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GESTÃO DE PROJETO

De acordo com o Guia PMBOK (2013, p. s), "PROJETO é um esforço temporário, empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único”.

É um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim determinados, que se destina a atingir um objetivo claro e definido. Todo projeto é conduzido por pessoas, dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos e qualidade. Um projeto pode criar um produto ou a melhoria de outro produto; um componente de um produto; um serviço ou a capacidade de realizar um serviço; um documento, etc. o término do projeto ocorrerá quando os objetivos forem atingidos; quando for encerrado, porque os objetivos não vão ou não podem ser alcançados; ou, ainda, se a necessidade deixar de existir.

Obs.: É importante acrescentar, que as organizações executam operações e projetos. Ambos são realizados por pessoas, possuem recursos limitados e devem ser planejados, executados e controlados. No entanto, o projeto não pode confundido com operações:

• Operações são contínuas e repetitivas; projetos são temporários e exclusivos;

• Operações adotam um conjunto de objetivos e continuam; projetos atingem seus objetivos e terminam. • Operações gerenciam processos de negócios; projetos gerenciam projetos; As organizações mudam suas operações, através de ações estratégicas realizadas pelos projetos. Por isso, o projeto e a operação se cruzam em vários pontos, nos quais há a transferência de entregas, conhecimentos e recursos.

Assim, são características dos projetos:

• Empreendimento não repetitivo e não rotineiro - não são operações; • Singular, cujo resultado é um produto ou serviço único e exclusivo (a presença de elementos repetitivos em algumas entregas ou atividades não muda a singularidade); • Finito, temporário, tem início, meio e fim (curto, médio ou longo prazo) e, normalmente, produz resultados duradouros; • Foco delimitado, com abrangência e escopo definidos; • Limites e parâmetros de custo, recursos, qualidade e tempo definidos; • Incerto, por ser único e novo (precisa ser planejado e controlado); Empreendido em todos os níveis organizacionais; • Realizado por pessoas, em urna única organização ou múltiplas organizações, conjuntamente.

Contexto de Gerenciamento de Projetos Os projetos e seu gerenciamento são executados em um ambiente mais amplo que o do projeto propriamente dito, para garantir que o trabalho seja realizado, alinhado às metas organizacionais. No relacionamento entre portfólios, programas e projetos, temos a seguinte composição. Portfólio: é o contexto mais amplo, podendo ser formado da coleção de subportfólios, programas, projetos e operações, gerenciados como grupo, não necessariamente interdependentes, para o alcance de objetivos estratégicos. Subportfólios: são partes de um portfólio, podendo englobar programas e projetos. Programas: podem ser partes de um subportfólio ou de portfólios. Podem conter subprogramas e projetos, relacionados e gerenciados de forma coordenada, para apoiar o portfólio; Subprogramas: são partes de um programa e podem conter projetos. O relacionamento entre portfólios, subportfólios, programas, subprograrnas e projetos pode ser assim representado:

GESTÃO DE PROJETO De acordo com o Guia PMBOK (2013, p. s), "PROJETO é um esforço

O relacionamento desses elementos é passível de algumas observações:

• Um programa sempre terá projetos, mas um projeto pode ou não ser parte de um programa. • Os projetos, dentro ou fora do programa, e os programas são considerados parte de um portfólio e estão ligados ao plano estratégico da organização. • Os projetos que fazem parte de um programa são relacionados entre si, através do resultado comum ou da capacidade coletiva. Ex: Um programa de um sistema de satélite de comunicação que inclui projetos de design do satélite, construção, integração do sistema e lançamento. • Os projetos são gerenciados como portfólios de projetos (e não corno um programa), quando a relação entre os projetos for somente de um cliente, fornecedor, tecnologia ou recurso compartilhado. • Os projetos alcançam direta ou indiretamente os objetivos estratégicos da organização, frequentemente no contexto de um plano estratégico

Importante: Para realizar os projetos é necessário concentrar esforços em projetos menores, que tenham entregas alcançáveis, cujos prazos possam ser cumpridos. Nesse caso, a geração de valor e os resultados serão alcançados partindo-se das entregas micro, para as macro entregas. O gerenciamento de portfólios, programas e projetos permitem:

• Nos Portfólios: o alinhamento com as estratégias organizacionais, a seleção de programas ou projetos, a priorização do trabalho, proporcionando recursos necessários; • Nos programas: a harmonização dos componentes dos projetos e programas e o controle das interdependências, para obter benefícios; • Nos projetos: o desenvolvimento e implementação de planos, para o alcance de um escopo específico, motivado pelo programa ou portfólio.

Gerenciamento de Projetos

O "Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos" (PMBOK Guide,2013, p. s). O objetivo principal da gestão de projetos é "alcançar o controle adequado do projeto, de modo a assegurar sua

conclusão no prazo e orçamento determinado, obtendo a qualidade estipulada" e inclui: identificar requisitos, objetivos claros e atingíveis, balancear demandas e alinhar as expectativas dos interessados (PMBOK Guide,2013, p. s). O Guia PMBOK é um padrão reconhecido para a profissão de gerenciamento de projetos descrevendo normas, métodos, processos e práticas estabelecidas. Contém o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, que é amplamente reconhecido como boa prática e aplicável à maioria dos projetos, na maioria das vezes. Também, fornece e promove um vocabulário comum no âmbito da profissão de gerenciamento de projetos.

Esta entidade é responsável pela Certificação do Profissional de Projetos, PMP Project Management Profissional do PMI, que atesta, a partir de comprovação de experiência e realização de urna prova de conhecimento, que o profissional tem formação, experiência e competência para conduzir e dirigir projetos.

Escritório de Gerenciamento de Projetos-PMO

O Guia PMBOK sugere a criação de uma estrutura organizacional centralizada, responsável por padronizar os processos de governança de projetos e facilitar o compartilhamento de metodologias, ferramentas e técnicas, desenvolvendo atividades de recomendação, seleção, gerenciamento, mobilização de recursos, coordenação e encerramento de projetos. As responsabilidades de um PMO podem variar desde o fornecimento de funções de apoio até a responsabilidade real pelo gerenciamento e a coordenação direta de um ou mais projetos. É a ligação natural entre os portfólios, programas e projetos e os sistemas de medição corporativo, a exemplo do Balanced Scorecard. A nova edição do Guia PMBOK desenhou vários tipos de estruturas de PMO, que variam em função do grau de controle e influência nos projetos:

• De suporte: exerce controle baixo, desempenha um papel consultivo, fornecendo modelos, melhores práticas, treinamento, acesso a informações e lições aprendidas; • De controle: exerce controle médio, fornece suporte e exige conformidade aos modelos, práticas e à governança; • Diretivo: exerce controle alto, assume o gerenciamento direto elos projetos. Os gerentes de projetos e os PMOs, apesar de estarem alinhados às necessidades estratégicas da organização, buscam objetivos diferentes. O gerente de projeto foca no projeto, atende aos objetivos, requisitos, restrições e controla os recursos do projeto. O PMO gerencia mudanças no escopo do programa, otimiza recursos entre todos os projetos, além de gerenciar as interdependências entre os projetos, no nível da empresa.

Influências e Tipos de Estrutura Organizacional Para definir o tipo de estrutura organizacional adequada, os gerentes de projetos precisam entender a cultura, os estilos organizacionais, as formas de comunicação e as estruturas organizacionais, que são fatores que influenciam, sobremaneira, a forma como os projetos serão executados e os seus resultados. As estruturas organizacionais podem variar de funcional a projetizada, com uma variedade de estruturas matriciais, que podem ser fracas, balanceadas ou fortes, a depender do nível de poder e influência entre os gerentes funcionais e os gerentes de projetos.

Apresentam as seguintes características:

• Funcional: é uma hierarquia, na qual os funcionários são coordenados pelo gerente funcional, que não tem nenhuma autoridade sobre o projeto. Cada área funcional fará o seu trabalho do projeto, independente das outras áreas. • Matricial fraca: mantém muitas características das estruturas funcionais e o gerente de projeto, ligado ao gerente funcional, assemelha-se a um coordenador ou facilitador, com baixa autoridade. Normalmente, o gerente de projeto é subordinado ao gerente funcional, dividindo seu tempo. A equipe de projetos pode ser composta de pessoas de outras áreas funcionais. • Matricial balanceada: embora reconheça a necessidade de um gerente de projeto, não dá a esse autoridade total sobre o projeto e sobre o financiamento do projeto. Normalmente, o gerente do projeto é um funcionário subordinado ao gerente funcional e a equipe de- projeto pode ser composta de pessoas de outras áreas funcionais. Matricial forte: apresenta muitas características das projetizadas e tem gerentes de projetos de termo integral, com autoridade e pessoal administrativo, trabalhando em tempo integral no projeto. • Projetizada ou força-tarefa: os membros da equipe trabalham juntos e são ligados ao gerente de projetes, que possui muita independência e autoridade. • Composta: envolvem todas essas estruturas, em vários níveis. Urna organização funcional pode criar uma equipe de projeto, que tenha muitas das características de uma estrutura projetizada; além disso, pode gerenciar a maior parte de seus projetos em urna estrutura matricial forte e permitir que pequenos projetos sejam gerenciados por departamentos funcionais.

Importante: As organizações baseadas em projeto podem reduzir a hierarquia e a burocracia no âmbito das organizações, pois o sucesso do trabalho é medido pelos resultados finais e não está relacionado com cargo ou política.

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