CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su uso
y su contenido.

POR SU USO

De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período

examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo
Continuo o Permanente de Auditoría

ARCHIVO DE LA AUDITORÍA

Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el transcurso
de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas, a la fecha o por
período a de que se trate. El contenido del archivo de la auditoría puede ser:

 Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior

 Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
 Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros
 Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias
 Resultados de las circularizaciones
 Análisis de las pruebas de auditoría practicadas
 Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría

ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA

Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarán continuamente siendo

útiles para la comprobación de las cuentas no sólo en el período en el que se
preparan, sino también en ejercicios futuros; sus datos se refieren normalmente al
pasado, al presente y al futuro.
Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de papeles
de trabajo de todas y cada una de las auditorías a las cuales se refieran los datos
que contiene. También se conoce como el archivo permanente. El contenido del
Archivo Permanente puede ser:

 Historia de la Compañía
 Contratos y Convenios a largo plazo
 Sistema y Políticas Contables
 Estados Financieros de los últimos años
 Estado Tributario
 Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías
 Hojas de trabajo de la última auditoría

POR SU CONTENIDO

De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas de

Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas

HOJA DE TRABAJO

Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de

mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y guía o índice de las
restantes cédulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles representan los
estados financieros en conjunto. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se
empieza a descomponer el todo en unidades de estudio más pequeñas. El método
usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como simple balance de
comprobación, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero se encontrará muy
conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado
de Resultados.
Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula
Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una
cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o más si así
se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cédulas
sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que
las conclusiones del examen del grupo sea aplicable a todas la cuentas
examinadas.

Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer
comparaciones. También se anotarán en estas hojas de trabajo los ajustes y
reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en ellas las cifras finales
o de Auditoría que son las referidas en el dictamen.

El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describió la

estructura de las cédulas de auditoría. Es importante destacar que la columna que
contiene los saldos a examinar representa el primer término de la ecuación de
auditoría, es decir, la evidencia primaria. Estos saldos son la primera evidencia
que el auditor tiene acerca de los estados financieros a dictaminar, por tanto él
debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su opinión, en otras
palabras debe obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para
encontrar la evidencia suficiente y competente que le exige la norma relativa a la
ejecución del trabajo.

La obtención de evidencia corroborativa, constituye en sí el trabajo de campo y es

la labor más dispendiosa de la auditoría. Esta evidencia corroborativa se obtiene
por medio de técnicas y procedimientos de auditoría, las cuales tienen el propósito
de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no de los saldos
sometidos a examen. Dado que estas técnicas y procedimientos de auditoría solo
buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonomía de determinar las
técnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier interferencia en la
aplicación de las técnicas y procedimientos que el auditor ha decidido se
constituye en una limitación al alcance del examen y amerita una salvedad en el
informe, en el párrafo del alcance, la cual puede tener trascendencia en el párrafo
de la opinión si el auditor por medio de otras técnicas y procedimientos
alternativos no logra obtener evidencia suficiente y competente.

En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a examinar los

cuales se encuentran en la columna "Saldo a Dic. 31 año de examen", mediante
el uso de técnicas y procedimientos de auditoría, que ocupan la labor del trabajo
de campo se encuentra la evidencia corroborativa, la cual se plasma en las
columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si existen discrepancias con la evidencia
primaria. A continuación se obtiene la evidencia suficiente y competente que es el
saldo que le consta al auditor el cual se encuentra en la columna "Saldo a dic.
según auditoría"

Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:

Cédulas sumarias o de resumen

Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los
renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de
análisis o de comprobación.

Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero

conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como
resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere.

Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes

a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente. Para
cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.

Esquema de una cédula sumaria de efectivo:

CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN

En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y

contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas,
desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos
aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio
de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar sub-cédulas.

En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque

como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace
necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. La analíticas
deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en
estas cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son las que
sirven de prueba del trabajo realizado.

En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo

general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula analítica
o subanalítica) . Ahora se debe iniciar el método deductivo, es decir, partir de lo
particular (la cédula analítica o subanalítica) para llegar a lo general (los estados
financieros) y de esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en
conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir registrando los valores
obtenidos en las subanalíticas con las analíticas, los de las analíticas con las
sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el
trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se
termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de
la auditoría y se procede entonces a la labor de evaluación para emitir el
dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el
auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de
un círculo el índice de la cédula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la
cédula que lo recibe igualmente anotar el índice de la cédula de donde procede.
Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia
cruzada.
Esquema de una cédula analítica de Bancos:

CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS

En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para

examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con
la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben
obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de
auditoría que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas originan
documentos que deben indexarse utilizando el índice de la sub-analítica
adicionándole números consecutivos separados por una barra inclinada.
Ejemplo: la reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987-765-
09-1 debe llevar en su parte superior como índice 11100502-01/ 1, la
reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco llevará el índice
111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como índice
111005-03/1. De idéntica manera se procederá con los restantes documentos que
se desprendan del análisis de cada cuenta de este banco, el índice variará en el
número consecutivo que le corresponda.
Esquema de una cédula subanalítica del Banco Andino:

ORDENAMIENTO Y ARCHIVO

El ordenamiento de los papeles de trabajo deberá ser lógico y ágil, con el objeto
de que su localización resulte fácil para cualquier persona. Los papeles del
expediente continuo de Auditoría se ordenarán y archivarán por grupos o
conceptos, atendiendo los datos o información que contenga. En este expediente
se mantendrán los grupos que sean necesarios.

Los papeles de trabajo "de la Auditoría" tendrán un ordenamiento lógico siguiendo

el del listado de los rubros en las hojas de trabajo. Si éstos lo están en el orden de
presentación de los estados financieros, éste será también el orden en que se
coloquen los papeles de trabajo en el expediente, es decir, primero los que se
refieran a cuentas del Activo, luego los del Pasivo y del Capital y por último, los
referentes a resultados; pero si no es ese el orden en que están listadas las
cuentas en las hojas de trabajo, se prescindirá del orden del balance para seguir o
acatar precisamente el prefijado en las hojas de trabajo, pues de otro modo se
dificultaría la localización de las cédulas.
La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,
proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las
actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de
los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos
que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la
organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean
los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida
localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener
asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre
encuentre la respuesta justa.
El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque
se hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

 La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos

documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos
consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales
actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil,
auditoría, etc.) y, dentro de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como
resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer
lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.
 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando
el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en
tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden
(cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos
o expedientes) dentro de las series constituidas.
 La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante
cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los
documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura
topográfica.
El cuadro de clasificación

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría,

se elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que
constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el
primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de
los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones)
y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación
sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde
la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de
los instrumentos de descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación
mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la
necesidad de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o
series documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos,
para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos
o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el

criterio orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio
orgánico de clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u
organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil para fondos
cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las
series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y
reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el caso de
las asesorías, en las que no es habitual la existencia de departamentos y con un
funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este
criterio.
En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de
una empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que
permite confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que
ofrece la asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en
consideración para clasificar los documentos. Las clases principales o más
amplias pueden establecerse a partir de las áreas de negocio y las más
elementales o series documentales deben corresponder a expedientes y otras
agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o trámite
específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con
las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los
documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a
otro.
Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema
de clasificación que refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que
ofrece a sus clientes y que son la causa de la creación y la recepción de
documentos. El criterio funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el
que se produce una cierta atomización en la toma de decisiones y se trabaja a
menudo en equipo.

Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos

grandes apartados:

 Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a

la propia asesoría.

 Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de

los trámites que efectúa cada asesoría en el desempeño de sus funciones y
que se pueden organizar lógicamente por clientes.

La confección de un cuadro de clasificación uniforme presenta ventajas

indudables, si bien es cierto que exige una decisión previa. Fundamentalmente, la
voluntad del equipo de dirección de implantar un sistema de gestión documental
que va más allá de la estricta acción archivística, en tanto que precisa la
integración de los sistemas informáticos, la introducción de nuevos procedimientos
de organización y métodos de trabajo y la capacidad del personal para adoptar
una nueva cultura administrativa.

Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación

uniforme son las siguientes:
  Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral de
la documentación y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del
sistema (calendario de conservación, inventario).

 Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del

archivo de oficina.

 Facilita un manejo ágil y efectivo de la documentación administrativa de los

clientes y de la propia asesoría.

 Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y

simplifica su consulta.

 Facilita el intercambio de información en el seno de la asesoría, ya que se

trata de un sistema único y uniforme.

 No es preciso modificar el cuadro de clasificación cuando se produce un

cambio organizativo o la incorporación de nuevo personal.

 Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de
los profesionales y colaboradores.

No obstante las ventajas que presenta, la aplicación de un cuadro de clasificación

uniforme ha de superar una serie de limitaciones:

 Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma

progresiva como por el hecho de que comporta un cambio global en los
procesos administrativos de la asesoría.

 Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos

(gerencia, profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el
objeto de definir conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas
debidamente actualizadas.

 Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las

actividades que se desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de
las diversas áreas de negocio.
  Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar
el sistema de clasificación a las circunstancias cambiantes y evitar su
obsolescencia.

 Presupone la necesidad de dotar al personal de la formación adecuada

(procedimientos administrativos, técnicas de archivo, uso de aplicaciones
informáticas…).

Tipos de ordenación

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series
o tipos documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más
adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La
ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente o documento
concreto dentro de la serie a la que pertenece.

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha
(ordenación cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el
código (ordenación numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación
topográfica) o según la temática (ordenación por materias):

 La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en

prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia
año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se
suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro
de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una
empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar
cronológicamente por períodos anuales.
 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos
de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del
abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para
series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado de
una empresa.
  La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos
que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por
ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un
expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia,
etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad
y las tareas administrativas comunes.
 La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de
elementos en función de su situación en una zona o territorio; sería el sistema
empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los
inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia localidad, barrio o
distrito, calle, etc.
 La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja
los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es
preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para
ordenar estudios, informes, dossieres y memorias técnicas, agrupándolos por
áreas temáticas.
Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuál de ellos es el mejor.
Para cada tipo de documento hay que decidir el tipo de ordenación más
conveniente, eligiendo el que mejor se adapte al objeto de la ordenación.
La instalación física

La instalación física o archivo de los documentos en el depósito es el paso final de

la organización de un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio
determinado. Es una tarea íntimamente relacionada con la organización del fondo
y consiste en la ubicación física de los expedientes y documentos, agrupándolos
en cajas en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y
resistencia al polvo, la luz, etc.

Con el fin de proceder a su posterior localización es necesario indicar la ubicación

de cada expediente mediante el código de archivo o signatura topográfica. Por
eso, antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede
identificarlo a fin de saber que lugar ocupa físicamente en el archivo y para ello se
le otorga un código que hace referencia a la caja que lo contiene y a su orden
dentro de ella.

La ubicación de los documentos puede hacerse empleando tres métodos distintos:

 El reflejo exacto del cuadro de clasificación. Consiste en reconstruir la

estructura del cuadro de clasificación en el depósito de archivo, reservando
espacio para el ulterior crecimiento de las series documentales. Las cajas
archivadoras ostentan en su lomo una signatura topográfica para su ubicación
y posterior localización que reproduce los códigos del cuadro de clasificación
que corresponden a cada serie documental. Es el sistema empleado por las
bibliotecas, en el que el sistema de clasificación por materias se reproduce en
la disposición de los libros en las estanterías y en el que la signatura que
representa la materia de un libro también indica su ubicación física.
Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado,
exige reservar espacio libre en las estanterías para añadir los documentos
que se vayan agregando con el tiempo; en muchas ocasiones, sin embargo,
resulta muy difícil prever con exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra
parte, entraña múltiples dificultades la incorporación de nuevas series
documentales al cuadro de clasificación por cuanto implica reordenar el
depósito de archivo.
 Un sistema de instalación continua. El sistema de numeración continua, el
más indicado para todo archivo en crecimiento, numera las cajas mediante
números desde el uno en adelante. Este sistema establece una clara
disociación entre la clasificación de los documentos y su emplazamiento
material. A medida que ingresan en el archivo las cajas se numeran
sucesivamente y se colocan en las estanterías. De esta manera se logra un
ahorro de espacio máximo y además, la localización de la unidades de
instalación es rápida, sencilla y con pocas posibilidades de error. Permite el
aprovechamiento del espacio, pues cuando se procede al expurgo del archivo
y se eliminan documentos, la solución consiste en ocupar los huecos dejados
con los nuevos ingresos utilizando las signaturas topográficas que han
quedado desocupadas.
 Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesoría,
pues la documentación que atañe a un mismo cliente se puede encontrar
desperdigada por numerosas cajas, lo cual puede ser bastante engorroso a la
hora de efectuar, por ejemplo un cierre contable y fiscal o una auditoría de
cuentas. Por otra parte, este sistema requiere mantener un inventario
permanentemente actualizado; de lo contrario, las búsquedas documentales
resultan infructuosas.
 Un sistema mixto, que combina el cuadro de clasificación y un sistema de
numeración basado en la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna un
código correlativo que va a servir para numerar las cajas en el archivo: los
expedientes, dentro de éstas, se van a clasificar siguiendo el cuadro de
clasificación y se van a ordenar empleando el método de ordenación que se
haya definido para cada serie. De este modo, para cada cliente sólo
tendremos las entradas del cuadro correspondientes a los tipos de servicio
que se le prestan.
 Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar.
Como la documentación se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre todo
anuales, y la documentación tiene un valor fiscal y legal preestablecido, al
introducir un expediente se puede eliminar el más antiguo. Por ejemplo, en el
caso de la documentación fiscal, al guardar el expediente del impuesto de
sociedades del ejercicio 1999 se puede eliminar, siempre que no posea valor
informativo, el del ejercicio 1995, que ya ha perdido su valor fiscal.
Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos en
papel puede tener su reflejo en el sistema informático, orientado al archivo de
los documentos o ficheros electrónicos.
 EGRAFIA

http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse126.html

http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse127.html