PI-GN-003

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REV. 10

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y

DATOS

ELABOR
REV. FECHA REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN
Ó
01-AGO-
0 ROR AGC AJS Emitido para distribución.
2000
Modificaciones generadas debido a las
25-SEP-
1 GPC AGC AJS observaciones realizadas durante la Pre
2000
auditoría de Certificación
Cambio de formato, cambio de código,
18-FEB-
2 GPC CCC AJS adicionó control de documentos y datos en
2002
obra.
Actualización de Procedimiento a ISO
15-MAR-
3 GSH GPC AJS 9001:2000, de acuerdo a Auditoría Externa de
2003
Feb.13/03.
Modificación resultado de la Auditoria de
04-NOV- recertificación de Oct. 31/03. No se
4 GSH GPC AJS
2003 evidenciaba la identificación del cambio en el
documento
Se modificó el encabezado y algunas
5 13-DIC-2005 CAP FHS ASH definiciones para la integración de las normas
ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
Se modifica el documento de acuerdo a la
23-NOV- nueva identidad visual de la empresa y se
6 CAP AM ASH
2010 ajusta para dar cumplimiento a necesidades
de los usuarios.
12-MAR-
7 CAP AM ASH Actualización Documento
2011
08-MAY-
8 ABP AM ASH Actualización Documento
2011
01-JULI- Reestructuración del contenido del documento
9 ABP HPF ASH
2011 de acuerdo al PI-GN-003
Se incluyó el formato FI-GN-018 para control
04-NOV-
10 ABP HPF ASH de documentación física entregada al personal
2011
del proyecto.

PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO X RECURSOS HUMANOS X

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - HSEQ X BIENES E INMUEBLES X

PROYECTOS X INFORMÁTICA X
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SOLUCIONES X LOGÍSTICA X

ECONÓMICO Y FINANCIERO X AUDITOR INTERNO / ENTE CERTIFICADOR X

COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X

1. OBJETIVO
Establecer el mecanismo para llevar a cabo el control de todos los
documentos y datos utilizados en la Empresa, incluyendo los
documentos de origen externo tales como normas y planos entregados
por el cliente.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para toda la documentación contemplada
dentro del sistema, es decir, normalizada. Incluyendo los documentos
externos aplicables a la empresa.

3. DEFINICIONES
3.1 MANUAL INTEGRAL
Documento que especifica el sistema de gestión integral de la
organización.

3.2 PROCEDIMIENTO
Una manera especificada de efectuar una actividad o un proceso.

3.3 DATO
Documento que para ser emitido no requiere pasar por todo el
proceso de aprobación de documentos.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 COORDINADOR NACIONAL DE CALIDAD

Es el encargado de realizar los cambios necesarios y mantener
actualizados los listados maestros de control de documentos. En
el caso de las obras el Coordinador QA/QC debe llevar el control
de los listados maestros del proyecto.
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4.2 DIRECTOR HSEQ

Es el encargado de revisar la información levantada dentro del
sistema.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS
ISO 9000: 2005 Fundamentos y vocabulario
ISO 9001: 2008 Requisitos

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.1GENERALIDADES
El personal interno deberá usar los documentos establecidos
en el FTP (File Transfer Protocol-Protocolo de Transferencia de
Archivos) y si es necesario generar documentos propios del
proyecto estos deben ser controlados a través de los listados
maestros propios del proyecto.

Si el Cliente o su representante requieren copia de los

documentos, se le entregará una "Copia No Controlada" de los
mismos.

Para casos puntuales, se podrá utilizar la documentación del

sistema de gestión del cliente o del representante, si así lo
sugieren y si este es idóneo para el trabajo a ejecutar.

6.2PROCEDIMIENTO
6.2.1 Elaboración: Los Documentos del Sistema de
Gestión Integral serán elaborados por el personal
relacionado en la Tabla1. Para la elaboración de los
documentos se debe tener en cuenta los requisitos de
elaboración y edición contenidos en el Procedimiento
Fundamental para la Elaboración de Documentos PI-GN-
001.

Los documentos y datos elaborados en la obra serán

coordinados a través del Coordinador QA/QC (Ver tabla
No2), quien se encargará de informar al comité de
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Gestión Integral dicha información, con el fin de ser

evaluados para la inclusión en el sistema de Morelco.

Los datos como el listado maestro de documentos

internos y externos serán elaborados y controlados por
el Coordinador Nacional de Calidad; y en cada Obra
será responsabilidad de la gestión de los listados
maestros internos el Coordinador QA/QC.

6.2.2 Revisión y Aprobación: Los documentos del

sistema de gestión integral serán revisados por uno de
los representantes del comité de gestión integral de la
empresa, teniendo en cuenta su especialidad y
aprobados por la Gerencia o Director HSEQ (Ver PI-GN-
001)
En la obra los documentos y datos serán revisados por
el coordinador de calidad y aprobados por el Ingeniero
de Obra, teniendo en cuenta su especialidad quien a su
vez será el responsable de la edición o de asignar a
alguien para tal fin.

6.2.3 Distribución y Control: Los Documentos y

Datos son distribuidos y controlados por el sistema de
gestión integral a nivel corporativo por el Coordinador
Nacional de Calidad a través del Listado Maestro de
Control de Documentos FI-GN-001.

Los documentos generados en obra serán controlados

desde allí por el Coordinador QA/QC a través del Listado
Maestro de Control de Documentos propios/internos de
cada Obra. Además, si es necesario se llevará registro
del FI-GN-018 al personal que se le entreguen copias
físicas de la documentación con el fin de garantizar su
remplazo si el documento se actualiza.

Los Planos y Especificaciones entregados por el Cliente

serán controlados y distribuidos por el Ingeniero de
Obra ó el cargo que él designe a través del Listado
Maestro de Control de Documentos Externos FI-GN-002.
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Para asegurar que todo el personal trabaje con la última

versión de los documentos.

6.2.4 Modificaciones y Cambios: Todas las personas

vinculadas a la Empresa puede sugerir cambios a los
documentos y datos, pero deberán coordinarse a través
del Comité de gestión integral. La Solicitud de Cambio
se comunicará a uno de los miembros del Comité de
Gestión Integral (Gerente General/Director HSEQ/Coord.
Nacional de Calidad/Coord. Nacional HSE) o en Comité
de Obra (Ingeniero Residente/Coord. HSEQ) quienes
determinarán el responsable de modificar el Documento
y/o Dato. El cambio se registrará en la portada del
mismo procedimiento con el fin de conservar la
trazabilidad y dentro del Sistema de Gestión Integral no
se guardarán copias ni físicas ni digitales de versiones
anteriores.

Cuando se generen los cambios éstos se empezaran

aplicar en los proyectos nuevos de la organización, sólo
en casos específicos los proyectos en vigencia deberán
generar el cambio según lo considerado por cada líder
de proceso; con el fin de no generar reprocesos.

6.2.5 Disponibilidad de Documentos: El encargado

del sistema de gestión es el responsable de mantener la
disponibilidad de la documentación actualizada a través
del servidor virtual llamado FTP, donde las personas
previamente autorizadas pueden acceder a dichos
documentos. Sólo se tendrá información digital del
Sistema.

En el caso de los proyectos, se definirá dentro del plan

de calidad si es necesario tener copia física de los
documentos, el encargado es el Coordinador HSEQ o
QA/QC del proyecto y según corresponda se pueden
manejar copias físicas de los documentos para los
ingenieros especialistas.
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6.2.6 Actualización Listado Maestro: El Coordinador

Nacional de Calidad actualizará y administrará el
Listado Maestro de Control de Documentos FI-GN-001 y
el Listado Maestro de Control de Documentos Externos
FI-GN-002 respecto al número y fecha de revisión
cuando los Documentos y Datos tengan algún cambio.

En el caso de las obras, es responsabilidad del

Coordinador QA/QC de tener actualizados los listados
maestros internos.

6.2.7 Control de Normas Externas: El Coordinador

Nacional de Calidad es el responsable de tener
actualizado el FI-GN-002 “Listado Maestro de
Documentos Externos”. Dichos documentos son
información externa cómo: guías, planos,
especificaciones, legislación, normas del cliente, etc.,
las cuales se ubican y son manejadas por el responsable
indicado en el listado, dicha información sólo se maneja
físicamente, por ende no se encuentra ubicada en el
FTP.

En el caso de las obras, es responsabilidad del

Coordinador QA/QC de tener actualizado el listado
maestro interno para los documentos externos.

6.2.8 Conservación de los Documentos: Los

documentos corporativos sólo se encuentra en el FTP y
se realiza backup mensual a los servidores centrales.
En el caso de los proyectos, los documentos y Datos que
se manejen físicamente según lo definido en el plan de
calidad se conservaran en AZ, fólderes, carpetas, etc.
para protegerlos contra el polvo, la lluvia, el barro, el
sudor y se garantizará su legibilidad e identificación, a
través del procedimiento de conservación de
documentos.

7. RECURSOS
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7.1 PERSONAL
 Director HSEQ
 Coordinador Nacional de Calidad
 Coordinador Nacional HSE
 Responsables de Proceso
 Comité de Gestión Integral
 Director de Obra

7.2 EQUIPOS Y HERRAMIENTA

 Computador
 Implementos de Oficina
 Papel
 Impresora
 Fotocopiadora

8. ASPECTOS HSE

8.1 ASPECTOS DE SEGURIDAD

 Verificar condiciones ergonómicas del puesto de trabajo
(altura de silla, descansa-pies, base para computador portátil,
porta-mouse)
 Realizar descansos periódicos con rutina de pausas activas
 Verificar condiciones de iluminación en su puesto de trabajo

8.2 ASPECTOS AMBIENTALES

Implementación de las 4 R
1 R: REDUCIR: Gastar sólo lo necesario
2 R: REUTILIZAR: Sacar el máximo provecho a todo
3 R: RECUPERAR: Volver útil algo defectuoso
4 R: RECICLAR: Convertir material usado en materia prima

Clave: Separar en la fuente

9. REGISTROS
FI-GN-001_Listado Maestro de Control de Documentos
FI-GN-002_Listado Maestro de Control de Documentos Externos
FI-GN-018_Control de Distribución de Documentos

10. ANEXOS
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