COMO CREAR UNA BASE DE DATOS

Como hemos revisado con anterioridad, para crear una base de datos es necesario comenzar con
el diseño. Una vez diseñada la base de datos podemos iniciar su creación con nuestra herramienta
de preferencia. En esta ocasión mostraré los pasos para crear una base de datos en Access.

Formato de las bases de datos en Access

Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en un

solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para ofrecernos
mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo .accdb en el nombre de archivo.

Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensión de archivo .mdb la cual fue utilizada
de manera predeterminada hasta la versión 2003. Pero no te preocupes, si necesitas abrir una base
de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access 2007 o Access 2010 ya
que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.

Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con alguien
que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario la otra
persona no podrá abrir el archivo.

Crear una base de datos en Access con plantillas

Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas predeterminadas que
ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Nuevo y
posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y enseguida se mostrarán las plantillas
disponibles.

Al elegir crear una base de datos a través de una plantilla se incluirán las tablas, formularios y
reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos elementos.

Sugiero utilizar este método solamente cuando has revisado previamente dichas plantillas de bases
de datos y estás totalmente seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases de datos
creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y puede llegar a ser muy
laborioso tratar adaptarla para importar datos de otra fuente que tienen una estructura muy diferente.
Crear una base de datos en Access en blanco

Ya que (en teoría) al momento de crear una base de datos en Access deberíamos haber hecho el
diseño, la mejor opción para crear nuestra base de datos será hacerlo a partir de una base de datos
en blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opción Base de datos en blanco que se
encuentra dentro de la opción Nuevo de la ficha Archivo.

Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco se crear un
archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.

Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada. Por
último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía llamada Tabla1 a partir de la cual
podremos iniciar con la creación de nuestro diseño.

Diseñar y modelar una base de datos

Al diseñar una base de datos determinamos las tablas y campos que darán forma a nuestra base de
datos. El hecho de tomarnos el tiempo necesario para identificar, organizar y relacionar la
información nos evitará problemas posteriores.

Es por eso que para diseñar una base de datos es necesario conocer la problemática y todo el
contexto sobre la información que se almacenará en nuestro repositorio de datos. Debemos
determinar la finalidad de la base de datos y en base a eso reunir toda la información que será
registrada. A continuación los 5 pasos esenciales para realizar un buen diseño y modelo de una base
de datos.

1. Identificar las tablas

De acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creación de nuestra base de datos, debemos
identificar adecuadamente los elementos de información y dividirlos en entidades (temas principales)
como pueden ser las sucursales, los productos, los clientes, etc.

Para cada uno de los objetos identificados crearemos una tabla. Si en una base de datos los objetos
principales son los empleados y los departamentos de la empresa entonces tendremos una tabla
para cada uno de ellos. Si en otra base de datos los objetos principales son los libros, autores y
editores entonces necesitaremos tres tablas en nuestra base de datos.

2. Determinar los campos

Cada entidad representada por una tabla posee características propias que lo describen y que lo
hacen diferente de los demás objetos. Esas características de cada entidad serán nuestros campos
de la tabla los cuales describirán adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una tabla de libros
impresos tendrá los campos ISBN, título, páginas, autor, etc.
3. Determinar las llaves primarias

Una llave primaria es un identificador único para cada registro (fila) de una tabla. La llave primaria
es un campo de la tabla cuyo valor será diferente para todos los registros. Por ejemplo, para una
tabla de libros, la llave primaria bien podría ser el ISBN el cual es único para cada libro. Para una
tabla de productos se tendría una clave de producto que los identifique de manera única.

4. Determinar las relaciones entre tablas

Examina las tablas creadas y revisa si existe alguna relación entre ellas. Cuando encontramos que
existe una relación entre dos tablas debemos identificar el campo de relación. Por ejemplo, en una
base de datos de productos y categorías existirá una relación entre las dos tablas porque
una categoría puede tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el código de la
categoría será el campo que establezca la relación entre ambas tablas.
5. Identificar y remover datos repetidos

Finalmente examina cada una de las tablas y verifica que no exista información repetida. El tener
información repetida puede causar problemas de consistencia en los datos además de ocupar más
espacio de almacenamiento.

Por ejemplo, una tabla de empleados que contiene el código del departamento y el nombre del
departamento comenzará a repetir la información para los empleados que pertenezcan al mismo
departamento.

¿Qué pasaría si el nombre del departamento cambiara de Informática a Tecnología? Tendríamos

que ir registro por registro modificando el nombre correspondiente y podríamos dejar alguna
incongruencia en los datos. Una mejor solución es tener una tabla exclusiva de departamentos y
solamente incluir la clave del departamento en la tabla de empleados.

De esta manera dejamos de repetir el nombre del departamento en la tabla de empleados y

ahorramos espacios de almacenamiento. Y en caso de un cambio de nombre de departamento
solamente debemos realizar la actualización en un solo lugar.

El diseño de bases de datos es un tema muy extenso y es difícil considerar todos sus aspectos en
un solo artículo. Sin embargo, al seguir estas 5 reglas básicas del diseño de bases de datos
estaremos dando un paso hacia adelante en las buenas prácticas de creación y gestión de bases de
datos.