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“Carmen Serdán”
Ciclo Escolar
2017-2018
INTRODUCCIÓN
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
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años y si así fuera se tendría que buscar el año al cual pertenece ser
anexado al mismo.
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La primera contaba con 130 cajas en las cuales se había un contenido de
50 a 60 carpetas en las cuales llegaban a haber hasta 6 Actas de
nacimiento.
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el número de folios y fecha de eliminación, la cual se tomará de la
información contenida en las Tablas de Plazos de Conservación
documental.
La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para
su localización en el espacio físico, a través de instrumentos
descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices).
Los instrumentos descriptivos, tales como "listas de remisión",
"inventarios" "guías" e "índices", se encuentran ordenados por medio
de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen
un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros
automatizados si al fondo se le aplica un sistema de información para
su búsqueda o localización, indizando la documentación, utilizando los
caracteres de las normas.
En una de las juntas que se realizaron por parte del Archivo Municipal
área en la que estaba desempeñando mi servicio, trato de como los
departamentos tenían que realizar la ficha para poder pedir algún
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documento ya fuera personal o solicitado para la resolución de un
problema por parte de su área de trabajo.
Muchas personas a pesar de saber hacer esa ficha cuando iban a solicitar
algún documento no la llevaban y eso a veces asía que se retrasara la
salida del documento y en algunas ocasiones provocaba problemas por
que llegaba a ser urgente, pero no se podía autorizar la salida del
documento si no cumplía con el requisito que se solicitaba.
Una vez llenada la ficha se podía permitir la salida del documento pero
únicamente la copia, sin importar que el solicitante perteneciera al
establecimiento o fuera algún Servidor Público.
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por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación
al Personal que labora en la organización y así poder facilitar su trabajo
con una búsqueda inmediata gracias a la organización que se fue
realizando en el acomodo que hice de los archivos.
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Creación de un Sistema de Información para el control,
localización y Digitalización de la Información Estratégica
Conservación.
Servicio y Control de Préstamo de los Archivos
Selección, Traslado de Documentación.
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separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de
Bibliografía.
Tenía que verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza
documental en sus diferentes etapas.
Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de
remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia
administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de
Gestión.
Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de
Correspondencia.
Al finalizar la búsqueda de dichos documentos los tuve que enlistar y
después tenían que ser pasados a electrónico para resguardar esa
información para futuras aclaraciones.
Así todo se llevaba con más orden sin tener que perder el tiempo en
documentos que posiblemente ya no estuvieran en existencia y tuvo
que realizar un listado de lo realizado para seguir llevando un control a
pesar de que ya no estuvieran en existencia.
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Sindicatura en la cual están los contratos de Compra-Venta, tenía una
desorganización que ocasiono el retardo de varios pedidos en la
presidencia, así, que tuve que revisar las cajas que allí se encontraban
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La caja 101 y hasta la última que era en la 117 quedaron basáis por la
extracción de varias carpetas ya fuera porque no pertenecían allí o
eran de gran volumen y tuvieron que ser reducidas o en todo caso
extraídas de manera definitiva para un reacomodo en otra área.
RESULTADOS
También entendí que para la organización de esto hay que tener una
gran disponibilidad y confidencialidad a la hora de su manejo para
poder evitar cualquier percance.
CONCLUSIONES
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