Seminario Taller

SEMINARIO
ACTUALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
1. CONCEPTOS
Administración de archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la

Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, conservación. Preservación y Servicios
de todos los archivos de una institución.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso Integral de
la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención,
almacenamiento, preservación y disposición final.
Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.
Comité Evaluador de Documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación,

encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.
Depuración: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de
los que no lo tienen.
Documento Activo: Es aquel documento que es utilizado habitualmente con fines

administrativos.
Documento Esencial (Documento Vital): Es aquel documento necesario para el

funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo
tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse con fines administrativos y

legales.
Documento Semiactivo: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

Disposición Final de Documentos: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres
edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
Eliminación de Documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología.
Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una Unidad
Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Gestión de Documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al

eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por
una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta,
conservación y utilización.
Muestreo: Operación por la cual se conserva ciertos documentos de carácter representativo o

especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos,
topográficos, temáticos, entre otros.
Pieza Documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser
considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un
uniforme.
Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa

en cumplimiento de sus funciones.
Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la

documentación bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas,
Informes, entre otros.
Tipo Documental: Unidad documental simple. Pieza Documental.
Unidad Administrativa: Unidad técnico- operativa de una institución.
DOCUMENTO PREPARADO PARA CEEM, POR ELVIRA ZÚÑIGA GARCÍA, CONFERENCISTA Y ASESORA EN ORGANIZACIÓN 2
DE ARCHIVOS Y TRD. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN SIN AUTORIZACIÓN ESCRITA DE LA MISMA. JULIO 2008
Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental, la unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo
documento o compleja cuando la constituyen varios, formando un expediente.
Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios
de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
ACUERDO 057 de 2000
Por el cual se establecen los procedimientos para la entrega de documentos y archivos de las
Entidades en proceso de liquidación, fusión o privatización y se dictan otras disposiciones.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto
1777 de 1990 y…
ARTÍCULO TERCERO.- INVENTARIO DOCUMENTAL INDIVIDUAL. Los servidores públicos, al

desvincularse de las funciones, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la
Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.
PARÁGRAFO: En concordancia con el Código Único Disciplinario y el Reglamento General de

Archivos, todos los funcionarios son responsables de la custodia, manejo y cuidado de la
documentación y de los archivos que por razón de su cargo o función estén bajo su cuidado, sin
perjuicio de la responsabilidad que tienen los Secretarios Generales en los términos que señala el
Decreto 1382 de 1995.
…
DOCUMENTOS
Los documentos en soporte papel, constituyen la forma más tradicional y popularizada. Casi un
90% de la documentación existente en el mundo está en esta forma.
Los escritos más antiguos sobre papel fueron encontrados en la muralla china y datan del año 100
d. C., pero hay muchos indicios de que los chinos ya producían este material antes de la era
cristiana.
Actualmente más del 80% de la celulosa, materia prima para la producción del papel, se obtiene a
través de la madera y en procesos químicos, de los cuales el sulfato contribuye también con más
del 80%, utilizándose para cualquier tipo de madera y otros vegetales. Los árboles más utilizados
para la obtención de la celulosa, son el eucalipto y el pino.
Almacenamiento micrográfico: Mediante un proceso fotográfico sobre el documento original,

permite una miniaturización del mismo.
Audiovisuales: Permiten la reproducción del documento y su información por imágenes (pueden

ser fijas: fotografías en blanco y negro y a color, diapositivas, microfilmes) o móviles (películas,
video); sonido (cinta, disco, casette), o por ambas.
La doctora Vicenta Cortés Alonso define: "Documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en
un soporte perdurable."
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Son los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso
de su gestión o actividad, para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información.
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Registran la información por medio de símbolos legibles sólo por máquina. Necesitan del
ordenador. Fichas perforadas, cintas magnéticas, discos ópticos, video disco, disco compacto. El
más representativo es el disco óptico que a simple vista es un C.D. Su cualidad más importante es
la capacidad de almacenamiento traducida en miles de imágenes en un espacio mínimo. Para el
registro de la información utiliza el rayo Láser.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina
y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Valor Administrativo es el que contiene un documento, una serie de
documentos o un grupo documental, para la entidad productora,
VALORES relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se
PRIMARIOS encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier
institución u organismo para responder a una necesidad administrativa
ARCHIVOS mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial
ADMINISTRATIVOS para la planeación y la toma de decisiones.
Valor Jurídico: Aquel de que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho común.
Valor Legal: Aquel que tiene los documentos que sirve de testimonio
ante la ley.
Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el
VALORES Tesoro o Hacienda Pública.
PRIMARIOS Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de
ARCHIVOS los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
ADMINISTRATIVOS Los documentos con valores primarios constituyen recurso primordial
para la administración de la comunidad en general.
La documentación que reposa en los Archivos Históricos posee Valores
VALORES Secundarios, los cuales obedecen a otras motivaciones que no son la
SECUNDARIOS propia finalidad del documento. Estos valores sirven de referencia para la
ARCHIVO elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración,
PERMANENTE O como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria
HISTÓRICO colectiva, es decir, pueden ser Testimoniales, Informativos o Históricos.
Estos documentos de Valor Permanente constituyen el Patrimonio
Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.
ARCHIVO: CONCEPTO E IMPORTANCIA
Los principios de la práctica archivística se remontan a la aparición de la escritura, ya que este

invento trajo consigo la aparición del mensaje. Se ha dicho que archivo es la suma de tres
elementos:
DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO
Existen varias definiciones de archivo, cada una de ellas basadas en autores como Tanodi,
Schellenberg, Vicenta Cortés, Antonia Heredia y otros. Decimos que:
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural, por una persona o institución pública o privada, en el
trascurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e
información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se forman a través de las siguientes fases:
Según su uso: Comúnmente se habla de tres fases o edades, basadas en la cantidad de uso de
los documentos o en el valor decreciente de los mismos.
Decimos entonces, que son ACTIVOS - SEMIACTIVOS E INACTIVOS, sin establecer fechas de
tránsito de una u otra fase.
Esta clasificación sirve para la ubicación del documento en posición favorable al usuario, no sirve
para la selección documental. Definimos:
Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: De circulación, de tramitación

por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución, para el asunto que se ha
iniciado. Se conservan en los archivos secretariales o de oficina.
Archivos centrales o intermedios: Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se
debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de
la primera etapa. Se pueden conservar en archivos intermedios. Va decreciendo el valor primario
desarrollándose el secundario.
Archivos permanentes o históricos: Por decisiones del respectivo Comité de Archivo, el documento
asume un valor permanente, será consultado por su valor cultural e informativo, con fines de
investigación. Se conservan en archivos históricos y poseen un valor secundario.
Según su organización: Los archivos pueden ser CENTRALIZADOS - DESCENTRALIZADOS -

DESCENTRALIZADOS CON CONTROL CENTRAL.
PASOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
ORGANIGRAMA ACTUALIZADO DE LA ENTIDAD.
300
GERENCIA GENERAL
310 320 330

SUBGERENCIA SUBGERENCIA SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA FINANCIERA MERCADEO Y VENTAS
ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CREACIÓN Y DONDE SE ESPECIFIQUEN LAS FUNCIONES DE CADA

UNIDAD ADMINISTRATIVA.
UBICACIÓN DE LOS SITIOS DONDE SE HAN IDO ACUMULANDO DOCUMENTOS.
ACTO ADMINISTRATIVO DE CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO.
VERIFICAR, UBICAR Y NUMERAR ARCHIVADORES
LEVANTAR INVENTARIO DOCUMENTAL.
VERIFICAR CONTENIDO DE LOS ARCHIVADORES
NUMERACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL CONTENIDO DE LAS CARPETAS
ANALIZAR Y VERIFICAR TIPOS DOCUMENTALES EXISTENTES
ANOTAR FECHAS EXTREMAS DEL CONTENIDO DE CADA CARPETA
SEPARAR E INDICAR PROCEDENCIA DE LOS DOCUMENTOS
IDENTIFICAR LAS DEPENDENCIAS O ENTIDADES PRODUCTORAS
VERIFICACIÓN DE LA EXISTENCIA DE COPIAS DE ESTOS DOCUMENTOS EN OTRAS DEPENDENCIAS
COPIAS
COPIAS
IDENTIFICAR LOS ASUNTOS DE ACUERDO CON LAS FUNCIONES QUE REALIZA CADA UNIDAD
ADMINISTRATIVA. CODIFICAR LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE ACUERDO CON EL
ORGANIGRAMA ACTUALIZADO
PROYECTAR LOS NOMBRES DE LAS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PARA CADA
DEPENDENCIA. CODIFICAR LAS SERIES DOCUMENTALES.
ESTABLECER PERÍODOS DE RETENCIÓN EN AÑOS PARA CADA UNA DE LAS ETAPAS DEL CICLO
VITAL.
ELABORAR INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACIÓN, MANEJO, TRÁMITE Y ARCHIVO DE LAS

COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS. TENER EN CUENTA LAS NORMAS ICONTEC PARA LA
PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS.
ORGANIZAR FÍSICAMENTE LOS DOCUMENTOS DE CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA.
ORGANIZACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA.
DEFINIR FIRMAS RESPONSABLES PARA EL ENVÍO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS.
2. CONFORMACIÓN VENTANILLA ÚNICA
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de:
Recepción Radicación y Distribución de sus comunicaciones
Con el fin de que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los
archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada sede, si
existen varias en una misma ciudad, se determinará si centralizan en una de ellas la recepción de
las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia.
En cualquier caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Deberán contar con personal suficiente y capacitado, con los medios necesarios, que permitan
recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial,
servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros.
2.1 RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS:
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de

la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni
habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en
estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente
personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.
Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas
manuales, mecánicos o automatizados.
Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por
escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
2.2 MANEJO DE COMUNICACIONES INTERNAS:
Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los
códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta
oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
2.3 RECIBO, REGISTRO Y TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES
La oficina de correspondencia se encarga de controlar la EMISIÓN, RECIBO y DISTRIBUCIÓN de las

comunicaciones oficiales, mediante la radicación de las mismas asignando un número consecutivo
de acuerdo con el orden de recibo y despacho, iniciando el primer día hábil de cada año con el
número 001.
Se debe apoyar en un Manual de Procedimientos del área de correspondencia el cual consignará,
entre otros:
 La competencia para la suscripción de documentos oficiales y definir el alcance y objetivo de

los tipos de comunicaciones utilizadas (Notificaciones, Citaciones, Resoluciones, Circulares
internas y externas, memorandos, cartas, notas internas, etc.)
 Indicación de tramitar solamente la documentación que cumpla las normas que para tales
fines se hayan definido.
 Se recomienda separar el consecutivo de cartas y memorandos, el tiempo que determine el

Comité de Archivo, con el fin de facilitar el control de los números de radicación y el turno.
 Normalizar el uso de planillas de registro, con el fin de llevar un control en la recepción y

distribución de correspondencia.
 Implementar un sistema de alerta para solicitar a las diferentes unidades administrativas, las
comunicaciones que se encuentren pendientes de respuestas.
 Mantener al acceso del público, los registros actualizados, en los que se relacione el orden de
entrada de las solicitudes, peticiones y demás trámites que se presenten.
 Evaluar el uso de bases de datos automatizadas.
Para la RADICACIÓN de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación

administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números
repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada
año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos
o automatizados.
Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por
escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
REGISTRO: Es el procedimiento por medio del cual, las empresas y entidades oficiales ingresan
en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como:
 Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria
 Nombre o código de la dependencia competente
 Resumen o asunto del documento
 Número de radicación
 Nombre del funcionario responsable del trámite
 Anexos
 Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO _________________________ HOJA Nº

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA ELABORADO POR
ARCHIVADO
NÚMERO PROCEDENCIA DETALLE CONTESTADO
EN
FECHA REGISTR ENTIDAD O ASUNTO O PASA A
O LUGAR Nº FECHA ANEXOS FECHA
PERSONA RESUMEN No.
AÑO MES DÍA A M D
2.4 REPARTO INTERNO Y CONTROL DE ENTREGAS
Se adaptará una planilla con los datos necesarios, que garanticen la recepción, control y firma de
las personas que reciban los documento.
2.5 MANEJO DE COMUNICACIONES VÍA FAX:
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará
de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su
administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este
documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
2.6 MANEJO DE LAS COMUNICACIONES POR CORREO ELECTRÓNICO:
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su

utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En
todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el
seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
DISTRIBUCION INTERNA DE
COMUNICACIONES
DEPENDENCIA:______________________________________________ HOJA No.________________
LE SOLICITAMOS CONFRONTAR ANTES DE FIRMAR Y DEVOLVERNOS ESTA PLANILLA.

GRACIAS
FECHA DOCUMENTO PROCEDENCIA NOMBRE COMPLETO Y LEGIBLE
INTERN EXTERNA
A
CONTROL DE MENSAJERÍA
DEPENDENCIA ________ FECHA: ____________NOMBRE: ________________ZONA DE RECORRIDO___________________
DEPENDENCIA O No. O RECIBO

DESTINATARIO
DIRECCIÓN CONTENIDO HORA FIRMA Y SELLO
TENGA EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS:
 Verificar que el documento enviado a su dependencia corresponda a las funciones que allí se
desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a través de ella. Si
definitivamente el documento no tiene relación directa con su dependencia, remitirlo de
inmediato a la oficina competente según el caso, o a la Oficina de Archivo y Correspondencia.
 Para documentos internos registrar los datos de recibido (nombre completo de quien lo recibe,
fecha y hora) en el lado inferior izquierdo.
 Los documentos externos ya tienen impreso el registro de recibido, que se efectúa en la
Oficina de Correspondencia.
 Evitar realizar procedimientos como: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones
o marcas sobre el documento.
 Utilizar clips plásticos para sujetar los documentos que requieran estar unidos.
2.7 CONFORMACIÓN CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES:
Es el procedimiento por medio del cual, las empresas y las entidades oficiales, asignan un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora
de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente
de radicado el documento.
 No se reservarán números de radicación

 No habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados
 La numeración será asignada en estricto orden de recepción; cuando el usuario o
peticionario presente personalmente la correspondencia
 Se entregará de inmediato su copia radicada.
 Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando
sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
 Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar
constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de
correspondencia.
Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las
entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.
La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de
fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario

de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
INDICE DEL CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
DESTINATARIOS No. DE LAS

COMUNICACIONES
ALMACENES ÉXITO 0067, 0078, 0090
ALMACENES FLAMINGO 0034, 0085
BANCOLOMBIA
BANCO POPULAR
3. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección,

Organización, Control, Evaluación, conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de
una institución.
3.1SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN
Respeto a los fondos: Los documentos deben permanecer en su fondo original.
3.2 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA O RESPETO AL ORIGEN Y AL ORDEN NATURAL:
Aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede y
en este fondo en su lugar de origen. Los documentos se han producido como resultado de las
funciones que ejerce una institución en seguimiento de un fin, respuesta o solución
Orden original: Se debe tener en cuenta el sitio y la fecha en que se realizan.
De acuerdo con el organigrama y las funciones que se realizan en la institución, tenemos:
CONJUNTO ORGÁNICO..... ENTIDAD PRODUCTORA.... FONDO
DIVISIÓN ORGÁNICA... DEPENDENCIA PRODUCTORA... SECCIONES

SUBDIVISIÓN... DEPENDENCIA PRODUCTORA... SUBSECCIONES
FUNCIONES... TIPOS DOCUMENTALES... SERIES
CERTIFICAR… CERTIFICADO…
CERTIFICACIONES
3. CONSERVACIÓN
Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser
preventiva o de intervención directa.
Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles
efectivos incluyendo los atmosféricos.
Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los diferentes
archivos están las siguientes:
 Paquetes
 Legajos
 Tomos
 Libros
 Cajas
 Carpetas y
 A-Z (Es recomendable es no continuar su utilización)
La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados

deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y
procedimientos adecuados.
La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y

carpetas.
Cajas
 Materiales. Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en cara interna por una película a
base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá dos fuelles elaborados
en el mismo cartón, los que se usarán para evitar el movimiento de los documentos que allí se
guardan.
 Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cm, ancho 40 cm Y
profundidad 12.5 cm Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su
documentación. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión ( a manera de
caja y espigo), permiten el ensamblaje sin involucrar materiales metálicos, cintas y/o
adhesivos, fuentes de deterioro para la documentación.
 Capacidad. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no
queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el
uso de fuelles de cartón.
 Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguiente
datos generales:
CÓDIGO (de la institución)
FONDO
SECCIÓN LEGADO DEL ------ AL ------
SUBSECCIÓN
CARPETAS DEL No ------ AL ------; LEGAJO DEL No ----- AL ------
LIBROS DEL No -------- AL --------
No DE FOLIOS DEL -------- AL --------
CAJA No --------
No CONSECUTIVO
No CORRELATIVO
No EXPEDIENTES DEL -------- AL --------
FECHAS DE EXTREMAS DEL -------- AL --------
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
2 3 4
CARPETAS
Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca).

Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, procurando no sobrepasar
los cien folios y garantizando la adecuada protección de los bordes.
Identificación: En la esquina superior derecha, con los siguientes datos:
FONDO
SECCIÓN__________________SUBSECCIÓN_____________
SERIE______________________SUBSERIE______________
NÚMERO DE EXPEDIENTE
No DE FOLIOS DEL ------- Al ..........
No DE CARPETA
No DE CAJA
3.2 FORMAS DE ALMACENAMIENTO:
Las formas más usuales de almacenamiento de la documentación son:
En su forma original (papel): Constituye la forma más tradicional y popularizada. Casi un 90% de
la documentación existente en el mundo está en esta forma.
Almacenamiento micrográfico: Mediante un proceso fotográfico sobre el documento original,

permite una miniaturización del mismo.
Audiovisuales: Permiten la reproducción del documento y su información por imágenes (pueden

ser fijas: fotografías en blanco y negro y a color, diapositivas, microfilmes) o móviles (películas,
video); sonido (cinta, disco, casette), o por ambas.
3.3 CAUSAS DEL DETERIORO DE LOS MATERIALES DE ARCHIVO:
Los efectos de la luz, la humedad y la temperatura, ya sea de manera aislada o combinada,

pueden ser muy dañinos a los materiales archivados.
Luz: Los componentes básicos de los documentos archivados, como papel, tintas, materiales
fotográficos, filmes y cintas magnéticas, se perjudican por la acción de la luz y sus efectos. Las
causas serían: decoloración, despolimerización de la celulosa o de las proteínas y el
endurecimiento de plásticos.
Temperatura y humedad: El calor es altamente nocivo para los materiales archivados. En altas
temperaturas se desencadenan reacciones químicas degradantes, como la oxidación, desarrollo
de microorganismos e insectos.
Agentes físico-mecánicos: Está relacionada con el uso, manipulación y mantenimiento de los

documentos:
 Ausencia de protección: carpetas y cajas

 Condiciones inadecuadas de depósito
 Encuadernación deficiente
 Amarres con cuerdas
 Manejo inadecuado de los usuarios y funcionarios del archivo
 Intervenciones inadecuadas de restauración
 Desastres
Agentes químicos: Causados por la gran variedad de elementos químicos presentes en los
materiales que constituyen los bienes de archivo y en la atmósfera que los rodea.
 Contaminantes atmosféricos
 Polvo
 Materiales inestables: tintas, ganchos, insecticidas
Agentes biológicos: Favorecidos por la humedad excesiva, alta temperatura, la oscuridad, poca
ventilación.
 Microorganismos: hongos y bacterias

 Insectos: cucarachas, polillas, escarabajos
 Roedores
3.4 ACCIONES PREVENTIVAS EN LA CONSERVACIÓN DE LOS MATERIALES DE

ARCHIVO
Ubicación: Debe ser en sitios donde las variaciones climáticas sean mínimas. Cuando las
variaciones climáticas exteriores son muy marcadas, los muros y los techos pueden aislarse con fibra
de vidrio.
 Debe estar lo más lejos posible de la contaminación del aire salino
 Alejado de áreas industriales.
 No deben utilizarse sótanos, a menos que estén aislados.
 Dentro de los materiales de construcción se recomienda el hormigón, piedra, acero, ladrillo, en
climas tropicales para contrarrestar el ataque de insectos y resistir al fuego.
 Si se utiliza madera debe ser tratada con fungicidas, insecticidas y retardantes del fuego.
 Las puertas exteriores deben ser de cierre rápido para evitar el paso de insectos y las variaciones
climáticas.
 Ventanas pequeñas pero con buena iluminación
INSTALACIONES ELÉCTRICAS:
 Número suficiente de enchufes para cada área.
 Instalaciones y cables eléctricos aislados y separados de los documentos.
 No utilizar instalaciones auxiliares ni conexiones provisionales.
 No sobrecargar circuitos.
PROTECCIÓN CONTRA AGENTES FÍSICO-AMBIENTALES
 Humedad: No colocar las estanterías contra la pared. Debe existir circulación de aire.
 Temperatura: Evitar fluctuaciones. Utilizar aparatos que la regulen.
 Luz: Preferiblemente luz natural. La luz artificial puede ser fluorescente o incandescente, esta es
más recomendable si se toman las precauciones pertinentes.
 Ventilación: Controlada y constante.
 Polución: Se pueden guardar los documentos en cajas.
 Polvo: Limpiar con aspiradora.
CONTROL CONTRA MICROORGANISMOS: Los factores ambientales que influyen en el deterioro

de los documentos.
 Iluminación excesiva: Produce decoloración de tintas y pigmentación

 Temperatura y humedad inadecuadas: Produce envejecimiento y daño prematuro en los
documentos.
 Ventilación escasa: Ambiente propicio para el desarrollo de hongos, polillas, gorgojos y otros.
 Polución atmosférica: Produce manchas y oxidaciones.
 Ubicación inadecuada: Alejados de cafeterías, hornos, restaurantes.
MEDIDAS DE CONSERVACIÓN: Teniendo en cuenta el valor del documento y haciendo una
intervención para devolver la salud al documento, por medio de la restauración.
Los documentos de los archivos generalmente se componen de papel, pergaminos, telas de calcar,
cueros..., por lo tanto se conservan de diferentes formas:
 CONSERVACIÓN DE LEGAJOS: Se retiran ganchos, quitar arrugas y dobleces de los papeles.

 Se conservan en cajas especiales, rotuladas por fuera, para identificar el contenido.
 DOCUMENTOS EXTENDIDOS: Se colocan entre cartulinas y cartones especiales y luego en
planotecas.
 DOCUMENTOS ENROLLADOS: Se envuelven en plástico con perforaciones.
 ENCAPSULADOS: Se conservan laminándolos, colocándolos entre tablas o enmarcándolos.
 AUDIOVISUALES: Se colocan en cajas metálicas especiales.
 ENCUADERNACIÓN: No utilizar gomas ni pegantes.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
 Protección contra incendios. Normas y recursos.

 Protección de los documentos: No colocarlos contra la pared, evitar cambios de humedad y
temperatura, evitar exposición directa del sol, no amontonarlos.
RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS: Es el proceso de enmendar y completar los documentos y

obras de arte en general para prolongar su vida.
3.5 MATERIALES QUE CONSTITUYEN LOS DOCUMENTOS
PAPEL: Los escritos más antiguos sobre papel fueron encontrados en la muralla china y datan del
año 100 d. C., pero hay muchos indicios de que los chinos ya producían este material antes de la
era cristiana.
Actualmente más del 80% de la celulosa, materia prima para la producción del papel, se obtiene a
través de la madera y en procesos químicos, de los cuales el sulfato contribuye también con más
del 80%, utilizándose para cualquier tipo de madera y otros vegetales. Los árboles más utilizados
para la obtención de la celulosa, son el eucalipto y el pino.
Papiro: Se cultivaba en el delta del Nilo. Era usado para escribir lo fabricaban los egipcios de
forma rudimentaria. Existen papiros de 3.500 años a.c (París).
Pergamino: Es la piel de diversos animales (oveja, cabra, becerro). Se utilizaba en forma de
libro o códice.
Cuero: Es la piel curtida de los animales (carnero, cerdo, animales salvajes). En la antigüedad
fue utilizado como soporte para la escritura en todo el Oriente y en el Mediterráneo.
3.6 ARCHIVADORES – ESTANTERÍAS
ARCHIVADORES: Muebles que van a contener los documentos. Pueden ser de madera o metal y
vienen en diferentes tamaños. Pueden ser horizontales o verticales, esta denominación se da de
acuerdo con la posición que tienen las pestañas en las carpetas, no con la forma externa del
mueble.
ESTANTERÍAS: Abiertas y rodantes.
3.7 CLASIFICADORES
CLASIFICADORES O DISTRIBUIDORES: Se utilizan para dar un arreglo preliminar a los documentos,

antes de llevarlos a las carpetas y éstas a los archivadores. Tenemos:
Clasificador de escritorio
Clasificador de fuelle
3.8 CARPETAS Y RÓTULOS
CARPETAS EXTERNAS: Son cubiertas de cartulina resistente o de yute. Poseen grafados en el

lomo para permitir la expansión a medida que se colocan los documentos.
LEGAJOS O CARPETA INTERNA: Se utilizan para conservar los documentos pertenecientes a un

mismo tema, código, nombre, fecha, etc. Se conforman por carátula y contracarátula.
FICHEROS O TARJETEROS: Pueden ser metálicos, madera o acrílico; se utilizan para conservar
fichas o tarjetas que sirven de guía para localizar el material archivado.
RÓTULOS: Se utilizan para identificar el contenido de carpetas o gavetas. Dentro de los rótulos,
tenemos:
MARBETES: identifican el contenido de las carpetas. Se colocan en la pestaña o lengüeta de
las mismas.
ÍNDICE: identifican el contenido de las gavetas. Se colocan en el portaíndice de archivadores
de gavetas o puertas de los rodantes.
GUÍAS: señalan las divisiones del archivador, pueden ser alfabéticas, numéricas, cronológicas,
etc. También están las guías de afuera y seguimiento, que se utilizan para controlar el
préstamo de los documentos o legajos.
3.9 SELLOS Y FORMATOS
 INDICE DEL CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES

 TRAMITACION DE DOCUMENTOS
 DISTRIBUCION INTERNA DE COMUNICACIONES
 GUIA DE AFUERA
 NOTA DE RECLAMO
 SI NO ES PERSONAL...
 ENVIADO POR FAX
 RECIBIDO PARA POSTERIOR VERIFICACIÓN
 RADICADOR
3.10 RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL MANEJO Y ARCHIVO DE LOS

DOCUMENTOS
 No use alfileres, ni bandas de caucho para sostener documentos.

 No deje papeles sueltos dentro de las carpetas.
 No tenga carpetas demasiado llenas.
 Renueve las carpetas arrugadas o rotas.
 No considere el archivar una operación aburridora. El archivo ofrece un excelente campo de
imaginación y creatividad personal.
 No pegue documentos rotos con cinta adhesiva.
 No arrugue los documentos que va a destruir.
 Retire ganchos de cosedora con el sacaganchos.
 No pase las hojas utilizando los dedos humedecidos con saliva.
 No raye ni utilice resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase.
 No doble las puntas de los documentos para indicar donde esta leyendo.
 No deje lápices o bolígrafos dentro de las carpetas, cuando las este consultando.
 Ojo con la terrible enfermedad de la fotocopivitis o la impresión de copias innecesarias.
 No deje acumular los documentos que tenga que archivar. Dedique 15 o 30 minutos diarios a
esta labor.
3.11 RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Guía: Todo archivo debe tener una guía, ya que es el primer paso de comunicación entre el
investigador y la documentación.
Antonia Heredia Herrera, dice "La guía, como su nombre lo indica, tiene la misión específica de
orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo más importante".
Existen dos clases de guías: Una general y una particular que proporciona información específica
sobre cada uno de los grupos documentales (secciones, series).
940 888 813 Y 925 913 825
Inventario: Instrumento básico y primordial para el conocimiento cierto del contenido de los
fondos de un Archivo.
- Inventario somero: El cual indica aspectos tales como el volumen (cajas, legajos, carpetas)
y fechas.
- Inventario descriptivo: De aquellos fondos que se consideren de mayor interés. Reúne todo
lo referente a resumen de contenido, asunto, fecha.
- Inventario de orden temático: Se consignan los datos de los documentos que se refieren a
una misma característica o tema.
- Inventario mixto: Se describen unos documentos a nivel somero y otros analíticamente.
- Inventarios especiales: Para documentos que no son textuales, es decir, los que tienen un
carácter gráfico o las grabaciones sonoras.
Catálogos: Serie ordenada de referencias que registran las partes de una colección. Sirven para
identificar, localizar y recuperar documentos y pueden ser manuales o automatizados. Catálogos
de: autor, materia, cronológico, título, diccionario, topográfico, tipo de documento, publicaciones
seriadas, colectivo.
Índices: Aportan una información completa y suficiente sobre el documento, a través de una
sucesión alfabética o epígrafes.
- Índices auxiliares: Someros, pero lo suficientemente claros, con el fin de localizar fácilmente
a la persona, lugar o tema.
- Índice onomástico: Debe contener el nombre de la persona acompañado de otros datos
precisos que permiten ubicar el documento.
- Índice toponímico o geográfico: Debe ubicar sitios o lugares.
- Índice temático o de materias: Debe contener todos los elementos que parezcan
relevantes y que se considere puedan aportar ilustración a partir de los distintos tópicos.
- Índices mecanizados: La aplicación de la informática en la elaboración de los índices ha
revolucionado totalmente la metodología tradicional. Tienen la facilidad de ser listados en
índices totales.
Ficha: Papeleta o tarjeta en que se consignan los datos indispensables para la identificación de la
unidad documental que se describe. Su conjunto forma un tarjetero.
CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: No todos los empleados de una empresa, pueden

consultar los documentos del archivo; éstos se pueden solicitar por teléfono o personalmente.
Cuando sea necesario utilizar un documento, se elabora una GUÍA DE AFUERA, colocándola en
remplazo del documento retirado.
En lo posible los documentos se deben devolver el mismo día. Es importante que el Archivo
establezca tiempos determinados para la devolución de los documentos. Cuando esto no se
cumpla se envía una SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS.
FICHA DE AFUERA
DOCUMENTO Nº NOMBRE USUARIO FECHA FECHA FIRMA LEGIBLE

FOLIOS PRÉSTA DEVOLUCI
MO ÓN
4. ESTRUCTURACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
4.1 DEFINICIÓN: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
4.2 IMPORTANCIA:
 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella
estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
 Regulan las trasferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
 Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son
fundamentales porque:
 Permiten el manejo integral de los documentos.
 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
 Controlan la producción y trámite documental.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.
 Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
4.2 MARCO JURÍDICO: Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda

del Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el derecho a la
información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros son pilares de la normatividad
aplicada a los documentos y el fundamento de la Política Archivística en el país.
La Constitución Política de Colombia en el título I de los Principios Fundamentales establece:
Artículo 8: “Es obligación del estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales
de la nación“
En el título II de los derechos. Las garantías y los deberes, en su capítulo I de los derechos
fundamentales, establece:
Artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen
nombre, y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar de igual modo, tienen derecho a conocer;
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de
entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías

consagradas en la constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial en los casos y con las formalidades que
establezca la ley:
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del
Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados en los
términos que señale la ley”.
Artículo 20: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial..”
Artículo 23: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución...”
El capítulo II De Los Derechos Sociales, Económicos y Culturales preceptúa:
Artículo 72: “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del estado. El patrimonio
arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la nación y
son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para
readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales
que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.”
Artículo 74: “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable”.
Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen
relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los servidores públicos como:
Ley 80 del 22 de diciembre de 1989: “Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se
dictan otras disposiciones.”
Decreto 1777 de 1990: Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido por la
junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre adopción de sus estatutos.
Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991: Por el cual se fija un plazo de seis meses para la
presentación de la Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central.
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994: Por el cual se adopta y se expide el reglamento general de
archivos.
Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995: “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se
ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales
al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.”
Acuerdo 08 del 18 de octubre de 1995: De la Junta Directiva del Archivo General de la Nación
“por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden
nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.”
“Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General
de la Nación, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.”
Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995: De la junta Directiva del Archivo General de la Nación

“Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de
Archivos, Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría.”
Código Único Disciplinario. Señala los DEBERES de los servidores públicos:
Numeral 1: “Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos ratificados por el
gobierno colombiano, las leyes, las ordenanzas, los Acuerdos Municipales, los Estatutos de la Entidad,
los Reglamentos, los Manuales de funciones, las órdenes Superiores, cuando correspondan a la
naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y
contratos de trabajo”.
Numeral 5: “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo
o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción,
destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos.”
Numeral 24: “Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización.”
El artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos:
Numeral 7: “Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servicios
públicos o la prestación del servicio a que están obligados”.
Numeral 9: “Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones

respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a destinatario
diferente la que corresponda cuando sea de la otra oficina.”
Numeral 16: “Causar daños o pérdidas de bienes, elementos, expedientes o documentos que
hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.”
4.3 PRINCIPIOS BÁSICOS: La elaboración de las TRD debe basarse en la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora y apoyarse en el inventario de los archivos de oficina, con el fin de
identificar las series documentales cualquiera sea el soporte de la información.
Los períodos de retención y las modalidades de selección de la documentación los fija la TRD. Éstos
serán establecidos por Ley o Reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las
instancias correspondientes.
En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo
central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales.
4.4 PROCESOS TÉCNICOS: El desarrollo de los principios básicos en el ámbito operativo se inicia
con los procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental:
Identificación Valoración
Selección Eliminación
Los dos primeros preceden a la elaboración de las TRD y los dos últimos son su resultado.
Identificación: Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo

de análisis.
La identificación de las secciones y series dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo
en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad productora.
Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere

caracterizar y describir.
La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza

la descripción, así:
FONDO SECCIÓN SUB-SECCIÓN
Debe participarse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por toda la
entidad, pasando por la SECCIÓN y SUB-SECCIÓN que son las agrupaciones documentales generadas
por las unidades administrativas de mayor y menor rango.
Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel
documental:
TIPO DOCUMENTAL
(simple)
SERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL EXPEDIENTE
(complejo)
La SERIE está constituida por Unidades documentales y estas a su vez pueden estar conformadas por
uno o varios Tipos Documentales. Base para verificar y controlar las trasferencias documentales.
Las series constituyen la unidad básica de valoración, reflejan las actividades desarrolladas por la
oficina productora en virtud de las funciones que le han sido asignadas.
4.5 Pasos metodológicos para la aplicación: En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro
etapas:
Primera Etapa: Investigación Preliminar sobre la Institución y Fuentes Documentales.

Compilación de la información Institucional.
Disposiciones Legales, Actos Administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios
estructurales de la entidad.
Estructura interna de la Entidad, funciones y manuales de procedimientos.
Organigramas.
Reglamentación del archivo de la Entidad.
Entrevista con los productores de los documentos a nivel institucional.
Identificación y definición de unidades documentales.
Establecimiento de flujos documentales en cada oficina
Valoración primaria de la documentación
Segunda Etapa: Análisis e Interpretación de la información recolectada.
Conformación de las series con sus respectivos tipos documentales.

Valoración y Selección Documental.
Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental.
Tercera Etapa: Elaboración y Presentación de las Tablas de Retención Documental.
Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el
proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.
Presentación y aprobación por parte del Comité de Archivos de la propuesta de tabla de retención.
Evaluadas las tablas de Retención documental por el Comité de Archivos de la entidad. Deben ser
remitidas, cuando fuere del caso. Para estudio y trámite al Jefe de la División de Clasificación y
Descripción del Archivo General de la Nación, en su condición de secretario del Comité Evaluador de
Documentos, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su
elaboración.
Si la Junta Directiva del Archivo General de la Nación hace observaciones a la Tabla de Retención
Documental presentada la entidad deberá atenderlas y presentarla nuevamente, hasta que sea
aprobada.
Cuarta Etapa: Aplicación.
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:
La fase a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.
Instructivos para la aplicación de las TRD
Normas para que los archivos de gestión se organicen en concordancia con las TRD de cada oficina.
Esta metodología permite conocer los acervos documentales, su procedencia y su importancia. Con
estos elementos es posible elaborar una historia institucional y de forma simultánea valorar y
seleccionar documentación acumulada.
4.6 FORMATOS
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ___________________________ HOJA ___ de__ REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: ____________________________________________ AÑO MES DÍA N.T
OBJETO: _________________________________________________________
N.T. Número de transferencia
FECHAS UNIDAD DE Frecuenci

NOMBRE DE LAS EXTREMAS CONSERVACIÓN Nª de
Nº DE Soporte a
CÓDIGO SERIES, folios
ORDE INICIA FINA CARPET OTR de NOTAS
SUBSERIES O ASUNTOS CAJA TOMO
N L L A O consulta
Elaborado por ___________________________ Entregado por ________________________ Recibido por_____________________

Cargo ______________________________ Cargo _______________________________ Cargo __________________________
Firma ___________________________________Firma ______________________________ Firma _________________________
Lugar __________Fecha _______________ Lugar _____________Fecha ____________ Lugar _____________Fecha _______
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: _________________________________________________________ Hoja______de_____
OFICINA PRODUCTORA: ___________________________________________________________________________
CÓDIGO SERIES Y RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS

TIPOS EN AÑOS
DOCUMENTAL
ES
AG AC CT M S E
CONVENCIONES:
Firma Responsable: ____________________
Jefe de Archivo
CT - Conservación Total M - Microfilmación
E - Eliminación S - Selección Fecha:
___________________________
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: ______________________________________ HOJA ______ DE _________
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _________________________________________________________________
RETENCIO DISPOSICIÓN PROCEDIMIENTOS

CODIGO SERIES O CONTENIDO DE N FINAL
LA
DOCUMENTACION ARCHIVO
CT E M S
CENTRAL
CONVENCIONES FIRMA APROBACIÓN:

_________________________
CT = CONSERVACION TOTAL S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION M= MICROFILMACIÓN FECHA: __________________________________
ÍNDICE CONSECUTIVO DE RESOLUCIONES

REGISTRO
FECHA ASUNTO
NÚMERO
AÑO MES DÍA
CONSTANCIA DE TRASLADO DE DOCUMENTOS
Medellín, ______________________de ______ Resolución Nº _____________
_______________________________________ ______________________
Nombre de la Dependencia Código
Por medio de la cual se deja constancia de la entrega al "Archivo Central" para conservación
permanente de los siguientes documentos:
DE: A:
CLASE DE TÍTULO
NÚMEROS AÑ ME AÑ ME
DOCUMENTO (Nombre del tema) DÍA DÍA
O S O S
Certifico que la relación anterior está ceñida a la realidad

Cargo Jefe de
El ARCHIVO ha verificado la entrega y recibe de conformidad
Auxiliar de Jefe de Archivo y Correspondencia
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
DEPENDENCIA QUE ENVÍA ____________________________________________________________________

DEPENDENCIA QUE RECIBE _____________________________________________________________________
FECHA DE ENVÍO ____________________________________________________________________
FECHA
FOLIO
DOCUMENTOS TÍTULO CANTIDAD DESCRIPCIÓN O CONTENIDO
A M D DE A
JEFE DEPENDENCIA REMITENTE: ___________________________________________________________________

ARCHIVISTA REMITENTE: __________________________________________________________________________
RECIBÍ CONFORME: _______________________________________________________________________________
NOTA DE RECLAMO
FECHA
PARA:
DE: ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
"FAVOR TOMAR NOTA DE LA OBSERVACION SIGUIENTE"
__FALTA IDENTIFICACIÓN DEL TRASCRIPTOR

__FALTA CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA
__CORREGIR DESTINATARIO
__CORREGIR DIRECCIÓN
__FALTAN COPIAS
__ENVIAR ANEXOS ANUNCIADOS
__INDICAR CANTIDAD DE ANEXOS
__FIRMAR LA COMUNICACIÓN
__LA FIRMA NO ESTÁ AUTORIZADA
__LAS COMUNICACIONES DEBEN VENIR SIN FECHA
__FALTA ASUNTO
__PRIMERA COPIA DEBE VENIR FIRMADA
__ENVIAR ANEXOS PARA EL ARCHIVO
__CORREGIR EL MODELO, NO ES EL ESTABLECIDO
__FECHA ANTECEDENTE Y RESPUESTA NO COINCIDEN
__No. RESPUESTA Y ANTECEDENTE NO COINCIDEN
__CORREGIR ERRORES ORTOGRÁFICOS
__CORREGIR ERRORES GRAMATICALES
__PRESENTACIÓN GENERAL INADECUADA
OBSERVACIONES:
TRAMITACION INTERNA DE DOCUMENTOS
FECHA:
PARA: RECIBIO:
DE:
__Corregir
__Devolver
__Comentarme por teléfono
__Comentarme por escrito
__Comentarme personalmente
__Atender el asunto
__Analizar con...
__Incluir documentación
__Para su información
__Para sus observaciones
__Para su aprobación y/o firma
__Pasar al siguiente
__Urgente, dar curso inmediato
__Preparar respuesta para mi firma
__Contestar y enviarme copia
__ Para archivar
OBSERVACIONES:
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO

ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS No._______
Medellín,
Ante _______________________________________________ cédula _____________de ___________________. Como Jefe de

Administración de Documentos y Archivo, se llevó a cabo la eliminación de los documentos que cumplieron el
tiempo estipulado por la Legislación Colombiana vigente y el Comité de Archivo creado por la Gerencia
General, de conformidad con las atribuciones conferidas por el Acta (Resolución, Decreto) _______ de 200_.
Los documentos fueron eliminados en Medellín, el día ____________ según el siguiente detalle:
MATERIAL ASUNTOS LEGAJOS FOLIOS FECHA

DE HASTA
CERTIFICO: Bajo juramento que esta relación, está ceñida a la verdad. En constancia firmo la presente ACTA DE
DESTRUCCION DE DOCUMENTOS.
___________________________________
JEFE DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO
_________________ __________________
TESTIGO TESTIGO
5. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
5.1 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
 SEPARACIÓN POR CLASES: Cartas, mapas, fotos.

 SEPARACIÓN POR TIPOS - SERIES: Textuales, gráficos, sonoros, audiovisuales.
 SEPARACIÓN POR ORIGEN - SECCIÓN: Actas. decretos, resoluciones, memorandos,
correspondencia, contables.
 ORDENACIÓN POR SECCIONES - ORGANIGRAMA:
 UNIDADES ADMINISTRATIVAS
 ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LAS SERIES:
5.2 APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES: Se ubica la Tabla de la dependencia, señalando

series y subseries.
Diseñe las guías con cartón o cartulina de 34 x 27 cm aproximadamente (para utilizar en
archivador de gavetas).
Escriba, en el borde superior, centrado, el código y nombre de la serie.
Utilice otra hoja del mismo material y escriba en el lado superior derecho, el código y el nombre de
la subserie.
Coloque las láminas al inicio tanto de la serie como de la subserie y luego los expedientes.
220.01 ACTAS 220.01.03

Actas Comité Directivo
5.3 ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN: Al iniciar cada año se debe proyectar un

estimativo del crecimiento de cada serie y subserie con el fin de reservar el espacio y evitar que al
agregarse los correspondientes tipos documentales se disminuya la facilidad de consulta por la
reducción de espacio.
Cada carpeta puede contener máximo 180 folios. La carpeta se debe marcar con el código y el
nombre del expediente:
220.1303 Actas Comité Directivo
5.4 ORDENACIÓN DE SERIES, EXPEDIENTES Y TIPOS DOCUMENTALES: Hacer una

distribución secuencial de las gavetas o bandejas de estanterías, empezando de 1 (gaveta
superior o de izquierda a derecha en estanterías) hasta (n).
 Distribuir las series documentales, de acuerdo con el orden de codificación establecido, en

forma ascendente, como se encuentran en las TRD.
 Identificar el archivador externamente con serie, subserie y expediente.
 Al interior de cada carpeta, sólo se colocarán los documentos (copia de los enviados u original
de los recibidos) cuyo asunto atañe exclusivamente al respectivo expediente.
 Ordenarlos en forma ascendente, tomando como base el orden natural en que fueron
elaborados.
 Para evitar labores adicionales, al momento de efectuar las transferencias, se requiere:
 Numerar cada folio en el momento que se genere
 Utilizar lápiz de mina negra
 Escribir el número en la parte superior derecha de cada folio
 Anotar un número por folio.
El foliar los documentos diariamente evitará que existan faltantes inexplicables en la numeración
como sucede cuando se efectúa la foliación al momento de la transferencia.
RECOMENDACIONES GENERALES: Verificar que el documento enviado a su dependencia

corresponda a las funciones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere
tramitarse a través de ella. Si definitivamente el documento no tiene relación directa con su
dependencia, remitirlo de inmediato a la oficina competente según el caso, o a la Oficina de
Archivo y Correspondencia.
Para documentos internos registrar los datos de recibido (nombre completo de quien lo recibe,
fecha y hora) en el lado inferior izquierdo.
Los documentos externos ya tienen impreso el registro de recibido, que se efectúa en la Oficina de
Correspondencia.
Evitar realizar procedimientos como: perforar, subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones o
marcas sobre el documento.
Utilizar clips plásticos para sujetar los documentos que requieran estar unidos.
LOCALIZACIÓN Y CONTROL: Para el control interno de documentos de archivo, actualice
constantemente el formato “INVENTARIO PARA TRASFERENCIA DOCUMENTAL”.
DILIGENCIAMIENTO
 Nº de Orden. Escribir los datos correspondientes a número consecutivo de la unidad de
conservación.
 Código. Escribir los números del código orgánico funcional que corresponda al expediente
referenciado.
 Nombre de la serie o contenido. Escribir el nombre completo del expediente, que ha producido
y maneja.
 Fechas extremas. Escribir la fecha del primer documento que motivó la creación del
expediente. La fecha final se consigna solo cuando el asunto ha sido resuelto y éste es un
expediente cerrado.
 Nº de folios. Este datos se consigna solo cuando el expediente se ha cerrado, es decir cuando
el asunto ha sido resuelto definitivamente.
 Unidad de conservación. Hace relación a las características físicas del elemento que contiene
la información referenciada. Ej. Carpeta, casete, disquete, video.
 Signatura topográfica. Se diligencia cuando ha sido ubicado en el Archivo Central.
 Observaciones. Consignar en este espacio las novedades presentadas. Documentos
deteriorados, faltantes, entre otros.
NOTA: Actualizando periódicamente este formato le evitará tener que utilizar varias jornadas
para efectuar su transferencia y facilitará el control y consulta constante de su documentación.
5.5 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS:
Cuando sea necesario retirar un expediente o documentos del mismo, es indispensable diligenciar
el formato “FICHA DE AFUERA”, que se colocará en el lugar del expediente o documento
retirado.
El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas
particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe
estar motivado mediante comunicación.
6. INDICACIONES PARA REALIZAR EL INSTRUCTIVO
 Indicaciones para el recibo, trámite y despacho de las comunicaciones internas y externas;

horarios de entrega.
 Control de firmas autorizadas.
 Estandarización en la presentación de las comunicaciones internas y externas, de acuerdo con
las Normas Icontec actualizadas.
 Procedimientos para el manejo de los archivos de gestión.
 Trasferencia de la documentación.
 Conocimiento y aplicación de las Tablas de Retención y Valoración Documental.
7. VENTANILLA UNICA
7.1 IMPLEMENTACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA
Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario

de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
7.2 RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS
Control de correspondencia: Existe la tendencia a confundir las funciones de la oficina de

correspondencia con las del archivo y por tanto, es necesario entender que las actividades que se
desarrollan en cada una son totalmente distintas, aunque se realicen en el mismo lugar y
dependan de la misma unidad administrativa.
La oficina de correspondencia se encarga de controlar la emisión, recibo y distribución de las

comunicaciones oficiales, mediante la radicación de las mismas asignando un número consecutivo
de acuerdo con el orden de recibo y despacho, iniciando el primer día hábil de cada año con el
número 001.
Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser

consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles,
atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven,
tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente
firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de
la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
7.3 MANEJO DE COMUNICACIONES INTERNAS: Para las comunicaciones internas de carácter
oficial, se deben establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva
y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
7.4 TRASFERENCIA DE LAS COMUNICACIONES: Las unidades de correspondencia, elaborarán

planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de
los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta
para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
7.5 MANEJO DE COMUNICACIONES VÍA FAX: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este
medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series
establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de
correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los
procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los faxes, papel químico, deberán reproducir este
7.6 MANEJO DE LAS COMUNICACIONES POR CORREO ELECTRÓNICO: Las entidades que
dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán
responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades
de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
NOTA: Se deben establecer, en los manuales de procedimientos, los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.
Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones,

radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
8. MANEJO DE FONDOS ACUMULADOS
Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio
archivístico de organización.
Se debe elaborar un plan de trabajo para organizar esta documentación, plan que debe contener lo
siguiente:
8.1 PROCEDIMIENTO
8.2 DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO
 Datos del archivo: Nombre ubicación, fecha de creación, ubicación en la estructura.

 Planta física: Áreas de depósito y de trabajo, condiciones ambientales. Tipos y
materiales del mobiliario.
 Documentación: Organización documental, instrumentos de recuperación de la
información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, tablas de retención, entre
otros), tipos de soporte, fechas extremas, volumen.
 Conservación de la documentación: Estado físico, deterioro biológico. Unidades de
conservación (carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros)
8.3 INVESTIGACIÓN
 Recopilación bibliográfica y manejo de información.

 Recopilación bibliográfica del ente o entes productores con el objeto de identificar y
conocer la o las entidades que produjeron la documentación. Este primer acercamiento debe
continuarse con la búsqueda y recuperación de organigramas, actos administrativos y
testimonios de personas que conozcan el desarrollo institucional y cuya información será el
soporte del desarrollo del trabajo de organización archivística.
 En el evento de no encontrar los organigramas, es preciso reconstruir la evolución de la
estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda
preliminar y de la misma documentación, objeto de organización.
8.4 RECOPILACIÓN BIBLIOGRÁFICA DE LA INSTITUCIÓN Y DE LA INFORMACIÓN: Es

importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de valoración
secundaria. Puede ser, en principio, los 30 años señalados por el Decreto 998 de 1997.
8.5 PLAN DE TRABAJO: Es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar
los procesos de valoración secundaria. Puede ser, en principio, los 30 años señalados por el
Tomando como base esta fecha y de acuerdo con el diagnóstico realizado es posible determinar el
volumen para calcular tanto el personal como los materiales, insumos, áreas de trabajo que se
requieran para adelantar procesos de limpieza, organización y conservación documental. Como
resultado de este proceso se elaborará un cronograma de trabajo y el presupuesto
correspondiente.
ORGANIZACIÓN
 Clasificación documental atendiendo a la estructura orgánica del ente o entes productores.

 Ordenación de cada grupo de documentos clasificados
 Separación de la documentación afectada biológicamente.
 Almacenamiento de la documentación en buen estado en carpetas y cajas.
 Elaboración de un cuadro de clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.
 Descripción o elaboración de un inventario; éste debe incluir la documentación con deterioro
biológico.
DEPURACIÓN
 Identificación y elaboración de inventario de documentos a depurar.

 Presentar esta propuesta de depuración ante el Comité de Archivo.
 Elaborar Acta de eliminación documental por selección natural o depuración.
8.6 FASE OPERATIVA. ORGANIZACIÓN
 Clasificación documental atendiendo a la estructura orgánica del ente o entes productores.

 Ordenación de cada grupo de documentos clasificados (unidades documentales al interior de
cada serie identificada) pertenecientes a cada una de las unidades administrativas.
 Separación de la documentación afectada biológicamente.
 Almacenamiento de la documentación en buen estado en carpetas y cajas.
 Elaboración de un cuadro de clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.
 Descripción o elaboración de un inventario; éste debe incluir la documentación con deterioro
biológico.
Depuración
 Identificación y elaboración de inventario de documentos a depurar.

 Presentar esta propuesta de depuración ante el Comité de Archivo.
 Elaborar Acta de eliminación documental por selección natural o depuración.
8.7 ELABORACIÓN DE LAS TVD: Deben elaborarse teniendo en cuenta el Cuadro de

Clasificación a fin de registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como
técnicas) y la documentación por ellas producida. Otros datos como la retención de la
documentación semiactiva y la disposición final (selección, conservación total) son el resultado
de un proceso de valoración cuyo punto de partida es el inventario y continúa con un análisis de
cada grupo de documentos o serie identificada. Dicho análisis compete no solo a los funcionarios
del área de archivo sino a un grupo interdisciplinario cuyos miembros conozcan ampliamente la
institución, unidades administrativas y las funciones que dieron origen a la documentación, objeto
de valoración.
Estas TVD se considerarán como una propuesta que debe ser sometida a consideración del Comité
de Archivos de la Entidad. En dicho comité es de imperiosa necesidad que participen aquellos
funcionarios que aportaron información sobre la documentación de su competencia.
8.8 APLICACIÓN DE LAS TVD: Elaboración de un plan de transferencias siguiendo la información
contenida en las TVD. Para las entidades nacionales del nivel central, es necesario que este plan
se concierte con el AGN.
El plan de transferencias se ejecutará siguiendo los siguientes pasos:
 Con base en las TVD elaborar un inventario de la documentación inactiva administrativamente

y que amerite su conservación total, o de aquella resultado del proceso de selección.
 Embalar la documentación de acuerdo a los parámetros del AGN.
 Enviar comunicación escrita al AGN para realizar la transferencia.
9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Se define como la remisión de documentos de los archivos de gestión o de oficina al archivo

central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental
(TRD) aprobadas por el Comité de Archivo de cada entidad. Los preceptos aquí enunciados
pueden ser aplicados en cualquier entidad que realice transferencias documentales.
El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con su política de

recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de la Nación, lidera el
programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades públicas del
nivel central del orden nacional.
Es necesario enfatizar que en toda entidad deben establecerse transferencias internas de los
archivos de gestión o de oficinas al central o intermedio y finalmente al histórico o permanente.
Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad
que lo establezca la TRD en cada entidad.
Archivo de Gestión o de Oficina: En este archivo reposan los documentos generados en los
procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste
depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego
decidir su traslado al archivo central o intermedio. En algunas entidades por ejemplo, suele
mantenerse la documentación en archivo activo por un año calendario y en otras se extiende
hasta por cinco años.
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series de documentales que hayan
cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los
expedientes con todos sus tipos documentales ordenados respetando la secuencia de su
producción.
Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionen las series

documentales, consignando las fechas extremas y el número folios.
Realizando estas transferencias no sólo se descongestionarán las oficinas sino que se establecerá
un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el archivo Central.
Archivo Central o intermedio: A este archivo son transferidos los documentos de los archivos
de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida
(semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como
al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen.
Recibidos los documentos en le archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series
documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a
incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo al cuadro de
clasificación establecido para las series de cada oficina.
La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en la TRD.

Una vez agotados los valores primarios y secundarios de la documentación, el Comité de
Archivos procederá a la valoración documental con miras a la selección o eliminación de la
misma.
La valoración es una de las tareas más importantes y delicadas del quehacer archivístico, por lo
tanto deberá adelantarse con criterios rigurosos y lo más objetivos posibles, ajustarlos a la ética.
Como resultado de la valoración se llevará a cabo la selección para identificar la documentación

que se conservará permanentemente y la que se eliminará. De la documentación a eliminar se
hará un muestreo para dejar testimonio de la información contenida en ella.
Archivo Histórico o Permanente: Es la tercera y última etapa del ciclo vital de los documentos.
A este archivo se transfieren aquellos documentos que por su valor para la investigación, la
ciencia y la cultura, deben conservarse permanentemente.
Una vez transferida la documentación al archivo histórico se corteja con el inventario y se

incorpora al fondo documental correspondiente, señalándole la asignatura topográfica requerida.
La documentación recién incorporada podrá darse a la consulta aún antes de elaborarse otros
instrumentos de referencia.
PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN: Toda entidad, empresa u oficina transferente

deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:
LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN: Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas
condiciones de ventilación, iluminación e higiene.
 El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados

como: Overol, gorra, mascarilla y guantes.
 Para realizar esta labor debe contar con un equipo mínimo que comprende: Aspiradora,
brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de
succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón
preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros,
tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los
cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.
ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO: Este proceso, en el que deben extremarse los

cuidados, puede llevarse a cabo de forma simultánea al de limpieza.
 Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc procurando no

ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.
 Con el fin de no separar documental de los expedientes, se puede cambiar el material
metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su
oxidación.
 En su efecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el
material metálico y la documentación.
 Reemplazar las carpetas que posean elementos abrasivos.
IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADA POR BIODETERIORO
 Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o
insectos, se recomienda separarlo del contaminado e identificar en lugar visible la unidad de
conservación con una marquilla de color rojo. Dicho material deberá mantenerse bajo
condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y
temperatura.
 Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación en su parte
externa.
 Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material
afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.
REVISIÓN Y FOLIACIÓN
 La documentación deberá numerarse consecutivamente y cronológicamente al interior de
la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
 Utilizar un lápiz de mina negra y blanda (HB, B) para numerar desde uno (1) en adelante en
la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
 La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe
numerarse nuevamente, tachando la anterior.
 Los planos o cualquier documento que esté doblado, se numerarán como un solo folio.
 Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto ni vuelto)
y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estén cocidos o
adheridos al legado, no deben separarse y se foliarán en su orden.
 La numeración tiene que acabar TODOS los folios incluyendo recibos, periódicos, planos,
etc.
Unidades de Conservación y Realmacenamiento
Entre la unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los diferente
archivos están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Libros, Cajas, Carpetas y A-Z (Si bien es
cierto que ésta última es de venta libre en el mercado, lo más recomendable es no continuar su
utilización)
Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberá prepararse de la

siguiente manera para la transferencia:
La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados

deberán someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y
procedimientos adecuados.
La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y

carpetas.
Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no sólo para la
transferencia sino también para almacenar la documentación en archivos centrales o históricos.
(con el propósito de garantizar la preservación) son las cajas y las carpetas.
Tendrán las siguientes especificaciones:

Cajas
 Materiales. Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en cara interna por una película a
base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá dos fuelles elaborados
en el mismo cartón, los que se usarán para evitar el movimiento de los documentos que allí se
guardan.
 Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cm, ancho 40 cm Y
profundidad 12.5 cm Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su
documentación. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión ( a manera de
caja y espigo), permiten el ensamblaje sin involucrar materiales metálicos, cintas y/o
adhesivos, fuentes de deterioro para la documentación.
 Capacidad. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no
queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el
uso de fuelles de cartón.
 Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguiente
datos generales:
CÓDIGO (de la identidad)
FONDO
SECCIÓN LEGADO DEL ------ AL ------
SUBSECCIÓN
CARPETAS DEL No ------ AL ------; LEGAJO DEL No ----- AL ------
LIBROS DEL No -------- AL --------
No DE FOLIOS DEL -------- AL --------
CAJA No --------
No CONSECUTIVO
No CORRELATIVO
No EXPEDIENTES DEL -------- AL --------
FECHAS DE EXTREMAS DEL -------- AL --------
Carpetas
Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca).
Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, procurando no sobrepasar

los cien folios y garantizando la adecuada protección de los bordes.
Identificación: Se realiza con lápiz negro blando sobre la solapa, en la esquina superior
derecha, con los siguientes datos:
FONDO
SECCIÓN SUBSECCIÓN
SERIE SUBSERIE
NÚMERO DE EXPEDIENTE
No DE FOLIOS DEL ------- Al ..........
No DE CARPETA
No DE CAJA
Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cm de grosor y presenten

desprendimientos de la cubo fragmentación del cuerpo de la unidad. Se han diseñado bandejas
de cartón protectoras que se encajan en las tapas de los tomos y se fijan mediante la cinta de
faya. Estos refuerzos permiten una fácil manipulación y a su vez protegen la documentación del
polvo y condiciones medio-ambientales.
Unidades de menos de 10 cm de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de faya.
En caso de mapas, planos y documentos de gran formato, no deberán doblarse sino depositarse
horizontalmente, dependiendo de su estado de observación podrán enrollarse en tubos
recubiertos de tela de algodón o papel neutro, protegiendo el exterior con papel libre de ácido.
Amarre: Este proceso es importante para reforzar estructuralmente la unidades de conservación

a transferir y a la vez facilitar su traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo de una
cinta de faya de 1 pulgada, que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal a modo de que
el paquete – anudado hacia la parte superior.
Embalaje: Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se
procederá al embalaje o empaque:
NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
La Constitución Política de Colombia en el título I de los Principios

Fundamentales establece:
Artículo 8: “Es obligación del estado y de las

personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación“
En el título II de los derechos. Las garantías y los deberes, en su Capítulo I de los derechos
fundamentales, establece:
Artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen
nombre, y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar de igual modo, tienen derecho a
conocer; actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en
archivos de entidades públicas y privadas”.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías

consagradas en la constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial en los casos y con las formalidades que
establezca la ley:
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del
Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados en
los términos que señale la ley”.
Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen
relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los servidores públicos como:
Ley 80 del 22 de diciembre de 1989: “Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se
dictan otras disposiciones.”
Decreto 1777 de 1990: Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido por
la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre adopción de sus estatutos.
Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991: Por el cual se fija un plazo de seis meses para la
presentación de la Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden
central.
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994: Por el cual se adopta y se expide el reglamento general
de archivos.
Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995: “ Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se
ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos
Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.”
“por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del
orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.”
“Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo
General de la Nación, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.”
Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995: De la junta Directiva del Archivo General de la Nación

“Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General
de Archivos, Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría.”
Acuerdo 057 de 2000. Por el cual se establecen los procedimientos para la entrega de
documentos y archivos de las Entidades en proceso de liquidación, fusión o privatización y se
dictan otras disposiciones.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto
1777 de 1990 y,
ARTÍCULO TERCERO.- INVENTARIO DOCUMENTAL INDIVIDUAL. Los servidores públicos, al
desvincularse de las funciones, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la
Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.
PARÁGRAFO: En concordancia con el Código Único Disciplinario y el Reglamento General de
Archivos, todos los funcionarios son responsables de la custodia, manejo y cuidado de la
documentación y de los archivos que por razón de su cargo o función estén bajo su cuidado, sin
perjuicio de la responsabilidad que tienen los Secretarios Generales en los términos que señala el
CODIGO DISCIPLINARIO UNICO. Ley 734 de 2002. (Febrero 5) CAPITULO SEGUNDO

ARTÍCULO 34. Deberes.
Son deberes de todo servidor público:
…5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
…13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos
que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
…21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.
Ley 57 de 1985 Sobre reserva legal de los documentos de archivos públicos a los 30 años de
expedido y se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.
Decreto 1798 de 1990: Por el cual se dictan normas sobre libros de comercio.
Ley 80 de 1989: Por la cual se crea el Archivo General de la Nación. Para la preservación y
conservación de la memoria cultural de nuestro país el gobierno a través de la Ley 80 de 1989, que
sin ser una ley de archivos, creó el Archivo General de la Nación como órgano de dirección y
coordinación, normativo nacional en materia archivística y estableció el Sistema Nacional de
Archivos como Programa Especial con miras a coordinar la acción de los archivos del país, a lograr
la mutua cooperación, la comunicación permanente y el desarrollo armónico e integral de los
mismos.
Acuerdo 07 del 29 de junio 1994: Se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

Suministra las pautas y principios que regulan la función archivística en las entidades oficiales.
Art. 20 Constitución Política 1991: Derecho a la información. Se garantiza a toda persona la

libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información
veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen
responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No
habrá censura.
Art. 23 Constitución Política 1991: Derecho de petición. Toda persona, tiene derecho a
presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a
obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar sus derechos fundamentales.
Art. 74 Constitución Política: Acceso a los documentos públicos. Todas las personas tienen
derecho a acceder a los documentos públicos, salvo el caso que establezca la ley. El secreto
profesional es inviolable.
Art. 54 Código de Comercio: Deberes de los comerciantes. "Dejar copia fiel de la
correspondencia que dirija en relación con sus negocios, por cualquier medio que asegure la
exactitud y duración de la copia. Así mismo, conservará la correspondencia que reciba en relación
con sus actividades comerciales con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado
respuesta."
Decretos 2527, 3354 de 1950 y 1954: Cuando una empresa decida microfilmar documentos,
debe ceñirse a lo dispuesto en éstos Decretos y a la Resolución 316 de 1956.
Código de Procedimiento Penal: La ley obliga a conservar la documentación pero también la

protege. Los artículos 223 y 224 del Código de Procedimiento Penal consideran delito:
 Destruir
 Suprimir
 Ocultar, total o parcialmente documentos y lo castiga así:
 Con prisión de 2 a 10 años si la falta es cometida por un empleado oficial.
 Con prisión de 1 a 6 años si es cometida por un particular.
Si se va a utilizar tecnología de punta para el manejo de los archivos y la información, como el

disco óptico la empresa debe ceñirse a lo dispuesto en el Decreto 2620 del 23 de diciembre
de 1993.
Decreto 1382 de 1995: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la trasferencia
de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de
la Nación
ACUERDO 12 de 1995
Por el cual se modifica la parte I del ACUERDO 07 del 29 de junio de 1994" Reglamento General de
Archivos", "Órganos de dirección, coordinación y asesoría".
LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el
Decreto1777de 1990, y
CONSIDERANDO
Que el ARTÍCULO segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la
Nación y en su literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para
organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”.
Que el ARTÍCULO octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y su
numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística en el ámbito
nacional”.
Que se hace necesario establecer los Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría en los
Departamentos.
Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y en el

ACUERDO 07 de 1994,
ACUERDA
ARTÍCULO 1º.- El Reglamento General de Archivos tendrá un artículo con el número 13A del
siguiente tenor:
ARTÍCULO 13 A. Entidad de Dirección y Coordinación en los Departamentos. La entidad encargada

de dirigir y coordinar la Función archivística a nivel departamental es el Consejo Departamental
de Archivo, el cual será el órgano encargado de aplicar las políticas y normas trazadas por el
Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 2°.- El Reglamento General de Archivos tendrá un ARTÍCULO con el número 17A del
siguiente tenor:
ARTÍCULO 17A. Funciones del Consejo Departamental de Archivo. Las funciones del Consejo
Departamental de Archivo serán: a) Darse su propio reglamento; b) Desarrollar y supervisar el
cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en el departamento; c) Desarrollar normas
archivísticas aprobadas en el ámbito nacional; d) Proponer programas y proyectos al Consejo
Regional; e) Programar y coordinar acciones a nivel departamental acordes con las políticas,
planes y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y bajo la
coordinación de la Dirección del Sistema Nacional; f) Promover y vigilar la aplicación de criterios
comunes para la evaluación, selección, descarte y traslado de documentos a los archivos
correspondientes; g) Propiciar la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en
los diferentes niveles y áreas de trabajo.
ARTÍCULO 3º.- El Reglamento General de Archivos tendrá un ARTÍCULO con el número 18A del
siguiente tenor:
ARTÍCULO 18 A. Creación del Comité Evaluador en los documentos Departamentos. El consejo

Departamental del archivo creará el Comité Evaluador del Departamento, como un Comité Asesor
del Consejo Departamental del Archivo.
El Comité evaluador de Documentos será el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al
valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre selección y eliminación
de éstos, para los archivos del orden departamental y municipal, según las políticas generales
trazas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Así mismo deberá sugerir el régimen
de acceso y el de transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta
Directiva del Archivo General de la Nación las consultas, sobre eliminación de documentos
producidos por las oficinas de entidades públicas del orden departamental y municipal. En
consecuencia será el órgano encargado de tramitar ante el Consejo Departamental del Archivo el
concepto de las propuestas de Tabla de Retención Documental y de Eliminación de Documentos
de las entidades del sector público del orden departamental y municipal.
PARÁGRAFO: El Comité Evaluador de Documentos del Departamento estará integrado de

ACUERDO a las necesidades del mismo, pero como mínimo deberá conformarse por el Presidente
del Consejo Departamental del Archivo o su delegado, quien lo presidirá, el Jefe de Archivo de la
entidad productora de la documentación y un reconocido historiador nombrado por el Consejo
Departamental de Archivo.
ARTÍCULO 4º.- El ARTÍCULO 19 del Reglamento General de Archivos quedará así:
ARTICULO 19. Creación del Comité de Archivo. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo
legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta
dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones
en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
PARÁGRAFO: El Comité de Archivo estará conformado, entre otras, por las siguientes personas; El
funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma
inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o
su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la Oficina Jurídica o su delegado; el jefe de la Oficina de
Planeación o su delegado; el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado; el jefe de
la dependencia productora de los documentos que evaluaran y el jefe de la unidad administrativa
u operativa del archivo. Quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados
aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en la
sesiones correspondientes (Jefe de la Unidad de Control Interno, técnicos, historiadores o usuarios
externos entre otros). En las entidades donde no existen estos funcionarios serán integrantes del
Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.
ARTÍCULO 5º.- El presente ACUERDO rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Santafé de Bogotá D.C., a los dieciocho (18) días del mes de octubre de mil novecientos
noventa y cinco (1995).
EL PRESIDENTE EL SECRETARIO
DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA JOSE ALBERTO GIRALDO L.
ACUERDO 060 de 2001
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en
especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia
de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer
pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de
fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su ACUERDO 07 de 29 de junio de
1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer
archivístico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan
la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.
Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado,
que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la
competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a
la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran

entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace
necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión
documental.
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir
con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución,
seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
ARTÍCULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente ACUERDO, se definen los
siguientes conceptos así:
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a
los principios y procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo

o con su intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del
día siguiente de radicado el documento.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del
trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,
producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los
cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de ACUERDO con la cobertura de las
mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier
administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
ARTÍCULO TERCERO: Unidades de Correspondencia:
Las entidades deberán establecer de ACUERDO con su estructura, la unidad de correspondencia

que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a
los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus
sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus
necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en
cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente

capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el
trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y
externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por
los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la
administración pública.
ARTÍCULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de
procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con
destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por
el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que
cumplan con lo establecido.
ARTÍCULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los

procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la
actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá
números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto
orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente
la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar
cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales,
mecánicos o automatizados.
PARÁGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar
constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de
correspondencia.
ARTÍCULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos

administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán
de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de
que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que
no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de
la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter
oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un
adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o
automatizados.
ARTÍCULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia,

elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la
recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios
de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
ARTÍCULO NOVENO: Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada
conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión
documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a
la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas),
características dimensiónales, físicas y magnéticas”.
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y

exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de ACUERDO con los aspectos
contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia
y durabilidad”. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en
contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones
de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles,
cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán

adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas
de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
ARTÍCULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen
a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los
datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación
del mismo.
PARÁGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o
responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la
oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
ARTÍCULO UNDÉCIMO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas
en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al
destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de
la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En
los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias
adicionales.
ARTÍCULO DUODÉCIMO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas
por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las
series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la
unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y
establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este
ARTÍCULO DECIMOTERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que
dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán
responsabilidades de ACUERDO con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades
de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas
digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ARTÍCULO DECIMOCUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen
corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de
elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes
para el efecto.
La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de
fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
ARTÍCULO DECIMOQUINTO: Horarios de Atención al Público: Todas las unidades de

correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso
para los ciudadanos.
ARTÍCULO DECIMOSEXTO: El presente ACUERDO rige a partir de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá a los treinta (30) días del mes de octubre del año dos mil uno (2001).
PRESIDENTE SECRETARI TÉCNICO

ARACELI MORALES LÓPEZ ELSA MORENO SANDOVAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR No.004 DE 2003
PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias,

Unidades Administrativas Especiales y demás Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
DE: Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación
ASUNTO: Organización de las Historias Laborales
FECHA: Junio 6 de 2003.
El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Función Pública y el
Archivo General de la Nación, expidieron la Circular No. 07, a través de la cual se expresó la
necesidad de que todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los
archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y
normas técnicas generales sobre la conservación de la información oficial de las entidades.
Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovación de la Administración

Pública se viene adelantando por parte de la Presidencia de la República, el Departamento
Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la
Función Pública, un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento al
manejo de los archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro de
sus procesos de reforma institucional y de manera específica la relacionada prioritariamente con
las historias laborales, nóminas e historias clínicas, entre otras.
Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación,
cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos,
respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:
 Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
 Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
 Acta de posesión
 Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes Fiscales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales,
inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre
otros.
 Evaluación del Desempeño
 Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las
razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al
cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.
El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los
anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurídica,
con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales,
complementándola.
De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la
administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan
actividades propias de la gestión del talento humano.
Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el Art. 16 de la Ley 594 de 2000, los
Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a
las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:
En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de

su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.
Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas)
individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la
fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar
contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se
recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva
de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls.
201-400, etc.
Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con
su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.
Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario Único
Documental de los expedientes bajo su custodia.
Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con
las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y
conservación física de los documentos.
Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las entidades en

cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nación y dada la importancia
legal y el carácter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las
entidades deberán verificar la organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos
internos a las disposiciones anteriormente descritas.
El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones de asesoría técnica, inspección

y vigilancia otorgadas por la Ley, continuará realizando visitas a las entidades, para verificar el
cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivístico y en especial de las series
documentales anteriormente citadas.
FERNANDO GRILLO RUBIANO

Director
Departamento Administrativo de la Función Pública
JORGE PALACIOS PRECIADO

Director
Archivo General de la Nación
C.C. Director Departamento Nacional de Planeación- Dr. Santiago Montenegro Trujillo.

Directora Programa de la Renovación de la Administración Pública-Dra. Claudia
Jiménez Jaramillo.
Secretario Jurídico de la Presidencia- Dr. Camilo Ospina Bernal.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA

CIRCULAR Nº 012 DE 2004
PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos,

Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales y demás Entidades de la
Rama Ejecutiva del Orden Nacional
DE: Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación
ASUNTO: Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003 (Organización de
las Historias Laborales)
FECHA: Enero 21 de 2004
Con el propósito de brindar orientaciones sobre lo enunciado en la Circular Nº 004 de 2003,

especialmente en el sentido de que “En cada expediente los documentos se encuentren
ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que
se establece entre el funcionario y la entidad”, nos permitimos comunicar lo siguiente:
La aplicación de los Principios archivísticos debe acogerse universalmente y, conforme a la

normatividad vigente en el país, el Archivo General de la Nación debe propender por su
implementación en las entidades. Por lo anterior, lo expresado en el párrafo citado continuará
teniendo plena validez. Sin embargo, como lo ha demostrado la práctica, se presentan casos en
los cuales por largo tiempo la documentación -en particular las Historias Laborales- fue organizada
sin tener en cuenta el Principio de “Orden Original”, generando un inadecuado manejo de la
voluminosa documentación, lo que ocasiona hoy elevados gastos y tiempo para su recuperación.
En virtud de lo expuesto, el Archivo General de la Nación analizará los casos que presenten las
entidades comprometidas en el proceso de organización de sus archivos y específicamente las
inquietudes sobre el cumplimiento de los procedimientos enunciados en la Circular Nº 004 de
2003 en lo que respecta a la aplicación del Principio de Orden Original. Lo anterior, para efectos de
coordinar las acciones a seguir de manera particular con cada una de tales entidades.
El objetivo de estas disposiciones es asegurar el pleno control, conservación y recuperación

inmediata de la información, que en la serie “Historias Laborales” implica que exista una foliación
y el diligenciamiento de una Hoja de Control que relacione los tipos documentales que la
constituyen.
Las consideraciones expuestas no eximen el cumplimiento de lo establecido en la Circular Nº 004

de 2003 a partir de la fecha de su expedición.
FERNANDO ANTONIO GRILLO RUBIANO

Director
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA
SARA GONZALEZ HERNÁNDEZ Directora (E)
LEY 594 DE 2000

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
TITULO I
OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.
Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales
que regulan la función archivística del Estado.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración Pública en sus

diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente Ley.
Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, así:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que

se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación,
la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.
FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Artículo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la función archivística son los
siguientes:
Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación

organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la
Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a
la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones

administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.
Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y

manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad

del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia
de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la
riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I
de los Principios Fundamentales de la Constitución Política.
Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y
un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.
Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la

administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen
el referente natural de los procesos informativos de aquélla.
Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización

de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de
administración de documentos y archivos.
Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria,
garantizadora y perpetuadora.
Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos

informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del
Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.
Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarán

de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la
materia celebre el Estado Colombiano.
TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
Artículo 5. El Sistema Nacional de Archivos:
Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización

y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de
información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos.
integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las
entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por
servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las
entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el
efecto adopte el Ministerio de Cultura.
El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa,

descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad.
El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización

metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos.
Así mismo, promoverá la sensibilización de la Administración Pública y de los ciudadanos en
general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales
para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva.
Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de
Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación,
cooperación, descentralización y autonomía.
El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos,
de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y
desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:
La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan

Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades
territoriales.
La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los Consejos territoriales de
archivos, los Comités Técnicos, las entidades de formación del recurso humano, las asociaciones y
las entidades públicas y privadas que presten este servicio.
La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo será responsabilidad

de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e
indirectas del Estado.
La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en
la presente Ley y sus normas reglamentarias.
TITULO III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
Artículo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde
el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en:
Archivo General de la Nación

Archivo General del Departamento
Archivo General del Municipio
Archivo General del Distrito
PARAGRAFO: El Archivo General de la Nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989,
en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley.
Artículo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
Archivos de Entidades del Orden Nacional

Archivos de Entidades del Orden Departamental
Archivos de Entidades del Orden Distrital
Archivos de Entidades del Orden Metropolitano
Archivos de Entidades del Orden Municipal
Archivos de Entidades de Orden Local
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle.
Artículo 9. Los Archivos según la organización del Estado.

Archivos de la Rama Ejecutiva
Archivos de la Rama Legislativa
Archivos de la Rama Judicial
Archivos de los Organismos de Control
Archivos de los Organismos Autónomos
Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados

en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de
los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
TITULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a
la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios
de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
Artículo 12. Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de

documentos y de la administración de sus archivos.
Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los
casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo,
deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de

la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de
sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son
susceptibles de enajenación.
PARAGRAFO 1: La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los
servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
PARAGRAFO 2: Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de

reconocida solvencia académica e idoneidad.
PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que

deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos
históricos.
Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores
públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su
cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el
Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya
lugar en caso de irregularidades.
Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades
Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la
obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la
prestación de los servicios archivísticos.
Artículo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo
trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la
Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y
disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad
democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad
la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio
documental de la Nación.
Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las entidades tienen la obligación de
capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su
labor.
PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación

profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no
formal, desarrollados por instituciones educativas.
Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de
avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:
Organización archivística de los documentos.
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la
conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable
del sistema.
PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y
eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes
procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se
supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al
ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARAGRAFO: Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación

histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
TITULO V
GESTION DE DOCUMENTOS
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de
un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artículo 22. Procesos Archivísticos. La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo
Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los
archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y es objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través
del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y
conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos
notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios públicos.
Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública

elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar
los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que
dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la

intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos
consagrados en la Constitución y las leyes.
Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artículo 13 de la
Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los
treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el
carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su
posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos
presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo,
las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de
reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando
fuere del caso.
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artículo 30. Documentos Administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán
autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artículo 31. Documentos Históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal
evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los
siguientes términos:
Motivos legales
Procesos técnicos
Exposiciones Culturales
PARAGRAFO: Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos
técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de una
archivo fuera del territorio nacional.
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artículo 32. Visitas de Inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de
parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del
Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas
reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que
adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos
competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas
pertinentes.
Artículo 33. Órgano Competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá
control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios,
tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitución Política,

El Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva
la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos,
teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones.
Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación,
y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a
prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la
presente ley y sus normas reglamentarias, así:
Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o
vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas
preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas

conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas
semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el
caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que
persista el incumplimiento.
Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren
realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su
explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371, y
372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner
inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin prejuicio de las
sanciones patrimoniales previstas.
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos

serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los
esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente
del territorio colombiano.
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o

jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación
y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y
cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y
asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y
técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos
políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte,
la ciencia, la literatura y la política.
Artículo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el
registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o
tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad,
posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la
Nación solicite.
Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo
General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se
establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter
histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de
libre acceso.
Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen

de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como:
premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
Artículo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o
jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la
Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la

exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura.
El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan
sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos,
sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una
multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.
PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación

correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la Ley.
Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren
contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos
de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula
donde se establezca la obligación de aquéllas entregar copias de los archivos producidos en
desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad
intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la
Constitución Política.
PARAGRAFO: Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación
con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos
suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos
que deseen transferir.
Artículo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que
tengan mas de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo
General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del
Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.
TITULO X
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán
recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
Artículo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de
interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declarase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía
administrativa a la que de refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de
carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o
pérdida.
TITULO XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán

implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán
elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas
nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en

nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para
garantizar la preservación y conservación de la misma.
Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación

dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a
los documentos en nuevos soportes.
Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989
quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque
hayan sido reproducidos por cualquier medio".
TITULO XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA
NACION
Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para
las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos
contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como
a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con
base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos,
publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.
TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la

Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo
General del Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.
Artículo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga
en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MIGUEL PINEDO VIDAL

EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MANUEL ENRIQUEZ ROSERO
LA PRESIDENTA DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, NANCY PATRICIA GUTIERREZ CASTAÑEDA
EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, GUSTAVO BUSTAMANTE
MORATTO
REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL
PUBLIQUESE Y EJECUTESE Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los 14 JUL.2000
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA ANDRES PASTRANA ARANGO
EL MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR
EL MINISTRO DE CULTURA, JUAN LUIS MEJIA ARANGO

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SEMINARIO

Administración de archivos: Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la

Comité Evaluador de Documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación,

Documento Activo: Es aquel documento que es utilizado habitualmente con fines

Documento Esencial (Documento Vital): Es aquel documento necesario para el

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse con fines administrativos y

Documento Semiactivo: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

Gestión de Documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al

Muestreo: Operación por la cual se conserva ciertos documentos de carácter representativo o

Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa

Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

Tipo Documental: Unidad documental simple. Pieza Documental.

Unidad Administrativa: Unidad técnico- operativa de una institución.

ACUERDO 057 de 2000

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

ARTÍCULO TERCERO.- INVENTARIO DOCUMENTAL INDIVIDUAL. Los servidores públicos, al

PARÁGRAFO: En concordancia con el Código Único Disciplinario y el Reglamento General de

Almacenamiento micrográfico: Mediante un proceso fotográfico sobre el documento original,

Audiovisuales: Permiten la reproducción del documento y su información por imágenes (pueden

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO: CONCEPTO E IMPORTANCIA

Los principios de la práctica archivística se remontan a la aparición de la escritura, ya que este

DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO

Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: De circulación, de tramitación

Según su organización: Los archivos pueden ser CENTRALIZADOS - DESCENTRALIZADOS -

PASOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

ORGANIGRAMA ACTUALIZADO DE LA ENTIDAD.

310 320 330

ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CREACIÓN Y DONDE SE ESPECIFIQUEN LAS FUNCIONES DE CADA

UBICACIÓN DE LOS SITIOS DONDE SE HAN IDO ACUMULANDO DOCUMENTOS.

ACTO ADMINISTRATIVO DE CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO.

VERIFICAR, UBICAR Y NUMERAR ARCHIVADORES

VERIFICAR CONTENIDO DE LOS ARCHIVADORES

NUMERACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL CONTENIDO DE LAS CARPETAS

ANOTAR FECHAS EXTREMAS DEL CONTENIDO DE CADA CARPETA

SEPARAR E INDICAR PROCEDENCIA DE LOS DOCUMENTOS

VERIFICACIÓN DE LA EXISTENCIA DE COPIAS DE ESTOS DOCUMENTOS EN OTRAS DEPENDENCIAS

ELABORAR INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACIÓN, MANEJO, TRÁMITE Y ARCHIVO DE LAS

ORGANIZAR FÍSICAMENTE LOS DOCUMENTOS DE CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

ORGANIZACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA.

2. CONFORMACIÓN VENTANILLA ÚNICA

Recepción Radicación y Distribución de sus comunicaciones

2.1 RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS:

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de

2.2 MANEJO DE COMUNICACIONES INTERNAS:

2.3 RECIBO, REGISTRO Y TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES

La oficina de correspondencia se encarga de controlar la EMISIÓN, RECIBO y DISTRIBUCIÓN de las

 La competencia para la suscripción de documentos oficiales y definir el alcance y objetivo de

 Se recomienda separar el consecutivo de cartas y memorandos, el tiempo que determine el

 Normalizar el uso de planillas de registro, con el fin de llevar un control en la recepción y

 Evaluar el uso de bases de datos automatizadas.

Para la RADICACIÓN de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO _________________________ HOJA Nº

2.4 REPARTO INTERNO Y CONTROL DE ENTREGAS

2.5 MANEJO DE COMUNICACIONES VÍA FAX:

2.6 MANEJO DE LAS COMUNICACIONES POR CORREO ELECTRÓNICO:

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su

DEPENDENCIA:______________________________________________ HOJA No.________________

LE SOLICITAMOS CONFRONTAR ANTES DE FIRMAR Y DEVOLVERNOS ESTA PLANILLA.

DEPENDENCIA ________ FECHA: ____________NOMBRE: ________________ZONA DE RECORRIDO___________________

DEPENDENCIA O No. O RECIBO

TENGA EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

DEPENDENCIA:______________________________ HOJA No.

DEPENDENCIA FECHA: NOMBRE: ZONA DE RECORRIDO___________

UNIDAD ADMINISTRATIVA: _________________________ HOJA _ de__ REGISTRO DE ENTRADA

Elaborado por _______ Entregado por Recibido por_

ENTIDAD PRODUCTORA: ____________________________ HOJA DE _