ADMINISTRASI GUGUS DEPAN

A. PENGERTIAN
a. Administrasi dalam arti luas, adalah pengelolaan satuan yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan.
b. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis atau kegiatan-
kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.
B. FUNGSI
Admnistrasi berfungsi :
a. Untuk melaksanakan pengawasan, terhadap semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan.
b. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.
C. PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut :
1) Catatan
2) Laporan
3) Perencanaan, rencana dan program
4) Keputusan
5) Surat menyurat
D. SURAT MENYURAT
a. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan
lain-lain kepada pihak lain.
b. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya
pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan
penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
c. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
1) Nomor urut surat keluar
2) Kode Kwartir
3) Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh = 003/02.157-02.158 - C
003 = Nomor urut surat keluar
02.157-02.158 = Nomor Gudep
C = Kegiatan
d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.
e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
1) Kepala surat, yang terdiri dari :
a. Nama organisasi/kesatuan
b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
c. Nomor
d. Klasifikasi (sifat)
e. Lampiran
f. Perihal/Hal
g. Alamat
h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu
2) Isi surat, terdiri dari :
a. Pendahuluan
b. Uraian/maksud
c. Kalimat penutup
3) Penutup surat, terdiri dari :
a. Nama Jabatan
b. Tanda Tangan
c. Nama Pejabat
d. Cap atau stempel
e. Tembusan
d. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :
1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang
penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.
2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk
diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

E. ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :

1. Buku Induk Gugus Depan
2. Buku Keuangan
3. Buku Inventaris
4. Buku Tamu
5. Buku prestasi
6. Buku acara latihan dan notulen Dewan Ambalan
7. Log book /Daftar Peristiwa Penting
8. Buku Presensi dan Iuran
9. Buku Riwayat Ambalan
10. Buku Agenda Ambalan
11. Buku Catatan Ambalan