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L’ARCHIVAGE DE
L’INFORMATION
C’est pour cette raison que la connaissance des techniques de classement est
considérée aujourd’hui comme indispensable pour la pratique des professions de
secrétariat.
LE CLASSEMENT ET L’ARCHIVAGE DE L’INFORMATION
Classer, c’est ranger méthodiquement des supports sur lesquels sont consignées
et conservées des informations variées afin d’y accéder rapidement lorsqu’on en
a besoin.
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Pour être conservés, les documents sont enregistrés sur des supports :
PAPIER Feuilles, Fiches, Revues, Livres
FILMS Microfilms
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Dossier ou répertoire
Fichier
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Exemple :
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AVANTAGES :
Utilisation manuelle facile
Recherche rapide si les documents sont peu nombreux
Extensible
INCONVENIENTS
Nécessite d’une connaissance parfaite des règles de classement
Difficultés possibles pour choisir un mot directeur
Risque d’erreur de classement
UTILISATIONS
Fichier clients, fournisseur, élèves, étudiants, personnel
Annuaire, dictionnaires.
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Il est basé sur l’utilisation de la suite naturelle des nombres. Il peut être substitué
au classement alphabétique lorsque le nombre des documents à classer est
important. C’est pourquoi il est très utilisé.
PRINCIPE : Le classement numérique consiste à ranger les documents selon la
suite des nombres entiers : la place occupée dans le classement est déterminée
par le numéro d’ordre qui lui a été attribué. Le titre du document, suivi de son
numéro d’ordre, doit être enregistré sur un répertoire alphabétique.
AVANTAGES :
Recherche et reclassement rapide
Classement simple, sûr, extensible, discret.
INCONVENIENTS :
Obligation de créer un répertoire sur carnet ou à bandelettes.
Recherche préalable du numéro.
UTILISATIONS :
Factures, commandes, comptes clients.
Dossiers confidentiels, commerciaux, juridiques et fiscaux.
AFRIQUE
CENTRALE
ASIE
AFRIQUE DE
L’EST
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AVANTAGE :
Extensible car il existe une possibilité de prévoir de nombreuses
subdivisions du plan.
INCONVENIENTS :
Plan de classement long et délicat à établir, recherche longues.
Renvois nécessaires.
Peu sûr.
UTILISATIONS :
Factures, commandes, comptes clients.
Dossiers confidentiels, commerciaux, juridiques et fiscaux.
AVANTAGES :
Risques d’erreurs peu nombreuses
Classement et recherche relativement rapide et facile
Chaque tranche de classement assure une certaine discrétion.
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Ex : 2 Actif immobilisé
20 Charges immobilisées
21 Immobilisations incorporelles
22 Terrains
222 Terrains nus…
AVANTAGES :
INCONVENIENTS :
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Le CDU dans les bibliothèques est très utilisé sous forme originale (CDU)
INCONVENIENTS :
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UTILISATIONS :
Il est utilisé par les :
Services commerciaux des entreprises (répartition des clients, …)
Service de vente par correspondance.
Services des abonnements : revues, journaux.
2. L’archivage
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