Office 365: Almacenamiento seguro y organización de la información

En Office 365, puede almacenar su trabajo en OneDrive para la

Empresa o en sitios de SharePoint. Todas las personas de su
organización tienen su propia biblioteca de OneDrive para Empresa
para almacenar archivos de trabajo personales. Al crear y guardar
archivos en una carpeta de OneDrive, se sincronizan en la nube para
que pueda acceder a ellos desde cualquier lugar: un explorador web,
un equipo o un dispositivo móvil. Para la colaboración en equipo y el
almacenamiento de archivos compartidos, use un sitio de SharePoint.
Los sitios de SharePoint también se sincronizan en la nube para
facilitar el acceso desde cualquier lugar.
 Dónde puede almacenar documentos en
Office 365
•OneDrive está diseñado para uso individual, con la
ocasionales de uso compartido de archivos.
•Un sitio de grupo de SharePoint está diseñado para compartir
y colaborar en archivos con regularidad. Un sitio de grupo es
ideal para almacenar los archivos que comparten propiedad
donde varias personas el propietario de los archivos y pueden
colaborar en ellos. En una empresa con solo unos cuantos
empleados, solo puede que tenga un sitio de grupo.
 Estas son las recomendaciones para saber qué almacenar en cada ubicación al usar sitios de grupo y
OneDrive juntos:
Ubicación de Para qué sirve
almacenamiento
OneDrive Almacenar contenido en OneDrive es similar a
almacenar archivos en su equipo; nadie más
puede acceder fácilmente a ellos.
sitios de grupo de SharePoint Colaboración. Al crear un grupo de Office 365
(por ejemplo, en el centro de administración de
Office 365, en Outlook o mediante la creación
de un grupo en Microsoft Teams) se crea un sitio
de grupo de SharePoint para dicho grupo. Del
mismo modo, cuando se crea un nuevo sitio de
grupo de SharePoint desde la página de inicio
de SharePoint o desde la nueva vista previa de
centro de administración de SharePoint,
también crea un grupo de Office 365.
Qué almacenar aquí
Archivos empresariales en los que
otros miembros del equipo no
necesitan colaborar ni obtener acceso
de forma habitual.
rchivos que comparten la propiedad.
Se recomienda sitios de grupo
independiente para cada unidad de
trabajo de su organización. Por
ejemplo, para mantener personal y
documentos financieros en privado a
un equipo pequeño, cree un sitio de
grupo independiente.
 Documento de forma colaborativa en Office 365

Cuando los documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote se

almacenan en las bibliotecas de Office 365, puede trabajar en
conjunto en ellas mediante Office Online, que abre los documentos en
un explorador web.
Cuando abre documentos en Office Online, los compañeros del
equipo pueden abrirlos simultáneamente. Eso significa que no tiene
que esperar hasta que Tomás termine de agregar información a una
hoja de cálculo antes de que usted pueda especificar la suya.
Terminará más temprano porque no tendrá que esperar turnos.
Podría enviar un vínculo invitando a las personas a trabajar
conjuntamente en un documento con usted. A medida que ve las
actualizaciones de los demás, puede hablar con ellos y compartir
ideas, lo que da como resultado un documento que es verdaderamente
un esfuerzo en equipo.
Si los compañeros están en línea, intente matener un chat mientras
trabaja en conjunto o inicie una reunión de improvisto.
Sugerencias
Para ayudar a los compañeros de equipo a llegar al
documento rápidamente, envíeles un vínculo: junto al
nombre del documento, haga clic en Abrir menú y después
en Compartir.

Recuerde estas cuestiones cuando trabaje junto con

otras personas:
Documentos de Word y blocs de notas de
OneNote No hay problema con que algunas personas
trabajen en el programa de escritorio de Word o
OneNote mientras otras trabajan en un programa de
Office Online. En los programas de escritorio, la
coautoría funciona mejor en la última versión de Office
(Mac y Windows), pero también es compatible con
Office 2010. Ya sea que esté trabajando en el programa
de escritorio o en Office Online, las actualizaciones se
administran de manera diferente en OneNote y Word:
•Los blocs de notas de OneNote muestran las actualizaciones
inmediatamente.
•En documentos de Word, guarde el documento para compartir las
actualizaciones y para ver las actualizaciones de los demás.
Libros de Excel Todos abren el libro en Excel Online. El libro muestra
las actualizaciones inmediatamente. Si alguien abre el libro en el
programa de escritorio de Excel, el libro queda bloqueado a todos
hasta que dicha persona lo cierre.
Presentaciones de PowerPoint Para obtener los mejores resultados,
todos abren la presentación en PowerPoint Online o en PowerPoint
2013. Las personas que abran la presentación en PowerPoint 2013
podrían tener problemas para guardar el archivo si otros están
actualizando la presentación en la PowerPoint Online.
Le mostramos cómo cada persona del equipo puede configurar
OneDrive y compartir archivos.

1.Ir a office.com para iniciar sesión e inicie sesión con su nombre de

usuario y contraseña.
2.En la página de inicio Office 365, elija OneDrive.
3.En OneDrive, los miembros del equipo pueden almacenar sus
propios archivos de empresa. Puede compartir archivos individuales o
toda la carpeta. Elija un archivo o carpeta, haga clic en y, a
continuación, seleccione Compartir.
En la página Enviar vínculo, deje la selección
predeterminada, todos los usuarios con el vínculo pueden
ver y editar.
Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los
miembros del equipo que desea tener acceso a la carpeta y a
continuación, agregue un mensaje opcional.
Si desea que su propia copia del correo electrónico que se
enviará, agregue la dirección de correo electrónico a la lista.
Cuando haya terminado introducir que desea compartir con,
elija Enviar. El correo electrónico se envía inmediatamente a las
personas a las invita a.

Aquí es lo que el correo electrónico es similar.

 Trabajar de manera conjunta en documentos de Office en OneDrive

Con Office Online es fácil trabajar con otras personas porque puede
enviar vínculos a documentos en lugar de enviar datos adjuntos. De
este modo, ahorrará almacenamiento de correo electrónico y evitará
tener que conciliar varias versiones del mismo documento.
Para enviar un vínculo, haga clic en Compartir en la parte superior de
la ventana del programa de Office Online:

O modificar el documento:

Cuando sus amigos hagan clic en el vínculo que envíe, el documento

se abrirá en el explorador de ellos.
Para editar, deben hacer clic en el comando de edición del programa
de Office Online.

Trabajar con otras personas en Word Online

Al editar un documento en Word Online, es posible que

vea una notificación de que otras personas están
trabajando en el mismo documento. No existe ningún modo
de coautoría especial ni ningún comando para empezar a
trabajar juntos en un documento. Debe editar los
documentos en Word Online como lo hace habitualmente;
si hay otros usuarios que están editando también el
documento, Word Online lo alerta de su presencia y le
muestra el párrafo en el que están trabajando.
Si nadie más está trabajando en el documento, verá su presencia y los
cambios que están realizando. Llamamos a esta colaboración co-
autoría o en tiempo real.

Desde aquí, si prefiere trabajar en la aplicación de Word,

seleccione Editar en Word, cerca de la parte superior de la ventana.

Le sigue se coautoría, siempre y cuando es un suscriptor de Office 365,

con una de estas versiones de Word:
Word 2016 para Windows
Word 2016 para Mac
Word en un dispositivo móvil (Android, iOS o Windows)
Si está usando una versión anterior de Word, o si no es un suscriptor,
todavía puede editar el documento al mismo tiempo otros usuarios
trabajando en él, pero que no dispone de colaboración en tiempo real.
Para ver los cambios de otros usuarios y compartir la suya, debe
guardar el documento de vez en cuando.
Trabajar con otras personas en Excel Online
Si permite que su libro esté disponible para que otros usuarios
lo puedan editar, podrá trabajar en el libro simultáneamente
con sus amigos. Esto se denomina coautoría, y resulta útil con
los libros en los que se recopila información de un grupo de
personas, como una lista de información o un proyecto grupal.
Basta de listas de correos electrónicos que van y vienen.
Mientras edita el libro, Excel Online muestra si hay también
otros usuarios trabajando en él
Notas:
•Si alguien abre el libro en una versión de Excel que no admite la coautoría, no podrá editar el libro en Excel
Online hasta que lo cierre. Para obtener más información sobre las versiones compatibles con la coautoría,
vea Colaborar en libros de Excel al mismo tiempo con la coautoría.
•Dado que Excel Online guarda automáticamente los cambios de todos los usuarios, los comandos Deshacer y
Rehacer podrían no funcionar según lo esperado.
•Además, cuando una persona cambia el criterio de ordenación o filtra datos, la vista cambia para todas las
personas que estén editando el libro. Por lo tanto, tenga esto presente al ordenar y filtrar cuando haya otras
personas trabajando en el libro.
 Trabajar con otras personas en PowerPoint Online

En PowerPoint Online, puede trabajar de manera conjunta en

presentaciones en equipo y proyectos académicos. Cuando varias
personas están editando una presentación al mismo tiempo, puede ver
sus nombres en parte superior de la ventana: PowerPoint Online

Usted y sus compañeros verán inmediatamente los cambios que hayan

hecho cada uno; PowerPoint Online guarda la presentación
automáticamente.
Los usuarios pueden trabajar en PowerPoint Online, PowerPoint 2010 o
versiones posteriores, o PowerPoint para Mac 2011. Sin embargo, para
obtener los mejores resultados, recomendamos que todos los usuarios
trabajen en PowerPoint Online (donde los cambios se guardan
automáticamente) o en las aplicaciones de escritorio de PowerPoint
(donde todo el mundo guarda la presentación periódicamente).
 Formularios Simples y Multipaginas en Office 365

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que
sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los
formularios es importante, dado que son objetos con los que los
usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base
de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de
datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados
con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un
solo clic. Al usar esta herramienta, todos los campos del origen de
datos subyacente se colocan en el formulario. Puede empezar a usar el
nuevo formulario inmediatamente, o puede modificarlo en las vistas
Presentación o Diseño para que se ajuste mejor a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo

formulario

1.En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos
que desee ver en el formulario.
2.En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario.
crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista
Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario
mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los
cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.
Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación de uno a
varios con la tabla o consulta que usó para crear el formulario,
agregará una hoja de datos para el formulario que se basa en la tabla
o consulta relacionadas. Por ejemplo, si crea un formulario simple
basado en la tabla Empleados y existe una relación uno a varios
definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, la hoja de datos
muestra todos los registros en la tabla Pedidos relacionados con el
registro actual de Empleados. Si decide que no es necesario puede
eliminar la hoja de datos desde el formulario. Si hay más de una tabla
con una relación uno a varios a la tabla que usó para crear el
formulario, Access no agregará las hojas de datos.
 Cálculos básicos en la hoja electrónica de office 365

Con Excel Online al usar el explorador web para crear, ver y editar
libros almacenar en OneDrive o Dropbox. Si su organización o la
escuela tiene un plan de Office 365 o el sitio de SharePoint, empezar a
usar Excel Onlinecreación o almacenar libros en bibliotecas del sitio.

Crear un libro en línea

1.Desde OneDrive, haga clic en Crear > Libro de Excel.

Para cambiar el nombre del libro, haga clic en el nombre

de archivo predeterminado y escriba el nuevo nombre
 Crear una fórmula simple en Excel

Puede crear una fórmula sencilla para sumar, restar, multiplicar o dividir los
valores de la hoja de cálculo. Las fórmulas sencillas siempre comienzan con un signo
igual (=), seguido de constantes que son valores numéricos y operadores de cálculo,
como el signo más (+), el signo menos (-), el asterisco (*) o la barra diagonal (/).

1.En la hoja de cálculo, haga clic en la celda en que desea introducir la fórmula.
2.Escriba = (signo igual) seguido de las constantes y los operadores (hasta 8192
caracteres) que quiera usar en el cálculo.
3.Para este ejemplo, escriba =1+1.
Notas:
•En lugar de escribir constantes en la fórmula, puede
seleccionar las celdas que contienen los valores que desea
usar e introducir los operadores entre selección y selección
de celdas.
•Siguiendo el orden estándar de las operaciones
matemáticas, la multiplicación y división se realizan antes
de la suma y resta.

1.Presione Entrar (Windows) o Retorno (Mac).

Veamos otra variante de una fórmula simple. Escriba =5+2*3 en otra
celda y presione Entrar o Retorno. Excel multiplica los dos últimos
números y suma el primero al resultado.
Usar Autosuma

Con Autosuma puede sumar rápidamente una columna, fila o

números. Seleccione una celda situada junto a los números que quiera
sumar, haga clic en Autosuma en la pestaña Inicio,
presione Entrar (Windows) o Retorno(Mac) y ya está.

Cuando haga clic en Autosuma, Excel especificará automáticamente

una fórmula (que usa la función SUMA) para sumar los números.

Nota: También puede escribir ALT+= (Windows) o ALT+ += (Mac) en una celda y Excel insertará automáticamente la
función SUMA.

He aquí un ejemplo. Para agregar los números de enero a este

presupuesto de ocio, seleccione la celda B7, la celda que está justo
debajo de la columna de números. Después haga clic en Autosuma.
Aparecerá una fórmula en la celda B7 y Excel resaltará las celdas que
está sumando.
Presione Entrar para visualizar el resultado (95,94) en la celda B7.
También puede ver la fórmula en la barra de fórmulas de la parte
superior de la ventana de Excel.

Notas:
•Para sumar una columna de números, seleccione la celda
situada inmediatamente debajo del último número de la columna.
Para sumar una fila de números, seleccione la celda situada
inmediatamente a la derecha.
•Cuando haya creado una fórmula, puede copiarla en otras
celdas en vez de escribirla una y otra vez. Por ejemplo, si copia
la fórmula de la celda B7 en la celda C7, la fórmula de la
celda C7 se ajustará automáticamente a la nueva ubicación y
calculará los números de C3:C6.
•También puede usar Autosuma en más de una celda a la vez.
Por ejemplo, puede resaltar la celda B7 y C7, hacer clic
en Autosuma y sumar ambas columnas al mismo tiempo
 Una fórmula también puede contener algunos o todos los elementos
siguientes: funciones, referencias, operadores y constantes.

Partes de una fórmula

Funciones: la función PI() devuelve el valor de Pi: 3,142...

2. Referencias: A2 devuelve el valor de la calda A2.
3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una
fórmula como, por ejemplo, 2.
4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a
una potencia y el operador * (asterisco) multiplica números.