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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO

 
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO
 

IU-SOP-06-01

Y CONTROL DE DOCUMENTOS

   

PERTENECE AL PROCESO ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA

Vigencia:

22-11-09

OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE

Versión:

1

 

INSTRUCTIVO DE USUARIO

 

INFORMACIÓN INTERNA

 
   
 

Guía Para la Elaboración, Manejo y Control de Documentos

 
   

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO

 
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, MANEJO
 

IU-SOP-06-01

Y CONTROL DE DOCUMENTOS

   

PERTENECE AL PROCESO ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA

Vigencia:

22-11-09

OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE

Versión:

1

 

INSTRUCTIVO DE USUARIO

 

INFORMACIÓN INTERNA

 
 

Tabla de contenido

 

CARACTERISTICAS ...........................................................................................................................................................................

3

GLOSARIO

3

OBJETIVO

  • 1.1 ...........................................................................................................................................................................

4

  • 1.2 ...........................................................................................................................................................................

ALCANCE

4

  • 2 RECOMENDACIONES GENERALES ........................................................................................................................................

4

  • 3 DOCUMENTOS EXTERNOS

 

4

  • 4 ESTRUCTURA DOCUMENTAL (DOCUMENTOS INTERNOS)

 

5

  • 5 CONTROL DE DOCUMENTOS

 

7

  • 5.1 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................................

7

  • 5.1.1 Codificación de Manuales de Gestión

 

7

  • 5.1.2 Codificación de procedimientos

 

7

  • 5.1.3 Codificación de Instructivos de Usuario

 

8

  • 5.1.4 Codificación de Formatos de Registro

9

  • 5.2 INVENTARIO DE

 

9

  • 5.2.1 Inventario de Manuales de Procedimiento

 

9

  • 5.2.2 Inventario de Formatos de Registro E Instructivos de Usuario

10

  • 5.3 CAMBIOS E INCLUSIONES EN LOS DOCUMENTOS

10

  • 5.4 CONTROL DE CAMBIOS Y

 

11

  • 5.5 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

 

11

  • 6 RECOMENDACIONES DE

12

  • 6.1 RÓTULO O ENCABEZADO

 

12

  • 6.2 ¿CUÁNDO DOCUMENTAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y CUÁNDO UN INSTRUCTIVO DE USUARIO?

13

  • 6.3 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE

 

14

  • 6.3.1 Diagramación de procedimientos

15

  • 6.4 ESTRUCTURA DEL INSTRUCTIVO DE USUARIO

15

  • 6.4.1 .....................................................................................................................................................................................

15

CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS

 

17

   

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DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE
USUARIO
Vigencia:
21-09-09
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OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE
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INSTRUCTIVO DE USUARIO
INFORMACIÓN INTERNA
CARACTERISTICAS
OBJETO
Explicar la estructura documental de la empresa.
ALCANCE
Este instructivo aplica para la administración de los documentos de la cadena de valor de Leasing
Bolívar.
DUEÑO
Todos los Jefes de las Áreas y Dueños de Procesos
SOFTWARE Y
N/A
HARDWARE
GLOSARIO
Actividad: Es una acción que se requiere a través de una secuencia para genera un determinado resultado.
Copia controlada: Documento identificado para asegurar que se utilizarán solo copias actualizadas.
Copia no controlada: Documento sobre el que no se puede asegurar que se trata de una versión actualizada.
Documento: Conjunto de información que indica algo. Puede encontrarse impreso, en medio magnético o una
combinación de los dos.
Documento Externo: Aquel que no proviene de Leasing Bolívar, se genera en otras entidades y apoyan la operación.
Documento Interno: Se genera al interior de la organización para definir y controlar adecuadamente su
operación.
Formato: Documento con espacios en blanco para ser diligenciados.
Instructivo: Documento que describe en detalle el que y el como de una actividad o proceso específico, puede
utilizarse también para describir como diligenciar un formato o registro y analizar la información consignada en los
mismos. Cuando se trata de interacción con un sistema de información este documento describe de manera
secuencial los pasos a seguir para la operación sobre dicho sistema de información.
Manual de procedimiento: documento que especifica la forma de llevar a cabo un proceso.
Política Estratégica: “Se entiende por política el objetivo que se desea alcanzar y los medios que se van a utilizar para
lograrlo” 1 .
Proceso: Un proceso es un “Sistema interrelacionado de causas que entregan salidas, resultados, bienes o servicios a
unos clientes que los demandan, transformando entradas o insumos suministrados por unos proveedores y
“agregando valor a la transformación” 2 .
Tarea: es una acción muy particular y detallada del proceso
Registro: Tipo de documento que presenta resultados o evidencia que una actividad, operación o proceso se ha
llevado a cabo.
1 MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de proyectos. 1ra Ed. Bogotá: Alfaomega, 2001.
2 MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de proyectos. 1ra Ed. Bogotá: Alfaomega, 2001.
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DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE

 
DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE
 

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INFORMACIÓN INTERNA

 
  • 1 Objetivo

   

Establecer los lineamientos generales para la elaboración, presentación, codificación, control, distribución, revisión, actualización y conservación de documentos en Leasing Bolívar.

1.1 Alcance

 

Este documento aplica a los documentos externos e internos y registros digitales o impresos de la empresa.

  • 2 Recomendaciones generales

 

Para la elaboración, revisión y aprobación de los documentos controlados de Leasing Bolívar. Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Antes de crear un documento interno sea formato, reporte, informe, manual, instructivo etc., el Usuario debe analizar previamente su pertinencia, así como, el valor que agrega a la operación y al cliente, evitando la innecesaria documentación de actividades.

  • Guardar una estructura y orden coherente con el tipo de documento, tratando hacer la redacción lo más clara posible.

  • Se deben desarrollar los documentos en lenguaje sencillo y de única interpretación.

 
  • La terminología, conceptualización y unidades de medida utilizadas deben ser consistentes durante todo el documento.

  • Se debe seguir en lo posible, el SI (Sistema Internacional) en el uso de unidades de medida.

  • Los documentos deben ser conocidos por las personas involucradas en los procesos que describan o en los que intervengan.

  • Los documentos que se mantienen en medio magnético deben ser protegidos contra acceso y modificaciones no autorizadas. Se debe asegurar que estos poseen una copia de respaldo.

Es recomendable revisar los documentos cuando ocurran entre otros los siguientes eventos: cambio ó mejoras de procesos o procedimientos, cambio en reglamentaciones legales, cambio en políticas y directrices de la compañía, mejores prácticas de operación, actualización en la tecnología ó sistemas de la organización y cambio en la estructura organizacional.

En los manuales de procedimientos en ocasiones se mencionan registros, instructivos de usuario o manuales de gestión que son un tipo de documento interno, es responsabilidad del usuario, revisar la concordancia de los documentos mencionados en los procedimientos con el inventario.

  • 3 DOCUMENTOS EXTERNOS

 

Dado que provienen de entidades externas, la codificación de los documentos externos no es obligatoria, estos documentos se codificaran como anexos cuando esto sea solicitado por el responsable del documento:

 

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INFORMACIÓN INTERNA

 
 
A A
A
A
C C O O L L
C
C
O
O
L L
0 0 9 9
0
0
9
9
 
 
Letra que Letra que Tres letras Tres letras Número Número identifica el identifica el que que
Letra que
Letra que
Tres letras
Tres letras
Número
Número
identifica el
identifica el
que
que
consecutivo
consecutivo
tipo de
tipo de
identifican el
identifican el
de dos dígitos
de dos dígitos
documento
documento
macroproceso
macroproceso
que identifica
que identifica
al anexo
al anexo
 

Tipo de Documento: Anexo (A)

Tipo de Documento: Anexo (A)

 

Macroproceso: Colocación (FIN)

Macroproceso: Colocación (FIN)

Anexo: Título de Capitalización (03)

Anexo: Título de Capitalización (03)

Se identificarán y se controlará su distribución bajo la supervisión del responsable del área quien con base en su formación, experiencia y requerimientos se encargará de definir a quien y cuando se divulga, así como, los parámetros de actualización.

Es responsabilidad de los jefes de área mantener informada a la Organización sobre los cambios en documentos externos que puedan afectarla a fin de mantener actualizado el inventario de anexos.

4

ESTRUCTURA DOCUMENTAL (Documentos Internos)

 

Para facilitar la comprensión sobre la administración y control de documentos internos, se ha definido una estructura documental, que responde a la jerarquía de los mismos dentro de la organización y permite establecer criterios adaptados al tipo de documento y la experiencia con los mismos.

 
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INFORMACIÓN INTERNA
De acuerdo con la estructura documental, se realizó la descripción de Tipos de documentos para establecer con
claridad los documentos existentes en la compañía, así como el control de los mismos. Otro tipo de documentos
que las áreas requieran para el desarrollo de sus operaciones y no se encuentren en éste, serán controlados por
ellas a través de la fecha.
Tipo de
Documento
Descripción
documento
-
Estatutos
- Código de
En estos documentos se encuentran registradas las principales
directrices que rigen a la compañía
buen gobierno
Nivel
Estratégico
Manuales de
MG
Gestión
Manual de
En los manuales de gestión se plasman las políticas y objetivos de
los sistemas de gestión de la compañía. (ejemplo: manual SARO,
manual SARLAFT, manual de políticas de seguridad de la
información, manual de políticas de recursos humanos)
En los manuales de procedimiento se describen las actividades que
tipifican la operación en términos de los recursos que involucra
(quien, qué, cómo).
MP
procedimiento
Nivel
Los manuales de procedimientos describen procesos: En leasing un
táctico
Manual de
MF
Funciones
ejemplo de proceso sería el proceso de desembolso de contratos
En el manual de Funciones se identifica la siguiente información de
los cargos de la compañía: el objetivo del cargo, las funciones y
responsabilidades, competencias requeridas, autoridad y
condiciones de trabajo
En este documento se describe en detalle el que y el como de una
actividad específica dentro de un proceso, puede utilizarse también
para describir como diligenciar un formato o registro y analizar la
información consignada en los mismos.
Instructivo de
IU
Usuario
Nivel
Operativo
Cuando se trata de interacción con un sistema de información este
documento describe de manera secuencial los pasos a seguir para
la operación sobre dicho sistema de información.
Los instructivos de usuarios describen actividades: En leasing un
Formato de
FR
registro
ejemplo de Actividad sería Causar una factura.
Documento con espacios en blanco para ser diligenciados, que
presenta resultados o evidencia que una actividad, operación o
proceso se ha llevado a cabo.
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INFORMACIÓN INTERNA

 

5

Control de Documentos

   

5.1 Codificación de Documentos

Para controlar y conservar la alineación a la estructura de procesos de la organización, se han codificado los Manuales de Gestión, Manuales de Procedimiento, Instructivos de Usuario y Formatos de registro, de acuerdo con los conceptos definidos por la Compañía, así:

5.1.1 Codificación de Manuales de Gestión

 

Los manuales de gestión de la compañía se codifican identificando el tipo de documento y usando un consecutivo para identificar el manual:

 
M G
M
G
0 1
0
1
Dos letras que Dos letras que Número Número identifican el identifican el consecutivo consecutivo tipo de
Dos letras que
Dos letras que
Número
Número
identifican el
identifican el
consecutivo
consecutivo
tipo de
tipo de
de dos dígitos
de dos dígitos
documento
documento
que identifica
que identifica
el manual
el manual
 
 

Tipo de Documento: Manual de Gestión (MG) Manual: Manual SARO (01)

5.1.2 Codificación de procedimientos

 

En Leasing Bolívar S.A. la elaboración y estructuración de los procesos se fundamenta en la cadena de valor de Porter. Ésta permite categorizar las actividades que los conforman, en aquellas que generan o aportan valor a la organización y aquellas que son de soporte. El trabajar bajo el esquema descrito genera una ventaja competitiva para la Compañía debido a que maximiza la creación de valor a la vez que disminuye los costos.

A continuación se presenta la clasificación de cada uno de los procesos que conforman la empresa:

 
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Según la cadena de valor en los macroprocesos de financiación, colocación y planeación estratégica se encuentran los procesos misionales, es decir aquellos que generan valor y permiten cumplir con las expectativas

 

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INFORMACIÓN INTERNA

 

del cliente externo. En el macroproceso de soporte se encuentran aquellos procesos que le permiten a Leasing Bolívar S.A. operar de forma adecuada, satisfacer las necesidades del cliente interno y cumplir con las exigencias de las entidades de control.

 

La siguiente es la estructura completa del inventario de procesos:

 
 
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Según esta estructura se codifica cada uno de los procedimientos como se indica a continuación:

 

Número

subproceso

tipo de

identifican el

Dos letras que

macroproceso

identifican el

que

Tres letras

proceso

para el

de dos dígitos

Tipo de Documento: Manual de Procedimiento (MP)

consecutivo

documento

para el

de dos dígitos

consecutivo

Número

para el

0 1 1 0
0
1 1
0
1 1 0 0
1 1
0
0
O C L L O C
O
C
L L
O
C
P M P M
P
M
P
M

Macroproceso: Colocaciones (COL)

0

0

Proceso: Gestión Comercial y de Mercadeo (01)

para el

subproceso

documento

tipo de

identifican el

Dos letras que

macroproceso

identifican el

que

Tres letras

proceso

de dos dígitos

consecutivo

Número

para el

de dos dígitos

consecutivo

Número

para el

2 2
2 2
Número Número consecutivo consecutivo de dos dígitos de dos dígitos procedimiento procedimiento
Número
Número
consecutivo
consecutivo
de dos dígitos
de dos dígitos
procedimiento
procedimiento

Subproceso: Consecusión de Negocios (01)

 

Procedimiento: Visita Comercial al Cliente (02)

 

5.1.3 Codificación de Instructivos de Usuario

 

Los instructivos de usuario de la compañía se codifican usando la estructura de la cadena de valor definida para los procesos de la compañía, así:

 

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INFORMACIÓN INTERNA

 
I U
I
U
S O P
S
O
P
0 5
0
5
0 4
0
4
 
Dos letras que Dos letras que Tres letras Tres letras Número Número Número Número identifican el
Dos letras que
Dos letras que
Tres letras
Tres letras
Número
Número
Número
Número
identifican el
identifican el
que
que
consecutivo
consecutivo
consecutivo
consecutivo
tipo de
tipo de
identifican el
identifican el
de dos dígitos
de dos dígitos
de dos dígitos
de dos dígitos
documento
documento
macroproceso
macroproceso
para el
para el
que identifica
que identifica
proceso
proceso
al instructivo
al instructivo
 

Tipo de Documento: Instructivo de Usuario (IU) Macroproceso: Soporte (SOP) Proceso: Gestión Legal y Cumplimiento Normativo(05) Instructivo: Trasmisión de informe de tasas diarias(04)

5.1.4 Codificación de Formatos de Registro

 

Los Formatos de registro de la compañía se codifican usando la estructura de la cadena de valor definida para los procesos de la compañía, así:

 
F R
F
R
F I N
F
I
N
0 2
0
2
1 2
1
2
Dos letras que Dos letras que Tres letras Tres letras Número Número Número Número identifican el
Dos letras que
Dos letras que
Tres letras
Tres letras
Número
Número
Número
Número
identifican el
identifican el
que
que
consecutivo
consecutivo
consecutivo
consecutivo
tipo de
tipo de
identifican el
identifican el
de dos dígitos
de dos dígitos
de dos dígitos
de dos dígitos
documento
documento
macroproceso
macroproceso
para el
para el
que identifica
que identifica
proceso
proceso
el formato
el formato

Tipo de Documento: Formato de Registro (FR) Macroproceso: Financiación (FIN) Proceso: Captación en el mercado (02) Formato: Orden de Operación(12)

 

5.2 Inventario de Documentos

 

Los Manuales de Procedimientos, Instructivos de Usuario y Formatos de Registro serán controlados por el Área de Riesgo Operativo quien garantizará que en la página de Intranet se encuentre la última versión y la codificación correcta, mediante un inventario de los mismos tal y como se muestra continuación:

5.2.1 Inventario de Manuales de Procedimiento

 

Jefe Cartera de

Cartera

21-Sep-09

3

Si

Validado

Observación

versión Fecha

Versión

Dueño proceso del

Área

Diagrama

Estado

Servicio Cliente al

108

Colocaciones

Manejo y reclamos de quejas

Atención clientes a

Proceso

Procedimiento

Subproceso

Macroproceso

 
  • N°: Consecutivo que indica el número del procedimiento

 
  • Macroproceso: en esta columna se indica el macroproceso al que pertenece el procedimiento

  • Subproceso: en esta columna se indica el subproceso al que pertenece el procedimiento

  • Procedimiento: en esta columna se indica el procedimiento descrito en el manual.

   

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INFORMACIÓN INTERNA

 
 

Codificación: en esta columna se indica el código del documento

   

Estado: en esta columna se indica estado del documento, los posibles estados son:

 
 

Validado

 

El procedimiento fue aprobado por el Dueño del Proceso y se encuentra publicado en la Intranet

Documentado

El procedimiento ya se encuentra terminado y listo para validación, o esta en proceso de validación por parte del Dueño del Proceso.

Eliminado

 

El procedimiento fue eliminado por estar incluido en otro proceso o por petición del dueño de proceso

 

Diagrama: en esta columna se indica si el procedimiento cuenta con un diagrama actualizado

Versión: en esta columna se indica la versión en que se encuentra el procedimiento.

Fecha Versión: en esta columna se indica la fecha en que fue aprobada por el dueño de proceso la última versión del procedimiento.

Observación: En esta columna se plasman observaciones respecto al documento, cuando el procedimiento es eliminado se debe plasmanr el motivo de su eliminación.

Área: En esta columna se indica el área responsable del documento.

 

Dueño del proceso: En esta columna se indica el cargo del duño del procedimiento descrito.

 

5.2.2 Inventario de Formatos de Registro E Instructivos de Usuario

 
N°
 

N°: Consecutivo que indica el número del procedimiento

 

Macroproceso: en esta columna se indica el macroproceso al que pertenece el procedimiento

 

Subproceso: en esta columna se indica el subproceso al que pertenece el procedimiento

Título: en esta columna se indica el título del documento.

 

Codificación: en esta columna se indica el código del documento

Descripción: Se recomienda hacer una breve descripción del contenido del documento.

 

Responsable: En esta columna se indica el área responsable por el documento

Versión: en esta columna se indica la versión en que se encuentra el documento.

La responsabilidad de la calidad de los registros de los sistemas transaccionales es de los usuarios a través de los medios que más convengan a su actividad. El control de los mismos, se ejercerá de manera centralizada a través del área de sistemas, sin requerirse la mención de éstos en el inventario de registros.

5.3 Cambios e Inclusiones en los Documentos

 

Para la emisión de los diferentes documentos que se administran en la compañía, se establecen como responsables los dueños de los procesos donde se encuentren involucrados los documentos.

 
 

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INSTRUCTIVO DE USUARIO
INFORMACIÓN INTERNA
Cuando el usuario considere conveniente la revisión de un documento debe solicitarlo al área de Riesgo
Operativo quien es la encargada de almacenar los archivos de los documentos que están publicados en la
intranet y de facilitarlos para su modificación o en el caso de los procedimientos hacer las actualizaciones
pertinentes.
Se recomienda identificar los cambios hechos antes de la publicación con color rojo. Esto con el fin de asegurar
que el área de Riesgo Operativo se entere de las modificaciones realizadas.
Antes de su emisión, los procedimientos deben ser revisados por el Área de Riesgo Operativo para asegurar la
claridad, exactitud, adecuación y estructura apropiadas. El área de Riesgo operativo es la responsable del control
de los inventarios de documentos.
Es responsabilidad del dueño de proceso aprobar los cambios hechos a los procedimientos mediante la firma del
ANEXO 1 “FR-SOP-06-01 Historial de Procedimiento”.
5.4 Control de Cambios y Revisiones
La organización definió que para controlar las modificaciones a los Procedimientos se incluirá una tabla en la cual
se identifican las versiones, las fechas, las descripciones de las revisiones o cambios, quien elaboró y aprobó los
cambios del documento. Tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:
Ilustración 1 Ejemplo de control de documento e historia de cambios
Considerando que las áreas tienen algunos documentos bajo su control, son ellas quienes deben analizar la
pertinencia de disponer de la tabla en sus documentos.
5.5 Distribución de los documentos
Los documentos pertenecientes a la estructura documental de LEASING BOLIVAR S.A. se encuentran publicados en la
INTRANET de la empresa en la de acuerdo a las siguientes rutas:
Tipo de
Documento
Ruta
documento
Pestaña: noticias
- Código de buen gobierno
Código del buen gobierno
Pestaña: procesos
MG
Manuales de Gestión
Manual de procedimiento
Pestaña: referente al manual
MP
 Pestaña: procesos
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INFORMACIÓN INTERNA
En cada Macroproceso
En cada Proceso
Pestaña: procesos
IU
Instructivo de Usuario
En cada Macroproceso
En cada Proceso
Pestaña: procesos
En cada Macroproceso
FR
Formato de registro
En cada Proceso
Pestaña: Formatos de registro
Una vez un documento esta listo para su distribución, la copia es almacenada en una carpeta del servidor con
acceso limitado, igualmente una copia es publicada en la Intranet para facilitar la consulta de los miembros de la
organización.
El dueño del proceso debe dar a conocer a los a los interesados, los documentos vigentes. Igualmente debe exigir
su aplicación y cumplimiento permanente por parte de las personas a quienes compete.
Las áreas responsables de documentos diferentes a Manuales de Gestión, Procedimientos, formatos de registro
e instructivos deben establecer la metodología de almacenamiento, descarte y destrucción, así como garantizar
su distribución, estableciendo una fecha que permita verificar su vigencia, para que no se utilicen copias
obsoletas.
6
RECOMENDACIONES DE CONTENIDO
6.1 Rótulo o encabezado
NOTA IMPORTANTE:
Es obligatorio que los documentos que se encuentran codificados (manuales de gestión, instructivos de usuario,
manuales de proceso y formatos de registro) tengan como mínimo el código de identificación ubicado en la
esquina superior izquierda del documento.
Los documentos que contengan información clasificada (Información Confidencial, Información Interna) deben
especificar la clasificación de la información el la esquina superior izquierda.
Los manuales de gestión, manuales de procedimiento e instructivos de usuario deben tener un encabezado con
los siguientes elementos:
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INFORMACIÓN INTERNA
Título
Código
Logotipo
TRANSMISIÓN DE INFORME DE TASAS
TRANSMISIÓN DE INFORME DE TASAS
IU-SOP-05-04
IU-SOP-05-04
DIARIAS
DIARIAS
PERTENECE AL PROCESO DE GESTIÓN LEGAL Y
PERTENECE AL PROCESO DE GESTIÓN LEGAL Y
Vigencia:
Vigencia:
20-08-09
20-08-09
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
Versión:
Versión:
1 1
INSTRUCTIVO DE USUARIO
INSTRUCTIVO DE USUARIO
INFORMACIÓN INTERNA
INFORMACIÓN INTERNA
Control de
Identificación
Clasificación
versión
Ilustración 2 Ejemplo del encabezado
A continuación se explican en más detalle cada uno de los campos del encabezado:
Código: Esta casilla determina el código del documento, asignado por el departamento de Riesgo Operativo.
Título: Se redacta el nombre del documento en forma breve y clara.
Logotipo: Se coloca el logo de la empresa, en este caso el de LEASING BOLIVAR S.A.
Control de versión
o
Versión: De acuerdo al número de modificaciones que presente el documento se coloca el consecutivo, si
es la primera vez que se revisa se coloca el 01, la segunda 02 y así sucesivamente.
o
Vigencia: Se coloca la fecha de aprobación del documento de la respectiva versión.
Identificación: Se nombra proceso al cual pertenece el documento.
Clasificación: Se especifica el tipo de información que contiene el documento cuando esta es información
clasificada (información confidencial, información interna)
6.2 ¿Cuándo documentar un manual de procedimiento y cuándo un instructivo de usuario?
Se debe diferenciar qué se considera un proceso, y qué no se considera como tal, para así definir cual es la
documentación apropiada en cada caso:
SI es un proceso
NO es un proceso
PROCESO
NO ES PROCESO:
Conjunto de fases o etapas secuenciales e
interdependientes que agregan valor a unos elementos
de entrada para suministrar un resultado a un usuario
externo o interno.
Una Actividad especifica que haga parte de un proceso. (por
ejemplo pasos específicos en el sistema)
En leasing un ejemplo de Actividad sería: Causar una factura
Una tarea especifica del es una acción muy particular y
detallada del proceso:
En leasing un ejemplo de Actividad sería: Ordenar un listado
de clientes, Buscar la cuenta correspondiente a una causación
en un listado o hacer clic en un determinado campo.
En la documentación del proceso (manual de
Normalmente las cosas que no son procesos se documentan en
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IU-SOP-06-01 DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE USUARIO Vigencia: 21-09-09 PERTENECE AL PROCESO ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE
IU-SOP-06-01
DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE
USUARIO
Vigencia:
21-09-09
PERTENECE AL PROCESO ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA
OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE
Versión:
1
INSTRUCTIVO DE USUARIO
INFORMACIÓN INTERNA
procedimiento) se describe:
instructivos de usuario cuando es necesario:
el qué
La secuencia de actividades
En leasing un ejemplo de un instructivo sería: Como hacer la
A quién corresponde el desarrollo de la
actividad
causación de una factura en el sistema siglease, como
diligenciar el formato de vinculación de proveedores, como
involucrando el alcance, las normas y los
elementos técnicos
armar una carpeta comercial.
En leasing un ejemplo de manual de procedimiento
sería:
El proceso de desembolso de contratos
6.3 Estructura del manual de procedimiento
La siguiente es la estructura del manual de procedimiento:
Caracterización: En esta parte del documento contiene los siguientes aspectos:
o
Objetivo: Se debe especificar para que se va a usar o cuál es la necesidad que cubrirá documento,
Establecer el resultado o producto que se obtiene al aplicar el procedimiento. Recuerde que los objetivos
siempre empiezan en un verbo en infinitivo.
o
Alcance: Se debe especificar cuáles son los límites del documento en cuanto a las fases (donde comienza
y donde termina).
o
Dueño: Se identifica las áreas, los cargos y responsables de cumplir, realizar y mejorar el Documento.
o
Software y Hardware: Plataforma o sistemas de información utilizados para el funcionamiento del
proceso.
Identificación de los límites del proceso:
o Proveedores: proveen los recursos necesarios para poder llevar a cabo el proceso
o
o
o
Entradas: Recursos dados por loe proveedores
Clientes: Beneficiarios del proceso
Salidas: Resultado final del proceso
Descripción de detallada del proceso: Se registran en forma secuencial cada una de las actividades que
componen el proceso, discriminando todas las variables y alternativas que se presentan, es decir,
documentando todas las alternativos y posibles decisiones que se presenten en el procedimiento.
Políticas Específicas: Se registran las políticas que aplican específicamente al procedimiento descrito y el
responsable de cumplir la política o hacer cumplir la política.
Glosario: Se listan los términos con sus respectivas definiciones y las equivalencias de vocablos que se
emplean en el documento y que se consideren importantes o convenientes incluir para una mejor
interpretación del mismo. Este es opcional.
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DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE

 
DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE
 

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USUARIO

   

PERTENECE AL PROCESO ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA

Vigencia:

21-09-09

OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE

Versión:

1

 

INSTRUCTIVO DE USUARIO

 

INFORMACIÓN INTERNA

 
 
  • Documentos relacionados: Se relacionan documentos que se utilizan en el proceso identificando el código (cuando aplique); se realiza una breve descripción y se determina la ubicación final de este.

 
  • Control del documento e historia de cambios:

 
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Ejemplo de control de documento e historia de cambios

 

6.3.1 Diagramación de

procedimientos

Los procedimientos de Leasing Bolívar S.A. además de estar documentados con los lineamientos antes mencionados son diagramados utilizando el diagrama de flujo de funciones cruzadas, en donde se especifica el cargo de la persona que ejecuta cada tarea y se utilizan los siguientes símbolos:

 

Los pasos del diagrama deben coincidir con los pasos del procedimiento.

 

6.4 Estructura del Instructivo de Usuario

La siguiente es la estructura del Instructivo de Usuario:

 
  • Caracterización: En esta parte del documento contiene los siguientes aspectos:

 

o

Objetivo: Se debe especificar para que se va a usar o cuál es la necesidad que cubrirá documento,

o

Establecer el resultado o producto que se obtiene al aplicar el procedimiento. Recuerde que los objetivos siempre empiezan en un verbo en infinitivo. Alcance: Se debe especificar cuáles son los límites del documento en cuanto a las fases (donde comienza y donde termina).

o

Dueño: Se identifica las áreas, los cargos y responsables de cumplir, realizar y mejorar el Documento.

o

Software y Hardware: Plataforma o sistemas de información utilizados para el funcionamiento del proceso.

  • Glosario: Se deben listar los términos con sus respectivas definiciones y las equivalencias de vocablos que se emplean en el documento y que se consideren importantes o convenientes incluir para una mejor interpretación del mismo. Este es opcional.

 

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DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE
 

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USUARIO

   

PERTENECE AL PROCESO ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA

Vigencia:

21-09-09

OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE

Versión:

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INSTRUCTIVO DE USUARIO

 

INFORMACIÓN INTERNA

 
 
  • Descripción de detallada del Instructivo: se explicará por pasos como se efectúa en una actividad, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 
  • Se debe escribir paso a paso las tareas que se deben llevar a cabo para cumplir con el proceso. Se empieza con un verbo en imperativo. Ejemplo: Orden el listado.

  • Recuerde que una persona que no tenga conocimiento del procedimiento y lea esta descripción, debe ser capaz de realizar la actividad siguiendo los pasos.

  • dependiendo la necesidad, puede incluir tablas, dibujos, diagramas, etc.

 
  • Si se incluyen pantallazos, imágenes, ilustraciones o tablas estas deben ser legibles, deben estar tituladas y en lo posible numeradas.

  • Control del documento e historia de cambios:

 
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Ejemplo de control de documento e historia de cambios

 
 

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DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE
 
 

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USUARIO

   

PERTENECE AL PROCESO ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA

Vigencia:

21-09-09

 

OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE

Versión:

 

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INFORMACIÓN INTERNA

   
 

CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS

   

VERSIÓN

FECHA

 

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

ELABORADO POR

 

APROBADO POR

 
     

Nathalia Prada

 

Carlos Rubio

01

22/11/09

 

Versión inicial

Analista de Procesos

Jefe Riesgo Operativo

 
 

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DOCUMENTACIÓN INSTRUCTIVOS DE
USUARIO
Vigencia:
21-09-09
PERTENECE AL PROCESO ADMINISTRACIÓN EFICIENCIA
OPERATIVA DEL MARCROPROCESO SOPORTE
Versión:
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INFORMACIÓN INTERNA
Anexo 1.
Ejemplo del formato FR-SOP-06-01 Historial de Procedimiento
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