PRESIDENCIA DE CONSEJO DE MINISTROS-SECRETARÍA DE GESTIÓN PÚBLICA

Diagnóstico sobre la situación de los archivos de la administración pública en el Perú:

Localización Lima

AÍDA LUZ MENDOZA NAVARRO

CONSULTORA EN ARCHIVOS

Lima, 26 de Junio de 2013

0
Tabla de contenido
1. PRIMERA PARTE: ALCANCES Y LINEAMIENTOS ........................................................... 3
1.1. Alcances del Diagnóstico ...................................................................................... 3
1.1.1. Información levantada ..................................................................................... 3
1.1.2. Revisión de información secundaria .............................................................. 22
1.1.3. Levantamiento de información primaria........................................................ 32
1.1.4. Limitaciones del diagnóstico .......................................................................... 35
1.2. Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública ................................ 36
2. SEGUNDA PARTE: DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ............... 37
2.1. Normas generales del Sistema Nacional de Archivos ........................................ 37
2.2. Análisis de Actores ............................................................................................. 43
2.2.1. Archivo General de la Nación como organismo técnico especializado .......... 43
3.2.3 Productos del Archivo General de la Nación .................................................. 47
3.2.4 Productos y procesos de los archivos a nivel nacional ................................... 48
3.3 Diagnóstico situacional ...................................................................................... 49
TERCERA PARTE: Conclusiones y Recomendaciones para una política nacional de
archivos ............................................................................................................................. 62
Anexo 1 Bibliografía

Anexo 2 Fotografías de archivos por sectores

1
INTRODUCCIÓN

La Presidencia de Consejo de Ministros (PCM) ha aprobado recientemente la “Política

Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021” por Decreto Supremo N° 004-
PCM-2013, a su vez la Secretaría de Gestión Pública (SGP) dependencia de la PCM como
organismo rector del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública,
impulsa el proceso de Modernización con la finalidad de lograr a nivel de la administración
pública, una rendición de cuentas efectiva al ciudadano.

En esta política se contempla como eje estratégico el Gobierno Abierto que deriva en la
necesidad de contar con una gestión pública más transparente. De otro lado, el Plan de
Acción del Perú, para su incorporación a la Sociedad de Gobierno Abierto (2012-2014)
aprobado por Resolución N° 085-2012-PCM, estableció como un compromiso, la revisión y
mejora de la normativa sobre gestión documental, lo que involucra necesariamente a las
entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos (SNA).

El SNA y sus componentes, los archivos públicos de todo el país, constituyen un apoyo
fundamental en toda acción de transparencia y por ende del denominado Gobierno
Abierto, la vinculación es clara y contundente. En ese sentido corresponde a los
archiveros peruanos, efectivizar su apoyo en todas las acciones o actividades que realizan
en torno a los archivos. Por ello, la protección del acervo documentario de las
organizaciones debe ser prioritaria, esto demanda algunas condiciones fundamentales,
tales como:

-aplicación de los procesos técnico- archivísticos sobre la base de los dispositivos legales y
normas técnicas que rigen para el SNA;

-personal profesional y técnico debidamente capacitado y actualizado en las modernas

técnicas de archivo;

-instalaciones adecuadas para la conservación y servicio de los documentos de archivo,

-así como una infraestructura que permita garantizar la conservación de los documentos
durante todo su ciclo vital;

-y contar con infraestructura tecnológica para la aplicación mecanizada de los procesos

técnicos archivísticos, esto es,

En un sistema de gestión documental donde los principios modernos de economía y

eficacia en el tratamiento de los documentos de archivo, los posicione como
herramientas fundamentales para la toma de decisiones, lo que sugiere brindar
información oportuna al interior de la propia organización, y para los administrados.

En ese marco presentamos el Diagnóstico de los archivos comprendidos en el SNA,

localización Lima, en el que se incluye el levantamiento de información de los archivos de
las organizaciones públicas elegidas a manera de muestreo, que recoge la situación
archivística de diversos sectores, a fin de lograr un universo integral para una mejor

2
evaluación del panorama encontrado. En ese contexto se aplicaron los instrumentos de
acopio de datos a entidades de los siguientes sectores: Empresas del Estado y organismos
autónomos; Gobierno Regional Lima y Archivo Regional Lima; Gobiernos locales,
incluyendo el municipio provincial de Huaura-Huacho y el distrital Huaura; y ministerios.
Además se comprendió a un grupo de profesionales de diversas áreas de conocimiento,
con una larga experiencia en diversas áreas de la Archivística.

1. PRIMERA PARTE: ALCANCES Y LINEAMIENTOS

Tal como hemos mencionado líneas arriba, el ámbito geográfico de la investigación se

localiza en Lima incluyendo la Provincia de Huaura.

1.1. Alcances del Diagnóstico

La formulación del Diagnóstico comprende 11 rubros sobre los cuales se ha acopiado la

información proveniente de la población muestra. Estos son los siguientes:

1. Conocimiento del marco legal y de la normativa específica del SNA como

instrumentos de aplicación obligatoria de los archivos públicos.

2. Acceso a los archivos públicos y transparencia

3. Inventarios o bases de datos sobre la existencia de documentos de archivo.

4. Organización de los documentos de archivo

5. Valoración de los documentos de archivo: transferencia y eliminación de

documentos considerados innecesarios.

6. Medidas preventivas de conservación de documentos

7. Aplicación de buenas prácticas en los archivos

8. Presupuesto asignado

9. Capacitación del personal

10. Aplicación de tecnología informática.

11. Conocimientos sobre el funcionamiento de un Sistema de Gestión de Documentos

de Archivo (SGDA)

1.1.1. Información levantada

De acuerdo con los rubros definidos en el numeral precedente tenemos:

3
1. Conocimiento del marco legal y de la normativa específica del SNA como instrumentos
de aplicación obligatoria de los archivos públicos.

La Constitución Política del Perú en el Artículo 21°establece: “Los yacimientos y restos

arqueológicos, construcciones, monumentos, lugares, documentos bibliográficos y de
archivo, objetos artísticos y testimonios de valor histórico, expresamente declarados
bienes culturales, y provisionalmente los que se presumen como tales, son patrimonio
cultural de la Nación, independientemente de su condición de propiedad privada o
pública. Están protegidos por el Estado. (El subrayado es nuestro)

La ley garantiza la propiedad de dicho patrimonio. Fomenta conforme a ley, la

participación privada en la conservación, restauración, exhibición y difusión del mismo, así
como su restitución al país cuando hubiere sido ilegalmente trasladado fuera del territorio
nacional”.

Es la norma de mayor rango de la cual se deriva la normativa de menor nivel jerárquico

para regular el trabajo archivístico y la protección de los archivos en nuestro país.

Sin embargo debemos mencionar que el Decreto Ley 19414 Ley de Defensa, Conservación
e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.1 Es el primer dispositivo emitido
sobre el Patrimonio Documental, anterior a la Constitución de 1993. Este dispositivo legal
fue promulgado el 16 de mayo del año 1972 y es bajo su amparo legal que se inicia el
desarrollo de los archivos en el Perú.

El decreto ley fue reglamentado por el D. S. Nº 022-75-ED (29.10.75) varios años después.
Ambos le dieron el soporte legal al Archivo General de la Nación (AGN) para atender los
archivos públicos, no solo en su etapa histórica sino también en la administrativa.

Más adelante se expidió la Ley 25323 del Sistema Nacional de Archivos 2 que fue
reglamentada por el D. S. Nº 008-92-JUS Reglamento de la Ley 25323. Con este marco
legal se oficializa el funcionamiento del SNA, aunque el AGN desde la década del 80 ya
actuaba como organismo rector los archivos, con algunas limitaciones, pero se fue
avanzando técnicamente y se aprobaron las Normas Generales en el año 1985 y las
directivas de procedimientos en el año 1986.

Luego se aprueba la Ley Nº 28296, General de Patrimonio Cultural de la Nación,

3
reglamentada por el D.S. Nº 011-2006-ED, Reglamento de La Ley de Patrimonio Cultural 4,

1
Decreto Ley 19414, (http://www.congreso.gob.pe/ntley/Imagenes/Leyes/19414.pdf)
2
Ley 25323, del Sistema Nacional de Archivos,
http://www.congreso.gob.pe/ntley/Imagenes/Leyes/25323.pdf
3
Ley 28296, http://www.congreso.gob.pe/ntley/Imagenes/Leyes/28296.pdf
4
Decreto Supremo N° 011-2006-ED,
http://inc.perucultural.org.pe/textos/04_REGLAMENTO_DE_LA_LEY_28296.pdf

4
sin embargo debido a la creación del Ministerio de Cultura esta ley deberá ser adaptada a
la situación actual, lo que incluye al AGN en lo que se refiere al patrimonio documental
archivístico.

2. Acceso a los archivos públicos y transparencia

A partir del artículo 2, inciso 5 de la Constitución Política del Perú, se fueron emitiendo
algunas normas relativas a la transparencia de la función pública, hasta la Ley 27806 de
Transparencia y acceso a la información y sus modificatorias. Aunque los archivos de las
organizaciones públicas no fueron mencionados en la Ley como sí ocurrió con las leyes de
su mismo género de México y Ecuador, paralelas en su tiempo de emisión, lo concreto es
que los archivos antes y después han sido y son los elementos fundamentales para el
logro de la transparencia de la función pública.

José María Jardín sostiene: “El grado de democratización del Estado encuentra, en su
visibilidad, un elemento orientador: cuanto mayor el acceso a la información
gubernamental, más democráticas serán las relaciones entre el Estado y la sociedad
civil. La visibilidad social del Estado constituye un proceso de dimensiones políticas,
técnicas, tecnológicas y culturales, teniendo como uno de sus productos fundamentales la
información “publicitada”.

Instrumentalizado para ejercer el acceso a la información gubernamental, el ciudadano se

configura como sujeto informativo. Ello es particularmente significativo al considerarse
las diferentes formas de intervención del Estado en la vida social.

El acceso a la información gubernamental encuentra, a partir de los años setenta, en

Estados de características democráticas, diversas formas de expresión, que se traducen en
dos conceptos que se referencian mutuamente: transparencia administrativa y derecho a
la información.”5

Lo expresado por José María Jardín, encaja dentro del concepto de Gobierno Abierto,
que se traduce en los esfuerzos que vienen realizando los gobiernos democráticos para
mejorar sus capacidades y lograr una administración pública moderna, en la que la
información que se produce como resultado de sus actividades es de conocimiento
público, y que los ciudadanos puedan ejercer su derecho de conocer cómo se desarrolla
la gestión pública y como se utiliza el dinero de sus contribuciones. En este contexto el
punto de inicio es la transparencia, pero esta no es tal si no se agencia los documentos de
los archivos para evidenciar la gestión administrativa que el administrado reclama. La
gestión administrativa como conjunto de acciones y los medios para conseguir la solución
de los diversos trámites que se realizan en el Estado comprende etapas del proceso
correspondiente para obtener un servicio, donde cada paso realizado genera documentos
que van evidenciando la gestión. El efecto de administrar o dirigir algún asunto se verifica

5
JARDIN, José María, Archivos, transparencia del Estado y capacidad gubernativa en la sociedad de la
información Serie Estudios Culturales Nº 7 Unidad de Desarrollo Social, Educación y Cultura Organización de
los Estados Americanos, OEA, p. 15

5
en los documentos que circulan por las oficinas, formándose los archivos y habrá que
conservarlos mientras sustenten los derechos y obligaciones de los ciudadanos y también
de las organizaciones que los tramitaron y más allá aquellos que superen la vida
administrativa integrarán los archivos históricos como fuentes para la investigación.

Los documentos que se generan como resultado de la gestión administrativa, responden

al principio de publicidad, al ser públicos, consecuentemente deben ser de acceso de los
administrados. Al respecto Pablo Garaizar señala: “Pero ―todos los datos producidos por
las administraciones públicas, son datos públicos‖ y solamente serán realmente públicos
los datos dispuestos en línea en formatos abiertos, usables, reutilizables y bajo licencias
abiertas. Este es el nuevo paradigma de los Datos Abiertos, consistente en situar todos
aquellos datos públicos que no afecten a derechos fundamentales en posición de ser
reutilizados por la ciudadanía, organizaciones sociales y empresas de forma tal que sean
capaces de generar transparencia en las administraciones e incluso riqueza y puestos de
trabajo en el incipiente sector infomediario (empresas que se dedican a la reutilización de
estos datos). 6 Ambos conceptos: Gobierno Abierto y Datos Abiertos, tienen una
vinculación directa con los archivos. De un lado se trata de poner la información al
servicio de los ciudadanos y por el otro de utilizar la diversidad de datos que produce el
gobierno. Como doctrina política se exige que el gobierno ponga a disposición de los
ciudadanos la información a todos los niveles posibles, en ese sentido nuestro país asume
el compromiso de “Mejorar los niveles de transparencia y acceso a la información
pública”, y entre otras acciones se compromete a la “Revisión y mejora de la normatividad
referida a la gestión documentaria, involucrando en la coordinación a las entidades
involucradas en el sistema”.7Existen un gran número de áreas donde los gobiernos
abiertos están creando valor, entre estos la transparencia y control democrático, los
datos que pueden generarse a partir de las bases de datos (una base de datos puede ser
un documento de archivo), las que identificadas como documentos de archivo, generan
información que el ciudadano puede aprovechar accediendo a través de Internet e
interactuando cuandoson interactivas, a una petición de información delusuario recibe
una respuesta.Sobre las bases de datos interactivas, como documentos de archivo,
Luciana Duranti sostiene: “Los sistemas interactivos incluyen una amplia gama de
posibilidades,empezando por casos simples en los que las entradas del usuario están
restringidas aun número limitado de elecciones y las respuestas del sistema siguen rutas
fijas apartir de esas elecciones. Situaciones más complejas ocurren si el número y
lavariedad de posibles interacciones son tan grandes que los resultados sonprácticamente
impredecibles.”8 Por tanto, la generación de datos se puede incrementar al interactuar
produciéndose nuevos datos;en forma similar actúan los documentos dinámicos o

6
GARAIZAR, Pablo, (2012) Transparencia, El desafío hacia el gobierno abierto en la hora de la igualdad,
Gastón Concha Alejandra Naser, Editores, p. 35
7
PCM, Alianza para una Sociedad de Gobierno Abierto, Plan de acción del Perú 2012-2013, p. 9
8
DURANTI, Luciana, THIBODEAU, Kenneth El concepto de documento en entornos interactivos,
experienciales y dinámicos: la visión de InterPARES.
http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_dissemination_jar-
s_duranti~thibodeau_archival_science_6_2006.pdf [Consulta: 25.03.2012]

6
experienciales (bases de datos), a los que no nos referiremos en este espacio por no ser el
tema que nos ocupa.

La mayoría de los países de Iberoamérica ha emitido leyes sobre la Transparencia y

acceso a la información pública. Por lo general las normas sobre transparencia incluyen
implícita o expresamente la rendición de cuentas, un concepto es parte inseparable del
otro. Tales conceptos recogidos por las Constituciones políticas de muchos países,
actualmente están dentro de las prioridadesde los gobiernos democráticos y también de
los administrados, quienes exigen que los funcionarios den a conocer cada una de sus
actuaciones, las que debe permanecer bajo la fiscalización ciudadana.

Las leyes de transparencia señalan los principios rectores de toda modernización de los
Estados, convirtiéndose en un tema fundamental para la gobernabilidad de cada país. Son
las organizaciones públicas las directamente obligadas a cumplir con los preceptos
normativos de la transparencia, pero igualmente lo son las entidades privadas
proveedoras de bienes y servicios al Estado, por lo que algunas leyes de transparencia lo
indican expresamente de este modo.

Jeremy Pope sostiene: “El acceso a la información se ha convertido en la fuerza motora

que une a cientos de organizaciones y movimientos cívicos en todo el mundo. Desde las
asociaciones comunitarias rurales hasta las campañas transnacionales, estos grupos
cívicos están haciendo valer el derecho de los ciudadanos de saber qué hacen sus
gobiernos, las organizaciones internacionales y las corporaciones privadas y cómo se
asignan los recursos públicos.9 Este derecho que tiene todo ciudadano, por el cual los
gobiernos se obligan a poner la información a su alcance responsabiliza a los funcionarios
encargados de servirla, quienes deberán atender el servicio dentro de los plazos
establecidos por la propia Ley, pero además quienes toman decisiones serán los
responsables de fomentar las políticas públicas para una efectiva transparencia y
rendición de cuentas.

Hace un tiempo refiriéndonos a los archivos y la transparencia de la función pública

concluimos en lo siguiente:

“Los estados democráticos han optado por la participación ciudadana en los asuntos
gubernamentales, la información es uno de los mejores mecanismos para hacerla viable.
En ese contexto, los estados deberían procurar las estrategias para facilitar y garantizar el
derecho de acceso a la información. En este camino es conveniente asegurar la integridad
de la documentación, cualquier faltante significaría que por alguna razón fortuita o
intencionada se eliminaron documentos importantes para la gestión del Estado lo que
constituye un atentado contra el derecho a la información de los administrados.

Solo es posible entender los documentos dentro de la integridad de la sección o fondo al

que pertenecen, lo que está directamente relacionado con su tratamiento archivístico, en

9
POPE, Jeremy, Acceso a la información: ¿de quién es el derecho y de quién, lainformación? En: 01
Corrupción Global 27/11/02 3:15 p.m. Página 8

7
consecuencia toda organización debe mantener archivos organizados de acuerdo con las
técnicas archivísticas, la legislación y las normas especializadas sobre la materia.

AQUÍ ME QUEDE

Se debe obligar a las organizaciones a constituir sus archivos centrales, que serán los que
concentren los documentos producto de la gestión administrativa, a fin de garantizar la
conservación de los documentos y asegurar el servicio de información a los usuarios. Estos
archivos centrales no solamente son responsables de los documentos que custodian sino
además realizan una tarea sistémica respecto de los archivos secretariales o periféricos de
toda la organización, corresponde al archivo central supervisar y asesorar a cada uno de
los archivos de las distintas dependencias que integran una organización. La normativa
peruana así lo afirma en la norma del SNA 01, Administración de Archivos que más
adelante precisaremos.

Tratándose de documentos electrónicos los cuidados para vigilar su autenticidad y

conservación a largo plazo serán extremos, debemos entender que su aplicación es
progresiva y merece una atención especializada lo que demanda actualización y
capacitación permanente del personal, tanto de los funcionarios que gestionan los
documentos como de sus custodios temporales y definitivos. Durante la gestión los
documentos estarán bajo la custodia de la propia entidad pero al llegar a la categoría de
documentos históricos se tendrá que vigilar su permanencia en el tiempo, mas en todo el
ciclo vital de los documentos electrónicos, al igual que los que se encuentran en soporte
de papel, la preservación de la autenticidad es un tema de la mayor importancia. 10

Todo estado de derecho debe velar por mantener la seguridad jurídica, su responsabilidad
en este tema frente al ciudadano, en lo que toca a las pruebas de la gestión pública y su
vinculación con el administrado precisa el mantenimiento inalterable de los documentos
auténticos, cualquiera sea el soporte en el que los documentos se encuentren. De donde
se desprende la necesidad de garantizar la autenticidad del documento que es la
evidencia de un acto jurídico para responder a las obligaciones contraídas entre las partes.
Los documentos en soporte electrónico, por la fragilidad que presenta este medio de
almacenar y gestionar información, deberán adoptar las medidas (requisitos funcionales
archivísticos) que minimicen los riesgos de pérdida de información.

Los actos jurídicos administrativos se amparan en la fe pública, estos actos actuados a

través de documentos electrónicos de archivo, de acuerdo con la legislación peruana
Decreto Legislativo 68111 y la Ley 2726912, tienen valor legal porque se presume que gozan

10
MENDOZA NAVARRO, Aída Luz, “Sin archivos no hay acceso a la información” 2da. Parte, en: Revista
Gestión Pública, Año 1, número 12, julio 2008, Segunda parte. Centro Peruano de Investigación y Desarrollo
de Proyectos, Estudio Caballero Bustamante, Lima, p. C1- C4
11
Decreto Legislativo 681, http://www.bvindecopi.gob.pe/legis/dleg681.pdf [Consulta: 26.06.2013]
12
Ley 27269 de firmas y certificados digitales,
http://www.indecopi.gob.pe/repositorioaps/0/6/par/normalizacion/ley%2027269.pdf [Consulta:
26.06.2013]

8
de integridad y veracidad por la fuerza que emana del propio Estado, por tanto la
autenticidad del acto público se refiere tanto a la identidad del funcionario que otorga el
documento como a los hechos que en él constan. La gestión, entonces, queda evidenciada
en los documentos públicos en soporte electrónico o de papel, de este modo la
administración pública o el Estado mismo, es capaz de proteger el interés general, social
de los administrados de donde se deriva la importancia de los documentos públicos de
archivo.

Finalizando las conclusiones líneas arriba indicadas expresé: “Para hacer realidad el
derecho de acceso a la información y la transparencia de la actividad estatal, se debe
poner en marcha un plan de acción inmediato que incluya a los archivos públicos, porque
los documentos son los medios a través de los cuales se hace efectivo ese derecho tantas
veces proclamado y consecuentemente se ejerce la transparencia de la gestión pública,
por lo tanto la protección de los documentos públicos desde su creación hasta su destino
final exige la puesta en vigencia del Programa de Gestión de Documentos de manera
inmediata.” 13

Por supuesto nos ratificamos en lo dicho, a lo que agregamos la necesidad de promover la

importancia de los archivos entre la población, porque si un pueblo no valora los
instrumentos que le facilitan el uso democrático de la información a través de los
documentos de archivo, no puede afirmar que vive en un estado de Derecho.

3. Inventarios o bases de datos sobre la existencia de documentos de archivo.

La descripción documental es uno de los procesos o funciones archivísticas que junto con
la organización de documentos y la valoración, es imprescindible e impostergable para
lograr el acceso a los documentos de archivo, por tanto junto a las funciones mencionadas
es uno de los pilares de la gestión documental.

De los instrumentos descriptivos en soporte de papel que los archivos preparaban hace
muchos años, queda muy poco, actualmente estos son trabajados en medios electrónicos,
lo que no significa que las características de ellos hayan cambiado sustancialmente.

El SNA desde el año 1985 cuenta con una norma general sobre Descripción Documental,
es la SNA 03. Es muy breve, no ha sido desarrollada a manera de directiva como otras
normas. Contiene el concepto y como acciones a desarrollar señala la necesidad de contar
con un Inventario en todo archivo. Se refiere al archivo central u órgano de administración
de archivos, como lo denomina la norma SNA 01,que es el responsable de mantener los
documentos inventariados para su localización y control.

La descripción documental como proceso técnico archivístico permite la elaboración de

los instrumentos descriptivos para la localización y el control de los documentos de

13
Ibídem, MENDOZA NAVARRO, p. C1- C4

9
archivo, por ello el Consejo Internacional de Archivos (CIA), desde hace dos décadas,
aproximadamente, ha puesto especial empeño en el tema aprobando una serie de normas
de descripción que luego han sido adaptadas por diferentes países, cosa que, por el
momento, no ha ocurrido en el nuestro.

Las normas del CIA básicamente fueron dirigidas a los archivos históricos, lo que no
significa que su aplicación en los archivos administrativos esté negada, todo lo contrario,
porque la flexibilidad de una norma técnica facilita su aplicación según el objetivo de
información que se pretenda obtener.

La finalidad de la General International Standard Archival, ISAD-G por sus siglas en inglés,
es: “Identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el
fin de hacerlos accesibles. Esto se consigue con la elaboración de unas representaciones
precisas y adecuadas que se organizan de acuerdo con modelos predeterminados. Los
procesos descriptivos pueden comenzar con anterioridad o ser simultáneos a la
producción de documentos y continuar a lo largo de todo el ciclo vital. Esos procesos
permiten establecer los controles intelectuales necesarios para que las descripciones
fiables, auténticas, significativas y accesibles puedan mantenerse a través del tiempo.”14

La definición que el CIA nos brinda sobre la descripción archivística es la siguiente:

“Elaboración de una representación exacta de una unidad de descripción, y, en su caso, de
las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la
información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de
archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.- El término sirve también
para describir los resultados de este proceso”15

La descripción como función que contribuye a la localización y control de los documentos

en cualquier organización, actualmente se realiza preferentemente, por medios
informáticos. Al respecto Javier Barbadillo sostiene que a partir de los 90 la descripción
puede ser considera independientemente de los instrumentos de descripción, en tanto
refleja la distinción esencial entre las estructuras informáticas de entrada de datos y la
salida de la información en papel o en la pantalla de una computadora, lo que implica
distinguir entre el sistema de descripción de un archivo, que registra los datos y el sistema
de acceso, que comunica y difunde la información.16 La distinción que señala Barbadillo
nos lleva a poner especial atención en el acceso debido a que la comunicación y difusión,
en el caso de la administración pública, reviste especial interés y están reguladas en las
normas específicas sobre la materia, teniendo en consideración los conceptos de
transparencia y acceso a la información como derechos de los administrados.

14
CONSEJO ITERNACIONAL DE ARCHIVOS, Norma internacional General de descripción archivística, 2000
Estocolmo Suecia, 12-19 de setiembre 1999. Madrid, p. 9 En Línea:
http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD(G)es.pdf
[Consulta: 24.05.2013]
15
Ibídem, p. 13
16
BARBADILLO, Javier, 2011, Las normas de descripción archivística, qué son y cómo se aplican, Ediciones
Trea, España, p.26

10
 4. Organización de los documentos de archivo

La organización de los documentos de archivo es una de las primeras tareas en un archivo

para llamarse como tal, esta función archivística se inicia con la identificación de las series
documentales. De acuerdo con la Norma SNA 02 del SNA, la clasificación es orgánico-
funcional y así la desarrollan las organizaciones que integran el Sistema, sin embargo en la
última década la organización funcional es la que prevalece a nivel mundial, debido a que
favorece la aplicación de la Valoración funcional y la macrovaloración, a la vez que es más
efectiva cuando se evalúa documentos electrónicos. El grupo de trabajo de Documentos
Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas y presentado en
las XVIII Jornadas de Archivos Universitarios señala: “Dado que la “macrovaloración”
prioriza el estudio de las razones por las que fueron producidos los documentos sobre su
contenido, implica un análisis del contexto funcional de los mismos (por qué fueron
generados), de ahí que los términos “análisis funcional” y “macrovaloración” se utilicen a
menudo indistintamente o combinados entre sí (“macrovaloración funcional”). 17 El
estudio contextual del documento permite conocer los orígenes de los documentos, las
razones que motivaron el trámite, la legislación que lo amparó, esto es, el entorno o las
circunstancias de su producción. Esta información facilita la toma de decisiones respecto
de la conservación de los documentos y sus plazos de retención en función de la
información que la sociedad necesita.

Sobre la organización documental Javier Barbadillo afirma: “El concepto de organización

archivística como una suma de las actividades de clasificación y de ordenación también
debe revisarse. Ahora bien, en general, los archiveros emplean el término "ordenación"
para referirse a la ordenación material de los documentos, a su colocación o instalación en
los depósitos de archivo. El término, sin embargo, también puede emplearse para hablar
de una ordenación intelectual: por ejemplo, cuando presentamos una lista cronológica de
descripciones en la pantalla del ordenador, después de efectuar una búsqueda
documental. Para evitar confusiones, parece preferible este enunciado, que excluye la
referencia a la ordenación: La organización archivística es el resultado de las operaciones
de clasificación e instalación de los documentos.” 18 La ordenación intelectual que
menciona Barbadillo es la que recoge la norma del SNA 02, por tanto descartamos la
segunda idea, que sobre todo es operativa y consecuente, cuando se ha logrado la
identificación de las series documentales.

17
Grupo de trabajo de Documentos Electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas
y presentado en las XVIII Jornadas de Archivos Universitarios, Universidad de Cádiz los días 23, 24 y 25 de
mayo de 2012, Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas, p. 15
18
BARBADILLO, Javier, “Apuntes de clasificación archivística” En: Legajos, Cuadernos de Investigación
Archivística y Gestión Documental, N° 10. 2007. Publicación del Archivo Municipal de Priego de Córdoba, pp.
27-50

11
En cuanto a la clasificación funcional Barbadillo afirma: “Cuando las variaciones del
organigrama de una institución son numerosas a lo largo del tiempo, lo cual ocurre en
todos los sistemas complejos, parece preferible una clasificación basada en las funciones y
actividades de una institución…Los cuadros funcionales de clasificación han sido
aceptados como norma por la mayor parte de los sistemas de archivo, incluidos los
sistemas actuales de gestión de documentos administrativos.”19 Esta advertencia nos lleva
a definir qué clasificación debemos preferir. Teniendo en cuenta las múltiples
modificaciones a que están sujetas las organizaciones, lo que ocurre cada cierto tiempo
por diversas razones, conviene la aplicación de la clasificación funcional a fin de prever los
posibles cambios que se ocasionen cada vez que la estructura en las organizaciones
públicas varíe. La clasificación funcional es flexible respecto de los cambios estructurales.

5. Valoración de los documentos de archivo: transferencia y eliminación de

documentos considerados innecesarios.

La valoración documental o selección como se denomina en la Norma SNA 04 del SNA, de

acuerdo con la definición del Foro Iberoamericano de Evaluación de Documentos es:
Función archivística que incluye las etapas de valoración, selección y disposición final de
las series documentales. 20

Según Nelson Javier Pulido Daza21: “En el campo de los archivos de hoy, el volumen
documental está generando uno de los principales desafíos con que ha de enfrentarse la
persona encargada de organizar y mantener un Sistema de Gestión de Archivos. El
volumen documental, por una parte, nace del aumento de gestión de las instituciones; sin
embargo, se incrementa mayormente por la facilidad que proporciona la tecnología para
la multiplicación de reproducciones de la documentación original. Consecuentemente, tal
volumen crea necesidades de espacio para su almacenamiento y de personal con las
competencias necesarias para su organización y descripción.” Una buena evaluación de
documentos facilita la disposición de espacios y equipos para la conservación de los
documentos verdaderamente valiosos, porque se eliminan aquellos que cumplieron su
ciclo vital y no revisten interés para la historia.

Sobre la eliminación de documentos Nelson expresa: “Desde el punto de vista archivístico

no es posible encontrar justificación a la eliminación de documentos, por cuanto es
imposible establecer con certeza absoluta cuándo los componentes de una serie
documental no volverán a ser utilizados. Tampoco es del todo válido el criterio de destruir
documentos de los cuales existen copias, pues cada copia está en una oficina distante y
pervive dando lugar a secciones distintas.” 22 En razón a estos argumentos, toda

19
Ibídem
20
ICA, Evaluación de documentos en Iberoamérica, 2013, coordinadora Norma Fenoglio,
InternacionalCouncil of Archives, Mendoza Navarro Aída Luz; Umaña Raquel y otros. Argentina, p. 46
21
PULIDO DAZA, Nelson Javier, Valoración documental, En línea:
http://www.redcid.org/index.php?option=com_mtree&task=att_download&link_id=6&cf_id=24 (Consulta:
21.05.2013)
22
Ibídem

12
eliminación deberá observar estrictamente el procedimiento legal establecido, donde la
aplicación de los criterios técnicos por parte del organismo especializado y competente en
materia de archivos (para el caso que nos ocupa, el AGN) permitirá minimizar los riesgos
de eliminar un documento valioso.

Para José Antonio Ramírez de León: “… la gestión de documentos y la administración de

archivos adquiere un enfoque de operación integral que permite el funcionamiento de los
archivos como sistema, específicamente a través de la ejecución de los procesos de
valoración y disposición documental a lo largo del ciclo vital de los documentos. Esto hace
posible también la adecuada circulación de ellos, de acuerdo con los usos diversos de la
información a lo largo del ciclo: como instrumento y recurso para el desempeño de las
gestiones y trámites de las organizaciones, como referencia y conservación precautoria y,
finalmente, como testimonio y memoria de la evolución jurídica y administrativa de las
organizaciones.23 Siguiendo con el autor, luego señala como propósitos de la Valoración
los siguientes:

 “propiciar la correcta circulación de la información archivística dentro de un

sistema institucional de archivos, estableciendo procedimientos claros de
transferencias documentales;

 identificar y seleccionar la memoria histórico-documental de las instituciones;

 promover la eliminación razonada de la información documental que no posea

valores históricos; resguardar durante plazos estandarizados, basados en la
valoración de los documentos, los expedientes asociados a las series
documentales;

 diferenciar los usos de gestión de la información archivística de los de

conservación precautoria e históricos para propiciar el curso efectivo del ciclo vital
de los documentos dentro del Sistema Institucional de Archivos; generar los
instrumentos que permitan la conducción práctica de los procesos de valoración,
principalmente el catálogo de disposición documental [plazos de retención de
documentos] y los instrumentos de control archivístico asociados a este proceso.

Las pautas puntualizadas por Ramírez de León nos sugieren una atención especial en los
procedimientos de transferencia y eliminación de los documentos de archivo, como
consecuencia de la aplicación de los plazos ‘estandarizados’ o de retención que se asignan
a las series documentales.

6. Medidas preventivas de conservación de documentos

La Conservación Documental es un conjunto de operaciones que tienen por objeto

prolongar la vida de los materiales de archivos gracias a la prevención del daño o a la
corrección del deterioro. Para ello se desarrollan prácticas específicas relativas a la
23
RAMÍREZ de León, José Antonio, 2011, “Metodología para la valoración y disposición documental” IFAI,
Cuadernos Metodológicos N° 5, AGN, México, p. 21.

13
protección del material frente al deterioro, daños y abandono, incluyendo los métodos y
técnicas que con ese fin determinan el personal especializado en esa materia, en procura
de asegurar la permanencia y durabilidad del material documental.

La permanencia es la capacidad que tiene un material orgánico para resistir la degradación

física en condiciones favorables de almacenamiento, mientras que la durabilidad se refiere
a la capacidad que tiene un material para mantener sus propiedades físicas con una
utilización frecuente y extrema.

La conservación se fundamenta en el principio siguiente: “Todo ente material posee una

materia física que es el soporte, pero la conservación documental exige la atención del
soporte y de la integridad física y funcional”, la integridad física hace referencia al
mantenimiento de los elementos que configuran el cuerpo material del documento; la
integridad funcional hace referencia a la capacidad de transmitir la información del
documento.

De acuerdo a los conceptos expuestos, convenimos en que la conservación se dirige, a

evitar el daño que producen determinados factores ambientales (luz, contaminación,
temperatura,...) y deterioro causado por hechos fortuitos (incendios,...). Y por ello los
medios preventivos no se aplican directamente a los documentos sino que se dirigen al
entorno, para controlar los posibles agentes de deterioro, en estricta sujeción de los
principios de preservación que nos señalan que:

- Se requiere dotar al documento del medio ambiente acorde con sus características
materiales, por ello es necesario conocer la naturaleza y estructura de los
elementos que conforman el documento para determinar así el tipo de alteración.

- Procurar las medidas erradicación de aquellos elementos que pudiesen afectar su

integridad físico-mecánico.

- Restringir del uso del documento, estableciendo límites a su consulta y préstamo o

haciendo una copia si es menester.

El documento, soporte y elementos sustentados (tinta) están sometidos a un proceso de

envejecimiento y alteración de sus características naturales. Este proceso es debido a los
elementos componentes de su naturaleza y estructura, degradación que puede verse
acelerada por agentes externos, que conjuntamente con los materiales constitutivos se
reconoce como causas de alteración material documental (Causas internas o intrínsecas,
se originan por la estructura del documento y causas externas o extrínsecas, que
proceden del entorno del documento y pueden ser de tipo físico-ambientales, biológicas
y químicas).

También nos encontramos con agentes de deterioro de carácter catastrófico, como los
sismos, incendios e inundaciones, etc. Que ocasionan daños a grandes volúmenes de
documentos. Debido a que el deterioro de la parte material del documento es inevitable y
debido a que este deterioro puede afectar la información haciendo peligrar su existencia y

14
accesibilidad, se requiere establecer medidas preventivas y de conservación en cualquier
depósito documental.

Estas acciones enmarcadas en planes de conservación deben representar una actividad

cotidiana para todo el personal de los archivos, siguiendo los lineamientos de una política
de conservación preventiva, comprendiendo tareas o acciones que permitan:

a) Vigilancia sobre el medio ambiente del entorno de los documentos (temperatura,

humedad, etc.) y mantenimiento de los valores recomendados al respecto.

b) Limpieza permanente.

c) Almacenamiento adecuado de los documentos.

d) Adecuada manipulación y - condiciones de seguridad.

e) Manejo de conocimientos básicos para poder efectuar pequeñas reparaciones en

los documentos.

f) Auxilio de expertos para el tratamiento de daños mayores, como siniestros o

infestaciones biológicas.

g) Contar con sistemas de seguridad adecuados.

h) Capacitación del personal en el correcto manejo y uso de los documentos.

i) Examinar periódicamente el estado de los fondos documentales para identificar

los daños a tiempo.

No existe un plan de preservación estándar, tiene que haber un diseño propio que vendrá
determinado por las necesidades de cada archivo. El responsable debe tener
conocimiento sobre el estado de conservación del fondo documental, sobre las
condiciones físicas del entorno y sobre los sistemas empleados para la instalación y
manipulación; con los datos que se recojan se hace un diagnóstico de la situación para
elaborar un plan de conservación y/o programa de prevención de siniestros, que
reconozca los riesgos a que están expuestos los documentos, seleccione y evalúe los
métodos adecuados de preservación, y establezca las rutinas necesarias de actuación.
(Texto desarrollado por Guillermo Núñez Soto, especialista en Conservación de
Documentos)

7. Aplicación de buenas prácticas en los archivos

Para la Real Academia de la Lengua las buenas prácticas pueden anunciarse bajo otras
denominaciones lo que depende del contexto, pudiéndose denominar: “mejores
soluciones, mejores métodos, procedimientos más adecuados, prácticas recomendables,
o similares” A partir de las enunciadas denominaciones podemos advertir que en materia

15
de archivos existe una diversidad de actividades, mecanismos o estrategias que nos
llevaría a su implementación dependiendo de lo que se pretende alcanzar a través de un
conjunto de prácticas o mejoras en los archivos,se ejecutarán las acciones que lleven a
resultados dirigidos a ofrecer un excelente servicio de los documentos, es decir a la
inmediatez y precisión del servicio, lo que lógicamente se vincula con la transparencia de
la gestión pública.

La finalidad es ir corrigiendo errores y con la experiencia de los actores de los archivos (los
archiveros) resolver problemas de manera similar a como se han resuelto en otras
circunstancias, experiencias o en otros espacios.

De acuerdo con el Departamento de Operaciones de Mantenimiento de la Paz de

Naciones Unidas: una buena práctica es “una forma de hacer que ha probado su
efectividad en una situación y puede ser aplicable en otra”. 24

Según UNICEF (página web “Evaluación y Buenas Prácticas”) identificar buenas prácticas
es una parte necesaria del aprendizaje de la organización y la búsqueda de la excelencia.
Su identificación es parte del proceso continuo de supervisión y evaluación, y todas son
parte de un intento de comprender mejor qué es lo que funciona y qué es lo que no
funciona, cómo y en qué condiciones. Las buenas prácticas, que UNICEF las distingue de
lecciones considerando éstas como algo mucho más explícitamente sustantivadas,
permiten a UNICEF y sus contrapartes aprender de la experiencia y tratar de buscar las
mejores formas de actuación en cada uno de los contextos. 25

Para la implementación de buenas prácticas lo primero que se debe hacer es identificar la

necesidad para luego diseñar el conjunto de acciones a aplicar, éstas deberán ser
sistemáticas, eficientes, eficaces y sostenibles en el tiempo, pero sobre todo apoyadas por
los órganos de decisión y por el conjunto de los miembros de la organización para lograr
los resultados esperados en la mejora del servicio, para el caso que nos ocupa de los
archivos y documentos en favor de los usuarios y en cumplimiento de la transparencia de
la gestión pública, donde los criterios técnicos y éticos se encontrarán en la misma línea
de la misión y visión de la organización. Cada acción implementada como ‘buena práctica’
deberá estar debidamente documentada.

El AGN como órgano rector de los archivos del país, entre sus actividades a supervisar
incluye la identificación de los problemas y buenas prácticas en los archivos de las
entidades públicas a través de sus Planes de Trabajo (Informe N° 033-2013-AGN/DNDAAI-
DNA). Los indicadores para este trabajo que el AGN ha considerado son:

24
http://escolapau.uab.cat/img/programas/rehabilitacion/buenas/bp005.pdf
25
http://www.unicef.org/evaluation/

16
 Presentación de plan anual de trabajo
Presentación del informe del plan anual de trabajo
Formulación del Programa de Control de Documentos
Descripción Documental
Selección [Valoración o evaluación]Documental
Eliminación de documentos
Transferencia de documentos de los archivos de gestión y periféricos al Órgano de
administración de archivos y al AGN
Brindar servicios archivísticos internos y externos
Capacitación archivística
Reunión de coordinación de archivos de gestión, periféricos y desconcentrados
Reunión de coordinación archivos de gestión, periféricos y centrales
Formulación y modificación de directivas archivística
Adquisición de equipos y muebles de archivo

Sin embargo, debemos puntualizar que las buenas prácticas se refieren a una serie de
actividades que aplicadas de manera reiterativa han rendido buenos resultados y que en
condiciones similares, o aplicadas en un contexto similar, se puedan obtener los mismos
resultados. Por lo que, la ejecución de tareas que las normas exigen, como las señaladas
por el AGN no podemos considerarlas como buenas o mejores prácticas en los archivos.

La siguiente definición nos ilustra en forma más precisa el concepto del tema en cuestión:

"Las buenas prácticas son todas las estrategias, planes, tácticas, procesos, metodologías,
actividades y enfoques que son o están documentados, accesibles, eficaces, pertinentes y
fundamentalmente aceptados, desarrollados por organizaciones profesionales e
implementados por un personal correctamente formado. Estas medidas han demostrado
ser acordes con la legislación vigente, probadas y puestas en práctica, mediante la
investigación y la experiencia. Por consiguiente, han demostrado ser eficaces y capaces de
estar a la altura de las expectativas. También se ha demostrado que pueden ser
fácilmente modificadas y mejoradas según el contexto."(Triosos Facet dentro del marco
del proyecto regional 2007 MEDA-ETE)

Para hacer un seguimiento de las actividades señaladas como mejores prácticas, cada una
de ellas deberá ser debidamente documentada y controlada a fin de lograr su efectividad.

8. Presupuesto asignado

Los presupuestos de los archivos siempre son escasos, quizá es el mayor problema que
afrontan, debido a que estos nunca son suficientes.

El presupuesto no solo se refiere a tener los insumos necesarios para trabajar en el día a
día, sino de contar con la infraestructura adecuada y las instalaciones que permitan
desarrollar la labor archivística en condiciones favorables tanto para el personal como
para la conservación de los documentos. Para ello es necesario un presupuesto que
17
atienda la necesidad de equipos, programas de capacitación para el personal y captación
de archiveros con remuneraciones atractivas, con proyección de futuro para contar con
una nueva generación de profesionales preparados para las labores modernas de archivo,
tanto a nivel de cada organización como a nivel del SNA.

El presupuesto asignado no solo es preocupante respecto de los archivos centrales de las

organizaciones públicas, el problema parte del organismo rector del SNA, que no cuenta
con un presupuesto suficiente como lo manifiesta en su Plan Operativo Institucional: “No
obstante que el MEF aprobó un incremento presupuesto (demanda adicional) a lo
asignado inicialmente aun es insuficiente para cubrir y cumplir en forma satisfactoria las
diversas necesidad solicitadas por las diferentes oficinas. Existen necesidades que se
tendrán que atender con un crédito suplementario (ampliar presupuesto) a solicitarlo en
el transcurso del año 2013.” 26

El contacto directo con los responsables de archivo, con escasas excepciones, nos mostró
una situación preocupante respecto del presupuesto y la atención de las necesidades más
apremiantes de los archivos, siendo la situación más crítica en Huaura-Huacho en lo que
se refiere a las condiciones deinfraestructura para los archivos de gobiernos locales (el
provincial sufrió la pérdida de un documento valioso por ‘mal archivamiento’ que afectó a
un usuario)y del Archivo Regional (este Archivo ha tenido diferentes locales); no tienen
presupuesto para capacitación que es muy necesaria para el personal, además la distancia
de Lima ciudad, les impide asistir a los cursos de archivos porque estos se centralizan en la
Capital. El Archivo Regional Lima requiere pronta atención, principalmente, porque es la
organización que debe aplicar la política archivística en esa Región y realizar las
supervisiones y asesoramiento de los archivos de su ámbito geográfico.

Si no se les asigna un presupuesto a los archivos para la programación de sus actividades,

difícilmente podrán desarrollar técnicamente y por ende mejorar el servicio, no obstante
debemos mencionar que los responsables de los archivos deben hacer esfuerzos para ir
posicionándose como elementos estratégicos de desarrollo en las organizaciones de las
que dependen, al igual que las otras unidades orgánicas su aporte al funcionamiento
eficiente de toda entidad será reconocido siempre que la información, que es la
herramienta que empodera a los archivos, llegue oportunamente al usuario interno y
externo. De esta manera, es la necesidad de información la que definirá la atención
presupuestal que necesita el archivo para lograr el cambio de percepción de lo que es y
significa el archivo, entonces el responsable del archivo se convierte en el recurso más
importante para el manejo de los documentos y consecuentemente de la información.

Al archivero le toca convencer para obtener los recursos presupuestales que necesita, en
esa dirección tendrá que exhibir resultados. Pondrá la información de desempeño del
archivo (instrumentos técnico-archivísticos aplicados, programas desarrollados a nivel del
archivo central y de los archivos secretariales o periféricos, buenas prácticas aplicadas a
los archivos, calidad del servicio, etc.) a disposición de los funcionarios que tomarán la
26
AGN, Plan Operativo Institucional 2013, http://www.agn.gob.pe/portal/pdf/POI_2013.pdf
[Consulta: 10.06.2013]

18
decisión de atender sus necesidades. La estrategia para revertir la indiferencia en la
asignación de recursos suficientes para los archivos es procurar la optimización de los
recursos de información en la organización, solo así se le reconoceráal archivo como un
factor clave de eficiencia organizacional. Conocerlo y tomarlo en cuenta a partir del uso
inmediato de la información procurada por el archivero, podría conducir a la obtención de
las respuestas necesarias para el logro de los objetivos.

9. Capacitación del personal

La capacitación del personal de archivos deberá ser permanente como en toda profesión
en sus diferentes niveles: básico, intermedio, técnico; así como cursos y eventos libres
como seminarios, conversatorios, coloquios, congresos, etc., que posibiliten el desarrollo
progresivo del personal haciéndolo cada vez más eficiente en la labor que desempeña.
Este grupo constituye un logro más inmediato que el profesional de nivel universitario en
nuestro medio.27

Podemos distinguir niveles de capacitación de personal que no tiene la formación

archivística; y la que va dirigida a personal con formación archivística de nivel técnico-
profesional o universitario.

Para ambos grupos la capacitación es fundamental, para el primer grupo será valioso
desde el momento que podrá manejar conocimientos que le ayuden a desarrollar sus
tareas con mayor seguridad y hacer algunos trabajos de mayor complejidad; y para los
segundos será la optimización de su formación, pero principalmente, estará dirigida a su
continua actualización y perfeccionamiento. Tanto uno como otro grupo deben estar
suficientemente preparados para cumplir un rol importante en los archivos donde se
desenvuelven.

Sobre la capacitación y/o formación de los archiveros, el Grupo de Trabajo Experto,

sostiene por unanimidad que los cursos de capacitación que actualmente se ofrece al
personal son de muy baja calidad. De otro lado, se percibe la inminente necesidad de
contar con nuevos cuadros de profesionales en el AGN a fin de que pueda asumir una
eficiente conducción del SNA. En este sentido la institución rectora de los archivos no solo
necesita personal para atender las tareas de supervisión y/o asesoramiento, porque
laincorporación de la tecnología informática en los archivos ha ocasionado cambios en la
Archivística que se atienden a partir de los archivos nacionales, por lo que el ente rector
procurará hacer investigación archivística sobre la gestión de los documentos de archivo
en medios electrónicos. Los archiveros del AGN deberán estar suficientemente
preparados para afrontar el tema a fin de formular las normas que se requieran para el
tratamiento de los documentos en medios electrónicos. Adicionalmente el equipo de

27
La Escuela Nacional de Archiveros por el momento ha suspendido la formación de técnicos en archivos (4
años de estudios, nivel no universitario) y la Universidad Católica Sedes Sapientiae forma licenciados en
Archivística y Gestión Documental.

19
investigación tiene que ser integrado con profesionales de la informática,
administradores, abogados, etc., cuyos conocimientos son necesarios para ese tipo de
investigaciones.

10. Aplicación de tecnología informática.

El SNA a diferencia de otros sistemas administrativos o funcionales no está en la línea de

informatización para interconectarse con sus componentes. El AGN no brinda servicios en
línea aun, lo cual es necesario de revertir en el corto plazo. En esa dirección, deberá
contar con el presupuesto suficiente para la adquisición de equipos e insumos
informáticos que una entidad de la envergadura del AGN necesita. Por el volumen de
documentos y las diversas aplicaciones que sean necesarias, requiere de equipos
informáticos de alguna complejidad tanto para la digitalización de los documentos que
custodia, considerando los más importantes dentro de todo lo importante que conserva
en sus instalaciones, como para los servicios en línea que pueda brindar, además del
desarrollo de la normativa específica en materia de documentos electrónicos para los
archivos que integran el SNA.

El nivel tecnológico que alcance el AGN elevará su presencia técnica como conductor del
SNA, si tenemos en consideración que el gobierno electrónico (GE) ofrece resultados
altamente satisfactorios, porque el Estado puede interactuar con los administrados las 24
horas del día y desde cualquier punto del país.

La implementación de los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo

(SGDEA) es impostergable, lo que significa iniciar en el corto plazo las acciones pertinentes
para ir superando progresivamente las limitaciones que a la fecha existen, con el fin de
lograr que tanto en el AGN como en el sistema institucional de archivos (SIA) de cada una
de las organizaciones públicas, se incorpore la tecnología informática como una forma de
optimizar el servicio de los documentos y su vinculación con los administrados a través de
Internet dentro del concepto del E-gobierno.

Para un SGDEA se deberá tener en consideración la información sobre el contexto de los

documentos, donde la autenticidad es el factor predominante de atención,
adicionalmente es necesario que el sistema sea compatible con los procedimientos de
archivo y los cambios tecnológicos. Se tendrá que contemplar la integración al sistema de
los documentos en soporte de papel, en tanto estos perdurarán no sabemos por cuanto
tiempo. Otro aspecto que merece especial atención es la seguridad de la información en el
sistema, con controles adecuados, accesos seguros y debidamente establecidos y
auditorías periódicas. Las ventajas de un SGDEA son múltiples, entre ellas el acceso rápido
a la información, la inmediata distribución y recuperación de la información, pero también
hay que esmerar la protección de los datos y definir la línea de custodia desde el diseño
del sistema, creación de los documentos de archivos y su destino final.

20
 11. Conocimientos sobre el funcionamiento de un Sistema de Gestión de
Documentos de Archivo (SGDA)

En un SGDA debe haber controles de la existencia de cada uno de los documentos

producidos, de las eliminaciones autorizadas por el organismo competente (legalmente le
corresponde al AGN la autorización) verificable mediante actas en papel, o por medio
electrónico, en este último caso las auditorias electrónicas jugarán un rol decisivo

La mayor parte de los documentos que se producen en la gestión pública se encuentra en

soporte de papel, por tanto un SGDA mayormente se mantendrá en este tipo de soporte
por lo que las condiciones para su implementación exige, además de una infraestructura
adecuada, la aplicación de los procesos técnico-archivísticos con el apoyo de la
informática, lo que no significa que los documentos estén solo en soporte electrónico.
Progresivamente se irá pasando de la gestión exclusiva en papel al documento electrónico
y sistemas híbridos por lo que debemos precisar que ambos tipos de soportes convivirán
por mucho tiempo. No podemos predecir en términos cronológicos si en algún momento
se llegará a prescindir del papel totalmente.

Debemos entender la gestión de documentos de archivo como una herramienta que nos
dirige a lograr un cambio, de la archivística tradicional hacia el concepto moderno que se
tiene de los archivos. Según Cruz Mundet la gestión documental, se basa en dos
elementos fundamentales de la moderna administración: la eficacia y la economía28

Para el CIA, un SGD es: "un sistema de información que ha sido desarrollado con el
propósito de almacenar y recuperar documentos de archivo y está organizado para
controlar las funciones específicas para crear, almacenar y acceder a documentos de
archivo para proteger su autenticidad y fiabilidad" 29

Según ISO 15489,sistema de gestión documental es:"un sistema de información que

captura (identifica y registra) maneja y proporciona acceso a los documentos de archivo a
través del tiempo" (ISO, 2001, Sec. 3).

De acuerdo con las definiciones anotadas podemos deducir que un SGDA se entiende
como una actividad archivística integral en la que se deberá considerar una serie de
procesos o funciones archivísticas, siendo fundamentales: la organización, la valoración y
la descripción documental. Sobre estos tres procesos gira todo el trabajo archivístico para
el tratamiento de los documentos desde su producción hasta su destino final, y si se trata
de documentos electrónicos, antecede la etapa de diseño del sistema a la aplicación de las
funciones archivísticas propiamente.

28
CRUZ MUNDET, José Ramón, 2001, Manual de Archivística, 4ta. Edición Fundación Germán Sánchez
Ruipérez, España p. 143.
29
(International Council of Archives 2005:14. Electronic Records: A WorkBook for Archivists, ICA STUDIES
16. Paris: ICA).

21
Para implementar un SGDA es vital la presencia del profesional de archivos, pero el éxito
se logrará siempre que participe de manera decidida todo el personal de la organización,
porque todos manejan y trabajan con documentos.

De acuerdo con ISO 15489 1 el compromiso empezará por la más alta autoridad y de allí
hacia todos los integrantes de la organización. Esta norma que consta de dos partes: 1 y 2,
establece la metodología y estrategias para la creación e implementación de la gestión de
documentos de archivo

La necesidad de transparentar la actuación pública de los funcionarios al servicio del

Estado peruano, hace necesario mantener los documentos que producen en las mejores
condiciones de acceso, el que deberá ser inmediato de lo contrario no se estará
cumpliendo con los postulados de la ley, por ello para hacer viable la normativa sobre
transparencia, debe enlazarse con la implementación de un SGDA. Si no tenemos los
documentos en las condiciones de servirlos con la inmediatez que se requiere en todo
servicio de información la transparencia no se podrá realizar en los términos que la ley
prevé.

1.1.2. Revisión de información secundaria

2.1.2.1 Acuerdo Nacional

El Acuerdo Nacional constituye un valioso documento por el que el Estado se compromete

al desarrollo del país en diferentes campos de actividad. Las 31 políticas contenidas en el
documento se relacionan con los diversos sectores en los que el Estado a través de los
gobiernos que se sucederán deberá ejecutar cada una de las políticas.

Hace un tiempo expresamos lo siguiente:

“Dentro de la política de Estado: Eficiente, Transparente y Descentralizado, signada con el

número 4 se consigna:

“4.2. Implementar mecanismos de transparencia y rendición de cuentas, que faciliten el

control ciudadano, erradicando toda forma de corrupción o de utilización proselitista del
Estado”.

Asimismo se señala en el texto del Acuerdo Nacional: “Para alcanzar estos cuatro
grandes objetivos, convenimos en que las políticas de estado aprobadas se traducirán en
metas e indicadores, siguiendo la forma de matrices diseñadas por los foros temáticos...”

De este modo se aprueban 30 políticas de Estado comprometiéndose los firmantes

a establecer los mecanismos necesarios de seguimiento para institucionalizar el

22
cumplimiento de cada una de las políticas aprobadas. [Posteriormente se adicionó una
política más, totalizando 31]

De acuerdo con la política Vigésimo Cuarta, de nuestro interés, Afirmación de un

Estado Eficiente y Transparente, nos centraremos en los literales a los que el Estado se
compromete, como sigue:

a) incrementará la cobertura, calidad y celeridad de la atención de trámites así

como de la provisión y prestación de los servicios públicos, para lo que
establecerá y evaluará periódicamente, los estándares básicos de los servicios
que el Estado garantiza a la población;

c) dará acceso a la información sobre planes, programas, proyectos,

presupuestos, operaciones financieras, adquisiciones y gastos públicos
proyectados o ejecutados en cada región, departamento, provincia, distrito o
instancia de gobierno;

d) pondrá en uso instrumentos de fiscalización ciudadana que garanticen la

transparencia y rendición de cuentas en todas las instancias de gobierno;

f) mejorará la capacidad de gestión del Estado mediante la reforma integral de la

administración pública en todos los niveles.

La política en referencia y sus literales relacionados con el tema que más adelante
abordaremos, a su vez se relacionan estrechamente con la Vigésimo Sexta Política de
Estado, Promoción de la Ética y la Transparencia y Erradicación de la Corrupción, el lavado
de dinero y la evasión tributaria y el Contrabando en todas sus formas. Básicamente, nos
centraremos en la señalada en primer lugar, cuyo desagregado es el siguiente:

a) enfatizará los principios éticos que refuercen el cumplimiento ciudadano de las

normas;

b) velará por el desempeño responsable y transparente de la función pública,

promoverá la vigilancia ciudadana de su gestión y el fortalecimiento y la
independencia del Sistema Nacional de Control;

c) desterrará la impunidad, el abuso de poder, la corrupción y el atropello de los

derechos.” 30 (El subrayado es nuestro)

Destacamos los subrayados contenidos en las políticas de Estado del Acuerdo Nacional en
referencia:

a) mecanismos de transparencia y rendición de cuentas

b) atención de trámites;
c) acceso a la información:

30
MENDOZA NAVARRO, Aída Luz, (2004) Transparencia vs. Corrupción, los archivos: políticas para su
protección, Perú Texto, Lima, p.139

23
 d) mejorará la capacidad de gestión del Estado.

En cada una de las expresiones encontramos una fuerte vinculación con los documentos
de archivo. Tanto la transparencia como la rendición de cuentas, la atención de trámites y
el acceso a la información, se inscriben en una eficiente gestión del Estado peruano. En
consecuencia los documentos que el Estado produce en razón de sus atribuciones y
funciones merecen una atención prioritaria por tratarse de la evidencia que el ciudadano y
los organismos fiscalizadores competentes requieren para el control funcional de las
organizaciones al servicio de la Nación.

2.1.2.1 Decimoquinto informe anual de la defensoría del pueblo al Congreso de la

República. Enero-diciembre 201131

En relación a la Transparencia y acceso a la información pública la Defensoría del Pueblo

(DP) continuó realizando diversas actividades para contribuir con el fortalecimiento de un
Estado transparente, descentralizado y respetuoso del derecho de acceso a la información
pública.

La DF señala haber constatado la persistencia de situaciones vulneratorias del derecho de

acceso a la información pública y, por ende, el incumplimiento a la normativa que regula
el ejercicio de este derecho fundamental, el Texto Único Ordenado de la Ley N˚ 27806, Ley
de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y su reglamento.

Uno de los motivos más frecuentes de queja es la omisión de respuesta en el plazo legal,
que asciende a un 90.95%. La cifra como podemos apreciar es muy alta. Los otros rubros:
negativa a recibir peticiones, cobros arbitrarios y exigencia de otros requisitos legales; y
respuesta no motivada, parcial o incongruente están en porcentajes mucho más bajos.
Siendo el plazo un derecho que le asiste al ciudadano de ser atendido de acuerdo al
tiempo establecido por la ley, su incumplimiento sin duda, motivará una reacción en el
ciudadano que percibe negligencia de parte de los funcionarios lo que contribuye a tener
una imagen negativa de la administración pública. Los plazos deben cumplirse dentro de
los términos que marca la ley, por lo tanto, el funcionario responsable de servir la
información deberá superar los obstáculos que le impiden cumplir con el ciudadano que
exige la información.

La DP comenta algunos casos específicos que fueron advertidos como el de la Universidad

Nacional de Moquegua, por cobros ilegales o arbitrarios, sobre el cual inició una
investigación al advertir que su Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) no
contemplaba el costo del derecho de reproducción de los pedidos al amparo de la Ley de
Transparencia y acceso a la información pública y aplicaba una tasa por derecho de
autenticación de documentos que ascendía a cincuenta céntimos por hoja. Luego de una
entrevista con el Secretario General de la universidad, en la que le recordaron los alcances

31
DEFENSORIA DEL PUEBLO, Informe anual Decimoquinto al Congreso de la República, 2011, p. 133

24
de la Ley N° 27806 sobre la regulación del costo de reproducción, les llegó la
recomendación de parte de la DF para que contemplen el costo de los pedidos al amparo
de la referida norma y la suspensión del cobro por derecho de autenticación de
documentos a los pedidos a mérito de la misma ley.

El caso del ciudadano Carlos Augusto Nolte Pérez, por incumplimiento del plazo legal para
entregar información pública por parte de la Municipalidad Provincial de Huánuco sobre
información del convenio suscrito con la empresa URBI, refiere que hasta el 6 de mayo no
había obtenido respuesta excediendo el plazo establecido, luego se le comunica que el
documento que solicitaba tenía la calidad de privado y que no podía ser puesto a su
disposición. La DP recomendó a la municipalidad que, en primer lugar, entregue la
información solicitada, previo pago del costo de reproducción; en segundo lugar, que
designe al funcionario responsable de brindar la información pública, conforme al artículo
3°de la Ley N˚ 27806, y, en tercer lugar, que fortalezca las capacidades técnicas del mismo.
Finalmente, la Municipalidad entregó las copias solicitadas y designó al funcionario
responsable de otorgar la información pública.

En ningún caso se precisa con exactitud las razones de la demora en la atención, excepto
en el caso de la Municipalidad Provincial de Huánuco donde la falta de respuesta se debió
a que no se había designado al funcionario responsable de brindar la información, lo que a
nuestro modo de ver, no justifica la falta de atención dentro del plazo que señala la ley.

La demora puede deberse a una serie de circunstancias, al no tener la precisión de los

motivos que impidieron que los solicitantes tengan la información dentro del plazo
requerido, no podemos advertir si una de las causasfue la imposibilidad de ubicar los
documentos por las condiciones en las que se encontraban.

Entre las reflexiones finales en el tema de transparencia y acceso a la información, la DP

señala: “La transparencia cumple un papel destacado en la construcción de
institucionalidad democrática y en la lucha contra la corrupción, pues permite que los
ciudadanos estén informados del modo en que se gestiona el Estado y desalienta los actos
de corrupción que, con seguridad, se asienta en las instituciones que se guían por una
“cultura del secreto”. En esta materia, debemos destacar que los gobiernos regionales y
las municipalidades han registrado una mejora significativa en el nivel de cumplimiento de
la legislación que regula los portales de transparencia, mejorando desde el 35% en el 2010
al 60% en el 2011. No obstante, es necesario que estas cifras mejoren mucho más y que
sean superados incumplimientos que los ciudadanos y las ciudadanas ya no deberían
soportar. Asimismo, la Defensoría del Pueblo continuó realizando diversas actividades
para contribuir con el cumplimiento de la ley de acceso a la información pública, habiendo
constatado la persistencia de situaciones vulneratorias —la mayoría de ellas referidas al
incumplimiento del plazo legal para la entrega de información— y la persistencia de
condicionamientos o negativas indebidas para acceder a ella.”32

32
Ibídem, p. 217

25
Si bien la DP detectó como principal problema, en cuanto a la transparencia, el
incumplimiento del plazo dentro del cual se debe atender la solicitud de los ciudadanos,
en su reflexión anotada introduce un elemento que muchas veces se presenta como
motivo legal para no servir los documentos, este es la clasificación que pueda aplicarse. La
Ley 27806 y su reglamento establecen las consideraciones generales de clasificación en:
secreta, reservada y confidencial, sin embargo la generalidad es un riesgo cuando el
funcionario discrecionalmente, clasifica los documentos impidiendo su acceso. Esta es una
de las formas de evadir el servicio de información. En algunos casos los documentos son
clasificados y permanecen en esa situación por plazos indeterminados en tanto no se
revisa las condiciones que motivaron la clasificación y si estas permanecen o no para
continuar en ese estado.La tendencia debe ser la revisión de los documentos clasificados
al término de sus plazos de clasificación y disminuir la discrecionalidad para clasificarlos.
Los parámetros de desclasificación deben ser lo más claros posibles para reducir la
subjetividad a niveles mínimos en el momento de tomar decisiones en ese aspecto.

2.1.2.2 Ley Modelo Interamericana sobre Acceso a la Información Pública

La Ley Modelo Interamericana sobre Acceso a la Información (LM) y la Guía de

Implementación fue aprobada en cumplimiento del párrafo 9 de la resolución
AG/RES.2514 que encomienda al Departamento de Derecho Internacional, en cooperación
con el Comité Jurídico Interamericano, la Relatoría Especial para la Libertad de Expresión
de la Comisión Interamericana de Derechos Humanos, y el Departamento de
Modernización del Estado y Gobernabilidad, y con la cooperación de los Estados
Miembros y la sociedad civil, elaborar una Ley Modelo de Acceso a la Información Pública
y una guía para su aplicación, de conformidad con los estándares internacionales en la
materia, para lo cual formó un grupo de expertos de la Organización de Estados
Americanos, la sociedad civil, y los Estados Miembros quienes han contribuido en el
debate y redacción del documento para que se reflejen las normas internacionales y
buenas prácticas sobre acceso a la información. La Ley Modelo y su Guía de
Implementación se elaboraron para aplicarse tanto en sistemas de Derecho Anglosajón
(common law) como de Derecho Civil. 33Corresponde a los países miembros de la OEA
adecuar la legislación nacional a los alcances de la Ley Modelo.

En el rubro Derecho de Acceso a la Información, la LM establece: “5. Toda persona que

solicite información a cualquier autoridad pública que esté comprendida por la presente
Ley tendrá los siguientes derechos, sujetos únicamente a las disposiciones del Capítulo IV
de esta Ley:

a) a ser informada si los documentos que contienen la información solicitada, o de los que
se pueda derivar dicha información, obran o no en poder de la autoridad pública;

b) si dichos documentos obran en poder de la autoridad pública que recibió la solicitud, a

que se le comunique dicha información en forma expedita;

33
Ley Modelo Interamericana de acceso a la información, http://www.oas.org/dil/esp/CP-CAJP-2840-
10_Corr1_esp.pdf (Consulta: 20.06.2013)

26
c) si dichos documentos no se le entregan al solicitante, a apelar la no entrega de la
información;

d) a realizar solicitudes de información en forma anónima;

e) a solicitar información sin tener que justificar las razones por las cuales se solicita la
información;

f) a ser libre de cualquier discriminación que pueda basarse en la naturaleza de la

solicitud; y

g) a obtener la información en forma gratuita o con un costo que no exceda el costo de

reproducción de los documentos.

6. El solicitante no será sancionado, castigado o procesado por el ejercicio del derecho de

acceso a la información.

Para cumplir con las exigencias anotadas de la LM, habrá que contar con los documentos
de archivo debidamente organizados y con los inventarios correspondientes o bases de
datos que faciliten su localización y sobre todo su existencia. Lamentablemente en
muchas organizaciones la localización de los documentos, se deja a la ‘memoria’ del
funcionario que los custodia y cuando éste se ausenta o deja el cargo, el funcionario que
asume la función se encuentra con grandes dificultades para acceder a los documentos
solicitados.Esta realidad que se repite en muchas organizaciones debe superarse de
acuerdo con los preceptos normativos de la LM y la normativa existente en nuestro país
en materia de archivos. Un archivo que se maneja con instrumentos de gestión
archivística siempre será de acceso.

En el numeral 7. (1) se indica que el Oficial de Información, deberá hacer esfuerzos

razonables para ayudar al solicitante en relación con la solicitud, responder a la solicitud
de forma precisa y completa y, de conformidad con la reglamentación aplicable, facilitar el
acceso oportuno a los documentos en el formato solicitado.

A tenor del inciso (2) del mismo numeral la Comisión de Información deberá hacer
esfuerzos razonables para ayudar al solicitante en relación con un recurso de apelación
interpuesto ante una negativa de divulgación de información. De acuerdo con la norma se
deberán implementar las comisiones de información en cada organismo público.

Se establecen las clases de Información Clave en el numeral 12. (1) , estas son: contar con
una guía sencilla que contenga información adecuada sobre sus sistemas de
mantenimiento de documentos [sistema de gestión documental], los tipos y formas de
información que obran en su poder, y las categorías de información que publica y los
procedimientos que deben seguirse para formular una solicitud de información y una
apelación interna;

En lo que se refiere a la solicitud de Información, el numeral 22 enfatiza que no deberá

haber costo alguno para la presentación de una solicitud, debiendo pagar solo el costo de

27
reproducción de la información solicitada y, de ser el caso, el costo de envío, si así lo
hubiese requerido. Si la información es enviada de manera electrónica no podrá tener
ningún costo.

La Forma de Acceso, se encuentra regulada en el numeral 29 que se dirige a las

autoridades públicas en el sentido de facilitar el acceso mediante exhibición de
documentos originales en instalaciones adecuadas para tales propósitos.

El Oficial de Información, según el numeral 30 es el titular de la autoridad pública

responsable de responder las solicitudes de información quien deberá designar un Oficial
de Información. Este será el encargado de implementar la Ley en dicha autoridad pública.
Este funcionario tendrá, además las siguientes obligaciones.

a) Promover dentro de la autoridad pública las mejores prácticas en relación con el

mantenimiento, archivo y eliminación de los documentos; y

b) Ser el contacto central en la autoridad pública para la recepción de solicitudes de

información, para la asistencia a los individuos que solicitan información y para la
recepción de denuncias sobre la actuación de la autoridad pública en la divulgación de
información.

Según el Decreto Supremo 070-2013-PCM que abordaremos más adelante, el funcionario

encargado de las labores de archivo indicadas en la LM, es el responsable del Órgano de
Administración de Archivos, quien en nuestra opinión deberá mantener una coordinación
estrecha con el funcionario encargado de atender las solicitudes de información. El
primero deberá contar con la calidad profesional suficiente en materia de archivos para
cumplir con eficiencia lo indicado en la legislación pertinente, a fin de contribuir a la
atención de las solicitudes de información de los ciudadanos conjuntamente con el
funcionario encargado de servir la información (art. 11, inc. a) de la Ley27806 de
Transparencia y acceso a la información) según lo señalado en el artículo 3° del decreto
modificatorio que exige que estos funcionarios tengan las condiciones indispensables para
el cumplimiento de sus funciones.

En cuanto a la búsqueda de documentos para la atención del ciudadano dentro del plazo
establecido, en el numeral 32 señala que una vez recibida la solicitud la autoridad pública
tendrá que emprender una búsqueda razonable de los documentos necesarios.

El mantenimiento de documentos, propiamente medidas de conservación, está

comprendido en el numeral 33 de la LM por el que se encarga a la autoridad responsable
de archivos, elaborar, en coordinación con la Comisión de Información, un sistema de
mantenimiento de documentos que será vinculante para toda autoridad pública. En
nuestra opinión, el sistema de mantenimiento se prevé en un plan de prevención de
riesgos que incluye a los documentos electrónicos, si los hay, o prever su posible uso en el
futuro.

28
Las normas sobre los casos de información extraviada se encuentran en el numeral 34, en
el que se indica la necesidad de hacer un esfuerzo razonable para obtener la información
extraviada a fin de entregarle una respuesta al solicitante.

En el numeral 39. (1) se establecen medidas que exceptúan la atención de los

requerimientos de información en casos concretos como cuando:

a. se pueda dañar el documento;

b. se violen derechos de autor que no pertenezcan a la autoridad pública; o

c. ello no sea viable debido a la necesidad de excluir o tachar cierta información contenida
en el documento, de conformidad con el Capítulo IV de esta Ley.

Se facilita la atención por Internet cuando se solicite información en formato electrónico

que ya está disponible al público en este medio, entonces la autoridad pública podrá dar
por satisfecha la solicitud si indica al solicitante la dirección URL de manera exacta.

Las excepciones de divulgación se precisan en el numeral 41, en tal virtud las autoridades
públicas pueden rechazar el acceso a la información únicamente bajo las siguientes
circunstancias:

a) Cuando el acceso dañare los siguientes intereses privados: -

1. el derecho a la privacidad, incluyendo privacidad relacionada a la vida, la salud o la

seguridad;

2. los intereses comerciales y económicos legítimos; o

3. patentes, derechos de autor y secretos comerciales.

Sobre la base de la LM se expedirán las normas pertinentes sobre la materia o se harán las
modificaciones a las leyes existentes para su adaptación a los postulados de la Ley en
referencia. Las normas serán necesarias en dos áreas: transparencia de la función pública
y sistemas de gestión de documentos de archivo.

2.1.2.3 Decreto Supremo 070-2013-PCM, modificaciones al Decreto Supremo N°

072-2003-PCM Reglamento de la Ley de Transparencia y acceso a la información

El 14 de junio de 2013 fue publicado en el Diario Oficial El Peruano, el DS. N° 070-2013-

PCM modificatorio del Reglamento de la Ley de Transparencia N° 27806, aprobado por DS.
N° 072-2003-PCM.

El dispositivo en mención agrega al reglamento anterior el Título VI Conservación de la

Información. En el artículo 23 (continúa la numeración del DS N° 072-2003-PCM), se
establece de manera tácita la necesidad de estructurar el Órgano de Administración de
Archivos en las organizaciones, en tanto no se haya creado asume el órgano o unidad

29
orgánica a la que se haya asignado la función de gestión de archivos de acuerdo con el
ROF de cada entidad (se entiende en el caso que no lo tengan estructurado). Se indica que
esta unidad orgánica es responsable de la aplicación del artículo 21 del Reglamento
modificado que señala: “Aquellas entidades que produzcan o posean información de
acceso restringido llevarán un Registro de la misma, el cual se dividirá en información
secreta e información reservada“. Los artículos 24, 25 y 26 establecen: la aplicación de las
normas del SNA; los procedimientos para la digitalización de los documentos e
información se regirán obligatoriamente conforme a la normativa sobre la materia y a los
lineamientos y políticas emanados del SNA; se destaca la gratuidad de la búsqueda de
documentos en los archivos, por tanto queda claro que solo se cobrará la reproducción de
los documentos solicitados que en ejercicio de la transparencia requiera el ciudadano.

Podemos deducir que las medidas que deberá adoptar el SNA se enmarcan en la
normativa adecuada para el tratamiento de los documentos de archivo de las
organizaciones públicas y en lo que corresponde a la digitalización de documentos, deberá
definir los lineamientos y las políticas de archivo que se deben considerar en los procesos
de digitalización, lo que complementará y sin duda reforzará la legislación que existe
sobre la materia.

El artículo 27 del Decreto Supremo en comentario, establece la obligatoriedad de la

búsqueda de la información [documentos de archivo] extraviada y de comunicar sus
resultados. El responsable del Órgano de Administración de Archivos (OAA) o el que haga
sus veces o el funcionario poseedor de la información, según corresponda, deben agotar,
bajo responsabilidad, todas las acciones que resulten necesarias para recuperar la
información afectada por extravío, destrucción, extracción, alteración o modificación
indebidas de la información en poder del OAA o el funcionario poseedor de la
información. En caso que no se cuente con los cargos de responsabilidad mencionados, la
obligación corresponde al Secretario General o a la máxima autoridad administrativa.

El Decreto Supremo en comentario sitúa al OAA en su verdadera dimensión de

responsabilidad frente al acervo documentario institucional, en una línea de custodia y
tratamiento archivístico que se inicia con la producción de los documentos hasta su
destino final.

2.1.2.4 INDECOPI en la adaptación de la Norma 15489 I y II de Gestión Documental

ISO 15489 en sus versiones I y II es una norma que tiene sus antecedentes en la norma
australiana AS 4390 sobre gestión de documentos. ISO 15489 es de aplicación para
documentos en soporte de papel o digital. Muchos países han analizado y adaptado la
norma. España trabajó la traducción al español y en el Perú se hizo la adaptación
resultando NTP-ISP 15489-1 (2004) y NTP 15489-2 (2005) INDECOPI.

Respecto de ISO 15489 I la NTP señala: “Provee orientación en gestión de registros a

organizaciones públicas o privadas, para clientes internos y externos. Todos los elementos
descritos en esta NTP se recomiendan para garantizar que los registros adecuados sean
“creados, capturados y gestionados”. En la segunda norma se dice: “Esta Norma Técnica

30
Peruana es una guía de implementación para la NTP-ISO 15489-1 que puede ser utilizada
por profesionales en gestión de registros y por los encargados de gestionar los registros en
sus organizaciones. Proporciona una metodología que facilita la implementación de la
NTP-ISO 15489-1 en todas las organizaciones que tienen necesidad de gestionar sus
registros. Da una visión general de los procesos y de los factores a considerar en las
organizaciones que desean cumplir con la NTP ISO 15489-1”34

INDECOPI en el año 2004 publica la primera parte de la norma y en el 2005 va la segunda

parte. En ambos documentos los términos utilizados al momento de la traducción de la
norma inciden en errores conceptuales en materia de archivos, que sería recomendable
mejorar.

Sobre la norma en su oportunidad hicimos algunas precisiones terminológicas, entre ellas,

cuando se denomina registros a los documentos de archivo. A manera de recordar
tenemos como muestra lo siguiente: “Aun más, la adaptación señala: Para garantizar que
los registros adecuados sean creados, capturados y gestionados… *Solo registros+ luego
prosigue: No incluye la gestión de archivos de registros, dentro de las instituciones de
archivo. Con lo cual podemos entender que en el Perú no existen archivos administrativos
sino registros administrativos lo que resulta incongruente con toda tradición, normas
técnicas e inclusive legislación especializada en archivos, aunque una norma técnica no
constituye un precepto jurídico35, para su entendimiento, necesariamente, debemos
concordarla con la teoría y práctica archivística de nuestro país y de otras realidades. De
otro lado, la adaptación define las siguientes acepciones:

Registro: Información creada, recibida y mantenida como evidencia e información de una

organización o persona, en la ejecución de obligaciones legales o en la transacción del
negocio. [Para la realidad peruana esto es documento de archivo, no registro
propiamente]

Gestión de registros: Área de gestión, responsable del control eficiente y sistemático de la

creación, recibo, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluyendo los procesos
para capturar y mantener evidencia de información sobre actividades y transacciones del
negocio, en forma de registros.

Sistema de registros: Sistema de información que captura, gestiona y provee el acceso a

registros a través del tiempo. Los registros permiten, [entre otros]:

- Documentar la formulación de políticas y la toma de decisiones.

34
http://www.bvindecopi.gob.pe/wcircu/query.exe?cod_user=wwwcircu&key_user=wwwcircu&base=02&p
eriodo=1&fmt=01&nreg=20&idioma=all&boolexp=DOCUMENTACION&trunca=%24%2F(76%2C77)
[Consulta: 20.03.09]
35
Consideramos que una norma técnica podría entrar en el ámbito jurídico si es aprobada para su
cumplimiento obligatorio, sin embargo en la práctica todo estándar como ISO 15489 requiere su adaptación
a cada realidad nacional, local e institucional lo que la convierte en una norma facultativa.

31
 - Proveer continuidad en caso de desastre.
- Proteger los intereses de la organización, los derechos de los empleados,
clientes

El término registro en su traducción literal no encaja en el motivo de ISO 15489 bajo

ningún punto de vista, entendemos que se trata de documento de archivo. 36

1.1.3. Levantamiento de información primaria

Comprende la aplicación de entrevistadas a los responsables de los archivos de las

organizaciones muestra, al Grupo de Trabajo de Expertos en archivo con mayor
experiencia y los informes técnicos del AGN.

El análisis y resultados procesamiento de datos de las organizaciones entrevistadas se

hace más adelante. Estas son las siguientes:

Sector Organización Responsable del área de archivo

Empresas Públicas Osce Sheyla Prado
PeruPetro Carlos Flores
Banco Nación Modesto Morales
OSIPTEL Roberto Matos
Gobierno Regional Gobierno Regional Lima Rosario Eyzaguirre
Archivo Regional de Lima Betty Caqui
Gobierno Local San Isidro Cristian del Águila
Miraflores Daniel Yaurivilca
Lima Metropolitana Gladys Sánchez
La Molina Yanina Huaranca
Distrital de Huaura Pedro Malpartida
Provincial de Huaura María Cristina Torres
Ministerios Economía y Finanzas David Coz Seguil
Relaciones Exteriores Yolanda Bisso
Educación Oscar Zapata
Justicia Liz Agapito Ulloa
Cultura Doris Elizabeth Pacheco
Órganismos Autónomos RENIEC Ricardo Morau
ONPE Patricia Vargas
36
MENDOZA NAVARRO, Aída Luz, "ISO 15489 sobre Gestión Documental y la norma técnica peruana" en
Gestión Pública y Desarrollo, información análisis y actualidad, Ediciones Caballero Bustamante, Año 2-Nº
21/ Abril 2009, p. CI

32
 Banco Central de Reserva José Luis Damichelli
Súper Intendencia de Banca y
Seguros Jorge Espinoza
Defensoría del Pueblo Consuelo Hermoza

Entrevista a expertos (amplia experiencia en Archivística, docencia y función directiva):

Entrevistado Institución
Flores López Carlos PERUPETRO S.A.
Pontificia Universidad Católica del
Palomo Villanueva, Dora Alicia Perú
Universidad Nacional Mayor de San
Núñez Soto, Luis Guillermo Marcos
Dager Alba, Joseph Universidad Antonio Ruiz de Montoya
Abanto Arrelucea, José Luis Universidad Católica Sedes Sapientiae
Bisso Drago, Yolanda Gabriela Ministerio de Relaciones Exteriores

Las opiniones y/o respuestas que debemos destacar por parte de los expertos, coinciden
en los siguientes aspectos:

 La legislación archivística es insuficiente y desactualizada para resolver las

necesidades de los archivos y sus documentos, sobre todo en lo que corresponde
a los documentos electrónicos. No existe norma archivística específica sobre el
tema;
 Los aspectos más urgentes de atención son la modificación del procedimiento
para la elaboración del Plan de Trabajo, el procedimiento de eliminación de
documentos y la actualización de la Norma SNA 01 de Organización de
Documentos;
 Establecer normativamente la vinculación de los archivos con las disposiciones
legales sobre transparencia y acceso a la información pública, rendición de
cuentas y gobierno electrónico. Revisar la norma de foliación de documentos para
tomar una decisión al respecto en el sentido de su necesidad como norma
archivística o su derogación;
 Impulsar la aplicación de buenas prácticas en los archivos;
 Los archivos deben contar con presupuesto propio para programar sus
actividades, sin embargo este tema no es la principal causa de la postergación de
los archivos;
 Impulsar la capacitación de los archiveros tendiendo a la formación de nivel
superior y mejorar la calidad de los cursos de capacitación. Procurar cursos
desarrollados de acuerdo con las necesidad de las organizaciones [Requiere
estudio previo de sus necesidades de capacitación];

33
  Incorporar progresivamente la tecnología informática en los archivos, con
aplicaciones tanto para la digitalización como para la creación de documentos
electrónicos de origen;
 Las condiciones básicas para la implementación de un SGDA en las instituciones
son: lograr el apoyo de las autoridades con nivel de decisión, la formación de
equipos multidisciplinarios e infraestructura adecuada.
 Se vislumbra un futuro poco promisorio para el AGN, la función del SNA debería
asignarse a la PCM-SGP debido a la confluencia de las actividades sistémicas con
las funciones que desarrolla PCM en torno a la transparencia y rendición de
cuentas, simplificación administrativa y gobierno electrónico. El AGN podría
quedar como el organismo custodio de los documentos más trascendentes de la
historia nacional.

Informes Técnicos del AGN

La información más relevante obtenida de los Informes Técnicos alcanzados a la PCM

mediante OficiosN° 636-2013-AGN/DNDAAI y N°806-2013-AGN/DNDAAI y del AGN se
resumen como sigue:

Información obtenida por el AGN

Nº de Orden Supervisiones realizadas por el AGN 2012

1 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO 1
2 IRTP 1
3 MINISTERIO DE EDUCACION - OINFE 1
4 MINISTERIO DE TRABAJO 1
5 MINISTERIO PUBLICO - CAÑETE 1
6 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN MIGUEL 1
6

34
 Cuadro comparativo

Las supervisiones realizadas, principal actividad del AGN que le permite tomar
conocimiento del desarrollo de los archivos, son muy escasas comparativamente con el
número de organismos del Estado peruano. Debemos anotar que los organismos pasibles
de supervisión comprende los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como los
organismos autónomos, empresas públicas y gobiernos locales. Como podemos apreciar
en el cuadro, el nivel numérico de organismos supervisados es muy bajo, lo que,
lógicamente, no le permite al AGN hacer un balance aproximado de la situación
encontrada en los archivos públicos.

En el mismo sentido, los Planes de Trabajo presentados por los organismos obligados a su
envío al AGN en el primer trimestre del año, solo asciende a un total de 55 en el año 2012
y en el presente año a un número de 65. Podemos anotar que se observa en este año un
incremento en el número de organizaciones que han cumplido con presentarlo, aunque
no llega a satisfacer su totalidad,que asciende a 144 solo en Lima37, a lo que debemos
agregar 43 archivos de los distritos de Lima38, los archivos del Congreso de la República y
del Poder Judicial más los Archivos Regionales que también deben ser supervisados.

1.1.4. Limitaciones del diagnóstico

El líneas generales todas las organizaciones muestra, respondieron al Oficio Múltiple N°
028-2013-PCM/SGP. Las limitaciones que podemos anotar fueron, por un lado, la demora
de algunas en la respuesta para concretar la fecha y hora de la visita a sus archivos, sin
embargo este impase se superó pudiendo efectivizar las entrevistas en su totalidad. De
otro lado, en el caso del Grupo de Profesionales Expertos no se logró la respuesta de la
Sra. Beatriz Montoya a la entrevista; para facilitar su atención, ésta se le envió por correo

37
Portal del Estado Peruano, http://www.peru.gob.pe/directorio/pep_directorio_poderes.asp [Consulta:
12.06.2013]
38
43 distritos en Lima, http://www.tierra-inca.com/album/cartes/lima_districts.php?lg=es [Consulta:
12.06.2013]

35
electrónico el 21 de mayo a fin de no perturbar su agenda de trabajo, a la fecha de cierre
de relevamiento de información que extendimos al cronograma inicial para lograr toda la
información, 14 de junio, lamentablemente no se recibió respuesta alguna, no obstante
debo destacar que este faltante no modifica ni invalida en absoluto los resultados del
procesamiento de información realizado.

Otra limitante ha sido las posibles variantes de los datos capturados respecto de la
realidad, debido a que algunos entrevistados prefieren no comprometer a sus
organizaciones, lo que tampoco desvirtúa los resultados, debido a que se consideran
siempre los márgenes de error estadísticos, como sucede en este tipo de información.

1.2. Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública

Por Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM el 9 de enero de 2013 se aprobó la Política

Nacional de Modernización de la Gestión Pública. La SGP actúa como órgano rector del
Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública, impulsa y promueve una
administración pública eficiente, enfocada en resultados y que rinda cuentas a los
ciudadanos. En esta Política se menciona tres ejes transversales, a saber: Gobierno
Abierto, Gobierno Electrónico y Articulación Interinstitucional. Centrémonos en el eje
correspondiente a Gobierno Abierto que a la letra dice: “Un gobierno abierto es aquel que
se abre al escrutinio público, es accesible a los ciudadanos que lo eligieron, es capaz de
responder a sus demandas y necesidades y rendir cuentas de sus acciones y resultados.
Asimismo, es un gobierno en el cual las organizaciones de la sociedad civil y los
ciudadanos pueden: i) obtener fácilmente información relevante y comprensible; ii)
interactuar con las instituciones públicas y fiscalizar la actuación de los servidores
públicos; iii) participar en los procesos de decisiones.”

En la definición, el componente fundamental sin duda es la información y esta se obtiene

a través de los documentos de archivos que se van produciendo en las diarias actividades
de la gestión pública, en consecuencia, el éxito de los elementos mencionados se dará sí
se cuenta con los documentos a los que se pueda acceder de manera inmediata y siempre
que los fondos documentales de las organizaciones públicas sean integrales, lo que
significa que no falte ningún documento de archivo.

De otro lado, entre los principios orientadores de la Política d) se comprende la

Transparencia, la rendición de cuentas y la ética pública, para brindar una mejor atención
a los ciudadanos, en este escenario los funcionarios públicos deben actuar con probidad,
idoneidad, veracidad, justicia, equidad, lealtad y respeto al Estado de Derecho y a la
dignidad de las personas, además las autoridades y servidores deben rendir
oportunamente cuentas a la ciudadanía, garantizar la transparencia en la actuación de las
entidades públicas y generar canales adecuados para permitir el acceso ciudadano
permanente a la información pública.

36
De acuerdo con el enunciado, podemos deducir que se garantiza la transparencia y se
genera un canal adecuado para el acceso a la información con archivos bien organizados
que puedan responder a las exigencias e inmediatez que los ciudadanos exigen cuando
solicitan un documento de su interés o simplemente porque se trata de su derecho
asistido por la ley.

2. SEGUNDA PARTE: DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

2.1. Normas generales al Sistema Nacional de Archivos

Las normas generales del SNA fueron aprobadas en el año 1985 por Resolución Jefatural
N° 073-85-AGN/J, por la data queda claro que requieren urgente actualización y/o
reformulación, no obstante a la fecha, el SNA se desarrolla con este marco normativo y las
directivas emanadas del AGN que seguidamente abordaremos:

SNA 01. Administración de archivos

La norma define la administración de archivos como el conjunto de principios, métodos y

procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los
archivos, y considera como función archivística la gestión de documentos desde su
elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.

La norma en referencia indica que cada entidad pública se debe estructurar un OAA
[archivo central] con un nivel equivalente al de las unidades orgánicas de los distintos
sistemas administrativos, dependiendo técnica y normativamente del AGN. Incluye los
archivos en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos: de gestión y periféricos;
y señala las principales funciones del OAA siguientes: planificar, organizar, dirigir, normar,
coordinar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la
conservación y uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión y
periféricos, e interviene en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación
con el AGN.

SNA 02 Organización documental

El concepto al que se contrae la norma es el que sigue: “La organización de documentos es

un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.”

Este es el proceso técnico-archivístico inicial en todo trabajo archivístico. Cada organismo

público deberá aprobar su Cuadro de Clasificación de Documentos (CCD) teniendo como
unidad de clasificación la serie documental.

37
La serie documental, a tenor de la norma es: El conjunto de documentos que tienen
características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por
consiguiente, son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.

Se menciona como sistemas de ordenamiento de los documentos el alfabético, numérico

o una combinación de ambos y advierte que los documentos dentro de cada unidad de
archivamiento se ordenarán según el sistema más conveniente. Se entiende que se hará
sobre la base de los sistemas indicados.

SNA 03 Descripción documental

La descripción documental tiene por finalidad la preparación de los instrumentos

descriptivos para la localización de los documentos. El concepto que consigna la norma es
el siguiente: “La descripción es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar
y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de
elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos”

La norma es muy breve, no desarrolla con amplitud la función de descripción en los

archivos. En los últimos 20 años la descripción documental es la función que más ha
avanzado normativamente, existen normas de descripción aprobadas por el Consejo
Internacional de Archivos que se pueden aplicar con el apoyo de la informática, como la
Norma ISAD-G (Sus siglas en inglés significa: Norma Internacional General de Descripción
Archivística) Estas normas pueden aplicarse independientemente del tipo documental o
soporte del documento, por tanto es válida tanto para documentos en soporte de papel
como electrónico. A esta norma le siguieron un buen número de normas, por lo que la
norma SNA 03 ha quedado completamente insuficiente para la aplicación de la
descripción en los archivos peruanos.

SNA 04 Selección de documentos.

La norma define el proceso como sigue: “La selección39 es un proceso archivístico que
consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad
para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa
de Control de Documentos (PCD).

El PCD es un instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y/o
eliminación de todas las series documentales de cada entidad.”

La archivística es una tarea especializada, cada uno de sus procesos técnicos cumplen un
objetivo, entre ellos, la selección documental también tiene sus propios objetivos,
criterios y métodos e integra el trabajo archivístico. Uno de los resultados de su aplicación

39
Actualmente la selección documental, como aparece en la Norma SNA 04, es denominada valoración de
documentos en la mayoría de países. La valoración comprende: identificación, selección, y conservación o
eliminación. El Foro Iberoamericano de Evaluación de Documentos (FIED) en el año 2012 adoptó el término
Evaluación que comprende: la valoración, selección y conservación o eliminación de documentos.

38
es la eliminación de los documentos que cumplieron su ciclo vital y no son útiles para la
administración, además de carecer de valor informativo para la historia.

Es imposible conservar todos los documentos que se producen en la gestión pública, por
ello al término de sus períodos de retención pueden ser eliminados previa evaluación y
autorización del AGN. Reducir el volumen documental producido por cada organización,
facilita el manejo de los documentos más valiosos, de este modo se contribuye a su mejor
conservación.

SNA 05 Conservación de documentos

De acuerdo con la Norma: “La conservación de documentos es un proceso archivístico que

consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de
cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración”

La norma busca proteger la integridad de los documentos de archivo como uno de los
elementos para garantizar la conservación del patrimonio documental de la Nación.

Como norma general se dirige a establecer los lineamientos o recomendaciones que

deben considerar los organismos públicos para preservar los documentos generados en el
Estado, tales como: evaluar los locales de los archivos y sus instalaciones, verificar la
asignación de equipos, mobiliario y materiales del Órgano de Administración de Archivos
(OAA equivalente a archivo central) etc.

SNA 06 Servicios archivísticos

El concepto que recoge la norma es: “El servicio archivístico es un proceso que consiste en
poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad con fines de
información”

El principal objetivo de un archivo es ofrecer servicio en el momento oportuno en sus

diversas modalidades: lectura, consulta, búsqueda, préstamo, expedición de copias, etc.
de los documentos que custodia. Esta norma concuerda con las disposiciones de
Transparencia y acceso a la información pública de la Ley 27806 y sus modificatorias.

3.2. Directivas de procedimientos

Las directivas de procedimientos desarrollan las normas generales, por la fecha en que
fueron emitidas no contienen los últimos avances de la Archivística, pero orientan la
aplicación de las normas generales. Estas son:

- Directiva Nº 004-86-AGN-DGAI, Normas para la Formulación del Programa de

Control de Documentos (PCD) para los archivos administrativos del Sector Público
Nacional.

El PCD comprende cada una de las etapas para realizar el proceso de selección,
retención y disposición de cada una de las series documentales.

39
 La Tabla de Retención de Documentos (TRD) es el documento que resume el
trabajo de descripción de las series documentales y forma parte del PCD. La TRD
registra las decisiones de valoración de documentos e indica la medida de
disposición: Transferencia, eliminación o conservación permanente.

El propósito del PCD es: “Identificar todos los documentos de un organismo,

independientemente de su medio o su formato, (incluye los documentos que se
encuentran en los máximos niveles del organismo)”

En la TRD se fijan las decisiones sobre los plazos en que los documentos serán
retenidos debido a su utilidad para el organismo que los creó. Además fija las
decisiones sobre la disposición (transferencia o eliminación) de los documentos
cumplido el plazo de retención.

- Directiva Nº 005-86-AGN-DGAI, Normas para la Transferencia de documentos en

los archivos administrativos del Sector Público Nacional.

La transferencia es el procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los

documentos de un nivel de archivo a otro al vencimiento de los plazos de
retención, según vaya disminuyendo su frecuencia de uso o consulta por parte de
las unidades productoras.

El archivo central debe formular el cronograma anual de transferencia y lo remite

al AGN antes del 31 de marzo de cada año.

La norma ha sido diseñada para la transferencia de documentos de cada

organismo público al AGN, pero puede adaptarse para las transferencias internas
de cada entidad.

Toda solicitud de transferencia debe ir acompañada de un Inventario de

Transferencia de documentos y se utilizarán unidades de archivamiento (cajas de
archivo) rotuladas en la parte frontal.

- Directiva Nº 006-86-AGN-DGAI, Normas para la Eliminación de documentos en los

archivos administrativos del Sector Público Nacional.

El Decreto Ley 19414 (1972) en el artículo 10º establece la competencia del AGN
para autorizar las eliminaciones de los documentos considerados innecesarios en
el Sector Público Nacional. Más adelante este artículo fue reglamentado por el
artículo 24 del D.S. Nº 022-75-ED, estableciendo un breve procedimiento. La
directiva en comentario desarrolla de forma más amplia todo el procedimiento
para solicitar la autorización de eliminación al AGN. La directiva del rubro detalla el
siguiente procedimiento:

40
 a) La entidad presenta una solicitud al AGN acompañando el inventario de
eliminación de documentos, muestras documentales y el acta del Comité
Evaluador Documentos de la entidad solicitante o de la Comisión que
asuma dicha responsabilidad.
b) El supervisor de la DGDAAI del AGN se constituye en la entidad solicitante
para obtener verificar in situ los documentos para eliminación, elabora su
informe técnico que pasa a la Comisión Técnica Nacional de Archivos
(CTNA) Los archivos regionales hacen lo propio. Algunos han formado sus
Comisiones Técnicas Regionales de Archivos (CTRA), de no contar con esa
Comisión el trámite prosigue en el AGN ante la CTNA.
c) El informe técnico forma parte del expediente de eliminación (incluye los
documentos señalados en el literal a), es puesto a consideración de la
CTNA o CTRA según sea el caso, ésta emite su dictamen favorable o
desfavorable.
d) De ser favorable el jefe del AGN expide la resolución jefatural de
autorización, y notifica a la entidad solicitante fijando día y hora para que la
Comisión de Eliminación del AGN proceda a recoger los documentos.

- Directiva Nº 007-86-AGN-DGAI, Normas para la Conservación de documentos en

los archivos administrativos del Sector Público Nacional.

La finalidad de la directiva es orientar las acciones archivísticas para la

conservación de documentos en los archivos administrativos integrantes del SNA.

Comprende lineamientos para ser aplicados respecto del local de archivos, control
de los factores externos de deterioro de los documentos, manejo de los
documentos y medidas de seguridad.

Contiene las recomendaciones básicas que todo archivo debe tener como la
ubicación del local del archivo distante de los lugares que puedan ocasionar un
siniestro, y de lugares excesivamente húmedos; contar, como mínimo, con dos
ambientes: 1) depósitos y 2) área de trabajo técnico y administrativo; evitar la
incidencia directa o perpendicular de la luz natural o artificial sobre los
documentos; no usar cintas adhesivas para reparar los documentos rasgados; no
usar producto químico alguno (insecticida, bactericida, fungicida, etc.)
directamente sobre los documentos; no fumar, comer o beber en los depósitos,
áreas de trabajo o en cualquier lugar donde existen documentos; desconectar los
servicios eléctricos y sanitarios al término de la jornada laboral y revisarlos
periódicamente.

Debido a la antigüedad de la norma, no incluye disposición alguna sobre la

preservación y conservación de los documentos en soporte electrónico.

 Norma de sanciones

41
La Ley 25323 del SNA en su artículo 5º inciso f) faculta al AGN a imponer sanciones ante
cualquier infracción contra los documentos públicos y privados que integran el patrimonio
documental de la Nación. El DS. Nº 008-92-JUS su Reglamento, en el Capítulo VIII
establece las faltas pasibles de sanción, como la salida ilegal del país de documentos de
valor permanente, la apropiación ilícita de documentos por parte de los funcionarios y
servidores públicos, la eliminación de documentos sin observar las disposiciones legales
vigentes, etc. El Reglamento de aplicación de sanciones administrativas por infracciones
en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación. (Diario Oficial El
Peruano, 26.02.08) detalla el procedimiento sancionador y el monto de las multas a
aplicar. El Reglamento establece como sanciones la multa a través de porcentajes de la
UIT según el tipo de infracción señalado en el Reglamento, sin perjuicio de acudir a la vía
jurisdiccional en caso de que se configure delito.

 Directiva Nº 003-2008-AGN/ DNDAAI “Normas para la formulación y aprobación

del Plan Anual de Trabajo (PAT) del Órgano de Administración de Archivos (Archivo
Central) de las entidades de la Administración Pública”40

El Plan de Trabajo le permite al AGN conocer y supervisar las actividades archivísticas de

las entidades de la Administración Pública.

A través de este instrumento de gestión archivística se busca la unificación de criterios

para el proceso de formulación, ejecución y evaluación de los planes de trabajo de
archivos de las entidades de la administración pública.

Se formula anualmente por el Archivo Central (AC) en coordinación con la unidad orgánica
de Planificación de la entidad. A su vez el AC coordinará la elaboración de su PAT con los
archivos de gestión, periféricos y los de nivel desconcentrado de la entidad.

El PAT considerará los siguientes aspectos:

a. Alcance

b. Realidad archivística institucional.

c. Política Institucional

d. Objetivos Generales

e. Objetivos Específicos

f. Programación de actividades.

g. Presupuesto

40
AGN http://www.archivogeneral.gob.pe/textos/2008/DIRECTIVAN3.pdf [Consulta: 01.02.10]

42
 2.2. Análisis de Actores

2.2.1. Archivo General de la Nación como organismo técnico especializado

El AGN es un organismo ejecutor que depende del Ministerio de Cultura de acuerdo con la
Ley 29565 de creación de ese Ministerio. Su principal responsabilidad es proteger el
Patrimonio Documental Archivístico de la Nación. Conduce el SNA teniendo como soporte
las normas generales y directivas técnico-archivísticas emitidas para cada una de las
funciones y procedimientos de archivo.

Como organismo altamente especializado en materia Archivística, supervisa y asesora a

los archivos de los organismos públicos, realiza actividades en las que convoca a los
responsables de los archivos a fin de integrarlos al SNA.

De acuerdo con la ley 25323, artículo 5° del SNA, el AGN tiene como fines:

a) Promover la política nacional en materia de archivística y supervisar y evaluar su

cumplimiento;

b) Normar y racionalizar la producción administrativa y eliminación de documentos e

la Administración Pública a nivel nacional;

c) Proponer las medidas de preservación del Patrimonio Documental de la Nación y

efectuar los servicios de restauración y reprografía a nivel nacional;

d) Organizar, supervisar y evaluar a nivel nacional la formación, capacitación y

especialización científica y técnica del personal de archivo:

e) Normar el acceso a toda clase de documentos estableciendo los términos y

modalidades de uso en concordancia con los dispositivos legales pertinentes; y

f) Velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias sobre archivos y

documentos, imponiendo sanciones de acuerdo a ley, en los casos de violación y
denunciándolos antes las autoridades competentes.

Según los fines que le asigna la Ley del SNA al AGN, deberá contar con un personal muy
especializado en las modernas técnicas de archivo. Si bien la ley data de la década del 90
en esencia la Archivística mantiene sus principios y conceptos que se deben atender de
manera prioritaria, como la supervisión hacia los archivos públicos para vigilar el
cumplimiento de la normativa emanada del AGN.

Como organismo rector deberá promover la política nacional en materia de archivos, de

manera que sobre esa política se proyecten los mecanismos y estrategias que permitan
desarrollar el SNA en todo el territorio nacional, lo que tendrá lugar en trabajo conjunto
con los archivos regionales de cada zona del país.

43
Su tarea archivística comprende no solo la aplicación de la normativa existente, sino
desarrollar investigaciones que le permitan atender temas adyacentes que inciden
directamente en la producción de los documentos así como en su acceso, tal como se
aprecia el inciso e) del artículo 5°, que además se relaciona con los servicios de
transparencia de la función pública.

La ley del SNA señala integración estructural, normativa y funcional de los archivos
públicos del país, de manera que en materia de archivos las organizaciones públicas
cualquiera sea su naturaleza, deben seguir la política archivística aprobada por el AGN.

El SNA se basa en la integración de todos los archivos mediante principios, normas,

técnicas y métodos de archivos.

Los principios en Archivística son el de procedencia y orden original, de acuerdo con

Antonia Heredia por el principio de procedencia cada documento debe estar situado en el
fondo documental del que procede y en este fondo en su lugar de origen, además agrega:
“Es el primero, principal, natural y general principio archivístico. Determina la existencia
de un productor (institución, familia o persona) para cada fondo, reconocidas en la
estructura de la institución con la atribución de alguna actividad…Este principio
determina la estructura del fondo y su orden natural”.41

Partiendo del principio archivístico universal podemos mencionar que el SNA deberá
mantener como principio la necesidad que cada fondo documental (cada uno corresponde
a una organización pública) se encuentre debidamente organizado por lo que cada
documento producido estará en el orden natural que le corresponde. Esta tarea para el
SNA se realizara mediante la normativa técnica y los métodos de archivo
correspondientes.

A la luz del principio señalado, corresponde al SNA vigilar la integridad de los fondos
documentales de las organizaciones públicas a través de su debida atención técnico-
archivística.

El SNA comprende a todos los archivos de las organizaciones públicas dentro del territorio
nacional, entendiéndose, de conformidad con los artículos 1º y 2º del Decreto Supremo
Nº 008-92-JUS, Reglamento de la ley de SNA, como archivos públicos, todos los que
pertenecen a las organizaciones del Estado cualquiera sea su naturaleza, régimen legal y
dependencia, sean regionales, locales y archivos notariales. Estos organismos públicos
forman parte del SNA, por lo tanto, deben aplicar las normas expedidas por el AGN en su
calidad de organismo rector.

El DS. O08-92-JUS42, Reglamento de la Ley del SNA, señala como uno de los fines
principales del AGN en relación al SNA: Normar, organizar, uniformar y coordinar el

41
HEREDIA, Antonia, Lenguaje y vocabulario archivísticos, algo más que un diccionario, 2011, Junta de
Andalucía, España, p. 150
42
Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley 26323 del SNA;
http://www.agn.gob.pe/portal/pdf/legislacion/PPD/DS_No_008-92-JUS.pdf [Consulta: 17.05.2013]

44
funcionamiento de los archivos públicos integrándolos al SNA, destaca la labor normativa
del AGN quien deberá emitir las normas de carácter técnico-archivístico que faciliten a las
organizaciones públicas una atención esmerada de sus archivos, y mantener una
coordinación permanente con todos sus componentes, los archivos públicos, como una de
las formas de lograr la integración y consolidación del SNA.

Para su actuación a nivel nacional el AGN cuenta con los archivos regionales (AARR)
creados en cada una de las regiones del país, excepto Tumbes que por el momento no ha
constituido su archivo regional. Estos archivos realizan la función sistémica en su región.

El artículo 2º de la ley señala las funciones del SNA. Una de ellas está dirigida a contribuir a
la eficiente gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional. Esta función reviste
especial importancia si tenemos en cuenta la incesante producción de documentos en la
administración pública, que son el sustento de las actividades realizadas y pruebas de la
gestión, útiles para la transparencia y rendición de cuentas, actualmente constituidas en la
base de los gobiernos democráticos de estos tiempos. Además debe asegurar la
uniformidad y eficiencia de los procesos técnicos archivísticos.

3.2.2 Las funciones del Archivo General de la Nación

El Decreto Supremo N° 008-92-JUS43en su Artículo 10º establece las funciones del AGN
por lo que deberá establecer los lineamientos de política nacional en materia de archivos;
impulsar el desarrollo del SNA; formular y emitir las normas técnicas sobre organización y
funcionamiento en los archivos públicos a nivel nacional; asesorar, supervisar y evaluar el
funcionamiento de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos; normar la
producción y eliminación de documentos de los archivos públicos a nivel nacional;
defender, conservar y organizar, describir, seleccionar y servir el Patrimonio Documental
de la Nación que custodia: así como cautelar los documentos públicos potencialmente
integrantes del Patrimonio Documental de la Nación, con sujeción a la legislación sobre la
materia; garantizar la puesta en servicio del Patrimonio Documental de la Nación, con
excepción de los documentos cuya naturaleza comprometan la seguridad nacional;
promover, apoyar y realizar la formación profesional y capacitación especializada en
archivística; velar por el cumplimiento de las normas legales en materia de archivo y
documentos; y las demás funciones que le señale la Ley.

43
Decreto Supremo N° 008-92-JUS http://www.agn.gob.pe/portal/normatividad/legislacion.html [Consulta:
21.06.2013]

45
Como podemos apreciar su responsabilidad es eminentemente técnica por lo que
requiere un alto grado de especialización, donde las tareas de supervisión y eliminación de
documentos son las que le demanda mayor movilización de personal en contacto con los
archivos centrales. Pero no es menos importante la responsabilidad normativa, porque
sobre la base de las normas técnicas de archivo podrá lograr que todos los componentes
del SNA desarrollen criterios uniformes en el tratamiento de los archivos.

Para cumplir con la tarea encomendada el AGN cuenta con las siguientes unidades
orgánicas:

a) La Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio (DNDAAI)

b) Dirección Nacional de Archivo Histórico (DNAH)
c) Escuela Nacional de Archiveros (ENA)

Para el caso que nos ocupa nos centraremos solamente en la DNDAAI que es la unidad
orgánica responsable del SNA y encargada internamente de aplicar los procesos
archivísticos en los fondos documentales de la administración pública que han sido
transferidos al AGN y transfiere a la DNAH los documentos de valor permanente al
cumplimiento de su plazo de retención.

La función externa hacia el SNA, la ejerce a través del asesoramiento y supervisión de los
archivos públicos integrantes del SNA. Como tarea de servicio a la población, expide
copias y certifica los documentos que custodia.

Para el cumplimiento de sus tareas, de acuerdo con los fondos documentales que
custodia, la DNDAAI cuenta con tres unidades orgánicas: la dirección de Normas
Archivísticas, la dirección de Archivos Públicos, y la dirección de Archivo Notarial y
Judicial.

Como toda organización pública el AGN está integrado además, por las unidades orgánicas
encargadas de la ejecución de los procedimientos de los sistemas administrativos, y sus
órganos asesores y consultivos.

La DNDAAI realiza el contacto directo con los archivos centrales u OAA, de su tecnicismo
depende la aplicación eficiente de las normas de archivo, además de la vigilancia del
cumplimiento del procedimiento de eliminación de documentos, a fin de que la integridad
del acervo documentario de las organizaciones públicas no se vea afectada.

La eliminación de documentos considerados innecesarios, es una de las tareas más

comprometidas asignada a esa dirección, porque de un error en la evaluación podría
ocasionarse la pérdida de documentos valiosos para los administrados o para la historia. El
procedimiento está normado en la Directiva N° 006-86-AGN/DGAI que abordamos líneas
atrás. Debemos advertir que la primera decisión corresponde a la entidad productora, que
solicita la eliminación (al término de los plazos de retención) Si los documentos no son de
interés para la historia pueden ser eliminados, siendo así el AGN recibe la solicitud y el
supervisor emite su informe técnico sobre el cual la CTNA dictamina. Al haberse aprobado

46
la Tabla de Retención, se desprende que este documento ha sido debidamente analizado,
primero por el Comité Evaluador de Documentos (toda organización debe conformar su
CED, con un representante de la Alta Dirección, el asesor jurídico, el responsable de la
unidad productora de los documentos a evaluar y el archivero que asume la función de
secretario del Comité) y aprobada por el AGN, de manera que ha pasado por dos
instancias para su aprobación, lo que reduce el riesgo de error en la asignación de los
plazos de retención y fundamenta la decisión de eliminación. Por esta razón es muy
importante que cada organismo tenga aprobada su Tabla de Retención de Documentos.

Una decisión errada podría afectar el derecho de información de los ciudadanos e

inclusive de la propia organización, pero también podrá afectar la obligación de evidenciar
un acto o actividad administrativa, que puede derivar en falta de transparencia y por ende
dificultaría la rendición de cuentas.

3.2.3 Productos del Archivo General de la Nación

El conjunto de servicios que brinda el AGN a los organismos públicos que conforman el
SNA se dirige a lograr que cada uno de ellos mantenga sus documentos en las mejores
condiciones de custodia con la finalidad de que la información llegue oportunamente a los
administrados. En esa medida solo se generará un cambio si cada organismo responde y
cumple con las exigencias normativas de la administración de archivos, cuya vigilancia
corresponde al AGN.

Los productos que le corresponde como organismo rector de los archivos se derivan de
una gestión eficiente por parte del AGN, donde la alta especialización archivística parte de
la máxima autoridad técnica en archivos y es transmitida a todos los archivos centrales de
los organismos públicos que deben funcionar al unísono con el organismo rector en el
cumplimiento de cada una de las normas del SNA.

a) Relación con los archivos públicos

El AGN en su labor sistémica, de conformidad con la ley, ejerce competencia normativa

hacia todos los archivos públicos a nivel nacional, en esa medida según la ley de creación
del SNA 25323, artículo 3º, está integrado por:

a) El Archivo General de la Nación;

b) Los Archivos Regionales; y

c) Los Archivos Públicos

47
b) Supervisión y asesoramiento

Estas son las tareas fundamentales del SNA y la base de su fortalecimiento. El AGN tiene la
responsabilidad de supervisar que cada uno de los organismos públicos aplique las normas
y desarrolle una labor efectiva en la administración de sus archivos, para ello a nivel
nacional cuenta con los AARR que hacen lo propio en su ámbito geográfico.

Cada año el AGN aprueba un cronograma de supervisiones que le permita verificar el

cumplimiento en la aplicación de las normas generales que señalan los procesos
archivísticos y las directivas en las que se establecen los procedimientos para la
elaboración de las tablas de retención de documentos, la transferencia, la eliminación de
documentos innecesarios; así como las condiciones de conservación y custodia de los
documentos de las organizaciones públicas; asimismo se mantiene vigilante del
cumplimiento de la legislación archivística, a su vez los AARR son los encargados de su
cumplimiento en su respectiva zona geográfica.

Por asesoramiento, de acuerdo con la especialización del organismo de primer nivel

archivístico en el país, absolverá las consultas y dudas que en materia de archivos tengan
las organizaciones públicas, quienes siguen sus recomendaciones orientadas hacia el
cambio o la mejora del funcionamiento de sus archivos.

Los archivos centrales u OAA dependen técnicamente del AGN y dentro de su respectiva
organización asumen la responsabilidad de la conducción del sistema institucional de
archivos (SIA) por tanto los jefes o encargados de estos archivos, a su vez deberán realizar
su propia supervisión y asesoramiento interno, en su organización, manteniendo vínculo
permanente con los archivos secretariales o de gestión y los periféricos si los hubiera,
cuidando que el SIA marche en consonancia con las normas y legislación especializada que
ampara al SNA.

3.2.4 Productos y procesos de los archivos a nivel nacional

Las normas generales y directivas establecen una serie de actividades que los archivos
integrantes del SNA deben aplicar y es a través de los AARR que cubre el territorio
nacional. Cada uno de ellos, en su ámbito geográfico tiene la responsabilidad de la
vigilancia de su aplicación y están sujetos a las orientaciones normativas del AGN.

La estrecha relación que debe mantenerse entre todos los archivos centrales del SNA con
el organismo rector y los AARR sugiere una permanente coordinación técnica y la
detección de problemas que el AGN como organismo especializado puede atender,
además se entiende que las orientaciones o asesoría que reciben de la máxima institución
archivística del país, incide en el hecho de que la relación entre el AGN y sus componentes
se da de forma colaborativa. La colaboración parte de brindar las orientaciones precisas

48
por el organismo rector de los archivos como asesor, para tratar de resolver los problemas
planteados por los organismos públicos en materia de archivos a fin de lograr su solución.

Los objetivos y funciones de los AARR están regulados por el Artículo 24°del DS. N° 008-
92-JUS, reglamento de la ley del SNA, estos son:

a. Organizar y promover el funcionamiento de los Archivos Regionales y

subregionales; Impulsar la capacitación e investigación archivística en la Región;
b. Adecuar y aplicar las normas y políticas que emite el órgano rector del
SistemaNacional de Archivos en el ámbito de su jurisdicción;
c. Planificar, dirigir, conducir y evaluar las actividades archivísticas de su jurisdicción;
Sistematizar y uniformar la producción y administración de documentos públicos
dentro del ámbito regional en concordancia con las normas nacionales;
d. Brindar un eficiente servicio de información archivística a la investigación científica
y cultural;
e. Proponer al Gobierno Regional la creación de archivos subregionales, cuando así lo
requieran las Regiones y supervisar su funcionamiento;
f. Aprobar el Plan Regional de Archivos;
g. Asesorar y supervisar la organización y funcionamiento de los archivos
administrativos de las reparticiones y dependencias públicas de la Región;
h. Autorizar el traslado total o parcial de los documentos de los archivos
subregionales, con la opinión de la Comisión Técnica Regional de Archivos;
i. Autorizar la eliminación de documentos declarados innecesarios pertenecientes a
las entidades conformantes del Sistema, previa opinión favorable de laComisión
Técnica Regional de Archivos y con conocimiento de la ComisiónTécnica Nacional
de Archivos; y
j. Efectuar los servicios de restauración y reprografía de los documentos que
custodia.

Como podemos apreciar, las funciones a realizar por los AARR exigen organismos
regionales del mismo nivel técnico que el AGN, para lo cual deberán contar con el
personal suficiente y debidamente capacitado para asumir esas funciones en toda la
Región. En la misma forma que lo hace el AGN, deberá atender las supervisiones y
asesoramiento hacia los archivos de su zona de competencia, con la gran diferencia que
en muchas zonas del país los accesos no son fáciles, en las capitales de provincias
posiblemente encuentren mayores facilidades. En las zonas alejadas las dificultades de
acceso serán muchas veces insalvables, si además tenemos en cuenta las distancias y los
escasos medios de comunicación que limitan el desplazamiento en el interior del país.

3.3 Diagnóstico situacional

49
Se entrevistaron 22 archivos de organismos de varios sectores: ministerios, gobiernos
locales (incluyendo archivo de la municipalidad provincial de Huaura-Huacho y
municipalidad distrital de Huaura), empresas públicas, organismos autónomos, gobierno
regional y archivo regional, localización Lima.

Asimismo fueron entrevistados 6 profesionales de gran experiencia en materia de archivos

docencia y función directiva.

3.3.1 Resultado de entrevistas

Categorías Código Comentarios

1. Conocimiento del marco legal y
Se tiene conocimiento de las
de la normativa específica del SNA Marco Legal y
Normas generales del Sistema
como instrumentos de aplicación normativo
Nacional de archivos y directivas.
obligatoria de los archivos públicos.
2. Acceso a los archivos públicos y Las instituciones no cuentan con
transparencia una base de datos sobre la
existencia de documentos de
Acceso a toda la institución. Por lo general
3. Inventarios o bases de datos
información los archivos centrales tienen una
sobre la existencia de documentos de
base de datos o inventario en
archivo.
papel de los documentos que
custodian.
La mayoría de las instituciones
carecen deun cuadro de
clasificación de documentos
(CCD).
Algunas los tienen en proyecto,
el sistema utilizado es el
4. Organización de los documentos
orgánico-funcional que resulta
de archivo
obsoleto para estos tiempos,
pero es el que la norma SNA 02,
Gestión de establece. De las 22
archivos organizaciones entrevistadas
tienen CCD aprobado por el AGN
un total de 6 instituciones.
Al no contar con un Cuadro e
5. Valoración de los documentos de
Clasificación de Documentos,
archivo: transferencia y eliminación
carecen de Tablas de Retención
de documentos considerados
de Documentos. Las excepciones
innecesarios.
son mínimas.
6. Medidas preventivas de Se pudo observar que no existen
conservación medidas claras para la

50
Categorías Código Comentarios
prevención contra desastres, con
escasas excepciones. Por otro
lado, la infraestructura (en la
mayoría de los casos) no es la
adecuada, por lo que se hace
7. Aplicación de buenas prácticas necesaria una planificación
en los archivos acerca de los riesgos y desastres.

Las buenas prácticas en archivos

son insuficientes, por lo general
estas se sitúan a nivel de
capacitación del personal.
Los archivos centrales no
cuentan con presupuesto
suficiente y asignado al archivo,
8. Presupuesto asignado son escasas las excepciones, por
tanto muchos no tienen
presupuesto propio para
programar sus actividades
Se tiene personal capacitado en
la mayoría de los casos, sin
embargo falta fortalecer este
rubro, con personal
9. Capacitación del personal específicamente formado para
Recursos de
tal fin, asimismo es deseable que
Gestión
la capacitación se realice de
acuerdo con las necesidades de
los archivos donde laboran.
10. Aplicación de tecnología Aún es muy incipiente la
informática. aplicación de las TIC en los
archivos para el tratamiento de
los documentos y aplicaciones
de mayor complejidad como
Sistemas de Gestión de
Documentos Electrónicos de
Archivo.

51
Categorías Código Comentarios
Por lo general, como conjunto,
no se tiene desarrollado un
Sistema de Gestión Documental
11. Conocimientos sobre el a nivel institucional. El mayor
funcionamiento de un SGDA problema para lograrlo es la falta
de recursos presupuestales.
En la mayoría de los casos no se
conoce con exactitud qué es un
SGDA y cómo se estructura e
implementa.

3.3.2 Áreas de Análisis

Las categorías de captura de datos han sido agrupadas para su análisis en las siguientes
áreas:

3.3.2.1 Marco Legal y normativo

Las organizaciones entrevistadas conocen la legislación archivística y la normativa sobre

transparencia y acceso a la información de manera genérica. En pocos casos las refirieron
de manera puntual siendo las que identifican con mayor seguridad, el Decreto Ley 19414 y
la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 25323. Algunos mencionaron la existencia de
legislación sobre tecnología informática aplicada a los archivos sin precisar la referencia
concreta.

En cuanto al marco normativo, el Grupo de Archiveros expertos considera la necesidad de

la actualización de las normas técnicas de acuerdo con el desarrollo de la Archivística de
los últimos años y hacerlas más sencillas en su aplicación.

3.3.2.2 Acceso a la Información

No se percibe mayores dificultades respecto del acceso a los documentos, pese a las
limitaciones en las que funcionan la mayoría de archivos. Normalmente atienden los
pedidos por transparencia dentro de los plazos establecidos (5 días y 7 como prórroga) de
manera que se cumple con el servicio. Sin embargo notamos escasa coordinación de los
encargados o jefes de los archivos con el funcionario responsable de atender las
solicitudes de transparencia, entendemos que la coordinación es un factor determinante
para la atención dentro de los plazos que fija la ley, esto supone:

52
  Conocimiento por parte de ambos responsables del lugar donde se encuentran los
documentos a través de una base de datos de uso común.
 Conocimiento de las funciones contenidas en los instrumentos de gestión:
reglamentos, instructivos, normas de procedimientos.
 Monitoreo del trámite en conjunto, para la identificación de contingencias que
permita lograr resultados y realizar ajustes cuando sea necesario.

De otro lado se constató que no se cobra adicionalmente la búsqueda de documentos, por

tanto se ciñen al costo establecido en el Texto Único de Procedimientos Administrativos
(TUPA)

El DS 070-2013-PCM define una participación diferente del OAA o Archivo Central, de

manera que en virtud de esta norma, recientemente aprobada, le corresponderá mayor
responsabilidad en la atención del Portal de Transparencia y responsabilidad conjunta con
el funcionario encargado de la atención del servicio de transparencia.

Adicionalmente se fortalece de manera significativa el rol que cumplirá el OAA y el SNA en

los que se focaliza el SGDA en una estrecha vinculación con la transparencia de la función
pública y rendición de cuentas.

En esta área cabe resaltar la frecuencia de las transferencias de documentos al archivo

central. De acuerdo con el gráfico siguiente tenemos:

Frecuencia de recepción de documentos de las

oficinas por transferencia

Series1,
Series1, Semanal,
Semanal
Más de 5, 26%
tres Mensual
meses, 9, Bimestral
48% Series1,
Más de tres meses
Mensual,
5, 26%

53
Los documentos, en mayor porcentaje, son transferidos al Archivo Central en períodos
superiores a tres meses, siendo más frecuente cada año. Esta situación se debe en parte a
la falta de espacios en el AC para su recepción y la falta de aprobación de las Tablas de
Retención, en cuyo caso corresponde programar las transferencias de acuerdo a un
cronograma.

Por regla general, Archivísticamente, los documentos deben conservarse en el lugar

donde más son consultados. De otro lado, si bien la transferencia de documentos
podemos situarla en el Área de Gestión de archivos y documentos que seguidamente
analizaremos, se incluye en el Área de Acceso a la Información en razón de la localización,
más o menos accesible, de los documentos para la atención de las solicitudes de
transparencia por parte de los administrados.

Si tenemos en consideración que las solicitudes por transparencia pueden darse con
mayor o menor antigüedad de los documentos, lo más conveniente es custodiarlos en
plazos más breves en los archivos centrales u OAA, esto facilitaría la atención centralizada
de acceso, en tanto los documentos se encontrarán en un solo lugar y no dispersos por
todas las dependencias de la organización (archivos secretariales) sin tener que esperar
plazos más extensos, siempre que no afecte el normal funcionamiento de las unidades
orgánicas respecto del uso de los documentos para la continuidad de sus funciones.
Naturalmente el OAA deberá contar con los espacios suficientes para recibir las
transferencias de documentos de manera periódica.

3.3.2.3 Gestión de archivos y documentos

Ejecución de eliminaciones

Series1, No, Sí
8, 38% No
Series1, Sí,
13, 62%

La eliminación de documentos es uno de los procedimientos que se deriva de la

ValoraciónDocumental (Selección Documental en la normativa vigente). Existe la
normativa específica para su atención que se inicia con el Decreto Ley 19414, artículo 10;

54
y su Reglamento el DS.022-75-ED, artículo 24, que establecen que toda eliminación de
documentos debe contar con la autorización del AGN. En el año 1986 se aprueba la
Directiva N° 006-86-AGN-DGAI Normas para la eliminación de documentos del Sector
Público Nacional.

Por el porcentaje de eliminaciones que observamos en el gráfico podemos deducir que las
organizaciones si están poniendo atención en este tema, sobre todo por la necesidad de
espacios, debido a que el eliminar los documentos innecesarios les permite recibir otros
documentos que requieren para la atención de los servicios de información.

La norma en mención indica los pasos a seguir para lograr la autorización del AGN. El
procedimiento se prolonga debido a los requisitos establecidos para que el AGN atienda la
solicitud, en nuestra opinión se necesita hacerla más ágil y establecer el plazo de atención
por parte del AGN. Debido a que no se fija un plazo de atención para que el AGN se
pronuncié la mayoría de los entrevistados manifestó su preocupación por lo extenso del
plazo en el que reciben respuesta (entre 5 a 6 meses o más) lo que les causa una serie de
problemas debido a la necesidad de espacios. En un caso referido, el AGN tardó más de 5
meses para recoger los documentos autorizados para su eliminación (la organización
solicitante no dispone de los documentos autorizados para eliminación, es el AGN el que
recoge los documentos y los comercializa, lo que constituye ingresos que forma parte de
su presupuesto)

Al momento ninguna organización cuenta con documentos en soporte electrónico como

posibles pedidos de eliminación. Debemos advertir que llegado el caso, no existe
normativa al respeto.

Un plan de desastres, propiamente de riesgos, resulta ser un documento que no puede

faltar en ninguna organización, debido a que estamos expuestos a eventuales siniestros
que podrían afectar drásticamente a los documentos. Los resultados de la captura de
datos en este tema son:

55
 Cuenta con plan de prevención contra desastres

Series1, No, Sí
10, 48% Series1, Sí, No
11, 52%

Como podemos apreciar los porcentajes entre los que cuentan con un Plan de Prevención
de desastres están en 52% para los que lo tienen aprobadoy 48% no lo tienen.

Todo archivo debe contar con este instrumento para atender un eventual siniestro, el
personal debe estar debidamente entrenado para tomar acciones sobre la base de
distribución de roles a cumplir antes, durante y después del siniestro para la recuperación
de documentos afectados.Existe preocupación por prever los riesgos entre los
entrevistados, será necesario darle más impuso al tema para mejorar la cifra porcentual
desde el SNA y exhortar a las autoridades superiores para que se comprometan en la
aprobación de sus planes de prevención de siniestros o riesgos. De otro lado, debemos
mencionar que en ningún caso se han identificado los documentos esenciales. Este tipo de
documentos son aquellos sin los cuales la organización no puede seguir funcionando o por
lo menos se le presentará grandes dificultades para la continuidad de sus funciones.
Identificados los documentos esenciales se conservan aplicando especiales medidas que
impidan sean dañados en caso de producirse un siniestro, como su ubicación en un lugar
seguro, se indica que sea lo primero que se rescate, digitalizarlos, etc.

En el mismo rubro se solicitó información sobre las medidas de conservación que

mantienen los archivos visitados, en ese tema la falta de recursos presupuestales solo les
permite hacer limpieza periódica (lo que es un sumamente positivo) con alguna excepción.
En la mayoría de casos no cuentan con equipos contra incendios, deshumificadores o
detectores de humo.

Respecto de la clasificación de documentos el resultado es:

56
 ¿Qué
Orgánico tipo de clasificación
funcional Funcionalaplica?No posee

Series1, No
posee, 5,
24%
Series1,
Series1,
Funcional,
Orgánico
3, 14%
funcional,
13, 62%

El porcentaje de organizaciones que señalan el uso del sistema de Clasificación orgánico-

funcional es importante. Son menos los organismosque aplican la clasificación funcional,
debemos advertir que en gran proporción no han elaborado el cuadro de clasificación de
documentos (CCD), por tanto no han sido aprobados, lo que no impide que organicen los
documentos con algún criterio. Lo negativo de esta práctica es que al no haberse
aprobado el CCD, las dependencias de la entidad aplican criterios heterogéneos de
organización, esta situación impedirá la implementación de un SGDA. Los resultados en
términos porcentuales entre los organismos que tiene aprobado un cuadro de
clasificación y los que no lo tienen son:

Cuadro de Clasificación aprobado por AGN

Series1,
Tiene, 6, 29%
Series1, No
tiene, 15,
71%

El 71% de los entrevistados no tiene CCD, mientras que solo el 29% ha logrado aprobarlo.

57
El CCD es un instrumento indispensable en toda organización, a partir de este documento
es posible desarrollar las otras funciones archivísticas, porque si no se tienen identificadas
las series documentales no se puede dar los siguientes pasos del trabajo archivístico como
la descripción documental y la valoración con la finalidad de establecer los plazos de
retención sobre los cuales se decide la eliminación, transferencia o conservación de los
documentos de valor permanente.

3.3.2.4 Recursos de Gestión

La competitividad del personal es uno de los elementos más importantes para el éxito de
una gestión, como podemos apreciar las organizaciones, en mayor porcentaje,
manifiestan tener personal muy bien capacitado. En los gobiernos locales es donde más se
visualiza la necesidad de capacitación, siendo en provincia donde se acentúan los
requerimientos de capacitación. Dentro de todos los rubros de información requeridos a
los entrevistados en Huaura-Huacho lo que más solicitaron fue capacitación en cursos
desde nivel inicial a más.

Nivel de Capacitación
Capacitado, Capacitado,
Instituciones Muy capacitado,
Gobiernos locales,
autonomas,Muy 60%capacitado,
Capacitado, Capacitado,
Poco capacitado,60% Ministerios, 60%
Empresas
Empresas
Públicas,
Públicas, Gobierno
Gobierno
Regional,
Regional,
Muy capacitado, 50% 50% 50% 50% Poco capacitado,
Instituciones Gobiernos locales,
autonomas, 40% 40% Muy
capacitado
Capacitado, Capacitado
Poco capacitado,
Ministerios,
Ministerios,
20% 20%
Poco
capacitado

Observamos que en las instituciones autónomas prevalece el personal capacitado (60%)

frente a un 40% muy capacitado, no aparece cifra como poco capacitado; en las empresas
públicas ambos, tanto el personal muy capacitado como capacitado están al 50% en
ambos rubros; el Gobierno Regional y gobiernos locales presenta una situación un tanto
más preocupante en cuanto al porcentaje de poco capacitado que asciende a 50 y 40%
respectivamente y 50 y 60% como capacitado; mientras que en los ministerios el
porcentaje de capacitado y poco capacitado es igual, frente a un 60% de personal muy
capacitado.

58
Sin embargo debemos advertir que el rubro muy capacitado se genera por los cursos
básicos e intermedio a los que ha asistido el personal, charlas sobre diferentes temas
archivísticos, y eventos realizados por el AGN. Esta capacitación si bien resulta cuantiosa,
no es suficiente para desarrollar las tareas archivísticas para emprender un verdadero
desarrollo de los archivos a nivel nacional. Se necesita otorgarle un mayor nivel de
capacitación y formación con tendencia a la profesionalización al personal que labora en
los archivos, teniendo en cuenta las responsabilidades que el encargado o jefe del OAA
asumirá en torno al Decreto Supremo N° 070-2013-PCM.

Series1, Nivel de capacitación

Poco
capacitado,
4, 19%

Series1, MuyMuy capacitado

capacitado,Capacitado
7, 33%
Poco capacitado
Series1,
Capacitado,
10, 48%

En lo relativo al presupuesto, la falta de este componente es uno de los mayores

problemas que enfrentan los archivos, no se les asigna, específicamente,un monto para el
Archivo, esta situación impide el desarrollo normal de sus funciones, porque no les
permite proyectarse de acuerdo a cada una de las actividades a realizar y menos aún
implementar un SGDA, que debería ser la tendencia en cada una de las organizaciones
públicas.

59
 ¿Se cuenta con presupuesto suficiente?

Series1, Si, 8, Si
38%
No
Series1, No,
13, 62%

Se aprecia un porcentaje de 57 % de instituciones que hacen uso de un sistema de gestión

de documentos, sin embargo las características de estos sistemas no corresponden a una
SGDA.

No encontramos verdaderos sistemas de gestión electrónico de documentos de archivo,

por lo general el sistema informático está destinado al trámite, no a un sistema integral de
documentos de archivo. Es más, existe notoria confusión entre lo que es el sistema de
trámite y un SGDA.

Las definiciones alcanzadas por los entrevistados, con escasas excepciones, hacen
referencia al ingreso y registro de documentos, así como a su seguimiento hasta concluir
con el trámite. Por tanto, se desconoce lo que es un SGDA lo que significa un tratamiento
integral desde la producción del documentos hasta su destino final, en términos de
eficiencia y eficacia.

Veamos a continuación los recursos electrónicos, documentos electrónicos y uso de una

SGDA. Los resultados porcentuales son:

60
Los recursos electrónicos se circunscriben al uso de computadoras, impresoras y otros
equipos para la reproducción de documentos. Muy pocos han iniciado la digitalización de
documentos dentro de los alcances del Decreto Legislativo 681.

No se producen documentos electrónicos de origen y que concluyan en este tipo de

soporte para su archivamiento.

61
 Título del gráfico

Mantiene
Contacto
con el AGN,
No, 6, 29%
Mantiene
Contacto
con el AGN,
Si, 15, 71%

De los entrevistados que afirmaron tener contacto con el AGN, debemos advertir que
corresponde a un tema distinto al del asesoramiento o supervisión sobre la aplicación de
las normas del SNA. Se trata de atenciones por parte del organismo rector para las
eliminaciones de documentos. Según el procedimiento establecido un supervisor del AGN
debe constituirse para verificar in situ, los documentos a eliminarse y recoger la
información que le permita elaborar su informe técnico que luego pondrá a consideración
dela Comisión Técnica Nacional de Archivos.

La falta de supervisiones, como constatación, concuerda con lo manifestado por la señora

Marlitt Rodríguez (AGN) en la reunión del Grupo de Trabajo del 28 de mayo en la PCM, en
la que explicó las razones por las cuales no se pueden realizar las supervisiones en gran
escala. Una de ellas es la falta de personal para destinarlo a esa tarea de acuerdo con un
cronograma anual de visitas.

TERCERA PARTE: Conclusiones y Recomendaciones para una política nacional de

archivos

1. De acuerdo con el análisis de datos, llegamos a las siguientes conclusionessobre

cuya base formularemos las respectivas recomendaciones:

Área de Atención Conclusiones Comentario

1. Marco Legal y a) Los entrevistados - Si bien los
normativo conocen la entrevistados
legislación conocen la
archivística y las legislación
normas técnicas de archivística,
archivo emitidas por manifiestan tener

62
 el AGN.
b) El Grupo de
Archiveros expertos
señaló la necesidad
de actualizar o
reformular tanto la
legislación
archivística como las
normas técnicas de
archivos.
c) El mismo grupo
considera que la
actual legislación no
es suficiente para la
buena marcha del
SNA.
dificultades para su
aplicación. Por un
lado encuentran la
normativa técnica
compleja: Plan Anual
de Control,
Programa de Control
de Documentos
(Tablas de
Retención), y Norma
de Foliación.

2. Acceso a la a) Si bien la mayoría de las - En términos

información organizaciones cumplen generales se conoce
dentro de los plazos con el marco legal tanto
la atención de los de archivo como el
requerimientos de relativo a la
información, el archivo Transparencia y
central u OAA como acceso a la
unidad orgánica que información.
debe vigilar el buen - Respecto de las
funcionamiento de cada atenciones de
uno de los archivos de documentos por
gestión y periféricos transparencia, las
(donde por razones de organizaciones se
necesidad se han creado: ciñen a las tarifas
volumen de los establecidas en el
documentos o tipo de TUPA para la
documentos en custodia) atención de
no tiene la suficiente solicitudes por
autoridad técnico- transparencia. No
archivística al momento incluyen pagos
para supervisar y adicionales por
asesorar su normal búsqueda de
funcionamiento, lo que documentos.
optimizará la atención de - Se tiene muy
los documentos por preciso la necesidad
transparencia o de los documentos
cualquier otro tipo de de archivo para la

63
 servicio de los rendición de
documentos de archivo. cuentas.
De otro lado, la
expedición del DS N° 070
que modifica el
Reglamento de la Ley
27806 de Transparencia
de la función pública, al
implementarse, podría
cambiar la situación del
OAA debido a que le
encarga la función
específica de
transparencia,
entendiéndose que está
podrá ser óptima si se
cuenta con archivos
debidamente
administrados en cada
organismo público.
b) Los jefes o encargados
de archivo no mantienen
permanente
coordinación con el
funcionario responsable
de atender las
solicitudes de
transparencia.
c) Los locales de archivo
mayormente no cuentan
con un área para el
servicio de los
documentos en sus
diversas modalidades,
debidamente equipados
a fin de facilitar el
servicio por medio
electrónico, cuando sea
posible.
d) No se han integrado los
servicios de archivos a
los que brinda la
organización por medios
electrónicos, tampoco se

64
 ha iniciado su
preparación para cuando
esta modalidad de
servicio sea
implementada. Se
requiere integrar la
gestión documental con
el E-gobierno.
De acuerdo con el
Reglamento de la Ley de
firmas y certificados
digitales, DS 052-2008-
PCM, artículo 43 inc. a)
se deben adecuar los
trámites y
44
procedimientos.
La puesta al servicio de
documentos en línea aun
es muy incipiente.
e) No se cuenta con una
base de datos de todo el
acervo documentario en
cada organismo o
inventarios físicos que
permitan conocer la
totalidad de los
documentos gestionados
para el acceso de los
ciudadanos.
Actualmente no se tiene
el total de existencia
documental.
3. Gestión de archivos a) El nivel técnico- - Las normas del SNA,
y documentos archivístico respecto de por su larga data
la aplicación de criterios deberán ser
44
El artículo 43 inciso a) del Reglamento de la Ley de firmas y certificados digitales, DS. N° 052-2013-PCM,
señala textualmente: Las diferentes entidades y dependencias de la Administración Pública deberán
garantizar el acceso a los ciudadanos para la realización de transacciones de gobierno electrónico, debiendo
para tales efectos: Adecuar sus trámites y procedimientos aplicados en sus comunicaciones tanto con los
ciudadanos como con las distintas entidades de la Administración Pública, a fin de llevarlos a cabo por
medios electrónicos; debiendo asegurar en todo momento la disponibilidad de acceso, la integridad, la
autenticidad, el no repudio y la confidencialidad de las transacciones realizadas por estos medios,
empleando para tales fines los certificados y firmas digitales emitidos dentro de la Infraestructura Oficial de
Firma Electrónica deacuerdo al artículo 4º del presente Reglamento, así como canales seguros.

65
 que evidencien un actualizadas
desarrollo de acuerdo recogiendo los
con los avances de la principales avances
Archivística a nivel de la Archivística.
internacional, no - En tanto se actualicen
alcanzan a las las normas es
organizaciones debido a conveniente que el
que deben regirse por la AGN flexibilice su
normativa del SNA que aplicación, de
data de cerca de tres acuerdo con los
décadas, por lo que se avances de la
requiere su actualización Archivística
a fin de que las internacional. La
organizaciones se norma técnica no
modernicen tiene la rigidez de la
archivísticamente, norma jurídica, por
incorporando nuevas tanto su
formas de gestión y flexibilización es
archivo de documentos. factible.
b) Urge promover la - El sistema orgánico-
aprobación de los funcional de
cuadros de clasificación, clasificación está
en tanto es una enlazado a una
herramienta evaluación funcional
fundamental para la y facilita la
gestión documental. implementación de
La mayoría de sistemas de gestión
organizaciones no electrónicos y su
cuenta con un Cuadro de valoración.
Clasificación de - Existe preocupación
documentos del acervo respecto de la
documentario, están en aplicación de la
proyecto o simplemente Norma sobre
organizan los Foliación y
documentos con elaboración del Plan
criterios diversos lo que de Trabajo, ambas
no coincide con la normas por su
aplicación de criterios complejidad
uniformes en el tema, requieren ser
que es una de las desarrolladas de
exigencias del SNA. En la manera más sencilla,
misma línea se sitúan los sobre todo la del Plan
inventarios o bases de Anual de Trabajo, en
datos para conocer y tanto la norma de

66
 controlar la existencia de foliación, a nuestro
documentos de archivos modo de ver y por la
de toda la organización. conversación
Las organizaciones sostenida con los
requieren de ambos entrevistados,
instrumentos para lograr debería guiarse
una gestión documental solamente por lo
técnica y acorde con las establecido en la Ley
elementales técnicas de 27444 de
archivo exigibles. Procedimiento
c) El procedimiento de Administrativo
eliminación de General (su aplicación
documentos, demanda se inicia a partir de la
urgente atención. Es producción de los
conveniente hacerlo más documentos emitidos
ágil y técnico. En la o recibidos) según el
misma línea la artículo 152.1 y
aprobación del Programa 152.245
de Control de - La atención de las
Documentos (Tablas de autorizaciones de
Retención) exigen eliminación, por lo
innovadoras formas de general excede todo
gestión para su plazo razonable por
preparación y parte del AGN. Lo
aprobación. mismo ocurre con la
d) Se constata la necesidad aprobación de las
de incentivar la Tablas de Retención
formulación y de Documentos.
aprobación de los Planes
de prevención contra
desastres en todos los
archivos públicosy para
dotarlos de medidas de
seguridad. Ante
cualquier eventualidad
de siniestro los
documentos están

45
El artículo 152.1 de la Ley de Procedimiento Administrativo General 27444, señala: Los expedientes son
compaginados siguiendo el orden regular de los documentos que lo integran, formando cuerpos correlativos
que no excedan de doscientos folios, salvo cuando tal límite obliga a dividir escritos o documentos que
constituyen un solo texto, en cuyo caso se mantendrá la unidad.
Artículo 152.2: Todas las actuaciones deben foliarse, manteniéndose así durante su tramitación. Los
expedientes que se incorporan a otros no continúan su foliatura, dejándose constancia de su agregación y su
cantidad de fojas.

67
 expuestos a riesgos de
pérdida de no contarse
con ese instrumento. Se
incluirá medidas de
conservación adecuadas
para garantizar la
custodia e integridad de
los documentos.
e) La implementación de
buenas prácticas se
desarrolla básicamente a
través de tareas de
capacitación, será
necesario ampliar otras
modalidades que
permitan optimizar el
servicio de los
documentos.
4. Recursos de gestión a) La mayoría de unidades - La mayoría de
orgánicas de archivo organismos
carecen de presupuesto entrevistados no
específico a fin de cuentan con un
atender sus múltiples presupuesto asignado
necesidades. No están debido a que solo
estructuradas y solo existen como una
existen como función de función dentro de una
otra dependencia unidad orgánica
organizacional. (Secretaría General,
b) La deficiente disposición Administración etc.)
de locales para los en consecuencia, la
archivos en la mayoría obtención de sus
de casos, impide la bienes y servicios no
adecuada gestión de los solo demora por el
documentos y genera trámite que deben
mayores riesgos a realizar para
contemplar en el plan de obtenerlos sino que
prevención contra son atendidos en
desastres. proporción a las
c) El fortalecimiento de las prioridades de las
capacidades del unidades orgánicas de
personal asignado a los las que depende.
archivos es una tarea - Los espacios
pendiente. asignados a los
d) Para la inserción de los documentos no

68
 servicios de archivo en el cubren sus
e-gobierno, es necesario necesidades tanto en
su equipamiento y área de trabajo como
capacitación en repositorios para los
tecnología informática documentos, lo que
aplicada a los archivos. inciden en riesgos de
e) Un sistema de gestión diversa naturaleza
documental integral por para ambos. Existen
el que se asume el algunas excepciones.
tratamiento de los - La capacitación del
documentos de archivo personal es muy
desde su creación o heterogénea en las
producción hasta su organizaciones. El
destino final, tiene que personal que llega a
ser implementado con el los archivos ha sido
apoyo de equipos derivado, por lo
multidisciplinarios en general, debido a
cada organización. Se razones ajenas a su
requiere la normativa formación y/o
para tal fin por parte del capacitación. Lo que
SNA. se requiere en este
rubro es optimizar la
capacitación por
grupos ocupacionales.
- El caso de Huaura-
Huacho es de especial
atención en materia
de capacitación.
- La existencia de un
sistema de gestión de
trámite documentario
no constituye un
apoyo o sustituto de
un SGDA como en la
mayoría de los casos
se percibió por parte
de los administrados.

2. “RECOMENDACIONES PARA LA DEFINICIÓN DE UNA POLÍTICA NACIONAL DE

ARCHIVOS EN EL PERÚ”

69
A la luz de los resultados de los datos obtenidos a través de las 22 entrevistas de
organizaciones y 6 archiveros expertos, realizado el análisis y establecidas las
conclusiones, estamos en capacidad de proponer las recomendaciones para una política
nacional de archivos que contemple la superación de los problemas detectados a fin de
optimizar el funcionamiento delSNA. Las recomendaciones serán propuestas por áreas tal
como se procedió con las conclusiones. En cuanto al marco legal los archiveros expertos
coincidieron en su actualización acorde con el desarrollo de la Archivística de los últimos
años. Es conveniente incorporar conceptos como la transparencia y acceso a información
pública y la rendición de cuentas que son elementos fundamentales de la Política de
Modernización del Estado. Tanto para la transparencia como para la rendición de cuentas
e inclusive la Modernización del Estado, los documentos de los archivos son elementos
fundamentales para su éxito. En esa medida estamos en capacidad de afirmar que estos
conceptos sobre los cuales los Estados democráticos ponen especial atención se sustentan
en los documentos de los archivos.

Lograr la aprobación y compromiso para implementar una política nacional de archivos no

es una tarea fácil, sobre todo porque aun notamos escasa atención por parte de las
autoridades en la protección de los documentos de archivos. Toda política requiere sobre
todo del compromiso de los funcionarios con nivel de decisión, en esa medida solo será
posible si las autoridades desde el más alto nivel jerárquico (PCM) asumen la necesidad de
definir una política en favor de los archivos públicos (se recomienda una política de Estado
por ser más permanente en el tiempo) y su compromiso decidido de aplicarla a través de
cada una de las estrategias y mecanismos que se prevean para su puesta en
funcionamiento en todo el territorio nacional.

La respuesta por parte de los funcionarios desde el más alto nivel gubernamental, de los
responsables de los archivos y de la ciudadanía en su conjunto demanda el
convencimiento de cada uno de los actores en la necesidad de contar con las pruebas de
la gestión pública para cumplir con la demanda de acceso a la información, por tanto se
requiere más que buena voluntad, su implementación implica asumir el cambio, lo que
exige un conocimiento profundo del funcionamiento de los archivos a nivel nacional y
reformas en el SNA para hacerlo viable en el corto y mediano plazos.

La “Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021” aprobada por

Decreto Supremo N° 004-PCM-2013, conlleva a la definición de políticas para otros
sectores que en conjunto marquen el derrotero a seguir para fortalecerlos en la medida
que son fundamentales para el éxito de la política que engloba un verdadero cambio en la
gestión del Estado Peruano.

A partir de la política aprobada por el Estado sobre Modernización, cada sector de

actividad deberá trabajar las propias, que serán el vehículo para viabilizar una política de
Estado sobre cada uno de los sectores de actividad, donde el Estado asume una
responsabilidad concreta frente al ciudadano. En ese panorama el SNA y los archivos
públicos, propiamente, no pueden estar ajenos como factores importantes de ese cambio
que los ciudadanos esperan.

70
Por tanto es impostergable la definición de una política respecto del uso, tratamiento,
protección y preservación de los documentos de archivo a través de las técnicas modernas
que en este sector se vienen dando a nivel internacional, sobre la cual el Estado a través
del SNA se comprometerá directamente mediante las estrategias, proyectos, programas, y
actividades que sean necesarios para la gestión de documentos de archivo, sea en soporte
tradicional o electrónico.

Sobre la base de la política de Estado, cada organización pública sumirá el compromiso de

realizar las acciones que sean necesarias para su aplicación a fin de lograr el cambio en la
gestión de los documentos de archivo y que se conviertan en verdaderos instrumentos de
apoyo, para garantizar la transparencia y el acceso a la información, así como la rendición
de cuentas.

4.1 Política general recomendada

De acuerdo con lo expuesto se requiere una política que se resume como sigue:

“Creación e implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo en las

organizaciones públicas a nivel nacional, bajo la conducción eficiente y eficaz del SNA”

Este enunciado será desarrollado para formularse como una política general de Estado
peruano en materia de archivos y documentos. El SNA tiene la responsabilidad desu
definición, formulación, implementación, evaluación y control. La política se desagrega
enÁreas de atención que integran los diversos aspectos de la problemática archivística y el
SNA.

4.2 Áreas que comprende

Partiendo de la recomendación de la política general formulada para los archivos,

derivaremos en las políticas específicas que en conjunto harán el soporte político, legal,
técnico y administrativo de la política definida. En tal sentido proponemos las
recomendaciones para las siguientes áreas en las que el Estado, a través del SNA, y
entidades públicas asume compromisos respecto de la optimización de los archivos y el
SNA:

Área de atención Argumentación de políticas Actividades (comprende la

específicas recomendadas aprobación y aplicación de
estándares, mejores prácticas,
procedimientos, estrategias,
programas, etc.)

71
Marco legal y Actualización de la legislación
normativo archivística.
Actualización, modificación y/o
reformulación de las Normas
Técnicas de Archivo.
Adaptación de normas ISO
relativas a los archivos en
diversos soportes.
Adaptación de Normas de
Descripción Documental
emitidas por el CIA
A nivel del SNA y organismos
competentes: Ministerio de
Cultura, Congreso de la
República:
a) Modificación de la Ley
25323 del SNA
b) Actualización,
modificación y/o
reformulación de la
normativa técnica del
SNA en su conjunto:
Normas generales y
procedimentales.
c) Adaptación de normas
ISO en trabajo conjunto
con INDECOPI (Instituto
Nacional de Defensa de
la Competencia y de la
Protección de la
Propiedad Intelectual)
Existen normas de
aplicación, tanto para los
documentos en papel
como electrónicos. La
lista es más o menos
amplia. Son
fundamentales: ISO
15489 I y II (revisión de
esta norma adaptada por
INDECOPI); ISO 30300 y
30301 de Gestión para
los documentos.
d) Adaptación de Normas
del CIA sobre descripción
documental: ISAD-G
(Norma Internacional
General de Descripción
72
 Archivística); ISDF
(Norma Internacional
para la descripción de
funciones); ISAAR- CPF
(Norma Internacional
sobre los registros de
autoridad de archivos
relativos a instituciones,
personas y familias),
entre otras.

Acceso a la Facilitar el flujo y transferencia a) Nivel interno:

información de información a todo nivel. La Comprende la
Política de Modernización de la integración y mejoras en
la comunicación de los
Gestión Pública al 2021 apuesta
responsables de servir los
por una gestión pública documentos para cumplir
orientada al servicio del con los requerimientos
ciudadano, a través de “un de información usuarios
sistema que recoja, organice y al interior de la
analice datos para convertirlos organización y usuarios
en información útil y oportuna externos. De acuerdo con
el DS N° 070-2013-PCM,
para la toma de decisiones”.46
artículos 23 y 27
Potenciar el archivo como comparten
responsabilidades el OAA
herramienta que permite el
y el funcionario
conocimiento operativo en toda designado por la
organización. Suimportancia autoridad superior para
como unidad orgánica está en el atender el servicio de
servicio de los documentos, que información por
contienen datos y referencias transparencia.
para la toma de decisiones,
b) Nivel Externo: Incide en
además de contribuir a la
la optimización y
transferencia de conocimiento reestructuración del SNA
mediante el uso de los para su óptimo
documentos con valor añadido, funcionamiento.
esto es la gestión de la Comprende:
información. Reformulación y/o
actualización de las

46
PRESIDENCIA DE CONSEJO DE MINISTROS, Modernización de la Gestión Pública al 2021, p. 10

73

Compromiso de todos los
actores, SNA, archivos públicos
y sus autoridades responsables;
así como de los archiveros y de
la ciudadanía en general, la que
será motivada través de la
difusión de la importancia de
los documentos de archivo para
el ejercicio de su derecho a la
información.
Gestión de Reconocimiento del OAA como
archivos y unidad orgánica encargada de la
documentos administración de los archivos
de las organizaciones y de la
atención de la gestión
documental a nivel nacional, (se
deberá implementar el OAA en
cada organismo público de
acuerdo con la responsabilidad
que le señala el artículo 23 del
DS N° 070-2013-PCM) como
elemento de apoyo a la
transparencia y rendición de
cuentas. Mientras los
documentos conserven su
integridad la transparencia y la
rendición de cuentas estarán
garantizadas.
normas del SNA;
normativa específica
para documentos
digitalizados y de origen
en medio electrónico;
líneas efectivas de
coordinación SNA y sus
componentes (Órganos
de Administración de
Archivos)
c) Incorporación de los OAA
en la tareas de E-
gobierno a través del
SNA quien trabajará
conjuntamente con la
Oficina de Gobierno
Electrónico (PCM)
a) A nivel interno:
- Creación estructural del
OAA en cada una de las
organizaciones públicas
como responsable de la
producción de
documentos y su
tratamiento hasta su
destino final, su atención
mediante profesionales
preparados para tal fin,
ubicación en la
Secretaría General;
- Creación de un sistema
de gestión documental
en cada una de las
organizaciones públicas.
- Implementación de
instrumentos de gestión
de documentos a nivel
organizacional;
b) A nivel externo:
Comprende la
74
 Una de las tareas
fundamentales, definida como
política, será la aprobación del
los Cuadros de Clasificación de
Documentos en cada OAA, este
instrumento mejora la calidad
del servicio al ciudadano.
Contar con un CCD agiliza la
atención y reduce los plazos de
espera del solicitante.
Actualización, reformulación o
creación de normas
archivísticas que comprendan
todos los procesos o funciones
archivísticas, que sitúen a los
archivos en el desarrollo
internacional que la Archivística
ha alcanzado.
Recursos de Contar con los recursos
gestión necesarios para el éxito de
cualquier actividad exige lograr
los insumos, infraestructura, y
personal suficientes en cantidad
y calidad, para alcanzar los
objetivos y cumplir las metas
propuestas.
Desarrollar programas de
capacitación permanente por
niveles técnico y profesional y
en algunos casos de
funcionarios con nivel de
generación de normativa
específica para un
Programa de Gestión
Documental a nivel
nacional. Define los
lineamientos para la
puesta en
funcionamiento de un
SGDA en las
organizaciones públicas.
- Incorporación de los
archivos al sistema de
gobierno electrónico, en
coordinación con la
Oficina Nacional de
Gobierno Electrónico e
Informática.
- A nivel interno:
a) Presupuesto suficiente
para las adquisiciones de
bienes y servicios para
los archivos tanto de
gestión y periféricos
como archivo central.
b) Presupuesto necesario
para el funcionamiento
del SIA y SGDA.
c) Para los funcionarios con
nivel de decisión los
cursos serán dirigidos a
sus responsabilidades
sobre los documentos de
archivo, el servicio, la
75
decisión transparencia y rendición
de cuentas, etc.
d) Personal suficientemente
capacitado en técnicas de
archivo, lo que sugiere el
reclutamiento de
La asignación de presupuesto a
archiveros que manejen
cada uno de los archivos suficientemente las
centrales, debidamente técnicas de archivo, con
estructurados en las tendencia a la
organizaciones públicas les profesionalización
permitirá proyectar sus superior a fin de
actividades presupuestadas de posicionarlos como
agentes de cambio en el
acuerdo con sus necesidades, a
tratamiento de los
fin de cumplir con sus metas y documentos de la
objetivos. Deriva además en la gestión pública, con el
inmediatez de la atención nivel de responsabilidad
directa de sus necesidades. acorde a su desempeño
comoconductores del SIA
y del SGDA a nivel de las
organizaciones.
De otro lado garantiza los
recursos necesarios para contar - A nivel externo:
con un plan de prevención de a) Mejoras en las
riesgos del acervo instalaciones del
documentario, lo que a la vez organismo conductor
contribuye a la modernización del SNA
de la gestión documental en el b) Presupuesto acorde
con las tareas del
país.
SNA, en todo el
territorio nacional.
c) Formar cuadros de
personal altamente
calificados en
tecnología
informática aplicada
a los archivos; así
como profesionales
archiveros,
debidamente
preparados para
asumir las principales

76
tareas del SNA:
supervisión y
asesoramiento de los
archivos públicos en
todo el territorio
nacional.El personal
del AGN deberá
contar con una
experiencia y
formación archivística
de primer nivel
porque de ellos
depende, en gran
parte, la
implementación de
las políticas de
archivo.

77
 ANEXO 1

Bibliografía:

 ALBERCH FUGUERAS, Ramón; Cruz Mundet José Ramón, (1999) ¡Archívese! Los
documentos del poder. El poder de los documentos, Alianza Editorial, Madrid-
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 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (1998) Pautas para el establecimiento de

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corrupción administrativa”, 2006, Bogotá, Colombia.

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (1999) Legislación Archivística AGN, Lima. Perú

 BARBADILLO, Javier, 2011, Las normas de descripción archivística, qué son y cómo

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descripción archivística, 2000 Estocolmo Suecia, 12-19 de setiembre 1999. Madrid,

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 CRUZ MUNDET, La gestión de documentos en las organizaciones (2006) Ediciones

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 JARDIN, José María, Archivos, transparencia del Estado y capacidad gubernativa en

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 LUQUE RÁZURI, Martín, (2002) Acceso a la información pública documental y

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Libros

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238 pp.

2. “Transparencia vs. Corrupción: los archivos, políticas para su protección” 2004,

Perú Textos Editores, 231 pp.

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Administrativas de la UNMSM, 1993.

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5. “Transparencia y acceso a la información en la administración pública de Perú”, en

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Arxivers de Catalunya. Barcelona- España, 61-90 p.

6. “Los archivos evidencia para la lucha contra la corrupción” En: COMMA 2005.4 - CITRA
2005 –

7. “La realidad latinoamericana en gestión dedocumentos electrónicos”. *en línea+. E-

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administración electrónica (I-Europa 2010). Oviedo: Principado de Asturias, 2006.
[citado 2008-01-08]. Disponible
en:http://www.edocpa.com/images/ediciones/ponencia_6.pdf

8. “La preservación de la información como apoyo al Gobierno Electrónico” en: Revista

Gestión Pública, Año 1, número 10, mayo 2008, Centro Peruano de Investigación y
Desarrollo de Proyectos, Estudio Caballero Bustamante, Lima, p. 9-12

9. “Sin archivos no hay acceso a la información” 1ra. Parte, en: Revista Gestión Pública,
Año 1, número 11, junio 2008, Primera parte. Centro Peruano de Investigación y
Desarrollo de Proyectos, Estudio Caballero Bustamante, Lima, p. C1- C5

10. “Sin archivos no hay acceso a la información” 2da. Parte, en: Revista Gestión Pública,
Año 1, número 12, julio 2008, Segunda parte. Centro Peruano de Investigación y
Desarrollo de Proyectos, Estudio Caballero Bustamante, Lima, p. C1- C4

79
11. “Archivos organizados vs. Corrupción” en Memoria V Seminario Internacional de
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en: Revista Gestión Pública, Año 2, número 18, enero 2009, Centro Peruano de
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y Desarrollo, información análisis y actualidad, Ediciones Caballero Bustamante, Año 2-
Nº 21/ Abril 2009, p. CI

14. “Necesidad de una Política Archivística Nacional”, en Gestión Pública y Desarrollo,

información análisis y actualidad, Ediciones Caballero Bustamante, Año 3- Nº 25/
Agosto 2009, 1ra. Parte, p. CI

15. “Necesidad de una Política Archivística Nacional”, en Gestión Pública y Desarrollo,

información análisis y actualidad, Ediciones Caballero Bustamante, Año 3- Nº 26/
Setiembre 2009, Segunda parte, p. CI

16. “Formulación, implementación y evaluación de una política nacional para archivos”, en

Gestión Pública y Desarrollo, información análisis y actualidad, Ediciones Caballero
Bustamante, Año 3- Nº 29/ Diciembre 2009, p. CI

17. “Corolario sobre la necesidad de una política nacional archivística”, en Gestión Pública
y Desarrollo, información análisis y actualidad, Ediciones Caballero Bustamante, Año 4-
Nº 30/ Enero 2010, p. CI

18. “Aproximación a la Gestión de Documentos electrónicos de Archivo en Iberoamérica”

en Gestión Pública y Desarrollo, información análisis y actualidad, Ediciones Caballero
Bustamante, Año 4- Nº 33/ Abril 2010, p. CI

19. “La gestión documental en el contexto internacional” en Gestión Pública y Desarrollo,

información análisis y actualidad, Ediciones Caballero Bustamante, Año 4- Nº 35/ Junio
2010, p. CI

20. “Las tic y el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo” en Gestión

Pública y Desarrollo, información análisis y actualidad, Ediciones Caballero Bustamante,
Año 4- Nº 37/ Agosto 2010, p. CI

21. “Sistema Administrativo de Archivos” 2010, En: Manual del funcionario público,
Gestión Pública y Desarrollo, información análisis y actualidad, Ediciones Caballero
Bustamante, Lima. P. 284-308.

22. “La gestión documental y la transparencia de la gestión pública”, en Gestión Pública y

Desarrollo, información análisis y actualidad, Ediciones Caballero Bustamante, Año 4-
Nº 39/ Octubre 2010, p. CI

80
 23. “Sistema administrativo de archivos”, 2011, En: Manual del Funcionario Público,
Ediciones Caballero Bustamante, Lima.

24. “La interoperabilidad y los archivos” En : Gestión Pública y Desarrollo, editorial

Caballero Bustamante, Nº 52/noviembre 2011, p. C3
25. “La elaboración normativa” Administración de archivos y documentos: Textos
fundamentales. En: http://www.archiveros.net/administracion-de-documentos-y-
archivos-textos-fundamentales/

26. “Normas ISO para los archivos y documentos” En : Gestión Pública y Desarrollo,
editorial Caballero Bustamante, Nº 56/marzo 2012, p.C1

27. “ISO 9000, 9001 y los archivos” En : Gestión Pública y Desarrollo, editorial
Caballero Bustamante, Nº 62/Setiembre”” 2012, E3

28. “La rendición de cuentas documentada” En : Gestión Pública y Desarrollo, editorial

Caballero Bustamante, Nº 64/Noviembre 2012, E3

29. “ISO 27001 y la seguridad de los archivos” En : Gestión Pública y Desarrollo,

editorial Caballero Bustamante, Nº 66/Enero 2013, E1
30. “ISO 30300” En: Gestión Pública y Desarrollo, editorial Caballero Bustamante, Nº
68/Marzo 2013.

 RAMÍREZ de León, José Antonio, 2011, , “Metodología para la valoración y disposición

documental” IFAI, Cuadernos Metodológicos N° 5, AGN, México

 POMED SÁNCHEZ, Luis Alberto, El derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos
y registros administrativos, 1989, Instituto Nacional de Administración Pública,
Madrid, 292 pp.

81
 ANEXO 2

FOTOGRAFÍAS POR SECTORES

Municipalidades

Son los organismos que presentan las mayores necesidades de espacios, equipamiento y personal
capacitado. La última vista corresponde a un archivo provincial

82
 Archivos de Región

Organismos autónomos

Cuentan con mayor presupuesto, lo que en casos les permite tercerizar la custodia de sus
documentos.

83
 Ministerios

Los ministerios entrevistados están dirigidos por profesionales de archivos con estudios concluidos
en la Escuela Nacional de Archiveros (Profesional en archivos, no universitario) y en la Universidad
Católica Sedes Sapientiae (Carrera de Archivística y Gestión Documental)

84