CURSO DE MICROSOFT PROJECT

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Project Management

Gerenciamento de projetos é o processo de planejamento, organização e

gerenciamento de tarefas e recursos para atingir um objetivo específico, geralmente
com limitações de tempo, recursos e custos. Um plano de projeto pode ser simples,
como uma lista de tarefas e suas datas de início e fim escritas em um caderno. Ou
pode ser complexo, por exemplo, milhares de tarefas e recursos, e um orçamento de
projeto de milhões de bolívares.

A maioria dos projetos compartilhar atividades comuns, como a divisão do projeto em

tarefas fáceis, tarefas de programação, a comunicação entre os membros da equipe e
as tarefas de monitoramento como o trabalho progride. Além disso, todos os projectos
consistem em três fases principais:

1. Criação do plano de

2. Gerenciar e acompanhar projeto

3. Feche o projeto

Microsoft Project

Microsoft Project é um programa de software ou gerenciamento de projetos. Esta

aplicação permite-lhe organizar as informações sobre a alocação do tempo para as
tarefas, os custos associados e recursos, tanto de trabalho e de materiais, o projeto
para que eles possam cumprir os prazos dentro do orçamento e, assim, alcançar os
objetivos.

Microsoft Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para eficiente e

flexível que você pode usar para controlar projetos simples ou complexos. Ele vai
ajudar você agendar e acompanhar todas as atividades para acompanhar seu
progresso.

Projeto Triângulo

No Microsoft Project os três fatores que tornam cada projeto são:

- Tempo: O tempo para completar o projeto, o que se reflete na programação.

- Dinheiro: o orçamento do projeto, que é baseado no custo de recursos, pessoas,

equipamentos e materiais necessários para executar as tarefas.
- Âmbito: os objectivos e tarefas do projeto eo trabalho necessário para alcançá-los.

Este trio de tempo, dinheiro e escopo do projeto formar o triângulo. Definir um destes
elementos afectados os outros dois. Embora todos os três elementos são importantes,
geralmente um vai ter mais influência sobre o projeto.

A relação entre esses elementos difere de um projeto para outro, e determina a classe
de problemas e encontrar soluções que podem ser implementadas. Se você sabe
onde encontrar e onde as fronteiras pode ser flexível, será mais fácil planejar e
gerenciar o projeto.

Microsoft Project Database

Microsoft Project armazena os detalhes sobre o projeto em seu banco de dados. Use
essas informações para calcular e controlar a programação, custos e outros elementos
do projeto, através da criação de um plano. Quanto mais informações você fornecer,
mais preciso o plano.

Como se fosse uma folha de cálculo, o Microsoft Project exibe os resultados do cálculo
imediatamente. Mas o plano de projeto não é criado até que você digite informações
essenciais sobre todas as tarefas. Só então vai acabar quando o projeto ou as datas
nas quais as tarefas que estão programadas.

Microsoft Project coloca as informações digitadas e calculado campos que contêm

tipos específicos de informações, como nomes ou durações de tarefas. No Microsoft
Project, cada campo geralmente aparece em uma coluna.

Ver os dados necessários

A base de dados do projecto contém uma grande quantidade de informação, mas, em

qualquer momento dado requer apenas uma porção do mesmo. Para acessar as
informações usando as seguintes ferramentas:

- Vistas, representando um subconjunto de informações do projeto em um formato fácil

de interpretar. Por exemplo, a tarefa Gantt exibe informação básica em colunas e um
gráfico de barras.

- Tabelas que definem as colunas exibidas.

- Filtros, que permitem que você se concentrar em tarefas específicas ou recursos.

Cada vista apresenta um outro tipo de informação. As tabelas e filtros caber

informações. Alterar vistas, tabelas e filtros podem ocultar informações, mas não
eliminá-lo. Permanecerão no banco de dados e será atualizado.
Exibições

Eles são a combinação de um ou mais pontos de vista (Gráfico de Gantt, Planilha de

Recursos e assim por diante.) E, se aplicável, uma tabela e um filtro. Visualizações
permitir especificar, organizar e analisar informações em vários formatos. Existem três
tipos de pontos de vista:

1. Os diagramas e gráficos representam a informação graficamente. Gráfico de Gantt,

Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário são tabelas ou gráficos.

2. As folhas que representam as informações em linhas e colunas. Cada linha contém

informações sobre tarefas ou recursos. Cada coluna contém um campo que especifica
informações específicas sobre tarefas ou recursos. No Microsoft Project, as colunas
são geralmente chamados de campos.

3. As formas de representar a informação em um formato semelhante a um formulário

de papel. As formas de mostrar a informação para uma tarefa ou um único recurso.

Desenhar

Este é o conjunto de colunas que mostra informações específicas sobre tarefas,

recursos e atribuições numa vista de folha.

Filtros

Especifique as informações para uma tarefa ou um recurso que deve ser apresentado
ou destaque na vista. Por exemplo, quando você aplica as tarefas críticas filtro,
apenas as tarefas críticas são exibidas.

Como programa Microsoft Projeto

Microsoft Project horários de início e fim de uma tarefa, considerando diversos fatores,
incluindo as dependências de tarefas, as restrições e interrupções, como feriados e
férias. O que é mais importante, o programa Microsoft Projeto cada tarefa usando o
comprimento fórmula = esforço de trabalho / recursos, onde:

- Duração é a quantidade de tempo que passa antes que o trabalho é feito.

- O trabalho é o esforço exigido por um período de tempo para realizar uma tarefa.

- Esforço de recursos é a quantidade de esforço que os recursos atribuídos à tarefa e

missão.

Por exemplo:
- Se três pintores trabalhar dois dias em uma tarefa, com um esforço de 8 horas
diárias, o trabalho de cada recurso é de 16 horas (2 dias * 8 horas).

- O esforço financeiro total é de 24 horas por dia (3 pintores * 8 horas).

- O trabalho total da tarefa é de 48 horas (2 dias * 8 horas * 3 pintores).

Compreender esta fórmula é importante saber como as mudanças que afetam as

tarefas no cronograma do projeto.

Acompanhamento de perto e

Depois de criar a lista de tarefas e informações de programação fornecidos, o plano é

gerado. Você pode ver um modelo completo do projeto, com a sua data de término e
as datas de início e fim de cada tarefa. Os próximos passos são:

- Rever o caminho crítico para possíveis problemas. Um caminho crítico é uma série
de tarefas vinculadas a ser realizada a tempo para que o projeto termine no prazo. Se
atrasou qualquer tarefa de um caminho crítico pode atrasar a data de conclusão do
projeto.

- Avaliar e otimizar o plano. Antes de iniciar o projeto e, periodicamente, durante a

execução, avaliar e ajustar o plano do projeto considerando o escopo, recursos e
programação.

- Microsoft Update Project sobre o andamento das tarefas. Em troca, mostrar o plano
de projeto atualizado. Você pode atualizar o plano pessoalmente, ou você pode fazer o
Microsoft Project Central ou por e-mail. Assim que o plano foi atualizado, é verificado
para verificar o efeito das mudanças. É o projeto sobre o orçamento? Está programado
para todos os membros da equipe trabalham horas extras? Vai terminar o projeto mais
tarde?

- Feche o projeto. Avaliar as lições aprendidas e melhores práticas.

Definir um projeto

Durante a fase de planejamento de projetos que têm uma duração significativa ou

requerer os serviços de muitas pessoas, é importante definir os objetivos, premissas e
restrições do projeto.

Definir os objetivos do projeto

A claros os objetivos do projeto são fundamentais para o sucesso do projeto será

determinado pelo grau de cumprimento. A meta do projeto é claro específicos e
mensuráveis. Evite objetivos vagos como "Criar resultados modernos". Os objetivos de
um projeto podem incluir:

- A lista de resultados do projeto.

- Cumprimento datas específicas tanto para a conclusão do projeto e os marcos.

- Critérios de qualidade específicos a serem cumpridas pelos resultados.

- Limites de custo para não exceder o projeto.

Para os objectivos para ser eficaz, é importante que todos os participantes do projeto
são oficialmente concordar com eles. Muitas vezes, o gerente de projeto cria um
documento de objectivos torna-se uma parte permanente do projeto. Depois de criar
um documento em um programa de objetivos diferentes do Microsoft Project, você
pode anexar o arquivo de projeto para acessá-lo facilmente.

Definir as premissas do projeto

Durante a fase de planejamento de um projeto, provavelmente haverá muitas questões

importantes não respondidas, como quando os principais recursos disponíveis para
começar a trabalhar, e quanto tempo será um novo processo. Para iniciar o
planeamento e suposições hipotéticas são então essas estimativas são utilizadas para
criar o programa.

É importante para acompanhar as suposições feitas de modo que:

- Os participantes do projeto podem criticar e apoiar formalmente um conjunto de

pressupostos.

- Você pode atualizar o cronograma, quando informações adicionais disponíveis sobre

esses fatores.

Tenha em mente as seguintes áreas do projeto para identificar os pressupostos

subjacentes:

- Suprimentos de outros projetos ou departamentos: Se o projeto vai depender do

trabalho de outras pessoas, essas pessoas estão conscientes desta dependência e
estão de acordo com os prazos estabelecidos?

- Disponibilidade e utilização de recursos (incluindo pessoas, materiais e

equipamentos): Se algumas das pessoas que irão trabalhar no projeto sob outro
comando, o que são por quem? E o que essa pessoa tenha aprovado o uso desses
recursos?

- Duração da tarefa: estimativas são baseadas em tarefas de informação de som ou

adivinhação?
- Custos do Projeto: Quão importante é o custo do projeto? Quem tem de aprovar o
orçamento ou aumentar, se necessário?

- Tempo disponível: Se você estiver trabalhando em um prazo lembres conhecido,

pode realisticamente completar todas as tarefas com um nível aceitável de qualidade?

- Resultados: Será que as expectativas dos clientes esperados e outros participantes?

Se a fazer concessões no resultado, os participantes concordam em aspectos do
resultado, eles têm de fazer concessões em primeiro lugar?

Estes são alguns exemplos de questões a considerar antes de iniciar um projeto

complexo. O sucesso do projeto depende em última análise a identificação de
pressupostos e planos alternativos condução de segurança, e na realização do projeto
conforme planejado.

Definição dos limites do projeto

Os limites de um projeto são fatores que podem restringir as opções do gerente de

projeto. Normalmente, as três restrições são as seguintes:

- Programação, como uma data de término fixa ou um prazo para um marco

importante.

- Recursos (materiais, instalações, equipamentos e pessoal e os custos associados)

como um orçamento pré-determinado.

- Âmbito, como uma exigência da realização de três modelos de produtos.

Uma alteração de uma das seguintes restrições normalmente afectam as outras duas,
e também afecta a qualidade total. Por exemplo, se a duração do projeto diminui
(programação), pode aumentar o número de trabalhadores necessários (recursos) e
reduziu o número de recursos que podem ser incluídos no produto (campo). O gerente
de projeto determina se essa configuração é aceitável. Este conceito é chamado de
"três restrições de gerenciamento de projetos" ou "triângulo do projeto".

Durante o processo de planejamento, você deve listar os limites do projeto para

garantir que todos os participantes do projeto a conhecer e ter a oportunidade de
comentar sobre eles.

Também é importante que os participantes concordam sobre como devem responder a

restrições inesperadas que possam surgir durante o projeto. Por exemplo, se os
custos trabalhistas são mais altos do que o esperado, os participantes podem querer
reduzir o escopo do projeto de certos modos específicos pré-definidos.

Prepare um plano de gerenciamento do escopo

Tendo identificado os objetivos, premissas e restrições do projeto, é capaz de elaborar
um plano de gerenciamento de escopo. O escopo do projeto é a combinação de todas
as metas do projeto e tarefas do trabalho necessário para a sua implementação, e um
plano de gerenciamento do escopo estabelece um procedimento para o tratamento de
alterações feitas no projeto.

O plano de gerenciamento do escopo é útil porque as equipes de projeto muitas vezes

tem de ajustar as suas metas para o mesmo, e todos os participantes do projeto
devem ser prontamente informado das alterações feitas.

O plano de gerenciamento do escopo pode incluir:

- Uma avaliação da probabilidade de que o campo tem de mudar, com que freqüência
e em que medida.

- Uma descrição de como identificar e classificar as alterações de escopo. Por

exemplo, em um projeto de construção, você pode definir se o cliente solicita
mudanças de design que custam menos de US $ 1.000, o supervisor pode aprovar,
mas se o custo é mais elevado, o gerente de projeto eo cliente deve ser reavaliado o
escopo do projeto em termos de custos, recursos e outros fatores.

- Um plano para determinar as ações a serem tomadas ao identificar uma mudança no

escopo (por exemplo, denuncie para o patrocinador e fornecer um pedido de alteração
do contrato).

Um plano de gerenciamento do escopo bem preparado pode ser uma base para a
elaboração do plano de emergência do projeto.

Criar um plano de projeto: Iniciando o Microsoft Project, Microsoft Project para iniciar
as etapas a seguir, criar um novo projeto, abrir um modelo ou um arquivo existente, o
novo projeto com base em um arquivo existente, o novo projeto baseado em um
modelo, insira as informações chave do projeto, definir o cronograma do projeto,
estatísticas do projeto.