados en los avances (sumatoria de avances individuales),
el emprendedor no puede editarlos. Se genera tarea el Interventor.
Interventor, revisa la solicitud de pago y la aprueba o no. Aprobado pasa a 5, No Aprobado pasa a
3.
Coordinador de interventoría, revisa y genera archivo de pagos para ser enviado a la fiduciaria.
Para ingresar una solicitud de nómina se debe seguir un procedimiento similar al de hacer una
solicitud de pago para una actividad.
Cuando el emprendedor ingresa una solicitud de pago de nómina se debe validar que el usuario
adjunte al menos un archivo. (Se sugiere poder incluir una planilla de nomina estándar para todo el
fondo emprender.) El emprendedor debe adjuntar los archivos que sirven como soporte a su
solicitud. El campo beneficiario se carga en forma automática, es el nombre del representante
legal de la empresa
Cuando el interventor esta por aprobar la solicitud de pago de nómina debe poder consultar el plan
de aportes aprobado en la etapa de evaluación.
Se debe poder tener un registro de proveedores de cada empresa, por cada proveedor se debe
ingresar la siguiente información:
Tipo de Identificación. NIT, Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, otro.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 108 de 139
Nombres
Apellidos
Razón Social
Tipo de retención, Régimen común. Régimen simplificado. Gran contribuyente autoretenedor. Gran
contribuyente no autoretenedor. Autoretenedor no gran contribuyente. General, no es gran
contribuyente ni autoretenedor, Entidad estatal. Entidad sin ánimo de lucro. Un tercero con tipo de
identificación NIT, nunca podrá venir como Régimen simplificado.
Teléfono.
Dirección.
Fax.
Email.
Número de cuenta.
Una persona inscrita en este registro puede ser proveedor de una o más empresas, por ello es
necesario establecer la relación entre un proveedor y las empresas.
En esta pestaña se carga en una subpestaña “aportes” exactamente la recomendada por parte del
evaluador, otra subpestaña llamada presupuesto que el interventor diligencia conforme a los
compromisos con los emprendedores en la primera visita, donde se vayan mostrando para poder
desplegar las solicitudes de pago que sean autorizadas por el interventor, una vez el interventor
recibe la comprobación de desembolso de la fiduciaria debe ir cargando la fecha de pago y el
código de pago quedando registrada en la vista de presupuesto el valor desembolsado, el
beneficiario del mismo y la fecha de pago la cual visualiza el emprendedor en la misma
subpestaña “presupuesto” que se debe adicionar en la pestaña de contrato.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 109 de 139
Proyectos en ejecución
Consulta que muestra los proyectos que se encuentran en etapa de Ejecución, la accede el
Gerente Interventor. El coordinador de interventoría debe poder ver los proyectos que están a
cargo de sus interventores, al dar clic sobre el nombre del interventor debe poder ver que
Empresas están asignadas al interventor seleccionado y a su vez al dar clic sobre la empresa
debe poder ver la ejecución de la interventoría.
Desde un archivo de Excel con formato, subir datos que pide el programa al informe de evaluación.
Definir hoja de salida única.
Crear hoja de seguimiento de evaluación y crear una instancia para el coordinador de evaluación,
de tal manera que este pueda ver todas las hojas por proyecto.
El sistema consolida las solicitudes de pago autorizadas por los interventores, estas aparecerán
relacionadas en la opción “Generación de Pagos”, del perfil del Coordinador de Interventoría, quien
es el responsable de generar, firmar y enviar a a la Fiduciaria a través del Sistema de
Información, las solicitudes de pago autorizadas, para esto deberá seguir los siguientes pasos:
Generación de pagos, muestra un listado de las solicitudes de pago que no se han enviado a la
fiduciaria. Para identificar cada pago se relacionará el número del proyecto, el nombre de la
empresa y el número y fecha de la orden Solicitud de pago.
Cuando se hace clic sobre una solicitud de pago de la lista, se muestra un resumen de la solicitud
y los archivos adjuntos a esta.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 110 de 139
Para generar y enviar las ordenes Solicitudes de pago Autorizadas, el Coordinador de Interventoría
deberá:
Seleccionar (Marcar en un check box) las solicitudes de pago que autoriza y que enviará a la
Fiduciaria.
Llenar la fecha de pago (la fiduciaria recomienda colocar, por defecto, la fecha del día siguiente), el
coordinador la puede cambiar.
Una vez generados los archivos de pagos, se deben firmar digitalmente de la siguiente forma:
Con las condiciones anteriores, el usuario (Coordinador de Interventoría) debe hacer clic sobre la
opción Firmar y enviar Archivos, se despliega una ventana que muestra el listado de archivos que
ese usuario (Coordinador de Interventoría) puede firmar, el usuario debe seleccionar los archivos
y hacer clic sobre el botón Adjuntar Firma digital, en este momento el programa debe firmar
digitalmente los archivos que el usuario seleccionó y hacer el envío de un mail (Tarea) al usuario
de la Fiducia, informando que los archivos están disponibles para ser bajados, esta información.
Los documentos también se encriptarán en el momento en que son firmados digitalmente.
utilizando el certificado digital que provee Certicámara, el cual deberá estar instalado también en el
equipo receptor de la Fiducia.
Los archivos no se trasmitirán por correo electrónico, estos quedarán firmados digitalmente y
encriptados en el servidor.
El siguiente es el detalle de los archivos que se deben enviar a Fiduciaria. (Documento entregado
por Fiduciaria)
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 112 de 139
‘O’ para los demás
Descripción Caracter 150 Si Para los terceros tipo: ‘C’ / ‘E’ y ‘T’ que la
información venga primero los Apellidos y
posteriormente los Nombres
Telefono Numéric 16 No
o
Dirección Caracter 60 No
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 113 de 139
Número de Fax Numéric 20 No
o
E_Mail Caracter 60 No
‘P’ Principal
‘A’ Activa
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Registro Final del Archivo
Objetivo del archivo: Cargar las relaciones de pagos enviadas por el cliente, y someterlas a los
procesos de generación de orden de operación, causación y liquidación de las órdenes de pago y
posterior pago
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 115 de 139
(*) Fiduciaria entregará a FONADE el código contable con que se identifica el fideicomiso, creado
en ‘SIFI’.
Comentario aclaratorio:
Comentario aclaratorio:
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 116 de 139
Soporte Caracter 20 Si Corresponde a un número interno que
identifique cada relación o autorización,
enviada por el fideicomiso. Válido para
generar consultas hacia el cliente
Comentario aclaratorio:
Comentario aclaratorio:
Comentario aclaratorio:
Comentario aclaratorio:
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 117 de 139
Valor Numéric 20 Si Corresponde al valor total de la operación.
o Con punto (.) para separar decimales
Comentario aclaratorio:
Comentario aclaratorio:
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 118 de 139
Sucursal Banco Numéric 6 No Corresponde al código de la sucursal del
Cuenta Beneficiario o banco en el que le son consignados los
recursos, al beneficiario del pago. Será
obligatorio, sí viene diligenciado el banco
(Campo anterior). Ver Tabla de códigos de
sucursales.
(*) Fiduciaria debe entregar al cliente la información requerida por ‘SIFI’ en cada
campo
Nota: Para la solicitud de la firma digital, FONADE realizará los trámites legales ante Certicámara.
El administrador de pagos (Fiduciaria) puede ingresar directamente la respuesta por cada solicitud
de pago Rechazada y enviarla al Coordinador de Interventoría.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 119 de 139
El coordinador de interventoría en la opción de Pagos Autorizados podrá supervisar el estado de
los pagos autorizados (Enviados, Aprobados ó Rechazados) y remitir los pagos rechazados a los
correspondientes interventores, quienes a su vez lo remitirán al emprendedor.
Estados:
Enviada
Aprobada
Rechazada
Una vez enviada la solicitud sólo se debe poder cambiar a Aprobada o Rechazada.
Cuando una solicitud es rechazada, el coordinador le notifica al Interventor por medio de las tareas
pendientes, se genera tarea una automática.
El interventor recibe la tarea y agenda al emprendedor para que este ingrese una solicitud de pago
y seleccionando la opción de Tipo igual a Rechazada. Se debe iniciar de nuevo el proceso de
solicitud de pago.
Home, acceso al listado de tareas pendientes, una tarea por cada envío que haga un coordinador.
Agendar Tareas, podrá programar tareas a los coordinadores de Interventoría.
Mi perfil, acceso a mi perfil, opciones básicas (Dirección, teléfono, email, cambio de clave). Sólo
podrán estar registrados en el sistema los responsables de la Fiduciaria cuya firma digital esté
certificada.
Control de Pagos, el usuario tendrá básicamente la posibilidad de descargar los archivos que se
encuentran firmados digitalmente y encriptados.
Tendrá el listado de los archivos a descargar, cada vez que descargue un archivo se debe guardar
el registro.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 120 de 139
Una vez que baje el archivo, el usuario de la Fiducia lo debe descifrar con el software CertiFirma
que provee Certicamara, y así poder continuar con el proceso interno de Fiduciaria.
Control de Rechazos, es el registro de las solicitudes rechazadas, para ello contará con un sencillo
formulario que contará con los siguientes datos:
Número de solicitud de pago, lista desplegable que muestra el número de solicitud de pago que se
encuentra en estado “Enviada”.
Causal de rechazo.
Una vez envíe el rechazo, se generará una tarea al coordinador de interventoría responsable de la
solicitud de pago.
CONSULTA DE PROYECTOS
Los usuarios de línea de atención tendrán la posibilidad de consultar información básica de otros
proyectos para ello contaran con un sistema de filtros con los siguientes campos nombre,
ubicación, CIIU o palabra clave el resultado de esta búsqueda le mostrara al usuario aparte de los
citados en la búsqueda Resumen ejecutivo y estado en la línea de tiempo.
CREAR CONVOCATORIA
Los usuarios administradores tendrán la posibilidad de crear la convocatoria para lo cual contarán
con los siguientes campos para registrarla
Fecha de apertura
Fecha de cierre: debe tener posibilidad de efectuar uno o varios cierres por convocatoria.
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Primer filtro de selección de grupo objetivo (Geográfico)
Ámbito geográfico (para esto contará con un listado de departamentos para selección el grupo
objetivo al que va, tendrá la opción de seleccionar todo)
Ámbito Económico (para esto contara con un listado de actividades (CIIU 1er nivel ) para selección
el grupo objetivo al que va, para ello podrá asignar un mismo CIIU para todos o seleccionar un
CIIU especifico para cada departamento el sistema tendrá la posibilidad de mezclar uno a uno o
uno a muchos al momento de formar el ámbito geográfico y el económico
Ámbito Geográfico se desarrollara un primer filtro por municipios para lo cual el usuario contara
con un desplegable con la lista de departamentos, y al seleccionar uno de estos tendrá la lista de
municipios del departamento seleccionado, para lo cual podrá seleccionar uno a uno o contara con
la opción de todos.
Ámbito económico una vez el usuario tenga seleccionados los municipios este podrá asignar
actividades para cada grupo de departamentos, para esto contara con un listado de actividades
(CIIU 1er nivel ) para selección el grupo objetivo al que va, para ello podrá asignar un mismo CIIU
para todos o seleccionar un CIIU especifico para cada grupo de municipios por departamento
MODIFICAR CONVOCATORIA
Fecha de cierre solo se podrá ampliarla hacia delante y no hacia atrás, el cierre será automático
del sistema
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 122 de 139
Características
REPORTES DE CONVOCATORIA
El sistema contará con una serie de reportes de los planes de negocios presentados en esa
convocatoria mostrando y guardando lo siguiente:
Quién lo presentó
Características:
El gerente administrador, este módulo tendrá una opción de crear gerentes evaluadores, para lo
cual contará con la información básica para crear los usuarios (nombre completo, tipo de
identificación, número de identificación y E-mail). (pueden crear más de uno)
El gerente evaluador, contará con el módulo de tareas pendientes el cual funcionará de la misma
manera que actualmente está funcionando en el sistema, con la diferencia que el gerente puede
asignarle tareas a los coordinadores y evaluadores.
MIS EVALUACIONES
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 123 de 139
En esta opción el coordinador de evaluadores podrá consultar todas las pestañas y sub pestañas
que desarrollo el evaluador (como abajo se describen) interactuando con el evaluador bajo el
sistema de Post It, dando así sus comentarios sobre el trabajo desarrollado por el evaluador,
adicionalmente a esto el coordinador de evaluadores contará con un check box en cada una de las
pestañas para dar por revisado y aprobado el trabajo del evaluador.
Características:
No se podrá marcar como finalizada ninguna pestaña si aún tiene Pos It activos
Una vez el coordinador de evaluadores termine de aprobar todas las pestañas, el proyecto
automáticamente pasará al gerente evaluador para dar su validación final.
Adicional a las pestañas que cuenta el evaluador para desarrollar la evaluación, el coordinador de
evaluadores contará con la siguiente pestaña.
El sistema deberá cargar los ítem relacionados en las cuatro pestañas (modelo financiero, tabla de
evaluación, informe consolidado e indicadores de gestión) los cuales se deberán listar de forma
tabular y debe permitir el registro de un calificador para cada uno de ellos incluyendo las
subpestañas y divisiones de agrupación; de igual manera deben contar con un campo para
registrar la justificación de dicha calificación.
Tipo de documento
Numero de documento
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 124 de 139
Modificar coordinador de evaluadores: con esta opción el gerente evaluador tendrá la posibilidad
de actualizar los datos registrados inicialmente al momento de crear el evaluador.
Desactivar coordinador de evaluadores: con esta opción el gerente administrador podrá desactivar
el coordinador de evaluadores, para lo cual podrá desactivar con una fecha limite (desde – hasta)
o desactivar definitivamente para lo cual contara con un campo de texto para dar soporte del
porque su desactivación.
Asignar Plan de negocio a coordinador de evaluadores: con esta opción el gerente evaluador
contara con un listado de coordinadores de evaluadores y un listado de planes de negocios
registrados, para el cual podrá asignar o quitar por medio de un check box un coordinador a un
plan de negocio.
Características:
ADMINISTRADOR DE EVALUADORES
Crear evaluador: el gerente de evaluadores tendrá la posibilidad de crear los evaluadores para lo
cual contaran con los siguientes campos para su registro
Tipo de documento
Numero de documento
Sector principal al que aplicaría (se manejara con el CIIU de la misma manera de la creación del
plan de negocio pero podrá agregar más de uno hasta n. Para desarrollar el filtrado)
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 125 de 139
Modificar evaluador: con esta opción el gerente evaluador tendrá la posibilidad de actualizar los
datos registrados inicialmente al momento de crear el evaluador.
Desactivar evaluador: con esta opción el administrador del sistema podrá desactivar el evaluador
para lo cual podrá desactivar con una fecha limite (desde – hasta) o desactivar definitivamente
para lo cual contara con un campo de texto para dar soporte del porque su desactivación.
Activación de Evaluadores (par esto el gerente administrador contara con dos campos uno para el
numero de contrato (numérico de 7 dígitos), y el segundo es un campo numérico para ingresar el
numero de meses del contrato a partir de la fecha de ingreso dando como resultado la fecha de
expiración).
Modificación activación de evaluadores: para esto el gerente podrá modificar la fecha de expiración
y contara con un campo de soporte para ingresar el motivo.
Asignar Plan de negocio a evaluador: Los usuarios Gerentes evaluadores tendrán la posibilidad
de asignar evaluadores a planes de negocios para lo cual contaran con un formulario con la
siguiente información:
Nombre del plan de negocio (para lo cual al dar doble clic se mostraran los resúmenes del plan de
negocio)
Evaluador el cual funcionara a manera de pop up el cual le listara los evaluadores (según el CIIU
por las alternativas de del sector ingresado por el evaluador) disponibles, con el numero de planes
de negocios asignados esta opción se manejara similar a la de asignación de asesores
Características:
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 126 de 139
Una vez el gerente evaluador crea el evaluador, el sistema enviara un correo electrónico con su
usuario y contraseña para ingresar al sistema, junto con esto le entregara una ruta para descargar
el formato del contrato para lo cual se indicara en el mismo correo los pasos a seguir.
Una vez el evaluador sea activado, tendrá la lista de plan de negocios a la que fue asignado junto
con el modulo de tareas pendientes para asignar tareas al equipo de trabajo del plan de negocio
asignado
En esta opción el gerente administrador tendrá una lista de los planes de negocios que ya pasaron
por la primer validación (del evaluador) y segunda validación (del coordinador de evaluación) en
esta lista encontrara:
El nombre del plan de negocio (el cual al dar clic sobre el podrá consultar el plan de negocio y
contara con el sistema de Post It )
El nombre del coordinador (el cual al dar clic sobre el nombre podrá ver su perfil)
El nombre del evaluador (el cual al dar clic sobre el nombre podrá ver su perfil)
Características:
El plan de negocio no podrá quedar avalado por el gerente evaluador si tiene algún Post It activo
MIS EVALUACIONES
En esta opción el coordinador de evaluadores podrá consultar todas las pestañas y sub pestañas
que desarrolló el evaluador (como abajo se describen), interactuando con el evaluador bajo el
sistema de Post It, dando así sus comentarios sobre el trabajo desarrollado por el evaluador.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 127 de 139
Adicionalmente a esto el coordinador de evaluadores contara con un check box en cada una de las
pestañas para dar por revisado y aprobado el trabajo del evaluador.
Características:
No se podrá marcar como finalizada ninguna pestaña si aun tiene Pos It activos
Una vez el coordinador de evaluadores termine de aprobar todas las pestañas el proyecto
automáticamente pasara al gerente evaluador para dar su validación final.
Adicional a las pestañas que cuenta el evaluador para desarrollar la evaluación el coordinador de
evaluadores contara con la siguiente pestaña
El sistema deberá cargar los ítem relacionados en las cuatro pestañas (modelo financiero, tabla de
evaluación, informe consolidado e indicadores de gestión) los cuales se deberán listar de forma
tabular y debe permitir el registro de un calificador para cada uno de ellos incluyendo las
subpestañas y divisiones de agrupación; de igual manera deben contar con un campo para
registrar la justificación de dicha calificación.
MÓDULO EVALUADORES
El evaluador contará con una serie de pestañas las cuales se describen a continuación para
desarrollar su evaluación
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 128 de 139
Tasa mínima de rendimiento a la que aspira el emprendedor %
TIR %
VAN $
PRI #
- Adicionar indicador : El sistema debe permitir que el usuario ingrese campos adicionales a
los antes mencionados
El sistema debe permitir la descarga del modelo base y la posterior carga del modelo financiero
que el evaluador utilice en una hoja electrónica tipo excel.
MINI
MO PUNT
ASPECTOS RESU APR OS
LTAD OBAT OBTE MAX
VARIABLE Campo PUNTAJE ( O ORIO NIDOS IMO %
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 129 de 139
Claridad en la presentación
de los contenidos
generales del Plan de
Negocios, modelo de
negocio, mercado objetivo,
RESUMEN organización y estructura
EJECUTIVO financiera de la empresa. 15 0
Objetivos claros,
cuantificables, medibles y
DEFINICIÓN realizables en el periodo de
OBJETIVOS análisis propuesto 15 x 15
En el plan de de negocio
se tiene claridad sobre el
COMERCIAL
CARACTERIZA producto a vender, Por Ej.:
ES
CIÓN DEL es de consumo directo o es
PRODUCTO de consumo intermedio? 20 0
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 130 de 139
Se tiene claridad si el bien
presenta restricciones
desde el punto de vista del
consumo, por Ej. presenta
algún nivel de
estacionalidad 10 0
Se trata de un producto
que tiene una alta
competencia a nivel interno
o externo. 10 0
El plan de negocio
presenta claridad respecto
del comportamiento de la
demanda del bien o
servicio, por Ej.. es un bien
o un servicio que presenta
un alta frecuencia de
recompra?. 20 0
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 131 de 139
Se tiene claridad o se
analizan y evalúan los
canales de
comercialización para el
aprovisionamiento de
bienes y servicios? Y se
analizan las condiciones
comerciales bajo las cuales
se compra insumos y
materias primas ( por EJ.
Descuentos por pronto
pago, condiciones
crediticias, etc.) 20 0
ESTRATEGIAS
Y GARANTÍAS Se tiene claridad sobre los
DE mecanismos para el
COMERCIALIZ lanzamiento del producto y
ACIÓN DEL garantizar la inserción
PRODUCTO comercial del bien o
TERMINADO servicio. 20 0
Se aportan evidencias de
acuerdos, preacuerdos
comerciales o existencia
de cartas de intención de
compra, para la venta de
bienes y/o servicios. 50 0
Se muestra el programa de
PROYECCION ventas de bienes y
DE VENTAS servicios. 50 0
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 132 de 139
Se muestra la forma como
se recauda la cartera de
las ventas ( nos pagan de 0,3
contado, se dará crédito? ). 20 0 240 0 350 5
CARACTERIZA
CIÓN TÉCNICA
DEL Se efectúa una descripción
PRODUCTO O de las características
SERVICIO físicas del producto 30 0
TECNICOS DEFINICIÓN
DEL PROCESO
DE Se tiene claridad sobre el
PRODUCCIÓN proceso de producción, en
A cuanto a actividades,
IMPLEMENTAR tareas y tiempos para
E ÍNDICES generar el bien o
TÉCNICOS servicio?. 60 0
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 133 de 139
Se muestra el
comportamiento futuro de
la producción por periodo.(
programa de producción) 40 0
IDENTIFICACIÓ
NY
VALORACIÓN Se tiene claridad sobre las
DE LOS cantidades y
REQUERIMIEN especificaciones técnicas
TOS EN de los equipos,
EQUIPAMIENT herramientas e
OY instalaciones requeridas
MATERIALES Y para producir el bien y/o el
SUMINISTROS. servicio. 60 0 200 0 300 0,3
La organización y modelo
empresarial previsto para
la implementación del
ORGANIZACIÓ negocio tiene un costo
N razonable frente al
EMPRESARIAL volumen de las
PROPUESTA operaciones del negocio, o
PARA se evidencia un
IMPLEMENTAR desbalance por excesivos
Y OPERAR EL costos fijos, que mengüen
ORGANIZACI PROYECTO la bondad del negocio?. 10 0
ONALES
Se define con claridad el
modelo y estructura
organizacional, para
operar el negocio?. 20 0
El modelo plantea
instrumentos de gestión y
líneas de acción claras
para garantizar la
implementación y
operación del negocio. 25 0
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 134 de 139
COMPROMISO Se presenta información
S puntual de los
INSTITUCIONA compromisos de
LES PRIVADOS instituciones publicas o
Y PÚBLICOS ( privadas para facilitar la
EN LAS organización de la
DIFERENTES empresa y la
FASES DEL implementación del
PROYECTO) negocio? 10 0
El negocio contempla
alianzas, convenios,
contratos, u otros
mecanismos que
favorezcan la operación del
negocio?. 15 0
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 135 de 139
CUANTIFICACI
ÓN DE LA
INVERSIÓN
REQUERIDA
EN SUS TRES
COMPONENTE
S BÁSICOS (
INVERSIÓN
FIJA, Se presenta el plan de
INVERSION inversión y financiamiento,
DIFERIDA, en forma calar completa e
CAPITAL DE identificando fuente de
TRABAJO). recursos. 25 0
FINANCIERO
El presupuesto permite
S
identificar costos por
unidad, por lote, y es
PRESUPUEST coherente con el
O DE COSTOS presupuesto de ventas, y
DE con la política de
OPERACIÓN. inventarios? 20 0
Se presenta un
presupuesto de ingresos
por periodo, por Ej : mes,
PRESUPUEST trimestre, semestre, año)
O DE coherente con el modulo
INGRESOS DE de mercado y la capacidad
OPERACIÓN. real de producción. 20 0
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 136 de 139
Se presentan los estados
financieros básicos (
balance y P y G ) base y
proyectados según lo
amerite naturaleza del
negocio, por Ej, para un
negocio agrícola de
producción de hortalizas
para los tres primeros
años; para un negocio de
producción de palma
africana para los 10
primeros años; para un
ESTADOS restaurante para los 4
FINACIEROS primeros años, etc. 30 0
Los emprendedores
ERSPECTATIV plantean las expectativas
AS DE en cuanto a la rentabilidad 0,1
RENTABILIDAD que esperan del negocio?. 25 0 80 0 120 2
Deben aparecer los campos de resultado de cada una de las subpestañas (Aspectos) de la tabla
de evaluación indicando en un campo al frente el puntaje mínimo (mínimo aprobatorio) y una
casilla indicando si es aprobado o no el aspecto respectivo. Por cada uno de estos aspectos se
debe tener un campo de texto donde se justifique resultado obtenido por parte del evaluador.
Debe tener un campo de texto por cada módulo del proyecto ( Mercado, técnico, financiero,
resumen ejecutivo y otros) y un campo de texto general.
Con dos campos Si/No Viable y un campo de texto que explique el por qué.
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D. Pestaña Indicadores de Gestión
Subpestaña “Aportes”
Inversiones fijas
Inversiones diferidas
El sistema debe permitir adicionar a cada una de las divisiones, conceptos o ítem, que se
agrupen por su respectiva división:
Cada uno de los conceptos debe contar con los campos de: detalle, total solicitado, total
recomendado, Porcentaje con respecto al total de la división. En forma de cuadro deben mostrarse
estos conceptos.
Subpestaña “implementación”
Técnicos
Administrativos
Presupuestales
El sistema debe permitir adicionar a cada una de las divisiones, conceptos o ítem, que se
agrupen por su respectiva división:
Cada uno de los conceptos debe contar con los campos de: detalle, unidad, estimado,
recomendado. En forma de cuadro deben mostrarse estos conceptos.
Subpestaña “Desempeño”
Productos
Avance
Gestión
El sistema debe permitir adicionar a cada una de las divisiones, conceptos o ítem, que se
agrupen por su respectiva división:
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 138 de 139
Cada uno de los conceptos debe contar con los campos de: detalle, unidad, estimado,
recomendado. En forma de cuadro deben mostrarse estos conceptos.
Anexo No. 02 Ficha Técnica OPC 137- 2012 Página 139 de 139