Tabla de Retencion Documental 2018 PDF

Código: GD-P02-F10
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Versión: 01

Vigente desde: 12/06/2017
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL DEFENSOR DEL PUEBLO (10) Fecha: Octubre de 2017
OFICINA PRODUCTORA: DEFENSORIA REGIONAL DE NARIÑO (6023) Hoja: 1 de 15xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales Archivo de PROCEDIMIENTO
Archivo Central CT E D S
Gestión
6023.01 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
6023.01.01 c Acciones de Cumplimiento 1 19 X Documentos producidos y recibidos como resultado de las Acciones
i Solicitud de Cumplimiento (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) formuladas
Formato de recepción de peticiones por cualquier persona natural o jurídica con la finalidad que cualquier
i
autoridad pública o un particular cumpla con una disposición normativa
i Respuesta de interposición acción de cumplimiento
o un acto administrativo. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión
i Demanda de acción de cumplimiento contados a partir de la fecha de la ejecutoria y 19 años en el Archivo
i Coadyuvancias Central, Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central, se
i Notificación fallo 1ª instancia seleccionan las acciones de cumplimiento interpuestas por la
i Impugnación Defensoría del Pueblo o que constituya un caso relevante para la
i Notificación fallo 2ª instancia entidad.
i Comunicaciones Devueltas (si aplica)
i Comunicaciones Oficiales
6023.01.02 c Acciones de Grupo 1 19 X Documentos producidos o recibidos como resultado de Acciones de

i Solicitud Grupo (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instituidas para
Formato de recepción de peticiones proteger a un grupo de personas (mínimo 20 personas) que han sido
i
afectadas por la misma causa, con el fin de reparar o indemnizar. Se
i Coadyuvancias
conservan 1 año en el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha
i Respuesta de interposición acción de grupo de la ejecutoria y 19 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo
i Demanda de acción de grupo de retención en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una
i Notificación fallo 1ª instancia muestra del 5% por cada año de producción para conservación
i Impugnación permanente.
i Comunicaciones oficiales
i Notificación fallo 2ª instancia
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6023.01.03 c Acciones de Tutela 1 19 X Documentos producidos y recibidos como resultado de Acciones de
i Solicitud Tutela (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradas como
Coadyuvancias mecanismo efectivo y rápido al alcance de cualquier ciudadano con el
i
fin de proteger sus derechos fundamentales. Se conservan 1 año en el
i Formato de recepción de peticiones
Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y 19
i Respuesta de interposición acción de tutela años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el
i Demanda de acción de grupo Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por
i Notificación fallo 1ª instancia cada año de producción para conservación permanente.
i Impugnación
6023.01.04 c Acciones Populares 1 19 X Documentos producidos y recibidos como resultado de las Acciones
i Solicitud Populares (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradas con
Coadyuvancias el objeto de proteger los derechos e intereses colectivos de una
i
comunidad en caso de que una autoridad pública o un particular
i Formato de recepción de peticiones
ocasionen un daño o amenace con causarlo. Se conservan 1 año en
i Respuesta de interposición acción popular el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y
i Demanda de acción de grupo 19 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el
i Notificación fallo 1ª instancia Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por
i Impugnación cada año de producción para conservación permanente.
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6023.01.05 c Hábeas Corpus 1 19 X Documentos producidos y recibidos como resultado de la interposición
i Solicitud del derecho de hábeas corpus (Dec.025 de 2014, Art.16,
Formato de recepción de peticiones Num.1,2,4,5,7) por medio del cual cualquier ciudadano puede
i
comparecer inmediatamente ante el juez para que éste determine
i Respuesta de la petición
sobre la legalidad del arresto. Se conservan 1 año en el Archivo de
i Solicitud de Hábeas Corpus Gestión contados a partir de la fecha de la ejecutoria y 19 años en el
i Comunicaciones oficiales Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo
i Notificación de la decisión Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada
año de producción para conservación permanente.
6023.01.08 c Acciones de Nulidad 1 4 X Documentos producidos y recibidos como resultado de las Acciones
i Demanda de Nulidad (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.1,2,4,5,7) instauradas
como mecanismo efectivo y rápido al alcance de cualquier ciudadano
con el fin de proteger sus derechos fundamentales. Se conservan 1
i Fallo año en el Archivo de Gestión contados a partir de la fecha de la
ejecutoria y 19 años en el Archivo Central, al cumplir el tiempo de
retención en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una
muestra del 5% por cada año de producción para conservación
permanente y las relacionadas con DDHH y DIH.
Prescripción de la sanción (Ley 1437 de 2011_CCA, Art.52).
Cada expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el
proceso.
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6023.02 g ACTAS
6023.02.02 c Actas de Comisión Regional del Ministerio Público 1 19 X X Estos documentos reflejan las actuaciones de la Comisión encargada
para la Justicia Transicional de evaluar las acciones de las Comisiones y Subcomisiones del
i Convocatoria Ministerio Público para la Justicia Transicional, garantizar el adecuado
i Actas cumplimiento de sus obligaciones según la Ley 1448 de 2011, DEC.
i Planes Ley 4633 de 2011 (pueblos y comunidades indígenas), DEC. Ley 4634
de 2011 (pueblo rom o gitano) y Dec. Ley 4635 de 2011 (comunidades
i Informes
negras, afrocolombianas, raizales y palenqueras) y demás normas
i Requerimientos
relacionadas con los derechos a la atención, asistencia, verdad,
i Comunicaciones Oficiales justicia y la reparación integral de las víctimas del conflicto armado
(Res.550 de 2013, Art.5,8). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión
y 19 años en Archivo Central. Al transferirse a Archivo Central se
digitalizan para su conservación permanente en ambos soportes por
formar parte de la memoria institucional y como evidencia de la gestión
de la Defensoría del Pueblo en materia de derechos humanos.
(Artículo 57. Ley 975 de 2005)
6023.02.08 c Actas de Mesa Departamental de Participación de 1 19 X X Estos documentos respaldan la iniciativa que promueve el ejercicio del
Víctimas derecho a la participación de las Organizaciones de Víctimas y
i Circular Organizaciones Defensoras de los Derechos de las Víctimas a nivel
i Formularios nacional (Ley 1448 de 2011, Dec.4800 de 2011, Art.287-288). Se
i Comunicaciones Oficiales conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo
i Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para su
Solicitudes
conservación permanente en ambos soportes como evidencia de la
i Convocatoria
gestión de la Defensoría del Pueblo en relación a la promoción,
i Acta divulgación, defensa y ejercicio del derecho de las víctimas a la
i Anexos participación.(Artículo 57. Ley 975 de 2005)
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Gestión
6023.02.12 c Actas del Comité de Bajas de Bienes 1 9 X X Estos documentos reflejan las actuaciones del Comité encargado de
i Acta evaluar y alistar los elementos que por su estado de deterioro,
i Anexos obsolescencia e irrecuperabilidad, se deben dar de baja en los
inventarios de cada una de las Direcciones Regionales (Res.1043 de
i Resolución
1999).Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el
i Comunicaciones oficiales Archivo Central. Posteriormente se digitalizan para la conservación
permanente de ambos soportes como evidencia de la gestión de la
Entidad y como parte de su memoria institucional. (Circular 03 de
2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
Actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en Estos documentos reflejan la planificación, organización y
6023.02.25 c 1 9 X X direccionamiento del recurso humano, material y económico de las
el Trabajo - COPASST
actividades antes, durante y despúes de una emergencia (Res.761 de
i Convocatoria
2015, Art.9). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en
i Acta
el Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para
i Anexos su conservación permanente en ambos soportes por formar parte de
i Comunicaciones Oficiales la memoria institucional y como evidencia de las políticas de la entidad
con relación a la formación y el desarrollo de los funcionarios. (Circular
03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
6023.02.27 c Actas del Subcomité Interno de Archivo 1 9 X X Estos documentos evidencian las actuaciones del subcomité
i Convocatoria encargado de programar, socializar y verificar el desarrollo del
cronograma de Gestión Documental en la Regional y de presentar los
i Actas
informes correspondientes al Comité de Interno de Archivo (Res. 1875
i Anexos
de 2016). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el
i Comunicaciones Oficiales Archivo Central. Posteriormente se digitalizan para la conservación
permanente de ambos soportes como testimonio de la gestión de la
Regional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
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Estos documentos evidencian las actuaciones del subcomité
6023.02.29 c Actas del Subcomité Regional de Gestión Ambiental 1 9 X X
encargado de programar, socializar y verificar el desarrollo del
i Convocatoria cronograma de actividades ambientales en la Regional y de presentar
i Actas los informes correspondientes al Comité de Gestión Ambiental
i Anexos (Res.1270 de 2013, Art.2, Parágrafo 2). Se conservan 1 año en el
i Comunicaciones Oficiales Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente se
digitalizan para la conservación permanente de ambos soportes como
testimonio de la gestión de la Regional en materia ambiental. (Circular
03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
6023.17 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 1 5 X Estos documentos reflejan el envío de comunicaciones o actuaciones
administrativas de competencia de la Defensoría del Pueblo y
i Consecutivo permiten verificar su trámite y atención oportuna (Res.062 de 2014,
Art.19, Num.9). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión..
Posteriormente se transfieren al Archivo Central, en donde se
conservan durante 5 años. Al cumplir el tiempo de retención en el
Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por
cada año de producción para conservación permanente.
6023.22 g DERECHOS DE PETICIÓN - PQRSD-DDHH Y DIH 1 19 X X

i Formato único de recepción de peticiones Estos documentos reflejan la atención y trámite de oficio y de manera
i Formato Reporte de Peticiones Telefonica personalizada a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y
Formato de Reparto y Analisis de Peticiones Denuncias por violación de los Derechos Humanos y el Derecho
i
Internacional Humanitario de la población vulnerable (Ley 1448 de
i Formato de Recepción de Peticiones VISION WEB ATQ
2011, Art.3, Parágrafo 2; Dec.025 de 2014, Art..6, Num.6). Con el fin
i Formato de Cierre de Peticiones VISION WEB ATQ
de facilitar el acceso efectivo a sus derechos y defender de manera
i Peticiones prioritaria la vulneración de los Derechos Humanos. Se conservan 1
i Quejas año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al
i Solicitudes transferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservación
i Asesorias permanente en ambos soportes por formar parte de la memoria
Comunicaciones Oficiales institucional y como evidencia de las actividades soporte en
i
cumplimento con la misión de la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de
2005)
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6023.23 g DERECHOS DE PETICIÓN - PQRSDF 1 7 X
i Peticiones Estos documentos reflejan la atención a peticiones de acceso a la
i Quejas información pública, excepto la de carácter reservado o clasificado
i Reclamos (Ley 1712 de 2014). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 7
años en Archivo Central. Al cabo de los 8 años se seleccionan los
i Sugerencias
primeros 3 expedientes por mes, iniciando desde enero y sin superar
i Solicitudes
el 5% de su produccion anual.
i Denuncias
i Felicitaciones
6023.26 g INVESTIGACIONES
6023.26.05 c Investigaciones Defensoriales 1 9 X Estos documentos reflejan la búsqueda, identificación, recolección,
i Solicitudes análisis y conservación de la información legalmente obtenida, las
i Misión evidencias físicas y los elementos materiales probatorios que se
requieran por los operadores del Sistema Nacional de Defensoría
i Informe
Pública (Res.060 de 2014, Art.11, Num.2). Se conservan 1 año en el
i Anexos
Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al cumplir el tiempo
i Formularios de retención en Archivo Central se selecciona los expedientes
i Comunicaciones Oficiales relacionados con DDHH y DIH.
6023.29 g INFORMES
6023.29.01 c Informes a Entidades del Estado 1 9 X X Estos documentos reflejan la gestión del Defensor del Pueblo y con
i Solicitud los distintos gobiernos y agencias internacionales, para el desarrollo
de programas, proyectos o actividades que adelanta la Entidad. Estos
i Informe
documentos se producen en respuesta a la función relacionada con la
i Comunicaciones Oficiales realización de arqueos a Tesorería y cajas menores. Se conservan 1
año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al
transferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservación
permanente en ambos soportes por formar parte de la memoria
institucional. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
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6023.29.02 c Informes a Organismos de Control 1 9 X X Estos documentos corresponden a informes que por ley y otras
i Solicitud disposiciones el Defensor del Pueblo presenta a la Contraloría
General de la República u otros organismos encargados del
i Informe
seguimiento y la evaluación de la gestión de la entidad. Se conservan
i Comunicaciones Oficiales 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al
transferirse al Archivo Central se digitalizan para su conservación
permanente en ambos soportes como testimonio de la gestión de la
entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
6023.29.04 c Informes a Organizaciones No Gubernamentales 1 9 X X Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación por parte de
i Solicitud organismos no gubernamentales a la Entidad, en relación a la
Informe promoción, defensa y ejercicio de los derechos de la población. Se
i
conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo
Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para su
conservación permanente en ambos soportes por formar parte de la
memoria institucional y como testimonio de la gestión de la entidad en
materia de derechos humanos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de
2015. AGN)
6023.29.07 c Informes de Asistencia y Participación en Comités 1 7 X X Estos documentos reflejan la participación de la Dirección en Comités
Externos y Comisiones externos relacionados con la defensa de los derechos
i Solicitud humanos y la observación del Derecho Internacional humanitario y la
i Informe atención a sujetos de especial protección. (Dec. 025 de 2014, Art 15
i Comunicaciones Oficiales Num 5). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 7 años en
Archivo Central. Al cabo de los 8 años se digitalizan como testimonio
de la participación de y como evidencia de los compromisos adquiridos
por la entidad.
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Gestión
Informes de Barras Académicas de Defensores Estos documentos reflejan la participación de los defensores públicos
6023.29.08 c 1 4 X X
Públicos en grupos de aprendizaje, para desarrollo y consolidación de sus
i Registro competencias profesionales (Ley 24 de 1992, Art. 23, Num.3 ; Ley 941
i Programa de 2005, Art.40; Circular 280 de 2005-DNDP; Res.060 de 2014, Art.7,
i Actas Num.6). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en el
i Listado de asistencia Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención Al cabo de los 5
años se digitalizan como testimonio de la participación de y como
evidencia de los compromisos adquiridos por la entidad.
i Informe
6023.29.14 c Informes de Gestión 1 9 X X Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones asignadas
i Solicitud al área. Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el
Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central
i Informe
se digitalizan para consulta, pues dan fe de la ejecución de las
i Comunicaciones Oficiales actividades misionales de la Entidad. Se conservan Totalmente en
ambos soportes. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN
6023.29.19 c Informes de Riesgo de Violación de DDHH y DIH 1 9 X X Estos documentos contienen información relacionada con las
i Solicitud dinámicas del conflicto armado y sus consecuencias sobre la
Registro de Información población civil, para identificar los escenarios de riesgo de violaciones
i
a los derechos humanos, a través de los instrumentos, metodologías y
i Fichas
protocolos adoptados por la Delegada para la Prevención de Riesgos
i Informe de riesgo de Violaciones de Derechos Humanos y Derecho internacional
i Comunicaciones Oficiales Humanitario (Res.061 de 2014, Art.17, Num.1, 3-5, 7). Se conservan 1
i Nota de seguimiento año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.
Posteriormente se digitalizan para conservación permanente en
ambos soportes como testimonio de la gestión de la Defensoría del
Pueblo en prevención de riesgos de violación de derechos humanos y
Derecho Internacional Humanitario DIH. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)
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Gestión
6023.29.20 c Informes de Seguimiento y Control de Gestión 1 7 X Estos documentos reflejan el seguimiento y control de la gestión de
i Informes atención de peticiones por las Unidades Operativas y los Profesionales
Anexos de éstas que atienden peticiones del área de la Dirección Nacional de
i
Atención y Trámite de Quejas . Se conservan 1 año en Archivo de
Gestión y 7 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención
en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del
5% por cada año de producción para conservación permanente.
6023.29.24 c Informes Sobre Situación de DDHH y DIH 1 9 X X Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo
i Solicitud Central. Posteriormente se digitalizan para conservación permanente
en ambos soportes como evidencia de las actividades soporte en
i Informe
cumplimiento con la misión de la entidad.(Artículo 57. Ley 975 de
i Comunicaciones Oficiales 2005)
i Estudios
i Investigaciones
6023.30 g INSTRUMENTOS DE REGISTRO Y CONTROL
Registro de Solicitudes de Servicio de Defensoría Documentos en en los cuales se recolecta información de los usuarios
6023.30.04 c 1 4 X
Pública potenciales para facilitar la verificación de la imposibilidad económica,
i Solicitud del Servicio de Defensoría Pública - Asesoría social o de la necesidad en el proceso. Se conservan 1 año en Archivo
i Solicitud del Servicio Área Penal y No Penal de Gestión y 4 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de
retención en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una
muestra del 5% por cada año de producción para conservación
permanente.
6023.30.09 c Registro de Reparto 1 4 X Documentos que registran las actividades designadas a los diferentes
i Acta de Reparto servidores públicos de la entidad. Se conservan 1 año en Archivo de
i Anexos Gestión y 4 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención
en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una muestra del
i Comunicación oficial
5% por cada año de producción para conservación permanente.
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Gestión
6023.30.10 c Registro de Reunión 1 9 X X Estos documentos se emplean para registrar asuntos de interés y/o la
i Memoria de Reunión toma de decisiones tratados en reuniones internas entre las
dependencias y/o equipos de trabajo de la Defensoría del Pueblo, que
i Anexos
no harán parte de tipos documentales de otras series y/o subseries.
Para su producción se diligencia el formato determinado por la Oficina
de Planeación en el sistema de gestión de calidad. Se conservan 1
año en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central.
Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente en
ambos soportes como evidencia de la gestión de la Defensoría del
Pueblo en relación a las decisiones tomadas dentro de la misión de la
entidad y la conservación del soporte físico. (Circular 03 de 2015.
Acuerdo 004 de 2015. AGN
6023.30.12 c Registro Público Centralizado de Acciones 1 9 X X Estos documentos respaldan la administración del Registro Público
Populares y Acciones de Grupo Centralizado de las Acciones Populares y de las Acciones de Grupo
i Registro interpuestas en el país (Dec.025 de 2014, Art.16, Num.8). Su objetivo
es dar a conocer los derechos e intereses colectivos, las acciones
presentadas en todo el Territorio Nacional y la tendencia
jurisprudencial para su protección. Se conservan 1 año en Archivo de
Gestión y 9 años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retrención
en Archivo Central se digitalizan para su conservación permanente por
la importancia de la información que contienen y como parte de la
memoria institucional de la entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004
de 2015. AGN)
Registro Único de Predios y Territorios Estos documentos respaldan los predios y territorios que
6023.30.15 c 1 4 X X
Abandonados-RUPTA eventualmente sirven para reparación integral de víctimas del conflicto.
i Formulario Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en el Archivo
i Comunicaciones Oficiales Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para su
gestión de la Defensoría del Pueblo en relación a las decisiones
tomadas dentro de la misión de la entidad. (Circular 03 de 2015.
Acuerdo 004 de 2015. AGN).
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Gestión
6023.30.16 c Registro Único de Víctimas-RUV 1 4 X X Estos documentos respaldan los predios y territorios que
i Formulario eventualmente sirven para reparación integral de víctimas del conflicto.
i Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en el Archivo
Comunicaciones Oficiales
gestión de la Defensoría del Pueblo en relación a las decisiones
tomadas dentro de la misión de la entidad. (Circular 03 de 2015.
Acuerdo 004 de 2015. AGN).
6023.30.17 c Registro y Control de Comunicaciones Oficiales 1 4 X Estos documentos reflejan el control de comunicaciones internas.
i Formularios (Res.062 de 2014, Art.19, Num.9,7,81). Se conservan 1 año en
Archivo de Gestión y se transfieren a Archivo Central en donde
permanecen 4 años. Posteriormente se eliminan por pérdida de valor
administrativo.
Registro y Control de Consulta y Préstamo de Estos documentos reflejan el control de consulta y préstamo de
6023.30.18 c 1 4 X
Documentos documentos. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y se
i Formulario transfieren a Archivo Central en donde permanecen 4 años.
Posteriormente se eliminan por pérdida de valor administrativo.
6023.38 g PLANES
6023.38.04 c Plan de Acción Anual PAA 1 9 X X Documentos que articulan los objetivos estratégicos institucionales con
i Plan de Accion Anual-PAA las metas anuales de la entidad y las actividades definidas para el
cumplimiento de éstas y permiten visualizar los resultados de la
i Reportes
planeación y de la gestión (Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Se
conservan 1 año en Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central.
Posteriormente se digitalizan para conservación permanente en
ambos soportes como evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular
03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
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Gestión
6023.38.15 c Plan Operativo Estratégico 1 4 X X Estos documentos contienen los objetivos que debe cumplir la
i Plan dependencia en el corto plazo a fin de alinear su gestión con uno o
i Reportes más objetivos estratégicos de la entidad, las estrategias a seguir de
acuerdo con sus funciones, y las actividades llevadas a cabo de
i Informes
acuerdo con la metodología diseñada por la Oficina de Planeación
(Dec.025 de 2014, Art.11, Num.18). Se conservan 1 año en Archivo de
Gestión y 4 años en Archivo Central. Al cabo de los 5 años se
digitalizan para conservación permanente en ambos soportes como
evidencia de la gestión de la Entidad. (Circular 03 de 2015. Acuerdo
004 de 2015. AGN)
6023.38.19 c Plan de Fortalecimiento de la Red Nacional de 1 19 X X Estos documentos reflejan los esfuerzos por mantener activa la Red
Promotores de Derechos Humanos de Promotores de Derechos Humanos, conformada por líderes
i Diagnóstico sociales, defensores de derechos humanos, víctimas, académicos,
i Solicitudes entre otros, que reciben capacitación por parte de la Defensoría del
i Plan Pueblo y buscan a través de eventos de capacitación trasmitir este
i Informes aprendizaje a miembros de sus comunidades, grupos o colectivos,
como facilitadores del proceso de promoción y divulgación de
i Listado de asistencia
derechos humanos (Procedimiento: Fortalecimiento Red Nacional de
Promotores DDD HHH, Código PYD-PCT-01; Dec.25 de 2014, Art.18,
Num.1). Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 19 años en
Archivo Central. Al transferirse al Archivo Central se digitalizan para
conservación permanente en ambos soportes como parte de la
memoria institucional y como evidencia de la actividad misional de la
entidad en relación a la promoción de los derechos humanos. (Circular
03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
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Gestión
6023.45 g PROCESOS
6023.45.06 c Procesos de Gestión Directa 1 9 X X Estos documentos corresponden a solicitudes elevadas directamente
i Informe por el Centro de Atención al Ciudadano como parte del seguimiento
Petición ante las autoridades pertinentes en caso de evidenciarse amenaza y/o
i
vulneración de los derechos humanos. Se conservan 1 año en el
i Quejas
Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Posteriormente se
i Citaciones digitalizan para conservación permanente en ambos soportes como
i Solicitudes testimonio de la gestión de la defensoría en materia de derechos
i Acta de derechos y obligaciones del usuario humanos. (Circular 03 de 2015. Acuerdo 004 de 2015. AGN)
i Acta de visita a usuario
i Acta de visita a Audiencias
i Acta de control
i Anexos
6023.45.07 c Procesos de investigación en DDHH-DIH 1 19 X X Estos documentos reflejan la orientación e instrucción impartida a la
i Petición víctima en el ejercicio y defensa de los derechos humanos o
Comunicaciones oficiales infracciones al derecho internacional humanitario, en las cuales el
i
Defensor del Pueblo o su delegado verifica los hechos, evalúa las
i Audiencias
pruebas y pasa su actuación a la autoridad competente. (Dec. 025 de
i Declaraciones 2014, Art, 13, Num 1,5,7) Dada la naturaleza de los mismos y según lo
i Informe establecido en el acuerdo 004 de 2015 del AGN y la ley 1448 de 2011,
i Solicitudes se consideran parte del patrimonio documental de la nación y en
i Actas efecto el contenido de su información será de interés para la
investigación, la ciencia y la cultura. Con el fin de garantizar sus
derechos y defender de manera prioritaria su vulneración . Se
conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo
conservación permanente en ambos soportes por formar parte de la
memoria institucional y como evidencia de las actividades misionales
de la entidad. (Artículo 57. Ley 975 de 2005)
Código: GD-P02-F10

Gestión
6023.45.08 c Procesos de Mediación 1 19 X X Estos documentos reflejan la atenciòn y tràmite de oficio y de manera
i Solicitud personalizada para la soluciòn de conflictos por mediaciòn a la
i Actas violaciòn de los Derechos Humanos y el Derecho Internacional
Humanitario de la poblaciòn vulnerable (Ley 1448 de 2011, Art.3,
i Formularios
Parágrafo 2; Res 061 de 2014 Art, 13,Num 3,4). Con el fin de facilitar
i Informes el acceso efectivo a sus derechos y defender de manera prioritaria la
i Comunicaciones oficiales vulneraciòn de los Derechos Humanos. Se conservan 1 año en el
i Registros Archivo de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse al
Archivo Central se digitalizan para su conservación permanente en
ambos soportes por formar parte de la memoria institucional y como
evidencia de las actividades misionales de la entidad.
6023.46 g PROGRAMAS
6023.46.07 c Programas de Promoción y Divulgación de DDHH y 1 19 X X Estos documentos reflejan el desarrollo e implementación de
DIH programas de formación para los actores relevantes en materia de
i Solicitud derechos humanos y derecho internacional humanitario (Dec.025 de
i Programa 2014, Art.14, Num.3-9). Dada la naturaleza de los mismos y según lo
i Listados de asistencia establecido en el acuerdo 004 de 2015 del AGN y la ley 1448 de 2011,
se consideran parte del patrimonio documental de la nación y en
i Informes
efecto el contenido de su información será de interés para la
i Actas investigación, la ciencia y la cultura. Se conservan 1 año en el Archivo
i Anexos de Gestión y 19 años en el Archivo Central. Al transferirse al Archivo
i Comunicaciones oficiales Central se digitalizan para la conservación permanente de ambos por
formar parte de la memoria institucional y como evidencia de la
actividad misional de la entidad en relación a la promoción y la
divulgación de los derechos humanos y el DIH.
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Versión: 01

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6023.01.02 c Acciones de Grupo 1 19 X Documentos producidos o recibidos como resultado de Acciones de

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6023.22 g DERECHOS DE PETICIÓN - PQRSD-DDHH Y DIH 1 19 X X

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