DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

1. Diagnóstico Integral

Realizar un diagnóstico significa “fotografiar”, “radiografiar”, “ecografiar”,

conocer, auscultar a la organización con la finalidad de determinar su filosofía, sus
principios y valores sus fortalezas, debilidades y toda la información, que permita diseñar
los mejores objetivos y las estrategias más competitivas. Cuanta más precisión se logre en
esta etapa, mayor eficacia se logrará en la elaboración del Plan estratégico.
En el diagnóstico debe tenerse una visión global de la organización dando
preponderancia a los aspectos cualitativos, teniendo en cuenta los aspectos cuantitativos
como referenciales por cuanto son elementos que corresponden al pasado de la empresa.
El Equipo que trabaja en esta etapa del diagnóstico organizacional, deberá actuar
con una mentalidad despojada de prejuicios y de subjetivismos, deberá buscar las causas de
los problemas y no los culpables de estos, deberá actuar con gran sutileza e inteligencia
para profundizar en los procesos y operaciones que permitan “sacar” la información sin
causar malestar o hacer sentir mal a quienes trabajan en los diferentes sistemas de la
empresa.
Se debe tener en consideración que el Gerente es el responsable de la situación en
que se encuentra la empresa y si este no se compromete con el proceso de planeamiento, se
va a constituir, mediante subterfugios, en uno de los principales opositores a que se conozca
a profundidad la problemática a determinar.
La humildad en el conocimiento, en el pensamiento y en la forma de actuar deben
ser símbolos de distinción de los integrantes del equipo planificador, no creerse dueños de
la verdad y siempre estar mentalizado en que todo lo que se hace hoy es perfectible mañana
-cualidad de los grandes hombres que han construido grandes organizaciones - orientará en
todo momento a todos los integrantes del Equipo.
El éxito de esta primera etapa del trabajo depende del grado de integración y
compenetración de los integrantes de la organización involucrados y de la armonía que
tiene que existir con el equipo planificador.

Para el diagnóstico se tiene en cuenta lo siguiente:

 El propósito es conocer la situación interna de la Empresa

 Los datos de los acontecimientos de la empresa son expresados a través de los Estados
Financieros (Cuantitativos)
 La información cualitativa está referida a la calidad de los productos ofrecidos, el
potencial de rendimiento, o la forma de implementar las estrategias, el estado en que se
encuentra la alta dirección, etc.
 Los principios, valores de los fundadores y de los integrantes de la organización es de
suma importancia, conocerlos a fin de que una vez precisados se pueda iniciar el proceso
de compartirlos (Construir una Visión compartida). No debemos de olvidar de que por la
cabeza de las personas se inicia el cambio.
 De la profundidad y objetividad del diagnóstico de la empresa dependerá la precisión de
los objetivos y estrategias.
2. Esquema de Diagnóstico

Con la finalidad de tener un conocimiento global de la organización, se sugiere:

 Diseñar un esquema bajo el cual se evaluará la situación de la Organización.
 Preparar los formatos, encuestas que permitirán obtener la información
 Luego de obtenida la información pertinente, se clasificará y se analizará.
 En cada equipo de trabajo se homogenizan las ideas, en caso de existir puntos de vista
contradictorios se deben sustentar, buscando siempre las coincidencias y cercanías y
delimitando o precisando las divergencias.
 Redactar un diagnóstico por sistemas, departamentos o áreas de la Organización.
 Los resultados del diagnóstico se expondrán por un miembro del equipo y luego se
intercambiarán opiniones acerca de los resultados del mismo.
 Al finalizar esta etapa se consolidarán los resultados y se obtendrá un DIAGNOSTICO
INTEGRAL DE LA ORGANIZACION.

ESQUEMA DE DIAGNOSTICO

A. Antecedentes de la Organización
B. Línea de productos y posición competitiva
C. Principales sistemas, departamentos o áreas de la empresa (Depende del giro del
negocio)
 Compras - Ventas
 Almacén
 Contabilidad y Tesorería
 Administración
 Informática
D. Análisis Financiero
E. Alta dirección

A. ANTECEDENTES

Hacer referencia a todos los aspectos de la organización que tengan que ver con el pasado y
que pueden servir de sustento para el desarrollo futuro.
Reseñar desde la fundación de la organización, sus propósitos, su desarrollo, su
desenvolvimiento dentro de su sector competitivo, la filosofía y la visión de sus fundadores,
sus aspectos positivos y negativos en general.

B. LINEA DE PRODUCTOS Y POSICION COMPETITIVA

 ¿Qué Fuerzas y Debilidades en los productos han sido determinantes en la historia de la

Empresa?
 ¿Qué Segmentos del mercado tiene la empresa actualmente y con que solidez, cual es la
tendencia?
 Este segmento del mercado, esta diversificado o concentrado respecto a los consumidores.
 En qué fase del ciclo de vida están los principales productos. Y qué está sucediendo con los
precios y las utilidades.
 Existen programas de desarrollo de nuevos productos?
 Cómo consideran los consumidores actuales y potenciales a los productos de la empresa?
 El mercado esta en expansión o contracción, y a que velocidad ?.
 Cuáles son las tendencias desarrolladas por los competidores respecto a tecnología y marketing.
 Existe un seguimiento acerca de la evolución de la competencia mas cercana.
 Qué lugar ocupa dentro del ranking?
 Cuál es la imagen que genera la organización ante la colectividad?
 Quiénes se encargan de la investigación del mercado y la elaboración de nuevos proyectos de
inversión?
 Qué acciones de proyección a la colectividad se realizan?
 Existen campañas de incentivos para incrementar las ventas? Cuál es su costo/beneficio.
 Se cuentan con planes publicitarios, como se controlan los resultados?

C. PRINCIPALES DEPARTAMENTOS O AREAS DE LA EMPRESA.

1. Compras - Ventas

 Estructuración del área de compras - ventas

 Características del personal que labora en el área
 Principales proveedores
 Poder de negociación ante los proveedores
 Cartera de clientes
 Modalidades de Compras y de Ventas
 Evolución histórica de las Ventas
 Spread comercial.
 Situación de la cartera de créditos. Porcentaje de cartera morosa.
 Políticas de recuperación de los créditos.
 Financiamiento de proveedores
 Qué canales de distribución se están empleando?
 Cómo se están realizando las actividades de Compra- Venta?
 Existe capacidad para explotar nuevos productos y desarrollar nuevos
mercados?
 Hay una investigación de mercados capaz de proveer fundamentos para
desarrollar nuevos productos y mercados?
 Cuál es el flujo documentario?
 Políticas de promoción de las ventas: descuentos, regalos, etc.

2. Almacén
 Cuántas personas trabajan en almacén y cual es su nivel de capacitación?
 Qué técnicas se utilizan para la administración del almacén?
 Cómo se controlan los stocks?
 Qué criterios se utilizan para la compra de mercadería?
 Cuál es el proceso que se sigue para el ingreso y salida de mercadería?
 Cuántas personas están a cargo del almacén? Características.
 Existen pólizas de seguro para el almacén?
 Medidas de seguridad para evitar siniestros.
  Porcentajes de perdidas , motivos diversos
 Determinación del stock mínimo necesario.
 Productos huesos, que políticas para su salida del stock.
 Flujo documentario del almacén.

3. Contabilidad

 A qué tipo de contribuyente pertenece la empresa

 Existe un departamento de contabilidad?
 Cuál es la situación de la contabilidad?
 Cómo es el flujo de la información contable?
 Están al día los libros de contabilidad?
 Sirve la información contable para la toma de decisiones?
 Cuál es la situación tributaria de la empresa?
 Existen manuales de procedimientos contables?
 Existe conciliación de inventarios?
 Cómo funciona la caja chica?
 Se realizan arqueos de caja?
 Existe un Planeamiento Tributario?
 Se efectúan conciliaciones bancarias
 Los documentos que avalan los gastos, cumplen los requisitos que exige el
reglamento de comprobantes de pago. El Dpto. De contabilidad da su
conformidad a la documentación antes de efectuarse la operación?
 Por qué no se lleva la contabilidad computarizada?
 Existe control de clientes y proveedores a través de tarjetas o cuentas
individuales ?.
 Se efectúan conciliaciones mensuales de las cuentas clientes - tarjetas de
clientes, proveedores - tarjeta de proveedores ?.
 Existe la certeza de que los documentos que avalan la determinación de los
impuestos están debidamente archivados y custodiados ?.
 Con qué medidas de seguridad se cuenta para la custodia de la documentación
contable ?.
 El personal de contabilidad se actualiza permanentemente con las normas
tributarias vigentes ?.
 Existen conciliaciones entre la cuenta mercaderías y los inventarios físicos?
 Cada qué tiempo se ha establecido la práctica de los inventarios físicos?

4. Administración
 Existen planes de desarrollo empresarial?
 Existen planes operativos, de acción, cronogramas, etc. ?
 Existen presupuestos operativos, de inversiones, etc.?
 Qué herramientas técnicas de la administración se utilizan?
 Cómo se toman las decisiones?
 Cuántas personas trabajan en la empresa y cual es su situación laboral?
 Cómo es el trato al personal?
 Estructura Orgánica funcional
 Estilo de dirección
 Clima organizacional
  Escala de valores de los involucrados
 Manual de Organización y Funciones, Reglamento Interno de Trabajo, normas y
directivas.
 Liderazgo formal e informal
 Capacidades, actitudes del personal.
 Planes de capacitación y actualización del personal.
 Se utiliza el asesoramiento de profesionales para la administración

5. Informática

 Existe un departamento o área de informática?

 Cuántas personas están a cargo del área de informática?
 Con qué tipo de equipos cuenta la organización?
 Qué software se tienen instalados y cuales se encuentran operativos?
 Qué áreas de la empresa están mecanizadas?
 Los sistemas actuales están funcionando adecuadamente?
 Qué requerimientos de informatización existen?
 Se está utilizando eficientemente el hardware?
 Existen planes de inversión en nuevos equipos ?
 Los reportes que genera el programa son base para la toma de decisiones?
 Esta el personal capacitado para el manejo de los sistemas?
 ¿Cuentan los sistemas con las medidas de seguridad adecuados?

D. ANALISIS FINANCIERO

 Qué tendencias indican los ratios financieros?

 Los estados financieros son sólidos y realistas?
 Hay un programa sólido para incrementar el retorno de la inversión ?
 Los planes de largo plazo señalan cómo hacer que el capital de trabajo genere
más ingresos?
 Hay un cuidadoso planeamiento del flujo de caja y adecuados controles que
ayuden a las Áreas operativas a reducir costos. ?
 Cómo son los gastos de capital en relación con una futura eficiencia operativa ?
 Se están administrando bien los aspectos impositivos?
 Cómo afectan a la empresa las situaciones de crisis del país: restricciones de
créditos, tasa de interés alta, tipo de cambio, etc.?

E. ALTA DIRECCCION

 Quiénes constituyen la alta dirección de la empresa ?

 Cómo ha sido y es su desempeño en relación con el logro de objetivos?
 Cuáles son las características de los miembros de la alta dirección?
 Es adecuado o no el estilo de dirección para hacer frente a los desafíos del
futuro ?
 Hay continuidad en la alta dirección ?
 Cuáles son sus motivaciones ?
 Cuál es la escala de valores de la alta dirección ?
 Visión y misión empresarial
  Grado de motivación
3. Obtener la Información de las Diversas Áreas de la Empresa.

 Lo primero que se debe saber es el TIPO DE INFORMACION que se quiere y a

qué nivel.
 Identificar las fuentes de información
 Acopio propiamente dicho de la información
 Información Cuantitativa
 Libros de Contabilidad
 Registros de Compras, Ventas etc.
 Información Cualitativa
 Trabajadores
 Grupos Informales