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Farmacia práctica
INFORMÁTICA – Avanzada

Consultas en Access
E n fichas anteriores aprendimos a crear tablas y a relacionarlas. Con-
cretamente creamos una con el nombre de «PROVEEDORES»
como tabla principal y otra llamada «PRODUCTOS» como vincula-
Figura 1

da. En esta ficha vamos a crear y realizar consultas para tener una no-
ción general de las bases de datos. Debido a la complejidad de manejo
de las bases de datos, creemos que se escapa del propósito divulgativo
de estas fichas de informática, por lo que nos vamos a contentar con
esta aproximación sin llegar a profundizar en este tema tan apasionante.
El esquema de la ficha es el siguiente:

• Creación de consultas, con y sin asistente.

• Ejecución de la consulta.

Figura 2
Creación de una consulta
Las consultas permiten formular preguntas sobre el contenido de una
o de varias tablas relacionadas. La información que se obtiene debe
cumplir los criterios establecidos en la consulta y se denomina «HO-
JA DE RESPUESTAS DINÁMICA». Presenta aspecto de tabla.
En esta ficha elaboraremos una consulta a partir de la base de
datos «PROVEEDORES» que creamos en la ficha anterior y que
deberá estar abierta.
Figura 3
En la ventana de la base de datos, clicaremos sobre «CONSUL-
TAS» de la barra «OBJETOS» y en la pantalla resultante (fig. 1)
sobre «NUEVO», con lo que nos aparece la pantalla de la figura 2.
En ella podemos elegir entre trabajar con un asistente o sin él, si
optamos por «VISTA DISEÑO».

Trabajar sin asistente

En la pantalla de la figura 2 escogeremos «VISTA DISEÑO» y ha-

remos clic en «ACEPTAR». Aparece la pantalla «MOSTRAR
TABLA» (fig. 4), en la que seleccionaremos el nombre de la base
de datos con que vamos a trabajar y confirmaremos con el botón
«AGREGAR». Aparece la ventana «Consulta1: Consulta de selec-
ción» (fig. 5). En la zona superior de esta ventana aparecen las ta- Figura 4
blas o consultas agregadas, y en la zona inferior se presenta la
«Cuadricula QBE», en la que se deben especificar todas las carac-
terísticas de la consulta. Veamos de qué consta:

• FILA CAMPO. Deberemos especificar los campos de la tabla

que intervienen en la consulta, tanto los que se desea que apa-
rezcan como resultado de la consulta como sobre los que se va-
yan a establecer las condiciones de esa consulta.
• FILA TABLA. Si no aparece inicialmente deberemos mostrarla
mediante la secuencia «VER», «NOMBRE DE TABLAS». Esta
fila muestra el nombre de la tabla de donde proceden los campos
y resulta útil cuando se realizan consultas con varias tablas.

126 O F F A R M VOL 24 NÚM 3 MARZO 2005

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Figura 5
Figura 7
Figura 8
• FILA ORDEN. Establece el orden en que aparecerán
los registros resultantes de la consulta en la «HOJA DE
RESPUESTAS DINÁMICA». Para ello, haremos clic
en la fila y elegiremos una de las dos opciones que nos
aparecen en el menú desplegable: ascendente o descen-
dente. Se puede establecer el orden en varios campos,
pero siempre tendrá prioridad el situado más a la iz-
quierda. Si hay repeticiones en los valores de este cam-
po, la ordenación de ellos se realiza según el siguiente
campo para el que se ha establecido la ordenación.
• FILA MOSTRAR. Sirve para indicar si el campo no
debe aparecer en la «HOJA DE RESPUESTAS
DINÁMICA». Presenta una casilla de selección, ya
que puede ser que se encuentre en la cuadrícula QBE
para establecer una condición sobre él, pero que no
sea necesario que aparezca en la hoja de respuesta.
• FILA CRITERIOS. Permite establecer la condición o con-
diciones que debe cumplir un campo para que el registro co-
rrespondiente aparezca en la «HOJA DE RESPUESTAS
DINÁMICA». Los criterios se pueden escribir en campos ti-
po texto, fecha, si/no y otros. Como ayuda, se puede utilizar
el generador de expresiones (fig. 6), al que se accede hacien-
do clic en la fila criterio, concretamente en la columna para la
que se desea establecer ese criterio y otro clic en el botón de-
recho del ratón eligiendo «GENERAR...».
JORDI VINTRÓ
CONTADOR DEL COF DE BARCELONA (jvintro001@cofb.net).
VOL 24 NÚM 3 MARZO 2005
Figura 6
Utilización de un asistente
También se puede crear una consulta con el «ASIS-
TENTE PARA CONSULTAS SENCILLAS». En la
primera pantalla deberemos seleccionar aquellos cam-
pos que queramos que sean motivo de búsqueda y que,
en nuestro caso, se muestran en la figura 3. En la si-
guiente pantalla daremos un nombre a la consulta y
tendremos una «Cuadricula QBE» como la que hemos
visto en el apartado anterior.
Ejecución de una consulta
Una vez creada una consulta, deberemos obtener la
hoja de respuestas dinámica. El procedimiento se re-
aliza a partir del desplegable «VER», eligiendo «VIS-
TA HOJA DE DATOS». Veamos un sencillo ejem-
plo. En la tabla «PROVEEDORES» crearemos los
registros que se indican en la figura 7 y en la ventana
«Consulta1: Consulta de selección» que hemos visto
en la figura 5; estableceremos el criterio «Barcelona».
En la «HOJA DE RESPUESTAS DINÁMICA», que
vemos en la figura 8, se muestra el resultado de la
consulta. ■
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