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SAP – PS

RESUMEN En este documento se presenta una síntesis de las investigaciones


realizadas sobre el módulo de PS en ERP SAP R/3, donde se recopila
información sobre la importancia de lo que en él se maneja, su relación con los
demás modelos, presentación de lo que se ha identificado como necesario para
poder usarlo.

INTRODUCCION Los proyectos en las organizaciones proporcionan cambios o


son formas como sustentan sus actividades y entre mayor integración informal
exista para el desarrollo de uno de ellos es fácilmente culminado con éxito.
Siendo SAP R/3 parte de una idea de ERP, donde el termino INTEGRACION se
sitúa en como sinónimo de TRASABILIDAD y donde la información es su
insumo para proporcionar resultados de análisis y toma de decisiones por parte
de los interesados, presenta el modulo PS dentro del área de logística y que
busca responder el manejo propio de proyectos. En este documento se
presenta lo investigado y aprendido del módulo, información que desea
proporcionar entendimiento del mismo y mejor manejo. Por lo anterior Proyect
System (PS) ofrece soluciones para el manejo de proyectos, bien sea en
pequeña o gran escala, permitiendo el control de la ejecución del proyecto,
tiempo de ejecución, y presupuesto, asegurando que los recursos usados y
fondos están disponibles cuando son necesarios.

OBJETIVOS GENERAL Presentar el módulo de PS de SAP R/3.


ESPECÍFICOS * Describe la necesidad a la cual responde el modulo dentro del
ERP SAP. * Ubicar el módulo de PS en SAP. * Identificar los requerimientos
para el uso del módulo.

así como indicadores para la programación. definición del proyecto. Se utilizan


para la planificación y seguimiento tanto de tiempos como de recursos a usar
en la ejecución de la actividad. * Definición de tareas. * Operaciones
subordinadas o dependientes. * Ordenamiento de tareas.* PROYECTO EN PS
– SAP R/3 * CONDEPTOS DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN PS.
ya sea mediante la utilización de las herramientas operativas de Grafos o los
planes de estructuración del proyecto. Fechas extremas de inicio y fin del grafo.
CABECERAS Los grafos cuentan con cabeceras. por ejemplo. * Fechas
programadas y de orden de entrega. * Relaciones de ordenación o
dependencia. * Identificación de responsables. PLANEACION PRELIMINAR La
planeación preliminar a la ejecución de un proyecto. GRAFOS Un grafo consta
de los siguientes componentes: * Operaciones. como la generación de la
claridad de las bases del mismo consta de: * Definición de proyectos (corto y
largo plazo). De la misma forma en el Sistema de Proyectos de SAP R/3 es
necesario antes que nada realizar una estructuración del proyecto. FACTOR
DE EJECUCION . en las cuales es posible incluir información relevante con
respecto a las tareas que presenta: * Asignación a otros objetos. elementos
PEP o documentos de ventas.
ASIGNACIÓN E INTERVALOS DE NUMERACIÓN * Actualización de costes
derivados de uso de materiales. se especifican en el customizing (LOGISTICA)
del sistema de proyectos Integración con PEP. Además. CLASE. valores y
parámetros propuestos por defecto a incluir en la creación de un grafo. es
necesario que todas las operaciones que componen el grafo pertenezcan a la
misma sociedad que la cabecera. PARÁMETROS Y PERFIL La definición de la
clase de grafo permite definir la forma como se utiliza para determinadas tareas
y procesos de proyecto. se puede especificar los siguientes datos organizativos
para el grafo: . para ello es necesario que el centro (PLANT) del grado y del
elemento PEP correspondan a una misma sociedad CO (Controlling Area).
PERFIL Esta opción permite definir datos. * Además es posible definir los
parámetros del grafo: * Imputación de costos: por componente o por todo el
grafo. * En caso de los grafos con imputación por operación. en la cabecera.
DATOS ORIGANIZACIONALES * Es posible asignar un grafo o una operación
de grafo a un elemento PEP. * Para grafos con costeo individualizado por
operaciones. es necesario que los centros de cada operación y operación
subordinada pertenezcan a la misma sociedad CO que el centro de la cabecera
del grafo. * Para los grafos con costeo en la cabecera.Es un elemento incluido
en las cabeceras e indica la frecuencia con las que deben de repetirse las
operaciones del grafo. es necesario que los centros (Plant) de todas las
operaciones pertenezcan a la misma sociedad CO (Controlling Area) que el
centro de la cabecera del mismo.

realizar contabilizaciones reales. de seguridad y contingencias. etc. Que


corresponde a la definición de fechas al interior del proyecto y corresponde un
elemento vinculante de los elementos organizativos. la naturaleza de los
proyectos es cambiar a través del tiempo habilitando funciones y labores
especificas en diversos momentos. .* Profit Center * Business Area : SD *
Código de jurisdicción * Clase de objeto DEFINICIÓN El plan de la estructura
del proyecto (PEP) tiene como finalidad brindar una jerarquización de las tareas
a realizar en el proyecto. Perfil del proyecto. Gestión de status. por ejemplo.
pago de proveedores. etc. 2. Que corresponde todos y cada uno de los factores
a gestionar del proyecto. La gestión del status del proyecto hace referencia al
status del proyecto dentro de la empresa. de adquisición de activos. 3. Esto
debido a que. * Liberado: Este status permite realizar prácticamente todas las
actividades de la empresa. Definición del proyecto. entre ellos se encuentran la
planificación de costos. estas estructuras definen una tarea específica al
interior del proyecto. El sistema brinda la oportunidad de catalogar el proyecto
en diversos status. incluye las normas que han de regir el proyecto. por
ejemplo: * Creado: En este status no es posible. como por ejemplo normas de
liquidación. ELEMENTOS DEL PLAN DE LA ESTRUCTURA DEL PROYECTO
Entre los elementos que conforma la estructura de proyectos se encuentran: 1.
Como ya se menciono es de gran utilidad en la medida que sirve de base para
la elaboración y diseño de diversos planes utilizados en el proyecto.

etc. Antes de comenzar a ejecutar un proyecto. la cual es compartida por todas


las áreas de la empresa que se encuentran involucradas con dicho proyecto.
Los proyectos son. * Por “procesos”.) para evaluarlo en el sistema de
información. así como los permisos y tareas realizables por el mismo. Sub
proyectos. por lo general. Responsabilidades Los siguientes datos de
responsabilidad pueden actualizarse en el PEP: . es necesaria una estructura
organizacional específica para el proyecto. Dicha estructura puede ser
implantada en Proyect System de acuerdo a dos opciones disponibles: * Por
“estructuras”. 1. Clase de proyecto * Permite clasificar los proyectos (tipo de
proyecto: inversión. Datos para elementos PEP Para la creación de una
estructura para un proyecto es necesario ajustarlo los siguientes Datos: Datos
Básicos * Contiene datos utilizados de forma repetitiva en el proyecto. usado el
plan de estructura del proyecto (PEP) (WorkBreakDown structure (WBS)). *
Determina en que momento ciertas actividades son disponibles. ampliación.1
ESTRUCTURA PROYECTO. es necesario describir de forma precisa. parte de
un proceso interno de las empresas. Para poder controlar todas las tareas que
se ejecutan en un proyecto. usando operaciones individuales (paquetes de
trabajo) (individual activities (work packages)).* Stauts de usuario. tanto los
objetivos como las tareas y/o actividades de una forma estructurada. Prioridad
e integración de proyectos * Sirven para especificar atributos de un elemento
PEP. 4.

Es de resaltar que PS NO TIENE estructuras organizacionales propias. los


elementos PEP pueden asignarse a distintos centros. Es preciso resaltar que el
diagrama de estructura del proyecto no tiene en cuenta la secuencia de las
actividades a desarrollar. * Sociedad CO del centro de coste responsable. *
Nombre y número del solicitante del proyecto. el objetivo principal del diagrama
de estructura del proyecto es desglosar el mismo en una serie de componentes
(sub proyectos) los cuales se dividirán también hasta tener en el piso del
diagrama las actividades a desarrollar. * Centro de coste responsable. * Centro
de coste solicitante. Cada proyecto se debe iniciar con la definición y
clasificación de las estructuras necesarias para procesarlas e incorporarlas a la
estructura empresarial existente. DEFINICIÓN DEL PROYECTO Para cada
proyecto nuevo que se cree. El modelo de proyecto a trabajar en el ejercicio
práctico está basado en la Siguiente estructura. Dichos datos sólo pueden
modificarse parcialmente. Sin embargo.* Nombre y número del responsable del
proyecto. es necesario realizar la definición del proyecto. Lo descrito
anteriormente es la estructura básica para hacer la planeación del proyecto
dentro del sistema SAP PS. área responsable que ejecuta el elemento PEP.
área que solicita o lanza el elemento PEP. * Sociedad CO para el centro de
coste solicitante. . en la cual se especifican varios datos básicos a partir de los
cuales se crearan los elementos PEP que constituyen el proyecto. ya que usa
las estructuras existentes en los diferentes componentes del sistema con los
que se relaciona. La sociedad CO de la definición del proyecto es válida para
todo el proyecto y no puede modificarse en un elemento PEP. Datos
Organizativos Algunos de los datos organizativos definidos para un proyecto en
el perfil de proyecto también se aplican a todos los elementos PEP. sociedades
o divisiones.

. así como el tipo de proyecto o perfil del proyecto. en la selección modelo se


debe de especificar la identificación de dicho modelo. Grafica 2 En la pantalla
de definición se determinan las estructuras organizacionales que usara el
proyecto. no se podrá remplazar. la organización. el programa WBS. proyecto
estándar).Ruta de la transacción Para llegar a la transacción que permite
realizar esto. que constituye la base para la creación de la estructura PEP
(WBS). la ruta usando la versión en inglés es: PROYECT SYSTEM BASIC
DATA TEMPLATES STANDART WBS CREATE Y usando la versión en español
es: SISTEMA DE PROYECTOS DATOS BASICOS MODELOS PEP
ESTANDAR CREAR En este apartado se crea la definición del proyecto.
Gráfica 1 Inicialmente se escoge una identificación para la definición del
proyecto (campo def. Si en un nuevo proyecto se quiere crear a partir de un
modelo existente. NOTA: Cuando se asigna un perfil a un proyecto. Este último
define los parámetros básicos de control y los valores sugeridos para los datos
básicos. la planificación de costos e ingresos así como también la financiera.
tanto para las labores de costeo (FI/CO) como las de producción (PP).

Aparece una tabla en la cual se definen los elementos PEP (WBS) que
corresponden a la estructura deseada. de acceso rápido con el comando Ctrl.
se tiene que introducir información de cuatro tipos. * Unidades de medida de
tiempo. así como los de planificación de tiempo (fechas). Posteriormente a
confirmar lo anterior se procede a almacenar la definición. las cuales se
visualizan a continuación. * Controlling área.+ F5. click en el botón WBS
overwiev o gráfico jerárquico. * Company code. Cuando la pestaña de datos
básicos se encuentra desplegada. . cuando están parame trizadas. NOTA: los
anteriores paramentos deben de estar definidos previamente en el customizing
(Logística) del sistema. Los datos de ORGANIZACIÓN y FECHAS aparecen
automáticamente como opción sugerida por SAP. dando click en
ESTRUCTURA DE DESGLOCE DE ACTIVIDADES – ELEMENTOS PEP
(WBS) Desde la pantalla de definición del proyecto. En la pestaña control es
posible definir los parámetros de costeo del proyecto.A continuación se
especifican los datos maestros de la definición del proyecto como son: *
Calendario de producción.

para después iniciar con otra a partir del primer elemento y continuar hasta el
último elemento de la ramificación. es como el nombre que permite determinar
incluso si es un sub proyecto . Es el nombre del elemento. En la columna Short
ID o ID Breve se especifica el identificador de cada elemento. NOTA: Para
trabajar con varias ramificaciones. etc. funciones de resultado. como por
ejemplo indicadores operativos. La columna descripción o denominación. *
Indicador de imputación: para imputar / registrar costos reales. es necesario
primero establecer todos los elementos de una ramificación. estructuras
organizacionales. actividad o incluso un proyecto. (Como se muestra en la
siguiente imagen). ya que dicho elemento representa el proyecto como tal.
especifica el nombre del elemento PEP(WBS).En la columna NIVEL se
especifica el nivel jerárquico del elemento. INDICADORES OPERATIVOS
Permiten establecer a los elementos PEP de determinadas características y
asignar tareas a dicho elemento. La ventana que recopila la información
anterior. es decir la secuencia en numeración correspondiente a su realización
y que permite asignar relación de continuidad y/o pre decisión entre los
elementos ya definidos. el identificador del primer elemento debe de
corresponder con el que se usó en la definición del proyecto. * Indicador de
planificación: permite planificar costos en el elemento PEP. En los datos
maestros se definen valores generales para los elementos PEP (WBS). es la
que se muestra a continuación. . DATOS MAESTROS PARA EL ELEMENTOS
PEP (WBS).
imputación y facturación respectivamente. * Responsables (Jefes de Proyecto):
especifica la persona responsable de la actividad representada por el elemento
PEP (WBS). INDICADORES DE RESPONSABLIDAD En esta pestaña se
definen los responsables (jefes de proyecto) relacionados con cada elemento
PEP (WBS). las columnas plan. * Solicitante: Es la persona que solicita la
actividad. . estos permitirán que en periodos largos se pueda evaluar dicha
actividad. teniendo en cuenta factores como responsabilidades. resúmenes de
avances o características propias de la valoración de cada indicador.
INDICADORES DE ASIGNACION En esta pestaña es posible asignar a cada
elemento PEP (WBS) las siguientes estructuras organizacionales: * Controlling
Area * Company Code * Bussines Area * Plant * Location * Profit Center
Adicionalmente. Imp y Fact define los indicadores de planificación. a cada
elemento PEP. Cada uno de ellos se define seleccionando dicho elemento en la
casilla respectiva.* Indicador de facturación: permite registrar los posibles
ingresos que se generen por la actividad referenciada por el elemento PEP. En
la pantalla de creación de elementos PEP. es posible especificar los siguientes
datos maestros.

DEPENDENCIAS * Para órdenes. * Para las órdenes de fábrica con una orden
cuantitativa. representada por su elemento PEP (WBS) correspondiente. * Para
las órdenes de fábrica. * Para las órdenes de gastos generales. ESQUEMA DE
CÁLCULO DEL COSTE Controla el cálculo de los recargos de gastos
generales. .INDICADORES DE CONTROL En esta pestaña es posible como se
va a especificar el conteo de cada actividad del proyecto. órdenes de
mantenimiento. el esquema de cálculo del coste se introduce en el registro
maestro de órdenes. el esquema de cálculo del coste puede ser propuesto
mediante un perfil plan. colectores de coste de producción. * La variante de
valoración se almacena en la variante de cálculo del coste. órdenes de
proceso. La variante de cálculo del coste se puede almacenar como valor
propuesto por clase de orden y de centro. Utilización Se debe de almacenar un
esquema de cálculo del coste para cada objeto para el cual el sistema tiene
que determinar el recargo de gastos generales. órdenes de mantenimiento
preventivo y órdenes de servicio se propone el esquema de cálculo del coste a
través de una variante de valoración. * Para los procesos empresariales se
introduce el esquema de cálculo del coste en los datos maestros. el esquema
de cálculo del coste puede ser propuesto a través de una orden tipo (Order
Type). * Para los cost center se introduce el esquema de cálculo del coste en
los datos maestros.

números de identificación del objeto de coste y cálculos del coste por


componente: para poder determinar un porcentaje de recargo mediante la clave
de recargo. deberá asignar a su orden.* Para los proyectos se introduce el
esquema de cálculo del coste en el perfil de proyecto. entrar en este grupo de
gastos generales en el registro maestro de materiales del material a fabricar. *
Para los cálculos de coste por componente se introduce el esquema de cálculo
del coste en los datos maestros del cálculo del coste por componente. entrar en
este esquema los recargos que utilizan el campo “clave de recargo”. a su
número de identificación del objeto de coste o bien a su cálculo del coste por
componente un esquema del cálculo del coste. ESQUEMA DE INTERESES
PARA CALCULO DE INTERESES DE PROYECTOS En el esquema de
intereses se especifican las normas para el cálculo de intereses de proyectos y
órdenes: . entrar en este esquema los recargos que utilizan el campo “clave de
rango” asignar la clave de rango a un grupo de gastos generales. órdenes
repetitivas y órdenes de proceso: para poder determinar un porcentaje de
recargo mediante la clave de recargo. * Para los números de identificación de
los objetos de coste se propone el esquema de cálculo del coste por medio del
perfil del objeto de coste. PROCEDIMIENTO Órdenes. CLAVE DE RECARGO
La clave de recargo puede utilizarse para la determinación individual de la
orden o bien relacionada al material de un porcentaje de recargo. órdenes de
fabricación. Cálculos del coste del producto. * Para los materiales es el sistema
quien selecciona el esquema de cálculo del coste por medio de la variante de
valoración. deberá asignar a su orden o bien a la variante de valoración para el
cálculo del coste un esquema del cálculo del coste.

* Utilización. * Clave que determina la valoración de la orden en el marco del


cierre del periodo. * Perfil de inversión. proyectos) la clave de periodificación
determina como se ejecuta la determinación de resultados. * Utilización. la
clave de periodificación especifica cómo se determina el trabajo en curso. *
Clase de activo fijo para la simulación de amortizaciones. FUNCIONES DE
CONTROL IMPORTANTES DEL PERFIL DE INVERSION: * Creación
automática de un activo fijo en curso de crear una orden COo un elemento
PEP. Una determinación de resultados es útil cuando se trabaja con el stock
para pedido de cliente no valorado o con el stock para proyecto no valorado. . *
Para órdenes sin referencia a la posición de documento comercial o al
elemento PEP. * Clave de periodificación.Mediante la asignación de indicadores
de intereses al esquema de intereses. se definirán el registro de intereses y el
control de actualización. con el fin de valorar los stocks al final del periodo. así
como la creación automática de provisiones. * Clase de activo fijo para crear el
activo fijo en curso. Para la combinación de esquema de intereses e indicador
de intereses se definirá la relevancia que tienen los costes / ingresos o los
pagos para los intereses. cuando se trabaja con el stock para pedido de cliente
valorado o con el stock para proyecto valorado con el fin de valorar mercancías
ya entregadas pero no facturadas. ordenes de clientes. * Para ordenes que
gestionan ingresos (ordenes internas. La utilización de la clave de
periodificación depende del carácter de la orden. * Perfil de medidas de
inversión.

es decir: * Las operaciones económicas que conducen a costes / ingresos


reales siempre se debe imputar conjuntamente con gestión de costes. solo se
gestionan estadísticamente en el elemento PEP. eventualmente los ingresos.
no se actualizarán los valores del comprometido. La determinación del trabajo
en curso se produce a nivel de la orden de fabricación. MOTIVOS: Si la
actualización se realiza en la orden CO y en el elemento PEP estadístico. *
Delimitación adicional: * Los cargos por costes generales no están soportados
en los elementos PEP estadísticos. * Los elementos PEP estadísticos no son
relevantes para la liquidación. ELEMENTO PEP ESTADÍSTICO (X) Este
indicador especifica si un elemento PEP sólo se utiliza a efectos estadísticos o
si se puede cargar con costos reales.Se puede tratar de una fabricación contra
stock anónima o una fabricación en masa por el pedido del cliente. la clave de
periodificación determina como se calcularan los valores a activar. los valores
del comprometido se añadirán a la gestión de informes a los controles de
disponibilidad. los costos y. CONCLUCIONES . Para las medidas de inversión.
* La actualización de los valores del comprometido solo tienen lugar en un
elemento PEP estadístico si el objeto que gestiona costes es independiente al
elemento PEP (ejemplo: centro de coste u objeto de coste). Si el objeto que
gestiona costes se puede añadir a un elemento PEP (ejemplo: Orden CO). si el
indicador está fijado. de la orden de proceso o de un colector de costes del
producto.

* Los grafos o planes del proyecto le dan estructura a los proyectos. asignar
información con anterioridad. * Los elementos PEP (WBS) primero se deben de
definir. luego si se jerarquizan. * PS responde a la necesidad de ver los
proyectos como parte de la organización que requieren decisiones de
asignación de recursos. * Es preferible antes de iniciar cualquier proyecto.
NOTA: SE ANEXA UNA PRESENTACION DONDE SE PODRA REVISAR A
DETALLE LA CONFIGURACION DE LA TRANSACCION CJ20N. .