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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

MANUAL DE USUARIO

PLAN ANUAL DE CONTRATACION

(PAC)

ENERO 2011

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN (PAC)

INDICE

1. FORMATOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PAC

1.1. Recomendaciones antes de elaborar el PAC ……………… 3

1.2. Instructivo para elaborar el PAC, con Esigef …………………... 4

1.3. Instructivo para elaborar el PAC, sin Esigef …….……………… 7

2. SUBIR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN AL PORTAL

2.1. Subir al Sistema Transaccional del Portal….……………………. 9

Paso 1: Creación del Plan Anual de Contratación……….…. 10

Paso 2: Detalles del Plan Anual de Contratación.…………… 14

Paso 3: Documentos del Plan Anual de Contratación…..… 18

2.2. Modificaciones al Plan Anual de Contratación……………………. 20

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

1. INSTRUCTIVO PAC

1.1. RECOMENDACIONES ANTES DE ELABORAR EL PAC

 El sistema sólo aceptará el PAC en el formato Excel establecido, que lo deben bajar las
Entidades Contratantes del Portal www.compraspublicas.gov.ec.
 Se recomienda no cambiar el nombre del archivo que automáticamente se baja con el
nombre formato_pac_con_esigef o formato_pac_sin_esigef. Si se requiere poner algún
otro nombre al archivo recuerde no poner espacios al nombre del archivo y no colocar
puntos intermedios.
 No agregar más filas ni columnas en el encabezado del formato PAC.
 Comenzar a ingresar la información desde la fila 9
 No incluir fórmulas.
 No colocar bordes a las filas.
 No modificar la posición de las columnas.
 No colocar información entre filas (títulos entre fila y fila)

 No agregar subtotales

 En la celda B6 ingrese el RUC de la Entidad. Tenga cuidado que el RUC no se convierta a


número exponencial, el formato de este campo debe ser tipo texto.

 Verificar que el número de RUC ingresado en la celda B6 no tenga espacios ni delante ni


detrás del número.

 Verifique que la celda B6 no esté combinada con otra celda de la hoja de cálculo, por
ejemplo que la celda B6 no esté unida con la celda C6.

 En la columna correspondiente al COSTO UNITARIO recuerde ingresar un valor de hasta 4


decimales. El separador decimal debe ser el punto (.) no la coma (,)
 Revise que el año que ingresa en la columna EJERCICIO del formato pac_con_esigef y en la
columna AÑO en el formato pac_sin_esigef se encuentre ingresado en todas las líneas.

 Revise que la categoría del CPC sea a nivel 8 (debe tener 8 dígitos), caso contrario el
sistema no lo va a aceptar, si es un código que no existe en el CPC tampoco lo va a aceptar.
Recuerde que la categoría debe ir con la separación de codificación con puntos no con
comas. Ejemplo 45230.00.1

 Revise que no haya caracteres especiales en la cabecera DESCRIPCION, por ejemplo


comillas ("").

 En la columna UNIDAD, puede ingresar solo los tipos de unidades que se especifican en el
instructivo, no puede ir en blanco

 Para los cuatrimestres es una S (MAYUSCULA) y pueden ingresarla en el cuatrimestre que


se requiera hacer la contratación, no puede ir en blanco.

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

 Puede ingresar letras mayúsculas o minúsculas a los datos, recuerde no cambiar los datos
originales que ya le da el archivo

1.2. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN

ENTIDADES QUE MANEJAN PAC CON ESIGEF

ARCHIVO: FORMATO_PAC_CON_ESIGEF.xls

NUMERO DE RUC DE LA ENTIDAD CONTRATANTE

Ingrese RUC de la Entidad, celda (B6). Recuerde no dejar en blanco.

INFORMACION DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA

Para el ingreso de las contrataciones de bienes, prestación de servicios, consultoría y ejecución de


obras, la Entidad Contratante debe ingresar el número de Partida Presupuestaria, para ello el
formato PAC requiere que se ingrese cada uno de los códigos del número de la partida.

Los códigos de los campos que pide ingresar en el formato son los que se detallan a continuación.
Revise detalle de cabeceras de la partida.

CAMPOS DE CODIGOS DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA

CABECERA DETALLE

EJERCICIO ANIO EN CURSO

ENTIDAD CODIGO

UNIDAD EJECUTORA CODIGO

UNIDAD DESCONCENTRADA 0000

PROGRAMA CODIGO

SUBPROGRAMA CODIGO

PROYECTO CODIGO

ACTIVIDAD CODIGO

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OBRA CODIGO

GEOGRAFICO CODIGO

RENGLON AUXILIAR 0000

FUENTE CODIGO FINANCIAMIENTO – SOLO SI APLICA

ORGANISMO CODIGO

CORRELATIVO CODIGO DE CONTRAPARTIDA – SOLO SI


APLICA

RENGLON ITEM PRESUPUESTARIO

En el caso de Fuente, Organismo y Correlativo, si la contratación NO APLICA, dejar el campo


vacío.

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

INFORMACION PARA INGRESO DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORIA EN EL PAC

Ingrese los datos de las contrataciones, recuerde que debe escoger las categorías del Clasificador
Central de Productos CPC.

CABECERA DETALLE

Ingrese los ocho dígitos de la categoría del CPC. Recuerde


ingresar con la secuencia de puntos como está en el CPC.
CODIGO CATEGORIA CPC A NIVEL 8
Ej.: 48122.00.1

TIPO COMPRA Ingrese el tipo de compra únicamente con las palabras


que acepta el formato en singular: BIEN, OBRA, SERVICIO
O CONSULTORIA.

Puede ingresar con letras mayúsculas o minúsculas

DETALLE DEL PRODUCTO Ingrese la descripción de la adquisición que va a realizar-

Recuerde que puede poner la misma descripción de la


categoría en el CPC o el detalle hasta un máximo de 500
caracteres.

CANTIDAD ANUAL Ingrese la cantidad a comprar del ítem en números


enteros o decimales

Para decimales digite el punto (.) no la coma (,)

UNIDAD Las unidades permitidas para el formato son: unidad,


centimetro, metro, kilometro, kilometro cuadrado,
metro cuadrado, metro cubico, yarda, litro, galon,
gramo, kilogramo, tonelada, quintal y libra.

No ingrese con tildes las unidades de medida.

Puede ingresar las unidades en mayúsculas o minúsculas.

COSTO UNITARIO Ingrese el valor del costo Unitario sin símbolos y como
separador de decimales el punto (.) por ejemplo
100000.50

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CUATRIMESTRE Digite una S (en letra mayúscula) en el cuatrimestre o en


los cuatrimestres que se requiera realizar la contratación.
(Si requiere contratar en todo el año, ingrese la S en el
1er,2do y 3er cuatrimestre, de igual manera el archivo
permitirá que ingrese por ejemplo solo el 2do y el 3er
cuatrimestre o el 1er y 3er cuatrimestre, o el 1er y
segundo cuatrimestre.)

1.3. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN

ENTIDADES QUE MANEJAN PAC SIN ESIGEF

ARCHIVO: FORMATO_PAC_SIN_ESIGEF.xls

NUMERO DE RUC DE LA ENTIDAD CONTRATANTE

Ingrese RUC de la Entidad, celda (B6). Recuerde no dejar en blanco.

INFORMACION DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA O CUENTA CONTABLE

Ingrese los códigos de la partida o cuenta contable

CABECERA DETALLE

Ingrese los ocho dígitos de la categoría del CPC. Recuerde


ingresar con la secuencia de puntos como está en el CPC.
AÑO
Ej.: 48122.00.1

PARTIDA PRESUPUESTARIA O Ingrese el tipo de compra únicamente con las palabras que
CUENTA CONTABLE acepta el formato en singular: BIEN, OBRA, SERVICIO O
CONSULTORIA.

Puede ingresar con letras mayúsculas o minúsculas

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

INFORMACION PARA INGRESO DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORIA EN EL PAC

Ingrese los datos de las contrataciones, recuerde que debe escoger las categorías del Clasificador
Central de Productos CPC.

CABECERA DETALLE

Ingrese los ocho dígitos de la categoría del CPC. Recuerde


ingresar con la secuencia de puntos como está en el CPC.
CODIGO CATEGORIA CPC A NIVEL 8
Ej.: 48122.00.1

TIPO COMPRA Ingrese el tipo de compra únicamente con las palabras que
acepta el formato en singular: BIEN, OBRA, SERVICIO O
CONSULTORIA.

Puede ingresar con letras mayúsculas o minúsculas

DETALLE DEL PRODUCTO Ingrese la descripción de la adquisición que va a realizar-

Recuerde que puede poner la misma descripción de la


categoría en el CPC o el detalle hasta un máximo de 500
caracteres.

CANTIDAD ANUAL Ingrese la cantidad a comprar del ítem en números


enteros o decimales

Para decimales digite el punto (.) no la coma (,)

UNIDAD Las unidades permitidas para el formato son: unidad,


centimetro, metro, kilometro, kilometro cuadrado, metro
cuadrado, metro cubico, yarda, litro, galon, gramo,
kilogramo, tonelada, quintal y libra.

No ingrese con tildes las unidades de medida.

Puede ingresar las unidades en mayúsculas o minúsculas.

COSTO UNITARIO Ingrese el valor del costo Unitario sin símbolos y como
separador de decimales el punto (.) por ejemplo 100000.50

CUATRIMESTRE Digite una S (en letra mayúscula) en el cuatrimestre o en


los cuatrimestres que se requiera realizar la contratación.
(Si requiere contratar en todo el año, ingrese la S en el

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

1er,2do y 3er cuatrimestre, de igual manera el archivo


permitirá que ingrese por ejemplo solo el 2do y el 3er
cuatrimestre o el 1er y 3er cuatrimestre, o el 1er y
segundo cuatrimestre.)

2. SUBIR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIÓN AL PORTAL

2.1. Subir al Sistema Transaccional del Portal

Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la dirección Web


www.compraspublicas.gov.ec.

En la siguiente pantalla podrá observar el Portal de Compras Públicas, para ingresar al Sistema
Transaccional del Portal haga clic en la opción “Ingresar al Sistema”. (Imagen 4.1).

(Imagen 4.1)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

A continuación deberá ingresar su “RUC, Nombre de usuario y Contraseña”, luego de registrar


estos datos haga clic en el botón “Entrar”. (Imagen 4.2)

(Imagen 4.2)

Cuando haya ingresado al portal con sus datos, diríjase al menú Entidad Contratante, submenú
Plan de Compra, submenú Ingresar-Actualizar PAC. (Imagen 4.3)

(Imagen 4.3)

El registro del Plan Anual de Contratación tiene tres pasos para su ingreso.

PASO 1. Creación del Plan Anual de Contratación

 Año: Ingrese el año al que corresponde el PAC.


 Descripción: Plan Anual de Contratación. Recuerde ingresar en la descripción solo los
caracteres permitidos, como son: A - Z á-ú ñ Ñ 0 - 9 , . : ; - ( )
 Valor Asignado: Valor referencial en dólares del presupuesto asignado para la adquisición
de bienes, servicios y ejecución de obras del año en curso.

 Maneja Esigef: Escoja la opción SI o NO dependiendo de si maneja o no ESIGEF.

 Descargar Archivo: Descargue el archivo formato del PAC obligatorio, el cual será ingresado
en los siguientes pasos.

IMPORTANTE: Es importante que el archivo formato PAC sea descargado primero y el tipo de
formato dependerá de la opción SI o NO, luego de lo cual se requiere sea llenado según el
instructivo de pasos para ingreso al PAC.

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Si hace clic en SI se descargará el archivo formato_pac_con_esigef, y si hace clic en No se


descargará el formato_pac_sin_esigef.

Escoja la opción SI o NO, dependiendo de Si Maneja o No Maneja ESIGEF. (Imagen 4.4)

(Imagen 4.4)

Luego haga clic en Instructivo PAC, el instructivo tiene la información requerida para elaborar el
PAC de acuerdo al Formato PAC que deberá subirlo al Portal.

Una vez que haya leído el instructivo proceda a bajar el Formato PAC para que llene la información
requerida y lo suba al portal. (Imagen 4.5)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

(Imagen 4.5)
Si Maneja ESIGEF el formato ha descargar será formato_pac_con_esigef, como se muestra en la
imagen a continuación. (Imagen 4.6)

(Imagen 4.6)

Si NO Maneja ESIGEF el formato ha descargar será formato_pac_sin_esigef. (Imagen 4.7)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

(Imagen 4.7)

Recuerde Guardar este archivo en su PC o en cualquier dispositivo de almacenamiento.

Le recomendamos mantener el nombre del archivo que le da el sistema. Una vez guardado, deberá
abrirlo y proceda a completarlo; el instructivo le ayudará a cumplir todos los pasos para ingresar
datos en el formato establecido para el PAC.

Luego de haber llenado primero el formato PAC, proceda al ingreso de los datos que le pide el Paso
1, como se muestra a continuación en la imagen.

Año, Descripción, Valor Asignado y si Maneja Esigef o no. Luego de ingresados estos datos haga clic
en el botón “Guardar” que se encuentra en el lado superior derecho de la pantalla.
(Imagen 4.8)

(Imagen 4.8)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

Usted podrá observar que los datos del primer paso fueron guardados, cuando se presenten ya
estos datos en la parte inferior como se muestra a continuación. (Imagen 4.9)

(Imagen 4.9)

Ahora haga clic en el botón “Continuar” para seguir con el ingreso de los 3 PASOS en el sistema y
así publicar el PAC.

PASO 2. Detalles del Plan Anual de Contratación

En el paso 2 el sistema le pedirá el archivo formato PAC con esigef o sin el, dependiendo lo que
escogió en el primer paso.

Haga clic primero en el botón “Examinar”, esta opción le permitirá buscar el archivo que
previamente fue ya llenado para subirlo en este paso.

Finalmente haga clic en el botón “Subir”, para que el archivo sea adjuntado en el sistema. (Imagen
4.10)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

(Imagen 4.10)

Si el sistema detectara que el archivo formato_pac tiene errores, el sistema le presentará el


siguiente registro de errores llamado “Log de Errores”, descargue esta información para que
verifique en que parte del archivo cometió errores.

La imagen a continuación le presentará como se visualizará esta información en el sistema, para


ello se requiere que se haga clic en descargar el icono “Descargar Log de Errores”. (Imagen 4.11)

(Imagen 4.11)

Al hacer clic en Descargar Log de Errores, el sistema permitirá visualizar los errores cometidos al
ingresar la información del Formato PAC. (Imagen 4.12)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

(Imagen 4.12)

Como puede observar el sistema le permite verificar con este reporte en que línea y campo del
formato_pac tuvo el error. Para rectificar el error solo abra el archivo formato pac haga los cambios
y guarde dichos cambios, haga clic en el botón “Regresar” que se encuentra en el mismo PASO 2, y
el sistema le permitirá subir nuevamente el archivo con los cambios realizados.

Si el archivo no presenta errores el sistema importa todos los datos del formato_pac en excel al
sistema como lo muestra la imagen a continuación.

Si en el caso de que tuviera errores y los rectificó y volvió a intentar subir el archivo, si no existe
error, el sistema importará toda esta información en este paso.

Recuerde que el sistema no le importará sus datos si no ha llenado correctamente su formato_pac,


por ello le recomendamos leer los pasos del instructivo y así evitar que tenga inconvenientes.

Recuerde revisar el monto total en dólares que coincida con el dato ingresado en el PASO 1 en el la
opción Presupuesto Referencial, si no caso contrario puede hacer clic en el botón “Regresar” , este
botón le permitirá ir al paso anterior y hacer el cambio para que coincida el valor de las
contrataciones.

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En todo caso si no existe ningún cambio proceda a hacer clic en el botón “Continuar”. (Imagen
4.13)

(Imagen 4.13)

Si desea verificar si se han ingresado todos los ítems lo puede hacer utilizando la opción de
búsqueda por ítem, esta opción le permitirá hacer la búsqueda ya sea por Código de la categoría
del producto o por el número de la partida presupuestaria de los ítems ingresados.

Una vez que seleccione la opción con la que va a hacer la búsqueda haga clic en el ícono “Buscar”,
si desea seguir realizando más búsquedas limpie la pantalla con la opción “Limpiar” o si desea
nuevamente listar todos los ítems haga clic en la opción “Listar ítems”. (Imagen 4.14)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

(Imagen 4.14)

Para la búsqueda a través de la categoría del producto, ingrese el código y luego haga clic en el
ícono “Buscar”. (Imagen 4.15)

2. Luego haga clic en este ícono para la búsqueda

1. Si la búsqueda es por categoría del producto, ingrese aquí el código

(Imagen 4.15)

Si requiere hacer la búsqueda a través de la partida presupuestaria, ingrese el número de la Partida


Presupuestaria y haga clic en el ícono “Buscar”. (Imagen 4.16)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

2. Luego haga clic en el ícono para la búsqueda

1. Si la búsqueda es por número de partida presupuestaria, ingrese aquí el número

(Imagen 4.16)

PASO 3. DOCUMENTOS DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACION

En el tercer paso el sistema le indicará que su archivo formato_pac_con_esigef o sin_esigef fue


subido al portal, este archivo es el PAC INICIAL que no será reformado como su nombre lo indica.
Mas adelante podrá informarse como realizar una modificación al PAC en el sistema, mas no en el
archivo inicial. (Imagen 4.17)

(Imagen 4.17)

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En el PASO 3 también deberá incluir la Resolución de Aprobación del PAC como lo indica el
Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Escanee la Resolución Elaborada por la Entidad contratante y adjúntela al portal para que pueda
Finalizar los pasos.

Para subir el archivo haga clic en “Examinar”, para que pueda escoger el archivo del lugar donde lo
ha guardado en el PC, luego haga clic en el botón “Subir”. (Imagen 4.18)

(Imagen 4.18)

Una vez subido el archivo haga clic en el botón “Finalizar”.

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

2.2. Modificaciones al Plan Anual de Contratación

En cualquier fecha del año en curso y las veces que sean necesarias, la Entidad Contratante podrá
realizar modificaciones al PAC.

Diríjase a la opción Entidad Contratante, submenú Plan de Compra, submenú Ingresar-Actualizar


PAC. (Imagen 5.1)

(Imagen 5.1)

Usted podrá observar que se encuentra guardado el Plan Anual del año en curso, ya que esta
información se encuentra detallada en la parte inferior de la pantalla, y junto a la información
tendrá 2 iconos uno que dice “Editar” y otro “Visualizar”, para modificar el PAC haga clic en el
icono “Editar” como se muestra a continuación en la siguiente imagen. (Imagen 5.2)

(Imagen 5.2)

La opción “Visualizar” solo permitirá ver la información ingresada del PAC, mas no permitirá
realizar ninguna modificación.

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

Al hacer clic en “Editar”, el sistema le permitirá hacer cambios en los PASOS 1, 2 y 3 del PAC que se
ingresó, no olvide hacer clic en el botón “Guardar”, al realizar cualquier cambio. (Imagen 5.3)

(Imagen 5.3)

El sistema le obligará a pasar primero por el Paso 1, luego si no tuviera ningún cambio podría poner
“Continuar” para ir al Paso 2, donde podrá modificar su PAC, en este paso podrá “Agregar”,
“Eliminar”, o “Editar” los ítems de bienes, obras, servicios o consultorías en el PAC reformado que
presenta en pantalla el sistema. (Imagen 5.4)

El Paso 2 permite realizar cualquier modificación, más no SUBIR NUEVAMENTE EL ARCHIVO PAC
INICIAL. Recuerde que ese archivo ya lo subió el sistema y lo podrá descargar en el PASO 3.

Antes de hacer las modificaciones si la cantidad de ítems ingresados son tantos que no los puede
identificar rápidamente proceda a utilizar la opción para la búsqueda de los mismos, opción que la
encontrará en el PASO 2, a continuación un ejemplo. (Imagen 5.5)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

(Imagen 5.4)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

(Imagen 5.5)

Si necesita agregar un nuevo campo en el PAC reformado, haga clic en el botón “NUEVO”, como se
muestra a continuación. (Imagen 5.6)

(Imagen 5.6)

A continuación ingrese los datos como partida presupuestaria, CPC, tipo de compra, cantidad,
unidad de medida, costo unitario y cuatrimestre. (Imagen 5.7)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

(Imagen 5.7)

De la misma manera cuando edite alguno de los ítems, haga el cambio que se requiera haciendo
clic en el botón “Editar” y el sistema le presentará una pantalla muy similar, pero con la diferencia
de que va a editar la información ya ingresada anteriormente.

Recuerde siempre “Guardar” cualquier cambio que se haga, y de igual manera al crear un “NUEVO”
ítem. (Imagen 5.8)

(Imagen 5.8)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

La opción de “Eliminar” (X) le permitirá eliminar el ítem ingresado, antes de eliminar el ítem el
sistema le mostrará un mensaje para que proceda a “Aceptar” o “Eliminar “Cancelar”. (Imagen
5.9) - (Imagen 5.10)

(Imagen 5.9)

(Imagen 5.10)

Una vez que haya realizado las modificaciones correspondientes proceda a hacer clic en el botón
“Continuar”, el cual se encuentra al final de la pantalla para ir al PASO 3 donde deberá subir la
Resolución de Modificación al PAC que realizó. (Imagen 5.11)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

(Imagen 5.11)

La Entidad podrá modificar las veces que requiera el PAC siempre y cuando suba la Resolución de
Modificación al mismo. (Imagen 5.12)

(Imagen 5.12)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

Una vez que suba la Resolución de Modificación al PAC haga clic en “Finalizar”. (Imagen 5.13)

(Imagen 5.13)

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