Curso Excel Avanzado: Herramientas para el manejo de datos y automatización

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
CENTRO DE INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA
Curso
Excel
Avanzado
Duración: 20 horas
Índice
Objetivo General 4
Introducción 5
Modulo I Excel 6
Objetivo del módulo I 6
1. Diseño de Hojas de Calculo 6

1.1. Nombres de rango 6
1.1.1.Asignar y eliminar nombres de un rango 6
1.1.2.Uso de nombres en formulas 8
1.2. Formatos condicionales 14
1.3. Validación de celdas 15
1.4. Herramientas de auditoria 16
1.5. Protección de libros y hojas 17
2. Herramientas para el manejo de listas de datos 20

2.1. Componentes de una lista de datos 20
2.2. Ordenamiento 21
2.3. Formularios 22
2.4. Filtros 24
2.4.1.Automáticos 24
2.4.2.Avanzados 25
2.5. Subtotales 26
2.6. Funciones de bases de datos 26
2.7. Funciones de búsqueda y referencia 27
2.8. Tablas y gráficos dinámicos 29
2.9. consolidación 33
3. Gráficos especializados 34
3.1. Selección del grafico según el tipo de datos 34
3.1.1.Burbujas 34
3.1.2.Radial 35
3.1.3.XY 38
3.1.4.Anillos 45
3.1.5.Circular con sub gráfico 50
3.2. Crear un gráfico personalizado 52
3.3. Agregar elementos al grafico 53
3.3.1.Líneas de tendencia 53
3.3.2.Nueva serie de datos 54
3.4. Definir un eje secundario 55
3.5. Pictogramas 56
3.6. Mini gráficos 58
4. Personalización de Excel 58
4.1. Agregar opciones a la barra de herramientas de acceso rápido 59
4.2. Opciones de configuración 59
4.3. Agregar complementos 60
2
5. Intercambio de información con otras aplicaciones 61

5.1. Importación y exportación de archivos 62
5.2. Inserción de objetos 66
5.2.1.Vinculación 66
5.2.2.Incrustación 66
6. Automatización de procesos con macros 67

6.1. Conceptos básicos 67
6.2. Grabar 68
6.3. Ejecutar 68
6.4. Eliminar 69
6.5. Edición básica del código 69
Bibliografía 71
3
Objetivo General.
El participante aprenderá a utilizar las herramientas

que ofrece Excel para la importación y exportación
de datos, el manejo de tablas, funciones de bases
de datos, las tablas dinámicas y macros, para
facilitar su uso en el desarrollo de libros de trabajo
acorde a las actividades que desempeña en su
área de trabajo.
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INTRODUCCIÓN
En todas las oficinas y hasta en todos los hogares, se efectúan cálculos. El uso de la
calculadora se ha difundido hasta en las escuelas primarias.
La definición básica de lo que se puede hacer con Excel sería: todo aquello que puede
efectuarse mediante una calculadora, un papel, un lápiz y una goma de borrar.
Estrictamente hablando, Excel es una hoja de cálculo electrónica, esto quiere decir una
hoja tabular electrónica. Las hojas tabulares de papel, son normalmente utilizadas en
los ambientes contables y financieros, cuentan con muchas columnas y renglones para
anotar datos.
Todos hemos visto alguna vez a un contador trabajando largas horas con estas hojas,
tratando de cuadrar algún resultado, borrando y volviendo a escribir, y no en pocas
ocasiones, rompiendo la hoja y arrojándola al bote de basura.
Con Excel todas estas funciones se facilitan, ya que los datos anotados en la hoja
tabular electrónica son fácilmente modificables, además de poder efectuar operaciones
con ellos, grabarlos e imprimirlos.
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Modulo I Técnicas avanzadas con Excel
Objetivo del módulo I: Que los participantes utilicen las técnicas para agilizar el manejo de la hoja de
cálculo mediante la creación de aplicaciones y el uso de herramientas para las bases de datos
1. Diseño de Hojas de Calculo
Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que puede usar para crear y aplicar formato a
hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas.
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y
necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Nombres de rango
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy útil a la hora de simplificar
relaciones y operaciones con un conjunto de datos.
Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las celdas.
1.1. Nombres de rango
1.1.1.Asignar y eliminar nombre de rango
Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre de
cuatro productos
1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero
2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas, escribimos el nombre que

pondremos al rango. Escribimos febrero.
3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos
Háganos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos
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a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos
b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado
Para los Clavos:
1) Sombreamos datos de ventas de los clavos
2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado
Otra forma de realizar esta función de una manera más fácil, es a partir de la barra de herramientas.
Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas
Seleccionamos el ícono Asignar nombre a un rango
Se abrirá un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos el conjunto de datos que
lo formarán
Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos sombreando en
la hoja de trabajo las celdas correspondientes
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Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango
1.1.2.Uso de nombres en formulas
Si utiliza nombres, sus fórmulas serán mucho más fáciles de entender y mantener. Puede definir un
nombre para un rango de celdas, una función, una constante o una tabla. Una vez que haya adoptado la
práctica de utilizar nombres en su libro, podrá actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad.
Un nombre es una abreviación con significado que facilita la comprensión del propósito de una referencia
de celda, una constante, una fórmula o una tabla, que pueda ser difícil de comprender a primera vista.
En la siguiente información se muestran ejemplos comunes de nombres y cómo pueden mejorar la
claridad y la comprensión.
Tipo de Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre

ejemplo
Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)
Constante =PRODUCTO(A5,8.3) =PRODUCTO(Precio,ImpuestoVentasEstatal)
Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1,B1:F20,5.FALSO), - =SUMA(Nivel_Inventario,-Cant_Pedidos)
G5)
Tabla C4:G36 =PrincipalesVentas06
Tipos de nombres
Existen varios tipos de nombres que se pueden crear y utilizar.
Nombre definido Nombre que representa el valor de una celda, un rango de celdas, una fórmula o una
constante. Puede crear su propio nombre definido, aunque Microsoft Office Excel en ocasiones lo hace
por usted, por ejemplo cuando establece un área de impresión.
Nombre de tabla Nombre de una tabla de Excel, que es una recopilación de datos sobre un tema
concreto que están almacenados en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea un nombre de tabla
de Excel predeterminado Tabla1, Tabla2, etc., cada vez que se inserta una tabla de Excel, pero puede
cambiarle el nombre para que tenga más significado. Para obtener más información acerca de las tablas
de Excel, vea el tema sobre cómo utilizar referencias estructuradas con tablas de Excel.
Ámbito de un nombre
Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja de cálculo concreta (lo que también se denomina
nivel de hoja de cálculo local) o el libro completo (también denominado nivel de libro global). El ámbito
de un nombre es la ubicación dentro de la cual el nombre es reconocido sin cualificación. Por ejemplo:
• Si ha definido un nombre, como Presupuesto_AÑO08, y su ámbito es Hoja1, ese nombre, si no

está cualificado, sólo se reconoce en Hoja1, pero no en otras hojas mientras no cuente con
cualificación.
Para utilizar un nombre de hoja de cálculo local en otra hoja de cálculo, puede cualificarlo si lo precede
del nombre de la hoja de cálculo, como en el siguiente ejemplo:
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Hoja1! Presupuesto_AÑO08
• Si ha definido un nombre, como Objetivos_Dept_Ventas, y su ámbito es el libro, ese nombre se

reconocerá en todas las hojas de cálculo del libro, pero no en otros libros.
Un nombre siempre debe ser único en su ámbito. Excel no permite que se defina un nombre que no sea
único en su ámbito. Sin embargo, es posible utilizar el mismo nombre en diferentes ámbitos. Por ejemplo,
puede definir un nombre, como Beneficio Bruto, para los ámbitos Hoja1, Hoja2 y Hoja3 en el mismo libro.
Aunque todos los nombres son iguales, cada uno es único en su ámbito. Podría hacer esto para
asegurarse de que una fórmula que emplee el nombre Beneficio Bruto siempre haga referencia a las
mismas celdas en el nivel de hoja de cálculo local.
Incluso es posible definir el mismo nombre, Beneficio Bruto, para el nivel de libro global, aunque una vez
más el ámbito es único. Sin embargo, en este caso puede producirse un conflicto de nombre. Para
solucionarlo, Excel usa de forma predeterminada el nombre definido para la hoja de cálculo, ya que el
nivel de hoja de cálculo local tiene prioridad sobre el nivel de libro global. Si desea anular la prioridad y
utilizar el nombre del libro, puede eliminar la ambigüedad del nombre si le agrega el nombre del libro al
principio como en el siguiente ejemplo:
ArchivoLibro!BeneficioBruto
Puede anular el nivel de hoja de cálculo local para todas las hojas de cálculo del libro, con excepción de
la primera, que siempre utiliza el nombre local si hay un conflicto de nombre y que no se puede anular.
Definir y especificar nombres
Puede definir un nombre mediante:
• El cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la mejor forma de crear un nombre de nivel de

libro para un rango seleccionado.
• La creación de un nombre a partir de una selección Puede crear nombres cómodamente a
partir de rótulos existentes de filas y columnas mediante una selección de celdas de la hoja de
cálculo.
• El cuadro de diálogo Nombre nuevo Es lo mejor que se puede utilizar cuando se desea más
flexibilidad a la hora de crear nombres, por ejemplo para especificar un ámbito de nivel de hoja
de cálculo local o para crear un comentario del nombre.
Nota De forma predeterminada, los nombres utilizan referencias de celda absolutas
(Referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la
posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.).
Puede escribir un nombre:
• Escribiendo el nombre, por ejemplo, como un argumento para una fórmula.

• Mediante Fórmula Autocompletar Use la lista desplegable Fórmula Autocompletar, que
muestra automáticamente los nombres válidos.
• Seleccionando a partir del comando Utilizar en la fórmula Seleccione un nombre definido en
una lista disponible en el comando Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos de la
ficha Fórmulas.
Auditar nombres
También puede crear una lista de nombres definidos en un libro. Busque un área con dos columna en
blanco en la hoja de cálculo (la lista incluirá dos columnas, una para el nombre y otra para una descripción
de éste). Seleccione una celda que será la esquina superior izquierda de la lista. En la ficha Fórmulas,
en el grupo Nombres definidos, haga clic en Utilizar en la fórmula, en Pegar y, a continuación, en el
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cuadro de diálogo Pegar nombres, haga clic en Pegar lista.
Obtener información acerca de las reglas de sintaxis de los nombres
A continuación se enumeran las reglas de sintaxis que necesita conocer para crear y modificar nombres.
• Caracteres válidos El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un carácter de
subrayado (_) o una barra invertida (\). El resto de los caracteres del nombre pueden ser letras,
números, puntos y caracteres de subrayado.
Nota No se pueden utilizar los caracteres en mayúsculas y minúsculas "C", "c", "R" o "r" como nombre
definido, ya que todos ellos se utilizan como una abreviatura para seleccionar una fila o columna para la
celda seleccionada al escribirlas en un cuadro de texto Nombre o Ir a.
• Referencias de celda no permitidas Los nombres no pueden ser idénticos a una referencia de
celda, como Z$100 o R1C1.
• Los espacios no son válidos Los espacios no están permitidos como parte de un nombre. Use
el carácter de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra, por ejemplo
Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
• Longitud del nombre Un nombre puede contener hasta 255 caracteres.
• Distinción entre mayúsculas y minúsculas Los nombres pueden incluir letras en mayúscula y
minúscula. Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y minúscula en los nombres. Por
ejemplo, si ha creado el nombre Ventas y luego crea otro nombre VENTAS en el mismo libro,
Excel le pedirá que seleccione un nombre único.
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de cálculo
1. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes, a los que desee poner
un nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.
Cuadro Nombre
3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su selección. Los nombres pueden tener
hasta 255 caracteres de longitud.
4. Presione ENTRAR.
Nota No podrá ponerle nombre a una celda mientras esté cambiando su contenido.
Definir un nombre mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo
Puede convertir rótulos existentes de filas y columnas en nombres.
1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rótulos de las filas y columnas.
2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Crear desde la selección.
3. En el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección, designe la ubicación que

contiene los rótulos al activar la casilla Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o
Columna derecha.
Nota Un nombre creado mediante este procedimiento sólo hace referencia a las celdas que contienen
los valores y no incluye los rótulos existentes de filas y columnas.
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Definir un nombre mediante el cuadro de diálogo Nombre nuevo
1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Definir nombre.
2. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba el nombre que desea
utilizar para su referencia.
Nota Los nombres pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres.
3. Para especificar el ámbito del nombre, en la lista desplegable Ámbito, seleccione Libro o el
nombre de una hoja de cálculo del libro.
4. De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres en el cuadro

Comentario.
Nota Si guarda el libro en Microsoft Office SharePoint Server 2010 Servicios de Excel y especifica uno o
más parámetros, el comentario se utiliza como información sobre pantallas en el panel de tareas
Parámetros.
5. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos:
• Para especificar una referencia de celda, escriba la referencia de celda.
Sugerencia Se especifica la selección actual de forma predeterminada. Para especificar otras referencias
de celda como argumento, haga clic en Contraer diálogo (que reduce el cuadro de diálogo de forma
temporal), seleccione las celdas en la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Expandir diálogo
.
• Para especificar una constante, escriba = (signo igual) y, a continuación, escriba el valor de la
constante.
• Para especificar una fórmula, escriba = y, a continuación, escriba la fórmula.
6. Para finalizar y volver a la hoja de cálculo, haga clic en Aceptar.
Sugerencia Para hacer el cuadro de diálogo Nombre nuevo más ancho o largo, haga clic y arrastre el
controlador situado en la parte inferior.
Administrar nombres mediante el cuadro de diálogo Administrador de nombres
Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres definidos y
los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscar nombres con errores, confirmar
el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar comentarios descriptivos o determinar el ámbito.
También puede ordenar y filtrar la lista de nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una
ubicación con facilidad.
Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres
definidos, haga clic en Administrador de nombres.
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Ver nombres
El cuadro de diálogo Administrador de nombres muestra la siguiente información acerca de cada uno
de los nombres en un cuadro de lista:
Esta Muestra:
columna:
Icono y Uno de los siguientes:
Nombre • Un nombre definido, indicado por un icono de nombre definido.
• Un nombre de tabla, indicado por un icono de nombre de tabla.
Valor El valor actual del nombre, como los resultados de una fórmula, una constante de cadena,
un rango de celdas, un error, una matriz de valores o un marcador de posición si no es
posible evaluar la fórmula. A continuación se muestran ejemplos representativos:
• "ésta es mi constante de cadena"
• 3,1459
• {2003,12,2002,23, 2001,18}
• #REF!
• {...}
Se refiere a La referencia actual del nombre. A continuación se muestran ejemplos representativos:
• =Hoja1!$A$3
• =8,3
• =HR!$A$1:$Z$345
• =SUMA(Hoja1!A1,Hoja2!B2)
Ámbito • Un nombre de hoja de cálculo si el ámbito es el nivel de hoja de cálculo local.
• "Libro" si el ámbito es el nivel de libro global.
Comentario Información adicional sobre el nombre de hasta 255 caracteres. A continuación se
muestran ejemplos representativos:
• Este valor caducará el 2 de mayo de 2010.
• ¡No eliminar! ¡Nombre crítico!
• Basado en los números del examen de certificación ISO.
Nota Si guarda el libro en Microsoft Office SharePoint Server 2010 Servicios de Excel y
especifica uno o más parámetros, el comentario se utiliza como información sobre pantallas
en el panel de tareas Parámetros.
Notas
• No puede utilizar el cuadro de diálogo Administrador de nombres mientras está cambiando el
contenido de la celda.
• El cuadro de diálogo Administrador de nombres no muestra nombres definidos en Visual Basic
para Aplicaciones (VBA) ni nombres ocultos (la propiedad Visible del nombre está establecida
en "False").
Cambiar el tamaño de las columnas
• Para ajustar automáticamente el tamaño de la columna al valor más largo de la misma, haga
doble clic en el lateral derecho del encabezado de la columna.
Ordenar nombres
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• Para ordenar la lista de nombres en orden ascendente y descendente, haga clic de forma
alternativa en el encabezado de la columna.
Filtrar nombres
Use los comandos de la lista desplegable Filtro para visualizar rápidamente un subconjunto de nombres.
Al seleccionar cada comando se activa o desactiva la operación, lo que facilita la combinación o
eliminación de las distintas operaciones de filtrado para obtener los resultados deseados.
Para filtrar la lista de nombres, siga uno o varios de estos procedimientos:
Seleccione: Para:
Nombres en el ámbito de la Mostrar únicamente aquellos nombres que sean locales en una hoja de
hoja de cálculo cálculo.
Nombres en el ámbito del libro Mostrar únicamente aquellos nombres que sean globales en un libro.
Nombres con errores Mostrar únicamente aquellos nombres con valores que contengan
errores (como #REF, #VALOR o #NOMBRE).
Nombres sin errores Mostrar únicamente aquellos nombres con valores que no contengan
errores.
Nombres definidos Mostrar únicamente aquellos nombres definidos por el usuario o por
Excel, como un área de impresión.
Nombres de tabla Mostrar únicamente nombres de tabla.
Cambiar un nombre
Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, también se cambian todos los usos de ese nombre
en el libro.
1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres.
2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desea cambiar
y, a continuación, en Modificar.
Sugerencia También puede hacer doble clic en el nombre.
3. En el cuadro de diálogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre de la

referencia.
4. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a, cambie la celda,

la fórmula o la constante representada por el nombre.
• Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en Cancelar o

presione ESC.
• Para guardar los cambios, haga clic en Ejecutar o presione ENTRAR.
Nota El botón Cerrar sólo cierra el cuadro de diálogo Administrador de nombres. No es necesario
ejecutar cambios que ya se hayan realizado.
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Eliminar uno o más nombres
1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres.
2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee cambiar.
3. Seleccione uno o más nombres mediante uno de los siguientes procedimientos:
• Para seleccionar un nombre, haga clic en él.

• Para seleccionar más de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y arrastre los
nombres, o bien presione Mayus y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del
grupo.
• Para seleccionar más de un nombre en un grupo no contiguo, presione CTRL y haga clic
con el botón del mouse en cada nombre del grupo.
4. Haga clic en Eliminar. También puede presionar SUPR.
5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.
Nota El botón Cerrar sólo cierra el cuadro de diálogo Administrador de nombres. No es necesario
ejecutar cambios que ya se hayan realizado.
1.2. Formatos condicionales
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial
o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada
condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc...
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
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- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.
- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o
resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos
efectos a determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar
un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato
únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la
celda y de qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como
pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y
condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el
formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el
color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el
valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.
1.3. Validación de celdas
La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una
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función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de
error o aviso si llegara el caso.
Para aplicar una validación a una celda.
- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.
Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde
podemos elegir entre varios tipos de validaciones.
En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el dato sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora,
Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá
números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error.
Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos: donde, por ejemplo,
podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.
Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario
pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos
escribir los distintos valores separados por; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda.
Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al
usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
1.4. Herramientas de auditoria
Excel nos ofrece una serie de herramientas de auditorías de fórmulas que pueden ser de gran utilidad.
Para acceder a estas herramientas debemos ir a la pestaña Fórmulas donde aparece una serie de
opciones como podemos ver en la imagen.
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: Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.
: Dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la

fórmula.
: Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es

que pertenece a alguna fórmula.
: Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o

Rastrear precedentes.
: Abre el cuadro de diálogo de Evaluar fórmula para que pueda ver la fórmula y los
resultados de la fórmula de la celda activa.
: Muestra la ventana de inspección para hacer un seguimiento del valor de las celdas.
1.5. Protección de libros y hojas
Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de cálculo, por lo
tanto a continuación tendremos que realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la pestaña Revisar.
Hacer clic sobre el botón Proteger hoja que se encuentra en la sección Cambios.
Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger hoja de la derecha:
Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el contenido
de las celdas de la hoja activa.
Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo para que
no tenga efecto la protección para la modificación seleccionada y desactivarla para tener en cuenta la
protección.
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Si queremos asignar una contraseña para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa
la contraseña, escribirla en el recuadro Contraseña.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si hemos puesto contraseña nos pedirá confirmación de contraseña, por lo tanto tendremos que volver
a escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar.
A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrán modificar aquellas
celdas bloqueadas en un principio.
Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la protección, es
decir:
Seleccionar la pestaña Revisar.
Hacer clic sobre el botón Desproteger hoja que se encuentra en la sección Cambios.
Si habíamos asignado una contraseña nos la pedirá, por lo que tendremos que escribirla y hacer clic
sobre el botón Aceptar. Si no había contraseña asignada, automáticamente la desprotege.
Excel2010 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseñas.
Existen dos tipos de contraseñas:
Contraseña para abrir: para que sólo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la
contraseña.
Contraseña de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo
puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña.
Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entre mayúsculas y
minúsculas.
Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes pasos:
Pulsar Guardar como... en la pestaña Archivo.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón .
Elegir la opción Opciones generales...
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones generales.
Escribir la contraseña en el recuadro Contraseña para abrir o en el recuadro Contraseña de
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escritura dependiendo del tipo de protección que quieras aplicar.
Al escribir la contraseña aparecerán ***** para que nadie pueda verla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha para confirmar la contraseña. Es una forma de asegurarnos
que la contraseña que introduzcamos es la deseada y no nos hemos equivocado escribiéndola.
Volver a escribir la contraseña en el recuadro.
Hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación.
Si las contraseñas no coinciden, Excel2010 nos pedirá volver a introducirla.
Hacer clic sobre el botón Guardar para cerrar el cuadro.
El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo.
Si hemos utilizado una contraseña para abrir, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Si conocemos la contraseña, la escribimos en el recuadro y pulsamos Aceptar. Excel2010 recuperará el
libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste.
Si no conocemos la contraseña, Excel2010 no nos dejará abrirlo.
Si hemos utilizado una contraseña de escritura, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Si conocemos la contraseña, la escribimos en el recuadro y pulsamos Aceptar. Excel2010 recuperará el
libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste.
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Si no conocemos la contraseña, podremos pulsar el botón Sólo lectura en cuyo caso Excel2010 lo abrirá
pero cualquier modificación se tendrá que guardar con otro nombre.
Si queremos borrar una contraseña, tenemos que abrir el libro con la contraseña para tener la
posibilidad de modificarlo, y a continuación realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero
borrando lo que hay en el recuadro de contraseña.
2. Herramientas para el manejo de listas de datos
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los
datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base
de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con
255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones
que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos.
Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como listas.
A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.
2.1. Componentes de una lista de datos
Crear una tabla
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
20
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla

de verificación La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño,
correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
2.2. Ordenamiento
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único
campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos
posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar
sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de
la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.
Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al
encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por
el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar...
nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los
que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según
el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación,
donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.
Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la
ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores
posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el
mismo patrón.
21
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la
prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y
sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.
2.3. Formularios
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores
sobre ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre
todo si la lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad
una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y pulsar
en el icono Formulario .
Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de

opciones, podemos añadirla a la Barra de acceso rápido, de la
forma que ya vimos. Pulsando el Botón Office > Opciones de Excel
> Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección de
Comandos que no están en la cinta de opciones.
Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:

22
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos

sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para
desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de
tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los
cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los
cambios pulsamos la tecla Enter.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro
vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Enter o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.
Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios
registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.
Modificar la estructura de la tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero
si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos
aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su
esquina inferior derecha.
Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo tendremos
que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas

existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera
celda que queremos desplazar y elegiremos la opción
correspondiente desde el menú Insertar, en la pestaña de
Inicio o en el menú contextual de la tabla.
Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda,

y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el menú Eliminar,
disponible en la pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados,
pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la
estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la
pestaña de Diseño de la tabla.
23
Estilo de la tabla
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es
escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla,

podemos marcar o desmarcar otros
aspectos, como que las columnas o filas
aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un
resaltado especial en la primera o última columna.
Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.
Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que
a cualquier celda de la hoja de cálculo.
En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última columna.
2.4. Filtros
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar
aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.
2.4.1.Automáticos
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos
(podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos marcando o desmarcando el botón Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos
aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de
opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros
que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de
la lista.
Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de
opciones:
24
En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto,
y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que
escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter? para determinar que en esa posición
habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo
carácter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo), reaparecerán
todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la
pestaña Datos.
2.4.2.Avanzados
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de
diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde
indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en en la sección Ordenar y

filtrar.
Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que

queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los

criterios de filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el
campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros

25
(filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.
2.5. Subtotales
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear
subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad; podemos
obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad.
Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca
y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.
Para agregar los subtotales automáticamente debemos

situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la
opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en
la pestaña Diseño.
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las funciones que
podemos usar para calcular el total de esa columna.
2.6. Funciones de bases de datos
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una
condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles (ver figura más
abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la función suma
porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de
datos BDSUMA incluye la condición de filtrado automóvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:
26
En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de plazas, años,
rentabilidad y beneficio obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos:
el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la función,
un rango de criterios para indicar la condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo
de la función (el filtro).
Función Descripción
Cuenta las celdas que contienen un
BDCONTAR(datos,campo,criterios)
número
BDCONTARA(datos,campo,criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX(datos,campo,criterios) Obtiene el valor máximo
BDMIN(datos,campo,criterios) Obtiene el valor mínimo
Obtiene el producto de los valores
BDPRODUCTO(datos,campo,criterios)
indicados
Obtiene el promedio de los valores
BDPROMEDIO(datos,campo,criterios)
indicados
BDSUMA(datos,campo,criterios) Obtiene la suma de los valores indicados
Obtiene un valor de un campo en una fila
BDEXTRAER(datos,campo,criterios)
que cumpla un criterio de selección
Calcula la varianza sobre una muestra de
BDVAR(datos,campo,criterios)
valores
Calcula la varianza sobre todos los
BDVARP(datos,campo,criterios)
valores de un campo
Calcula la desviación estándar sobre una
BDDESVEST(datos,campo,criterios)
muestra de valores
Calcula la desviación estándar sobre
BDDESVESTP(datos,campo,criterios)
todos los valores de un campo
2.7. Funciones de búsqueda y referencia
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas
diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
27
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no
buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una
propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a
una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos
en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no
lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función Descripción
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia
BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve
el valor de la celda indicada
BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se
mueve en horizontal por la fila para devolver el
valor de una celda
COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz
COLUMNA Devuelve el número de columna de una
referencia
COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una
referencia
DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia
respecto a una referencia dada
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola
celda de una hoja de cálculo
ELEGIR Elige un valor de una lista de valores
FILA Devuelve el número de fila de una referencia
FILAS Devuelve el número de filas de una referencia
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un
documento almacenado en un servidor de red, en
una intranet o en Internet
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en un informe
de tabla dinámica
INDICE Usa un índice para elegir un valor de una
referencia o matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de
texto
TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz
Ejercicio paso a paso.
1. Si no tienes abierto Excel2010, ábrelo para realizar el ejercicio.
2. Escribe en la Columna B unos 10 nombres de personas conocidas e imaginarias, por ejemplo José,
Juan, Javier, María... Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B.
3. Ahora en la Columna C escribe números de teléfono al lado de cada nombre que has introducido
antes (pueden ser inventados).
Vamos a hacer uso de la función BUSCAR (), utilizaremos la celda D5 para introducir el nombre
a buscar y la celda D11 para albergar el teléfono de la persona buscada.
4. Así pues, sitúate en la celda D11 y pulsa sobre , selecciona la categoría de búsqueda y
referencia y elige la función BUSCAR ().
28
5. Pulsa Aceptar.
6. En el parámetro valor_buscado introduce o selecciona la celda D5, en vector_de_comparación escribe

"B:B" o selecciona la Columna B y en el parámetro vector_resultado escribe "C:C" o selecciona
la Columna C.
7. Introduce un nombre en la celda D5, un valor que se encuentre en la columna B y mira que ocurre.
En la celda D11 debe aparecer el teléfono de la persona.
8. Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones
de búsqueda.
9. Cierra el libro de trabajo.
2.8. Tablas y gráficos dinámicos
Crear una tabla dinámica
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de
agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos
datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la
presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias
cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de

los artículos del almacén con el número de referencia y
el mes de compra, además sabemos la cantidad
comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos

datos para poder examinar mejor las ventas de cada
artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic

en Tabla dinámica (también podemos desplegar el
menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para
crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar
donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
29
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos
ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a
Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas
que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos
en la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente
estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia
en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
30
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a

y finalmente el campo IMPORTE a la sección .
Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las
referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los
importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de
un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo

podemos variar la estructura de la
tabla y obtener otros resultados sin
casi esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos

los campos cantidad y total,
obtendríamos la siguiente tabla, más
compleja pero con más información:
Puede que no visualices la tabla de

la misma forma, al añadir varios
campos en la sección Valores el
rótulo aparecerá en una
las secciones de rótulos, si te
aparece en Rótulos de columna
despliega la lista asociada a él y
selecciona la opción Mover a
rótulos de fila.
Eliminar una tabla dinámica.
31
Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la

tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.
Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los

resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un
momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de
datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están

acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna

nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos
para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas
las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses enero y febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se
pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla
(Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo
podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una tabla dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos

genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos
modificar esas fórmulas por otras como pueden ser
sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda
de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el
botón derecho del ratón, nos aparece un menú
emergente con diferentes opciones, debemos escoger
la opción Configuración de campo de valor... y nos
aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la
imagen.
En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo
queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta,
Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el
botón de la pestaña
Opciones.
Gráficos con tablas dinámicas
Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de
la pestaña Opciones.
32
Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según
los datos que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico
que más nos convenga.
2.9. Consolidación.
La consolidación está muy presente cuando trabajamos con hojas enlazadas, entre las que existe algún
tipo de relación de dependencia.
Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser una compañía que
dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para conocer el presupuesto
total de la empresa, crearíamos una hoja dependiente y los libros fuentes serían los libros de los
departamentos con sus prepuestos.
Si pulsamos sobre la pestaña Datos y hacemos clic en el botón Consolidar... nos aparece el cuadro de
diálogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos escoger:
- la Función: a utilizar,
- en Referencia: vamos seleccionando las celdas de uno de los libros fuentes,
- pulsamos sobre Agregar para añadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las referencias,
- repetimos los dos últimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes,
- finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la fórmula.
33
Si marcamos la casilla Crear vínculos con los datos de origen, los datos de los libros fuente se incluirán
en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor en el origen, ese cambio quedará
automáticamente reflejado en el libro consolidado.
3. Gráficos especializados
Microsoft Excel admite muchos tipos de gráfico para ayudarlo a mostrar los datos de forma comprensible
para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, ya sea en Microsoft Excel
o en otros programas de Microsoft Office como Microsoft Word, Microsoft PowerPoint o Microsoft Outlook,
puede seleccionar uno de siguientes los tipos de gráficos
3.1. Selección del grafico según el tipo de datos
Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante, debe especificar,
en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tiene que seleccionarlos
y elegir el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de opciones de Office Fluent (ficha Insertar, grupo
Gráficos).
Excel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia de forma elocuente. Cuando
cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (gráfico de
columnas o circular) y subtipos (gráfico de columnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también un
gráfico combinado utilizando varios tipos de gráficos en uno solo.
3.1.1.Burbujas
Un gráfico de burbujas es una variación de un gráfico de dispersión en el que los puntos de datos se
reemplazan por burbujas, y el tamaño de las burbujas representa una dimensión adicional de los datos.
Al igual que un gráfico de dispersión, un gráfico de burbujas no usa un eje de categorías, tanto el eje
horizontal como el vertical son ejes de valores. Además de los valores x e y que se dibujan en un gráfico
de dispersión, un gráfico de burbujas representa los valores x, los valores y y los valores z (el tamaño).
Puede usar un gráfico de burbujas en lugar de un gráfico de dispersión si los datos tienen tres series de
datos y cada una contiene un conjunto de valores. Los tamaños de las burbujas vienen determinados por
los valores de la tercera de las series.
Los gráficos de burbujas suelen usarse para presentar datos financieros. Los diferentes tamaños de las
burbujas resultan de utilidad para resaltar visualmente valores específicos.
Para crear un gráfico de burbujas, organice los datos en las filas o columnas de una hoja de cálculo de
modo que los valores x aparezcan en la primera fila o columna, y los valores y correspondientes y los
valores de tamaño de la burbuja (z) aparezcan en las filas o columnas contiguas. Por ejemplo, organice
34
los datos de la hoja de cálculo según se muestra en la imagen siguiente.
En este gráfico de burbujas, el número de productos se muestra en el eje horizontal, los importes de las
ventas se muestran en el eje vertical y los porcentajes de cuota de mercado se representan mediante el
tamaño de las burbujas.
Considere usar un gráfico de burbujas cuando los datos incluyan lo siguiente:
• Tres valores para cada punto de datos Se necesitan tres valores para cada burbuja. Estos
valores pueden estar en las filas o columnas de la hoja de cálculo, pero deben aparecer en el
orden siguiente: valor x, valor y y valor z.
• Varias series de datos La representación de varias series de datos en un gráfico de burbujas
(varias series de burbujas) es similar a representar varias series de datos en un gráfico de
dispersión (varias series de dispersión). Los gráficos de dispersión usan conjuntos de valores x
e y, pero los gráficos de burbujas usan conjuntos de valores x, valores y y valores z.
Al crear un gráfico de burbujas puede elegir uno de los siguientes subtipos:
• Burbuja o burbuja con efecto 3D Ambos tipos de gráficos de burbujas comparan conjuntos de
tres valores en lugar de dos. El tercer valor determina el tamaño del marcador de burbuja. Puede
elegir mostrar las burbujas en formato 2D o con un efecto 3D.
3.1.2.Radial
Un gráfico radial, también conocido como gráfico de araña o de estrella a causa de su aspecto, representa
los valores de cada categoría a lo largo de un eje independiente que se inicia en el centro del gráfico y
finaliza en el anillo exterior.
35
Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de cálculo se pueden representar en un gráfico
radial. Los gráficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos
Los gráficos radiales incluyen los subtipos de gráfico siguientes:
• Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos individuales, los
gráficos radiales muestran cambios en valores con respecto a un punto central.
• Radial relleno En un gráfico radial relleno, el área cubierta por una serie de datos se rellena con
un color.
Crear un gráfico radial
¿Cómo se ha creado este gráfico radial? El procedimiento siguiente le ayudará a crear un gráfico radial
con resultados similares. En este gráfico se han utilizado los datos de la hoja de cálculo de ejemplo.
Puede copiar estos datos en su hoja de cálculo o utilizar sus propios datos.
36
1. Copie los datos de la hoja de cálculo de ejemplo en una hoja de cálculo en blanco o abra la hoja
de cálculo que contenga los datos que desee representar en un gráfico radial.
• Cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.

• Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda.
Nota No seleccione los encabezados de columna o de fila.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
• Presione CTRL+C.
• En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
A B C D E
1
BulbosSemillasFloresÁrboles y arbustos
2
Ene 0 2500 500 0
3
Feb 0 5500 750 1500
4
Mar 0 9000 1500 2500
5 Abr 0 6500 2000 4000
6 May0 3500 5500 3500
7 Jun 0 0 7500 1500
8 Jul 0 0 8500 800
9 Ago1500 0 7000 550
10 Sep 5000 0 3500 2500
11 Oct 8500 0 2500 6000
12 Nov 3500 0 500 5500
13 Dic 500 0 100 3000
2. Seleccione los datos que desee representar en el gráfico radial.
3. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en Otros gráficos.
4. En Radial, haga clic en Radial relleno.
5. Haga clic en el área de trazado del gráfico.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño, Distribución
37
y Formato.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo de diseño que desee
utilizar.
Sugerencia En nuestro gráfico radial utilizaremos Estilo 26.
7. Para cambiar el tamaño del gráfico, en la ficha Formato, en el grupo Tamaño, seleccione el
tamaño de la forma que desee en los cuadros Alto de forma y Ancho de forma y presione
ENTRAR.
Sugerencia En nuestro gráfico radial utilizaremos 3 para el alto de forma y 4 para el ancho.
8. Para agregar un título al gráfico, darle formato y colocarlo, haga clic en el área de trazado :
1. En la ficha Distribución, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del gráfico y en Encima del
gráfico.
2. En el gráfico, haga clic en el título del gráfico y escriba el texto que desee.
Sugerencia En nuestro gráfico radial escribiremos Ventas del vivero.
3. Para reducir el tamaño del título del gráfico, haga clic con el botón secundario en el título y escriba
el tamaño que desee en el cuadro Tamaño del menú contextual.
Sugerencia En nuestro gráfico radial utilizaremos 12.
1. Para quitar los rótulos del eje, haga clic en el eje vertical o selecciónelo en una lista de elementos
de gráfico (ficha Distribución, grupo Selección actual, cuadro Elementos de gráfico).
2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección.
3. En Opciones del eje, en el cuadro Etiquetas del eje, haga clic en Ninguna.
4. Si desea utilizar colores de tema que sean distintos a los del tema predeterminado aplicado al
libro, haga lo siguiente:
1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Temas, haga clic en Temas.
38
2. En Integrados, haga clic en el tema que desee utilizar.
Sugerencia En nuestro gráfico radial utilizaremos el tema Office.
3.1.3.XY
Los gráficos de dispersión y los gráficos de líneas parecen muy similares, en especial cuando un gráfico
de dispersión se muestra con líneas de conexión. Sin embargo, hay una gran diferencia en el modo en
que cada uno de estos tipos de gráficos representa los datos a lo largo del eje horizontal (que también
se conoce como eje x) y el eje vertical (que también se conoce como eje y).
Este gráfico de dispersión con formato muestra los valores numéricos a lo largo de los ejes horizontal y
vertical, combinando estos valores en puntos de datos únicos que se muestran en intervalos desiguales.
Este gráfico de líneas con formato distribuye los datos de la categoría (en este caso, un intervalo de
tiempo) uniformemente a lo largo de un eje horizontal y todos los datos de valores numéricos
uniformemente a lo largo del eje vertical.
Antes de elegir alguno de estos tipos de gráficos, puede que le convenga obtener más información acerca
de las diferencias y averiguar cuándo es mejor usar un gráfico de dispersión en lugar de un gráfico de
39
líneas, o algún otro.
La diferencia principal entre los gráficos de dispersión y los gráficos de líneas es el modo en que
representan los datos en el eje horizontal. Por ejemplo, cuando usa los datos de la hoja de cálculo para
crear un gráfico de dispersión y un gráfico de líneas, puede ver que los datos se distribuyen de forma
diferente.
En un gráfico de dispersión, los valores correspondientes a la lluvia diaria de la columna A se muestran

como valores x en el eje horizontal (x) y los valores de partículas de la columna B se muestran como
valores en el eje vertical (y). Un gráfico de dispersión, que a menudo se conoce como gráfico xy, no
muestra nunca las categorías en el eje horizontal.
Un gráfico de dispersión siempre tiene dos ejes de valores para mostrar un conjunto de datos numéricos
en el eje horizontal (valor) y otro en el eje vertical (valor). El gráfico muestra puntos en la intersección de
un valor numérico x e y, combinando estos valores en puntos de datos únicos. Estos puntos de datos
pueden distribuirse de forma uniforme o desigual a lo largo del eje horizontal, en función de los datos.
El primer punto de datos que aparece en el gráfico de dispersión representa tanto el valor 137 de y
(partícula) como el valor 1,9 de x (lluvia diaria). Estos números representan los valores de las celdas A9
y B9 en la hoja de cálculo.
Sin embargo, en un gráfico de líneas los mismos valores de lluvia diaria y de partículas se muestran como
dos puntos de datos independientes, que se distribuyen de forma uniforme a lo largo del eje horizontal.
Esto se debe a que un gráfico de líneas sólo tiene un eje de valores (el eje vertical). El eje horizontal de
un gráfico de líneas sólo muestra grupos separados de forma uniforme (categorías) de datos. Dado que
no se proporcionaron categorías en los datos, se generaron de forma automática, por ejemplo, 1, 2, 3, y
así sucesivamente.
Éste es un buen ejemplo de cuándo no usar un gráfico de líneas.
40
Un gráfico de líneas distribuye los datos de la categoría de forma uniforme a lo largo del eje horizontal
(categoría) y distribuye todos los datos de valores numéricos a lo largo del eje vertical (valor).
El valor 137 de y (celda B9) correspondiente a las partículas y el valor 1,9 de x (celda A9) correspondiente
a la lluvia diaria se muestran como puntos de datos independientes en el gráfico de líneas. Ninguno de
estos puntos de datos es el primero que se muestra en el gráfico, en cambio, el primer punto de datos de
cada una de las series de datos hace referencia a los valores de la primera fila de datos de la hoja de
cálculo (celdas A2 y B2).
Tipo de eje y diferencias de escala
Dado que el eje horizontal de un gráfico de dispersión siempre es un eje de valores, puede mostrar
valores numéricos o valores de datos (como días u horas) que se representen en forma de valores
numéricos. Para mostrar los valores numéricos en el eje horizontal con una mayor flexibilidad, puede
cambiar las opciones de escala en este eje del mismo modo que puede cambiar las opciones de escala
de un eje vertical.
Dado que el eje horizontal de un gráfico de líneas es un eje de categoría, sólo puede ser un eje de texto
o un eje de fecha. Un eje de texto muestra sólo texto (datos que no sean numéricos o categorías
numéricas que no sean valores) en intervalos distribuidos de forma uniforme. Un eje de fecha muestra
las fechas en orden cronológico en intervalos específicos o unidades base, como el número de días,
meses o años, incluso si las fechas de la hoja de cálculo no están en orden o en las mismas unidades
base.
Las opciones de escala de un eje de categoría son limitadas en comparación con las opciones de escala
de un eje de valores. Las opciones de escala disponibles también dependen del tipo de eje que se use.
Los gráficos de dispersión se suelen usar para mostrar y comparar valores numéricos, como datos
científicos, estadísticos y de ingeniería. Estos gráficos son útiles para mostrar las relaciones entre los
valores numéricos en varias series de datos, y pueden representar dos grupos de números como una
serie de coordenadas xy.
Los gráficos de líneas pueden mostrar datos continuos a lo largo del tiempo, definidos con una escala
común y, por lo tanto, resultan ideales para mostrar tendencias en los datos a intervalos iguales o a lo
largo del tiempo. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen de forma uniforme a lo
largo del eje horizontal y todos los datos de valores se distribuyen de forma uniforme en el eje vertical.
Como regla general, use un gráfico de líneas si los datos tienen valores x que no sean numéricos, para
los valores x numéricos suele ser mejor usar un gráfico de dispersión.
Considere usar un gráfico de dispersión en lugar de un gráfico de líneas si desea:
• Cambiar la escala del eje horizontal Dado que el eje horizontal de un gráfico de dispersión es
un eje de valores, hay más opciones de escala disponibles.
41
• Usar una escala logarítmica en el eje horizontal Puede pasar el eje horizontal a la escala
logarítmica.
• Mostrar los datos de una hoja de cálculo que incluya pares de conjuntos de valores
agrupados En un gráfico de dispersión, puede ajustar las escalas independientes de los ejes
para revelar más información acerca de los valores agrupados.
• Mostrar patrones en conjuntos grandes de datos Los gráficos de dispersión son útiles para
ilustrar los patrones en los datos, por ejemplo, mostrando tendencias lineales o no lineales,
agrupaciones y valores atípicos.
• Comparar cantidades grandes de puntos de datos independientemente del tiempo Cuantos
más datos se incluyan en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que pueda
hacer.
Considere usar un gráfico de líneas en lugar de un gráfico de dispersión si desea:
• Usar etiquetas de texto en el eje horizontal Estas etiquetas de texto pueden representar
valores distribuidos de forma uniforme como meses, trimestres o años fiscales.
• Usar una cantidad pequeña de etiquetas numéricas en el eje horizontal Si usa unas pocas
etiquetas numéricas, distribuidas de forma uniforme, que representan un intervalo de tiempo, por
ejemplo años, puede usar un gráfico de líneas.
• Usar una escala de tiempo en el eje horizontal Si desea mostrar las fechas en orden
cronológico a intervalos concretos o unidades básicas, como el número de días, meses o años,
incluso si las fechas de la hoja de cálculo no están en orden o en las mismas unidades básicas,
use un gráfico de líneas.
Los gráficos de dispersión pueden usar los siguientes subtipos de gráficos.

• Dispersión sólo con marcadores Este tipo de gráfico compara pares de valores. Use un gráfico
de dispersión con marcadores de datos pero sin líneas cuando use muchos puntos de datos y
las líneas de conexión hagan que los datos sean más difíciles de leer. También puede usar este
tipo de gráfico cuando no haya necesidad de mostrar la conectividad de los puntos de datos.
• Dispersión con líneas suavizadas y dispersión con líneas suavizadas y marcadores Este
tipo de gráfico muestra una curva suave que conecta los puntos de datos. Las líneas suavizadas
se pueden mostrar con o sin marcadores. Use una línea suavizada sin marcadores si hay muchos
puntos de datos.
• Dispersión con líneas rectas y dispersión con líneas rectas y marcadores Este tipo de
gráfico muestra líneas de conexión rectas entre los puntos de datos. Las líneas rectas se pueden
mostrar con o sin marcadores.
42
Los gráficos de líneas pueden usar los siguientes subtipos de gráficos.
• Líneas y líneas con marcadores Mostrados con marcadores para indicar valores de datos
individuales, o sin ellos, los gráficos de líneas resultan de utilidad para mostrar tendencias a lo
largo del tiempo o categorías ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y
el orden en el que se presentan es importante. Si hay muchas categorías o los valores son
aproximados, use un gráfico de líneas sin marcadores.
• Línea apilada y línea apilada con marcadores Mostrados con marcadores para indicar valores
de datos individuales, o sin ellos, los gráficos de líneas apiladas pueden utilizarse para mostrar
la tendencia de la contribución de cada valor a lo largo del tiempo o categorías ordenadas, pero
dado que no es fácil ver que las líneas están apiladas, considere usar un tipo de gráfico de líneas
diferente o un gráfico de área apilada en su lugar.
• Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores Mostrados con marcadores para
indicar valores de datos individuales, o sin ellos, los gráficos de líneas 100% apiladas son útiles
para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categorías
ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, use un gráfico de líneas
100% apiladas sin marcadores.
Sugerencia Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, considere usar en su lugar un
gráfico de área 100% apilada.
• Línea 3D Los gráficos de líneas 3D muestran cada fila o columna de datos en forma de una cinta
de opciones 3D. Un gráfico de líneas 3D tiene un eje horizontal, un eje vertical y un eje de
profundidad que puede modificar.
Crear un gráfico de dispersión
43
¿Cómo se ha creado este gráfico de dispersión? El procedimiento siguiente ayudará a crear un gráfico
de dispersión con resultados similares. En este gráfico se han utilizado los datos de la hoja de cálculo del
ejemplo. Puede copiar estos datos en su hoja de cálculo o utilizar sus propios datos.
1. Copie los datos de la hoja de cálculo del ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, o abra la hoja
de cálculo que contenga los datos que desee representar en un gráfico de dispersión.

A B
1
Lluvia diariaPartícula
2
4.1 122
3
4.3 117
4 5.7 112
5 5.4 114
6 5.9 110
7 5.0 114
8 3.6 128
9 1.9 137
10 7.3 104
2. Seleccione los datos que desee representar en el gráfico de dispersión.
3. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en Dispersión.
44
4. Haga clic en Dispersión sólo con marcadores.
Sugerencia Puede colocar el mouse en cualquier tipo de gráfico para ver su nombre.
5. Haga clic en el área del gráfico.
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos, y se agregan las fichas Diseño, Distribución
y Formato.
utilizar.
Sugerencia En nuestro gráfico de dispersión utilizamos Estilo 26.

7. Haga clic en el título del gráfico y escriba el texto que desee.
Sugerencia En nuestro gráfico de dispersión, escribimos Niveles de partículas de lluvia.

8. Para reducir el tamaño del título del gráfico, haga clic con el botón secundario del mouse en el
título y escriba el tamaño que desee en el cuadro Tamaño de fuente en el menú contextual.
Sugerencia En nuestro gráfico de dispersión utilizamos 14.

10. En la ficha Distribución, en el grupo Etiquetas, haga clic en Títulos de los ejes y, después,
haga lo siguiente:
• Para agregar un eje horizontal, haga clic en Título de eje horizontal primario y haga clic en
Título bajo el eje.
• Para agregar el título de un eje vertical, haga clic en Título de eje vertical primario y haga clic
en el tipo de título de eje vertical que desee.
Sugerencia En nuestro gráfico de dispersión utilizamos Título girado.
• Haga clic en cada título, escriba el texto que desee y presione ENTRAR.
Sugerencia En nuestro gráfico de dispersión, escribimos Lluvia diaria en el título del eje horizontal y
Nivel de partículas en el título del eje vertical.
1. Haga clic en el área de trazado del gráfico o seleccione Área de trazado en una lista de
elementos de gráfico (ficha Distribución, grupo Selección actual, cuadro Elementos de
gráfico).
45
2. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más y haga clic en
el efecto que desee usar.
Sugerencia En nuestro gráfico de dispersión, usamos Efecto sutil - Énfasis 3.

4. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más y haga clic en
el efecto que desee usar.
Sugerencia En nuestro gráfico de dispersión, usamos Efecto sutil - Énfasis 1.
5. Si desea usar colores de tema diferentes del tema predeterminado que se aplica al libro, haga lo
siguiente:
Sugerencia En nuestro gráfico de líneas, utilizamos el tema Oficina.
3.1.4.Anillos
Utilizando Microsoft Office Excel 2010, puede convertir rápidamente los datos en un gráfico de anillos y
después utilizar las nuevas características de formato para hacer que ese gráfico de anillos se lea con
más facilidad. Por ejemplo, agregando una leyenda, rótulos de datos y cuadros de texto que señalen lo
que simboliza cada anillo de un gráfico de anillos, se pueden entender rápidamente los datos que se
representan en el gráfico.
Una vez que haya creado un gráfico de anillos, puede girar los sectores para obtener diversas
perspectivas, centrarse en sectores específicos extrayéndolos del gráfico de anillos o cambiar el tamaño
del agujero del gráfico de anillos para ampliar o reducir el tamaño de los sectores.
46
Sólo los datos de una hoja de cálculo organizados en columnas o filas pueden representarse en un gráfico
de anillos. Al igual que los gráficos circulares, los gráficos de anillos muestran la relación de las partes
con el todo, pero los gráficos de anillos contienen más de una serie de datos. Cada serie de datos que
se trace en un gráfico de datos agrega un anillo al gráfico. La primera serie de datos se muestra en el
centro del gráfico.
Debido a su naturaleza circular, los gráficos de anillos no son fáciles de leer, especialmente cuando
muestran varias series de datos. Las proporciones de los anillos exteriores e interiores no representan
fielmente el tamaño de los datos: los puntos de datos de los anillos exteriores pueden parecer mayores
que los puntos de datos de los anillos interiores cuando sus valores reales pueden ser menores. Mostrar
los valores o porcentajes en rótulos de datos es muy útil en los gráficos de anillos, pero si desea comparar
los puntos de datos en paralelo, debe usar columnas apiladas o barras apiladas en su lugar.
Considere la posibilidad de utilizar un gráfico de anillos cuando:
• Tenga una o más series de datos que desee representar.

• Ninguno de los valores que desee representar sea negativo.
• Ninguno de los valores que desee representar sea igual a cero (0).
• No tenga más de siete categorías por serie de datos.
• Las categorías representan partes del todo en cada uno de los anillos del gráfico.
Cuando crea un gráfico de anillos puede elegir uno de los siguientes subtipos:
• Anillos Los gráficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada anillo representa una
serie de datos. Si se muestran porcentajes en rótulos de datos, cada anillo totalizará el 100%.
• Anillos seccionados Muy similares a los gráficos circulares seccionados, los gráficos de anillos
seccionados muestran la contribución de cada valor al total, a la vez que se enfatizan los valores
individuales, pero pueden contener más de una serie de datos.
Los gráficos de anillos y los gráficos de anillos seccionados no están disponibles en 3-D, pero puede
utilizar el formato 3-D para dar a estos gráficos un aspecto similar a 3-D.
Crear un gráfico de anillos complicado
47
¿Cómo se ha creado este gráfico de anillos? El procedimiento siguiente ayudará a crear un gráfico de
anillos con resultados similares. En este gráfico, se han utilizado los datos de la hoja de cálculo del
ejemplo. Puede copiar estos datos en su hoja de cálculo o utilizar sus propios datos.
1. Abra la hoja de cálculo que contiene los datos que desea representar en un gráfico de anillos o
copie los datos de la hoja de cálculo del ejemplo en una hoja de cálculo en blanco.

A B C
1 2005 2006
2 Europa 12.704.714,00 $17.987.034,00 $
3 Asia 8.774.099,00 $ 12.214.447,00 $
4 Estados Unidos12.094.215,00 $10.873.099,00 $
2. Seleccione los datos que desee representar en el gráfico de anillos.
3. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en Otros gráficos.
4. En Anillos, haga clic en Anillos.

5. Haga clic en el área de trazado del gráfico de anillos.
De este modo se mostrarán las Herramientas de gráficos, agregando las fichas Diseño, Disposición
48
y Formato.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, seleccione el diseño que desee utilizar.
Sugerencia En nuestro gráfico de anillos utilizamos Diseño 6.
Nota Diseño 6 muestra una leyenda. Si su gráfico tiene demasiadas entradas de leyenda o si las entradas
de leyenda no se pueden distinguir fácilmente, puede agregar rótulos de datos a los puntos de datos del
gráfico de anillos en lugar de mostrar una leyenda (ficha Disposición, grupo Rótulos, botón Rótulos de
datos).
utilizar.
Sugerencia En nuestro gráfico de anillos utilizamos Estilo 26.
8. Para cambiar el tamaño del gráfico, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el gráfico.
2. En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño que desee en el cuadro Alto
de forma y Ancho de forma.
Sugerencia En nuestro gráfico de anillos, establecimos el alto de forma en 4" y el ancho de forma en
5,5".
1. Para cambiar el tamaño del agujero del anillo, haga lo siguiente:
1. Haga clic en una serie de datos o selecciónela desde una lista de elementos de
gráfico (ficha Formato, grupo Selección actual, cuadro Elementos de gráfico).
2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato

a la selección.
3. Haga clic en Opciones de serie y, a continuación, en Tamaño del agujero del
anillo, arrastre el control deslizante hasta el tamaño que desee o escriba un valor
de porcentaje entre 10 y 90 en el cuadro Porcentaje.
Sugerencia En nuestro gráfico de anillos utilizamos el 20%.
2. Para hacer que los rótulos de datos resalten más, haga lo siguiente:
1. Haga clic en un rótulo de datos una vez para seleccionar los rótulos de datos de
una serie de datos completa o selecciónelos desde una lista de elementos de
49

2. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en Más y, a
continuación, haga clic en un estilo de forma.
Sugerencia En nuestro gráfico de anillos utilizamos Efecto sutil - Oscuro 1.
3. Repita estos pasos para dar formato a los rótulos de datos de todas las series de
datos de su gráfico de anillos.
3. Para cambiar y aplicar formato al título del gráfico, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el título del gráfico o selecciónelo desde una lista de elementos de
2. Escriba el título que desee utilizar y, a continuación, presione ENTRAR.
Sugerencia En nuestro gráfico de anillos utilizamos Efecto moderado - Énfasis
1.
4. Si desea cambiar la colocación del título, arrástrelo hasta el lugar que desee.
4. Para cambiar el formato de la leyenda, haga clic en la leyenda y, a continuación,

seleccione el estilo que desee en el cuadro Estilos de forma (ficha Formato, grupo
Estilos de forma, botón Más ).
5. Para agregar rótulos con flechas que señalen los anillos, haga lo siguiente:
1. En la ficha Diseño, en el grupo Insertar, haga clic en Cuadro de texto.

2. Haga clic en el lugar del gráfico donde desee colocar el cuadro de texto, escriba el
texto que desee y, a continuación, presione ENTRAR.
3. Seleccione el cuadro de texto y, a continuación, en la ficha Formato en el grupo
Estilos de forma, haga clic en el Iniciador de cuadros de diálogo .
4. Haga clic en Cuadro de texto y, a continuación, en Autoajustar, active la casilla
de verificación Ajustar tamaño de la forma al texto y haga clic en Aceptar.
5. En el grupo Estilos de forma, seleccione el estilo que desee utilizar.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Insertar, haga clic en Formas.
7. En Líneas, haga clic en Flecha.
8. Arrastre la flecha en el gráfico desde la esquina del cuadro de texto hasta el anillo
que desea elegir.
9. Para cambiar el formato de los cuadros de texto, haga clic en un cuadro de texto
y, a continuación, seleccione el estilo que desee en el grupo Estilos de forma
(ficha Formato, grupo Estilos de forma).
Repita estos pasos en todos los anillos del gráfico.
6. Para cambiar el fondo del gráfico, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el área del gráfico o selecciónelo desde una lista de elementos de
50
Sugerencia En nuestro gráfico de anillos utilizamos Efecto sutil - Énfasis 3.
7. Para redondear las esquinas del fondo del gráfico, haga lo siguiente:
1. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el Iniciador de

cuadros de diálogo .
2. Haga clic en Estilos de borde y, a continuación active la casilla de verificación
Esquinas redondeadas.
8. Si desea usar colores de tema diferentes a los del tema predeterminado aplicado al libro,
proceda como se indica a continuación:

Sugerencia En nuestro gráfico de anillos, utilizamos el tema
3.1.5.Circular con subgráfico
Cuando varios puntos de datos de un gráfico circular ocupan cada uno un espacio inferior al 5% del
gráfico, resulta muy difícil distinguir los sectores.
Para conseguir que los sectores más pequeños de un gráfico circular se vean mejor, puede utilizar un
tipo de gráfico circular con subgráfico circular o con subgráfico de barras. Cada uno de estos tipos de
gráfico separa los sectores más pequeños del gráfico circular principal y los muestra en un gráfico circular
secundario o en un gráfico de barras apiladas.
51
Las etiquetas de datos del gráfico circular secundario muestran los mismos valores de porcentaje que en
el gráfico circular normal. Los porcentajes del gráfico circular secundario representan los sectores que se
han separado del gráfico circular principal y su total no es el 100%. Todos los sectores forman parte de
la misma serie de datos.
Cuando selecciona el tipo de gráfico circular con subgráfico circular o con subgráfico de barras, el último
tercio de los puntos de datos se mueve al gráfico secundario de forma predeterminada. Por ejemplo, si
el gráfico tiene de siete a nueve puntos de datos, los últimos tres puntos se representan en el gráfico
secundario. Sin embargo, puede cambiar la distribución de los puntos de datos en los gráficos circulares
principal y secundario, y también puede cambiar su presentación.
Crear un gráfico circular con subgráfico circular o con subgráfico de barras
1. En la hoja de cálculo, seleccione los datos que desee representar en un gráfico circular con
subgráfico circular o con subgráfico de barras.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en Circular y, a continuación, en Gráfico
circular con subgráfico circular o en Gráfico circular con subgráfico de barras.
Notas
• Los gráficos principal y secundario siempre se muestran adyacentes y en disposición horizontal.

No se pueden mover de forma independiente. El gráfico del lado izquierdo siempre es el gráfico
principal.
• Los gráficos no se pueden seleccionar, ni se les puede aplicar formato, individualmente. Tanto el
gráfico principal como el secundario forman parte de una serie de datos. Solo se puede
seleccionar la serie de datos completa o sus puntos de datos individuales y, después, aplicar
formato a la selección.
• Los conectores se agregan automáticamente para indicar la asociación entre los gráficos
principal y secundario. Se puede aplicar formato a los conectores aplicando estilos de línea
diferentes. También se pueden quitar conectores.
• Dependiendo del número de posiciones decimales que se especifique para los porcentajes en la
ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas (ficha Inicio, grupo Número, Selector
de cuadro de diálogo ), los porcentajes que se muestran en las etiquetas de datos pueden
aparecer redondeados, con lo que el resultado de la suma no será el correcto.
Cambiar la distribución de presentación de puntos de datos
52
1. En el gráfico circular con subgráfico circular o con subgráfico de barras, seleccione la serie de
datos o un punto de datos, o realice el procedimiento siguiente para seleccionar la serie de datos
en una lista de elementos de gráfico:
Se muestra el grupo Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y
Formato.
2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro
Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en la serie de datos.
3. En el cuadro Dividir serie por, haga clic en el tipo de datos que desee que se muestre en el
gráfico secundario.
4. Para ajustar el número de puntos de datos que aparecen en el gráfico secundario, realice el
procedimiento siguiente:
• Si elige dividir la serie por posición, en el cuadro Segundo trazado contiene últimos,
especifique un número diferente.
• Si elige dividir la serie por valor o porcentaje, en el cuadro Segundo trazado con valores
menores que, especifique un número diferente.
• Para cambiar la colocación de un punto de datos seleccionado, en el cuadro El punto
pertenece a, haga clic en Primer trazado o en Segundo trazado.
1. Para cambiar el espacio entre los sectores, en Sección circular o Sección de puntos,
arrastre el control deslizante para aumentar o reducir el porcentaje de separación, o escriba
el porcentaje de separación que desee en el cuadro de porcentaje.
2. Para cambiar el espacio entre los gráficos, en Ancho del rango, arrastre el control
deslizante para aumentar o reducir el número, o escriba el número que desee en el cuadro
de porcentaje.
Nota Este número representa el ancho del rango como porcentaje del ancho del gráfico
secundario.
3. Para cambiar el tamaño del gráfico secundario, en Tamaño del segundo trazado, arrastre
el control deslizante para aumentar o reducir el número, o escriba el número que desee
utilizar en el cuadro de porcentaje.
Nota Este número representa el tamaño como porcentaje del tamaño del gráfico principal.
3.2. Crear un gráfico personalizado
Excel nos ofrece distintos tipos de gráficos, con unas propiedades predefinidas y que nos permiten crear
un gráfico en cuestión de segundos, seleccionando los datos a incluir en el gráfico y seleccionando el
tipo de gráfico, sin necesidad de definir todas sus propiedades.
Excel nos ofrece por defecto sus propios tipos de gráfico pero nosotros podemos crear un gráfico con las
propiedades que nos convengan y luego asignar sus propiedades a un tipo de gráfico personalizado y
así poder utilizarlo como tipo de gráfico para crear nuevos gráficos con esas mismas características
creando una plantilla.
Una vez hemos terminado de crear el gráfico, para guardar el estilo personalizado de nuestro gráfico
debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la pestaña Diseño en la banda de opciones.
Hacer clic en la opción Guardar como plantilla.
53
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás escribir un nombre para tu tipo de gráfico, pulsa el
botón Guardar y se almacenará.
Más tarde cuando quieras crear un gráfico utilizando esta plantilla, sólo tendrás que seleccionar la
categoría Plantillas del listado de todos los gráficos disponibles:
3.3. Agregar elementos al grafico
Para facilitar la interpretación de un gráfico, puede agregar títulos, por ejemplo títulos de gráfico y de eje.
Generalmente pueden agregarse títulos de eje a todos los ejes que se pueden mostrar en un gráfico,
incluidos los ejes de profundidad (de series) de los gráficos 3D. Algunos tipos de gráficos (como los
gráficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir títulos de eje. Los tipos de gráficos que no tienen
ejes (como los gráficos circulares y de anillos) tampoco pueden incluir títulos de eje.
Puede vincular también los títulos de gráfico y de eje al texto correspondiente de las celdas de la hoja de
cálculo creando una referencia a esas celdas. Los títulos vinculados se actualizan automáticamente en
el gráfico cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja de cálculo.
Para identificar rápidamente una serie de datos en un gráfico, puede agregar etiquetas de datos a los
puntos de datos del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la
hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando estos valores cambian.
3.3.1.Líneas de tendencia
1. Haga clic en la serie de datos en la que desea agregar la línea de tendencia o la media móvil
2. En el menú Gráfico, haga clic en la opción Agregar línea de tendencia.
3. En la ficha Tipo, haga clic en el tipo de línea de tendencia de regresión o en la media móvil que
54
desee.
• Si se selecciona Polinomial, introduzca en el cuadro Orden el valor potencial más alto

de la variable independiente.
• Si se selecciona Media móvil, introduzca en el cuadro Período el número de períodos
que va a utilizarse para calcular la media móvil.
Notas
• El cuadro A partir de las series muestra todas las series de datos en el gráfico que permiten
líneas de tendencia. Para agregar una línea de tendencia a otra serie, haga clic en el nombre
correspondiente en el cuadro y seleccione las opciones que desee.
• Si se agrega una media móvil a un gráfico XY (Dispersión), la media móvil se basará en el orden
de los valores X trazados en el gráfico. Para obtener el resultado deseado, puede ser necesario
ordenar los valores X antes de agregar una media móvil.
3.3.2.Nueva serie de datos
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan
en el gráfico.
Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas para mostrarnos
nuevas opciones.
Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:
Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:
55
Observa detenidamente el contenido de esta ventana.
Como ya hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar el gráfico.
Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde podremos seleccionar el rango
de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron
eran 5 y tenían los valores 445, 453, 545, 453 y 345.
Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el campo de texto con el rango
correcto.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías)
y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los
gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del gráfico.
Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que se incluirán tanto en las series como
en las categorías.
Haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna

podremos permutar los datos de las series y pasarlas a
las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo
modo que el que podemos encontrar en la banda de
opciones Cambiar entre filas y columnas (pestaña
Diseño).
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde donde
podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.
3.4. Definir un eje secundario
1. En un gráfico, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje vertical secundario o siga
este procedimiento para seleccionar la serie de datos de una lista de elementos del gráfico:
De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las fichas
Diseño, Presentación y Formato.
2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto
al cuadro Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en la serie de datos que
56
desea trazar en un eje vertical secundario.
3. Haga clic en Opciones de serie si no está seleccionada esta opción y, a continuación, en Trazar
serie en, haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.
4. En la ficha Presentación, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.
5. Siga uno de estos procedimientos:

• Para mostrar un eje vertical secundario, haga clic en Eje vertical secundario y luego en la
opción de presentación deseada.
Sugerencia Para diferenciar el eje vertical secundario, puede cambiar el tipo de gráfico sólo
para una serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos
a gráfico de líneas.
3. Para mostrar un eje horizontal secundario, haga clic en Eje horizontal secundario y
luego en la opción de presentación deseada.
Nota Esta opción solamente está disponible después de presentar un eje vertical
secundario.
4. Para ocultar un eje secundario, haga clic en Eje vertical secundario o en Eje horizontal
secundario y luego en Ninguno.
Sugerencia También puede hacer clic en el eje secundario que desee eliminar y presionar
la tecla SUPRIMIR.
3.5. Pictogramas
Los pictogramas son gráficos de columnas en los que éstas se han sustituido por dibujos alusivos al tema
que se está tratando. Por ejemplo, si estudiamos producción de petróleo, cada barra puede sustituirse
por un barril o una pila de barriles. En Excel es muy sencillo crear pictogramas. Sigue estos pasos:
Construye un gráfico de columnas a partir de unos datos. Por ejemplo, a partir de Número de árboles
plantados
Enero 23
Febrero 55
Marzo 120
Abril 89
Mayo 56
Junio 44
Julio 32
Agosto 38
Septiembre 60
Octubre 60
Noviembre 44
Diciembre 30
Se puede construir un gráfico de columnas.
Lo más rápido es que selecciones estos datos en este mismo documento y los copies en Excel con
57
Copiar y Pegar. A partir de ellos construye un gráfico de columnas que sea más bien ancho, como el
siguiente. Puedes señalar la Serie de datos y con el botón derecho acceder a su formato. Busca la
opción de Ancho de Intervalo y redúcelo a un porcentaje pequeño.
Para convertir las barras en un pictograma, debemos tener archivada previamente la imagen que
sustituirá cada columna, por ejemplo, un árbol:
Inclusión de la imagen dentro de las columnas
Imagina que tú la tienes en el archivo arbol.gif. Para que esta imagen sustituya a las columnas deberás
hacer lo siguiente:
Selecciona la serie de datos en el gráfico y con el botón derecho accede a la opción Dar formato a serie
de datos. A continuación busca Relleno y marca Relleno con imagen o textura. Cuando lo encuentres
pulsa el botón de Archivo y busca la imagen del árbol. Después puedes concretar si quieres ajustar el
árbol a la columna o apilar varios árboles. En la imagen que sigue se ha elegido Ajustar.
58
3.6. Mini gráficos
Ahora que ya sabes cómo utilizar gráficos, vamos a hablar de los mini gráficos. Se trata de una novedad
de Excel 2010 que permite insertar un pequeño gráfico representativo en una única celda que
representará a una única serie de datos. De esta forma podrás ver de una ojeada la tendencia que
representan unos determinados valores.
El grupo Mini gráficos se encuentra también en la pestaña Insertar de la cinta de opciones.
Disponemos de tres posibles tipos de gráfico: de línea, de columna y de ganancia o pérdida.
Si insertamos uno de ellos, dispondremos de una nueva barra de herramientas en la cinta: Herramientas
para mini gráfico. En ella encontrarás la ficha Diseño que te permitirá realizar acciones básicas,
como cambiar las celdas que se utilizan como fuente de datos, el tipo de gráfico (para cambiarlo a
posteriori por cualquiera de los tres tipos disponibles), los estilos, o remarcar determinados puntos (el
más alto, el más bajo...).
A pesar de que el mini gráfico se contiene en una única celda, no es posible borrarlo seleccionándola y
pulsando SUPR, como haríamos con otro tipo de contenido. Para ello, debemos utilizar la
opción Borrar que se encuentra en la pestaña Diseño de las Herramientas para mini gráfico.
Seleccionaremos el mini gráfico o mini gráficos a eliminar para que aparezca la barra y pulsaremos el
botón Borrar.
Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta automáticamente al tamaño de la celda, por lo que, si
consideramos que es demasiado pequeño, sólo debemos aumentar el ancho de la columna que lo
contiene para darle más ancho o modificar la altura de la fila para darle más altura. Si lo que queremos
es cambiar el grosor de la línea, por ejemplo, podremos hacerlo desde sus herramientas de estilo.
4. Personalización de Excel
Personalice la cinta de opciones como lo desee. Por ejemplo, puede crear fichas personalizadas y grupos
personalizados que incluyan los comandos que usa con mayor frecuencia.
Importante La personalización de la cinta es específica para el programa de Microsoft Office con el que
esté trabajando y no se aplica a todos los programas de Office.
Puede cambiar el nombre o el orden de las fichas y los grupos predeterminados que vienen integrados
en Microsoft Office 2010. Sin embargo, no puede cambiar el nombre ni el orden de los comandos
59
predeterminados, ni cambiar los iconos asociados con estos comandos. Los comandos predeterminados
aparecen en texto gris.
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. En Ayuda, haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Personalizar cinta de opciones.
Sugerencia También puede abrir la ventana Personalizar la cinta de opciones si hace clic con el botón
secundario en cualquier pestaña de la cinta y, a continuación, hace clic en Personalizar la cinta de
opciones.
4.1. Agregar opciones a la barra de herramientas de acceso rápido
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar ,
Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una
opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra.
Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....
4.2. Opciones de configuración
Normalmente, al instalar Office 2010 te aparecerá Excel ya configurado con parámetros que son los
habituales y que harán que tu Excel 2010 funcione con las características adecuadas. Sin embargo,
debes saber que puedes entrar sin problemas a dichas opciones y configurarlas a tu gusto, para que te
encuentres más cómodo al trabajar.
Desde las opciones configurables de Excel 2010 podrás hacer que el aspecto y comportamiento de
Excel se amolde a tu forma de trabajar. Se accede a dichas opciones desde:
60
Aquí veremos que existen varios apartados a la izquierda (Más frecuentes, Fórmulas, Revisión,
etcétera...), cada uno de ellos con varias opciones que aparecerán a la derecha y que serán las que
podamos cambiar a nuestro gusto. Verás que la mayoría de ellas tiene a su derecha un signo de
interrogación, y si colocas el cursor sobre él te aparecerá una leyenda explicando el cometido de ese
apartado concreto (ver imagen de arriba). Normalmente consiste en marcar o no la casilla
correspondiente y luego picar en "Aceptar" para que tome el cambio. Puedes dedicar un tiempo a ver las
opciones y hacerte una idea del cometido de cada una; a lo largo del curso volveremos a explicar diversos
apartados de estas opciones, a medida que sea necesario verlos detalladamente.
4.3. Agregar complementos
Los complementos son una característica de Microsoft Excel que proporcionan características y
comandos adicionales. Dos de los complementos más conocidos son Herramientas para análisis y
Solver, que ofrecen una capacidad ampliada de análisis de datos para la planeación de "Y si". Para usar
estos complementos, debe instalarlos y activarlos.
En este tema se incluyen los procedimientos que muestran cómo instalar y activar Herramientas para
análisis y Solver, y cómo comenzar a analizar los datos con cada una de ellas. Puede usar este mismo
proceso general para instalar y activar muchos otros complementos. Es posible que algunos de estos
complementos, como los creados por terceros, dispongan de su propio programa de instalación.
¿Cómo?
Instale y active Herramientas para análisis y Solver.
Instalar y activar Herramientas para análisis y Solver.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Haga clic en Opciones y, a continuación, elija la categoría Complementos.
3. Casi al final del cuadro de diálogo Opciones de Excel, asegúrese de que la
opción Complementos de Excel esté seleccionada en el cuadro Administrar y
luego haga clic en Ir.
61
4. En el cuadro de diálogo Complementos, active las casillas de

verificación Herramientas para análisis ySolver Add-in. A continuación, haga clic
en Aceptar.
5. Si Excel muestra un mensaje que indica que no puede ejecutar este complemento y
le pide que lo instale, haga clic en Sí para instalar los complementos.
Nota En este caso, como está instalando dos complementos, Excel le pide dos veces que
instale un complemento; una vez para Herramientas para análisis y una vez para Solver.
Observe que se ha agregado un grupo Análisis en la pestaña Datos. Este grupo contiene
botones de comando para Análisis de datos y para Solver.
Ya está listo para comenzar a usar estos complementos.

Introducción al uso de Herramientas de análisis
1. En una hoja de cálculo, haga clic en una celda.
2. En la pestaña Datos en el grupo Análisis, haga clic en Análisis de datos.
3. En el cuadro de diálogo Análisis de datos, haga clic en la herramienta que desea
usar y elija Aceptar.
4. En el cuadro de diálogo que aparece para la herramienta que ha elegido, especifique

los parámetros y seleccione las opciones según sea necesario.
Introducción al uso de Solver

1. En una hoja de cálculo, escriba la fórmula y asegúrese de que la celda que contiene
dicha fórmula permanece seleccionada.
2. En la pestaña Datos en el grupo Análisis, haga clic en Solver.
3. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, elija entre Máx., Mín. y Valor de. Si
selecciona Valor de, escriba un valor en el cuadro.
4. En el cuadro Cambiando las celdas de variables, especifique una celda o un rango
para las celdas para las cuales desea resolver.
5. Haga clic en Agregar para agregar una restricción a la celda y especifique la
condición para esa celda.
6. Haga clic en Agregar nuevamente para agregar más restricciones de celda (puede
haber varias restricciones para una sola celda) y, cuando haya terminado, haga clic
en Aceptar. Luego haga clic en Resolver.
Aparece el cuadro de diálogo Resultados de Solver con un mensaje de éxito o error.
5. Intercambio de información con otras aplicaciones
En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el
62
riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en
una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.
La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.
La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del
formato del archivo a importar.
El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es debido al formato de
los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para
identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls no solamente
guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el
documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato
estético tiene el documento, etc.
Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que pueden surgir
los siguientes fallos:
- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

- El formato no se ajusta al original.
- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después
comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa
y nos decantemos por utilizar el portapapeles.
5.1. Importación y exportación de archivos
Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos
como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los
(.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:
- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos
encontrar en esta sección.
- O acceder mediante el Botón Office - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los
archivos (*.*).
A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al
63
asistente para importar texto.
En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1, aparecen varias opciones:
Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa dónde
empieza un campo y dónde acaba.
Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.

Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.
En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos.
Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen podemos ver que lo que hay en
64
cada línea lo incluye en un sólo campo, esto es debido a que no hay signos de tabulación en el texto por
lo que todo lo escrito lo pone en un sólo campo.
Si hubiéramos seleccionado Espacio, el carácter espacio en blanco delimitaría los campos es decir que
nos aparecerían varias columnas (varios campos), en la primera estaría los números que empiezan cada
línea (13, 2, 28,...), en la segunda la primera palabra de cada línea (fantasmas, policías, días, segundos),
en la siguiente otra palabra (nada, rebeldes, después, y, nada) y así sucesivamente.
Cuando utilizamos esta opción (separar con espacios en blanco), es conveniente activar Considerar
separadores consecutivos como uno solo, esta opción hace que si por ejemplo se encuentran dos o
más caracteres separadores juntos, los considera como uno sólo. En el ejemplo anterior, vamos a
suponer que en la primera línea tenemos dos espacios en blanco entre 13 y FANTASMAS, si activamos
Espacio y dejamos desactivada la casilla Considerar separadores consecutivos como uno solo, Excel
colocará 13 en la primera columna y FANTASMAS en la tercera, mientras que si activamos la casilla
Considerar separadores consecutivos como uno solo, la palabra FANTASMAS se colocará en la
segunda columna, como podemos apreciar en la siguiente imagen.
Para continuar con el asistente pulsamos sobre Siguiente>.
En la tercera y última pantalla del asistente, podemos seleccionar el Formato de los datos. Normalmente
Excel puede determinar el tipo de los datos de una columna por los valores contenidos en ella, pero
podemos cambiar ese formato si no nos parece el más adecuado.
Para ello sólo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla (aparece con fondo negro), y
seleccionar el formato en la sección Formato de los datos en columnas. Esta sección también nos
sirve si no queremos importar la columna en nuestra hoja (No importar columna (saltar)).
En el botón Avanzadas podemos completar ciertas características para los números como los
separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos.
Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre Finalizar para que termine el
asistente e importe los datos. Si de lo contrario, creemos que se nos ha olvidado algo, podemos volver a
las pantallas anteriores pulsando el botón <Atrás.
65
Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.
Marcamos Hoja de cálculo existente y la celda =$A$1, para que los importe a partir de la celda A1 o
bien podemos importar los datos en una nueva hoja dentro del libro.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.
La sección Conexiones
Desde esta sección en la pestaña Datos podremos acceder a las opciones de

Conexión con archivos externos de los cuales hayamos importado algún dato.
Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo donde encontraremos
propiedades muy útiles:
En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos
insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir
archivo).
Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en
nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la
consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo
cuando se desee.
Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a actualizar
66
los datos importados, Excel nos pedirá de qué fichero coger los datos, sino los cogerá directamente del
archivo que indicamos cuando importamos por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando tenemos
varios archivos con datos y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos
ficheros.
En la sección Definición de consulta tenemos activada por defecto la casilla Guardar definición de
consulta para que Excel guarde esta definición y pueda actualizar los datos cuando se lo pidamos, si
desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos
porque éstos serán guardados como un rango estático de datos, digamos que se perderá el enlace con
el origen de la importación.
Por último, en la sección Diseño y formato de datos podemos indicarle a Excel qué debe de hacer
cuando actualiza los datos.
Volviendo a la sección Conexiones, también nos permite actualizar manualmente los datos importados
de un archivo externo.
Para ello, haz clic en la opción Actualizar que se encuentra en el desplegable Actualizar todo. Si
escoges la opción Actualizar todo, todos los orígenes de datos se actualizarán.
5.2. Inserción de objetos
Cuando desee crear un vínculo dinámico entre el contenido del documento y el contenido de un libro de
Microsoft Office Excel, inserte el contenido como objeto. A diferencia de cuando pega contenido (por
ejemplo, si presiona CTRL+V), cuando lo inserta como objeto vinculado o incrustado, puede trabajar en
él en el programa original.
Si inserta las celdas en el documento como objeto de Excel, Microsoft Office Word ejecuta Excel cuando
haga doble clic en las celdas y puede usar los comandos de Excel para trabajar en el contenido de la
hoja de cálculo.
Cuando inserta un libro completo de Excel como objeto, el documento muestra sólo una hoja de cálculo.
Para mostrar las distintas hojas de cálculo, haga doble clic en el objeto de Excel y, a continuación, haga
clic en la hoja de cálculo que desee
5.2.1.Vinculación
En el caso de incrustar un objeto de Excel, la información del archivo de Word no cambia si se modifica
el archivo de Excel de origen. Los objetos incrustados se convierten en parte del archivo de Word y, una
vez insertados, ya no forman parte del archivo de origen.
Puesto que la información está contenida en su totalidad en un documento de Word, la incrustación es

útil cuando no desee que la información refleje los cambios del archivo de origen ni que los destinatarios
del documento se preocupen por actualizar la información vinculada.
5.2.2.Incrustación
En el caso de incrustar un objeto de Excel, la información del archivo de Word no cambia si se modifica
el archivo de Excel de origen. Los objetos incrustados se convierten en parte del archivo de Word y, una
vez insertados, ya no forman parte del archivo de origen.
Puesto que la información está contenida en su totalidad en un documento de Word, la incrustación es

útil cuando no desee que la información refleje los cambios del archivo de origen ni que los destinatarios
del documento se preocupen por actualizar la información vinculada.
Cuando cree una nueva hoja de cálculo en un documento, la hoja se inserta en el documento como objeto
incrustado.
67
1. Coloque el punto de inserción en el lugar en que desee crear la hoja de cálculo.

2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla y, a continuación, en Hoja de cálculo
Excel.
3. Rellene la hoja de cálculo con la información que desee
6. Automatización de procesos con macros
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de
características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de
los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos
de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por
ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas
6.1. Conceptos básicos
El lenguaje de programación que utiliza Excel está basado en Visual Basic, un lenguaje de
programación orientado a objetos, es decir, la filosofía de los lenguajes orientados a objetos es que el
mundo real lo podemos abstraer de tal forma que lo podemos representar como objetos y programar con
ellos.
Un objeto es algo con entidad propia dentro de una clase. Y una clase es un conjunto de objetos que
tienen propiedades en común y se comportan de una manera igual o similar al resto de objetos
pertenecientes a esa misma clase. Por ejemplo tenemos la clase "persona" que tiene una serie de
propiedades y comportamiento claramente diferenciables de la clase "casa" y dentro de la clase "persona"
existen muchos objetos que son cada una de las personas por ejemplo pertenecientes a un colegio.
Las propiedades hemos dicho que son aquellas características que definen a los objetos de una clase,
diferenciándolos del resto de clases, siguiendo con el ejemplo persona unas propiedades podrán ser, la
estatura, el peso, el color del pelo, el sexo, el color de los ojos, y todas aquellas propiedades que puedan
diferenciar más a cada objeto dentro de una clase, como nombre, apellido, DNI, etc...
Además de las propiedades, hemos dicho que las clases se caracterizan por su comportamiento, en
orientado a objetos se le suele llamar métodos que están diferenciados en funciones y procedimientos.
Los métodos característicos de la clase persona sería, hablar, andar, escribir, escuchar, estudiar, etc.
La diferencia fundamental entre funciones y procedimientos, es que las funciones al llevarse a cabo
devuelven algún tipo de valor mientras que los procedimientos realizan su cometido y pueden o no
devolver algún valor. Por ejemplo los métodos mencionados en el párrafo anterior se pueden clasificar la
mayoría como procedimientos porque no tienen necesariamente que devolver ningún valor, pero por
ejemplo el método estudios se podría calificar como función que devuelve los últimos estudios de esa
persona.
En la programación orientada a objetos existe también un concepto muy importante que son los eventos.
Los eventos son sucesos que son provocados por algún tipo de estímulo externo y que hacen que pueda
alterarse el comportamiento de la clase. Seguimos con el ejemplo persona, un evento sobre persona
sería el evento "despertarse", que provoca que la persona comience a funcionar, o un evento externo
como "llamar", que provoca que la persona atienda a la persona que le ha llamado.
68
Como hemos dicho antes, está introducción es muy básica y sólo pretende recordar los conceptos más
importante de este tipo de programación.
6.2. Grabar
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone
Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a
instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de
programación.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega

el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción
Grabar macro...
Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes

opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas

en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se
graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es

el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre
a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el
nombre de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la

combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El
problema está en encontrar una combinación que no utilice ya
Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en

el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos
conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en
la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la

opción de detener la grabación.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar
ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando
ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la
barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en .
6.3. Ejecutar
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
69
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario
seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas
por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que

automáticamente da formato a las celdas seleccionadas,
tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de
ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver

Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la
pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro
como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista
con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el

botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.
6.4. Eliminar
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual
Basic.
Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos
dos últimos botones son para los que sapan programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado
(combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la
descripción de la macro.
6.5. Edición básica del código
El lenguaje de programación que utiliza Excel para trabajar con macros es el VBA (Visual Basic
Application) que como podemos deducir está basado en Visual Basic.
En la imagen de arriba podemos ver la pantalla general del editor de Visual Basic.
70
El menú del editor de Visual Basic
Esta es la barra de menú del editor de Visual Basic donde podemos acceder a las diversas opciones y
comandos del propio editor.
La barra de botones
Esta es la barra de botones de Visual Basic, donde podemos acceder de una manera más rápida a las
opciones más comúnmente utilizadas, como son la ejecución, la parada, guardar, etc...
En la parte izquierda de la pantalla podemos ver dos recuadros, el recuadro superior es el del proyecto.
Aquí se encuentran los módulos, las hojas utilizadas en los procedimientos/funciones, etc.
En la parte inferior tenemos otro recuadro, con las propiedades del objeto seleccionado. En esta imagen
podemos ver las propiedades del objeto Hoja1 y que es una hoja de cálculo (Worksheet).
En la parte inferior tenemos el espacio dedicado a redactar el código de los procedimientos/funciones, y

en la parte superior existen dos cuadros combinados donde podemos seleccionar los objetos y los
métodos de ese objeto respectivamente.
71
Bibliografía.
http://hojamat.es/guias/guiaexcel/guia73.pdf
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/vincular-o-incrustar-una-hoja-de-calculo-de-excel-
HA010120810.aspx
http://office.microsoft.com/es-es/ayuda-y-procedimientos-de-excel-FX010064695.aspx?CTT=97
http://www.aulaclic.es/excel2010
72

Curso Excel Avanzado: Herramientas para el manejo de datos y automatización

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Curso Excel Avanzado: Herramientas para el manejo de datos y automatización

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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

CENTRO DE INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

Objetivo del módulo I 6

1. Diseño de Hojas de Calculo 6

2. Herramientas para el manejo de listas de datos 20

5. Intercambio de información con otras aplicaciones 61

6. Automatización de procesos con macros 67

El participante aprenderá a utilizar las herramientas

calculadora se ha difundido hasta en las escuelas primarias.

efectuarse mediante una calculadora, un papel, un lápiz y una goma de borrar.

tratando de cuadrar algún resultado, borrando y volviendo a escribir, y no en pocas

ocasiones, rompiendo la hoja y arrojándola al bote de basura.

tabular electrónica son fácilmente modificables, además de poder efectuar operaciones

con ellos, grabarlos e imprimirlos.

Modulo I Técnicas avanzadas con Excel

1. Diseño de Hojas de Calculo

1.1. Nombres de rango

1.1.1.Asignar y eliminar nombre de rango

1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero

2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas, escribimos el nombre que

3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos

Háganos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos

a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos

b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado

Para los Clavos:

1) Sombreamos datos de ventas de los clavos

2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado

Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas

Seleccionamos el ícono Asignar nombre a un rango

Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango

1.1.2.Uso de nombres en formulas

Tipo de Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre

Existen varios tipos de nombres que se pueden crear y utilizar.

• Si ha definido un nombre, como Presupuesto_AÑO08, y su ámbito es Hoja1, ese nombre, si no

• Si ha definido un nombre, como Objetivos_Dept_Ventas, y su ámbito es el libro, ese nombre se

Definir y especificar nombres

Puede definir un nombre mediante:

• El cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la mejor forma de crear un nombre de nivel de

Nota De forma predeterminada, los nombres utilizan referencias de celda absolutas

Puede escribir un nombre:

• Escribiendo el nombre, por ejemplo, como un argumento para una fórmula.

cuadro de diálogo Pegar nombres, haga clic en Pegar lista.

Obtener información acerca de las reglas de sintaxis de los nombres

Definir un nombre mediante una selección de celdas de la hoja de cálculo

Puede convertir rótulos existentes de filas y columnas en nombres.

3. En el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección, designe la ubicación que

Definir un nombre mediante el cuadro de diálogo Nombre nuevo

1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Definir nombre.

4. De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres en el cuadro

5. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos:

• Para especificar una referencia de celda, escriba la referencia de celda.

6. Para finalizar y volver a la hoja de cálculo, haga clic en Aceptar.

Administrar nombres mediante el cuadro de diálogo Administrador de nombres

Cambiar el tamaño de las columnas

Para filtrar la lista de nombres, siga uno o varios de estos procedimientos:

1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres.

Sugerencia También puede hacer doble clic en el nombre.

3. En el cuadro de diálogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre de la

4. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a, cambie la celda,

• Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en Cancelar o

Eliminar uno o más nombres