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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN


GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE FORMACIÓN
COMPLEMENTARIA VIRTUAL
GUÍA DE APRENDIZAJE # 4

TALLER: LOS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

JEFFERSON ARLEY CASTELLANOS ARIZA

NAZLY LÓPEZ P.
INSTRUCTORA VIRTUAL

CONTABILIDAD EN LAS ORGANIZACIONES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

MAYO DE 2017
BOGOTÁ D. C.

Programa de Formación: Contabilidad en las organizaciones


GUÍA DE
APRENDIZAJE #4
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En Colombia, el decreto 2649 de 1993, en su artículo 22, ha establecido


claramente cuáles son los estados financieros básicos:
Son estados financieros básicos:

1. El balance general.
2. El estado de resultados.
3. El estado de cambios en el patrimonio.
4. El estado de cambios en la situación financiera, y
5. El estado de flujos de efectivo.

En principio, todas las personas o empresas obligadas a llevar contabilidad,


están obligadas a elaborar estos 5 estados financieros considerados básicos,
excepto las empresas contempladas por el artículo 1 del decreto 1878 de 2008
que dice:

Adiciónese un parágrafo al artículo 22 del Decreto 2649 de 1993 con el siguiente


tenor:

"Parágrafo. Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones


previstas en el numeral 3 del artículo 2° de la Ley 590 de 2000, modificado por
el artículo 2° de la Ley 905 de 2004, o la norma que lo sustituya, así como
aquellas entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por
llevar contabilidad en los términos del artículo 1° del presente decreto y que se
ajusten a las condiciones previstas en este artículo, en materia de estados
financieros básicos sólo estarán obligadas a llevar y aportar los indicados en los
numerales 1 y 2 del presente artículo; también estarán obligadas a presentar el
estado financiero de propósito especial, determinado en el artículo 28 de este
decreto".

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APRENDIZAJE #4
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Balance general
Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación
financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades
y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con
los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben


corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros
auxiliares.

El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a
31 de diciembre, firmado por los responsables:

 Contador
 Revisor fiscal
 Gerente

Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.

El Balance General de una empresa es el estado financiero que muestra


los activos, pasivos y el patrimonio neto de una empresa a una fecha
determinada. Es decir, muestra la situación patrimonial de una empresa referido
a un momento determinado del tiempo. Generalmente se utilizan periodos
anuales, ya que se muestra de forma resumida las variaciones patrimoniales que
se han producido a lo largo de todo el ejercicio.

Es un resumen que muestra el valor del patrimonio de la empresa ordenado por


masas patrimoniales, según las normas establecidas en el Plan General
Contable.

Es el instrumento por excelencia para conocer la situación patrimonial de la


empresa y su evolución en el tiempo.

En este estado financiero se muestra cómo están distribuidos

El activo no corriente (bienes e inmuebles, inversiones financieras a largo plazo,


bienes intangibles…)

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Activo corriente (existencias, deudores, clientes, inversiones financieras a corto


plazo, efectivo y otros activos líquidos)

Patrimonio neto (fondos propios, ajustes por cambios de valor, subvenciones,


donaciones y legados)

Pasivo no corriente (deudas a largo plazo, provisiones…)

Pasivo corriente (deudas con empresas del grupo, acreedores comerciales,


deudas a corto plazo, proveedores…)

La situación financiera de una empresa cambia día a día e incluso, cada vez
que se realiza una operación, por lo que se debe tener cuidado al tomar
decisiones basadas en estados financieros que no sean recientes (5 ó 6 meses
como máximo).

El balance general es como una fotografía financiera de la empresa, es decir,


al día que se elaboró, la empresa tenía esos activos, pasivos y capital contable;
pero al día siguiente, esta situación pudo haber cambiado por las operaciones
que se realizaron ese mismo día.

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Estado de resultados
El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y pérdidas
es un reporte financiero que en base a un periodo determinado muestra de
manera detallada los ingresos obtenidos, los gastos en el momento en que se
producen y como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la
empresa en dicho periodo de tiempo para analizar esta información y en base a
esto, tomar decisiones de negocio.

Este estado financiero te brinda una visión panorámica de cuál ha sido el


comportamiento de la empresa, si ha generado utilidades o no. En términos
sencillos es un reporte es muy útil para ti como empresario ya que te ayuda a
saber si tu compañía está vendiendo, qué cantidad está vendiendo, cómo se
están administrando los gastos y al saber esto, podrás saber con certeza si estás
generando utilidades.

Componentes del estado de resultados

Los elementos de un estado financiero se agrupan de la siguiente manera:


ingresos, costos y gastos. En base a estos tres rubros principales se estructura
el reporte.

Las principales cuentas que lo conforman son las siguientes:

• Ventas: Este dato es el primero que aparece en el estado de resultados, debe


corresponder a los ingresos por ventas en el periodo determinado.

• Costo de ventas: Este concepto se refiere a la cantidad que le costó a la


empresa el artículo que está vendiendo.

• Utilidad o margen bruto: Es la diferencia entre las ventas y el costo de ventas.


Es un indicador de cuánto se gana en términos brutos con el producto es decir,
si no existiera ningún otro gasto, la comparativa del precio de venta contra lo que
cuesta producirlo o adquirirlo según sea el caso.

• Gastos de operación: En este rubro se incluyen todos aquellos gastos que


están directamente involucrados con el funcionamiento de la empresa. Algunos
ejemplos son: los servicios como luz, agua, renta, salarios, etc.

• Utilidad sobre flujo (EBITDA): Es un indicador financiero que mide las


ganancias o utilidad que obtiene una empresa sin tomar en cuenta los gastos
financieros, impuestos y otros gastos contables que no implican una salida de
dinero real de la empresa como son las amortizaciones y depreciaciones.

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• Depreciaciones y amortizaciones: Son importes que de manera anual se


aplican para disminuir el valor contable a los bienes tangibles que la empresa
utiliza para llevar a cabo sus operaciones (activos fijos), por ejemplo el equipo
de transporte de una empresa.

• Utilidad de operación: Se refiere a la diferencia que se obtiene al restar las


depreciaciones y amortizaciones al EBITDA, indica la ganancia o pérdida de la
empresa en función de sus actividades productivas.

• Gastos y productos financieros: Son los gastos e ingresos que la compañía


tiene pero que no están relacionados de manera directa con la operación de la
misma, por lo general se refiere montos relacionados con bancos como el pago
de intereses.

• Utilidad antes de impuestos: Este concepto se refiere a la ganancia o pérdida


de la empresa después de cubrir sus compromisos operacionales y financieros.

• Impuestos: Contribuciones sobre las utilidades que la empresa paga al


gobierno.

• Utilidad neta: Es la ganancia o pérdida final que la empresa obtiene resultante


de sus operaciones después de los gastos operativos, gastos financieros e
impuestos.

Al momento de elaborar tu estado financiero es importante que tomes en cuenta


algunas consideraciones:

• Es importante que el estado de resultados se realice de forma mensual,


trimestral y anual para un mejor seguimiento.

• Detalla de manera precisa cada rubro de gastos ya sean operativos,


administrativos, financieros etc.

• Asegúrate de contar con información real y confiable, esto puedes de


lograrlo al contar con una herramienta tecnológica ERP que te ayude a
integrar la información de todas las áreas operativas y financieras de tu
empresa.

Objetivos del estado de resultados

El estado de pérdidas y ganancias tiene objetivos muy puntuales cuando


presenta la situación financiera de la compañía, el principal es medir el
desempeño operativo de la empresa en un periodo determinado al
relacionar los ingresos generados con los gastos en que se incurre para lograr
ese objetivo.

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Esta información que se obtiene es de mucha utilidad, sobre todo al analizarlo


en conjunto con otros estados financieros básicos como el balance general y el
estado de flujo de efectivo, de esta manera al evaluar el estado de resultados de
tu empresa podrás:

1. Realizar una evaluación precisa de la rentabilidad de tu empresa, su


capacidad de generar utilidades, de igual manera es importante para conocer de
qué manera puedes optimizar tus recursos para maximizar tus utilidades.

2. Medir el desempeño de la empresa es decir, cuánto estás invirtiendo por


cada peso que estás ganando.

3. Obtener un mejor conocimiento para determinar la repartición de los


dividendos ya que éstos dependen de las utilidades generadas durante el
periodo.

4. Estimar los flujos de efectivo al poder realizar proyecciones de las ventas


de manera más precisa al utilizar el estado de resultados como base.

5. Identificar en qué parte del proceso se están consumiendo más recursos


económicos, esto lo puedes saber al analizar los márgenes en cada rubro. Esto
te dará una perspectiva de la eficiencia de la empresa.

El estado de resultados es de vital importancia para tu empresa ya que se


convierte en un elemento de apoyo a la gestión al brindarte información de valor
para la toma de decisiones y la planeación estratégica.

Estado de cambios en el patrimonio

El estado de cambios en el patrimonio es uno de los cinco estados financieros


básicos contemplados por el artículo 22 del decreto 2649 de 1993.
El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las
variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en
un periodo determinado.
Además de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio
busca explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas y
consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa.
Para la empresa es primordial conocer el por qué del comportamiento de su
patrimonio en un año determinado. De su análisis se pueden detectar infinidad
de situaciones negativas y positivas que pueden servir de base para tomas
decisiones correctivas, o para aprovechar oportunidades y fortalezas detectadas
del comportamiento del patrimonio.
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La elaboración del estado de cambios en el patrimonio es relativamente sencilla


puesto que son pocos los elementos que lo conforman y todo se reduce a
determinar un simple variación.
Para elaborar el estado de cambios en la situación financiera se requiere del
estado de resultados y del balance general. Se requiere de un balance y estado
de resultados con corte en dos fechas de modo que se puede determinar la
variación. Preferiblemente de dos periodos consecutivos, aunque se puede
trabajar con un mismo periodo [inicio y final del mismo periodo].

Sobre los aspectos que se deben revelar en el estado de cambios en el


patrimonio, ha dicho el artículo 118 del decreto 2649 de 1993:
Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio. En lo
relativo a los cambios en el patrimonio se debe revelar:
1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el período.
2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el
período, indicación del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago.
3. Movimiento de las utilidades no apropiadas.
4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las
utilidades apropiadas.
5. Movimiento de la prima en la colocación de aportes y de las valorizaciones.
6. Movimiento de la revalorización del patrimonio.
7. Movimiento de otras cuentas integrantes del patrimonio.

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Estado de cambios en la situación financiera

Son las disposiciones relativas a la preparación y a la presentación del estado


de cambios en la situación financiera expresado en pesos de poder adquisitivo
a la fecha del balance general.
El objetivo es proporcionar información relevante y concentrada en un periodo,
para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos suficientes
para:
a) Evaluar la capacidad de la empresa para generar recursos.
b) Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los recursos
generados o utilizados por la operación.
c) Evaluar las capacidades de la empresa para cumplir con sus obligaciones,
para pagar dividendos, y en su caso, para anticipar la necesidad de obtener
financiamiento.
d) Evaluar los cambios experimentados en la situación financiera de la empresa
derivados de transacciones de inversión y financiamiento ocurridos durante el
periodo.
El estado financiero básico muestra (en pesos) los recursos generados o
utilizados en la operación, los principales cambios ocurridos en la estructura
financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales
a través de un periodo determinado.
La expresión “pesos constantes”, representa pesos del poder adquisitivo a la
fecha del balance general (último ejercicio reportado de estados financieros
comparativos).
La generación o uso de recursos es el cambio en pesos constantes en las
diferentes partidas del balance general, que se derivan o inciden en el efectivo.
En el caso de partidas monetarias este cambio comprende la variación en
pesos nominales más o menos su efecto monetario.
Las actividades de financiamiento incluyen la obtención de recursos de los
accionistas y el reembolso o pago de los beneficios derivados de su inversión,
pago de recursos obtenidos mediante operaciones a corto y largo plazo.
Las actividades de inversión incluyen el otorgamiento y cobro de préstamos, la
compra y venta de deudas, de instrumentos, de capital, de inmuebles, equipo,
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maquinaria, de otros activos productivos distintos de aquellos que son


considerados como inventarios de la empresa.
Las actividades de operación generalmente están relacionadas con la
producción y distribución de bienes y prestación de servicios, con
transacciones y otros eventos que tienen efectos en la determinación de la
utilidad neta y/o con aquellas actividades que se traducen en movimientos de
los saldos de las cuentas directamente relacionadas con la operación de la
entidad y que no quedan enmarcadas en las actividades de financiamiento o de
inversión.
El conjunto de los cambios en la situación financiera, muestran la modificación
registrada, en pesos en cada uno de los principales rubros que la integran, los
cuales, junto con el resultado del periodo, determinan el cambio de los recursos
de la entidad durante un periodo.
En este estado se relacionan el resultado neto de la gestión con el cambio en la
estructura financiera y con cl reflejo de todo ello en el incremento o decremento
del efectivo y de las inversiones temporales durante el periodo.
Dentro del conjunto de actividades desarrolladas por las empresas, se ha
hecho más evidente que los recursos se generan y/o utilizan en tres áreas
principales:
a) Dentro del curso de sus operaciones.
b) Como consecuencia de los financiamientos obtenidos y de la amortización
real de los mismos, a corto y largo plazo.
c) En función de inversiones y/o emersiones efectuadas.
Consecuentemente, los recursos generados o utilizados durante el periodo se
deberán clasificar para fines del presente estado en:
a) operación.
b) financiamiento.
c) inversión.
Los recursos generados o utilizados por la operación resultan de adicionar o
disminuir al resultado neto del periodo (o antes de partidas extraordinarias), los
siguientes conceptos:
a) Las partidas del estado de resultados que no hayan generado o requerido el

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uso de recursos o cuyo resultado neto esté ligado con actividades identificadas
como de financiamiento o inversión. Los movimientos en estimaciones
devaluación de los activos circulantes no se considerarán en esta conciliación.
b) Los incrementos o reducciones (en pesos constantes) en las diferentes
partidas relacionadas directamente con la operación dc la entidad, disminuidas
de las estimaciones de valuación correspondiente.
Los recursos generados o utilizados en actividades de financiamiento
comprenden principalmente:
a) Créditos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las operaciones con
proveedores y/o acreedores relacionados con la operación de la empresa.
b) Amortizaciones efectuadas a estos créditos, sin incluir los intereses relativos.
c) Incrementos de capital por recursos adicionales, incluyendo la capitalización
de pasivos.
d) Reembolsos de capital.
e) Dividendos pagados. excepto los dividendos en acciones.
Los recursos generados utilizados en actividades de inversión comprenden
básicamente las siguientes transacciones:
a) Adquisición, construcción y venta de inmuebles, maquinaria y equipo,
b) Adquisición de acciones de otras empresas con carácter permanente
c) Cualquier otra inversión o emersión de carácter permanente.
d) Préstamos efectuados por la empresa.
e) Cobranzas o disminución en pesos constantes de créditos otorgados (sin
incluir los intereses relativos).
La clasificación que se siga deberá ser la que refleje mejor la esencia de la
operación, en base a la actividad económica más relevante de la empresa.
Mecanismo para su elaboración
Se parte de la utilidad o pérdida neta, o antes de partidas extraordinarias, o de
los recursos generados o utilizados en la operación se presentaran antes y
después de partidas extraordinarias.
Los cambios de la situación financiera se determina por diferencias entre los
distintos rubros del balance inicial y final, expresados en pesos de poder
adquisitivo a la fecha del balance general más reciente, clasificados en los tres

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grupos antes mencionados, deberán analizarse las variaciones importantes que


surjan en los periodos intermedios, los traspasos se compensarán entre si,
omitiéndose su presentación en el estado de cambios de la situación financiera,
si el traspaso implica modificación en la estructura financiera se deberá
presentar los dos movimientos por separado, la actualización de algunos
renglones de estados financieros deberá eliminarse del saldo final de la partida
que le dio origen y de la correspondiente del capital contable, antes de hacer
las comparaciones.
El efecto monetario y las fluctuaciones cambiarlas modifican la capacidad
adquisitiva de las empresas, por lo tanto, no deberán ser consideradas como
partidas virtuales que no tuvieron un impacto en la generación o uso de
recursos.
Los estados de periodos anteriores que se incluyan para compararse, deberán
presentarse de conformidad, deberá revelarse que el estado de ‘cambios en la
situación financiera se preparó considerando, como recursos generados, el
cambio en pesos de las diferentes partidas del balance general.
Cuando la información financiera se presenta en pesos nominales (baja
inflación), el cambio en las partidas monetarias del balance general equivale al
flujo de efectivo generado o invertido en dichas partidas, sin embargo cuando la
inflación es significativa y requiere la expresión de los estados financieros en
pesos de un mismo poder adquisitivo, el cambio en pesos constantes de las
partidas monetarias del balance involucra, además del flujo de efectivo, la
erosión o beneficio que la inflación (efecto monetario) provocó en el efecto
generado o invertido en dichas partidas. El cambio en las partidas monetarias
pasa de representar un flujo de efectivo al de generación o uso de recursos en
pesos.

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Estado de flujos de efectivo

El flujo de efectivo es uno de los estados financieros más complejos de realizar


y que exigen un conocimiento profundo de la contabilidad de la empresa para
poderlo desarrollar.
Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo
“es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en
las actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe
determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que
inciden en el efectivo”.
El objetivo del flujo de efectivo es básicamente determinar la capacidad de la
empresa para generar efectivo, con el cual pueda cumplir con sus obligaciones
y con sus proyectos de inversión y expansión. Adicionalmente, el flujo de efectivo
permite hacer un estudio o análisis de cada una de las partidas con incidencia
en la generación de efectivo, datos que pueden ser de gran utilidad para la el
diseño de políticas y estrategias encaminadas a realizar una utilización de los
recursos de la empresa de forma más eficiente.
Es importante que la empresa tenga claridad sobre su capacidad para generar
efectivo, de cómo genera ese efectivo, para así mismo poderse proyectar y tomar
decisiones acordes con su verdadera capacidad de liquidez.
Por regla general, se considera efectivo los valores contabilizados en el grupo
11 del plan de cuentas comercial, esto es caja, bancos, remesas en tránsito,
cuentas de ahorro y fondos, por lo que los saldos de estas cuentas deben
coincidir con el resultado arrojado por el estado de flujos de efectivo.
Estructura del estado de flujo de efectivo
De la definición que el Consejo Técnico de la Contaduría, advertimos tres
elementos muy importantes que conforma un estado de flujo de efecto:
actividades de Operación, Inversión y Financiación. Veamos a grandes rasgos
que significa y que comprende cada una de esas actividades.
Actividades de operación. Las actividades de operación, hacen referencia
básicamente a las actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de
la empresa, esto es a la producción o comercialización de sus bienes, o la
prestación de servicios.
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Entre los elementos a considerar tenemos la venta y compra de mercancías. Los


pagos de servicios públicos, nómina, impuestos, etc. En este grupo encontramos
las cuentas de inventarios, cuantas por cobrar y por pagar, los pasivos
relacionados con la nómina y los impuestos.
Actividades de inversión. Las actividades de inversión hacen referencia a las
inversiones de la empresa en activos fijos, en compra de inversiones en otras
empresas, títulos valores, etc.
Aquí se incluyen todas las compras que la empresa haga diferentes a los
inventarios y a gastos, destinadas al mantenimiento o incremento de la
capacidad productiva de la empresa. Hacen parte de este grupo las cuentas
correspondientes a la propiedad, planta y equipo, intangibles y las de
inversiones.
Actividades de financiación. Las actividades de financiación hacen referencia
a la adquisición de recursos para la empresa, que bien puede ser de terceros
[pasivos] o de sus socios [patrimonio].
En las actividades de financiación se deben excluir los pasivos que corresponden
a las actividades de operación, eso es proveedores, pasivos laborales,
impuestos, etc. Básicamente corresponde a obligaciones financieras y a
colocación de bonos.
Es una actividad de financiación la capitalización de empresa ya sea mediante
nuevos aportes de los socios o mediante la incorporación de nuevos socios
mediante la venta de acciones.
Elementos necesarios para desarrollar el flujo de efectivo
Para desarrollar el flujo de efectivo es preciso contar el balance general de los
dos últimos años y el último estado de resultados. Los balances los necesitamos
para determinar las variaciones de las cuentas de balance [Balance
comparativo].
Es esencial contar también no las notas a los estados financieros en donde
conste ciertas operaciones que hayan implicado la salida o entrada de efectivo,
o de partidas que no tienen efecto alguno en el efectivo.
Desarrollo del estado de flujo de efectivo

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El estado de flujo de efectivo se puede hacer utilizando dos métodos: El método


directo y el Método indirecto. [Seguir cada uno de los enlaces para consultar
como realizarlos]

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