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MANUAL DE GESTION INTEGRAL

DE RIESGOS

UNIVERSIDAD MODULAR ABIERTA

CENTRO UNIVERSITARIO SAN MIGUEL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

III MODULO
“PROCESO Y GESTION DE RIESGO DE NEGOCIOS”

TRABAJO FINAL
IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO PARA LA GESTION INTEGRAL DE RIESGOS
APLICABLE A LA EMPRESA “AGROFERRETERIA Y CLINICA VETERINARIA MATA”

CATEDRATICO:
LIC. GERMAN MAURICIO CHAVEZ MORALES

ELABORADO POR:
CHAVARRIA GOMEZ, MARCOS ADONAY
REYES ARGUETA, WILMER NEFTALI
REYES CRUZ, JOSE MARTIN
REYES ROMERO, JOSE ISMAEL
VENTURA GUEVARA, HECTOR ANTONIO

SAN MIGUEL, OCTUBRE DE 2016.


MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

IMPLEMENTACION DE
MANUAL
DE
GESTION INTEGRAL DE
RIESGOS DE NEGOCIOS

AGROFERRETERIA Y CLINICA VETERINARIA

“MATA”
San Francisco Gotera, octubre de 2016.
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

Contenido
INTRODUCCION ........................................................................................................................................i
OBJETIVOS Y ALCANCE ......................................................................................................................... ii
OBJETIVO GENERAL......................................................................................................................... ii
OBJETIVO ESPECIFICO .................................................................................................................... ii
ALCANCE .............................................................................................................................................. ii
1. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD. ..................................................................................................3
1.1 BASE LEGAL DE LA ENTIDAD. ........................................................................................................3
1.1.1 Código Tributario y su Reglamento .............................................................................................3
1.1.2 Código de Comercio ....................................................................................................................3
1.1.3 Código de Trabajo. ......................................................................................................................3
1.1.4 Ley del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios y su
Reglamento. .........................................................................................................................................3
1.1.5 Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento. ...................................................................4
1.1.6 Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social. ......................................................................4
1.1.7 Ley de Sistema de Ahorro para Pensiones. ..................................................................................4
1.1.8 Normas de Información Financieras adoptadas en El Salvador. ..................................................4
1.1.9 Normas Internacionales de Auditoria. .........................................................................................4
1.2 ESQUEMA GENERAL. ..................................................................................................................4
1.2.1 Concepto de Empresa Agro ferretera. ..........................................................................................4
1.2.2 Limitaciones relacionadas con las actividades comerciales .........................................................5
1.2.3 Ventaja ........................................................................................................................................5
1.2.4 Desventajas ..................................................................................................................................5
1.2.5 Características. ............................................................................................................................6
1.2.6 Limitaciones del mercado: ...........................................................................................................7
1.2.7 Importancia del Negocio..............................................................................................................7
1.3 NORMAS Y POLITICAS ...............................................................................................................8
1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................................8
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

1.4.1 DIFERENTES GRUPOS DE INTERÉS BAJO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: ............10


1.4.2 ORGANIZACIÓN DEL NEGOCIO: ................................................................................................10
1.4.3 FUNCIONES POR CADA AREA. ...........................................................................................11
1.5 OTROS ASPECTOS IMPORTANTES DE LA EMPRESA: .....................................................12
1.5.1 Misión: ......................................................................................................................................12
1.5.2 Visión: .......................................................................................................................................12
1.5.3 Los valores y principios de Agroferretería y clínica veterinaria mata ........................................12
2. IDENTIFICACION Y EVALUACION DE EXPOSICIONES DE PÉRDIDA ......................................15
2.1 PROCESO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS ...................................................................15
2.1.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO ........................................................................................16
2.1.2 DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCESO...................................................................................17
2.1.3 DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCESO.....................................................................................18
2.1.4 PROCESO DE LAS PERSONAS RESPONSABLES EN LA VENTA AL DETALLE Y/O
MAYOREO DEPEDIENTES DE MOSTRADOR.............................................................................18
3. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS. .............................................................................18
3.1 SISTEMATIZACIÓN DE LOS RIESGOS ............................................................................19
3.2 ANÁLISIS DE LOS RIESGOS ...............................................................................................20
3.2.1 PARAMETROS UTILIZADOS EN EL ANALISIS DE RIESGOS. ........................................20
3.2.2 ANALISIS DE RIESGOS ASOCIADOS ..................................................................................21
3.2.3 ANALISIS DE TIPOS DE RIESGOS .......................................................................................22
3.3 PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO ....................................................................................23
4. PROCESO DEL MANUAL PARA LA GESTION INTEGRAL DE RIESGOS ...............................24
4.1 SUJETOS .......................................................................................................................................24
4.2 AMBITO DE APLICACIÓN ..................................................................................................24
5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL APLICANDO SISTEMA DE GESTION DE RIESGO. .....25
5.1 ORGANIGRAMA ..........................................................................................................................25
5.1.1 GERENCIA GENERAL ...........................................................................................................25
5.1.2 COMITÉ DE RIESGOS ............................................................................................................27
5.1.3 UNIDAD DE RIESGOS ...........................................................................................................29
6. IDENTIFICACION DE PROCESOS ASOCIADOS .............................................................................30
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DE RIESGOS

6.1 IDENTIFICACION DE FUNCIONES Y ESTABLECIMIENTO DE


RESPONSABILIDADES DE LAS AREAS INVOLUCRADAS. .....................................................31
6.2 SEGREGACION DE FUNCIONES DE LOS PUESTOS CLAVES SUSCEPTIBLES DE
RIESGO ................................................................................................................................................31
7. ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS PARA SU CATEGORIZACION ......................................31
8. ELABORACION Y DESARROLLO DE METODOLOGIA, MODELOS, HERRAMIENTAS Y
CALCULOS PARA MEDIR LOS DISTINTOS TIPOS DE RIESGOS. ...................................................33
8.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACION ....................................................................33
8.2 PROCESO PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RIESGOS, SISTEMAS DE
PROCESAMIENTO DE INFORMACION Y ANALISIS DE RIESGO. ........................................34
8.3 PRIMER ETAPA: IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO ..............................................................35
8.3.1 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS .............................35
8.4 SEGUNDA ETAPA: MEDICIÓN Y VALORACION DEL RIESGO. ....................................44
8.4.1 ANÁLISIS CUALITATIVO .....................................................................................................44
8.4.2 ANÁLISIS CUANTITATIVO ..................................................................................................46
8.4.3 MATRIZ DE IMPACTO Y PROBABILIDAD .........................................................................47
8.5 TERCERA ETAPA: CONTROLES A IMPLEMENTARSE Y VALORACIÓN DEL RIESGO
...............................................................................................................................................................48
8.5.1 EVALUACIÓN DE CONTROLES EXISTENTES ..................................................................48
8.5.2 DEBILIDADES Y/O FORTALEZAS DE LOS CONTROLES EXISTENTES ........................49
8.6 CUARTA ETAPA: RESPUESTA AL RIESGO .......................................................................53
8.6.1 ACCIONES ........................................................................................................................53
8.7 QUINTA FASE: PLANES DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS MEDIDAS DE
CONTROL EN LOS PROCESOS. .....................................................................................................55
8.7.1 MAPA DE RIESGOS Y MATRIZ DE RIESGOS ....................................................................57
8.7.2 INFORMES Y PERIODICIDAD ..............................................................................................57
GLOSARIO ...............................................................................................................................................59
BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................................................60
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

INTRODUCCION
La gestión integral de riesgos se define como el proceso de identificación, análisis,

cuantificación y control de las posibilidades de pérdidas y efectos secundarios que pueden ocurrir

en el desarrollo delas diversas actividades del negocio.

Se requiere establecer un proceso estratégico de carácter general para fortalecer la gestión

integral de riesgos.

Desde esa perspectiva, se requiere sistematizar los diferentes niveles de riesgo a los cuales

el negocio está expuesto. En el presente documento se presenta un Manual de Gestión de Riesgo

aplicado a la “Agroferretería y Clínica Veterinaria Mata”, cuyo proceso estratégico está definido

por las ventas al mayoreo y al detalle.

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

OBJETIVOS Y ALCANCE
OBJETIVO GENERAL
Establecer un mecanismo estratégico de carácter general para fortalecer la gestión integral

de riesgos conforme a la naturaleza, complejidad y escala de las diversas actividades que se

realizan.

OBJETIVO ESPECIFICO
a) Establecer y desarrollar la gestión para cada riesgo identificado.

b) Identificar procesos asociados, funciones y responsabilidades de las áreas

involucradas, señalando la segregación de funciones de los puestos claves susceptibles a

riesgos.

c) Identificar metodología para medir el riesgo detallando sus variables, criterios, y

herramientas utilizadas y la periodicidad con la que se debe de informar a la junta directiva

y/o alta gerencia.

ALCANCE
El alcance del presente documento parte del establecimiento de una estructura organizada y

funcional, que permita la elaboración de un proceso continuo y documentado, el cual detalla las

siguientes etapas: identificación, medición, control y mitigación, monitoreo y comunicación. Su

aplicación es para todas las áreas funcionales de la “Agroferretería y Clínica Veterinaria Mata.

ii
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

1. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD.

1.1 BASE LEGAL DE LA ENTIDAD.


Las empresas ferreteras están reguladas por una serie de leyes debido a su giro en

general, ya que para poder dar mejores marcas y precios a los consumidores se vale de

productos nacionales y del extranjero, así como de recurso humano para desempeñar las

diferentes funciones que se requieren en la empresa, esto conlleva a que la empresa tenga

responsabilidades no solo con sus trabajadores sino también para con los diferentes

instituciones gubernamentales tales como El Ministerio de Hacienda en sus diferentes

modalidades, Ministerio de Trabajo, Alcaldía Municipal, Instituto Salvadoreño del Seguro

Social y Administración de Fondo de Pensiones.

Para esto las empresas ferreteras deberán cumplir las leyes reguladas por dichas

instituciones y dentro de las cuales se detallan a continuación:

1.1.1 Código Tributario y su Reglamento

Se utiliza en conjunto con las dos leyes mencionadas anteriormente.

1.1.2 Código de Comercio

Regula el registro y la legalidad de la empresa.

1.1.3 Código de Trabajo.

Regula una buena la relación entre los patronos y los empleados.

1.1.4 Ley del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de


Servicios y su Reglamento.

Regula todo lo relacionado con el control y pago del impuesto (IVA) que los

consumidores y contribuyentes pagan al momento de que la empresa realiza sus ventas.

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

1.1.5 Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento.

Regula el pago de Impuesto sobre la Renta; los gastos deducibles y los no deducibles.

1.1.6 Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social.

Desarrolla los fines de seguridad social referidos en la constitución, en beneficio de los

trabajadores y sus familiares asegurados.

1.1.7 Ley de Sistema de Ahorro para Pensiones.

Base reguladora que comprende el conjunto de Instituciones, normas y procedimientos,

mediante los cuales se administran los recursos destinados al pago de prestaciones que deban

reconocerse a sus afiliados para cubrir riesgos de invalidez común, vejez y muerte de acuerdo

con esta Ley.

1.1.8 Normas de Información Financieras adoptadas en El Salvador.

Regulan la elaboración y presentación de la información contenida en los estados

financieros y que son aceptadas de manera generalizada en un lugar y a una fecha

determinada

1.1.9 Normas Internacionales de Auditoria.

Contienen principios y procedimientos básicos y esenciales para el auditor. Estos deberán

ser interpretados en el contexto de la aplicación en el momento de la auditoría.

1.2 ESQUEMA GENERAL.

1.2.1 Concepto de Empresa Agro ferretera.

Es un establecimiento comercial dedicado a la venta de materiales para la construcción y

las necesidades del hogar, normalmente es para el público en general aunque también existen

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DE RIESGOS

dedicadas a profesionales con elementos específicos como: cerraduras, herramientas de

pequeño tamaño, clavos, tornillos, silicona, persianas, por citar unos pocos.

1.2.2 Limitaciones relacionadas con las actividades comerciales

Las medianas empresas Ferreteras operan en niveles económicos relativamente bajos y se

ven afectadas por no contar con financiamiento, por parte de los proveedores y por

instituciones financieras, lo que les lleva a tener problemas con sus actividades comerciales

debido a que se ven obligadas a disminuir su inventario y no contar con efectivo para

abastecerlo, de igual manera a establecer niveles de ganancia bajos para poder ser

competitivos en el mercado.

1.2.3 Ventaja

Desde el punto de vista del propietario

1. El mercado ferretero es amplio, y se puede vender a las familias en general como

a empresas ya sea pequeñas, medianas o grandes, así como a instituciones

gubernamentales.

2. Se puede encontrar recurso humano fácilmente.

3. Se necesita una infraestructura segura; sin embargo ésta no necesita mayor

inversión.

1.2.4 Desventajas

1. Se necesita suficiente capital para invertir.

2. Margen de ganancia es bajo.

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DE RIESGOS

1.2.5 Características.

1. Poseen personal de confianza y especializado en el área administrativa y

contable.

2. Se auxilian de programas informáticos para optimizar recursos.

3. Se poseen sala de ventas con mostradores: Las salas de ventas, por lo

general, está condicionada de tal manera que, en la estantería y mostradores, se ubican

los “muestrarios de productos” de forma que el cliente fácilmente se percata de la

existencia de una variedad de artículos. Además, cuentan con algunas vitrinas que

también permiten exhibir otros artículos de sus existencias. Al mismo tiempo, tienen

un pequeño espacio para que puedan transitar los diferentes clientes que les visitan.

4. Bodega: Se ubica la bodega general.

5. Constituyen una tradición familiar. Es dirigida o administrada por la

familia propietaria, es decir, constituyen un patrimonio familiar.

6. Comercialización de los productos: Desde el punto de vista financiero la

comercialización de los productos, se realiza únicamente al contado, (Significa que el

comprador paga el valor de los productos o servicios contra entrega de los mismos).

7. Ubicación del Negocio: geográficamente está ubicada en una zona

estratégicamente comercial de la Ciudad de San Francisco Gotera.

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DE RIESGOS

1.2.6 Limitaciones del mercado:

a. Precio del Producto. El precio es un factor determinante para la

adquisición de un producto y en la mayoría de las veces está en relación directa con

la demanda y con los ofertantes.

b. Calidad. Está determinada por los productos que se distribuyen y por la

atención o valor que recibe el cliente en el lugar donde adquiere el producto. Precio

y Calidad determinan la aceptación de un bien en el mercado, y tanto uno como la

otra están relacionados directamente en forma proporcional.

1.2.7 Importancia del Negocio

Se requiere un personal altamente capacitado para poder lograr todas las metas de la

empresa.se considera importante porque además de satisfacer un mercado que crece

continuamente mediante la distribución de una gran variedad de productos, para satisfacer

una gran gama de necesidades, absorbe mano de obra calificada y no calificada, con lo cual

contribuye, ya sea de manera directa o indirecta a la generación de empleo; asimismo,

cubren muchas necesidades para usuarios diversos, puestos que comercializan diferentes

tipos de productos como pintura, cemento, arena, ladrillo, grava, puertas, cal, material

eléctrico, servicio sanitario, lavamanos, alambre de amarre, alambre de púas, clavos, lámina

galvanizada y asbesto, polines, tanques para captación de agua, productos y servicios

veterinarios, productos agrícolas, entre otros. Por la variedad de productos que se

comercializan, se contribuyen además con otros sectores de la vida económica nacional,

como es la construcción, la salud y otros que adquieren sus productos en estas unidades.

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

Según lo anteriormente planteado, de manera sinóptica, podemos citar la importancia que

representa la “Agroferretería y Clínica Veterinaria Mata” para el Departamento de Morazán;

así:

a. Ofrecen variedad de artículos de uso corriente en cualquier lugar.

b. Generan empleo

c. Contribuyen en la generación de ingresos fiscales para la economía del país.

d. Contribuyen con la Municipalidad cancelando tasas e impuestos municipales.

e. Contribuyen decididamente con la industria de la construcción de viviendas y

salud, al proveerles los materiales y equipos necesarios para el mantenimiento a la

segunda y básicos para la primera

f. Proporciona servicios de salud pecuario local.

1.3 NORMAS Y POLITICAS


Actualmente según diagnóstico previo, realizado a la Agroferretería y Clínica Veterinaria

“Mata” no dispone de norma y políticas relacionadas con la Administración de Gestión de

Riesgo.

1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa la

cual refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, donde se recalca

los diferentes niveles jerárquicos, cargos y líneas de comunicación y presenta una visión

inmediata y resumida de la empresa.

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DE RIESGOS

GERENTE GENERAL

DEPARTAMENTO DE
AUDITORIA INTERNA

DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO


COMPRAS VENTAS FINANCIERO

VENTAS AL DETALLE Y
CAJA BODEGA
AL MAYOREO

De esta manera identificamos los siguientes niveles jerárquicos:

PRIMER NIVEL: Gerente General

SEGUNDO NIVEL: Departamento de Compras, Departamento de Ventas y Departamento

Financiero.

TERCER NIVEL: Ventas al Mayoreo y Ventas al Detalle, Caja y Bodega.

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DE RIESGOS

1.4.1 DIFERENTES GRUPOS DE INTERÉS BAJO ADMINISTRACIÓN DE


RIESGOS:

•Responsabilidad legal. •Implementacion De Procesos


Y Retroalimentacion.
•Maxima autoridad.
•Apropiado Nivel De
•Asegurar riesgos y controles. Financiamiento.
•Mejor entendimiento de •Aseveracion De Estados
procesos y auditoria interna. Financieros
•Implementacion De Nuevas
Politicas Y Notmas

REPRESENTANTE GERENTE
LEGAL GENERAL

CONTROL
DE GESTION

DUEÑOS DE LOS AUDITORIA


PROCESOS •Actividad De Revision Y
•Mejora de desempeño.
INTERNA Aseguramiento.
(AREA •Aseguramiento De Cumplimiento
•Aumento de niveles de ventas. OPERATIVA)
•Recuperacion de los costos. De Normas De Auditoria.
•Implementacion de acciones •Verificacion De Cumplimiento De
correctivas. Metas Y Proyecciones Anuales.
•Individualizacion de actividades, en •Documentar Cada Uno De Los
relacion a la administracion de Procesos., Realizados En La
riesgos Auditoria Interna

1.4.2 ORGANIZACIÓN DEL NEGOCIO:


Negociación (trading),
gestión del portafolio,
investigación y creación
de nuevos productos

Monitoreo de cobros y Front


pagos, relaciones de
custodia, reconciliaciones, Offic
contabilidad, generación de
reportes, seguimiento de e
transacciones fallidas
Departamento
De Ventas
Análisis de portafolio,
reportes de gestión,
Black Midle administración de
Office Office activos y
establecimiento
pasivos,
de
Gerente General Y Depto. Financiero relaciones con contra-
Auditoria Interna Y De Compras partes, investigación de
mercado

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DE RIESGOS

1.4.3 FUNCIONES POR CADA AREA.

La empresa organiza a su personal de la siguiente manera:

Área Definición del cargo Funciones


Encargado de dirigir a) Representar legal y extrajudicial a la Empresa
al personal y autorizar b) Vigilar el cumplimiento de funciones del personal
Gerencia todas las operaciones administrativo y operativo de la empresa.
General dentro de la empresa c) Iniciar operaciones
y de administrar los d) Iniciar registro de caja
diferentes recursos de e) Autorización de movimientos materiales o financieros
la misma. f) Supervisión de inventario.
Encargados de a) Revisar agenda de cobros y pagos
Departamento compras en general y b) Atención a proveedores
De Compras otros asuntos c) Contactar proveedores
relacionados con los d) Revisar pagos a proveedores
proveedores. e) Revisión del ingreso de mercancía y su facturación

a) Iniciar registro de caja.


b) Hacer corte de caja diario.
Departamento Encargados de ventas c) Atención de clientes en el mostrador.
De Ventas en general. d) Venta de productos en mostrador.
e) Control de remisiones y facturas.
f) Emisión de facturas y remisiones.
g) Entrega de mercancía.
h) Elaboración de inventario (manual).
i) Recibir y organizar mercancía de nuevo ingreso.
j) Mantenimiento del lugar de trabajo.

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DE RIESGOS

1.5 OTROS ASPECTOS IMPORTANTES DE LA EMPRESA:


Identificación De La Empresa
Nombre: Agroferretería y Clínica Veterinaria Mata
Dirección: 3ª. Calle Oriente, #4 Barrio El Calvario
Municipio: San Francisco Gotera
Teléfono: 2654-1287
Venta De Artículos De Ferretería, Materiales Y
Actividad Económica: Accesorios Para La Construcción, Incluye Pinturas Y
Productos Conexos, Servicios Veterinarios
NIT: 1319-200462-001-7
Número De Registro: 37454-7
Representante Legal: Mata Flores Miguel Ángel
Centros De Trabajo: 1

1.5.1 Misión:

“Somos una empresa reconocida por el excelente trato al cliente, ofreciendo servicios de

calidad con productos ferreteros, agrícolas y veterinarios, acorde a las necesidades de

nuestros clientes a precios competitivos y convertirnos en referentes en el ramo de la

agroveterinario”

1.5.2 Visión:

“Lograr una imagen sólida en el ámbito empresarial, junto con una expansión y mejora

constante, colocándonos y manteniéndonos como una empresa líder, que satisface a los

clientes más exigentes”

1.5.3 Los valores y principios de Agroferretería y clínica veterinaria mata

A continuación se presentan los principios y valores corporativos que regirán el

comportamiento de la vida de la empresa familiar “Agroferretería Y Clínica Veterinaria

Mata”

1. HONESTIDAD: Sentido crítico y constructivo, nos expresamos con coherencia y

sinceridad de acuerdo con el valor de la verdad.

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DE RIESGOS

2. CONFIANZA: creemos en nuestro equipo de trabajo, valoramos sus capacidades y

tenemos en cuenta sus sugerencias. Creando un ambiente de cordialidad y una

relación más estrecha, para que encuentren en nosotros un apoyo incondicional.

3. RESPETO: valoramos y tratamos de mantener las relaciones cordiales desde

nuestros empleados hasta nuestros clientes.

4. JUSTICIA: tratamos de ser equitativos e imparciales a la hora de trabajar y en los

problemas que se nos puedan presentar.

5. RESPONSABILIDAD: cumplimos lo que prometemos y nos caracterizamos por

ofrecer soluciones oportunas y de calidad.

6. LEALTAD: con nuestros clientes y proveedores ofreciéndoles tranquilidad según los

preceptos éticos de la empresa.

1.5.4 Elementos de la cultura

1. TRABAJO EN EQUIPO: unión de fuerzas y conocimientos con nuestros empleados

y colaboradores que proveen soluciones oportunas a las necesidades de nuestros

clientes.

2. COMUNICACIÓN: entre todos los componentes de nuestra empresa

intercambiamos ideas para optimizar las relaciones y crear una buena

retroalimentación.

3. COMPROMISO: con nuestros clientes y colaboradores para brindar siempre un

servicio oportuno y amable; cumpliendo con los objetivos y Metas que hemos trazado

4. SERVICIO EXCELENTE AL CLIENTE: Nos destacamos por la satisfacción de

las necesidades del cliente y somos oportunos a ellas.

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

5. ORIENTACION A RESULTADOS: contamos con un equipo de trabajo

comprometido con el logro de los objetivos propuestos.

1.5.5 OBJETIVOS CORPORATIVOS

a) Rentabilidad

Obtener un nivel creciente de rentabilidad presupuestada que asegure la permanencia en el

tiempo y competitividad de la empresa, a través del uso eficiente de los recursos y

persistiendo en que brinden el retorno esperado.

b) Servicio al cliente

Nos enfocamos en consolidar un excelente servicio al cliente a través de un equipo de

trabajo de alto rendimiento, desarrollado integralmente, el cual marcará la diferencia en el

sector ferretero y aumentará la competitividad de la empresa.

c) Cumplimiento

Nos esforzamos por consolidar una empresa líder en la comercialización de productos de

ferretería, materiales agrícolas y veterinarios en la región, caracterizándonos por cumplir con

los compromisos establecidos al 100% en los plazos establecidos.

d) Desarrollo humano

Nos proponemos desarrollar nuestro personal, haciéndolo cada vez más competitivo para el

mercado, siendo claros en las Metas para las cuales son contratados, orientándolos hacia el

cumplimiento de las mismas y desarrollando las competencias, base de la cultura de la

organización.

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

2. IDENTIFICACION Y EVALUACION DE EXPOSICIONES DE PÉRDIDA


2.1 PROCESO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
A continuación se presenta de manera sistemática el proceso de venta, que constituye a la vez el proceso estratégico más importante del

funcionamiento de la Agroferretería y Clínica Veterinaria “Mata”.

PROCESO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS


VENTAS
NECESIDADES SATISFACION DEL
DEL CLIENTE VENTAS AL DETALLE VENTAS AL MAYOREO CLIENTE

ENTREGA DE
ORDEN DE VERIFICACION DE ENTREGA DE PRESENTAR ORDEN DE VERIFICACION DE
FACTURACION. COBRO. FACTURACION. COBRO. ENTREGA DE PRODUCTOS EN PRODUCTOS A
PEDIDO. EXISTENCIAS. PRODUCTOS. COTIZACION. PEDIDO. EXISTENCIAS.
1 11,14,15,16,21,22,23
2,3,15,16 20,24,25
13 17,18,19, 1 11,14,15,16,21,22,23
2,3,15,16 20,24,25 SALA DE VENTA. 13, DOMICILIO.
4,5,6,7,8,9,10,12,20
.

RIESGOS
1. Pedido erróneo de productos. 11. Equivocación en la referencia o cantidad de productos seleccionados. 21. Accidentes en la manipulación de la mercancía durante su ingreso al sitio indicado por el cliente
2. Errores al calcular precio y descuento de los productos. 12. Otorgar autorización de salida a vehículo con equivocación en la referencia de los product. 22. Desactualización de los stocks de mercancía
3. Errores de diligenciamiento y de impresión. 13. Faltantes o sobrante de mercancía por inadecuado conteo de los productos entregados 23. Errores en el conteo
4. No poder establecer la ubicación del cliente. 14. Equivocaciones en los ajustes al inventario. 24. Pago con billetes falsos.
5. Deterioro de la mercancía durante su manipulación y transporte. 15. Asignación de código preexistente a nuevo producto. 25. Pérdida de dinero.
6. Devolución o no aceptación de la mercancía por parte del cliente. 16. Duplicidad de código para producto.
7. Retrasos en la entrega. 17. Equivocación en la aprobación.
8. Faltantes o sobrantes de mercancía. 18. Inadecuada interpretación de la información.
9. Pérdida de los productos. 19. Equivocación en la aprobación o negación de la cotizacion.
10.Perder alguna de las facturas o remisiones. 20. Cancelación de factura equivocada.

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DE RIESGOS

2.1.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO


NOMBRE DEL PROCESO: venta

ÁREA TITULAR: departamento de ventas (comercial)

OBJETIVO: efectuar la comercialización de los productos

GENERALIDADES: Vender los productos de la empresa implica atender los clientes y

efectuar negocios factibles que conlleven a la comercialización del producto.

RESULTADOS ESPERADOS: venta de los productos

FORMATOS O IMPRESOS:

 Facturas de consumidor final

 Facturas de crédito fiscal.

RIESGOS:

 Pedido erróneo de productos.

 Errores al calcular precio y descuento de los productos.

 Errores de diligenciamiento y de impresión.

 No poder establecer la ubicación del cliente.

 Deterioro de la mercancía durante su manipulación y transporte.

 Devolución o no aceptación de la mercancía por parte del cliente.

 Retrasos en la entrega.

 Faltantes o sobrantes de mercancía.

 Pérdida de los productos.

 Perder alguna de las facturas.

 Equivocación en la referencia o cantidad de productos seleccionados.

 Otorgar autorización de salida a vehículo con equivocación en la referencia de los

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DE RIESGOS

productos.

 Faltantes o sobrante de mercancía por inadecuado conteo de los productos entregados

 Equivocaciones en los ajustes al inventario.

 Asignación de código preexistente a nuevo producto.

 Duplicidad de código para producto.

 Equivocación en la aprobación.

 Inadecuada interpretación de la información.

 Equivocación en la aprobación o negación de la cotización.

 Cancelación de factura equivocada.

 Accidentes en la manipulación de la mercancía durante su ingreso al sitio indicado por

el cliente

 Desactualización de los stocks de mercancía

 Errores en el conteo

 Pago con billetes falsos.

 Pérdida de dinero.

2.1.2 DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCESO


VENTAS AL DETALLE
N°. PROCEDIMIENTOS ÁREA RESPONSABLE
RESPONSABLE
1 Orden de pedido Depto. Ventas Dependientes de mostrador
2 Verificación de existencias Depto. Ventas Dependientes de mostrador
3 Facturación Depto. Ventas Dependientes de mostrador
4 Cobro Depto. Ventas Cajera
5 Entrega de productos Depto. ventas Dependientes de mostrador

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DE RIESGOS

2.1.3 DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCESO


VENTAS AL MAYOREO
N°. PROCEDIMIENTOS ÁREA RESPONSABLE
RESPONSABLE
1 Presentar cotización Depto. ventas Gerente General
2 Orden de pedido Depto. ventas Dependientes de mostrador
3 Verificación de existencias Depto. ventas Dependientes de mostrador
4 Facturación Depto. ventas Dependientes de mostrador
5 Cobro Depto. ventas Cajera
6 Entrega de productos en sala de Depto. ventas Dependientes de mostrador
ventas
7 Entrega de productos a domicilio Depto. ventas motorista y/o encargado de reparto.

2.1.4 PROCESO DE LAS PERSONAS RESPONSABLES EN LA VENTA AL


DETALLE Y/O MAYOREO DEPEDIENTES DE MOSTRADOR

 Recibir visita del cliente

 Entablar comunicación

 Determinar producto(s) requeridos por el cliente

 Ingresar al software

 Consultar disponibilidad del producto(s)

 Si los no se encuentran disponibles informar al cliente

3. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS.

Para efecto del presente manual de gestión de riesgos, consideramos que el proceso

estratégico y medular de la Agroferretería y Clínica Veterinaria “Mata”, está

representado en el Departamento de Ventas (confirmado con el diagnóstico previo) y

sobre el cual están diseñado todos los elementos relacionados con Gestión y

Administración de los Riesgos.

18
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

3.1 SISTEMATIZACIÓN DE LOS RIESGOS

Con el fin de analizar cada riesgo encontrado en el departamento de ventas de la

empresa “Agroferretería y Clínica Veterinaria Mata”, hemos realizado un cuadro

referencial, del proceso de ventas con sus respectivos riegos asociados a cada área

operativa y de esta forma poder darle seguimiento a cada uno de ellos.

Proceso Riesgo Área Operativa Riesgos Asociados


1. Pedidos erróneos de productos.
2. Errores al calcular el precio y descuentos de los productos.
3. Errores de diligenciamiento y de impresión.
4. Dificultad de ubicación del cliente.
5. Deterioro de la mercancía durante su manipulación y
transporte.
6. Retrasos en la entrega
7. Equivocación en la referencia o cantidad de productos
seleccionados.
8. Otorgar autorización de salida a vehículo con equivocación
en la referencia de los productos.
Recursos 9. Inadecuada interpretación de la información.
Humanos 10. Equivocación en la aprobación o negación de la cotización.
11. Cancelación de factura equivocada.
Ventas
Operacional 12. Admisión de pagos con billetes falsos.
13. Perdida de efectivo.
14. Perdida de facturas o remisiones.
15. Devolución o no aceptación de la mercancía por parte del
cliente.
16. Faltante o sobrantes de mercancía por inadecuado conteo de
los productos entregados.
Administración
17. Perdida de productos.
de Inventarios
18. Equivocaciones en los ajustes al inventario.
19. Asignación de código preexistente a nuevos productos.
20. Accidentes en la manipulación de la mercancía durante su
ingreso al sitio indicado de la mercancía.
21. Desactualización de los stocks de mercancía
22. Errores en el conteo.
Acceso a
Liquidez 23. Limitada líneas de créditos que fomenten capital a la Empresa.
financiamiento
externo

Mercado Competencia 24. Altos niveles de competencia local, por empresas dedicadas al
mismo rubro.

19
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

3.2 ANÁLISIS DE LOS RIESGOS

3.2.1 PARAMETROS UTILIZADOS EN EL ANALISIS DE RIESGOS.


IMPACTO Probabilidad
(Entre 0 y 3) (Entre 0 y 3)
Alto 3 Alto 3
Medio 2 Medio 2
Bajo 1 Bajo 1

Semáforo Tipo de Riesgo


9 Inaceptable
6 Importante
4y3 Moderado
2 Tolerable
1 Aceptable

NIVELES DE RIESGO
Nivel de Riesgo Nivel de Riesgo
Descripción
(cualitativo) (cuantitativo)
Se requiere acción inmediata. Planes de tratamiento requeridos, implementados y reportados a
Riesgo Inaceptable 9
la Alta Dirección.
Se requiere atención de la alta dirección, planes de tratamiento requeridos, implementados y
Riesgo Importante 6
reportados a los jefes de las oficinas, divisiones, entre otros.

Riesgo Moderado 4y 3 Debe ser Administrado con procedimientos normales de control.

Menores efectos que pueden ser fácilmente remediados, se administra con procedimientos
Riesgo Tolerable 2
rutinarios.
Riesgo Aceptable 1 Riesgo insignificante. No requiere ninguna acción.

20
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

3.2.2 ANALISIS DE RIESGOS ASOCIADOS


ANALISIS DE RIESGOS ASOCIADOS "AGROFERRETERIA Y CLINICA VETERINARIA MATA"
RIESGO
TIPO DE RIESGO AREA DEL RIESGO RIESGOS ASOCIADOS Impacto Valor Imp Probabilidad Valor Prob. P*L Semáforo

1. Pedidos erróneos de productos. Alto 3 Medio 2 6 6 Importante

2. Errores al calcular el precio y descuentos de los


Medio 2 Baja 1 2 2 Tolerable
productos.
RECURSO HUMANO

3. Errores de diligenciamiento y de impresión. Alto 3 Baja 1 3 3 Moderado


4. Dificultad de ubicación del cliente. Medio 2 Alta 3 6 6 Importante
O 5. Deterioro de la mercancía durante su
P Alto 3 Baja 1 3 3 Moderado
manipulación y transporte.
E 6. Retrasos en la entrega Alto 3 Alta 1 3 3 Moderado
R 7. Equivocación en la referencia o cantidad de
Medio 2 Baja 1 2 2 Tolerable
A productos seleccionados.
8. Otorgar autorización de salida a vehículo con
C Alto 3 Medio 2 6 6 Importante
equivocación en la referencia de los productos.
I 1. Devolución o no aceptación de la mercancía por
Alto 3 Medio 2 6 6 Importante
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

O parte del cliente.


N 2. Faltante o sobrantes de mercancía por
Alto 3 Alta 1 3 3 Moderado
A inadecuado conteo de los productos entregados.
L 3. Perdida de productos. Medio 2 Medio 2 4 4 Moderado
4. Equivocaciones en los ajustes al inventario. Alto 1 Medio 1 1 1 Aceptable
5. Asignación de código preexistente a nuevos
Medio 2 Baja 1 2 2 Tolerable
productos.
6. Accidentes en la manipulación de la mercancía
Alto 3 Baja 1 3 3 Moderado
durante su ingreso al sitio indicado de la mercancía.
7. Desactualización de los stocks de mercancía Alto 3 Medio 2 6 6 Importante
8, Errores en el conteo. Medio 2 Medio 2 4 4 Moderado
L
ACCESO A FINANCIAMIENTO

I
Q
EXTERNO

U Limitada líneas de créditos que fomenten capital a la


Alto 3 Alta 3 9 9 Inaceptable
I Empresa.
D
E
Z
M
E
COMPETENCIA

R
Altos niveles de competencia local, por empresas
C Alto 3 Alta 3 9 9 Inaceptable
dedicadas al mismo rubro
A
D
O

21
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

3.2.3 ANALISIS DE TIPOS DE RIESGOS

ANALISIS DE TIPOS DE RIESGOS "AGROFERRETERIA Y CLINICA VETERINARI AMATA"


CLASIFICACION
DEPARTAMENTO RIESGO Impacto Valor Imp Probabilidad Valor Prob. P*L Semáforo
DE RIESGO

OPERACIONAL Alto 3 Medio 2 6 6 Importante


VENTAS
LIQUIDEZ Alto 3 Alto 3 9 9 Inaceptable
MERCADO Alto 3 Alto 3 9 9 Inaceptable

El análisis por tipo de riesgo identifica sistemáticamente la clasificación de riesgo en

términos macro, es decir Riesgo Operacional, Riesgo de Liquidez y Riesgo de Mercado,

destacando que estos últimos representan para la “Agroferretería y Clínica Veterinaria

Mata” un riesgo tipificado como inaceptable lo que amerita puntual atención.

22
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

3.3 PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO


PLAN DE RESPUESTAS A RIESGOS AGROFERRETERIA Y CLINICA VETERINARIA MATA
ANALISIS DE LOS RIESGOS
RESPUESTAS AL RIESGO COMO MEDIDAS DE CONTROL TIPO DE ACCION AREA RESPONSABLE RESPONSABLE
TIPO DE RIESGO AREA DE RIESGO RIESGOS ASOCIADOS
1. Pedidos erróneos de Verificación de productos y/o autorizacion del pedido Evitar comercial asesor comercial
2. Errores al calcular el precio y
Verificación de precios y descuentos. Evitar comercial asesor comercial
descuentos de los productos.
3. Errores de diligenciamiento Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos ,
Evitar comercial asesor comercial
y de impresión. copia y archivo de facturas .
4. Dificultad de ubicación del
Comunicación con clientes. Mitigar comercial asesor comercial
RECURSO HUMANO

cliente.
5. Deterioro de la mercancía
durante su manipulación y verificacion de despacho y entrega de mercancias Evitar Bodega Jefe de bodega
transporte.
6. Retrasos en la entrega Conocimiento de la fecha y etapa de despacho de la mercancía al cliente. Evitar comercial asesor comercial
7. Equivocación en la
Verificación de los productos seleccionados y preparados para su
O referencia o cantidad de productos Evitar Bodega Jefe de bodega
cargue al vehículo.
P seleccionados.
E 8. Otorgar autorización de
R salida a vehículo con equivocación Verificación de la mercancía en cuanto a referencia, cantidad y calidad. Evitar Bodega Jefe de bodega
A en la referencia de los productos.
C
1. Devolución o no aceptación
I Revisión de las facturas y mercancía Tratar Bodega Jefe de bodega
de la mercancía por parte del
O
N 2. Faltante o sobrantes de
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

A mercancía por inadecuado conteo Evitar


Verificación de la mercancía faltante o devuelta en cuanto a referencia, cantidad y calidad. Bodega Jefe de bodega
L de los productos entregados.
3. Perdida de productos. Inventario aleatorio o general administrativa geerente general
4. Equivocaciones en los
Verificación de los datos de la mercancía cargada al sistema y la contada físicamente.
Evitar administrativa geerente general
ajustes al inventario.
5. Asignación de código
Verificación del código asignado automáticamente por el sistema. Evitar administrativa geerente general
preexistente a nuevos productos.
6. Accidentes en la
manipulación de la mercancía Determinación del tipo de manejo y apoyo a personas (trabajo en
Mitigar Bodega Jefe de bodega
durante su ingreso al sitio indicado equipo) al momento de ingreso de la mercancia.
de la mercancía.
7. Desactualización de los
Revisión ingreso de la mercancía. Evitar administrativa geerente general
stocks de mercancía
8. Errores en el conteo. Corrección y ajustes de la información antes de ser cargada al sistema Evitar comercial asesor comercial
L
I
FINANCIAMIENTO

Q
ACCESO A

EXTERNO

U 1. Limitada líneas de créditos que


conocer al cliente desde el punto de referencia personal y economico Prevenir administrativa geerente general
I fomenten capital a la Empresa.
D
E
Z
M
E
COMPETENCIA

R 2. Altos niveles de competencia


C local, por empresas dedicadas al Verificación de productos, cantidades, precios y descuentos. Mitigar administrativa geerente general
A mismo rubro
D
O

23
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

4. PROCESO DEL MANUAL PARA LA GESTION INTEGRAL DE RIESGOS


El proceso de desarrollo del manual de gestión integral de riesgos se detalla a

continuación:

a. Fase I: identificación de procesos asociados

b. Fase II: identificación de funciones y establecimientos de responsabilidades de las

áreas involucradas

c. Fase III: segregar funciones de los puestos claves susceptibles de riesgo.

d. Fase IV: elaboración y desarrollo de metodología para medir riesgos.

e. Fase V: establecimiento de criterios o herramientas a utilizar.

4.1 SUJETOS
Son sujetos al cumplimiento del presente manual, la alta administración, Junta Directiva,

Comité de Riesgo y empleados de la empresa “Agroferretería y Clínica Veterinaria

MATA”.

4.2 AMBITO DE APLICACIÓN


El presente manual será del conocimiento y aplicación para la alta administración, junta

directiva, comité de riesgo y empleados de la empresa Agroferretería y Clínica Veterinaria

MATA.

24
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL APLICANDO SISTEMA DE


GESTION DE RIESGO.

5.1 ORGANIGRAMA
GERENCIA GENERAL

COMITÉ DE RIESGOS DEPARTAMENTO DE


AUDITORIA INTERNA

UNIDAD DE RIESGOS

DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO


COMPRAS VENTAS FINANCIERO

VENTAS AL DETALLE Y BODEGA


CAJA
AL MAYOREO

5.1.1 GERENCIA GENERAL

La Gerencia General es la responsable de velar por una adecuada gestión integral de los

riesgos y ejerce las siguientes funciones:

a) Conocer y comprender todos los riesgos inherentes a la empresa, su evolución y sus

efectos en los niveles patrimoniales, así como las metodologías para la gestión de

riesgos.

25
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

b) Aprobar las políticas y los manuales para la gestión de los riesgos asumidos por la

organización, asegurándose que los mismos sean implementados.

c) Aprobar la estructura organizacional o funcional interna de acuerdo a su modelo de

negocio, con sus respectivos manuales de organización y segregación de funciones,

asignando los recursos necesarios para implementar o mantener una adecuada

gestión de los riegos, en forma efectiva y eficiente, incluyendo programas de

capacitación, así como velar por la independencia de la unidad de riesgos y

unidades funcionales de la organización.

d) Crear el comité de riesgos, aprobando la designación y remoción de sus miembros,

cuando aplique y asegurando su independencia.

e) Aprobar los límites de exposición de cada riesgo en particular de acuerdo al perfil

de la empresa; asimismo, deberá establecer los controles respectivos a excepciones

y desviaciones de dichos limites, así como los planes de contingencia a adoptar

respecto a escenarios externos.

f) Aprobar la incursión de la organización en nuevas líneas de negocio, operaciones y

actividades, de acuerdo con las estrategias del negocio y las políticas para la gestión

de riesgos.

g) Aprobar el plan de continuidad del negocio y velar por que la auditoria interna

verifique la existencia y cumplimiento del esquema de la gestión de riesgos de la

entidad.

h) Implementar las políticas y manuales para la gestión de los riesgos autorizados por

la junta directiva, así como los respectivos planes de negocio.

26
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

i) Conformar la unidad de riesgos, o designar a una persona que realice dicha función,

asegurando su independencia de las áreas de negocio y operativas, así como dotarle

de los recursos humanos, materiales y capacitación técnica adecuada.

j) Establecer procedimientos que aseguren un flujo, calidad y oportunidad de la

información, entre las unidades de negocio y la unidad de riesgos o quien haga sus

veces, a fin de que esta última desarrolle apropiadamente su función.

k) Asegurar el establecimiento de mecanismos de divulgación de cultura de gestión

integral de riesgos, en todos los niveles de la estructura organizacional

l) Mantener un seguimiento permanente de los planes de trabajo de la gestión de

riesgos, así como de los planes de acción derivados de las recomendaciones

efectuadas en el proceso de la gestión de riesgos.

m) Establecer las condiciones a nivel de toda la organización para propiciar un

ambiente que procure el desarrollo del proceso de la gestión integral de riesgos.

n) Establecer y velar por la ejecución de programas de capacitación y actualización

para la gestión de riesgos de la entidad.

5.1.2 COMITÉ DE RIESGOS

El comité de riesgos es el responsable del seguimiento de la gestión integral de riesgos.

Este comité será el enlace entre la unidad de riesgos y la junta directiva. Conformado por el

gerente general y el encargado de la unidad de riesgos, las reuniones se establecerán por lo

menos una vez cada tres meses para desempeñar de forma eficaz sus funciones.

27
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

a) Velar por que la empresa cuente con la adecuada estructura organizacional,

políticas, manuales y recursos para la gestión integral de riesgos.

b) Proponer para aprobación a la Gerencia General al menos lo siguiente:

i. Las políticas y manuales para la gestión integral de riesgos, así como las

eventuales modificaciones que se realicen a los mismos.

ii. Los límites de exposición a los distintos tipos de riesgos identificados por la

entidad.

iii. Los mecanismos para la implementación de acciones correctivas, así como los

planes de contingencia a adoptar y

iv. Los casos o circunstancias especiales en los cuales se puedan exceder los

límites de exposición, así como los controles sobre dichas circunstancias.

c) Validar:

i. La metodología para identificar, medir, controlar, mitigar, monitorear y

comunicar los distintos tipos de riesgos a los que se encuentra expuesta la

empresa, así como sus eventuales modificaciones, asegurándose que la misma

considere los riesgos críticos de las actividades que realiza la organización y

ii. Las acciones correctivas propuestas por la unidad de riesgos en el caso que

exista desviación con respecto a los niveles o límites de exposición asumidos.

d) Informar a la junta directiva sobre los riesgos asumidos por la empresa, su

evolución, sus efectos en los niveles patrimoniales y las necesidades adicionales de

mitigación, así como de sus acciones correctivas.

28
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

e) Informar a la junta directiva la ejecución de las políticas aprobadas, velando por que

la realización de las operaciones de la organización de ajuste a las políticas y

procedimientos definidos por la gestión de los riesgos.

f) Requerir y dar seguimiento a los planes correctivos para normalizar

incumplimientos a los límites de exposición o deficiencias reportadas.

g) Informar a la Gerencia General sobre el resultado de los informes elaborados por la

unidad de riesgos o quien haga sus veces.

5.1.3 UNIDAD DE RIESGOS

La unidad de riesgos aplicable a los departamentos de Compras, Ventas y Financieros;

ejercerá las siguientes funciones:

a) Identificar, medir, controlar, monitorear y comunicar los riesgos en que incurre la

entidad dentro de sus diversas áreas de negocio, de conformidad a las políticas y

metodologías aprobadas.

b) Diseñar y proponer al comité de riesgos las estrategias, políticas, procedimientos y

manuales necesarios para la gestión integral y especifica de los riesgos

identificados, así como sus modificaciones para su respectiva aprobación.

c) Proponer para su aprobación las metodologías, modelos y parámetros ara la gestión

de los distintos tipos de riesgos a los que se encuentra expuesta la empresa.

d) Informar periódicamente al comité de riesgos sobre la evolución de los principales

riesgos asumidos por la empresa, incluyendo el detalle de cambios en los factores de

riesgos aplicables a la organización y la evolución histórica delos riesgos asumidos.

29
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

e) Opinar sobre los posibles riesgos que conlleve el establecimiento de nuevos

productos, operaciones y actividades, asi como los cambios importantes en el

entorno de negocios de la empresa.

f) Dar seguimiento al cumplimiento de los límites de exposición al riesgo, sus niveles

de tolerancia por tipo de riesgo cuantificables y proponer mecanismos de mitigación

a las exposiciones e informar al comité de riesgos.

g) Dar seguimiento periódico a las acciones correctivas presentadas por las unidades

para la mejora en la gestión de riesgos, los cuales deberán hacer del conocimiento

del comité de riesgos y de la alta administración.

h) Elaborar y proponer al comité de riesgos, los planes de contingencia y continuidad

de negocio.

6. IDENTIFICACION DE PROCESOS ASOCIADOS


Las funciones que la empresa ejerce, desarrollan actividades, las cuales se agrupan para

dar procesos, los cuales interactúan entre sí, simulando engranajes, para lograr un buen

funcionamiento. Las actividades que se desarrollan en la empresa implican directamente

entradas de productos y/o monetarias reales, facturables.

La importancia de identificar procesos asociados radica en implementar un proceso

estratégico que englobe procedimientos, establezca roles y responsabilidades, delimite y

coordine entre las áreas involucradas.

30
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

6.1 IDENTIFICACION DE FUNCIONES Y ESTABLECIMIENTO DE


RESPONSABILIDADES DE LAS AREAS INVOLUCRADAS.
Para el eficaz desempeño de sus actividades, es imperativo identificar las funciones

designadas a cada área funcional, siendo de igual importancia delimitar las

responsabilidades con base a las actividades que realizan y reforzarlas cuando existan

procesos o actividades asociadas que involucre a múltiples áreas funcionales.

6.2 SEGREGACION DE FUNCIONES DE LOS PUESTOS CLAVES


SUSCEPTIBLES DE RIESGO
Al identificar las funciones de cada área funcional desarrolla, se delimitan las mismas

cuando sean procesos asociados, se establecen responsabilidades, finalmente se realiza la

posibilidad de distribución de funciones claves más susceptibles de riesgo.

7. ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS PARA SU CATEGORIZACION


El riesgo está vinculado en toda la actividad económica y funcional de la empresa, se

podría afirmar que no hay actividad de la vida, negocio o cualquier asunto que deje de

incluirlos como posibilidad.

Durante el proceso de identificación del riesgo se hará una clasificación de los mismos

con el fin de formular políticas de operación para darles el tratamiento indicado; asimismo

este análisis servirá de base para el impacto o consecuencias durante el proceso de análisis

del riesgo contemplado dentro de la metodología.

31
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

Se debe tener en cuenta que los riesgos no solo son de carácter económico o están

únicamente relacionados con entidades financieras o con los que se ha denominado riesgos

profesionales; estos hacen parte de cualquier gestión que se realice.

Entre las clases de riesgos que se pueden presentar están:

a) Riesgo de crédito

b) Riesgo de contraparte

c) Riesgo de liquidez

d) Riesgo de mercado

e) Riesgo operacional

f) Riesgo reputacional

No obstante los Riesgos identificado como los más importantes en el desarrollo de las

actividades de la Empresa “Agroferretería y Clínica Veterinaria Mata”, son:

a) Riesgo Operacional*

b) Riesgo de liquidez*

c) Riesgo de mercado*

* Op cit.

32
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

8. ELABORACION Y DESARROLLO DE METODOLOGIA, MODELOS,


HERRAMIENTAS Y CALCULOS PARA MEDIR LOS DISTINTOS TIPOS
DE RIESGOS.
La implementación de metodologías se generará a partir de la identificación de cada tipo

de riesgos que la empresa esta susceptible. El adecuado manejo de los diversos tipos de

riesgos favorece el desarrollo y crecimiento de la empresa, con el fin de asegurar dicho

manejo es importante que se establezca el entorno y ambiente organizacional, la

identificación, análisis, valoración y definición de las alternativas de acciones de mitigación

de los riesgos, esto en desarrollo de los siguientes elementos:

a) Contexto estratégico

b) Identificación de los riesgos

c) Análisis de los riesgos

d) Valoración de los riesgos

e) Políticas de administración de riesgos

8.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACION


Las etapas a ejecutará se realizaran de la siguiente manera:

33
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

MONITOREO Y
IDENTIFICACION
SEGUIMIENTO

MANEJO ANALISIS

VALORACION

8.2 PROCESO PARA LA ADMINISTRACION DE LOS RIESGOS, SISTEMAS DE


PROCESAMIENTO DE INFORMACION Y ANALISIS DE RIESGO.
Para una adecuada administración del riesgo deberá adoptar los siguientes aspectos:

consideraciones previas identificacion de las


Seleccion de las tecnicas
exposiciones a
Objetivos evaluacionde de las de control de riesgos
perdidas:
Diagnostico Exposiciones a perdidas
Criterios Eliminacion
Elementos Expuestos
Politicas Calidad Prevencion
Peligros
Recursos Frecuencia/Probabilidad Reduccion
Valores Expuestos
Alternativas Seguridad/Consecuencia Segregacion
Transferencia

Seleccion de las
tecnicas de Estructuracion Del
financiamiento de Implementacion Del Monitoreo Y Mejora Del
Programa De
riesgos Programa De Programa De Administracion
Administracion De
Administracion De Riesgos De Riesgos
Retencion Riesgos
Transferencia

34
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

8.3 PRIMER ETAPA: IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO


El proceso de identificación de los riesgos en los procesos de “Agroferretería y Clínica

Veterinaria Mata”, se realizará mediante las herramientas y técnicas de identificación de

riesgos, las cuales se utilizaran de manera discrecional por el Comité, Unidades de Riesgos

y los Responsables de los procesos, tal y como se detallan:

8.3.1 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

A continuación, se presenta las herramientas y técnicas de identificación de riesgos

aplicadas; Técnicas de Recopilación de Información

a) Inventario de Riesgos.- Es un listado de eventos potenciales comunes para la

organización de la Empresa, procesos o actividades.

El Inventario de Riesgos se basa en elaborar una lista exhaustiva de eventos que pueden

tener efecto en los objetivos de los procesos. La identificación de los eventos de riesgo se

realizará a través de la aplicación de entrevistas a las áreas responsables de los diferentes

procesos, la cual constará de un formato denominado Inventario de Riesgos, que contiene

los conceptos esenciales para tal fin, como se aprecia en el siguiente formato:

35
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

DETALLE DE RIESGOS AGROFERRETERIA Y CLIICA VETERINARIA MATA


Nivel
Proceso: departamento de ventas Directivo: Gerente General
Nivel
Diseño del proceso: Operativo: comercial
Objetivo
Sub- Proceso Estratégico: mejora de la gestión empresarial
Fecha de
Diseño del sub-proceso Evaluación:
Responsables 1a. Evaluación 2a. Evaluación
Código del riesgo Descripción del riesgo Nivel Nivel
Inherente Indicador Residual Indicador
directivo operativo
Gerente Departamento
Recurso Humano General de Ventas
Gerente Departamento
Administración de inventarios General de Ventas
Gerente Departamento
Acceso a financiamiento externo General de Ventas
Gerente Departamento
Competencia General de Ventas

36
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

De la misma manera se presenta un resumen de cada riesgo identificado en el inventario en

fichas individuales tal como sigue

AGROFERRETERIA Y CLINICA VETERINARIA MATA


FICHA RESUMEN POR RIESGO
Denominacion de Proceso:
Dueño de Proceso:
Denominacion de Sub- Proceso:
Dueño de SuB- Proceso:
Nivel Directivo:
Nivel Operativo:
Nivel Estrategico:
Fecha de Evaluacion:
Idetificacion Y Medicion del Riesgo Inherente
Codigo del Riesgo:
Descripcion Del Riesgo:
Causas del Riesgo:
Tipo de Riesgo:
Impacto:
Probabilidad:
Nivel de Riesgo Inherete:
Controles del Riesgo
Controles Existentes:
Debilidades y/o Fortalezas:
Controles a Implemetar Y medidas del Riesgo despues de los controles
Descripcion del Control:
Resposable:
Frecuencia:
Documento:
Status:
Tipo de Control:
Diseño de Control:
Control Clave:
Impacto:
Probabilidad:
Nivel de Riesgo Residual:
Respuesta al Riesgo
Tratamiento:
Beneficios del Control a Implementar:
Planes de Accion
Descripcion:
Responsable:
Fecha de implementacion:
Prioridad:

37
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

b) Cuestionarios y Encuestas:

b.1) Los cuestionarios; tienen como finalidad el relevamiento de la información sobre

los recursos utilizados, sistemas informáticos, procedimientos, actividades, eventos

negativos y controles implementados para mitigar dichos eventos.

El Equipo Técnico de Gestión de Riesgos será la responsable de la elaboración de los

Cuestionarios y estará dirigido a los Responsables de los Procesos (Dueños de Procesos)

identificados por “Agroferretería y Clínica Veterinaria Mata.”

b.2) Las Encuestas; consideran una gama de situaciones que los participantes deberán

considerar, centrando su reflexión en los factores internos y externos que han dado, o

pueden dar lugar, a eventos negativos. Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas, según

sea el objetivo de la encuesta. Pueden dirigirse a un individuo o a varios, o bien pueden

emplearse en conexión con una encuesta de base más amplia, ya sea dentro de una

organización o dirigida a clientes, proveedores u otros terceros.

b.2.2) Metodología para la Determinación del tamaño y selección de la muestra

para las Encuestas

La presente metodología tiene como finalidad determinar el tamaño de la muestra del

personal de la Empresa a los que se les hará llegar la encuesta de percepción.

38
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

b.2.3) Determinación de la proporcionalidad del personal por niveles jerárquicos

Se determinará la relación porcentual por niveles de la organización, con el fin de fijar la

proporción de participación con respecto del total del personal. Por ejemplo; sobre un

estimado de 10 usuarios.

Numero Total de
Nivel Jerarquico Operaciones Resultado
Serivores
Nivel 1 4 (4/10)*100 40%
Nivel 2 6 (6/10)*100 60%
TOTAL 10 100%

b.2.4) Determinación de la proporcionalidad del personal por niveles jerárquicos

según el tamaño de la muestra

Habiéndose establecido el porcentaje de participación de los funcionarios usuarios en

dos niveles (Nivel 1 y Nivel 2), esto se aplicará al tamaño de la muestra, que para este caso

hemos considerado un 50% del total, según el siguiente ejemplo:

Numero Total de Resultado


Nivel Jerarquico Operaciones Resultado Operacio de la Muestra
Serivores Porcentual
Nivel 1 4 (4/10)*100 40% 40% de 50% servidores 2
Nivel 2 6 (6/10)*100 60% 60% de 50% servidores 3
TOTAL 10 100% 5

b.2.5) Método de la selección de la muestra.

Habiéndose determinado el número de funcionarios usuarios que componen la muestra

por cada nivel, procederemos a identificar a aquellos que se les hará llegar la encuesta de

39
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

percepción, que para este caso particular hemos visto conveniente utilizar el método de

selección sistemática. Este método se hace a partir de un intervalo el cual se halla al dividir

el número del total de funcionarios usuarios y el número de considerados en la muestra,

según la siguiente fórmula:

total de funcionarios usuarios 10


/ 2
total de funcionarios usuarios según muestra 5

Habiendo determinado el intervalo se tomaran los listados de los funcionarios usuarios

(Nivel 1 y Nivel 2) de la entidad, se inicia la selección tomando la posición del listado

como señala el intervalo, marcando al funcionario que coincida con la misma hasta llegar al

final.

b.2.6) Aplicación de la encuesta

La aplicación de la encuesta se podrá realizar de manera física o virtual.

b.2.7) Tabulación de encuesta

Finalmente, se procede con organizar la información y efectuar el análisis de los

resultados obtenidos, para lo cual hemos previsto una tabulación de valores según el

siguiente detalle:

40
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

Valor Descripción

1 Muy Bueno

2 Bueno

3 Regular

4 Malo

c) Entrevistas: El Equipo Técnico de Gestión de Riesgos programara entrevistas con los

Responsables de los Procesos. Las entrevistas son una de las principales fuentes de

recopilación de datos para la identificación de riesgos, valoración de riesgos y

respuesta al riesgo. Las Entrevistas están dirigidas a aquellos funcionarios

involucrados en los principales procesos de “Agroferretería y Clínica Veterinaria

Mata”

c.2.1) Registros de Riesgos

Para el análisis de los riesgos de los procesos de “Agroferretería y Clínica Veterinaria

Mata”, se tendrá que establecer un registro de identificación de riesgos el cual permitirá

hacer un inventario de los mismos, definiendo en primera instancia las causas o factores de

riesgo, tanto internos como externos, así como una descripción de cada uno de éstos y

finalmente definiendo los posibles efectos.

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

Es importante centrarse en los riesgos más significativos para la entidad relacionados

con el desarrollo de los procesos y los objetivos institucionales. La Estructura de las

Matrices es la siguiente:

MATRIZ DE INTERRELACION DE RIEGOS CON OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE


PROCESO, AGROFERRETERIA Y CLINICA VETERINARIA MATA

Proceso: Ventas Nivel Directivo: Gerente General


Dueño Área Comercial Nivel Operativo: Departamento de
del Ventas
proceso:
Sub- Ventas al detalle y ventas al Objetivo Mejorar la Gestión
Proceso: mayoreo Estratégico: Empresarial
Dueño Área operativa del Departamento Fecha de
del Sub- de ventas Evaluación:
Proceso:
Código
Riesgos
del
Riesgo Objetivo Estratégico Objetivo del Proceso Descripción del Riesgo
Mejorar la Gestión proveer de los recursos y Operacional
Empresarial medios necesarios a la
empresa para el cumplimiento
de sus metas y objetivos
Mejorar la Gestión proveer de los recursos y Liquidez
Empresarial medios necesarios a la
empresa para el cumplimiento
de sus metas y objetivos
Mejorar la Gestión proveer de los recursos y Mercado
Empresarial medios necesarios a la
empresa para el cumplimiento
de sus metas y objetivos
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

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DE RIESGOS

MATRIZ DE RIESGOS, CAUSAS, EFECTOS, Y TIPO DE RIESGOS " AGROFERRETERIA Y


CLINICA VETERINARIA MATA"
Proceso: Ventas Nivel Directivo: Gerente General
Dueño del Área Comercial Nivel Operativo: Departamento de Ventas
proceso:

Sub-Proceso: Ventas al detalle y ventas al Objetivo Estratégico: Mejorar la Gestión Empresarial


mayoreo

Dueño del Area operativa del Fecha de Evaluación:


Sub-Proceso: Departamento de ventas

Código del Riesgos


Riesgo Área del Causa del Riesgo y/o Riesgos Asociados Efecto del Riesgo Tipo de
Riesgo Riesgo
Pedidos erróneos de productos, Errores al calcular el precio y Falta de confianza
descuentos de los productos, Errores de diligenciamiento y de de parte del cliente
Recursos impresión, Dificultad de ubicación del cliente, Deterioro de la y por consiguiente Riesgo
Humanos mercancía durante su manipulación y transporte, Retrasos en la reducciones en las Operativo
entrega, Equivocación en la referencia o cantidad de productos ventas.
seleccionados, Otorgar autorización de salida a vehículo con
equivocación en la referencia de los productos, Inadecuada
interpretación de la información, Equivocación en la aprobación o
negación de la cotización, Cancelación de factura equivocada,
Admisión de pagos con billetes falsos, Perdida de efectivo, Perdida de
facturas o remisiones.
Devolución o no aceptación de la mercancía por parte del cliente, Demora en la
Administraci Faltante o sobrantes de mercancía por inadecuado conteo de los entrega de
ón de productos entregados, Perdida de productos, Equivocaciones en los productos y/o Riesgo
ajustes al inventario, Asignación de código preexistente a nuevos perdida de activos
Inventarios Operativo
productos, Accidentes en la manipulación de la mercancía durante su de la empresa
ingreso al sitio indicado de la mercancía, Desactualización de los debido a fallas
stocks de mercancía, Errores en el conteo, Perdida de facturas o internas
remisiones. administrativas
como operativas.
Acceso a Incremento de Riesgo de
financiamien Limitada líneas de créditos que fomenten capital a la Empresa. deserción de Liquidez
to Externo clientes por falta de
productos.
Competencia Altos niveles de competencia local, por empresas dedicadas al mismo No llegar a cumplir Riesgo de
rubro las metas previstas. Mercado

Elaborado por Revisado por: Aprobado por

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

8.4 SEGUNDA ETAPA: MEDICIÓN Y VALORACION DEL RIESGO.


El Equipo Técnico de Gestión de Riesgos y los Responsables de los Procesos serán los

responsable de realizar la valoración de los riesgos en los procesos de “Agroferretería y

Clínica Veterinaria Mata”, que permitirá clasificar y valorar los eventos potenciales que

impactan en la consecución de los objetivos. Asimismo evaluará los acontecimientos desde

dos perspectivas (probabilidad e Impacto), usando una combinación de métodos

cualitativos y cuantitativos.

La valoración de los riesgos inherentes se efectuará con base en la información obtenida

en el registro de riesgos, elaborado en la etapa de identificación, con el fin de obtener

información para determinar el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.

8.4.1 ANÁLISIS CUALITATIVO

Representan escalas descriptivas para demostrar la magnitud de consecuencias

potenciales y su posibilidad de ocurrencia. Las escalas a utilizar estarán en razón de la

evaluación de la probabilidad e impacto de los riesgos en los procesos de “Agroferretería y

Clínica Veterinaria Mata”, La evaluación de probabilidad de los riesgos investiga la

probabilidad de ocurrencia de cada riesgo específico. La evaluación del impacto de los

riesgos investiga el posible efecto sobre los objetivos, como tiempo, costo, alcance o

calidad.

Para cada riesgo identificado se evalúan los niveles de probabilidad e impacto, los

riesgos serán evaluados por el Equipo Técnico de Gestión de Riesgos en entrevistas o

reuniones con los Responsables de los Procesos.

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

En la escala de medida cualitativa de PROBABILIDAD se establece las categorías a

utilizar y la descripción de cada una de ellas con el fin de que cada persona que aplique la

escala mida a través de ella los mismos ítems, tal y como se precisa a continuación:

FRECUENCIA DE PROBABILIDAD
Alto medio bajo
3 2 1

8.4.1.1 PROBABILIDAD:
ALTA: es muy factible que el hecho se presente, el evento puede ocurrir varias veces en un
mes.
MEDIA: es factible que el hecho se presente. El evento puede ocurrir al menos una vez
cada tres meses.
BAJA: es muy poco factible que el hecho se presente. el evento puede ocurrir al menos una
vez de en cinco meses.

Ese mismo diseño se aplicará para la escala de medida cualitativa de IMPACTO,


estableciendo las categorías y la descripción, tal como se muestra de manera siguiente:
IMPACTO
Alto Medio Bajo
3 2 1

8.4.1.2 IMPACTO:

ALTO: si el hecho llegara a presentarse, tendría alto impacto o efecto sobre la entidad.
MEDIO: si el hecho llegara a presentarse, tendría medio impacto o efecto sobre la entidad.
BAJO: si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre la entidad.

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DE RIESGOS

8.4.2 ANÁLISIS CUANTITATIVO

Representa los valores numéricos para la elaboración de tablas de registro de riesgos; la


calidad del análisis depende de lo precisas y completas que estén las cifras utilizadas. La
forma en la cual la probabilidad y el impacto son expresadas y las formas por las cuales
ellos se combinan para proveer el nivel de riesgo puede variar de acuerdo al tipo de riesgo.

En este estudio el impacto y la severidad se representan en términos numéricos; para el


caso de la probabilidad, es con respecto al tiempo y para el caso de la asignación de
severidad (impacto) con una suma monetaria tal y como se muestran a continuación:

FRECUENCIA O PROBABILIDAD IMPACTO


Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
3 2 1 3 2 1

UNA VEZ UNA VEZ UNA VEZ DE $500 A DE $0.00 A DE $0.00


1 DÍA A 1 DE 1 A 3 DE 3 A 5 $1000 $500 DOLARES
MES MESES MESES Dólares DOLARES

Y el riesgo es expresado aquí a partir de la combinación de estas dos componentes


básicas, sin tomar en cuenta por el tipo de estudio los factores de ajuste, es decir; solamente
de la probabilidad y el impacto de ocurrencia:

Riesgo = P x I

Donde:

P= Probabilidad
I= Impacto

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DE RIESGOS

De manera similar que en el caso de las escalas cualitativas, los niveles de impacto y
probabilidad del riesgo serán evaluados por el Equipo Técnico de Gestión de Riesgos en
entrevistas o reuniones con los Responsables de los Procesos.

8.4.3 MATRIZ DE IMPACTO Y PROBABILIDAD

Los riesgos de los procesos de “Agroferretería Y Clínica Veterinaria Mata”, deberán ser
priorizados para un análisis cuantitativo posterior y para las respuestas posteriores
basándose en su calificación. Las calificaciones son asignadas a los riesgos basándose en la
probabilidad y el impacto evaluados. La evaluación de la importancia de cada riesgo y, por
consiguiente, de su prioridad generalmente se realiza usando una tabla de búsqueda o una
matriz de probabilidad e impacto.

Dicha matriz especifica combinaciones de probabilidad e impacto que llevan a la


calificación de los riesgos como aceptable, tolerable, moderado, importante e inaceptable.
El Equipo Técnico de Gestión de Riesgos determinara una escala de probabilidad e impacto
en la valoración de los riesgos en un rango de 1 al 9.

3 6 9
3 RIEGO RIESGO RIESGO
ALTO MODERADO IMPORTANTE INACEPTABLE
IMPACTO

2 4 6
2 RIESGO RIEGO RIESGO
TOLERABLE MODERADO IMPORTANTE
MEDIO
1 2 3
1 RIESGO RIESGO RIEGO
BAJO ACEPTABLE TOLERABLE MODERADO
PROBABILIDAD BAJO MEDIO ALTO

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DE RIESGOS

NIVELES DE RIESGO

Nivel de
Nivel de Riesgo
Riesgo Descripción
(cualitativo)
(cuantitativo)

Riesgo Se requiere acción inmediata. Planes de tratamiento requeridos,


9
Inaceptable implementados y reportados a la Alta Dirección.

Se requiere atención de la alta dirección, planes de tratamiento


Riesgo
6 requeridos, implementados y reportados a los jefes de las oficinas,
Importante
divisiones, entre otros.

Riesgo Moderado 4y3 Debe ser Administrado con procedimientos normales de control.

Menores efectos que pueden ser fácilmente remediados, se administra


Riesgo Tolerable 2
con procedimientos rutinarios.

Riesgo Aceptable 1 Riesgo insignificante. No requiere ninguna acción.

8.5 TERCERA ETAPA: CONTROLES A IMPLEMENTARSE Y VALORACIÓN DEL


RIESGO
Como respuesta a los Riesgos, el Equipo Técnico de Gestión de Riesgos y los
responsables de los Procesos realizaran un análisis de los Controles Existentes, Controles a
fortalecerse y/o a implementarse para enfrentar dichos riesgos.

8.5.1 EVALUACIÓN DE CONTROLES EXISTENTES

El Equipo de Gestión de Riesgos y los Responsables de los procesos realizaran una


evaluación de los controles internos implementados a nivel de empresa y nivel de procesos,
el objeto de dicho análisis es determinar las debilidades y/o fortalezas de los controles
existentes, y en el caso que existan debilidades proponer controles adicionales que serán
necesarios diseñar e implementar para mitigar los riesgos identificados.

48
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

8.5.2 DEBILIDADES Y/O FORTALEZAS DE LOS CONTROLES EXISTENTES

Las debilidades y/o fortalezas de los controles existentes deberán ser descritas y se

determinaran bajo criterios de evaluación pudiendo estos ser necesarios o innecesarios, así

como adecuados o inadecuados.

8.5.2.1 CONTROLES A IMPLEMENTARSE


El Equipo Técnico de Gestión de Riesgos y los Responsables de los procesos

determinaran la actividad de control a implementarse, el responsable de la implementación,

el Documento y/o Producto de control, el estado de implementación (Status) y el tipo de

control, tal y como se define de manera siguiente:

8.5.2.1.1 DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

El control se define como toda medida diseñada para detectar y/o reducir un riesgo. En

esta definición se utilizan tres conceptos claves: el control como medida, la necesidad de

detectar el riesgo y la necesidad de reducirlo. La definición de control como medida

permite incluir diferentes mecanismos, que pueden ir desde el entrenamiento de un puesto

hasta el desarrollo de planes de emergencia.

8.5.2.1.2 RESPONSABLE

Representa a la Unidad de Riesgo es el responsable del proceso quien desarrollará el

control a implementarse.

8.5.2.1.3 FRECUENCIA

Establece el periodo de tiempo designado para la aplicación del control a implementarse.

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DE RIESGOS

8.5.2.1.4 DOCUMENTO / PRODUCTO

Es el documento, sistemas, proyectos y/o planes que representan el control a

implementarse.

8.5.2.1.5 STATUS

Es el estado de implementación de las actividades de control frente al riesgo

identificado. EN PROCESO: Algunas acciones de control se encuentran desfasadas o en

proceso de implementación. PENDIENTES: No se evidencian acciones en la gestión del

riesgo.

8.5.2.2 TIPO DE CONTROL


Una vez identificados los controles para cada riesgo, se procede a clasificar cada uno de

ellos en dos (02) tipos que son; Preventivo, Defectivo.

8.5.2.2.1 CONTROL PREVENTIVO.


Corresponde a la primera barrera de seguridad que se establece para minimizar el riesgo, su

diseño y aplicación debe hacerse con asociación a otro tipo de controles, porque no son

suficientes por sí mismos.

Requieren de un mantenimiento periódico para conservar su eficacia, como es el caso de

las capacitaciones al personal, dirigido a motivar y mejorar el servicio, por ejemplo;

 Acceso restringido.

 Afiliación a centrales de riesgo.

 Capacitación y entrenamiento.

 Claves de acceso.

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

 Diseño de documentos preimpresos.

 Documentos prenumerados.

 Estandarización.

 Firmas autorizadas.

 Instructivos.

 Mantenimiento preventivo.

 Programa de selección de personal.

 Rotación de funciones.

8.5.2.2.2 CONTROL DETECTIVO.

Corresponde a la segunda barrera de seguridad para detectar e informar los eventos

negativos. Constituye una alarma que se activa cuando se descubre una situación anormal,

en el momento de su ocurrencia o posteriormente. Sirven para supervisar la ejecución de un

proceso y en algunos casos para verificar la eficacia de los controles preventivos, un

ejemplo de ellos son las auditorias.

Se recomienda su aplicación junto con los controles de protección, dado que por sí solos

no son suficientes para tratar el riesgo, por ejemplo:

 Auditorias.

 Control de calidad.

 Detector de Humo.

 Evaluación de desempeño.

 Evaluación de grado de satisfacción al usuario.

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DE RIESGOS

 Inspecciones.

 Medición de eficiencia en uso de equipos.

 Reporte de discrepancias.

 Validación del cumplimiento de normas.

Asimismo los controles, se pueden clasificar de tipo manual y mecanizado, tal y como

se detalla; a continuación:

8.5.2.2.3 CONTROL MANUAL

Es un control manual cuando existe la presencia y la intervención de una persona en la

acción de controlar y regular el comportamiento del sistema.

8.5.2.2.4 CONTROL AUTOMATIZADO

Es un control automatizado es el que funciona sin la intervención de una persona, es un

control que regula o modifica el comportamiento de acuerdo a un protocolo preestablecido.

8.5.2.2.5 CONTROL CLAVE


Corresponde a la determinación de si el control es clave o no lo es.

8.5.2.2.6 CRITERIOS PARA VALORACION DE LOS RIESGOS

Para efectos prácticos de la determinación de los riesgos se considerarán los siguientes

criterios:

CRITERIOS VALORACION DE LOS RIESGOS

No existen actividades de control Se mantiene el nivel de riesgo inicial

Existen actividades de control Se reduce en un nivel del riesgo inicial

Existen actividades de control eficaces Se reduce e dos niveles del riesgo inicial

52
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

El Equipo Técnico de Gestión de Riesgos deberá cuantificar y medir la eficacia de las

actividades de los controles existentes, lo cual permitirá determinar aquellos controles

innecesarios o aquellos que generen mayores costos que beneficios.

8.6 CUARTA ETAPA: RESPUESTA AL RIESGO

Como respuesta al Riesgo (Riesgo Controlado), el Equipo Técnico de Gestión de

Riesgos y los Responsables de los Procesos determinaran como responder a ellos. Las

respuestas pueden ser las de Evitar, Reducir, Compartir y Asumir el Riesgo (ERCA). Al

considerar su respuesta, el Equipo de Técnico de Gestión de Riesgos evalúa su efecto sobre

la probabilidad e impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, y selecciona aquella

que sitúe el riesgo dentro de las tolerancias al riesgo establecidas.

8.6.1 ACCIONES

8.6.1.1 EVITAR EL RIESGO:


Implica tomar las medidas para prevenir un riesgo adverso. Es siempre la primera

alternativa a considerar y se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios

sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación como resultado de la implantación

de adecuados controles y acciones emprendidas. Un ejemplo de esto puede ser el control de

calidad, manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo

tecnológico, entre otros.

53
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DE RIESGOS

8.6.1.2 REDUCIR EL RIESGO:


Implica reducir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto

(medidas de protección). La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo

y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles.

Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de

controles.

8.6.1.3 COMPARTIR O TRANSFERIR EL RIESGO:


Consiste en trasladar el impacto negativo de una amenaza, junto con la propiedad de la

respuesta, a un tercero. Transferir el riesgo simplemente da a otra parte la responsabilidad

de su gestión; no lo elimina. Como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros

medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad, como en los

contratos a riesgo compartido. Por ejemplo, la información de gran importancia se puede

duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura, en vez de dejarla

concentrada en un sólo lugar.

8.6.1.4 ASUMIR EL RIESGO:


Luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual

que se mantiene, en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual

probable y elabora planes de contingencia para su manejo. Para el manejo de los riesgos se

deben analizar las posibles acciones a emprender, las cuales deben ser factibles y efectivas,

tales como: la implementación de las políticas, definición de estándares, optimización de

procesos y procedimientos y cambios físicos entre otros. La selección de las acciones más

54
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

conveniente debe considerar la viabilidad jurídica, técnica, institucional, financiera y

económica.

8.7 QUINTA FASE: PLANES DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS MEDIDAS


DE CONTROL EN LOS PROCESOS.
Habiéndose determinado la respuesta a los Riesgos, se deberá elaborar la Matriz de

Planes de Acciones priorizando su implementación de acuerdo a las oportunidades de

mejora en los procesos de “Agroferretería y Clínica Veterinaria Mata”

La priorización se realizará dependiendo del nivel del riesgo, si el nivel del riesgo es

Inaceptable e Importante la prioridad el Alta, si el nivel de riesgo es Moderado la prioridad

es Medio y si el nivel de riesgo es Tolerable y Aceptable la prioridad es Baja.

Posteriormente dichos Planes deben tener un seguimiento por parte de un responsable de

su implementación, así:

55
MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

MATRIZ DE PLANES DE ACCION Y SEGUIMIETO AL RIESGO DE " AGROFERRETERIA Y CLINICA VETERINARIA MATA"
Proceso: Ventas Nivel Directivo: Gerente General
Dueño del
Area Comercial Nivel Operativo: Departamento de Ventas
proceso:
Sub-Proceso: Ventas al detalle y ventas al mayoreo Objetivo Estrategico: Mejorar la Gestion Empresarial
Dueño del Sub-
Area operativa del Departamento de ventas Fecha de Evaluacion:
Proceso:
Codigo del PLANES DE ACCION Seguimiento
Riesgo Descripción del Riesgo Descripcion Responsable Fecha de implementacion Prioridad Status Comentario

Desarrollar lineamietos para su operatividad dode se establescan


Recursos Humanos Gerente General
responsabilidades y sanciones.
Media No Implementado
Dessarrollar lineamientos para la elaboracion de referecias, especificaciones
Administración de Inventarios Gerente General
tecnicas, calidad de productos y/o manejo de los mismos.
Media No Implementado
Desarollar planes de financiamiento de acuerdo a las necesidades mas
Acceso a financiamiento Externo Gerente General
importantes de la empresa. Alta No Implementado

Que el area usuaria determine iniciativas sobre los productos y precios que
Competencia maeja la competencia para poder contrarestar el riesgo de descercion de Gerente General
clientes.
Alta No Implementado
Elaborado por: Revisadodo por: Aprobado por:

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

8.7.1 MAPA DE RIESGOS Y MATRIZ DE RIESGOS

El Equipo Técnico de Gestión de Riesgos y los responsables de los procesos son los

encargados de la elaboración del Mapa de Riesgos y Matriz de Riesgos y controles a nivel de

Empresa y a nivel de Procesos de “Agroferretería y Clínica veterinaria Mata”

El Mapa de Riesgos y Matriz de Riesgos y controles constituyen herramientas metodológicas

que permiten reflejar un inventario de riesgos sistemáticamente agrupados por clase o tipo de

riesgo y ordenado prioritariamente de acuerdo con el nivel de riesgos de los procesos de

“Agroferretería y Clínica Veterinaria Mata”. En este mapa se describen los riesgos identificados

y se justifica el nivel de cada uno de ellos.

8.7.2 INFORMES Y PERIODICIDAD

El Equipo Técnico de Gestión de Riesgos consolida información proveniente de los

responsables de los procesos, proporcionado los siguientes informes a la Alta Dirección y a la

Gerencia General de Agroferretería y Clínica veterinaria Mata., tal y como se detalla:

INFORMES PERIODICIDAD RESPONSABLE DIRIGIDO A

Registro de Riesgos Mensual Responsable del Proceso Equipo Técnico de


Gestión de Riesgos

Mapa de Riesgos y Matriz de Gerencia General


Riesgos por Proceso
(Identificación, Valoración, Trimestral Equipo Técnico de Gestión de Comité de Gestión de
Respuesta al Riesgo, Planes Riesgos Riesgos
de Acción)

Gerencia General
Reporte de riesgos con Equipo Técnico de Gestión de
Trimestral
eventos de perdida Riesgos
(x) Comité de Gestión de
Riesgos

57
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DE RIESGOS

(x) El reporte de riesgo con eventos de pérdidas se emite además con carácter extraordinario

ante eventos individuales que superen límites definidos por la Alta Dirección y Comité de

Gestión de Riesgos.

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DE RIESGOS

GLOSARIO

a) Junta Directiva: Máximo órgano colegiado administrativo, cuya función principal

consiste en velar por una adecuada gestión integral de los riesgos.

b) Alta gerencia o alta administración: Hace referencia al gerente general o quien haga sus

veces, cuya función primordial es de implementar la gestión de cada riesgo en particular

que le sea aplicable.

c) Comité de riesgos: Conformado por miembros externos de la alta administración los

cuales son responsables del seguimiento de la gestión integral de riesgos y de evaluar las

pláticas, mecanismos y procedimientos.

d) Unidad de riesgos: Unidad que identifica, mide, controla, monitorea y comunica a la alta

administración, comité de riesgos y junta directiva los riesgos que enfrenta la entidad en

el desarrollo de sus operaciones.

e) Unidades funcionales: Áreas responsables, que identifican conjuntamente con la UR los

diferentes riesgos, ya que poseen el conocimiento adecuado del funcionamiento de la

empresa, así como los diferentes procesos y procedimientos que se desarrollan en la

misma.

f) Riesgo: Posibilidad de que se produzca un contratiempo o una desgracia, de que algo o

alguien sufra perjuicio o daño.

g) Gestión de riesgos: Es el principal proceso de administración y reducción de riesgos.

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MANUAL DE GESTION INTEGRAL
DE RIESGOS

BIBLIOGRAFÍA.
1. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission (COSO) - Gestión

de Riesgos Corporativos- Marco Integrado - Técnicas de aplicación. 2004.

2. Guía para desarrollo proyecto: “Implementación de un modelo de Manual para la Gestión

Integral de Riesgos” –German Mauricio Chávez Morales-

3. Vásquez, Eduardo & Castro, E (2014) “Consultoría sobre un sistema para la


administración integral de riesgo en CREDIQ, S.A. de C.V. basado en el modelo COSO
ERM.” (tesis de post-grado); Universidad de El Salvador, San Salvador, El Salvador.
4. Banco Central de Reserva de El Salvador (2009-01); Documentos Ocasionales “Gestión
de Riesgos de Negocios. Desarrollo e implementación de gestión de Riesgos”.
5. Financiera Rural, (2010) “Manual de Administración de Riesgo, Modelo genérico para
intermediario financiero rural” México.
6. Primer Banco de los Trabajadores, “Manual de Gestión Integral de Riesgo”
7. Egasa, “Manual de Gestión Integral de Riesgos” (2013), Toralva y Asociados S.C.

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