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SIG-P-003

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN


EDICIÓN 17
VÁLIDO DESDE:
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL 04/05/2016
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
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1. OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer los parámetros generales para la elaboración y control de documentos en el
marco del Sistema Integrado de Gestión (SIG), incluyendo su codificación, emisión, revisión,
aprobación, actualización, control de los cambios, distribución y retiro por obsoletos con el
fin de facilitar su presentación y utilización.

Este documento aplica para la generación y control de los documentos de todos los
procesos, sub procesos y/o actividades relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión de
Exsa, en sus sedes de Lurín, Trujillo, Tacna y SIVE’s.

2. DEFINICIONES
 Actualización: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los
documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
 Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un
documento en forma particular.
 Copia Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético, sobre el
cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que
se realicen.
 Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético
entregado a un tercero con fines de información. Estas copias están identificadas con la
leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre estas no hay responsabilidad de actualización.
 Distribución: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a
los interesados para su aplicación.
 Documento Externo: Es aquel que no es generado por EXSA, pero que incide en la
ejecución de los procesos y procedimientos del SIG. Entre los documentos externos se
pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales, MSDS
entre otros. Estos documentos los controla la Gerencia o Área que los administra dentro
de la Lista Maestra de Documentos externos.
 Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia o que no se requiere
más para el Sistema Integrado de Gestión.
 Edición: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento.
 Especificaciones técnicas de producto: Es un documento interno que recoge la
información básica y las características técnicas del producto de forma clara y concisa.
 Estándar de seguridad.- Establece las reglas y guías para ejecutar una tarea sin que se
presenten lesiones de la personas y son de cumplimiento obligatorio.
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 Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona


evidencia de una acción.
 Instrucción: Describe en forma detallada y secuencial la forma de realizar una actividad
específica.
 Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se enumeran los documentos
controlados de Exsa internos y externos.
 Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que especifica el sistema de
gestión de la calidad de una organización.
 Manual de usuario: Es un documento de comunicación técnica destinado a dar
asistencia a las personas que utilizan un sistema en particular.
 MSDS: Hoja de datos de seguridad (Material Safety Data Sheet), es un documento que
da información detallada sobre las propiedades y particularidades de una sustancia para
su adecuado uso, incluyendo sus propiedades físicas y químicas, información sobre
riesgos al medio ambiente, a la seguridad y a la salud ocupacional.
 Patrón Fotográfico: Modelo acompañado de fotografías, que sirve de muestra para
obtener otro producto con características iguales a las representadas en las imágenes.
 Plan de calidad: documento que especifica que procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto,
producto, proceso o contrato específico.
 Política: Conjunto de criterios y lineamientos que reflejan la orientación y filosofía de la
organización.
 Procedimiento: Documento que describe la forma especificada para llevar a cabo una
actividad o un proceso.
 Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS).- Documento requerido por la
normativa legal vigente para minería, que contiene la descripción específica de la forma
cómo llevar a cabo o desarrollar una tarea de manera correcta desde el comienzo hasta
el final, dividida en un conjunto de pasos consecutivos o sistemáticos.
 Proceso y/o Sub proceso: Conjunto de actividades relacionadas entre sí para generar
valor y convertir los elementos de entrada en resultados.
 Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.
 Reglamento: Conjunto de normas y reglas que deben cumplirse dentro de las
instalaciones de una institución y/o actividad a realizarse.
 Sistema de Administración de Documentos (SAD).-.- Aplicativo que sirve como medio de
elaboración, verificación, validación, revisión, aprobación, consulta y control de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión.
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 Caracterización de proceso: Documento utilizado para describir un proceso,


estableciendo su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas, indicadores, recursos
y actividades que lo conforman.

3. RESPONSABILIDADES
 Gerente de Sustentabilidad: Es el responsable de asegurar el cumplimiento del presente
documento.
 Gerentes y Jefes de Área: Son responsables de actualizar los documentos necesarios
para la correcta ejecución del trabajo de cada área y disponer las ediciones pertinentes
en los puntos de uso.
 Gestor SIG: Administrar la documentación del Sistema Integrado de Gestión para
garantizar el cumplimiento de los requisitos de las normas adoptadas por la
organización.
 Asistente SIG.- Asesorar a los responsables de proceso en la elaboración, actualización,
revisión, distribución y mejora de los documentos del Sistema de Gestión.
 TI-Centria.- Es responsable de salvaguardar la información del SAD.

4. DESCRIPCIÓN
Características generales de los documentos
 Los procesos identificados en el mapa de procesos de la empresa deben contar con el
PRO-F-001: Caracterización de procesos.
 Los documentos se codifican de acuerdo a la Tabla SIG-TA-007 Codificación de Áreas y
Documentos, y se registra en el SAD.
 En caso el cliente requiera el uso de documentos especiales, se utilizarán sus
procedimientos de trabajo siempre que guarden coherencia con los estándares de EXSA
S.A.
 Solo con la autorización expresa de la Gerencia Sustentabilidad o de la Gerencia dueña
del proceso se podrá emitir una copia de las instrucciones o procedimientos para uso
externo (Clientes, representantes, proveedores, autoridades gubernamentales, entre
otros) el cual llevará en todas las hojas un sello de "Copia No Controlada".

ENTRADA PROVEEDOR PROCESO SALIDA CLIENTE


Necesidad de Usuario Exsa. Según diagrama Documento La Organización
elaborar, de flujo. publicado en
actualizar o SAD.
retirar de
vigencia un
documento.
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4.1. Mapeo de proceso

Diagrama: Diagrama de flujo de elaboración de documentos


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Diagrama: Diagrama de flujo de actualización de documentos


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Diagrama: Diagrama de flujo de retiro de documento obsoleto


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4.2. Descripción de las actividades

4.2.1. Identificar necesidad de crear, actualizar o retirar documento.


Todo usuario puede manifestar a su jefe o responsable de proceso el requerimiento de
elaborar, modificar o retirar documentos del SIG.
El responsable de elaborar o actualizar el documento evalúa si hay otras dependencias
involucradas con la actividad o si afecta otros procesos, a fin de garantizar la participación
de sus responsables en la elaboración y/o ajuste del documento y hace un levantamiento
preliminar de la información.
Si es una actualización, se debe registrar en la sección “control de cambios”, las
modificaciones significativas.

4.2.2. Autorizar la elaboración, actualización o retiro de documentos.


Para cualquiera de los casos la solicitud de elaboración, actualización o retiro de
documentos debe ser solicitada a SIG previa autorización del jefe o responsable del área,
la cual debe ser a través de correo electrónico.
Para toda actualización de un documento el usuario deberá pedir la edición vigente del
documento en caso no cuente con ella.

4.2.3. Revisar el documento.


El gestor o asistente SIG revisa si el documento está acorde con las directrices
establecidas en el Sistema Integrado de Gestión. Si el documento no cumple se devuelve
al usuario que lo elaboró para que realice los ajustes requeridos.

4.2.4. Codificar el documento


Se asigna al documento el código, número de edición y fecha de acuerdo con las
directrices establecidas.
Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en la tabla SIG-TA- oo7 Codificación
de los documentos del Sistema Integrado de Gestión.

4.2.5. Aprobar el documento


El documento es aprobado por el dueño del proceso a través del aplicativo SAD o del
correo electrónico.

4.2.6. Publicar y difundir el documento


Una vez aprobado el documento, se procede a publicarlo en el sistema SAD con lo cual le
llegará un correo informativo al personal involucrado.
En el caso de que el documento pertenezca a un proceso crítico, de acuerdo a la matriz de
criterios de severidad, se puede considerar fortalecer su difusión con campañas
adicionales.
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4.2.7. Actualizar listado maestro


La actualización del listado maestro de documentos se realiza automáticamente cada vez
que se registra un nuevo documento o edición, asimismo cada vez que se retira un
documento por obsoleto.

4.2.8. Retirar el documento obsoleto


Se hace la actualización en el Listado Maestro de Documentos, se descargan los
documentos anulados u obsoletos del sistema SAD y se almacena en la carpeta de
OBSOLETOS.
Si es un documento externo se deberá actualizar el listado maestro de documentos
externos.

4.2.9. Comunicar documento obsoleto


Una vez retirado el documento del Listado Maestro de Documentos y del sistema SAD, se
enviará un correo de comunicación al personal involucrado.

4.3. Jerarquía de Documentos


El siguiente gráfico contiene los tipos de documentos que forman parte del Sistema
Integrado de Gestión.
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Codificación de documentos del SIG


La codificación de los documentos del SIG, se realiza de manera alfanumérica y
manualmente de la siguiente forma:

 Primer campo XXX (alfabético)


Corresponde al nombre del área que generó el documento. De acuerdo a la tabla SIG-TA-
007.

 Segundo campo Z (alfabético)


Corresponde al tipo de documento del Sistema Integrado de Gestión. De acuerdo a la tabla
SIG-TA-007.

 Tercer campo 000 (numérico)


Los tres números siguientes corresponden al orden consecutivo del documento, teniendo en
cuenta los documentos que se han generado de cada tipo. Este campo es otorgado por el
área de SIG en todos los casos.

4.4. Estructura de presentación del documento


El contenido detallado para cada tipo de documento está en las plantillas que se
encuentran en el SAD, para que los usuarios puedan descargarlas y usarlas como guías. El
documento debe estar en tipo de letra Calibri y tamaño 12.

4.4.1. Encabezado
 Cada una de las páginas que conforman los documentos debe tener un
encabezado que consta de:
 Logotipo de EXSA al lado izquierdo de la página.
 Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).
 Código del documento al lado superior derecho de la página.
 Edición actual del documento al lado derecho central de la página.
 Fecha de la edición al lado derecho inferior con el formato dd/mm/aaaa.
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 Página del documento.

 En el encabezado no debe incluirse ningún elemento diferente al formulado.


 El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
 Manuales del SIG y manuales de usuario.
 Procedimientos, PETS, Estándares de seguridad.
 Instrucciones, Prácticas operativas, Planes de Calidad y Planes de Control.
 Patrones fotográficos, placas.
 Formatos (se podrían aplicar excepciones en los formatos que se entregan al
cliente).

 Las ediciones se identifican numéricamente y se inician con 01.


 La fecha del encabezado corresponde a la de aprobación del documento y no
debe confundirse con la fecha de registro en el caso de los formatos.

4.5. Elaboración, revisión y aprobación de los documentos.


 Para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos y/o
subprocesos, los documentos serán elaborados por el responsable de la ejecución del
procedimiento al cual está asociado el documento. Una vez elaborados los
documentos, se enviarán por correo electrónico para la revisión de acuerdo a la tabla
SIG-TA-004.
 SIG es responsable de la validación de los documentos del Sistema a nivel de
estructura y formato de acuerdo a la SIG-TA-004.
 Los documentos institucionales serán aprobados por la Gerencia General o CEO
Regional según corresponda.
 Una vez aprobados los documentos, se envían al área de SIG para subirlos al SAD.
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 De forma general los niveles de elaboración, validación, verificación, aprobación y


distribución de los documentos del SIG se norman en la Tabla SIG-TA-004.
 Al finalizar la última página del documento se encuentra una tabla que indica nombre
y cargo de quién elaboró, validó, verificó y aprobó la presente edición, como se indica
en el siguiente ejemplo:

Elaborado por: Analista de Activo Fijo Jorge Espinoza


Gestor de Sistemas Integrados
Validado por: Lizbeth Yamunaqué
de Gestión
Revisado por: Contralor Mirja Kaneko
Gerente de Administración y
Aprobado por: Alex Fry
Finanzas
De acuerdo a Tabla SIG-TA-004

4.6. Seguimiento y control de los cambios


Los documentos se revisan periódicamente y actualizan según las necesidades de la
organización, con el fin de asegurar que estén vigentes y sean aplicables o requerían ser
modificados.

El control de los documentos se encuentra bajo la responsabilidad del área de SIG. Los
responsables de área, asimismo, deben asegurar su aplicación e informar de aquellos que
estén obsoletos, fuera de uso o vigencia. Al final del documento se registra el cuadro de
control de cambios, en el cual se identifican los siguientes elementos:

Sección Edición Descripción del cambio


Item donde se Versión anterior Detallar los cambios realizados con respecto a la
realizaron los en la cual se última versión.
cambios. hicieron los
cambios

4.7. Control de registros


 Un formato se convierte en registro cuando proporcionan evidencia objetiva de
actividades desempeñadas. Los registros del SIG se controlan en el SIG-F-006:
Control de registros.
 Dado que los registros suministran evidencia no pueden ser modificados.
 Para obtener evidencia de las actividades efectuadas, todos los registros del SIG, se
elaboran, revisan y aprueban según las indicaciones dadas en el presente
documento.
 Siguiendo los lineamientos del presente documento, para los registros se tiene en
cuenta lo siguiente:
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Encabezado
Los documentos de los registros del SIG, es decir los formatos se identifican con un
encabezado que debe contener los siguientes elementos:

 Logo Institucional
 Nombre del documento
 Código del documento
 Edición del documento
 Fecha de la edición al lado derecho inferior con el formato dd/mm/aaaa.

Descripción gráfica de los elementos del encabezado de los documentos de registro, ejemplo:

 Los registros también pueden realizarse en cuadernos, los cuales deben estar
debidamente identificados por numeración o títulos.
 Los registros deben conservarse legibles, sin enmendaduras, fácilmente identificables y

recuperables.
 Los registros en medio impresos deben completarse con bolígrafo, está prohibido el uso
de lápiz.
 Los responsables de área donde se utilizan formatos impresos deben asegurar la
eliminación de todas las copias del formato desactualizado cuando se actualicen o se
consideren obsoletos.
 Los registros externos, que sean necesarios para el cumplimiento de las funciones, deben
incluirse en el “Listado maestro de documentos externos”.
 Con el fin de resguardar y garantizar la seguridad y recuperación de los registros en
medios electrónicos, el responsable de área se apoyará con Tecnologías de la
Información, para realizar almacenamiento en servidores y copias de seguridad como un
mecanismo de soporte, teniendo en cuenta las directrices establecidas para tal fin.
 Para el acceso a los registros informáticos debe generarse mecanismos de control para el
ingreso de personal autorizado, cada usuario responderá por el uso de claves o
contraseñas y las acciones que de ellas se deriven.
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 Los responsables de las áreas con el apoyo de SIG, son responsables de administrar sus
registros, de actualizar el “Listado maestro de registros SIG-F-006” y vigilar que se
cumplan los tiempos de retención y disposición final establecidos.

5. REGISTROS
 SIG-F-006 Control de los Registros.
 SIG-F-022 Distribución de copias controladas.
 SIG-F-147 Lista Maestra de Documentos externos.
 PRO-F-001 Caracterización de procesos.

6. DOCUMENTOS DE CONSULTA
 SIG-TA-004 Niveles de elaboración, validación, revisión, aprobación, distribución e
impresión de los Documentos del Sistema de Gestión.
 SIG-TA-007 Codificación de Procesos, sub procesos y/o áreas.

7. INVENTARIO DE MATERIALES
No aplica.

8. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL


La información contenida en los documentos del sistema de gestión debe ser clasificada
como:
Información confidencial.- Información que puede presentar riesgos para la empresa. Sólo
debe ser utilizada por el responsable de la información y las personas que expresa y
directamente hayan sido autorizadas por él. Su difusión requiere el consentimiento del
responsable de la misma.

9. CONSIDERACIONES AMBIENTALES
Promover el uso de registros en medios electrónicos para racionalizar el consumo de papel.

10. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS REQUERIDOS


Soporte de hardware y software, Aplicativo SAD.

11. CONTROL DE CAMBIOS

Sección Versión Descripción del cambio


3 16 Se actualizan las responsabilidades.
4.2. 16 Se actualiza la descripción, detallando especificaciones
para los documentos y la jerarquía de los mismos.
Se incluye el mapeo de procesos.
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Se incluye el diagrama de flujo para elaboración,


actualización y baja de documentos.

Gestor de Sistemas de
Elaborado por: Lizbeth Yamunaqué
Integrados de Gestión
Gestor de Sistemas de
Validado por: Lizbeth Yamunaqué
Integrados de Gestión
Coordinador de
Revisado por: Diana Lazarte
Sustentabilidad
Aprobado por: Gerente Sustentabilidad Adolfo Sánchez

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