FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJERCITO NACIONAL

PROCEDIMIENTO
DISEÑO Y DESARROLLO DE DIRECTIVAS Y PLANES

MACROPROCESO: Direccionamiento Estratégico

PROCESO: Planeación Estratégica

Código: MD-CGFM-CE-JEM-DIPLA-P-013 Versión: 0 Fecha de emisión: Pág. 10

2009-05-09

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CONTENIDO

1. OBJETIVO:..........................................................................................................4
2. ALCANCE:...........................................................................................................4
3. CONTROL:..........................................................................................................4
4. DEFINICIONES:..................................................................................................4
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:....................................................................6
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS:.....................................................................8
7. NORMATIVIDAD APLICABLE:............................................................................8
8. ANEXOS:.............................................................................................................9

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1. OBJETIVO:

Establecer un método sistemático y estandarizando para el diseño, desarrollo, difusión

y seguimiento las Directrices en el Ejército, con el fin de garantizar que se identifican y
controlan todos los aspectos requeridos.

2. ALCANCE:

Aplica para todas las actividades en las que se diseñen directivas permanentes y planes
en los macroprocesos misionales.

3. CONTROL:

Las actividades de revisión, verificación y validación definidas en el registro de

planificación de cada diseño y el registro. (Ver Anexo 1 aclaratorio).

4. DEFINICIONES:

• Directiva: Es un acto administrativo emitido por la Entidad o Dependencia, para

fijar pautas, directrices, lineamiento u objetivos de carácter operativo o
administrativo mediante la asignación precisa de responsabilidades y recursos, que
faciliten el cumplimiento del Plan Estratégico Institucional y demás normas del
orden constitucional, legal o reglamentario. Con base en la Directiva, las Unidades
subordinadas deben cumplir las órdenes emitidas en la misma.

• Directiva Permanente: Su vigencia comprende un periodo de tiempo indefinido

que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedición o de cualquier
otra que se señale como iniciación de su vigencia. Las Directivas permanentes
pueden ser modificadas o derogadas mediante otro acto administrativo de acuerdo
a la evaluación de los resultados obtenidos con su aplicación.

• Directiva Transitoria: Cuando el tiempo de su vigencia es determinado entre dos

fechas precisas. Se refiere a instrucciones para dar respuesta a situaciones de
carácter temporal; comprende directrices para conducir actividades antes, durante y
después del hecho que la origina.

• Diseño y Desarrollo: Conjunto de procesos que transforman los requisitos en

características especificadas o en la especificación de un producto, proceso o
sistema (Los términos "diseño" y "desarrollo" algunas veces se utilizan como

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sinónimos y algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el
diseño y desarrollo. ) Ejp: Directivas, políticas, etc.

• Elementos de Entrada: Se refiere a toda aquella información que proporciona

características, especificaciones o requisitos a cumplir y que es necesario tener en
cuenta para el diseño. Entre ellos están: los requisitos establecidos por el cliente /
solicitante, los requisitos legales y reglamentarios aplicables, información de
diseños previos similares (cuando sea aplicable).

• Especificación: Documento que establece requisitos

• Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

• Plan de Acción: Herramienta de planeación y control que se evalúa

trimestralmente y su gestión y resultado es analizado por la Contraloría General de
la República.

• Plan de Campaña: Documento que especifica las instrucciones de las operaciones

militares indicando detalladamente los recursos a utilizar (Humanos, armamento,
infraestructura, etc.), de igual manera se plantean los indicadores necesarios para
realizar seguimiento y medición a la ejecución de las operaciones militares.

• Producto No Conforme: Producto que no cumple alguna de las características

definidas como requisitos necesarios para ser aceptado.

• Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y

eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
Se revisa la evolución del proyecto de diseño.

• Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se

han cumplido los requisitos especificados. Elementos de entrada del diseño contra
los elementos de salida del diseño.

• Validación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se

han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación especifica prevista.

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5. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES:
Flujograma Descripción de la Actividad Responsable
INICIO

1-Determinar la necesidad de generar una Directiva

Determinar la y/o Plan
necesidad Dueños de Proceso
2- Planificar las actividades a realizar. Diligenciar (Jefes de Jefaturas,
Registro de Planificación del Diseño (DIPLA-R-035) Directores)

Para cada actividad diligenciar los campos,

Planificar actividades descripción, responsables, fecha límite de
realización y registro que dará evidencia de su
realización.

Si se requiere se deben incluir actividades

adicionales a las existentes en el Registro de
Planificación del Diseño (DIPLA-R-035)

3-. Revisar las actividades definidas en el registro

Revisar actividades de planificación del diseño (medio magnético) con el
fin de garantizar que estas permitirán controlar el
proceso (incluyendo actividades de revisión,
verificación y validación).

Indicar fecha y responsable de la aprobación del Dueños de Proceso

registro de planificación del diseño. (Jefes de Jefaturas,
Directores)
4. Recolectar y analizar información de entrada
requerida para la elaboración del documento
Diligenciar registro elementos de entrada (DIPLA-R-
Recolectar, analizar y
037 )
elaborar registro de
Se debe considerar como mínimo
información de entrada
información/documentación sobre:
a) los requisitos funcionales y de desempeño,
b) los requisitos legales y reglamentarios aplicables,
c) la información proveniente de diseños previos
similares, cuando sea aplicable incluida la
información de Registro de Producto No Conforme
d) cualquier otro requisito esencial para el diseño y
desarrollo.
No
5. Revisar y aprobar registro elementos de entrada
del diseño (DIPLA-R-037), con el fin de garantizar
Revisar y que se han considerado todos los requeridos y que
aprobar registro no existen ambigüedades o contradicciones ejm,
elementos de Directivas con instrucciones contradictorias. Normas
entrada legales que impiden la ejecución de los propuesto o
derogadas, etc.
Si 6. Elaborar la directiva y/o plan de acuerdo con los
registros (DIPLA-R-031, DIPLA-R-035 y DIPLA-R- Dueños de Proceso
Elaborar la directiva 037) y enviarlo para su revisión a las áreas o cargos (Jefes de Jefaturas,
y/o plan responsables. Directores)
Los documentos de tipo normativo deben enviarse
siempre a la Oficina Jurídica para su concepto.

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Flujograma Descripción de la Actividad Responsable

Verificar documento 7. Verificar que el documento cumpla con los criterios Dueños de Proceso
establecidos (estructura, responsables y uniformidad (Jefes de Jefaturas,
del documento). Directores)

Aprobar 8. Aprobar documento

documento

9. Difundir Directiva a los responsables de su

Difusión Directiva
ejecución.

10. Validar resultados, utilizando la metodología y/o

Validar disposiciones los criterios establecidos en la Planificación Dueños de Proceso
definidas (seguimiento, indicadores, informes, inspecciones, (Jefes de Jefaturas,
etc.), generando el registro correspondiente. Directores)

-Si se reciben observaciones solicitando ajustes, se

Analizar y Archivar guardaran en la carpeta de la directiva o plan para
observaciones que sean tenidos en cuenta en una próxima versión.

12. Modificar el diseño: si del análisis de las

observaciones o por otra causas, se determina la
necesidad de modificar el diseño o los Elementos de
Entrada se requiere efectuar cambios en la Dueños de Proceso
Planificación del proceso de Diseño, para lo cual se (Jefes de Jefaturas,
Cambios en debe diligenciar un nuevo registro de Planificación y/o Directores)
la Elementos de Entrada modificando (agregando o
Planificación eliminado) las actividades/requisitos correspondientes
indicando el motivo y fecha de la modificación y, la
versión del nuevo documento. Ejm: Cambio del
objetivo, cambio de legislación.

14. Registrar Producto No Conforme en cualquiera

de las etapas de verificación del diseño en las cuales Dueños de Procesos
se identifiquen fallas, omisiones, etc., la dependencia Inteligencia, Operaciones,
que emite o prepara el documento deberá Acción Integral,
Volver a registrarlas en el formato Producto No Conforme
Planificar Actividades (2) acorde con lo establecido en el Procedimiento
Servicio y/o Producto No Conforme (DIPLA-P-011).

15. Conservar: Todos los registros (evidencias) de

planificación de la planificación, ejecución, revisión y Dueños de Proceso
validación así como el producto final deberán (Jefes de Jefaturas,
conservarse organizadamente como evidencias del Directores)
Conservar
desarrollo. Atendiendo para ello las normas sobre
Documentos
Nivel de Confidencialidad de la información.

FIN

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6. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

• Procedimento Producto / Servicio No Conforme (DIPLA-P-011)

• Formato de Planificación del Diseño (DIPLA-R-035)
• Formato de Elementos de Entrada del Diseño (DIPLA-R-037 )
• Formato de Validación del Diseño (DIPLA-R-031)

7. NORMATIVIDAD APLICABLE

• Manual de Correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de

Defensa Resolución N° 5237 de 2008 Articulo 28°.

• Sistemas de Gestión de la calidad. Requisitos (NTC - ISO -9001: 2008) Requisito

7.3 (Diseño y Desarrollo)

• Sistema de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras
entidades prestadoras de servicios (NTCGP -1000:2004) Requisito 7.3 (Diseño y
Desarrollo)

Notas: 1) Para la elaboración de Planes tener en cuenta el Manual de Estado Mayor

2005 Pág. 301 Sección “B”.

2) Para la elaboración de las Directivas tener en cuenta Manual de

Correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa
Resolución N° 5237 de 2008 Articulo 28°.

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a) Proceso de Diseño

REVISIÒN DELDISEÑO
Directivas-Planes

NECESIDADES DEL ELEMENTOS DE PROCESO DE DISEÑO RESULTADOS DEL PRODUCTO SERVICIO

USUARIO ENTRADA DEL DISEÑO DISEÑO

Objetivo que se Documentos e Actividades Proyecto de Documento final con

quiere cubrir información de realizadas para la documento todas las
referencia elaboración especificaciones del
servicio.
VERIFICACIÒN
Las verificaciones que realizan al documento las
diferentes Dependencias ,entes y/o funcionarios

VALIDACIÒN
Las actividades de medición, inspección, auditoria
para validar los resultados obtenidos

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b) Registro de Producto No Conforme

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