MENER UNE REUNION

Introduction
LES MEMBRES ARRIVENT...
Accueillir chaleureusement les personnes
Présenter les membres qui ne se connaissent pas Régler les détails de dernière minute
Installer les partenaires autour de la table si nécessaire !

L'INTRODUCTION

1. Saluer les membres et les invités

2. Préciser l'objet de la réunion

Résumer la réunion précédente

3. Définir le travail à faire ou les objectifs à atteindre

1. Présenter l'ordre du jour et la méthode de travail

S'assurer de l 'accord de tous les membres

5. Organiser le bon déroulement

Secrétaire
Organisation matérielle

LE SUIVI

1. ASSURER LE SUIVI DE LA REUNION

Evaluer Le travail des participants

L'efficacité de l'animation
En tirer les conclusions qui s'imposent

Rédiger et distribuer le compte-rendu

Faciliteurs, experts, hiérarchie
non-membres
affichages

Contrôler la réalisation des travaux hors réunion

Entretenir les relations

Faciliteurs
hiérarchie
experts
animateurs des autres cercles de qualité
non-membres
 2. PERFECTIONNER- SES COMPETENCES D'ANIMATEUR

Discuter avec les participants, les autres animateurs

Analyser les passages délicats avec les faciliteurs
Profiter des opportunités professionnelles et sociales
Lire de bons ouvrages
l
3. PREPARER LA PROCHAINE REUNION

Ordre du jour, guide d'animation

Convocation
Documents, matériel, réservation salle, etc.
 Grille d'analyse
de la participation de l'animateur
1 2 3 4 5
La préparation de la réunion était bien
adaptée
Mon guide d'animation a été efficace
J'ai fait progresser le travail de groupe
J'ai organisé les échanges des membres
J'ai reformulé fréquemment
J'ai encouragé la participation de tous
J'ai fait des résumés partiels
Mon timing était approprié
J'ai recentré les échanges
J'ai utilisé le tableau
J'ai animé d'une manière participative
J'ai bien introduit et conclu la réunion
Les règles de bienséance ont été respectées
Les membres participent activement
La motivation du groupe augmente
Les membres étaient satisfaits en partant

Insatisfaisant >>> satisfaisant

Actions correctives

Priorité à
LES OUTILS D'ANIMA TION
A LA DISPOSITION DE L'ANIMATION

La réunion est largement améliorée si les outils d'animation sont connus des participants.

-REFORMULER
- ce qui est dit
- ce qui est ressenti

EXEMPLES
- toujours demander du concret, des faits

SUPPOSONS QUE
- pour explorer une idée sur laquelle tous les participants ne s'accordent pas forcément.

TABLEAU DE PAPIER
- utiliser toujours le tableau de papier pour Ia phase de production d'idées

TOUR DE TABLE
- en fin de réunion

OBJECTION
- signifie que la personne qui objecte
A QUELQUE CHOSE A DIRE
- ne jamais argumenter d'emblée, mais REFORMULER l'objection
- comparer à l'objectif

OBJECTIF
- SEUL MOYEN DE RECENTRAGE EFFICACE

RENVOl AU GROUPE
- Toujours sortir des situations binaires pour faire produire les nuances et les autres idées
LES TECHNIQUES D'ANIMATION POUR UN PILOTAGE REUSSI
REFORMULER

Répéter la pensée ou les idées d'un membre

Ce qui est dit,
Ce qui est ressenti : demande des faits concrets.
Clarifie les idées pour une meilleure compréhension pour tous.

REGULER
Assure la répartition équitable des échanges
Equilibre les temps de parole (faire taire les bavards et parler les timides).

RELANCER
Injecter de l'énergie en résumant les séquences précédentes et en posant des questions au groupe ou à l'un des
membres (bien choisir l'individu).
Peut faire appel au rapporteur.

RESUMER
Faire le point ou la synthèse d'une séquence de la réunion

Le résumé régulier
"Voilà ce que nous avons accompli depuis le début de notre réunion..."
"Voilà ce qui nous reste à faire..."
"Ce qui nous reste à voir, c'est..."

RECENTRER- RECADRER
Ramener les participants vers l'objectif.
Renvoyer au groupe.
Toujours sortir des situations "binaires" (western) pour faire produire les autres idées.
Le rapporteur peur remplir ce rôle. 1 truc: l'humour
la feuille sur laquelle est inscrit l'objectif

RECADRER (Suite)
Poser un cadre consiste à dire aux personnes concernées ce que sont les modalités de fonctionnement choisies
pour le déroulement de la réunion ( choix selon la situation).

"La façon dont nous allons fonctionner ensemble est la suivante..."

Maintenir, le cap sur l'objectif

2 moyens : La question de pertinence pour éviter les digressions

"En quoi est-ce que... est lié à notre objectif ?"

"Voulez-vous me dire le lien que vous faites entre... et notre objectif ?"

EXEMPLES
Toujours demander des faits, du concret.

ELUCIDER
Clarifier ou expliquer

ENCOURAGER
Stimuler, remercier les participants de leur travail

"SUPPOSONS QUE"
Pour explorer une idée sur laquelle tous les participants ne s'accordent pas forcément
 TOUR DE TABLE

Techniques Côté positif Côté négatif Observation

Tour de table en cas de Tout le monde parle Répétitif et stressant Quand le groupe ne se
prise de décision avant de connaît pas
se quitter
Tour de rôle (habitués) Liberté de ton Les bavards et les timides Pour un groupe à travailler
sont sollicités de la même ensemble
manière
Tour de rôle dirigé L'animateur contrôle les Génère un peu En cas de moments
échanges d'agressivité critiques, conflits non
ouverts

Lors de la présentation, préférez le tour de rôle non dirigé : parle qui veut, quand il veut. Lors d'une décision à
prendre, le tour de table permet à chacun de donner son avis.

OBJECTION : REMISE EN CAUSE DE l'OBJECTIF

Cela signifie que la personne qui objecte à quelque chose à dire. Ne jamais argumenter d'emblée mais reformuler
l'objection. Comparer à l'objectif, se poser la question :
Est-ce sincère ?
Est-ce un prétexte ? (faire le tableau).

Dans le cas d'une objection sincère : reformuler... acceptation de la part de l'animateur de changer l'objectif en
accord avec le groupe. Être directif.

Il est plus important de faire une réunion pour faire adhérer les participants à l'organisation que de prendre une
décision seule qui ne sera pas reconnue des participants (démotivation).

Se mettre au niveau thalamique de son interlocuteur.

En cas d'échanges binaires / conflit, ouvrir la discussion aux autres pour éviter les jeux du cirque.

Choisir pour volontaires des personnes participantes par forcément d'accord.

 SENSIBILISATION A LA CONDUITE DE REUNION
REMEDIATIONS

Points critiques dans l'animation d'un groupe Techniques à la disposition de l'animateur

Silence gêné du groupe Recentrer le groupe, reformuler l'objectif, résumer le

travail
Brouhaha Tout ce qui est dit est sûrement intéressant. Qui
commence ?
Attaque d'un membre contre le groupe Renvoi au groupe qu'en pense le groupe?
Disgression Reformulation des idées émises, objectif, appel aux faits
concrets, aux exemples.
On demande l'avis de l'animateur Se poser la question : tout le monde a-t-il parlé ?
Attaque contre l'animateur Reformuler l'autre opinion accepter de modifier
provisoirement sa position
Arrêt de travail de groupe Reformuler le travail effectué : l'objectif
2 membres du groupe font une aparté Ne pas laisser faire : " Ce qui se dit sûrement tout le
monde ? " ou question glissée pour animateur averti.
Une majorité se décide : quelques uns veulent arrêter la Rappeler l'objectif qui est une cohésion totale autour de
réunion tout de suite l'objectif concret.
Le silencieux
 présent Le conforter - Lui dire qu'on a besoin de son avis
 absent Interrompre le travail en cours
Dire : il serait intéressant pour tout le monde que
chacun s'exprime. Surtout ceux qui n'ont pas encore
parlé (sans désigner ni regarder personne)
Le bavard
 bavard positif Renvoyer au groupe ses questions (ne pas y répondre
soi-même)
> bavard négatif Lui donner le crayon - aller immédiatement s'asseoir à
sa place. Ne plus intervenir du tout - surtout ne pas
entrer dans le jeu ni dans la bagarre.
Celui qui vent prendre le leadership Lui donner l'animation pour une séquence prise
2 membres du groupe s'opposent violemment Renvoi au groupe
Reformuler les deux positions sans donner son avis
Dire : quel est l'avis des autres ?
Le groupe joue Laisser d'abord décompresser si cela dure : reformuler
l'objectif. En principe recentrage automatique.
Groupe très divisé (vers la fin d'un travail) Vous avez la tentation de donner votre avis pour hâter la
conclusion. Ne le faites pas. Pas de cause. Stimuler les
énergis en reformulant. Déroulement historique et
chronologique de la réunion. Ne jamais se laisser
embarquer sur une telle voix, car trop thalamique.
Chacun restera sur ses positions. Faire travailler sur les
causes de problème car il existe sans doute une 3ème ou
une 4ème position.
S'assurer que l'objectif est compris et atteint pas tous On a obtenu la participation et non l'accord de tous -
Faire un tour de table (avec ou sans ordre), puis donner
les consignes de fin de travail.
Taux d'attention d'un groupe de travail Voir croquis. Ne pas excéder 55 minutes, limite
maximum d'attention.
Le coup de la barrière Si quelqu'un met barrière. Ne pas refuser le parole. Si
trop de disgression, reformuler l'objectif.
N'oubliez pas la préparation matérielle
Résumé des techniques Reformulation
Renvoi au groupe
Appels aux faits précis, concrets -exemples
Toujours dissocier la production des idées de la
discussion des idées.