FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y RECURSOS HUMANOS

“COMUNICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN”

Docente

CHRISTIAN DAVID BRACAMONTE BAUER

Presentado por:

Nombre del alumno:

Agüero Garrido, Andrea

Calderon Sarmiento, Nicole

Pallaroso Ascencio, Gianella

Torres Cárdenas, Fabian

LIMA - PERU

2018 - l
 INDICE
Portada
Índice

CAPITULO I
Procesos de Comunicación dentro de la Organización
1.1. Comunidad de Trabajadores
1.2. Comunicación Organizacional
1.2.1. Comunicacón Interna
1.2.1.1. Actas
1.2.1.2. Autorizaciones
1.2.2. Comunicación Externa
1.2.2.1. Redes Sociales
1.2.2.2. Portal Web
1.2.2.3. Gmail
1.2.2.4. Anuncios
1.2.2.5. Carta Circular
1.3. Barreras de la Comunicación
1.4. Medios de Comunicación utilizados por la organización
1.4.1 Promociones
1.4.2 Audiovisuales

CAPITULO II
Tecnología Organizacional

2.1. Tecnología en los canales de comunicación Social

2.1.1. Chat en línea
2.1.2. Sistema de tickets
2.1.3. Sistema de tickets para el área de ventas
2.2. TICS
2.2.1. IBI
2.2.2. SAP
 CAPÍTULO I
PROCESOS DE COMUNICACIÓN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN

1.1. Comunidad de trabajadores

ACCESOPERU es una empresa dedicada a la administración de servicios web, para

empresas (diseño, alojamiento y desarrollo de software web) .

Nosotros logramos obtener una entrevista con el gerente de la empresa, el cual se llama
Carlos Chávez Toro. El trabajó en diversos medios de comunicación social (canal 2, canal
5, canal 7, canal 9, revista Si, revista Caretas y en el diario La Republica). También fue
profesor en la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC), en la Escuela de
Periodismo.

La comunicación que existe entre los colaboradores y jefes es horizontal. Se dice que
muchas de las personas que ocupan altos cargos usan un lenguaje coloquial para llegar y
comunicarse con todos, de esta manera les genera en sus trabajadores confianza y
comodidad en su ambiente de trabajo.

1.2 Comunicación Organizacional

1.2.1 Comunicación Interna

1.2.1.1. Uso Tecnológico para el uso de Documentos

ACCESOPERU utiliza Google Drive en cual se pueden encontrar documentos desde el

organigrama organizacional hasta las funciones que cumple cada área en la organización.
sirve de ayuda para poder conocer más las actividades de la organización y poder
conocer que procesos también podemos realizar.

El uso de esta plataforma sirve también para poder crear, compartir y guardar archivos en
la red que podrán ser modificados en línea. Se guardarán todo tipo de archivos como
reportes de venta realizados en Excel que se realizaron en corto o largo plazo la cual
serviría como estadística de rentabilidad para la organización, contratos con proveedores,
nuevas ideas de promoción. También tiene como fin darle una agilidad de que cada
actividad realizada sea conocimiento del personal y los supervisores para realizar una
toma de decisión más rápida y eficiente

1.2.1.2. Actas

Documento por el que se da fe de los hechos o lo sucedido en las reuniones de la

empresa, así como los acuerdos tomados mediante una firma oficial.

1.2.1.3. Autorizaciones

Documentos que se suelen surgir debido a una petición realizada por un empleado. En
ACCESOPERU toda petición debe ser realizada a través de Google Drive indicando los
motivos y razones, se debe enviar al Gmail del gerente y del asistente administrativo para
aprobar la petición.

1.2.2 Comunicación Externa

• ACCESOPERU al comunicarse con otra empresa o terceros lo hacen mediante

el sistema de Tickets, ya sea de soporte o de ventas, siendo esta la más usada
y más sencilla. La empresa considera que es una manera forma de transmitir
algo, ya que no están al tanto del teléfono y están más al tanto en su PC.

• También se comunican llamando, la empresa cuenta con teléfonos y celulares

que son recepcionados por cualquiera de los operadores de ACCESOPERU, y
luego se pasa a la persona que el cliente desea conversar.

1.2.2.1. Redes Sociales

 ACCESOPERU cuenta con una página de Facebook en la que se publican boletines
informativos entorno a lo que el usuario debe de conocer sobre su fondo y los
beneficios que ofrece ACCESOPERU, también realiza sorteos mediante este medio.
https://www.facebook.com/accesoperu/

Cuenta también con su cuenta de Twitter: @ACCSESOPERU donde se informa las

últimas novedades de la empresa y las actividades que realizan día a día.

Por medio de su canal de YouTube sube video informativos de las actividades que
realiza en provincia y da a conocer los nuevos proyectos que tiene la organización.
https://www.youtube.com/user/accesoperu10/videos

1.2.2.2. Portal Web

ACCESOPERU cuenta con un sitio web, la cual es una de las herramientas

fundamentales debido a que es el lugar donde puedes encontrar información específica
de los distintos servicios que ofrece a sus clientes, los cuales tenemos:

 Diseño Web y Hosting corporativo: Nuestros diseñadores se dedican a tiempo

completo a tratar de crear sitios que reflejen la filosofía de nuestros clientes y
que les permitan mejorar sus ventas y mantener una relación mucho más
estrecha con sus clientes. propio portal web a tu gusto.

 Cursos de Diseño Web: ACCESOPERU.COM, ha desarrollado planes de

estudio orientados exclusivamente a las personas que se inscriban para que no
desperdicien su tiempo en conocimientos teóricos innecesarios que sólo sirven
para alargar los curso y las cuotas a pagar, preparando syllabus y clases que se
concentran en aquellos temas que realmente agobian a cualquier Webmaster.

 Software para empresas Se basa en los 3 principales sistemas que se

especializa la empresa, la cual le brinda aparte un servicio inmediato ante un
problema.

- Sistema de Portero (Control de asistencia)

 - Sistema de Hoteles
- Sistema consultorio médico (Registro de pacientes, agendar citas, etc)

Otro punto importante es que también le da un cierto agregado estructural y vistoso

colocando información secundaria como noticias actuales, del Perú y del mundo, como
también le da un uso de herramienta para interactuar con el cliente acerca de las
opiniones sobre la empresa o alguna duda que sea con respecto a la página web del
cliente, ofreciéndole un área de soporte. Esto le da un plus de servicio para mantener
satisfecho al cliente.

1.2.2.3. Gmail

Gmail es una plataforma de mensajería instantánea utilizada por los colaboradores de

ACCESOPERU para comunicarse, obtener información, resolver dudas o problemas
respecto a los servicios que ofrece la organización Este NO es un sistema para
conversaciones personales ni mucho menos para conversaciones sobre temas fuera de
los procesos o actividades que realiza cada colaborador en la organización, es exclusivo
para temas organizacionales. Gmail es el sistema de correo más utilizado por las
empresas en el mercado peruano, ACCESOPERU cuenta con esta herramienta para el
envío de mensajes formales a clientes objetivos, proveedores o cualquier otra persona
que esté interesado en adquirir algún servicio que ofrecemos.

1.2.2.4. Anuncios

Comúnmente ACCESOPERU realiza anuncios de publicidad a través de Google AdWords

y Facebook adds, cuando tienen campaña de ventas, para atraer diferentes tipos de
clientela, ya sea cliente para los cursos de diseño web o clientes que deseen una página
web.
 1.2.2.5 Carta circular

Se utiliza para anunciar algún

acontecimiento o evento a otras empresas o personas. En este caso ACCESOPERU
publica electrónicamente cartas las cuales indican la renovación de contratos con
empresas que adquirieron nuestros servicios.

1.3. Barreras de la comunicación

• Una de las barreras que presenta la comunicación en ACCESOPERU es que

los colaboradores no siempre están al tanto de su chat, es decir muchos ponen
modo ‘ausente’ cuando realmente no lo están, se dice que lo hacen para no
recibir los mensajes de inmediato, y se hizo una encuesta dentro de la
organización donde como resultado salió que a la mayoría de empleados les
molestaba que sus compañeros de trabajo no se percaten de los chats, ya que
muchas veces son bastante importantes los mensajes y estos no llegan a al
momento que debería.
Esto retrasa las acciones de muchas áreas.

1.4 Herramientas de comunicación

1.4.1 Promociones:
 1.4.2

Audiovisuales

ACCESOPERU tuvo la oportunidad de promocionarse e informar a los clientes

sobre los distintos aspectos que manejaban en la organización y tratar de mandar
un mensaje de confiabilidad con respecto a su servicio mediante un canal
televisivo en el programa ‘’Mundo empresarial’’.
 CAPITULO II
TECNOLOGIA ORGANIZACIONAL

2.1. Tecnología en los canales de comunicación social

Hoy en día la globalización y la tecnología permite en las organizaciones realizar

actividades o procesos que antiguamente eran difícilmente aplicables en el tiempo en que
hoy en día se realizan. Es por eso que la tecnología en ACCESOPERU es una gran
herramienta para reducir el gasto innecesario de recursos y poder aumentar el tiempo de
rendimiento de la organización.

Actualmente ACCESOPERU realiza procesos con canales y medios tecnológicos,

algunos de estos son realizados mediante las redes sociales, sitio web, etc.

2.1.1. Chat en línea:

Sistema que cuenta con un chat, en el cual se mandan mensajes instantáneos. Es un

método muy rápido para resolver inquietudes, problemas o tan sólo para obtener
información. En el cual todos los operadores de ACCESOPERU se encuentran. Este
sistema de chat en línea solo es disponible para los clientes que cuentan con el servicio
de hosting en el paquete básico (s/165.00 anuales), pyme (s/299.00 anuales), empresa
(s/499.00 anuales), oro (s/799.00 anuales) y corporativo (s/1200.00 anuales). Los clientes
que cuentan con el paquete baby no tienen ningún tipo de soporte ya que es muy
económico.
ACCESOPERU también cuenta con soporte telefónico, donde los clientes pueden
resolver sus dudas o problemas con el servicio de manera más inmediata. El soporte
telefónico solo es disponible para los clientes que cuentan con el servicio de hosting a
partir del paquete empresa (s/499.00 anuales), oro (s/799.00 anuales) y corporativo
(s/1200.00 anuales).

2.1.2. Sistema de tickets:

Es una plataforma muy parecida a los emails, estos tickets son abiertos una vez el cliente
haya rellenado un formulario indicando su consulta o problema. Los tickets están
disponibles para los clientes a partir del paquete de hosting básico hacia adelante, en la
siguiente página http://areadesoporte.com/ solo se enviarán tickets de soporte, si es que
algún cliente tiene algún tipo de problemas con el servicio de hosting, problemas con sus
correos corporativos. Si es sobre consultas de diseño o cursos que brinda
ACCESOPERU, se le responderá por el chat en línea.

2.1.3. Sistema de tickets para el área de ventas:

Dentro de esta plataforma los clientes antiguos o nuevos pueden enviar sus consultas
acerca del servicio que ofrecemos, relacionado con el área de diseño, servicio de hosting,
diseño de sitios webs, etc.

2.2. TICS

2.2.1. IBI:

Es un portal en el cual todos los trabajadores pueden ingresar sus movimientos según el
área a la cual pertenece. Por ejemplo, el área de ventas ingresa las llamadas realizas,
cartas enviadas, número de clientes interesados en el servicio que se ofrece, campañas
de publicidad, etc. El área de renovaciones ingresa los pagos de los clientes, ingresa
llamadas de clientes que renovarán el servicio con ACCESOPERU, los que no renovarán,
los pendientes por llamar, etc. El área de soporte de igual manera ingresa llamadas
recibidas de los clientes si han tenido algún tipo de problema con los correos corporativos.

2.2.2. SAP:

Tiene que ver con todos los beneficios que tiene el trabajador. El colaborador puede
generar cualquier tipo de boletín, cualquier pregunta, informe, reclamo, etc.

Este sistema te permite, por ejemplo, gestionar tus vacaciones, puedes buscar
personal, puedes ver los boletines de desarrollo personal, puedes generar
solicitudes, solicitar reemplazo de ciertos elementos por pérdidas, etc.