MEMORIA - XX Congreso Archivístico Nacional - 2008

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN LOS ARCHIVOS

Carmen Campos Ramírez 1

En el contexto actual caracterizado por una gran demanda de servicios de

calidad crecientes a las instituciones públicas y en un escenario de austeridad
económica, se exige a las instituciones mayor eficiencia y eficacia en la prestación
de estos servicios, haciendo cada día más pertinente la búsqueda de metodologías
eficaces que permitan definir los objetivos estratégicos por cumplir, la buena
disposición de los recursos y una estrategia de seguimiento y evaluación que
faciliten la identificación a tiempo de las situaciones o factores que podrían limitar
u obstaculizar el cumplimiento de las objetivos, tomando las medidas correctivas
necesarias. Para contribuir en estos requerimientos, la planificación estratégica
constituye una herramienta gerencial de primer orden para las instituciones y sus
directivos, debe convertirse como algunos autores la han llamado, en una brújula
que guía la actuación de las instituciones.
En el marco del Sistema Nacional de Archivos, la situación no es diferente, si se
quiere puede ser mayor la exigencia, si se toma en cuenta la falta de una política
gubernamental en materia de archivos, en particular del patrimonio documental y
de la propia documentación que genera la Administración, que garantice una
coordinación necesaria en la planificación y el aseguramiento de los recursos
presupuestarios requeridos. En la actualidad la lucha por los recursos ante la
Hacienda Pública, es intensa, en algunas casos, el objetivo es defender los recursos
asignados, ante una situación paradójica de aumento en la documentación
producida y de presión para el traslado según corresponda, a los diferentes
archivos.
Gracias al avance de la ciencia y la tecnología y al crecimiento institucional en
los últimos 40 años se han producido más documentos que en los 400 anteriores.
Los archivos han desbordado su capacidad y buscan desesperadamente soluciones
a los problemas crecientes con recursos limitados.
Desde el punto de vista de la elaboración de planes, la discusión no es la falta de
estos instrumentos, todo lo contrario, la administración está llena de propuestas de
planes de los más diversos tipos y alcances en el tiempo. El verdadero problema

1. Administradora Pública. Jefe del Departamento Administrativo Financiero del Archivo Nacional de Costa
Rica.

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consiste en la falta de concreción de estos planes y en el logro de unos objetivos

propuestos, a la luz de la aplicación de metodologías poco participativas y en la
ausencia de un análisis profundo de las oportunidades y amenazas que presenta el
entorno.
Se propone la conveniencia de aplicar un enfoque de pensamiento estratégico en
la planificación de los archivos del Sistema, cambiando radicalmente el paradigma
de la planificación tradicional de carácter extremadamente normativa. Ante este
cambio de enfoque y de metodología se requiere en primer lugar una claridad en
los procesos mentales de aquellos que tienen esta responsabilidad, para reconocer
en la planificación estratégica una herramienta útil para enrumbar la actuación,
transcendiendo a la construcción de un futuro deseado y posible. Se enfatiza en la
importancia de aplicar la lógica que nos impone el sentido común, que dicho de
paso no es el más común de los sentidos.
Se entenderá la planificación estratégica como un proceso de evaluación
sistemática de la naturaleza de una empresa o institución, definiendo los objetivos
a largo plazo, identificando metas, desarrollando estrategias para alcanzar dichos
objetivos, localizando y negociando los recursos para llevarlas a cabo. Contempla
por definición una metodología altamente participativa, reflexiva y de análisis.
¿Por qué resulta conveniente planificar estratégicamente?. Hay muchos porque,
a continuación se hace referencia a unos pocos pero con relevantes beneficios:
Definir objetivos estratégicos que sean coherentes y prioritarios en cuanto a la
misión y la visión institucional; no quedar atrapados en decisiones ordinarias y sin
trascendencia, que no permitan visualizar y acordar aquellas relevantes y
pertinentes en cuanto a los requerimientos de los usuarios, sobre todo en cuanto al
acceso a la información; identificar y aprovechar las oportunidades del entorno, en
consecuencia no dejar que las amenazas nos sorprendan y nos ocasionen pérdidas
irreparables; es necesario establecer con claridad las acciones que nos conducirán
al cumplimiento de los objetivos, así como identificar aquellos aspectos que nos
permitirán medir el desempeño.
Hay un conjunto de términos que son comunes en la planificación estratégica
que es importante caracterizar y sobre todo, comprender cuál es la contribución
que hacen al proceso de la planificación y sus productos. Entre ellos se destacan
los siguientes:
SOBRE LAS IDEAS RECTORAS

Misión y Visión: Lo importante para formular la misión y la visión es

conocernos. ¿Quiénes somos?, ¿Cuál es el propósito de los archivos?, ¿A quién
facilitamos los documentos y en qué condiciones?.

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La Misión es la expresión conceptual de lo que es y hace una institución,

destacando su identidad como un todo. Es el propósito, la razón de ser, justifica la
existencia de la institución a los ojos de los usuarios. Es atemporal es decir, va más
allá del tiempo y de los intereses individuales que se susciten en un determinado
momento. Una buena declaración de la misión enfoca en los propósitos
fundamentales y las características que definen a la organización, expresa lo que
la hace única, es conocida y aceptada por sus miembros, es fácil de recordar y es
inspiradora. En el caso de un archivo histórico, proteger el acervo documental y
facilitar el acceso a la sociedad, podría dar cuenta de un buen ejemplo de misión.
Otro ejemplo que ilustre esta idea es el siguiente: documentar los trabajos de un
gobierno que son fuentes de información para apoyar la administración.
La Visión, por su parte, es la capacidad de ver más allá, en tiempo y espacio.
Significa visualizar en términos de resultados lo que se pretende alcanzar, en un
tiempo determinado. Desde el punto de vista de los archivos y los archivistas,
pueden identificarse preguntas claves:
- ¿Cuáles serán las prioridades o énfasis en los próximos 5 ó 10 años?,

- ¿Se contará con los recursos necesarios y cuál será su distribución?,

- ¿Cómo impactará la tecnología el trabajo en los archivos y en el acceso a la
información por parte de los usuarios?,
- ¿Quiénes serán nuestros usuarios futuros?
Los valores: Entendidos como las guías de las actuaciones de las personas,
constituye una idea del más alto nivel contemplado en el pensamiento estratégico.
Es lo que pensamos como lo correcto y por ende inspira nuestra forma de
organizar el mundo. Constituye el sistema de creencias que rige las actuaciones en
las organizaciones. La ética profesional es destacable en el conjunto de valores que
probablemente estén presentes en la gestión de los archivos, por la alta
responsabilidad que tiene el archivista en hacer cumplir el derecho de todos los
ciudadanos, de tener acceso a la información. Algunos valores que pueden
prevalecer en la cultura organizacional se mencionan a continuación:

- Espíritu de servicio.
- Valor de la documentación a partir de la sagrada confianza que la sociedad ha
conferido al archivista para asegurar la autenticidad del testimonio, sin importar la
forma en que la información ha sido registrada y asegurar el acceso a la
información de una manera responsable. Complementa este valor, nuestro deber
de informar al público de la importancia en general de los archivos.

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- Eficiencia y eficacia, haciendo un uso racional de los exiguos recursos en el

cumplimiento de las metas propuestas.
- Creatividad en la solución de los problemas crecientes.
- Visión estratégica.

- Sentido de pertenencia.
- Rigor, entre otros.
SOBRE EL DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

La planificación estratégica vista como un sistema, parte de una entrada de

insumos importantes relativos a las condiciones imperantes en el entorno, tanto
interno como externo a la organización. Es la reflexión, el análisis y la discusión
de cómo interpretamos las condiciones imperantes en el medio, para lo cual se
recomienda el trabajo en equipo. Este proceso es determinante para definir las
estrategias que facilitarán la consecución de los planes.
Existen muchas técnicas para realizar este diagnóstico, sin embargo, el más
utilizado por su facilidad de aplicación y comprensión metodológica, es la
conocida como FODA, que consiste en reunir y analizar información del entorno,
con el objetivo último de encontrar la mejor relación entre las tendencias que se
perciban del entorno y el potencial de la institución, o bien sea las relaciones
estratégicas. El análisis contempla la valoración de las Fortalezas y Debilidades de
la institución, así como las Oportunidades y Amenazas del entorno exterior.
De la combinación de los resultados del FODA se obtienen las relaciones
estratégicas más convenientes para la institución. La matriz siguiente ilustra muy
bien la intención y las posibilidades que proporciona este análisis:

Fortalezas Debilidades
Estrategias de Desarrollo Estrategias de Manteni-
(FO) miento (DO)
Oportunidades ¿Cómo aprovechar las ¿Cómo superar las
oportunidades utilizando las debilidades aprovechando
fortalezas? las oportunidades?
Estrategias de Crecimiento Estrategias de Sobreviven-
(FA) cia (DA)
Amenazas ¿Cómo utilizar las fortalezas ¿Qué hacer para superar las
para neutralizar o disminuir debilidades y neutralizar o
las amenazas? disminuir las amenazas?

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A manera de ejemplo, un archivo que tenga como debilidad una planilla

insuficiente para atender las funciones principales podría definir una estrategia de
trabajo, combinando los esfuerzos con una oportunidad que ofrece el Programa de
Ayudas para el Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (ADAI), para el
financiamiento de proyectos específicos sobre el desarrollo archivístico.
No todo lo que se resulte de un FODA puede ser contemplado en un plan,
requiere una determinación de prioridades estratégicas, por lo que para hacer una
buena selección de la estrategia se debe enfocar adecuadamente la realidad,
concentrarse en lo importante, buscar alternativas menos costosas y consensuadas
con la mayoría del personal, analizar los resultados posibles y su impacto en la
institución y sobre todo, establecer las acciones que conducirán al cumplimiento
de los objetivos o a ese futuro deseado.
SOBRE LOS OBJETIVOS, LAS METAS Y LOS RECURSOS

Los objetivos son declaraciones amplias de los resultados deseados, responde a

la pregunta ¿Qué intentamos lograr? Al plantear los objetivos se deben asegurar
los niveles de factibilidad, no exceder en cuanto a los recursos disponibles y
previsibles, disponer de apoyo y de capacidad organizativa. Los objetivos no
deben forzar a la organización más allá de sus capacidades y posibilidades. Un
buen ejemplo de objetivo general, puede estar relacionado con la prioridad de
poner a disposición de los usuarios un fondo documental específico (total o
parcialmente). Es probable que del análisis FODA haya resultado que no está
disponible un fondo documental que es solicitado con frecuencia por los usuarios,
afectando el grado de satisfacción en la prestación de los servicios.
Por su parte, las metas son declaraciones más específicas, con períodos de
tiempo establecidos, medibles y cuantificables. Normalmente, un objetivo general
o específico es desagregado en metas, que perfilan las acciones o productos
concretos por alcanzar. Coherente con el ejemplo anterior, se puede establecer una
meta relacionada con la descripción del referido fondo documental; otra meta
puede estar relacionada con la incorporación de los registros en las bases de datos,
para facilitar la localización de los documentos y el tiempo de respuesta a los
usuarios.
La evaluación de los recursos son determinantes en la definición de objetivos y
metas estratégicas, por lo que su análisis exhaustivo es relevante. En un contexto
de limitaciones presupuestarias puede resultar una estrategia de la institución
además de un aumento en los recursos requeridos, hasta una posición más
defensiva sobre los recursos disponibles. Destaca en este análisis de recursos, el
potencial humano con que cuentan los archivos y sus competencias archivísticas.
El archivista como gestor de sus recursos debe ser capaz de señalar sus

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necesidades y argumentar el por qué dichos recursos deben ser utilizados en la

conservación de los archivos, en consecuencia debe demostrar los importantes
dividendos sociales de esta inversión.
Una vez perfilado el plano estratégico en armonía con la misión, visión y valores
institucionales, estamos en condiciones de elaborar los planes que ponen a tono la
planificación, con la programación de las actividades requeridas para el
cumplimiento de las metas y los objetivos.
SOBRE LOS PLANES

Los planes son el resultado de la planificación estratégica. Los hay de diversos

tipos, entre ellos los generales, que abarcan la totalidad o la mayoría de las
funciones de la institución, normalmente tienen asociados objetivos generales; y
los específicos que contemplan parte de estas funciones para cumplir objetivos
específicos, pueden incluir proyectos de inversión, relacionados normalmente con
proyectos de infraestructura, equipamiento y tecnología.
Para conseguir una planificación que abarque todos los aspectos en torno al
documento, su vida administrativa e histórica, así como todas las clases de
archivos, se ha de partir en primer lugar de la configuración de un sistema de
archivos, que contemple todos los aspectos de su funcionamiento, protección,
conservación y facilitación del patrimonio documental, formación de recursos
humanos y alianzas estratégicas.
Por otra parte, de acuerdo con la temporalidad de los planes o períodos para
cumplir los objetivos, pueden elaborarse planes de corto, mediano y largo plazo.
De un año, coincidiendo con los períodos presupuestarios, están los planes de
corto plazo; más de 1 año y hasta 5, planes de mediano plazo y más de 5 años,
planes de largo plazo. Estos últimos están ligados a la definición de grandes líneas
de desarrollo y a la definición de políticas de estado o institucionales. La elección
del tipo de plazo que se optará para cumplir con los objetivos, ha de ser el
resultado de unas interrogantes entre las necesidades por atender y los recursos
disponibles, así como del análisis de las oportunidades que nos ofrece el entorno.
Finalmente y cualquiera que sean los planes, requieren de una estrategia de
seguimiento y evaluación, que permitan retroalimentar la acción y garantizar el
cumplimiento de los objetivos. Con este seguimiento se detectan en tiempo las
situaciones o factores que pueden poner en riesgo el cumplimiento de la meta, con
el propósito de formular medidas correctivas o lo que se conoce como la
reformulación del plan. En estos procesos de seguimiento y evaluación, también
debe haber una amplia participación del personal, quienes se comprometen con sus
resultados, por medio del establecimiento de indicadores que permiten medir el
desempeño. A propósito de la definición de indicadores en el campo del
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patrimonio documental es importante mencionar que no es mucho lo que ofrece la

literatura, por lo que se requiere un esfuerzo del equipo estratégico de los archivos
para definir los indicadores debidamente contextualizados. Normalmente se
recurre a indicadores de eficacia sobre la gestión documental, que conceptual-
mente tienen que ver con el grado de cumplimiento de las metas desde el punto de
vista de lo programado y lo alcanzado, así por ejemplo un indicador de este tipo
para la descripción documental, podría aludir al porcentaje de unidades
documentales descritas de un fondo documental o al porcentaje de documentos
facilitados a los usuarios en una sala de consulta.
Existen muchos modelos y niveles de seguimiento y evaluación del
cumplimiento de los planes, sin embargo destacan los que tienden a valorar el
grado de cumplimiento de los objetivos. Los indicadores más utilizados para ello
son los de impacto, eficacia y eficiencia. En la gestión de los archivos la
facilitación de los documentos constituye uno de sus pilares de acción, por lo que
la medición de la satisfacción de los usuarios, es un indicador relevante, así como
si tenemos a la disposición los fondos o documentos más solicitados por ellos.
El seguimiento y la evaluación deben planificarse como acciones sostenidas en
el tiempo, esto es, no se trata de actuaciones puntuales, sino de una actividad
continuada para asegurar que los procesos archivísticos son conformes y
adecuados a lo planificado, y permiten conocer el grado de satisfacción de los
usuarios. De este proceso se obtiene como se ha indicado en acápites anteriores,
información para detectar errores y corregirlos.
La evaluación puede realizarla un ente externo a la institución o una oficina
especializada de carácter interno como lo son las de Planificación, pero igualmente
y de gran valor, son los procesos de autoevaluación, donde son los propios actores
de la gestión quienes reflexionan y analizan su desempeño. Producto de un
proceso de autoevaluación de la gestión, resultan los planes de mejora que son
propuestos por el personal y acogidos por los directivos. La autoevaluación está
calificada como una herramienta de excelencia, al mismo tiempo de diagnóstico y
de gestión, por lo que se recomienda su utilización en los archivos del sistema.

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