AUDITORIA INFORMATICA ING.

CARLOS BARRERA

TEMA 3
AUDITORÍA DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

RECOPILACION INFORMACION ORGANIZACIONAL

Para que un proceso de D.O. tenga éxito debe comenzar por obtener un diagnostico
con información verdadera y a tiempo de lo que sucede en la organización bajo
análisis, esta obtención de la información debe ser planeada en forma estructurada
para garantizar una generación de datos que ayuden posteriormente su análisis. Es un
ciclo continuo en el cual se planea la recolección de datos, se analiza, se
retroalimentan y se da un seguimiento.

La recolección de datos puede darse de varias maneras:

• Cuestionarios
• Entrevistas
• Observación
• Información documental (archivo)

Toda la información tiene un valor en si misma, el método de obtención de información

esta directamente ligado a la disponibilidad, dificultad y costo. Existen ventajas y
desventajas en el uso de cada una de estas herramientas, su utilidad dependerá del
objetivo que se busque y los medios para llevar acabo esa recolección de datos en
tiempo y forma para su posterior análisis.

EVALUACION RECURSOS HUMANOS

Patrones de evaluación y control en recursos humanos

La auditoria de recursos humanos puede definirse como el análisis de las políticas y
prácticas de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual,
seguida de sugerencias para mejorar. El propósito principal de la auditoria de recursos
humanos es mostrar como está funcionado el programa, localizando prácticas y
condiciones que son perjudiciales par la empresa o que no están justificando su costo,
o prácticas y condiciones que deben incrementarse.

La auditoria es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre

la eficiencia y la eficacia del programa que lleva a cabo.

El sistema de administración de recursos humanos necesita patrones capaces de

permitir una continua evaluación y control sistemático de su funcionamiento.

Patrón en un criterio o un modelo que se establece previamente para permitir la

comparación con los resultados o con los objetivos alcanzados. Por medio de la
comparación con el patrón pueden evaluarse los resultados obtenidos y verificar que
ajustes y correcciones deben realizarse en el sistema, con el fin de que funcione
mejor.

Se utilizan varios patrones, estos pueden ser:

1) Patrones de cantidad: son los que se expresan en números o en cantidades, como

número de empleados, porcentaje de rotación de empleados, número de admisiones,
índice de accidentes, etc.

2) Patrones de calidad: son los que se relacionan con aspectos no cuantificables,

como métodos de selección de empleados, resultados de entrenamiento,
funcionamiento de la evaluación del desempeño. Etc.,
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3) Patrones de tiempo: consisten en la rapidez con que se integra e personal recién

admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de
procesamiento de la requisiciones de personal, etc.

4) Patrones de costo: son los costos, directos e indirectos, de la rotación de personal,

de los accidentes en el trabajo, de los beneficios sociales, de las obligaciones sociales,
de la relación costo-beneficio del entrenamiento.

Los patrones permiten la evaluación y el control por medio de la comparación con:

1) Resultados finales: cuando la comparación entra el patrón y la variable se hace

después de realizada la operación. La medición se realiza en términos de algo rápido y
acabado, en el fin de la línea, lo cual presenta el inconveniente de mostrar los aciertos
y las fallas de una operación ya terminada, una especie de partida de defunción de
algo que ya sucedió.

2) Desempeño: cuando la comparación entre el patrón y la variable se hace

simultáneamente con la operación, es decir, cuando la comparación acompaña a la
ejecución de la operación. La medición es concomitante con el procesamiento de
operación. A pesar de que se realiza en forma simultanea, lo que quiere decir es que
es actual, la medición se realiza sobre una operación en proceso y no terminada aún.

La comparación es la función de verificar el grado de concordancia entra una variable

y su patrón. La actividad de recursos humanos se encarga de planear, organizar y
controlar las actividades relacionadas con la vida del personal en la empresa. Parte de
la ejecución de estas actividades al realizan los organismos de recursos humanos, en
tantos que alguna parte de ella la realizan diversos organismos de línea. De este modo
las actividades de recursos humanos planeadas y organizadas con antelación
muestran durante su ejecución y control algunas dificultades y distorsiones que
requieren ser diagnosticadas y superadas, con el fin de evitar mayores problemas. La
rapidez con que esto se haga depende de una revisión y auditoria permanentes,
capaces de suministrar una adecuada retroalimentación para que los aspectos
positivos puedan mejorarse y los negativos, corregirse y ajustarse.

La función de auditoria no es solo señalar las fallas y los problemas, sino también
presentar sugerencias y soluciones. En este sentido, el papel de la auditoria de
recursos humanos es fundamentalmente educativo

LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

 División en departamentos.
 Área de la administración.
 Descentralización y la organización total.

DIVISIÓN EN DEPARTAMENTOS:

Se refiere a la agrupación de actividades para formar unidades organizacionales, cada

una de las cuales tiene un gerente que la dirige. Este agrupamiento de actividades es
necesario donde quiera que una empresa se amplia mas allá del tamaño que puede
administrar con eficacia una sola persona. Pueden usarse diferentes bases para la
agrupación de actividades, esto es para la división de departamentos.

La base del número simplemente implica el asignar un número igual de personas, al

azar, a cada unidad. La división en departamentos con base en el número ha caído en
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desuso con el crecimiento en complejidad de las organizaciones. No seria compatible

esta base con la necesidad de establecer unidades organizacionales especializadas.

Puesto que la división en departamentos basada en el número es, en primer lugar, útil
donde esta implicada la fuerza de trabajo no diferenciada, su aplicación esta
actualmente limitada. Esta base para la división en departamentos se aplico en los
ejércitos medievales. La práctica más importante y más ampliamente aceptada es la
división en departamentos de acuerdo a la función o trabajo que va a realizarse. Los
departamentos de compras y de contabilidad dentro de una empresa son ejemplos de
la agrupación de actividades de acuerdo con la función.

De manera similar, los departamentos de acabado, pintura e inspección en una planta

manufacturera son ejemplos de división en departamentos por función. Además de la
división en departamentos basada en el número y la función, las actividades pueden y
también agruparse por producto o línea de producto.

ÁREA DE LA ADMINISTRACIÓN:

Se llama también "área de supervisión" y " área de control". El concepto tiene que ver
con la identificación del número de subordinados cuyo trabajo puede ser efectivamente
dirigido por un administrador. Aunque los primeros escritores que trataron el tema de
la administración hicieron esfuerzos por identificar cual debería ser el área de la
administración en todas las circunstancias.

Lo que constituye un área ideal de administración (o supervisión, o control) para una

situación particular depende del nivel organizacional del
tipo de actividad que esta siendo supervisada, del tipo de personal que esta siendo
supervisado y del tipo de organización.

DESCENTRALIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN TOTAL:

La descentralización administrativa afecta no solamente el área de administración sino

también el número de administradores y el número de niveles en la estructura de la
organización. De esta manera, la filosofía de promover la delegación de autoridad al
nivel mas bajo posible da cómo resultado efectos en la organización total.

Una estructura plana de organización es una que tiene relativamente pocos niveles y
un gran numero de subordinados por nivel, mientras que una estructura elevada o
piramidal tiene un numero mas grande de niveles.

Por lo tanto, la descentralización administrativa da como resultado un área de

administración amplia, una estructura de la organización plana, líneas de
comunicación más cortas y menos ejecutivas. La descentralización administrativa da
como resultado un área de administración estrecha, una estructura de la organización
elevada, líneas de comunicación más largas y más ejecutivas. La organización
centralizada da como resultado una relación mas estrecha entre supervisores
subordinados y un control ejecutivo mas estrecho. Debido a la oportunidad para tomar
decisiones administrativas