Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

LABORATORIO 4: Seguimiento del proyecto

Ejercicio 4 – Seguimiento del proyecto

La principal cualidad del éxito de un proyecto es el grado de colaboración que ocurra dentro de éste.
No hay un único procedimiento para hacer seguimiento con Microsoft Project. El mejor método será el
que mejor contribuya a alcanzar los objetivos de la empresa, dentro de los límites de eficacia y
eficiencia que se tenga definido.
El seguimiento de un proyecto supone información, control y decisiones, y todo ello puede estar
referido a cualquiera de los aspectos como:
- Plazo
- Recursos
- Costo
- Otros indicadores personalizados por el usuario
La línea de base es una copia de la programación actual, que queda guardada como una foto del plan
en un momento determinado, y sirve para comparla con el plan actual y obtener desviaciones. El
momento lo decide el usuario en función de los intereses de la empresa. Puede haber varias líneas de
base guardadas.
La información requerida varía en función de cómo se está programando el proyecto y la operatividad
para conseguir la información:
- Si se programa con recursos
- Si los recursos son locales o exteriores
- Si hay recursos materiales
- Si se programa con costos
- Si se actualiza el avance de la tarea en base a partes de horas de trabajo de los recursos
asignados.
...entre otros aspectos.
De manera resumida y genérica, los pasos del ciclo de seguimiento del proyecto deberían incluir los
siguientes:
1. Establecimiento de una línea de base inicial o del período de actualización. (Opcional)
2. Establecimiento de la Fecha de estado o actualización que requerirá el compromiso de introducir
todos los datos reales de todas las tareas implicadas en el período de actualización hasta esa
fecha.
3. Si se planifica con recursos:
a) Horas reales trabajadas por el recurso en las tareas, diarias, semanales o del período que se
determine y trabajo restante (revisión), o
b) Días reales trabajados en cada tarea y días restantes (revisión) o % completado de la
duración de la tarea y días restantes (revisión)
4. Si no se planifica con recursos:
Días reales trabajados en cada tarea y días restantes (revisión) o % completado de la
duración de la tarea y duración restante (revisión)
5. Si se planifica con costos:
a) Si se introdujo la tasa del recurso o precio hora se calculará el costo real en base a las horas
reales introducidas.
b) Si se introdujo un costo fijo a la tarea, introducir el Costo real de la tarea una vez finalizada.
6. Reprogramar automáticamente las tareas, es decir reprogramar los trabajos retrasados a la fecha
de estado, añadiéndolo al trabajo restante después de la fecha de estado.

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7. Comprobar e informar de las variaciones y retrasos, especialmente de la fecha fin del proyecto,
así como de posibles recursos sobreasignados.
8. Tomar las decisiones necesarias, ajustando el proyecto para cumplir con los límites y objetivos
marcados de plazo, costo y recursos, así como resolviendo los conflictos de sobreasignación de
los recursos si los hubiere.
Nota.- Este ciclo de gestión se repetirá a lo largo de la vida del proyecto
Actividades a realizar:
1. Línea de base y plan provisional
2. Borrar una línea de base y/o plan provisional.
3. Agregar datos a una línea de base y/o plan previsto
4. Comparar el plan previsto con el plan real
5. Gantt de seguimiento

Desarrollo de las actividades:

1. Desarrollo
Abrir el archivo creado en la sesión anterior.
Una línea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de referencia para examinar
la evolución de los planificado versus lo realmente ejecutado.

1.1. Adicionar una Linea Base

• Elegir la opción de la ficha Proyecto Programación Establecer línea base

• A continuación se muestra las opciones a especificar para definir una línea base para
todo el proyecto:

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• Active la vista “Gantt de Seguimiento” y observe como se visualiza la Linea Base como
una segunda barra delgada debajo de cada tarea y de color gris, mientras que las tareas
se muestran como barras de color rojo o azul.

1.2. Registrar una tarea con inicio tardío

• Active la tabla de “Seguimiento”. Clic derecho en la esquina superior izquierda de la tabla

“Entrada” y elija la tabla “Seguimiento”

• Modifique la tarea “Definir Objetivo” para que inicie dos días después de la fecha
programada:

• Verifique como se desplazan las tareas subsiguientes con respecto a la línea base. Como
se ve en la figura las barras grises mantienen el registro de fechas originales mientras que
las tareas que se han modificado se muestran en sus nuevas posiciones:

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1.3. Tabla de variación

• Active la tabla de “Variación”. Clic derecho en la esquina superior izquierda de la tabla

“Entrada” y elija la tabla “Variación”

• A continuación de muestra la tabla “Variación”:

1.4. Crear un estilo de barra para la línea de base de la tarea resumen del proyecto

• Si activamos nuevamente la vista de “Gantt de Seguimiento” podremos notar que solo se

visualiza una línea de base de color gris bajo cada tarea, pero no se visualiza ninguna
referencia visual de línea de base debajo de la tarea resumen del proyecto

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• Elija la opción de la ficha

• Debajo de “Línea de base” adicionaremos una nueva fila. Seleccione la opción “División
de la línea de base”. Clic en el botón “Insertar fila”

• Aparece una línea nueva y en blanco encima de la fila “División de la línea de base”.

• Ingrese los siguientes datos en la nueva fila. Clic en el botón Aceptar

• Observe la aparición de la línea de base debajo de la barra de resumen del proyecto:

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1.5. Tabla de Trabajo

• Active la tabla de “Trabajo”. Clic derecho en la esquina superior izquierda de la tabla

“Entrada” y elija la tabla “Trabajo”

• A continuación se muestra el detalle de la vista “Trabajo”

• Active la tabla de “Entrada” y modifique la duración de la tarea “Seleccionar salas de

exposición” a 7 días

• Observe como se actualiza la programación del proyecto, pero la línea base permanece
sin cambios

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• Active nuevamente la tabla de “Trabajo”

Nota: La columna “Previsto” representa la información asociada a la “Línea Base”

• Active la tabla de “Costo”

• Observe en la columna variación correspondiente a la tarea modificada como se ven

afectados los costos en dicha tarea

• Active a hora la tabla “Variación” y verifique la variación generada a causa de la

modificación de una tarea en el proyecto así como la variación producida por el cambio de
la fecha de inicio de la primera actividad

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• Para visualizar la información de variación a nivel de proyecto. Abrir la ventana de

“Información del proyecto”. Ficha “Proyecto” “Propiedades” “Información de
Proyecto” Clic en el botón “Estadisticas”

• En la siguiente figura, las filas denominadas “Previsto” hacen referencia a la “Línea Base”
y en la fila “Variación” se muestra las variaciones de fechas de inicio y fin del proyecto.
Así mismo observe como se ve afectado el Costo del proyecto producto de la variación
generada

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• Cerrar la ventana de información del proyecto.

• Active la Hoja de recursos”. Ficha Vista Hoja de recursos

• Estando activa la hoja de recursos. Active la tabla “Costo”

• Verifique las variaciones de costos generados en los recursos por la variación del
proyecto

1.6. Eliminación de la “Línea Base”

• En caso sea necesario eliminar la línea base. Elegir la opción “Proyecto”

“Programación” “Establecer línea base”

• En caso de estar seguros de querer eliminar la línea base. Clic en el botón Aceptar en el
siguiente cuadro de diálogo

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• Si activa la vista del “Diagrama de Gantt de seguimiento” verificará que ya no se muestra

la línea base

• Deshacer la eliminación de la Línea de Base (Ctrl – Z)

• Verifique que se haya restaurado la línea de base

1.7. Actualizar la línea base

• En caso se nos indique que se reemplace la línea base con el estado actual del proyecto.
Elegir la opción Proyecto Programación Establecer línea base Establecer
línea base

• Clic en el botón “Aceptar” para reemplazar la línea base con el estado actual del proyecto

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• Clic en el botón “Si” para confirmar el reemplazo

• Verifique ahora la nueva línea base

1.8. Control del avance de las tareas

• Active la vista de “Diagrama de Gantt”

• Seleccione la primera tarea, podemos especificar su porcentaje de avance con las
siguientes opciones de la ficha Tarea Programación

Estas herramientas nos permiten especificar avances de 25%, 50%, 75% o 100%.
Cuando una tarea se ha completado (100% de avance) se muestra un indicador de tarea
finalizada.
• Adicione además una columna a la tabla Entrada “% completado”

• Observe en el diagrama de Gantt como se modifica el relleno de la tarea completada para

reflejar dicho estado:

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1.9. Ingreso del avance de las tareas en días/hora y no en porcentaje

• Active la vista de “Diagrama de Gantt”. Marque la opción de la Ficha Vista Vista en dos
paneles Detalles

• En el panel inferior clic derecho en dicho panel y elija la opción “Trabajo”

• De la tabla entrada seleccione la segunda tarea

• En el panel inferior, en la columna Trab. Real ingrese 24h y presione el botón Aceptar

• Observe como se actualiza el trabajo restante y el porcentaje de avance

• Verifique en la tabla Entrada que se refleje el % completado

• Verifique en el diagrama de Gantt la actualización del porcentaje de avance en la barra
correspondiente a la tarea 2
• Desmarque la opción de Detalles

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1.10. Actualización de tareas desde la tabla de Seguimiento

• Abrir la tabla Seguimiento

• Se puede ingresar las fechas de inicio y fin de la tarea o se puede ingresar un % de
avance, por ejemplo asigne a la tarea 3 un porcentaje de avance (% completado) de 30%

• Al presionar ENTER para aceptar el % de avance de la tarea se actualiza la fecha de

inicio de la tarea

• Verifique en el diagrama de Gantt que se actualice la representación visual de la barra

correspondiente a la tarea 3

1.11. Definir fecha de estado o actualización del proyecto

• Elija la opción de la ficha “Proyecto” “Estado” “Actualizar proyecto”

• Elegimos las opciones para definir la fecha a la cual deseamos actualizar el estado del
proyecto. Clic en el botón Aceptar

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• Abrir la ventana información del proyecto y verifique que la fecha de estado del proyecto
sea la que se definió en el paso anterior

1.12. Visualizar gráficamente la fecha de estado

• En el diagrama de Gantt de Seguimiento. Clic derecho en la zona del diagrama elija la

opción Cuadricula

• Seleccione los siguientes datos. Clic en Aceptar

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• Verifique que se visualice la línea vertical de estado en la fecha que se actualizado en el

proyecto

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