CÓDIGO DE ÉTICA – SERVIASEO S.A.

SERVIASEO S.A.

CÓDIGO DE ÉTICA

Dirección: Carrera 54 No. 17-71,

Bogotá, Colombia.

PBX: 3352220 FAX: 2628005

E-mail: gerencia@serviaseo.com

Actualización: Enero 30 de 2013.

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 CÓDIGO DE ÉTICA – SERVIASEO S.A.

CONTENIDO

I. PRESENTACIÓN

II. OBJETIVOS

III. ALCANCE

IV. GENERALIDADES

V. VALORES CORPORATIVOS

PERSONALES
DEL SERVICIO

VI. NORMAS ÉTICAS GENERALES

VII. NORMAS ÉTICAS ESPECIFICAS

1. Relación con clientes

2. Relación con proveedores
3. Relación con la competencia
4. Relación con las autoridades
5. Relación con el medio ambiente
6. Relación con la comunidad
7. Salud ocupacional y seguridad
8. Conflicto de intereses
9. Manejo de información
10. Anticorrupción

VIII. RESPONSABILIDADES POR NIVEL

1. Presidencia
2. Directivos
3. Recursos Humanos
4. Empleados
5. Auditoria Interna y entes de control
6. Observadores

IX. CANALES DE COMUNICACIÓN

X. SISTEMA DE DENUNCIAS

XI. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

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I. PRESENTACIÓN

En SERVIASEO tomamos decisiones y realizamos nuestras acciones de acuerdo a

principios éticos basados en el respeto, la honestidad, e integridad, los cuales
consideramos indispensables para la vivencia de nuestra cultura organizacional.

Los empleados de SERVIASEO son la imagen de la Compañía ante nuestros clientes y

demás grupos de interés, por lo cual promovemos nuestra cultura organizacional con el
fin de unificar criterios y orientar las acciones de todos nuestros colaboradores en los
quehaceres del día a día.

SERVIASEO es una sociedad anónima que se rige por las leyes de nuestro país y es
vigilada por la Superintendencia de Sociedades, opera dentro del marco regulatorio
legal vigente, cuyo cumplimiento es indispensable para operar en el entorno social en
el cual se desenvuelve.

Este código es una guía que deben cumplir todos los empleados de SERVIASEO, sin
embargo existe la premisa fundamental de hacer las labores con la convicción de hacer
siempre lo correcto, de forma clara, justa y transparente.

Las directivas de SERVIASEO han autorizado y aprobado la expedición del presente

código de ética.

II. OBJETIVOS

1. Dar a conocer a nuestros clientes, directivos, administrativos y demás empleados

de SERVIASEO las obligaciones éticas que tiene nuestra compañía ante
inversionistas, clientes, proveedores, acreedores, competidores, autoridades,
medio ambiente, comunidad y demás grupo de interés con el que interactuemos.
2. Definir un marco general de conducta que rija el comportamiento de todos los
empleados de SERVIASEO. Promover y observar el cumplimiento del mismo.
3. Poner a disposición canales de comunicación que permitan denunciar faltas en
contra de nuestro código de ética, para lo cual nuestra Compañía determinará las
sanciones que deban ser impuestas.

III. ALCANCE

1. Aplica a todos los empleados de SERVIASEO en todo nivel, desde directivos a

operarios.
2. El código aplica a situaciones generales concernientes a nuestras relaciones
laborales, con inversionistas, clientes, proveedores, autoridades, medio ambiente y
comunidad en general, teniendo en cuenta aquellas situaciones que como
empleados de SERVIASEO puedan tener algún riesgo de conflicto ético.
3. Las situaciones de conflicto ético que no estén contempladas específicamente en
este código serán resueltas a criterio justo y transparente por las directivas de
SERVIASEO. De considerarlo necesario estas nuevas situaciones serán
incorporadas en versiones actualizadas de este documento.

IV. GENERALIDADES

Los directivos de SERVIASEO deben promover el conocimiento del presente código de

ética y velar por su cumplimiento.

Todos los empleados de SERVIASEO son cumplidores, observadores y denunciantes

en caso de presenciar o identificar incumplimientos al código.

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V. VALORES CORPORATIVOS.

SERVIASEO se compromete a prestar el mejor servicio, dentro del objeto social de la

empresa, de forma comprometida y responsable, confirmándolo por medio de nuestras
decisiones y acciones las cuales deben ser realizadas teniendo en cuenta:

PERSONALES:

Honestidad.

Integridad.

Respeto.

Excelencia personal.

Creatividad e ingenio.

DEL SERVICIO:

Pasión por el servicio.

Enfoque al cliente.

Calidad.

Productividad.

Uso responsable de recursos.

VI. NORMAS ÉTICAS GENERALES

1. En todo momento presentamos conducta leal, respetuosa, honesta y oportuna.

2. Defendemos la dignidad de las personas, respetando su libertad y privacidad.
3. Rechazamos y evitamos la discriminación por razones de género, estado civil,
edad, religión, grupo étnico, convicción política, clase social o económica, estado
de embarazo, idioma, nacionalidad, preferencia sexual, discapacidad u otra
característica especial.
4. Prohibimos y condenamos el acoso laboral y sexual.
5. Promovemos y facilitamos la detección de prácticas ilegales y conductas
inapropiadas a través de la comunicación abierta.
6. Evitamos denunciar de mala fe o sin fundamentos necesarios a todas las personas
que se consideren inocentes hasta que no se pruebe lo contrario.
7. De ninguna manera procedemos a despedir, degradar, suspender, amenazar o
acosar a persona alguna que proporcione información o colabore en
investigaciones donde se presuma el incumplimiento de la normatividad interna o
legal vigente aplicable.
8. Evitaremos realizar relaciones de negocios con personas u organizaciones que no
compartan nuestras convicciones éticas o que no operen dentro del marco legal.
9. Cumplimos con lo estipulado en la normatividad de lavado de dinero evitando
celebrar contratos con personas o entidades que tienen ingresos obtenidos en
operaciones al margen de la ley.
10. Evitamos contacto con personas deshonestas que pretendan perjudicar a
SERVIASEO, a nuestros grupos de interés, a otra entidad o a cualquier persona
interna o externa de la Compañía.
11. Evitamos el beneficio propio en detrimento del colectivo organizacional.
12. El nombre de SERVIASEO o sus recursos no deben ser usados para beneficio
personal.
13. Respetamos el secreto profesional al no difundir información confidencial de la
operación de SERVIASEO que pueda afectar a nuestra Compañía o a nuestros
empleados.
14. No divulgamos por ningún medio de forma no autorizada información confidencial
de procesos, productos, planes, métodos, estrategias, datos técnicos, de mercado,
de clientes o de cualquier otro tipo que lleguemos a conocer, dando cumplimiento a
toda normatividad legal vigente en temas de protección de la información.

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15. Cuidamos y hacemos uso responsable y eficiente de los recursos y activos

tangibles e intangibles de SERVIASEO, con el fin de lograr el cumplimiento de los
objetivos corporativos.
16. Nuestras actividades se enfocan en la prestación del servicio u obligaciones
adquiridas por la Compañía y sus clientes. No realizamos actividades ajenas que
deterioren nuestra capacidad operativa y afecten la prestación del servicio y
esperamos de los empleados la preservación de los activos.
17. SERVIASEO no participa, influye, apoya, interviene ni organiza actividades con
fines políticos. Quienes participan en estas actividades deben hacerlo en nombre
propio, estableciendo claramente que actúan a título personal sin involucrar a
SERVIASEO.
18. Toda violación al código de ética debe ser denunciada a las directivas de
SERVIASEO.
19. SERVIASEO respeta y protege a las personas que tiene a cargo, de acuerdo a
nuestras convicciones morales.

VII. NORMAS ÉTICAS ESPECIFICAS

1. Relación con clientes:

Ofrecemos un trato equitativo y honesto con todos los clientes proporcionando
nuestros productos y servicios con la mejor calidad de manera oportuna.

No hacemos comparaciones falsas o engañosas con productos y servicios que
ofrezca la competencia o que esté disponible en el mercado.

No ofrecemos productos ni servicios que sean catalogados como ilícitos o
impropios. Nuestras actividades, operaciones, productos y servicios se rigen y
cumplen el marco legal aplicable, procurando la mejor calidad posible.

2. Relación con proveedores:

Rechazar la obtención de recursos para prestación del servicio que ofrecemos de
personas o entidades que no compartan nuestros ideales éticos u operen fuera de
la ley vigente.

Quienes negociamos la adquisición de bienes o servicios que SERVIASEO
requiere, ofrecemos y exigimos un trato equitativo, honesto y justo en beneficio del
cumplimiento de los objetivos de la Compañía.

Realizamos una selección imparcial de los proveedores, basados en criterios de
calidad, rentabilidad y capacidad operativa.

No difundimos con personas externas a SERVIASEO ni con otros proveedores
debilidades identificadas en otro proveedor.

Rechazamos y denunciamos la solicitud u obtención de incentivos por parte de los
proveedores para favorecer su selección.

Atendemos las denuncias que puedan suscribir los proveedores en caso de
identificar actividades contrarias al código de ética.

3. Relación con la competencia:

Participamos del mercado de forma enérgica realizando nuestras acciones dentro
del marco de la competencia transparente y justa con nuestros competidores.

No participamos en ningún acuerdo con el objeto de manipular el mercado en
detrimento de los derechos de los clientes o competidores, de igual forma no
hacemos uso de medios impropios para obtener una ventaja competitiva.

Frente a los representantes de competidores mostramos actitud de respeto y
profesionalismo, con tratos y acciones que reflejan nuestros valores y los de
SERVIASEO.

Cuidamos nuestra imagen personal y la de SERVIASEO.

Evitamos hacer comentarios o declaraciones sobre la competencia, pero de ser
imprescindible lo hacemos con justicia y objetividad.

En ningún caso intentamos obtener secretos comerciales o cualquier información
confidencial de nuestros competidores. Las actividades ilegales de obtención de
esta clase de información están prohibidas.

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4. Relación con las autoridades:

Colaboramos con las autoridades para que puedan realizar plenamente el ejercicio
de sus facultades en caso que lo requieran. Actuamos con base en el legítimo
derecho de la defensa a favor de SERVIASEO dentro de lo permitido por la ley.

Reconocemos la autoridad de los entes de control que nos rigen y les ofrecemos
un trato amable y respetuoso procurando generar una atmósfera de confianza.

Atendemos diligentemente los requerimientos de los entes de control, colaborando
con eficiencia y cortesía para que puedan dar cumplimiento a su misión dentro de
las facultades que posean.

Nos relacionamos, comunicamos y actuamos con las autoridades de acuerdo a las
leyes aplicables.

5. Relación con el medio ambiente:

Defendemos la protección y conservación del medio ambiente por convicción
moral. Realizamos nuestras labores en concordancia con la normatividad
regulatoria que aplica a nuestras operaciones en productos y servicios.

El compromiso con el medio ambiente es responsabilidad de todos los empleados
de SERVIASEO.

Implementamos procedimientos para disminución de generación de residuos y
reciclaje que pueden afectar el medio ambiente.

Evaluamos los posibles efectos en el medio ambiente que puedan generar los
cambios en nuestros procesos o procedimientos internos.

Disponemos de los desechos líquidos y sólidos de forma segura para los
empleados, la comunidad y el medio ambiente de acuerdo a la regulación
aplicable para el manejo de todos los residuos.

Hacemos uso eficiente de los recursos naturales, tales como fuentes de energía e
hídricas monitoreando su consumo mensualmente procurando un uso
responsable.

Tomamos las medidas necesarias para prevenir daños ambientales dentro del
plan de emergencia de SERVIASEO S.A.

6. Relación con la comunidad:

Las acciones realizadas para nuestra operación, crecimiento y sostenibilidad no
afectan los derechos fundamentales de la sociedad en la que nos desenvolvemos.

Nuestra operación y crecimiento genera empleo digno con el cual otorgamos a
nuestros colaboradores los beneficios que por ley les corresponden.

7. Salud ocupacional y seguridad:

La salud y seguridad de nuestros empleados es tan importante como cualquier
otro objetivo corporativo.

Realizamos análisis y acciones para que los puestos de trabajo se mantengan
limpios, sean seguros y saludables.

Velamos por mantener un ambiente de trabajo adecuado.

Desarrollamos una política de autocuidado tanto con el manejo de insumos y los
procedimientos realizados entre el personal.

Continuamente en nuestras instalaciones hacemos capacitaciones a nuestros
empleados sobre salud ocupacional.

8. Conflicto de intereses:

Los directivos u otras personas que tengan intereses financieros en empresas que
pretendan comprar, vender, o proporcionar productos o servicios de o para
SERVIASEO lo puede hacer siempre y cuando tengan la aprobación de la junta
directiva de SERVIASEO. En los procesos de negociación no podrá participar la
persona involucrada. Estas situaciones deben ser puestas en conocimiento de las
directivas antes de su celebración para su análisis.

Los directivos y empleados no deben participar ni influir en procesos de decisión
relativos a contrataciones con compañías que sean propiedad de familiares en
primero, segundo o tercer grado sanguíneo, político o de afinidad.

Los directivos y empleados no deben tener intereses que les permita tener
influencias significativas en los negocios de la compañía.

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Los directivos y empleados evitan tener familiares bajo su dependencia, salvo los
casos autorizados por escrito por la Gerencia.

Las situaciones identificadas con conflictos de intereses deben ser puestas en
conocimiento de las directivas de SERVIASEO.

9. Manejo de información:

Todos los empleados de SERVIASEO debemos obtener, tratar, proteger y
resguardar responsablemente la información usada en nuestra operación.

Las personas que de acuerdo a su cargo o responsabilidades tienen acceso a
información privilegiada deben hacer uso responsable de esta acorde a las leyes
vigentes que apliquen, procurando en todo momento aplicar las medidas
necesarias para su protección, evitando la divulgación o filtración a personal no
autorizado.

En la construcción de casos de estudio aplicados en capacitaciones al personal de
SERVIASEO o en exposiciones internas o externas solo se debe usar información
pública de la compañía o de sus grupos de interés.

Aplicamos los controles que consideramos necesarios para la protección de la
información personal de nuestros empleados, clientes, proveedores y demás
grupos de interés de acuerdo a las leyes que lo regulan.

10. Anticorrupción:

Rechazamos, prevenimos y denunciamos prácticas de soborno, corrupción y
extorsión.

Realizamos negocios de forma justa y transparente en cumplimiento a la ley.

No realizamos de forma laboral ni personal, a nombre de SERVIASEO o personal,
actividades en las que participemos para ordenar, realizar, autorizar, prometer,
conspirar, inducir, asistir o estimular prácticas de corrupción, directa o a través de
un tercero.

No comprometemos, otorgamos, solicitamos ni aceptamos regalos, salarios,
viajes, comisiones o cualquier condición ventajosa para compensar o influenciar
una decisión de negocios. Rechazamos y denunciamos todo tipo de soborno o
extorsión frente a cualquier parte perteneciente a nuestros grupos de interés
internos o externos.

VIII. RESPONSABILIDADES POR NIVEL:

1. Presidencia:

Definir, delimitar, aprobar y difundir las conductas deseadas y las restringidas para
las personas regidas por la normatividad de SERVIASEO.

Analizar y autorizar sus adecuaciones.

Divulgar en colaboración con la Gerencia General el contenido del Código de Ética
y sus actualizaciones autorizadas haciendo uso del medio de comunicación que
considere más efectivo.

Velar por su cumplimiento.

2. Directivos:

Conocer el contenido del Código y declarar anualmente su responsabilidad con el
cumplimiento del mismo.

Presentar a la Presidencia propuestas de mejora al presente Código en caso de
identificar deficiencias o imprecisiones.

Asegurar que los colaboradores bajo su responsabilidad conozcan y apliquen el
Código de Ética.

Apoyar a sus colaboradores para lograr el cumplimiento del código aclarando las
dudas que estos tengan para lograr su correcta aplicación.

3. Recursos Humanos:

Presentar a Presidencia propuestas de mejora al presente Código en caso de
identificar deficiencias o imprecisiones.

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Coordinar el procedimiento de declaración anual de cumplimiento por parte de los

Directivos.

Difundir el contenido del Código de Ética entre todos los empleados de acuerdo a
los medios de comunicación definidos. Incluir en los programas de inducción los
temas del Código de Ética.

Supervisar el cumplimiento del Código de Ética.

Colaborar y liderar la ejecución del procedimiento del sistema de denuncias.

Definir y difundir el Código de Ética entre los interesados en su contenido.

4. Empleados:

Conocer y cumplir el Código de Ética.

Solicitar guía y colaboración a niveles jerárquicos superiores o a Recursos
Humanos en caso de tener dudas en la aplicación del Código de Ética.

Denunciar incumplimientos y dar a conocer sospechas de acciones indebidas.

5. Auditoria Interna y entes de control:

Reportar hallazgos, observaciones y solicitar planes de acción en caso de
identificar incumplimiento del Código de Ética.

Hacer seguimiento a las situaciones presentadas.

6. Observadores:

CUALQUIER PERSONA INTERNA O EXTERNA, O ENTIDAD (empleados,
proveedores, clientes, competidores, entes de control u observadores en general)
QUE IDENTIFIQUE FALTAS E INCUMPLIMIENTOS DE LAS NORMAS AQUÍ
DESCRITAS REALIZADAS POR EL PERSONAL DE SERVIASEO DEBE
REMITIRSE AL SISTEMA DE DENUNCIAS PARA DAR A CONOCER EL CASO Y
QUE EL ENCARGADO TOME LAS CORRECTIVAS O ACCIONES
PERTINENTES PARA SOLUCIONAR EL CASO.

IX. CANALES DE COMUNICACIÓN

Publicación para consulta en la página de internet de SERVIASEO el Código de

Ética y sus actualizaciones. www.serviaseo.com

Envío por correo electrónico o medio impreso a clientes, proveedores, entes de
control o personas de los diferentes grupos de interés que lo soliciten.

A los empleados se les dará a conocer dentro de la inducción o talleres de
procedimientos. Se dará constancia en su evaluación de su grado de
entendimiento y compromiso.

X. SISTEMA DE DENUNCIAS

Toda notificación, observación y comentario sobre el posible incumplimiento,

práctica ilegal o conducta inapropiada realizada por cualquier persona relacionada
con SERVIASEO, puede ser dirigida a la Presidencia mediante carta sencilla
firmada con nombre propio y cedula, notificando cualquier comportamiento o
práctica anómala.

No se aceptarán denuncias anónimas.

XI. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

1. Las violaciones a lo estipulado en este Código son objeto de sanción.

2. La severidad de las sanciones está en función de la gravedad de la falta y del
análisis si estas provienen de acciones negligentes o dolosas.
3. Consideramos una violación al Código no sancionar incumplimientos al mismo.
4. Las sanciones van desde la amonestación escrita, el despido justificado hasta la
denuncia penal a las autoridades competentes de acuerdo al caso presentado.

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5. Las sanciones se imponen por el nivel superior de quien comente la falta, con el
conocimiento y asesoría de las áreas Legal y de Recursos Humanos de
SERVIASEO.
6. Toda evidencia debe ser validada y evaluada por Recursos Humanos u
Operaciones y Logística según el caso, antes de imponer la sanción que
corresponda. Puede existir análisis de otras áreas o niveles jerárquicos superiores
para lograr la validación.

Este código de ética fue debidamente aprobado por la Presidencia y Gerencia

General de SERVIASEO. Enero 30 de 2013.

FIN