PERFIL Y DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

DATOS GENERALES

TÍTULO DEL PUESTO: ASISTENTE DE DIRECCIÓN PÁG: 1 DE: 3

OBJETIVO DEL PUESTO:

ASISTIR A LA DIRECCIÓN ASIGNADA. LLEVAR AGENDA DEL DIRECTOR, REVISAR Y ACTUALIZAR TODOS LAS ESTÁDISTICAS GENERADAS POR LA SALA DE OPERACIONES,
ACOMPAÑAR O ASISTIR A REUNION CON EL DIRECTOR DE OPERACIONES, ASISTIR A REUNIONES DONDE SEA NECESARIO LA PRESENCIA DEL DIRECTOR DE OPERACIONE SY
ESTE NI PUYEDA ASISTIR, LLEVAR MINUTA DE TODAS LAS REUNIONES QUE REALICE EL DIRECTOR DE OPERACIONES, MANTENER, ORGANIZAR Y VELAR POR EL BUEN USO DE
UNIFORMES Y MATERIAL DE SEGURIDAD, ASÍ COMO INVENTARIO. APOYAR AL ARE DE CAPACITACIÓN EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES Y FORMATOS, CURSOS.

PUESTO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR OPERATIVO

ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ:

Carlos Ernesto Urdaneta Salzar Laura Gabriela Ortínez Medrano Edgar Macés Velasco

FECHA ELAB.: 1/18/2018 FECHA REV.: FECHA AUT.:

ORGANIGRAMA

ACTIVIDADES

FUNCIONES
CONTINUAS O RUTINARIAS: OBJETIVO (Razón de la función)

1. Llevar la Agenda del Director de Operaciones 1. Llevar registro y control de las actividades del Director Operativo

2. Realizar requisiciones de compra de material faltante en inventario 2. Mantener el material de trabajo completo para la operación de la compañía

3. Revisar próximas reuniones del Director, así como visitas en la oficina 3. Garantizar la presencia del Director de Operación en todas las reuniones programadas

4. Revisar la documentación, correos, mensajería relacionada a operaciones 4. Clasificar la información dependiendo del nivel de seguridad que requiera según el área a la q

5. Coordinar con la Recepcionista la entrada y salida de visitantes 5. Mantener informado al Director de Operación de toda la información que se produzca dentro de

6. Coordinar y asignar la hora de comida del Director Operativo 6. Prevenir el traslapamiento de actividades con el horario de comida del Director Operativo

7. Controlar la disciplina del área administrativa 7. Mantener la disciplina dentro de las instalaciones de la compañía

8 Elaboración de nuevos formatos, manuales que se requieran para el funcionamiento de la operaci 8 Garantizar el funcionmiento de la operación de la compañía

9 Elaboración de minutas posteriores a las reuniones del Director Operativo 9 Tener evidencia de los acuerdos, propuestas y temas relevantes por los miembros de las junta

10 10

11 11

PERIÓDICAS O PROGRAMADAS OBJETIVO (Razón de la función)

1. Solicitar la nómina al Jefe de Servicio (3 días antes de la fecha de corte) para análisis y corrección 1. Corregir posibles errores o descuentos por faltas del personal de la compañía

2. Coordinar la entrega de nómina a tiempo al área de Recursos Humanos y Finanzas 2. Garantizar que el pago a lo empleados de la compañíase realice en tiempo y forma

3. Coordinar las estadísticas semanales, mensuales y anuales de la Operaciones 3. Análisis, corrección y entrega a los clientes

4. 4.

OCASIONALES O ESPORÁDICAS: OBJETIVO (Razón de la función)

1. Realizar visita a algun cliente en caso de que el Director de Operación no pueda asistir 1. Cubrir la asistencia del Director

2. 2.

3. 3.
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4. 4.

5. 5.

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RELACIONES

INTERNAS (Actividades con otras áreas de la empresa):

ÁREA Y ACTIVIDAD MOTIVO

1. Director Operativo 1. Entregar toda la información de la empresa
2. Director General 2. En ausencia del Director Operativo y con autorización del Director de Capacitación
3. Jefe de sala de Control 3. Homólogo
4. Operadores 4. Recibir información de todo lo concerniente a los servicios
5. Jefe de Grupo 5. Recibir información directa del servicio asignado
6. Supervisores, Guardias de Seguridad 6. Subalternos

EXTERNAS (Actividades fuera de la empresa):

ACTIVIDAD MOTIVO
1. Posibles clientes o clientes actuales 1. Proporcionar información, atención y servicio a los clientes
2. Recursos Humanos 2.
3. Fianzas (Nómina) 3.
4. 4.
5. 5.
6. 6.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS: HABILIDADES REQUERIDAS:

1.- MANEJO DE PAQUETERIA OFFICE (Excel MEDIO-AVANZADO)
1. NÓMINA 2. Manejo de ambiente Linux
2. MANEJO DE REDES SOCIALES 3. Manejo de ambiente Windows
4. ATENCIÓN AL CLIENTE

EQUIPO A UTILIZAR

DE OFICINA: EQUIPO DE SEGURIDAD:

1.- COMPUTADORA Uniforme de gala
2.- IMPRESORA
3.- ESCANER

REQUISITOS DEL OCUPANTE

EDAD : 30 a 40 años Indistinto ESCOLARIDAD: Maestria concluida Inconclusa

Licenciatura Titulado Pasante Trunco
SEXO: ✘ Femenino Masculino Indistinto Ingeniería Titulado Pasante Trunco
Carrera técnica concluida Inconclusa
EDO. CIVIL: Casado Indistinto
✘ Bachillerato ✘ concluido Inconcluso
Soltero ✘
Comercial concluida Inconclusa
Secundaria concluida Inconclusa
IDIOMA: % Hablado % Leido % Escrito EDUCACIÓN ACADÉMICA ( Carrera cursada):
CARRERA TÉCNICA EN COMPUTACIÓN O ÁREA ADMINISTRATIVA
✘ Indistinto
DISPONIBILIDAD P/ VIAJAR: CURSOS ESPECIALES:
✘ Sí No
DISPONIBILIDAD PARA ROLAR TURNOS: ✘ Sí No DESEABLE EN COMPUTACIÓN, PAQUETERÍA OFFICE, EXCEL
✘ Sí No
DISPONIBILIDAD PARA TRABAJAR FINES DE SEMANA: ADMINISTRACIÓN

EXPERIENCIA EXTERNA (Años): 2 SOFTWARE:

FUNCIÓN PRINCIPAL EN QUE SE REQUIERE EXPERIENCIA: ✘ Word ✘ Conocimiento Dominio
EN EL MISMO PUESTO, GERENTE GENERAL, ADMINISTRACIÓN, NÓMINA ✘ Excel Conocimiento ✘ Dominio
✘ Power Point Conocimiento ✘ Dominio
EXPERIENCIA INTERNA ✘ Windows ✘ Conocimiento Dominio
✘ Outlook ✘ Conocimiento Dominio
NOI Conocimiento Dominio
Periodo de: 30 a: 89 días
COI Conocimiento Dominio
SAE Conocimiento Dominio
PRESENCIA EJECUTIVA ESTATURA 1.60 - 1. 65 ✘ Internet ✘ Conocimiento Dominio
PESO (equivalente a su altura) OTRO:
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TÍTULO DEL PUESTO: ASISTENTE DE DIRECCIÓN PÁG: 3 DE: 3

CARACTERÍSTICAS / HABILIDADES PERSONALES

Evalue cada uno de los siguientes factores "humanos" del trabajo para revelar su importancia relativa en la ejecución de este, (completando la frase " Este puesto
requiere un nivel...factores...escala... para su desempeño"). Ej. "Este puesto requiere un nivel (3) de juicio para su desempeño"
Utilice la siguiente ESCALA:
(1) Muy bajo (2) Bajo ( 3 ) Significativo ( 4 ) Alto ( 5 ) Muy alto
NOTA: La validéz de esta herramienta será en función de una equilibrada asignación de escalas a los factores evaluados.

FACTORES:

Información Análisis

Juicio Abstracción

Vocabulario Planeación

Síntesis Organización

Concentración Atención

ESTILO DEL PUESTO

Evalue cada uno de los siguientes factores "humanos" del trabajo para revelar su importancia relativa en la ejecución de este, (completando la frase " Este puesto
requiere...factores...escala...para su desempeño"). Ej. "Este puesto requiere un nivel (3) de decisión para actuar sin precedentes"
Utilice la siguiente ESCALA:
(1) Muy bajo (2) Bajo ( 3 ) Significativo ( 4 ) Alto ( 5 ) Muy alto
Se requiere utilizar toda la escala,utiliza por lo menos 2 veces cada número de la escala de calificación.
NOTA: La validéz de esta herramienta será en función de una equilibrada asignación de escalas a los factores evaluados, no se trata de una evaluación de la persona que ocupa
el puesto, sino de lo que realmente se requiere DEL PUESTO.
FACTORES:
Concentración en trabajo de detalle Habilidad para resolver conflictos humanos

Habilidad para tomar decisiones impopulares de las tareas bajo su responsabilidad Necesidad de permanecer en un mismo lugar de trabajo

Persistencia para trabajar en forma continua en trabajo de rutina Ritmo y coordinación en trabajo repetitivo

Habilidad para organizar diferentes tipos de gente Capacidad para hacer frente a interrupciones y cambios durante el trabajo

Necesidad de ser diplomático y cooperativo Ser cauteloso al calcular riesgos

Decisión para actuar sin precedentes Poder motivacional para hacer que la gente actue

Creatividad para generar nuevas ideas Habilidad para superar objeciones

Habilidad para iniciar relaciones con extraños Visión para planear a futuro en gran escala

Constancia de seguir un patrón de trabajo establecido Habilidad para persuadir a otros hacia nuestro punto de vista

Necesidad de tener al jefe disponible para ayuda Cauteloso en la toma de decisiones que puedan sentar precedentes

Seguridad y dominio del idioma para expresarse con fluidez Paciencia para seguir instrucciones detalladas

Capacidad de seguir un sistema a la perfección Satisfacción para mantenerse al nivel del puesto actual

GRÁFICA DEL ESTILO DEL PUESTO

99

95
D Dominance (Empuje) Para obtener resultados en situaciones por oposición
90 I Inducement (Influencia) Sobre la gente para actuar positiva y favorablemente

80 S Sumission (Constancia) Al desempeñar trabajo con consistencia y en forma predecible

70
C Compliance (Apego) A estándares estrictos, evitando así el error problemas o riesgos.
60

50

40

30

20

10