Modul

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
NOVEMBER 2014
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucap syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat serta hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas pembuatan modul ini secara
tepat waktu. Modul ini disusun dengan maksud untuk mencapai kompetensi yang diinginkan.
Melalui kata pengantar ini, Penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bapak Arif
atas bimbingannya selama satu semester perkuliahan. Selain itu, ucapan terima kasih yang sama,
Penulis haturkan kepada rekan - rekan yang ikut andil dalam penulisan modul ini.
Penulis menyadari bahwa modul ini tentu masih ada kekurangan-kekurangan yang perlu
diperbaiki. Untuk itu kritik dan saran yang konstruktif sangat Penulis harapkan untuk kesempurnaan.
Dan semoga dengan selesainya modul ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Amin.

Malang, November 2014

Penyusun
A. PETUNJUK BELAJAR
1. Untuk Peserta Didik
a. Petunjuk umum
 Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
 Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat
penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
 Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat
kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
 Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
 Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar
selanjutnya.
b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan
d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan
dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya
pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber
yang lain.
e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan
anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda
kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam
setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar
berikutnya.
2. Untuk Pendidik
a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian
bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan /
jawaban yang diperlukan.
b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan
sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta
didik.
c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama
bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).
d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi
kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan
diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.
g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah
mereka pelajari.
h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik
diharapkan:
 Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini ;
 Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi
setempat.
B. KI-KD
1. Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli
(gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam
berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,
seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan,
kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam
bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
2. Kompetensi dasar
a. Mengemukakan formasi dan pengadaan pegawai
C. MATERI PEMBELAJARAN
1. Prinsip-prinsip penyusunan formasi
2. Sistem penyusunan formasi
D. INFORMASI PENDUKUNG
http://anugerahdino.blogspot.com/2014/08/sistem-penyusunan-formasi-pegawai.html
Siagian, Sondang P, Administrasi Pembangunan (konsep, dimensi, dan strateginya), cet.
Ketiga (Jakarta:Penerbit PT Bumi Aksara, 2003)
E. PAPARAN ISI MATERI
1. PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI
Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas
Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang
menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan
pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut
 pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis
kebutuhan pegawai.
Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan
pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-
dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat
Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu
melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis
kebutuhan dilakukan berdasarkan :
a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan
organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan,
pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.

b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat
pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-
pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha,
tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam
kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah.

c. Perkiraan Beban Kerja

Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

d. Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan
untuk masing-masing jenis pekerjaan.

e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari
sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan
pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
f. analisis jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara
konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk
mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan.
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan
informasi tentang jabatan.

g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi
pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus
dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai
untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan
merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat
pegawai untuk pekerjaan itu.

h. Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan
sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada
umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang
memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan
dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh
mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu,
akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi
tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah
disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya
tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.
Lalu bagaimana penyusunan formasi pegawai untuk swasta?, hal apasajakah yang harus
dipertimbangkan?. Untuk perusahaan swasta berukuran kecil perekrutan pegawai baru lebih
ditekankan pada kebutuhan perusahaan dan dana yang tersedia, namun untuk perusahaan
berskala besar, prinsip diatas juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan selain
prinsip-prinsip yang tentunya dimiliki perusaan sendiri.
2. SISTEM PENYUSUNAN FORMASI
Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang ligkup. Sistem
sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi
semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja.

Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan
kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu
organisasi.

Metode

Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian,
dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi
kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja
yang diidentifikasi dari :

 Hasil kerja
 Objek kerja
 Peralatan kerja
 Tugas per tugas jabatan
Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi
dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak
berubah.

F. LATIHAN
1. Sebutkan metode apa yang digunakan dalam penyusunan formasi
kepegawaian!
2. Apa yang dimaksud dengan Analisis kebutuhan pegawai?
3. Jelaskan apa yang dimaksud penyusunan sistem formasi kepegawaian dilihat
dari kapasitas kepegawaian!
4. Apa yang dimaksud perkiraan beban pekerjaan!
5. Apa saja sistem penyusunan formasi kepegawaian, jelaskan!

Kunci jawaban :

1. metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :

a. Hasil kerja
b. Objek kerja
c. Peralatan kerja
d. Tugas per tugas jabatan
2. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan
teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat
menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang
diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan
tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis
kebutuhan
3. Perkiraan Kapasitas Pegawai Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai
untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
 Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-
masing jenis pekerjaan.
4. Perkiraan Beban Kerja Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
5. penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang ligkup.
Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas
pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar
kecilnya beban kerja. Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu
system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat
dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi. Metode dalam
menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun
demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang
memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya.
Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :
a. Hasil kerja
b. Objek kerja
c. Peralatan kerja
d. Tugas per tugas jabatan
G. TUGAS/LANGKAH KERJA
Buatlah bagan yang menjelaskan tentang apa saja prinsip-prinsip penyusunan
formasi!
Langkah kerja
1. Buatlah bagan semenarik mungkin menggunakan mind maping atau shape.
2. Buatlah bagan semenarik mungkin agar mudah dipahami
3. Setelah bagan selesai, gunting dan tempelkan pada selembar kertas HVS.
 H. PENILAIAN
Format Penilaian Evaluasi Kognitif (Tes Tulis)

Skor Asesmen
Rincian Tugas Kinerja Skor
No. Oleh Siswa
(RTK) Maksimum Oleh Guru
Sendiri
1. Menyiapkan perlengkapan dan 25
peralatan yang akan digunakan
untuk mengerjakan latihan (alat tulis
dan buku tulis).
2. Menjawab setiap pertanyaan yang 40
diberikan dengan baik dan benar
berdasarkan kemampuannya sendiri.
3. Memberikan jawaban dengan rinci 35
dan jelas.
Skor Total 100

Format Lembar Pengamatan Sikap Peserta Didik (Afektif)

Petunjuk:
Untuk setiap perilaku keterampilan sosial berikut ini, berilah penilaian atas keterampilan
sosial menggunakan skala berikut ini:
A = Sangat Baik (76-100) B = Memuaskan (51-75)
C = Menunjukkan Kemanjuan (26-50) D = Memerlukan Perbaikan (0-25)

Nama Peserta Didik :

Nomor Absen :
Materi saat diobservasi : menjelaskan sistem penyusunan formasi
Tanggal Observasi :

No. Sikap Kriteria Hasil

Pengamatan

Ya Tidak
 1. Jujur 1. Mengerjakan tugas dengan
kemampuannya sendiri.
2. Membantu teman dengan memberikan
contoh atau bukti.
2. Disiplin 1. Mengerjakan tugas sesuai waktu yang
ditetapkan.
2. Mengumpulkan hasil pekerjaan tepat
waktu.
3. Tanggung jawab 1. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh
guru.
2. Menyelesaikan pekerjaan sampai tuntas.
4. Keaktifan di kelas 1. Bertanya kepada guru atau pun teman
lainnya yang mengerti.
2. Mau menjelaskan kepada teman-
temannya didepan kelas.
5. Peduli 1. Membantu teman yang sedang kesulitan
dalam mengerjakan tugas.
2. Memperhatikan materi yang sedang
dijelaskan oleh guru.
6. Ketelitian 1. Menyelesaikan pekerjaan dengan rapi dan
benar.
2. Memperhatikan dan memperbaiki setiap
kesalahan dari hasil kerjanya.
7. Berkomunikasi 1. Mampu memberikan penjelasan kepada
temannya yang tidak paham.
2. Mampu menjawab setiap pertanyaan
yang diberikan.
8. Rasa ingin tahu 1. Mau mempelajari materi dari berbagai
sumber yang ada.
2. Mau bertanya kepada guru mengenai hal
yang kurang jelas.
Skor maksimum 400

Catatan: Nilai = Skor perolehan x 100%

400
Malang, 2014
Siswa, Guru,