RESERVADO RE 345 -1

EJERCITO DEL PERU

ADMINISTRACIÓN

SISTEMA DE ARCHIVOS DEL

EJÉRCITO

EDICIÓN NOV 03
 RESOLUCION DE LA COMANDANCIA GENERAL DEL
EJÉRCITO

Lima, 07 Nov 03
N° 930 CGE/DIEDE

Vista la H/R N° 03 DIEDE/SUB DIDOC/05.21 de May

2003 de la Dirección de Educación y Doctrina del Ejército.

CONSIDERANDO :

Que, en la actualidad no existe bibliografía, que sirva de

consulta, guié uniforme el Sistema de Archivo en el Ejército.

Que, el RE 345 - 1 “SISTEMA DE ARCHIVO DEL

EJÉRCITO” Edición 2003, constituye un texto, que contiene y
explica en forma ordenada, clara y precisa, los procedimientos a
seguir, de acuerdo a Decreto y Leyes vigentes, en la
organización del Sistema de Archivo del Ejército.

Que, Señor General de Ejército Comandante General del

Ejército con fecha 30 de Mayo 2003 aprobó la H/R N° 03 DIEDE/
SUB DIDOC/05.21 de May 2003, que recomienda se apruebe y
publique el RE 345 - 1 “SISTEMA DE ARCHIVO DEL
EJÉRCITO” Edición 2003.
Estando a lo recomendado por el Señor General de
Brigada Director de Educación y Doctrina del Ejército y lo
dispuesto por el DS Nº 020 D/SG del 05 Dic 86.

SE RESUELVE:
ARTICULO 1° - Aprobar RE 345 - 1 “SISTEMA DE
ARCHIVO DEL EJÉRCITO” Edición 2003.
 ARTICULO 2° - La Dirección de Educación y Doctrina
del Ejército queda encargada de la publicación y distribución del
indicado Reglamento.

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE,

teniendo la clasificación de “RESERVADO”.
 SISTEMA DE ARCHIVOS DEL EJÉRCITO
Parr. Pag.
CAPITULO 1 GENERALIDADES
Objeto 1.1 1
Finalidad 1.2 1
Base Legal 1.3 1
Alcance 1.4 2
CAPITULO 2 INSTRUCCIONES FUNDAMENTALES
Sección I DISPOSICIONES GENERALES
Sistema de Archivos del Ejército 2.1 1
Unidad de Archivo Central 2.2 2
Archivo Periférico 2.3 3
Archivo de Gestión 2.4 3
Sección II DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
Organización de Documentos 2.5 4
Organización de la Unidad de
archivo Central 2.6 4
Organización del Archivo Periférico 2.7 5
Organización del Archivo de Gestión 2.8 5
Conservación de Documentos 2.9 12
Descripción de Documentos 2.10 17
Transferencia de Documentos 2.11 18
Selección y Depuración de
documentos 2.12 19
Eliminación de Documentos 2.13 21
 Parr. Pag.
Servicio que brinda el archivo 2.14 23
Personal de archivo 2.15 25
Presupuesto 2.16 26

CAPITULO 3 MECANISMOS DE CONTROL

Supervisión 3.1 1
Evaluación 3.2 1
Control 3.3 1
Relevos 3.4 2
ANEXOS
ANEXO 01: Clasificación de documentos por
Códigos de archivo 1 26
ANEXO 02: Tabla General de retención de
Documentos 27
ANEXO 03: Formato de Referencia Cruzada 28
ANEXO 04: Relación de Documentos a
transferir 29
ANEXO 05: Relación de Documentos para su
Eliminación 30
ANEXO 06: Formato de préstamo de documentos 31
ANEXO 07: Formato de Registro de Préstamos 32
ANEXO 08: Formato de Constancia de
Préstamo 33
 Parr. Pag.
ANEXO 09: Formato de Constancia de
Préstamo (Referencia Cruzada) 34
ANEXO 10: Registro de Documentos 35
ANEXO 11: Lista de Documentos 36
ANEXO 12: Índice de documentos 37
ANEXO 13: Inventario de documentos
(Transferencia de relevo) 38
 CAPITULO 1
GENERALIDADES

1.1 Objeto
Normar la organización de los archivos y los procedimientos
que regulan el funcionamiento del Sistema de Archivos en el
Ejército.
1.2 Finalidad
a. Contar con un sistema estructurado en el marco de las
normas del Sistema Nacional de Archivos.
b. Uniformar criterios para la gestión de documentos y
administración de archivos en todas las Unidades y
Dependencias del Ejército.
c. Brindar un eficiente servicio a los usuarios en cada uno
de los archivos integrantes del Sistema.
1.3 Base Legal
a. Art. 21º y 168° de la Constitución Política del Estado.
b. Art. 2º y 4º del Decreto Ley Nº 19414, Ley de defensa,
conservación e incremento del patrimonio documental de la
Nación.
c. Art. 1º, 2º y 6º del Decreto Supremo Nº 022-75-ED,
Reglamento del Decreto Ley Nº 19414.
d. Art. 1º, 2º y 3º de la Ley Nº 25323, Ley del Sistema
Nacional de Archivos.
e. Art. del 1º al 8º del Decreto Supremo Nº 008-92-JUS,
Reglamento de la Ley Nº 25323.
f. Art. 2º y 4º de la Resolución Ministerial Nº 197-93-JUS,
Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de
la Nación.
g. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos,
aprobada por Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN/J.
 h. Directivas del Nº 003 al Nº 007-86-AGN/DGAI, emitidas
por el Archivo General de la Nación como órgano rector y central
de Sistema Nacional de Archivos.
i. Decreto Legislativos Nº 681 y 827, Ley Nº 26612 y
Decreto Supremo Nº 009-92-JUS y Nº 001-2000-JUS, sobre el
uso de la tecnología avanzada en materia de archivo de
documentos e información.
j. Art. 55º, 57º, 117º y 118º de la Ley Nº 27444, Ley de
procedimientos administrativos general.
1.4 Alcance
a. Este sistema será aplicado en todos los escalones del
Ejército con autonomía, en coordinación con el Archivo General
de la Nación y los Órganos de Control del Instituto, bajo la
supervisión y asesoramiento de la Unidad de Archivo Central.
b. Las prescripciones contenidas en el presente reglamento
están estrechamente ligadas, a las disposiciones de seguridad
prescritas en el RE 340-10 Correspondencia, Trámite y Registro
y el ME 38-10 Seguridad Militar.
 CAPITULO 2
INSTRUCCIONES FUNDAMENTALES
Sección I DISPOSICIONES GENERALES

2.1 Sistema de archivo del Ejército

Es la integración de los archivos del Ejército con el fin de
participar en la dirección, conducción, organización, coordinación,
ejecución y supervisión de los programas archivísticos para la
conservación, tratamiento y servicio del patrimonio documental.
El Sistema de Archivos del Ejército está conformado por:
a. La Unidad de Archivo Central, ubicado en el Cuartel
General del Ejército.
b. Los Archivos Periféricos, que se encuentran constituidos
en los Núcleos de Desconcentración y Direcciones del CGE.
c. Los Archivos de Gestión, corresponden a cada una de
las Unidades Orgánicas, Órganos de Asesoramiento, Apoyo y
Ejecución.

SECRETARIA GENERAL
DEL EJÉRCITO

ARCHIVO
CENTRAL
(CA-CGE)

ARCHIVO ARCHIVO DE
PERIFÉRICO GESTION

Series Series Series

documentales documentales documentales
2.2 La unidad de archivo central
a. Es el Archivo de mayor nivel jerárquico del Ejército,
conductor del Sistema de Archivos, de quien los archivos
periféricos y de gestión dependen técnica y normativamente.
Estructural y orgánicamente depende de la Secretaría General
del Ejército (CA-CGE). Conserva, organiza y sirve la
documentación de valor permanente e histórico.
b. La Unidad de Archivo Central con relación al Sistema de
Archivos del Ejército, es la responsable de planificar, organizar,
dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar.
c. las actividades archivísticas a nivel del Ejército, así como
la conservación y uso de la documentación administrativa e
histórica proveniente de los archivos periféricos y de
gestión así como intervenir en las transferencias y depuración de
documentos en coordinación con el Archivo General de la
Nación.
d. Atribuciones técnicas normativas de la Unidad de Archivo
Central :
1) Recepcionar, conservar, organizar, interpretar y poner
al servicio de los usuarios la documentación que
custodia.
2) Intervenir en el proceso de depuración de documentos
declarados innecesarios, de acuerdo a las
disposiciones administrativas y legales vigentes.
3) Realizar estudios de costo/beneficio para la
incorporación e implementación de la informática en el
sistema de archivos.
4) Brindar un eficiente servicio de información a las
unidades administrativas y operativas del Ejército.
5) Formular y Proponer la adecuación de documentos de
gestión archivística para su aprobación.
6) Asesorar y Supervisar los archivos periféricos y de
gestión del Ejército.
7) Promover la capacitación archivística y cursos afines
para mantener permanentemente personal capacitado
en el sistema de archivo.
 8) Coordinar las acciones técnico-archivísticas con el
Archivo General de Nación, por depender técnica y
normativamente de él.
e. La Unidad de Archivo Central contará con los
documentos de gestión siguiente:
1) Manual de Organización y Funciones
2) Manual de Procedimientos Archivísticos
3) Plan de Trabajo Archivístico
4) Normas de Control y Seguridad
5) Programa de Microfilmación y Digitalización
i. Archivos periféricos
a. Son los responsables de conservar, organizar y
sistematizar los documentos pasivos de uso potencial
proveniente de los archivos de gestión, da cumplimiento a la
Tabla General de Retención de Documentos, transfiriéndolo con
carácter obligatorio a la Unidad de Archivo Central.
b. Administrativamente dependen de su respectivo
Comando, técnica y normativamente de la Unidad de Archivo
Central del Ejército.
2.4 Archivos de gestión
a. Organizan, conservan y utilizan la documentación activa,
generada y recibida por cada oficina en el ejercicio de sus
funciones, así como de transferirlas al Archivo Periférico ó
Unidad de Archivo Central.
b. Los archivos de Gestión son de responsabilidad de los
Oficiales encargados, designados por el Comandante General o
Jefe de la Repartición o Dependencia.
c. Técnica y normativamente dependen de la Unidad de
Archivo Central.
 Sección II DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

2.5 Organización de documentos

La documentación formulada y recibida por el Ejército, en
cumplimiento de sus facultades y funciones atribuidas por la
Constitución Política del Estado, Ley Orgánica del Ministerio de
Defensa y el Manual de Organización y Funciones del Ejército; es
clasificada, codificada y ordenada, según las características de
la documentación y necesidades de la información, concordante
con las normas técnicas del Sistema Nacional de Archivos.
a. La clasificación
Consiste en la separación de los documentos formando
un cuadro de clasificación, de tal manera que cada campo
funcional y sus respectivas series documentales queden
organizados formando parte de la estructura de un todo. Cada
campo funcional o serie documental es único y distinto de los
demás con características propias que lo diferencia.
b. La codificación
Consiste en asignarle un número o código a cada uno de
los campos funcionales, series documentales o asuntos primarios
para su mejor identificación y ubicación.
c. La ordenación
Consiste en establecer la precedencia de los
documentos en el tiempo y en el espacio, que permita su
localización inmediata, eligiendo el tipo de ordenación que más
se adecue a la necesidades de la información, pudiendo ser
alfabética, numérica, cronológica o la combinación de ellos.
a. Organización en la unidad de archivo central
a. Los documentos en la Unidad de Archivo Central del
Ejército se organizarán respetando el principio de procedencia
administrativa y de orden original o natural.
b. Los documentos que proceden de los archivos periféricos
y de gestión, no deben ser mezclados ni alterados en la forma
como se organizaron los documentos al momento de su
producción.
 c. Los documentos son recibidos con una Relación a
Transferir, previamente clasificados, ordenados y codificados, tal
como está expresado en el Cuadro de Clasificación de
Documentos. (Ver Anexo N° 01).
d. En la Unidad de Archivo Central del Ejército se practicará
la selección y depuración de documentos; es decir, elegir
aquellas series documentales que se conservarán
permanentemente como patrimonio histórico y aquellas series
documentales que se conservarán temporalmente porque son
documentos susceptibles de ser eliminados; vencido el plazo
establecido en la Tabla General de Retención de Documentos.
(Ver Anexo N° 02).
b. Organización en los archivos periféricos
a. Los documentos del Archivo Periférico del Ejército son
también organizados respetando el principio de procedencia
administrativa y de orden original o natural. Es decir, no se
mezclarán los documentos procedentes de los archivos de
gestión, ni alterar la forma como estaban organizados los
documentos al momento de producirse.
b. En los Archivos Periféricos se conservaran
temporalmente los documentos mayores de cinco (05) y menores
de once (11) años, a partir del onceavo (11°) año se transferirá a
la Unidad de Archivo Central del Ejército, previa relación de
documentos a transferir.
c. Organización en los archivos de gestión
a. La clasificación de los documentos en los Archivos de
Gestión es orgánico-funcional. Dicha clasificación se realiza
teniendo como base la estructura orgánica y las funciones. En el
Ejército, el cumplimiento de las funciones y actividades de cada
unidad orgánica da origen a las series documentales o asuntos
primarios.
b. Para cada documento que integra la serie documental se
elige el tipo de ordenación más conveniente que permita localizar
de manera inmediata la información contenida en los
documentos; alfabética, numérica, cronológica, o su
combinación.
c. Procedimientos para la organización
1) Los documentos que se van formulando en cada
Dependencia, referidos a un mismo asunto, serán
agrupados y archivados juntos en estricto orden
cronológico, formando expedientes, iniciando con el
documento que dio origen el trámite.
2) Los documentos producidos en el Instituto están
agrupados en treinta (30) grandes campos funcionales
o asuntos principales, asignándole a cada campo un
código, constituyendo el sistema de archivos del
Ejército. Los campos funcionales son:
01. Administración Interna
02. Personal
03. Inteligencia y Contrainteligencia
04. Cartografía y Geografía
05. Instrucción y Entrenamiento
06. Organización
07. Operaciones
08. Movilización y Reservas
09. Abastecimiento - Logística
10. Ingeniería
11. Intendencia
12. Material de Guerra
13. Comunicaciones
14. Transportes
15. Sanidad
16. Veterinaria
17. Agropecuaria
18. Planes, Programas y Presupuesto
19. Economía y Finanzas
 20. Inspecciones y Visitas
21. Justicia Militar y Asesoría Legal
22. Investigación y Desarrollo
23. Asuntos Civiles y Desarrollo Nacional
24. Relaciones Públicas
25. Técnica Administrativa
26. Estadística
27. Doctrina
28. Operaciones Psicológicas
29. Derechos Humanos
30. Bienestar
3) A cada asunto principal le corresponde una cantidad
variable de asuntos primarios, a los cuales se les ha
asignado dos dígitos, escritos después del segundo
número, separado por un punto. Por ejemplo, cuando
el campo funcional Personal tiene como asunto
principal Personal Civil y asunto primario la serie
documental Bajas, se organizará de la siguiente
manera:
02. Personal.
02.02 Personal Civil.
02.02.02. Bajas.
4).Cuando la cantidad de documentos producidos y
conservados requiere divisiones más específicas,
conviene subdividir el asunto primario en asuntos
secundarios, a los cuales se les asigna también otro
código. Por ejemplo, el asunto primario Bajas, puede
subdividirse en los siguientes asuntos secundarios:
02.02.02. Bajas
01. Profesionales
02. Técnicos
 03. Auxiliares
04. Servicio Interno
05. Contratados
06. Nombrados
5).Cuando aparecen nuevos campos funcionales, y
existe la necesidad de crear otras sub series y/o
asuntos secundarios al interior del asunto primario, los
documentos se agruparán siguiendo ese orden, dando
cuenta de estos cambios a la Dirección de Educación
y Doctrina del Ejército (DIEDE), para su evaluación
y/o incorporación oficial en el Cuadro de Clasificación.
6) Se evitará clasificar los documentos por “Diversos” o
“Varios”, debido a la tendencia generalizada de menor
esfuerzo.
7) Los documentos clasificados como Secreto
y Reservado también forman parte de este Cuadro,
pero físicamente no son archivados junto a los demás
asuntos, sino en un lugar seguro, preferentemente en
archivadores de metal que dispongan de llave y clave.
Los documentos “ Estrictamente Secretos ” no
tendrán referencias en el archivo general; después de
su inscripción en el libro de registro, el Oficial de
Seguridad los guardará directamente en las cajas de
seguridad, de acuerdo a lo prescrito en el ME 38-10
Seguridad Militar.
8) Para archivar los documentos se utilizarán
archivadores de gaveta metálica. Las gavetas estarán
provistas de un fólder donde se colocarán los
documentos ordenados de adelante hacia atrás,
separados y señalados con pestañas de referencia
hacia arriba. Tal como se indica en la figura.
 Campo Asunto principal - Asunto primario o Serie Asunto secundario o
Funcional Documental Subserie Documental
03.01
03.00 Intelig. Frente Ext.
03. Intelig. Y Contraint.
Inteligencia 02.02
Pers. Civil
02.01
02.00. Pers.Militar
02. Pers. General
Personal 01.07.01
01.07.
Estado de Relevo 01.02.02
Unidad
01.02.01.
01.02. Escalon Superior
POV 01.01.04.
Logistica
01.01.03.
Operaciones
01.01.02
Inteligencia
01.01.01
01.01 Personal
01.00 Legajo de Normas
01. Adm. Interna
Administracion

Los documentos se archivan observando los pasos

siguientes:
a) Revisión
(1) En el documento a archivar, en el ángulo
superior derecho, debe constar la palabra
ARCHÍVESE , debajo de esta, la fecha y firma
de la autoridad que autoriza, una vez cumplido
el fin para el cual fue generado.
 (2) Efectuar el tratamiento más conveniente en
caso de estar en proceso de deterioro.
(3) Los documentos que traten de un tema
específico deben estar completos y con
fastener formando un solo expediente.
b) Clasificación
(1) Elegir la palabra o frase que determine el
nombre del asunto primario, bajo el cual será
archivado el documento, resaltando o
subrayando para su fácil identificación. La
palabra elegida permitirá localizar la
documentación cuando esta sea solicitada.
(2) Cuando un documento contiene más de un
asunto primario, se marcarán las palabras
correspondientes en forma distinta. Esto dará
lugar al uso de una referencia cruzada.
c) Codificación
(1) Precisa el campo funcional a la que
corresponde y a la serie documental que perte-
nece, para archivar el documento escribir el
código en el ángulo superior derecho de la
primera página, a continuación de la palabra
archívese; sin interferir la parte escrita.
(2) Cuando hay necesidad de hacer una referencia
cruzada, hay que indicarlo adicionando una
hoja de acuerdo el formato establecido.
d) Registro
Anotar el número de registro asignado al
documento en el Libro o Cuaderno de
correspondencia recibida o remitida. Para este
propósito el (la) responsable del Registro
coordinará diariamente con la Mesa de Partes
sobre la información pertinente.
e) Archivamiento
(1) Sacar la carpeta o fólder de la bolsa colgante
correspondiente de acuerdo al código.
 (2) Colocar el ó los documentos en la carpeta y
ubicarlo en la gaveta, quedando la parte
opuesta del lomo del fólder hacia arriba.
(3) Colocar las referencias cruzadas si se trata de
dos asuntos en un mismo documento.
(4) Es conveniente no sobrepasar la capacidad de
las carpetas, si así fuere se adicionará otro
fólder.
(5) Cuando se formula un expediente amplio y éste
por su volumen no puede ser archivado en la
gaveta correspondiente, se deberá
acondicionar un fólder y lugar adecuado,
estableciendo una referencia cruzada.
f) Referencias cruzadas
(1) Es un documento cuyo contenido se relaciona
con dos o más asuntos, físicamente sólo puede
ser archivado en una carpeta, según el número
de código que se le haya asignado.
(2) En el otro u otros lugares donde podría ser
archivado, sea porque trata de asuntos
diferentes o porque se relaciona con ellos, se
colocará el formato de referencia cruzada para
indicar donde se encuentra el documento (Ver
Anexo 03).
g) Clasificación de Correspondencia
(1) Es necesario subdividir el asunto primario
Correspondencia Interna, que no corresponde
a otras series, en carpetas separadas por
unidades orgánicas.
(2) En casos como del asunto primario Legajos de
Personal, puede subdividirse los legajos por
grados del personal ordenándose
alfabéticamente las carpetas para su fácil
localización. Por ejemplo: Oficiales, Técnicos y
Sub Oficiales, Tropa y Personal Civil.
 (3) Cuando la cantidad de documentos recibidos y
formulados en un campo funcional o asunto
principal no alcanza más de diez (10) por año,
no será necesario abrir una carpeta para el
campo, sino que uno o más campos podrán ser
archivados en una sola carpeta, separando los
documentos con una cartulina (separador-guía),
escribiendo en las pestañas el número
correspondiente. Por ejemplo, colocar en una
sola carpeta los siguientes campos funcionales
separados por una guía:
a. Trasportes
b. Sanidad
c. Veterinaria
d. Agropecuaria
i. Conservación de documentos
a. La conservación de documentos consiste en mantener la
integridad física y el texto de los documentos a través de la
implementación de los medios de preservación y sistemas de
seguridad.
b. Los archivos integrantes del Sistema contarán con
locales e instalaciones apropiadas, equipos, mobiliario así como
del material necesario para la protección y conservación de los
documentos.
c. El Sistema de Archivos del Ejército, debe disponer de la
siguiente infraestructura:
1) Locales. El local de la Unidad de Archivo Central y los
Archivos Periféricos estarán ubicados distante de los
lugares que puedan ocasionar un siniestro así como
de lugares excesivamente húmedos, al mismo tiempo,
cercano a los usuarios que frecuentan a esas
instalaciones. El local debe ser de material noble,
evitándose el revestimiento de muros y paredes con
materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.). El
local de la Unidad de Archivo Central del Ejército,
debe contar con los siguientes ambientes:
 a) Repositorios. Son ambientes donde se conservan
documentos, estos deben ser amplios y seguros, el
ingreso será para el personal que labora en dicha
instalación.
b) Área de trabajo técnico archivístico. Instalación
apropiada para realizar la labor técnica archivística
de organización, descripción y selección de
documentos.
c) Área técnico de microformas. Ambiente donde se
realiza la compactación o reducción de los
documentos mediante los sistemas de digitalización
o microfilmación.
d) Área de Informática. Ambiente donde se digitan los
documentos.
e) Área de restauración. Reintegración, laminación y
encuadernación de documentos.
f) Sala de consulta. Ambiente equipado con medios
de seguridad y control, para atender a los usuarios.
g) Área administrativa o de Dirección. Sala donde
despacha el Director.
Las instalaciones eléctricas y sanitarias deberán conservarse en
perfecto estado; así mismo deberán contar con ventilación e
iluminación especial (luz blanca); la humedad relativa debe
oscilar entre 45 y 50 % y la temperatura en 20 a 22º grados
centígrados.
2) Estantería. La estantería debe ser preferentemente de
metal, fija o corrediza, de doble frente, con divisiones
verticales o cuerpos horizontales o paneles, que per-
mitan variar el tamaño según el espacio y las
necesidades. Los corredizos deben tener cerraduras
de seguridad.
3) Archivador de gaveta. Mueble metálico de cuatro (04)
gavetas o cajones provistos de bolsas colgantes que
permitan guardar los documentos en carpetas en
forma ordenada, aprovechando al máximo el espacio
disponible. Cada cajón tiene una porta etiqueta donde
se colocan los nombres y códigos de identificación
 que facilite la búsqueda al interior.
4) Planero o planoteca. Mueble destinado a la
conservación horizontal o vertical de planos, mapas,
grabados, carteles u otros documentos de gran
formato. Estos muebles permiten guardar, conservar y
evitar el deterioro de los planos.
5) Cajas archiveras. Diseñada especialmente con las
especificaciones técnicas para dar seguridad a los
documentos, evitando su deterioro ante la presencia
de roedores, la acción del polvo o la exposición a la
luz.
6) Equipos. El archivo debe estar equipado con :
a) Ventilador de techo.
b) Extractores de aire.
c) Deshumedecedores.
d) Detectores de humo.
e) Mesas de trabajo y de consulta.
f) Cajas archiveras de medida uniforme para
conservar documentos.
g) Extinguidores recargables con polvo químico seco,
colocado en lugares establecidos de acuerdo al
Plan de Seguridad.
h) Computadoras con una base de datos
especialmente estructurados.
i) Sistema de microformas, visor-copiadora.
7) Materiales. Los materiales requeridos son:
a) Carpetas. (fólder). Permiten guardar documentos,
pueden ser de cartulina rígida o cartón cubierta con
plástico, se utiliza para guardar documentos, debe
de disponer de pestaña donde se escribirá la re-
ferencia para archivar.
b) Fastener. Son sujetadores metálicos que permiten
asegurar los documentos.
 c) Archivador de palanca. Es de cubierta de cartón y
sirve para guardar documentos. El sujetador de
palanca permite sacar papeles de cualquier parte.
Se guardan en estantes y armarios, colocados
verticalmente y con el lomo hacia afuera, donde se
pega una etiqueta con las indicaciones de su
contenido y el número de código de Archivo.
d) Separador-guía. Es una hoja de cartulina del
tamaño del documento, dispone de una pestaña
donde se escriben las anotaciones de referencia
necesarias para indicar los documentos que
contiene. Se emplea para:
(1) Indicar las series documentales que se han
agrupado en cada campo funcional.
(2) Clasificar documentos en los archivadores de
palanca, fólder o carpetas.
(3) Registrar los documentos archivados, haciendo
referencia el tipo, número, fecha, expedidor,
clasificación, asunto; y, constituir un índice.
d. La conservación de los documentos contempla lo
siguiente:
1) Que los documentos archivados, se encuentren
perfectamente ordenados, doblando cuidadosamente
los que tengan dimensiones mayores que la carpeta.
2) Que las carpetas y cajas archiveras sean revisadas
periódicamente de acuerdo al Plan de Trabajo, a fin de
constatar el estado de conservación, eliminando las
condiciones desfavorables.
3) Controlar los factores externos del deterioro de los
documentos: (limpieza, mobiliario, ventilación por
medios naturales o mecánicos); evitando incidencia
directa o perpendicular de la luz natural o artificial
sobre los documentos; prevenir las acciones de
contaminación ambiental evitando la oscuridad
completa de los ambientes.
4) Por deterioro de los documentos se debe evitar utilizar
cintas adhesivas, sirviendo mediante copia los
 documentos más consultados; protegiendo éstos en
cajas de cartón desacidificado o de coroplast, evitando
cualquier restauración empírica, ni usar productos
químicos sobre los documentos. Los deteriorados por
agentes biológicos deben separarse de los que se
encuentran en buen estado.
5) Se debe prohibir el ingreso de personas extrañas a los
repositorios; así como, fumar, comer o beber en ellos,
desconectando los servicios eléctricos y revisando los
servicios sanitarios al término de la jornada laboral;
disponer de extintores con carga de polvo químico
seco vigente.
6) Que los documentos de valor permanente sean
encuadernados. En la carátula y en el lomo se debe
anotar las referencias del contenido, en la primera
página se colocará el índice de los documentos que
contiene el volumen, colocándolos en los estantes en
forma vertical con el lomo hacia afuera.
7) Los documentos de valor permanente que puedan
deteriorarse por su manipulación constante, acción
climática u otros agentes destructores serán
microfilmados o digitalizados, como medio de
preservación y seguridad de los originales.
8) La micro forma es una técnica empleada en los
archivos modernos, consistente en digitalizar o
microfilmar los documentos en tamaño reducido,
conservando los CD’s o las películas en rollos o tirillas;
éstas ocupan el 2% del espacio que se necesitaría
para archivar los documentos originales, teniendo el
mismo valor legal que el documento original. Mediante
un visualizador se obtienen las imágenes ampliadas
para su lectura, pudiéndose obtener copias de tamaño
normal de los documentos. Los documentos se
ordenan siguiendo la clasificación orgánica. De igual
forma las cajas donde se conservan las microformas
deben ser debidamente rotulas para indicar el material
que contiene.
9) Cuando se emplee el sistema computarizado de
procesamiento automático de datos, el archivamiento
 o almacenamiento se hace mediante el sistema
informático con la seguridad respectiva.
a. Descripción de documentos
a. La descripción de documentos consiste en identificar,
analizar y determinar los caracteres internos y externos de estos,
con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos:
registros, listas e índices en los archivos administrativos; así
como los inventarios, guías, catálogos en los archivos históricos.
b. En el Sistema de Archivos del Ejército, los instrumentos
descriptivos a utilizar son: registros, cuadro de clasificación de
documentos, relación de transferencia de documentos en los
Archivos de Gestión, inventario general, los inventarios de
transferencia y de eliminación, cuadro de clasificación de
documentos y la base de datos en la Unidad de Archivo Central.
c. Los instrumentos descriptivos indicados sirven como
medios de control, localización y difusión de los documentos en
todos los archivos que integran el Sistema. Los instrumentos
descriptivos son:
1) Registro. Es un instrumento de control, que contiene la
inscripción numerada y ordenada cronológicamente de
la salida y entrada de documentos. Los datos básicos
a registrar son: número de orden, fecha de recepción,
tipo documental, entidad remitente, descripción del
asunto, pase o derivación. (Anexo 10)
2) Lista. Breve enumeración ordenada de piezas
documentales remitidas o recibidas. (Anexo 11)
3) Índice. Instrumento de referencia formado por
encabezamientos.
4) Cuadro de clasificación. Es un instrumento de consulta
de la fase de identificación, que refleja la organización
de un fondo documental o de la totalidad de los fondos
de un archivo. (Anexo 01)
5) Inventario. Es un instrumento de referencia que
describe las series documentales siguiendo su
organización. El inventario debe recoger una
introducción histórica explicativa de la evolución del
organismo productor de los documentos y el cuadro
 de clasificación. Los asientos del inventario recogen la
signatura de la unidad de instalación, el nombre de la
serie y las fechas que comprende.
Los inventarios se clasifican en: esquemáticos,
analíticos, de remisión y para eliminación.
6) Base de Datos. Es un instrumento de control,
referencia y consulta informático, diseñado para
describir los caracteres externos e internos de los
documentos, en base a las necesidades de
información.
a. Transferencia de documentos
Es el traslado físico de los documentos de un archivo a otro,
al vencimiento de los periodos de retención establecidos en la
Tabla General de Retención de Documentos. Los procedimientos
son:
a. Al vencimiento de los plazos de conservación
establecidos en la Tabla General de Retención de Documentos,
la Unidad de Archivo Central elaborará un cronograma anual de
transferencias.
b. La Unidad Orgánica que transfiere los documentos,
elaborará la relación de transferencia de las Series
Documentales (Ver Anexo 04), en original con dos copias,
quedando uno como cargo o constancia de la transferencia.
c. La Unidad Orgánica responsable de la transferencia, al
momento de elaborar la relación tendrá que foliar cada
expediente.
d. La Unidad receptora de la transferencia, confrontará la
relación con la documentación, al culminar la revisión, suscribirá
un acta de conformidad.
e. Los Archivos Periféricos transferirán a la Unidad de
Archivo Central del Ejército todos los documentos mayores a los
diez (10) años.
f. La Unidad de Archivo Central conservará los documentos
declarados históricos por tiempo indefinido.
2.12 Selección y depuración de documentos
a. La selección documental consiste en un estudio de
valores: el valor para la administración que los produce y el valor
para la investigación científica y cultural.
b. Para que los documentos sean declarados de valor
permanente e histórico se tendrá en cuenta su importancia como
fuente de información histórica, jurídica, sociológica, económica,
estratégica, religiosa, ideológica y cultural, sin que la antigüedad
sea determinante.
c. La Depuración consiste en la identificación y elección de
las series documentales considerados innecesarios, los mismos
que son susceptibles de eliminación en el tiempo.
d. La correcta gestión de documentos y administración de
los archivos en el Ejército requieren de la evaluación y selección
constante para su conservación permanente o su eliminación, al
vencimiento del plazo de conservación establecido en la Tabla
General de Retención de Documentos.
e. La Tabla General de Retención de Documentos,
especifica el período de conservación de los documentos en la
Unidad de Archivo Central del Ejército, Archivos Periféricos y de
Gestión, estos varían dependiendo de la importancia del
contenido informativo de los documentos y el uso posterior que
puedan tener.
f. La Tabla General de Retención de Documentos es
elaborado por la Unidad del Archivo Central del Ejército (CA-
CGE) y aprobado por la Secretaría General del Ejército, como
ente Evaluador de Documentos y Órgano Consultivo de la Alta
Dirección.
g. Teniendo en consideración la necesidad de consulta,
facilidades de espacios, mobiliario y volumen del archivo
permanente de los CCGG, Servicios y Dependencias se fijan los
siguientes períodos de archivo de las Ordenes Generales del
Ejército:
1) Archivo de más de treinta (30) años a cargo del
Archivo Central del Ejército.
2) Cuartel General del Ejército (Departamento de
Pensiones), Cuartel General de RR MM y GG UU
 alejado de las sedes de Región hasta treinta (30)
años.
3) CCGG de GGUU próximas a la sedes de RRMM,
Jefaturas de Servicios del Ejército y Dependencias de
magnitud similar, hasta diez (10) años.
4) Servicios Divisionarios, COMOV y Oficinas de
magnitud similar hasta diez (10) años. UU tipo BI, Cía.
autónoma y Oficinas de magnitud similar hasta cinco
(05) años.
5) Direcciones, Jefaturas y Oficinas del CGE, hasta cinco
(05) años.
6) Departamentos del CG, de los NNDD y Secciones del
EM de GG UU, hasta cinco (05) años.
7) Agregadurías Militares, hasta dos (02) años.
h. Al vencimiento de estos plazos los documentos serán
transferidos a la Unidad de Archivo Central del Ejército.
i. Los CCGG de los NNDD, GGUU, Servicios, Unidades
y Dependencias archivarán en su Legajo de Normas, copia de las
disposiciones contenidas en las Ordenes Generales del Ejército
que sean de interés para la repartición.
j. La conservación de los documentos referidos a las
OOGGE se verán garantizados si se cumplen estrictamente las
disposiciones sobre la selección y depuración de documentos
establecidos.
k. Para determinar la permanencia de los documentos en
un Archivo, se tendrá en cuenta los siguientes criterios:
1) Evitar conservar los documentos mayor tiempo que el
necesario, sin destruir los que puedan tener valor.
2) Hacer uso del buen juicio y sentido común para
apreciar el tiempo de permanencia de los documentos,
evitando que el volumen de los archivos aumente
excesivamente. En caso de duda, se debe conservar
el documento antes que destruirlo.
3) El expedidor, antes que el destinatario, está en
condiciones de apreciar las acciones que se deriven
 del documento, así como establecer el periodo
adecuado de permanencia del documento.
4) Los documentos formulados durante el desarrollo de
las actividades funcionales tendrán una permanencia
de cinco (05) años después de concluidas éstas,
excepto los que puedan producir consecuencias
administrativas o tengan valor estadístico o histórico,
cuya permanencia será mayor.
5) Los documentos informativos empleados para
formular otros que los involucre, pierden su valor para
el destinatario una vez explotados.
6) Determinar el valor futuro de un documento
apreciando el tiempo durante el cual puede ser de
utilidad, para:
a) Efectuar las acciones por las cuales ha sido
formulado.
b) Concluir las posibles acciones secundarias,
derivadas de su objetivo principal.
c) Deslindar responsabilidades administrativas.
d) Proporcionar Información escolástica.
e) Servir como fuente informativa y experimental de
los resultados obtenidos, como para proporcionar
información estadística.
f) Constituir un documento histórico.
7) En cada unidad y repartición del Ejército, el
responsable directo del archivo llevara un registro
sobre el número de consultas mensuales de cada
documento, lo cual servirá para determinar, mediante
proceso estadístico, hasta que tiempo es consultado
un documento después de formulado, y con que
frecuencia. Esta información servirá como elemento
de juicio para reajustar los tiempos de permanencia de
los documentos.
i. Eliminación de documentos
La eliminación de documentos consiste en la destrucción de
los declarados innecesarios (administrativos y sustentatorios
contables) por el Comité Evaluador de Documentos del Ejército y
autorizado por el Archivo General de la Nación, siguiendo los
procedimientos legales vigentes. Los procedimientos a seguir
son:
a. La Unidad de Archivo Central de Ejército, al vencimiento
de los plazos de conservación de los documentos, elaborará la
relación a eliminar (Ver Anexo 05), de aquellas series
documentales de valor temporal.
b. La relación de los documentos a eliminar serán puestos a
consideración del Comité Evaluador de Documentos del Ejército,
quienes declararán su valía haciendo constar su decisión en un
Acta.
c. La selección y depuración de los documentos se
realizará sólo en la Unidad de Archivo Central, excepcionalmente
pueden hacerse también en los Archivos Periféricos de los
NNDD, bajo la supervisión de la Unidad de Archivo Central.
d. La autorización para la eliminación de documentos
declarados innecesarios, será gestionado al Archivo General de
la Nación, adjuntando la relación a eliminar, Acta del Comité
Evaluador de Documentos y muestras de las series
documentales.
e. Recibida la autorización de Eliminación de Documentos
se procederá:
1) A la incineración, si los documentos pertenecen a
clasificados como confidenciales, secretos o
estrictamente secretos y otros que pudieran dar lugar
a la trasgresión de las medidas de contrainteligencia.
2) Si se trata de documentos administrativos y
sustentatorios contables, la Unidad del Archivo Central
entregará fraccionados en pequeñas partes o
reciclados al Archivo General de la Nación.
f. Cada vez que se eliminan documentos autorizados sean
comunes o clasificados, se conservan las relaciones.
g. Al momento de ser retirado la documentación para su
eliminación se levantará un acta, la misma que será suscrita por
los representantes del Archivo General de la Nación y del
Ejército.
h. Las Agregadurías Militares remitirán copia del Acta de
Destrucción de las órdenes Generales al CGE (Dirección de
Inteligencia).
i. La incineración de los documentos se hará de acuerdo a
lo prescrito en el ME 38-10 (Seguridad Militar) en presencia de
los funcionarios del Archivo General de la Nación.
j. Los documentos de valor temporal susceptibles de
eliminación que hayan cumplido el fin para el cual fueron
generados, corresponden a:
1) Correspondencia interna y externa, cuando hayan
cumplido los cinco (05) años y la información
contenida no tiene mayor trascendencia o la misma
información se encuentra registrada en otros
documentos.
2) Sustentatorios contables o de auditoria, cuando hayan
cumplido más de diez (10) años y no reviste
importancia para fines administrativos ni legales, en
concordancia con las normas del Sistema Nacional de
Control.
k. Los documentos de valor permanente e histórico no se
eliminan por constituir patrimonio documental de la Nación.
a. Servicios que brinda el archivo
a. Poner a disposición de los usuarios la documentación
con fines de información o prueba jurídica.
b. En los archivos integrantes del Sistema Institucional de
Archivos del Ejército, a solicitud de sus unidades orgánicas y del
interesado, prestará servicio a través de las modalidades de
lectura, consulta, búsqueda, expedición de copias y préstamo de
los documentos que custodia.
c. La Unidad de Archivo Central debe funcionar como un
centro de investigación y de cultura, sirviendo a los usuarios que
requieren de él para realizar sus investigaciones y promover
exposiciones con documentos históricos.
 d. En los archivos integrantes del Sistema debe existir un
control de préstamos, basado en que un documento nunca debe
salir del archivo sin dejar una referencia. El préstamo comprende
las siguientes actividades: solicitud, registro y devolución.
1) Solicitud de Préstamo
a) Los préstamos se solicitarán mediante el llenado de
un formato estructurado especialmente para dicho
fin (Ver Anexo 06) por duplicado, consignando sus
datos y firma.
b) Los documentos del archivo pueden ser solicitados,
por:
(1) Por el asunto de que trata el documento; por las
derivaciones que pueda tener el asunto.
(2) Por el tipo de documento.
(3) Número.
(4) Fecha o el emisor.
c) Solicitado el documento, el archivero precisa la
palabra o frase del asunto de que trata, consultando
el inventario, ubicando el documentos donde está
registrado, fijándose en el número del código bajo el
cual está archivado. En caso necesario, también
puede utilizarse el Libro de Registro de Entrada o
de Salida de Correspondencia para obtener el
número de código de archivo.
d) Obtenido el número de código del documento se
procede a localizar en el mueble o gaveta, haciendo
entrega del documento requerido.
2) Registro de Préstamo
a) La solicitud de préstamo será registrado en el Libro
correspondiente, donde se anotarán
cronológicamente los documentos prestados, y que
sirva al mismo tiempo como información estadística.
(Ver Anexos 07, 08 y 09).
b) En el lugar físico del documento que sale de una
carpeta, se colocará la copia de la Papeleta de
 Préstamo del solicitante como constancia.
c) Cuando se solicite copia del documento, este se
proporcionará al interesado, haciéndole hincapié la
conservación e integridad física.
3) Devolución de documentos
a) Los documentos prestados no deben permanecer
más de tres (03) días fuera del archivo. Vencido
este plazo se solicitará su devolución si es que esta
no se ha producido, pudiéndose extender una
prórroga por un (01) día.
b) Al ser devuelto el documento se anotará en la
solicitud y en el registro la fecha de devolución del
préstamo, el archivero devolverá el documento al
lugar correspondiente.
c) En caso de extravío de algún documento, se
procederá a la investigación correspondiente a fin
de determinar la situación administrativa del
solicitante, procediendo al mismo tiempo solicitar
copia de él a la entidad donde fue formulado o de
donde fue recibido.
a. Personal
a. El personal asignado a la Unidad del Archivo Central y
Archivos de Gestión deben ser Oficiales, Técnicos, Sub Oficiales
y Empleados Civiles, con capacitación en materia de gestión de
documentos, administración de archivos, técnicas archivísticas,
conservación de documentos y microformas (microfilmes y
digitalización).
b. El personal requerido para el funcionamiento de la
Unidad de Archivo Central es:
1) Un (01) director
2) Dos (02) especialistas en archivo
3) Seis (06) técnicos en archivo
4) Personal Administrativo.
i. Presupuesto
a. La Secretaría General del Ejército (CA-CGE), deberá
considerar dentro del presupuesto anual, fondos para el
funcionamiento del Sistema de Archivos, incluyendo el transporte
por transferencia de un archivo a otro.
b. El dinero que ingresa por los servicios externos que
brinda la Unidad de Archivo Central o Periférico de los NNDD, a
través de copias autenticadas, serán destinados al mejoramiento
del sistema.
 CAPITULO 3
MECANISMOS DE CONTROL

3.1 Supervisión
a. Un aspecto importante de los mecanismos de control del
Ejército es la supervisión del funcionamiento del Sistema
Institucional de Archivos, así como del cumplimiento de las
normas del Sistema Nacional de Archivos y Protección del
Patrimonio Documental de la Nación, para el cual los Comandos
darán las facilidades de caso.
b. La Unidad de Archivo Central del Ejército y el Archivo
General de la Nación son los estamentos competentes para
realizar la supervisión al amparo del artículo 10º incisos d, i, del
Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, Reglamento de la Ley Nº
25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
a. Evaluación
a. Uno de los indicadores de la evaluación archivística es el
Plan Anual de Trabajo Archivístico, el mismo que será formulado
por la Unidad de Archivo Central de Ejército, y aprobado por
resolución de la Comandancia General, remitiendo copia al
Ministerio de Defensa y al Archivo General de la Nación antes
del 31 de marzo de cada año. Plan que será remitido para su
cumplimiento.
b. El informe de evaluación del cumplimiento de las
actividades archivísticas contempladas en el Plan, será semestral
remitiéndolo al Archivo General de la Nación.
El Archivo General de la Nación supervisará de oficio el
funcionamiento de los archivos así como la aplicación de las
normas técnicas, remitiendo un informe técnico con las
observaciones y recomendaciones del caso.
a. Control
Los Órganos de Control del Ejército y la Contraloría General
de la República, verificarán lo siguiente:
a. Funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.
b. Plan de Trabajo Anual
 c. Aplicación de las directivas y documentos de gestión
archivística emitidos por la Unidad de Archivo Central (UAC).
d. Elaboración del Cuadro de Clasificación de Documentos.
e. Existencia de los inventarios, relación de los documentos
a transferir y de los documentos a eliminar.
f. Existencia y aplicación del Programa de Control de
Documentos (PCD).
g. Cronograma Anual de Transferencia de Documentos.
h. Cronograma Anual de Documentos a Eliminar.
i. Verificación del estado de protección y conservación de
los documentos.
j. Constatar y evaluar los locales de archivos y sus
instalaciones.
k. Asignación de los equipos y mobiliario.
l. Verificación de la prestación de los servicios.
m.Atención a los usuarios, y
n. Capacitación constante del personal de archivo.
o Relevos
a. Los archivos en sus diversos niveles, serán motivo de
relevo por los Comandos correspondientes.
b. El contenido de los archivos en sus diferentes niveles,
serán incluidos en los Estados de Relevos correspondientes,
efectuándose con los instrumentos descriptivos (Párrafo 14)
siguientes:
1) Inventario de Documentos para Relevo (Anexo 13)
2) Registro de Documentos (Anexo 10)
3) Lista de Documentos (Anexo 11)
4) Índice de Documentos (Anexo 12)
5) Cuadro de Clasificación de Documentos (Anexo 01)
6) Base de Datos
 c. El Sistema de Inspectoría en sus diferentes niveles,
verificará que se de cumplimiento a lo especificado en los
párrafos anteriores.
ANEXOS
ANEXO 01: CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS POR
CODIGO DE ARCHIVOS
1. CAMPO FUNCIONAL 01 (ADMINISTRACIÓN)
01.00. ADMINISTRACIÓN INTERNA
Documentos relativos a las actividades internas que
se llevan a cabo en cada repartición, con el objeto de
asegurar su normal funcionamiento y mantenimiento.
01.01. Legajo de Normas
.02. Procedimientos Operativos Vigentes (POV)
.03. Administración Interna de la Correspondencia
.04. Personal y Relaciones Sociales Internas
.05. Organización Interna y Distribución de Trabajo
.06. Útiles de Oficina y formularios
.07. Estado de Relevo
.08. Escalafón
.09. Ordenes
.10. Memoria Anual
.11. Gestiones pendientes (No satisfechas)
2. CAMPO FUNCIONAL 02 (PERSONAL)
02.00 PERSONAL
Documentos relativos al personal militar y civil que
presta servicios en el Ejército; así como lo referente
al control de la población militar (Ley del SMO).
02.00.01. Potencial Humano
.02. Utilización del Potencial Humano
.03. Control de Efectivos
.04. Himnos y Símbolos (Heráldica)
.05. Accidentes, Prevención y Reducción
.06. Defunciones y Servicio Funerario en el Ejército
 .07. Vacaciones; Permisos y Licencias
.08. Facilidades Sociales
.09. Actividades Recreativas
.10. Condecoraciones y Recompensas en General
.11. Orientación y Ayuda al Personal
.12. Reconocimiento de tiempo de Servicios
.13. Audiencias en General
.14. Personal de Servicio
.15. Lista de Revista
.16. Servicios de Personal
.17. Viajes al exterior.
02.01 PERSONAL MILITAR
02.01.01. Reclutamiento de Personal
.02. Altas
.03. Bajas
.04. Clasificación de Personal
.05. Reclasificación
.06. Apreciación y Calificación
.07. Ascensos
.08. Cambios de Colocación y Permutas
.09. Destaque y Reincorporación
.10. Nombramientos y Representaciones Especiales
.11. Personal en el Extranjero
.12. Disciplinas (Faltas)
.13. Faltos, Desertores y Abandono de Destino
.14. Uniformes, Grados e Insignias
.15. Documentos Personal Individuales
02.02 PERSONAL CIVIL
02.02.01. Altas y Contratos
.02. Bajas
.03. Clasificación y Reclasificación
.04. Apreciación y Calificación
.05. Ascensos
.06. Personal Civil en Estudios
.07. Disciplina (Faltas)
.08. Ausencias Injustificadas
.09. Documentos Personales Individuales
.10. Seguro Social
.11. Captación de Empleados Civiles
.12. Permuta, Rotación y Destaques
.13. Cese y Reincorporación
02.03 PERSONAL DE LA RESERVA
02.03.01. Personal Considerado en la Reserva y su
Situación
.02. Altas y Llamamiento
.03. Bajas
.04. Clasificación y Reclasificación
.05. Apreciación y Calificación
.06. Ascensos
.07. Nombramientos y Destaques
.08. Permisos y Licencias
.09. Cambios de Situación
.10. Disciplina (Faltas)
.11. Documentos Personales Individuales
 .12. Residencia de Oficiales en Retiro.
02.04 PERSONAL DE OTROS II AA, PNP Y OTROS
02.04.01. Personal de otros Institutos Armados
.02. Personal de PNP
.03. Otros
3. CAMPO FUNCIONAL 03 (INTELIGENCIA Y
CONTRAINTELIGENCIA)
03.00 INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA
Documentos acumulados durante las actividades
de inteligencia, contrainteligencia enlace,
reconocimiento e información técnica militar.
03.01 INTELIGENCIA FRENTE EXTERNO
03.01.01. Ecuador
.02. Colombia
.03. Brasil
.04. Bolivia
.05. Chile
.06. Otros países
.07. Inteligencia Técnica
.08. Diversos
03.02. INTELIGENCIA FRENTE INTERNO
03.02.01. Factor Político
.02. Factor Sociológico
.03. Factor Económico
.04. Factor Militar
.05. Asuntos Subversivos
.06. Sendero Luminoso
.07. MRTA
 .08. Otras organizaciones Subversivas
.09. Diversos
03.03. CONTRAINTELIGENCIA
03.03.01. Aspectos Administrativos
.02. Seguridad de Fronteras, Puertos, Aeropuertos,
Transito Militar y Seguridad Civil.
.03. Seguridad de las Instalaciones
.04. Contraterrorismo
.05. Seguridad Personal
.06. Seguridad de las Informaciones
.07. Seguridad de Armamento, Material y Equipo
.08. Seguridad de Comunicaciones
.09. Operaciones de Contrainteligencia
.10. Oficial de Seguridad
.11. Diversos
4. CAMPO FUNCIONAL 04 (CARTOGRAFIA Y GEOGRAFIA)
04. 00 CARTOGRAFIA Y GEOGRAFIA
Documentos acumulados durante el proceso de
preparación, producción y distribución de cartas
topográficas o material relacionado, excepto
calcos o cartas de situación de operaciones.
04 .01. Cartografía en General
.02. Designaciones y Especificaciones Cartográficas
.03. Materiales de Información Cartográfica y
Geodésica
.04. Administración de Cartas
.05. Obtención de Material Cartográfico y Geográfico
.06. Abastecimiento y Mantenimiento de material
Cartográfico y Geográfico.
 .07. Disposición Final del Material Cartográfico y
Geográfico.
5. CAMPO FUNCIONAL 05 ( INSTRUCCIÓN Y
ENTRENAMIENTO )
05.00 INSTRUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO
Documentos acumulados durante el planeamiento,
programación, conducción, control y supervisión
de los diferentes programas conducidos o
fomentados por el Ejército.
05.01. Planes y Programas de Instrucción
.02. Instrucción para formaciones de Oficiales en el
Ejército
.03. Instrucción de Oficiales en el Ejército
.04. Instrucción de Oficiales del Ejército en Centros de
Instrucción de otros IIAA y Particulares.
.05. Instrucción de Oficiales del Ejército en Centros de
Instrucción Extranjeros.
.06. Instrucción de Personal Auxiliar y Especialista en
el Ejército.
.07. Instrucción de Personal Auxiliar y Especialista en
otros Centros de Instrucción.
.08. Instrucción de Personal Especializado
.09. Instrucción Militar en los Cuerpos de Tropa
.10. Instrucción de Personal Civil del Ejército
.11. Instrucción de la Reserva
.12. Ayudas de Instrucción
.13. Facilidades de Instrucción
.14. Entrenamiento Industrial
.15. Informe de Instrucción
.16. Controles y Exámenes
.17. Conferencias
 .18. Demostraciones
.19. Concursos de Eficiencia de Entrenamiento (tiro,
ecuestre etc.)
.20. Profesorado
.21. Publicaciones de Instrucción
.22. Instrucción Civil y Alfabetización
.23. Entrenamiento Físico
6. CAMPO FUNCIONAL 06 (ORGANIZACIÓN)
06.00. ORGANIZACIÓN
Documentos que establecen las organizaciones
generales y detalladas y asignaciones, Incluye las
creaciones, reorganizaciones y desactivaciones.
06.01. Organización general
.02. Organización Numérica (CAP y COEq)
.03. Organización Nominal
.04. Organización Funcional
.05. Organización de otros Institutos Armados
.06. Organización de Fuerzas Nacionales y Extrajeras
.07. Estudios e Informes de Organización
7. CAMPO FUNCIONAL 07 (OPERACIONES)
07. 00 OPERACIONES
Comprende los planes operativos y los
documentos relativos a las operaciones
realizadas, así como sobre la historia del Ejército y
sus componentes.
.07.01. Planes y Operaciones al Nivel Nacional (Conjunto)
.02. Planes y Operaciones al Nivel Instituto Armado
.03. Planes y Operaciones de Teatros de Operaciones
.04. Planes y Operaciones de GGUU
 .05. Planes y Operaciones de Destacamento y
Unidades
.06. Planes y operaciones de Servicios y Apoyos
.07.00 Actividades Internacionales
.01 Rondas de Conversaciones
.02 Reunión Bilateral
.03 Intercambios Militares
.04 Conferencia Militar
.05 Conferencias Bilaterales
.06 Asuntos Antárticos
.07 Operaciones de Paz
.08 Otros
8. CAMPO FUNCIONAL 08 (MOVILIZACION Y RESERVAS)
08. 00 MOVILIZACION Y RESERVAS
Documentos acumulados por ejecución del
proceso de desarrollo para la expansión del
Ejército desde su actual organización hasta
alcanzar un potencial previsto en el planeamiento
de movilización.
08.01. Documentos Generales sobre Movilización
.02. Documentos referentes a relaciones con otros
IIAA y con Autoridades Civiles.
.03. Planeamiento de la Movilización del Ejército
.04. Preparación de la Movilización del Ejército
.05. Ejecución de la Movilización
.06. Desmovilización
.07. Empadronamiento de RRHH Ofls, Tcos y Sub
Ofls.
.08. Empadronamiento de RRMM
.09. Necesidades de Movilización de RRHH
 .10. Necesidades de Movilización de RRMM
.11. Posibilidades de Movilización de RRHH
.12. Posibilidades de Movilización de RRMM
.13. Comités de Movilización
.14. Organización
.15. Llamamiento de Reservas
.16. CONR
9. CAMPO DE FUNCIONAL 09 ( ABASTECIMIENTO-
LOGISTICA )
09. 00 ABASTECIMIENTO EN GENERAL (LOGÍSTICA)
Documentos acumulados durante el proceso
general de la función de abastecimiento en todas
las clases para el Ejército. Los documentos sobre
abastecimiento específico se archivarán bajo los
campos funcionales 10 al 17.
09.01. Obtención de Artículos Programados
.02. Obtención de Artículos fuera de Presupuesto
.03. Producción Industrial Nacional
.04. Producción Industrial Extranjera
.05. Producción Industrial por el Ejército
.06. Abastecimiento de Artículos Controlados
.07. Reglamentaciones del Material (especificaciones)
.08. Manipulación de los Abastecimientos
.09. Recepción, Almacenamiento y Distribución
.10. Contabilidad y Control de los abastecimientos
.11. Abastecimientos por el Programa de Ayuda Militar
(PAM)
.12. Licitaciones y Ofertas de Precio
.13. Contratos
10. CAMPO FUNCIONAL 10 (INGENIERIA)
10. 00 INGENIERIA
Documentos relativos a las propiedades
inmuebles del Ejército, equipo y abastecimiento de
Ingeniería y construcciones militares.
10.01. Administración y Supervisión de Ingeniería
.02. Planeamiento General y Distribución de
Instalaciones Militares.
.03. Bienes inmuebles
.04. Planeamiento, Proyectos y Presupuesto de
Construcciones militares.
.05. Licitaciones y Contratos de Construcción Militares
.06. Planeamiento, Proyectos y Presupuestos para la
construcción de Caminos
.07. Licitaciones y contratos para la construcción de
Caminos
.08. Control de Obras
.09. Contratación de Mano de Obra Civil
.10. Mantenimiento de Instalaciones Militares
.11. Adquisición de Material de Ingeniería
.12. Abastecimiento de Equipo de Ingeniería
.13. Mantenimiento de Equipo de Ingeniería
.14. Abastecimiento de Herramientas de Ingeniería
.15. Mantenimiento de Herramientas de Ingeniería
.16. Abastecimiento de Muebles, Enseres y otros
materiales
.17. Mantenimiento de Muebles, Enseres y otros
materiales
.18. Abastecimiento de Material y Equipo para
Desminado Humanitario
 .19. Mantenimiento de Material y Equipo para
Desminado Humanitario
.20. Abastecimiento y Mantenimiento de otros Equipos
de Ingeniería
.21. Equipo y Material proporcionado por el PAM
.22. Equipo y Material proporcionado por otros
Ministerios
.23. Disposición final del Equipo y Material de
Ingeniería
.24. Control de Material Radioactivo
11. CAMPO FUNCIONAL 11 (INTENDENCIA)
11. 00 INTENDENCIA
Documentos relativos a las actividades de
obtención, abastecimiento, mantenimiento y
disposición final de artículos de Intendencia.
11.01. Administración
.02. Adquisición de Artículos de Intendencia.
.03. Abastecimiento y Mantenimiento de Víveres
.04. Abastecimiento y Mantenimiento de Vestuario y
Equipo
.05. Abastecimiento y Mantenimiento de Carburantes y
Lubricantes y Equipo correspondiente.
.06. Abastecimiento y Mantenimiento de Equipo de
Oficina
.07. Abastecimiento y Mantenimiento de Material de
Campamento.
.08. Abastecimiento y Mantenimiento de Instrumental
de Bandas.
.09. Abastecimiento y Mantenimiento de útiles diversos
(cocina, comedor, esgrima, peluquería, etc.)
.10. Abastecimiento y Mantenimiento de Equipo y
Material para Fábricas y Talleres.
 .11. Disposición final del Equipo y Material de
Intendencia
.12. Plan y Control de Alimentación
.13. Registro de Sepulturas, Entierros y Disposición de
efectos personales.
.14. Bazares
.15. Cantinas y Cafeterías
.16. Lavanderías
.17. Librerías
.18. Mano de Obra Civil
12. CAMPO FUNCIONAL 12 (MATERIAL DE GUERRA)
12. 00 MATERIAL DE GUERRA
Documentos relativos a la obtención,
abastecimiento, mantenimiento y disposición final
de Material de Guerra.
12.01. Administración y Supervisión de material de
Guerra
.02. Abastecimiento de Vehículos
.03. Mantenimiento de Vehículos
.04. Abastecimiento de Armamento
.05. Mantenimiento de Armamento
.06. Abastecimiento de Municiones
.07. Mantenimiento de Municiones
.08. Abastecimiento de Equipo de Control de Tiro
.09. Mantenimiento de Equipo de Control de Tiro
.10. Abastecimiento de maquinaria y Equipo de
Mantenimiento.
.11. Mantenimiento de Maquinaria y Equipo de
Mantenimiento.
.12. Disposición final del Material de Guerra.
13. CAMPO FUNCIONAL 13 (COMUNICACIONES)
13. 00 COMUNICACIONES
Documentos relativos a las actividades de
trasmisiones, obtención, abastecimiento,
mantenimiento y disposición final del material.
13.01. Administración y Supervisión de Comunicaciones
.02. Telecomunicaciones del Ejército
.03. Telecomunicaciones al Nivel Nacional
.04. Telecomunicaciones Internacionales
.05. Guerra Electrónica
.06. Electrónica Industrial
.07. Instalaciones de Comunicaciones
.08. Técnica de Telecomunicaciones
.09. Actividades de Fotografía y Películas
.10. Registro de Radio-aficionados y Estaciones
Radiodifusoras.
.11. Convenios de Trasmisiones con otras Entidades
Estatales y Privadas.
.12. Adquisición de Equipo y Material de
Comunicaciones
.13. Abastecimiento de Comunicaciones
.14. Mantenimiento de Comunicaciones
.15. Disposición final del Equipo y Material de
Trasmisiones
.16. Documentos de Internet
.17. Documentos de Intranet.
14. CAMPO FUNCIONAL 14 (TRANSPORTES)
14. 00 TRANSPORTES
Documentos relativos al transporte de personal y
carga en vehículos motorizados, ferrocarriles,
 embarcaciones marítimas, fluviales y lacustres y
por medios aéreos y sobre el material empleado
en los transportes hasta su disposición final.
14.01. Administración y Supervisión de Transportes
.02. Transportes Terrestre
.03. Transporte por Agua
.04. Transporte Aéreo
.05. Convenio y empleo de Transportes de otros IIAA
.06. Convenio y empleo de Transportes Estatales
.07. Convenios y Empleo de Transportes de
Empresas Particulares.
.08. Obtención de Equipo de Transporte
.09. Trámites de Aduana
15. CAMPO FUNCIONAL 15 (SANIDAD)
15. 00 SANIDAD
Documentos relativos al cuidado médico y
preventivo del personal, actividades de laboratorio
y otras facilidades sanitarias; atención dental; y
sobre el material de sanidad.
15.01. Administración y Supervisión Sanitaria
.02. Administración de Facilidades de Tratamiento
Técnico Médico
.03. Administración de Pacientes Internos
.04. Administración de Pacientes Externos
.05. Administración del Servicio de Alimentación
.06. Administración de Propiedades de Pacientes
Internados
.07. Atención Médica Profesional
.08. Atención Médica Preventiva
.09. Atención Médica al Personal Civil
 .10. Servicio de Farmacia
.11. Servicio de Laboratorio y Patológico
.12. Control Médico y Dental y Dental Anual (Aptitud
física)
.13. Servicio de Personal de Enfermeros
.14. Historias Clínicas Individuales
.15. Rayos X
.16. Atención Dental
.17. Acuerdos con otras Instituciones para Atención
Sanitaria
.18. Adquisición de Material Médico y Dental
.19. Abastecimiento de Equipo, Instrumental y Material
Médico y Dental.
.20. Mantenimiento de Equipo, Instrumental y Material
Médico Dental.
.21. Disposición final del Equipo e Instrumental Médico
y Dental.
16. CAMPO FUNCIONAL 16 (VETERINARIA)
16. 00 VETERINARIA
Documentos relativos a la inspección de alimentos
de origen animal, tratamiento y cuidado sanitario
de los animales y sobre material veterinario.
16.01. Administración y Supervisión de Veterinaria
.02. Actividades de las Instalaciones Veterinaria
.03. Salud Pública Veterinaria
.04. Facilidades Industriales de Veterinaria
.05. Contratos y Acuerdos con otras Instituciones
sobre Asuntos de Veterinaria
.06. Preservación y Recuperación de Ganado
 .07. Abastecimiento de Material y Equipo de
Veterinaria
.08. Mantenimiento de Material y Equipo de Veterinaria
.09. Trasporte de Material y Equipo de Veterinaria
.10. Trasporte de Ganado en General
.11. Disposición Final de Equipo y Material Veterinario
.12. Desmilitarización y disposición de Abastecimiento
de Veterinaria Excedentes.
17. CAMPO FUNCIONAL 17 (AGROPECUARIA)
17. 00 AGROPECUARIA
Documentos relativos a la producción pecuaria y
agrícola destinada a satisfacer las necesidades
del Ejército.
17.01. Administración y Supervisión Agropecuaria
.02. Actividades de las Instalaciones Agropecuarias
.03. Producción Agropecuaria
.04. Actividades de los Centros Agropecuarios
.05. Granjas y Huertas de unidades
.06. Exposiciones, Ferias, Concursos etc
Agropecuarios
.07. Convenios y Contratos de Explotación
Agropecuaria
.08. Relaciones con otras Instituciones Agropecuarias
.09. Obtención a Inventario de Especies Pecuarias
.10. Abastecimiento de Ganado y otras Especies
Pecuarias
.11. Trasporte y Evacuación de Ganado Equino y
Otras especies pecuarias.
.12. Reforma de Ganado y otras Especies Pecuarias
.13. Obtención de Material y Equipo Agropecuario
 .14. Abastecimiento de Material y Equipo Agropecuario
.15. Mantenimiento de Material y Equipo Agropecuario
.16. Seguridad Agropecuaria
.17. Disposición final de Material y Equipo
agropecuario
18. CAMPO FUNCIONAL 18 (PLANES, PROGRAMAS Y
PRESUPUESTO)
18. 00 PLANES, PROGRAMAS Y PRESUPUESTO
Documentos acumulados durante la preparación
de planes y programas del Ejército y los
relacionados con las funciones administrativas al
ponerlos en ejecución. Para la mejor organización
del archivo se le ha dividido en dos sub campos.
Muchos de estos documentos se archivan sólo al
escalón Cuartel General del Ejército, pero también
los hay en todos los escalones.
18.01. PLANEAMIENTO
18.01.01. Planeamiento al Nivel Nacional
.02. Planeamiento de Posibilidades Estratégicas
.03. Planeamiento de Movilización
.04. Planeamiento de Guerra No Convencional
.05. Planeamiento de Relaciones Públicas
.06. Planeamiento para Casos de Emergencia
.07. Planeamiento sobre Organización y Operaciones
.08. Planeamiento de Ayuda al Desarrollo Nacional
18.02. PROGRAMAS Y PRESUPUESTO
18.02.01. Programa Directores
.02. Programas de Ejecución y Presupuesto
.03. Programas de Revisión y Análisis
19. CAMPO FUNCIONAL 19 (ECONOMIA Y FINANZAS)
19. 00 ECONOMIA Y FINANZAS
Documentos acumulados durante las actividades
de financiación, fiscalización, contabilidad y
supervisión de los recursos presupuestales, no
presupuestales y particulares resultantes de su
administración en las dependencias del Ejército.
19.01. Formulación de Presupuesto
.02. Ejecución de Presupuesto
.03. Control de Presupuesto
.04. Finanzas
20. CAMPO FUNCIONAL 20 (INSPECCIONES Y VISITAS)
20.00 INSPECCIONES Y VISITAS
Documentos relativos al planeamiento y ejecución
de inspecciones, conducción de investigaciones
de inspectoría, al planeamiento y ejecución de
visitas y la correspondencia relacionada.
20.00.01 Inspecciones Generales
20.00.02 Inspecciones Específicas
20.00.03 Planeamiento y Programación de Inspecciones
20.00.04 Visitas Programadas
20.00.05 Visitas Inopinadas
20.00.06 Visitas de Comando
20.00.07 Legajos Informativos
20.01. Investigaciones
.01.01 Investigaciones casos concretos de Inspectoría.
.01.02 Informes de Investigación.
.01.03 Elevaciones de Investigaciones realizadas.
.01.04 Acciones finales de Inspectoría.
 20.02. Auditorias
.01.01 Auditorias
.01.02 Informes de Auditorias.
21. CAMPO FUNCIONAL 21 (JUSTICIA MILITAR Y
ASESORIA LEGAL)
21.00 JUSTICIA MILITAR Y ASESORIA LEGAL
Documentos acumulados al aplicar los
procedimientos de Justicia Militar y durante las
actividades de asesoría legal en la
administración del Ejército.
21.01. JUSTICIA MILITAR
21.01.01. Administración General y Supervisión de justicia
Militar
.02. Nombramiento de la Justicia Militar
.03. Citaciones y Diligencias Judiciales Diversos
.04. Delitos contra la Seguridad y Leonor de la
Nación
.05. Delitos contra el Orden Constitucional y la
Seguridad del Estado.
.06. Delitos que afectan la disciplina de los Institutos
Armados.
.07. Delitos Contra los Deberes de Función de las
Infracciones en el Ejercicio de Mando o
Autoridad.
.08. Delitos que afectan el Servicio Militar
.09. Delitos contra la Propiedad
.10. Delitos contra la Fe Pública
.11. Denuncias y veredictos de las Cortes de Honor
que no dan lugar a Juicios.
.12. Medidas restrictivas de la Libertad y Condenas
Judiciales
 .13. Justicia en el Extranjero (par proteger los
derechos del personal del Ejército)
21.02. ASESORIA LEGAL
21.02.01. Contratación y Asuntos Comerciales
.02. Legislación Militar
.03. Asuntos Internacionales
.04. Asuntos Civiles (Derecho Civil)
.05. Asuntos Administrativos
22. CAMPO FUNCIONAL 22 (INVESTIGACION Y
DESARROLLO)
22. 00 INVESTIGACION Y DESARROLLO (ID)
Documentos acumulados durante las actividades
de planeamiento, programación, administración y
conducción de las investigaciones, desarrollo,
pruebas, evaluación y su aceptación o rechazo
para el empleo por el Ejército en cualquier
campo de sus actividades, proporcionando
información sobre como sería equipado, cómo
combatiría y cómo sería administrado.
22.01. Planeamiento y Programación de Investigación y
Desarrollo.
.02. Administración General de ID
.03. Objetivos y Proyectos Específicos de ID
.04. Investigación de Factores Humanos
.05. Investigación de Sistemas de Información y su
Negación
.06. Investigación de Organización y Doctrina
.07. Investigación de Armamento, Equipo y Material
.08. Investigación de Sistemas Administrativos
.09. Investigación y Desarrollo en Países Extranjeros
 .10. Acuerdos de Investigación y Desarrollo con otras
Instituciones Nacionales
.11. Acuerdos de Investigación y Desarrollo con
Países Extranjeros.
23. CAMPO FUNCIONAL 23 (ASUNTOS CIVILES Y
DESARROLLO NACIONAL)
23.00 ASUNTOS CIVILES Y DESARROLLO
NACIONAL
Documentos relacionados con las actividades del
Ejército tendientes a beneficiar a la colectividad,
contribuir al mejoramiento socio-económico local
o nacional y auxilio a la población civil en casos
de emergencia.
23.01. Administración y Supervisión de Acción Cívica
.02. Participación en Carreteras
.03. Participación en Alfabetización
.04. Participación en Industrias
.05. Participación en Agropecuarias
.06. Participación en Colonización
.07. Participación en Cartografía
.08. Participación en Asistencia Sanitaria y de Salud
.09. Participación en la Educación
.10. Participación en la Distribución de Alimentos
.11. Participación en la Ayuda en casos de Desarrollo
.12. Participación en los Estudios y Evaluación de
Recursos Regionales.
.13. Participación en el Establecimiento y
Abastecimiento Temporal de Servicios Públicos.
.14. Participación en el Mejoramiento de Localidades
.15. Comité de Autodefensa y Desarrollo
.16. Defensa Civil
 .17. Proyectos Especiales
.18. Relaciones Civil - Militar
.19. Otras Organizaciones
24. CAMPO FUNCIONAL 24 (RELACIONES PÚBLICAS)
24. 00 RELACIONES PUBLICAS
Documentos acumulados durante las actividades
de relación del Ejército con el Público y las
autoridades civiles, así como a la publicación
efectuada sobre esas relaciones.
24.01. Comunicados Oficiales
.02. Gestión y Coordinación del Ejército con Otras
Instituciones y Medios.
.03. Informaciones de la Institución para la
Realización de los diferentes eventos Internos.
.04. Notas de Prensa
.05. Directivas, Normas y Resoluciones Supremas
25. CAMPO FUNCIONAL 25 (TECNICA ADMINISTRATIVA)
25. 00 TECNICA ADMINISTRATIVA
Documentos relativos a los procedimientos
administrativos vigentes y al establecimiento de
normas y técnicas para hacerlos mejores, más
rápidos y mas económicos.
25.01. Mejoramiento del Sistema Administrativo
existente
.02. Formatos y Formularios Administrativos
.03. Empleo de medios Electrónicos en la
Administración
.04. Estudio del Dispositivo de Oficinas
.05. Estudios sobre Procedimientos y Métodos
.06. Estudios Administrativos
.07. Libros y Publicaciones de Carácter Administrativo
 .08. Actas de Destrucción de Documentos
.09. Control de la Correspondencia en Trámite
.10. Distribución de Documentos
26. CAMPO FUNCIONAL 26 (ESTADÍSTICA)
26. 00 ESTADISTICA
Constituyendo la Estadística una ciencia y un arte
fundamentales para el progreso futuro, por el
estudio de la experiencia obtenida, es aplicable a
todos los campos y subcampos funcionales
indicados para el archivo; y los documentos
pertinentes se clasificarán y ordenarán en igual
forma que la indicada en este Anexo 1, Código de
Archivos.
26.01. Personal
.02. Inteligencia
.03. Doctrina
.04. Instrucción y Operaciones
.05. Logística
.06. Derechos Humanos
.07. Asuntos Civiles
.08. Asuntos Jurídicos
.09. Sanidad
27. CAMPO FUNCIONAL 27 (DOCTRINA)
27.00 DOCTRINA GENERAL
27.00.01. Observaciones y Sugerencias
.02. Incentivos por Aportes de Doctrina
.03. Avances de Producción de Doctrina
.04. Proyectos de Investigación
.05. Referencias Bibliográficas de Estudio para OO
Candidatos al Ascenso.
 .06. Relación de Oficiales Candidatos al Ascenso
.07. Referencias Bibliográficas para Examen de
Autopreparación.
.08. Remisión de Pruebas Preparatorias
.09. Acuses de Recibo de Pruebas Preparatorias
.10. Recepción y Distribución de Manuales Diversos
.11. Vigencia de Manuales y Reglamentos
27.01. DOCTRINA TÁCTICA
27.01.01. Publicaciones Militares Nivel Unidad
.02. Publicaciones Militares de Tipo BI
.03. Publicaciones Militares de Tipo Cia y Sec
27.02. DOCTRINA TÉCNICA
27.02.01. Publicaciones Militares Armas de Apoyo
.02. Publicaciones Militares Armto Mayor y Menor
.03. Publicaciones Militares WHH de Combate y
Apoyo de Combate.
.04. Otras Publicaciones
27.03. DOCTRINA ESTRATEGICA
27.03.01. Publicaciones Militares a Nivel EO
.02. Publicaciones Militares a Nivel GGUU
.03. Publicaciones Militares Conjuntas
.04. Otras Publicaciones
27.04. DOCTRINA ADMINISTRATIVA
27.04.01. Personal
.02. Seguridad
.03. Instrucción y Entrenamiento
.04. Logística
.05. Asuntos Civiles
 .06. Derechos Humanos
.07. Bienestar
.08. Economía y Finanzas
28. CAMPO FUNCIONAL 28
28.00 OPERACIONES SICOLÓGICAS
Documentos relacionados con casos Operaciones
Sicológicas, tanto en el Frente Interno como en el
Frente Externo.
28.01. Administración
.02. Educación
.03. Información
.04. Propaganda y Contrapropaganda
.05. Agitación
.06. Relaciones Públicas
.07. Relaciones en la Comunidad
.08. Información a las Tropas
.09. Actividades cívicas – Patrióticas
.10. Planes
.11. Diversos
29. CAMPO FUNCIONAL 29 (DERECHOS HUMANOS)
29.00 DERECHOS HUMANOS
Documentos relacionados con casos de violación
de los Derechos Humanos, tanto en el Frente
Interno como en el Frente Externo.
29.01. Casos de Violaciones de los Derechos Humanos
en el frente interno cometidos por las FFOO.
.02. Casos de Violaciones de los Derechos Humanos
cometidos en el frente interno contra las FFOO.
.03. Derecho Internacional de los Conflictos Armados
 .04. Casos de violaciones de los DDHH cometidos por
las FFOO en el frente externo.
.05. Acciones para evitar las violaciones de los DDHH
cometidos por las FFOO.
.06. Publicaciones relacionadas con los Derechos
Humanos.
.07. Organizaciones de Derechos Humanos
Nacionales e Internacionales.
30. CAMPO FUNCIONAL 30 (BIENESTAR)
30.00 BIENESTAR
30.01. Actividades de Bienestar
.02. Facilidades y Beneficios Sociales
.03. Servicio de Personal
.04. Orientación y Ayuda al Personal
.05. Informaciones
 ANEXO Nº 02: TABLA GENERAL DE RETENCIÓN DE
DOCUMENTOS

1. SECTOR 2. NOMBRE DE LA ENTIDAD

3. CAMPO FUNCIONAL O ASUNTO PRINCIPAL:

4. 5. TÍTULO 6. VALOR DE 7. PERIODO DE

CODIGO DEL ASUNTO LA SERIE RETENCIÒN
PRIMARIO O DOCUMEN –
SERIE TAL
DOCUMEN-
TAL. A. G. A.P. UAC TOTAL
AÑOS
DE
RETEN
ANEXO N° 03: FORMATO DE REFERENCIA CRUZADA

CAMBIO FUNCIONAL N°

CARPETA N°

REFERENCIA EXPEDIENTE N°
CRUZADA
POLIO

Asunto Principal:

VEASE:

Campo Funcional N°

Expediente N°

Remitente:

Fecha:

Observaciones:
ANEXO Nº 04: RELACIÓN DE DOCUMENTOS A
TRANSFERIR

1. SECTOR: 2. NOMBRE DE LA ENTIDAD

3. NOMBRE DE LA UNIDAD ORGÁNICA:

4. N° 5. TITULO DEL 6. FECHAS 7.

ORDEN ASUNTO EXTREMAS OBSERVACIÒN
PRIMARIO O
SERIE
DOCUMENTAL

8. CONFORMIDAD

Lugar y fecha Lugar y fecha

………………………………. …………………………….
Jefe de la Unidad Remitente Jefe de la Unidad Receptor
ANEXO Nº 05: RELACIÓN DE DOCUMENTOS PARA SU
ELIMINACIÓN

1. SECTOR: 2. NOMBRE DE LA ENTIDAD

3. NOMBRE DE LA UNIDAD ORGÁNICA:

4. N° 5. TITULO DEL 6. FECHAS 7.

ORDEN ASUNTO EXTREMAS OBSERVACIÒN
PRIMARIO O
SERIE
DOCUMENTAL

8. COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS:

………………………………. …………………………….
Representante de la Alta Dirección Representante de Asesoría
Jurídica
………………………………. …………………………….
Unidad productora de documentos Jefe de la Unidad de Archivo
Central

Lugar y fecha:
ANEXO Nº 06: FORMATO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

1. DON (ÑA) .................................. CIP/DNI ......................

SOLICITA: Exhibición Préstamo

2. DOCUMENTO: ...............................................................

Leg. Nº ...... Libro Nº ...... Exped. Nº ....... Año .......

3. ATENCIÓN: Fecha: ...............................

Hora: ...............................

......................
(Firma)
ANEXO Nº 07: FORMATO DE REGISTRO DE PRESTAMOS

ARCHIVO N°……………

(Repartición)

(Lugar)

(Año)

REGISTRO DE PRESTAMOS

PRESTAMO DEVOLUCIÓN
N° INDICA
FECHA ASUNT
Ord TIVO
Fecha Firma Fecha Firma
ANEXO Nº 08: FORMATO DE CONSTANCIA DE PRESTAMO

ARCHIVO N°………………..

FALTA
(Repartición)

(Lugar)

(Año)

PRESTAMO DEL ARCHIVO

Documento:

Fecha:

Procedencia:

Asunto:

Fecha de devolución prevista:

Firma:

Nombre:

Repartición:
ANEXO Nº 09: FORMATO DE CONSTANCIA DE
PRESTAMO (REFERENCIA CRUZADA)

REFERENCIA CRUZADA ARCHIVO N° 02-42

SRM

LIMA

08-Feb-66

Asunto: Soldados desertores del BI – 19

VEASE:

ARCHIVO N°: 02.05

Documento: Elevación N° 231.a./02.05

Remitente: 2ª DL

Fecha: 06 Feb 66

Asunto Original: Accidente automovilístico de dos soldados

del BI-19
ANEXO Nº 10: REGISTRO DE DOCUMENTOS

RECEPTOR
N° FECHA TIPO REMIT DESCRIPCIÒN
REGISTRO DE ENTE DEL ASUNTO
DOC
SERIE ASUNTO
ANEXO Nº 11: LISTA DE DOCUMENTOS

N°
SERIE DOCUMENTAL OBSERVACIONES
ORDEN
ANEXO Nº 12: INDICE DE DOCUMENTOS

REMITENTE

RECEPTOR
N° FECHA TIPO DESCRIPCIÒN
REGISTRO DE DEL ASUNTO
DOC
SERIE ASUNTO
ANEXO Nº 13: INVENTARIO DE DOCUMENTOS
(TRANSFERENCIA O RELEVO)

I. INFORMACION GENERAL

1. Sector :

2. Entidad :

3. Unidad Orgánica :

4. Remisión N°:

5. Descripción general de la documentación a transferir

6. Metros lineales de documentos a transferir :

II. INVENTARIO - REGISTRO

7. 8. SERIE
DOCUMENTAL 9. FECHAS 10. UBICACIÓN
N°
EXTREMAS TOPOGRAFICA
ORDEN CODIGO ASUNTO

Lugar y Fecha:...................

.............................................. ..............................................

REMITENTE RECEPTOR