Vincular y consolidar

Vincular es el proceso de usar referencias a celdas de otros libros de trabajo de Excel

de cara a obtener información para nuestra hoja de trabajo, resultando útil cuando
necesitamos que si cambia la información del libro de origen también se modifique
automáticamente el libro destino.

Consolidar es combinar o resumir información de varias hojas de trabajo (que pueden

estar situadas en distintos libros), resultando útil también cuando hay que consolidar
varios archivos.

Por ejemplo, una empresa que guarda las ventas de cada vendedor: puede crear un libro
resumen que contenga información del libro de cada vendedor y calcule el total de las
ventas.

Vincular de forma manual

Para vincular libros seleccionamos la celda que queremos vincular en el libro origen y la
copiamos al portapapeles haciendo clic en el icono

Después en el libro de destino nos situaremos en la celda que contendrá el resultado de

la vinculación, haremos clic en la parte inferior del icono y luego en el menú
seleccionaremos la opción

Por último, en el cuadro de diálogo que se nos muestra en la sección marcamos y

hacemos clic en el botón :
En la barra de fórmulas veremos la fórmular resultante.

La sintaxis para crear un vínculo manualmente es:

=[NombreLibro]Nombrehoja!Celda

En caso de que los nombres contengan espacios, se pondrán entre comillas, por ejemplo:

=”[ventas de enero]Pedro”!$A$1

Para editar los vínculos definidos haremos clic en el icono

de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña .

Si queremos asegurarnos de que tras haberse modificado los datos en la hoja de origen
se hayan actualizado en la hoja de destino, en éste haremos clic en el icono de la cinta de
opciones perteneciente a la pestaña (esto es útil si no estamos seguros de que estamos
usando los valores actualizados del libro de origen).
Para eliminar vínculos manteniendo los valores actuales, seleccionaremos las celdas que
contienen las referencias y las copiamos al portapapeles.

Después, en la hoja de Excel 2010 en la que se ha creado el vínculo vamos al menú y

seleccionamos .

Finalmente, podemos eliminar vínculos de forma permanente, desde el cuadro de diálogo

que se muestra al hacer clic en el icono

Consolidar hojas
Cuando hablamos de consolidar queremos decir que vamos a resumir la información de
varias hojas, las cuales pueden estar situadas en distintos libros.

Esto puede hacerse mediante , mediante el o desde el icono de la cinta de opciones

correspondiente a la pestaña .
Subtotales

¿Cómo obtener Subtotales en una base de datos

en Excel?

Uno de los cálculos más comunes que se hacen en las listas y en las bases de datos es
el de los subtotales. Es decir, que se haga una operación parcial de los registros que
especifiquen en el rango, así como una operación general de toda la búsqueda. Para
realizar esta operación, selecciona del menú Datos el comando Subtotales, apareciendo
el siguiente cuadro de dialogo.

Esta opción va a insertar subtotales en cada cambio de registro según se le indique, y al

final de la lista va insertar un gran total. Para utilizar esta opción es necesario que la base
de datos o la lista tenga necesariamente un encabezado. También es conveniente que
ordene la lista antes de utilizar esta opción, pero no es un requisito primordial para que
funciones.
Es la lista Para cada cambio en, se determina cuando inserta el subtotal, es decir que se
basa en determinado campo para realizar el cambio. La lista Usar función contiene las
funciones que puedan utilizar.

Esta lista contiene las funciones utilizadas frecuentemente:

Suma: Suma de los elementos.

Cuenta: Cantidad de valores que son blanco.

Promedio: Promedio de los elementos en el grupo del subtotal.

Máx: Valor numérico más grande en el grupo del subtotal.

Mín: Valor numérico más pequeño en el grupo del subtotal.

Producto: Producto de todos los valores del grupo del subtotal.

Cuenta núm: Cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos.

Desvest: Estimación de la desviación estándar.

Desvestp: Desviación estándar

Var: estimación de la varianza.

Varp: Varianza de una población.

En la lista Agregar subtotal a se determina que campos van a contar con subtotal. Se
pueden seleccionar todos si así se desea pero el cambio se va a realizar según lo
determinado en la lista Para cada cambio en.

Reemplazar subtotales actuales, cambia los subtotales anteriores e inserta los

nuevos. Sato de página entre grupos inserta automáticamente un salto de página cada
vez que termina un subtotal. Resumen debajo de los datos va a colocar cada subtotal al
finalizar cada rango, de otra forma lo coloca al inicio de cada rango. Para quitar todos los
subtotales, utilice el botón Quitar todos.
Crear subtotales de cómo resultado algo similar a lo que aparece a continuación:

A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Nótese que del lado
izquierdo, junto al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o símbolos
del esquema con la forma

que sirve para esconder o aparecer las filas que contienen la información y dejar sólo las
de los subtotales.

Con los botos 1,2,3 se puede abrir o cerrar automaticamente todo un nvel del primero al
tercer.
Vincular datos consolidados en Excel

Crear vínculos de datos al Consolidar

Cuando realiza una consolidación, también puede crear Vínculos, a fin de que el área
de destino se actualice automáticamente cuando los datos fuente cambien. Puede
obtener el mismo resultado empleando fórmulas tradicionales en una hoja de cálculo de
recopilación, con referencias a los datos fuente.

¿Cuáles son las ventajas que ofrece la consolidación vinculada frente a

fórmulas tradicionales de vinculación?

El uso de la consolidación, esté o no vinculada, ofrece ventajas sobre

las Fórmulas tradicionales de vinculación, especialmente si los datos fuente se
encuentran en varios libros de trabajo en Excel.

• Con la consolidación sin vincular, puede reunir datos de diferentes fuentes sin la
necesidad de contar con vínculos físicos entre los libros de trabajos de Excel.

• Con la consolidación sin vincular o no vinculada, puede actualizar manualmente el

resumen de la información en un momento dado.

• Con la consolidación vinculada o no vinculada, puede configurar hojas de

cálculo con mayor rapidez y facilidad que escribiendo las fórmulas de vinculación.

Consideración a tener presente al momento de realizar una

consolidación vinculada

Cuando las áreas fuente se encuentran en la misma hoja de cálculo que el área de
destino, no se pueden crear vínculos con los datos fuente.
Ejemplo de Vista de una tabla consolidada
vinculada

En el ejemplo se muestra una tabla de consolidación vinculada, donde aparecen los ya

conocidos Símbolos de Esquema, que si los presionamos nos mostraran los datos
desde donde provienen los Subtotales.

En este ejemplo si modificamos cualquier dato fuente, automáticamente se cambiará el

valor en los datos de destino.

Es importante para poder hacer la vinculación de datos en la consolidación, en la

ventana consolidar se debe marcar la casilla “Crear vínculos con los datos de origen”.