Procedimientos Tramites de Licencia Versión 20 de Noviembre 2013-1 PDF

MINISTERIO DE EDUCACIÓN
PROCEDIMIENTOS PARA TRÁMITES DE

LICENCIAS Y PERMISOS
Noviembre 2013
SISTEMA DE CONTROL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

TRÁMITES DE LICENCIAS Y PERMISOS Noviembre 2013
PDDH-20
VERSIÓN 0.00 Página 2 de 32
1. Control de Cambios
Fecha de Modificación
Revisión Sección Modificada
Modificación (descripción)
2. Distribución
Documento Fecha Copia
Físico
Digital
3. Control de Documentos
Elaboró Reviso Autorizó
Mario Edgardo Vilma Esther
Nombre (s) Franzi Hasbún Barake
Cardoza Orellana Montoya
10 de octubre
Fecha 21 de octubre 2013 31 de octubre de 2013
2013
Jefe Departamento
Técnico de
Cargo de Administración y Ministro de Educación
Procesos
Control de Personal
Firma y Sello
4. Índice:
5. Introducción
6. Alcance
7. Base Legal
8. Términos y Definiciones
9. Procedimientos
10. Matriz de registros

PDDH-20
5. Introducción
Con el proposito de fomentar la efectividad en la administración del Recurso Humano y darle
cumplimiento a la NORMATIVA PARA EL REGISTRO CONTROL DE ASISTENCIA, PERMANENCIA
Y PUNTUALIDAD DE LOS EMPLEADOS ADMINISTRATIVOS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÒN, la
Dirección de Desarrollo Humano, en un esfuerzo y decisión permanente de fomentar la mejora continua,
y la claridad en los procesos administrativos, ha actualizado los procedimientos respectivos a cada
proceso, para este caso, los Trámites de Licencias y Permisos. En tal sentido, se han generado los
instrumentos orientativos para el personal involucrado en las funciones Control de Asistencia , jefaturas
y desde luego, a todo el personal del MINED.
El documento ha sido estucturado de la forma siguiente: Se identifica el procedimiento, la FORMA

adminstrativa a utilizar, se explica en forma secuencial y finalmente se presenta en su respectivo
diagráma de flujo.
6. Alcance.
Los presentes procedimientos tienen su alcance para todos los empleados administrativos del Ministerio
de Educación de oficinal central y Direcciones Departamentales de Educación.
7. Base legal
Los procedimientos relacionados con los Trámites de Permisos y Licencia tienen su base legal en los
siguientes instrumentos:
a. Disposiciones Generales de Presupuesto, Art. 84, Art. 85, Art.92, Art.99, Art. 104, Art. 108, Art.
113.
b. Ley de Asuetos, Vacaciones y Licencias de los Empleados Públicos.
c. Ley del Servicio Civil.
d. NORMATIVA PARA EL REGISTRO CONTROL DE ASISTENCIA, PERMANENCIA Y
PUNTUALIDAD DE LOS EMPLEADOS ADMINISTRATIVOS DEL MINISTERIO DE
EDUCACIÒN. Aprobada y en vigencia desde el 03 de abril del 2005.
e. Normas Técnicas de Control Interno Específicas del Ministerio de Educación (MINED) y el
Consejo Nacional para la Cultura y el Arte (CONCULTURA), aprobado, según Decreto No. 8
de la Corte de Cuentas de la República con fecha 22 de marzo de 2006 y publicado en el Diario
Oficial No. 68, Tomo No. 371 de fecha 6 de abril del 2006.
f. Reforma a la Ley de Asuetos, Vacaciones y Licencias de los empleados Públicos. Licencia con
goce sueldo por Paternidad y Adopción. No. 377 publicado e 31 de mayo del 2013
g. Decreto Legislativo “Declárese el 17 de junio de cada año, día del Padre”. Decreto 208
publicado el 18 de diciembre del 2012.
8. Términos y Definiciones
8.1 Términos y abreviaturas:
 FORMA: Formulario de solicitud licencia o permiso.

 ACUERDO: Documento oficial firmado por el Titular del Ministerio de Educación.
 NOTA: Documento oficial firmado por un Director Nacional, Departamental y Staff.
 MARGINA (marginación): Acepta continuidad del trámite, firma e identifica la persona destino
que dará seguimiento al trámite.
 DDH: Dirección de Desarrollo Humano.
 AC: Administración y Control.

PDDH-20
 CAP: Coordinador Administración de Personal.

 CCP: Coordinador Control de Personal
 TCA: Técnico Control de Asistencia.
 TTL: Técnico Trámite de Licencias.
8.2 Jornadas y Horarios de Trabajo

La jornada ordinaria de trabajo será de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 pm. Con un
receso de 40 minutos para tomar los alimentos de 12:20 m. a 1:00 pm por lo que los
funcionarios y empleados deberán respetar el tiempo de receso establecido en este
instructivo, aun cuando no permanezcan dentro de las instalaciones. No obstante dicho
horario podrá ser modificado mediante Acuerdo Ejecutivo emitido por el Ministerio de
Hacienda (Art.84 de las Disposiciones Generales de Presupuestos).
8.3 Asistencia y Puntualidad

De acuerdo al Art. 99, de las Disposiciones Generales del Presupuesto:
Las faltas de puntualidad cometidas en el mismo mes, serán sancionadas por las primeras
tres veces, con la pérdida del sueldo correspondiente al periodo comprendido entre la hora de
entrada y aquella en que el empleado se haya presentado; pero si dichas faltas pasaren de
tres, la pérdida del sueldo será igual al doble de lo dispuesto anteriormente.
Las faltas de asistencia no justificadas serán sancionadas con la pérdida del doble del sueldo
correspondiente al tiempo faltado, pero si dichas faltas excedieren de dos en un mismo mes,
el exceso se sancionará con el descuento del doble de lo que le correspondería de acuerdo a
lo dispuesto anteriormente.
Según el Art. 85, inciso 2, de las Disposiciones Generales del Presupuesto, establece:
Para los empleados que sean estudiantes de cualesquiera carreras universitarias, podrán
concedérseles permiso para que se ausenten durante el período lectivo, y por un lapso no
mayor de dos horas diarias, para lo cual deberá presentar los comprobantes respectivos de la
universidad.
8.4 Asuetos y Vacaciones
Los días de asuetos remunerados son:
a. Todos los sábados y domingos del año.
b. 01 de mayo, “día del trabajo”.
c. 10 de mayo, “día de la madre”.
d. 17 de junio, “día del padre”.
e. 15 de septiembre, “día de la Independencia Patria”.
f. 02 de noviembre, “día de los difuntos”.
Todos los empleados gozarán de licencia remunerada a nombre de “Vacaciones”, durante tres
períodos en el año:
a. Semana Santa: 8 días
b. Agosto: 6 días (del 1 al 6)
c. Diciembre: 10 días (del 24 de diciembre al 2 de enero inclusive).

PDDH-20
8.5 Permisos y Licencias
Todos los empleados gozarán de licencia con goce de sueldo, según el Art. 5 de la Ley de
Asuetos, Vacaciones y Licencias de los Empleados Públicos por los siguientes motivos:
1. Por enfermedad
2. Por alumbramiento
3. Por enfermedad gravísima de los parientes cercanos (padre, madre, cónyuge, e hijos)
4. Por duelo (fallecimiento de padre, madre, cónyuge o hijos)
5. Por el desempeño de misiones oficiales fuera de la república;
6. Por salir del país integrando delegaciones deportivas.
7. Por Paternidad y/o Adopción
8. Por motivos no comprendidos en los numerales que preceden.
Licencias comprendidas en otras Leyes:
9. Lactancia Materna (LEPINA)
10. Por Citatorio por Autoridad Competente
11. Participación en Consejos Municipales (según lo estipulado en el Art. 12 Ley de Asuetos y
Vacaciones de Empleados Públicos; Art. 58 del Código Municipal).
12. Actividades Sindicales (Numeral 11 del Instructivo sobre relaciones laborales en el
Órgano Ejecutivo)
Así mismo, se conceden a discreción del Jefe del respectivo servicio las licencias por motivos
personales con goce de sueldo y no podrán exceder a cinco días en el año (Art. 11° de la Ley de
Asuetos vacaciones y licencias de los Empleados Públicos); el jefe la tramitará ante la Dirección de
Desarrollo Humano para los efectos del control (FORMA- DDH-2).
También se podrá conceder Licencia sin goce de sueldo, según el Art. 12 de la misma Ley, y no
podrá exceder a un tiempo mayor de dos meses dentro de cada año (Art. 92 Disposiciones
Generales de Presupuesto), debiendo utilizarse para este tipo de Licencias la FORMA DDH-1).
8.6 Verificación de casos posibles y requerimiento.
Caso Requerimiento Instrumento

Licencia por enfermedad con goce de Aprobación de Jefatura inmediata y FORMA DDH-1 y NOTA
sueldo mayor a 5 días y menor o Director correspondiente. Aprobación de firmada por Director(a)
igual a 15 días. Director de Desarrollo Humano. Desarrollo Humano
Aprobación de Jefatura inmediata y FORMA DDH-1 y
Licencia por enfermedad con goce de
Director correspondiente. Aprobación de ACUERDO firmado por
sueldo mayor a 15 días
Titular por medio de Acuerdo Ministerial Ministro de Educación
Permiso personal y por enfermedad
Aprobación de Jefatura inmediata y
con goce de sueldo menor o igual a FORMA DDH-2
Gerencia correspondiente
cinco días
Permiso personal y por enfermedad
sin goce de sueldo menor o igual a FORMA DDH-2
Director correspondiente.
cinco días
Permiso personal sin goce de sueldo
Aprobación de Jefatura inmediata y FORMA DDH-1
mayor a 5 días y menor o igual que
Director correspondiente. NOTA.
15.
Permiso personal sin goce de sueldo FORMA DDH-1
Director correspondiente. Aprobación de ACUERDO
mayor a 15 días
Titular por medio de Acuerdo Ministerial

PDDH-20

Permiso por Misiones Oficiales FORMA DDH-3
Director(a) correspondiente.
Olvido de marcación Aprobación de Jefatura inmediata FORMA DDH-4
Aprobación de Jefatura inmediata.
Permiso para realizar estudios Autorización Gerente de Área o Director FORMA DDH-5 NOTA
superiores Desarrollo Humano. Aprobación de AUTORIZACIÓN DDH
Director(a) de Desarrollo Humano.
Aprobación de Jefatura inmediata. FORMA DDH-6 NOTA
Licencia por tiempo compensatorio Aprobación de Director(a) Y REPORTE DE
correspondiente ASISTENCIA
Aprobación de Jefatura inmediata. FORMA DDH-7 Y
Licencia por lactancia materna Aprobación de Director(a) NOTA AUTORIZACIÓN
correspondiente DDH
9. Procedimientos:
A continuación se presenta el procedimiento para los siguientes casos:
a. Licencia por enfermedad mayor a quince días. (Con goce de sueldo)
b. Permiso personal superior a quince días (Sin goce de sueldo)
Instrumento administrativo: FORMA DDH-1, requiere Acuerdo Ministerial.
No. Pasos Responsable Instrumentos

Inicio. Empleado completa y firma FORMA DDH-1. Solicita
1 Empleado FORMA DDH-1
a Jefatura inmediata su firma de autorización
Jefatura revisa, aprueba y firma la solicitud. Envía a
2 Jefe inmediato FORMA DDH-1.
Secretaria de Dirección respectiva.
Secretaria de Dirección prepara memorando de solicitud Secretaria de
FORMA DDH-1.
3 dirigida a Director(a) de Desarrollo Humano. Solicita a Dirección
Memorando de solicitud
Director Nacional firma de FORMA DH-1. Nacional
Director firma memorando y FORMA DDH-1. Devuelve a FORMA DDH-1.
4 Director(a)
Secretaria de Dirección. Memorando de solicitud
Secretaria recibe FORMA DDH-1 firmada. Remite FORMA Secretaria de FORMA DDH-1.
5
a Director(a) DDH. Dirección Memorando de solicitud
Secretaria DDH recibe FORMA DDH-1 y Memorando de
solicitud, registra en sistema de control interno. Transfiere Secretaria FORMA DDH-1
6
documentación a Director(a) de Desarrollo Humano para su DDH Memorando de solicitud
marginación
Director/a DH margina documentación, y devuelve a
7 Director DH FORMA DDH-1
Secretaria de DDH.
Secretaria de DDH remite documentación a Gerencia de Secretaria
8 FORMA DDH-1
Gestión Administrativa DDH
Gerencia
Gerencia recibe documentación y margina nota a la Jefatura
9 Gestión FORMA DDH-1
de Administración y Control de Personal
Administrativa
Jefatura
Jefatura de Administración y Control de Personal recibe
Depto.
documentación, margina nota y envía a Coordinador FORMA DDH-1
10 Administración
Administración de Personal. Envía copia a Coordinadora
y Control de
Control de Personal.
Personal
Coordinador de Administración de Personal transfiere Coordinador FORMA DDH-1
11
documentación a Técnico de Trámite de Licencias y Administración

PDDH-20
Coordinador de Control de Personal remite copia de de Personal/

documentación a Técnico de Control de Asistencias. Coordinador
de Control de
Personal
Técnico de Control de Asistencia Registra en el sistema del
Sistema de Marcación y
módulo de marcación y asistencia de empleados, y el Técnico de
Asistencia del
sistema genera número correlativo de solicitud, lo anota en Control de
12 Empleado, FORMA
FORMA DDH-1 y agrega en Cuadro Estadístico de Control Asistencia
DDH-1 y Anexos
mensual.
Técnico de Control de Asistencia clasifica formularios y Técnico de Expediente de Control

13 archiva en expediente de “Control de Asistencias” de cada Control de de Asistencia, FORMA
empleado Asistencia DDH-1 y anexos
Técnico Trámites de Licencia mediante libro de control, Técnico

Libro de control de
14 solicita expediente de/a empleado/a a Colaborador Trámites de
préstamo de expediente
Administrativo de la Unidad Control de Personal. Licencia
Colaborador Administrativo ingresa en el cuadro de control Cuadro de Excel
diario de expedientes solicitados y busca en el archivo Colaborador
15 Expediente
expediente del/a empleado/a y entrega expediente a Administrativo
Técnico Trámites de Licencias.
Técnico
Técnico Trámites de Licencia solicita Número de Acuerdo Sistema de numeración
16 Trámites de
Ministerial a Responsable de Acuerdos. de Acuerdos
Licencia
Técnico Trámites de Licencia revisa en el expediente las
tarjetas de Control de Licencias y la de Movimientos,
Expediente, Acuerdo,
verificando tiempo disponible para gozar de la Licencia, Técnico
Memorando de
17 posteriormente elabora Acuerdo Ministerial en cumplimiento Trámites de
Solicitud, FORMA DDH-
del Marco Legal, y el memorando de solicitud de firma de Licencia
1
Acuerdo Ministerial. Solicita revisión de documentos a
Coordinador de Administración de Personal.
Coordinador/a Acuerdo, Memorando
Coordinador/a de Administración de Personal revisa, rubrica
18 Administración de Solicitud, FORMA
memorando y devuelve a Técnico Trámites de Licencia.
de Personal DDH-1 y Anexos
Técnico Acuerdo, Memorando
Técnico Trámites de Licencia, recibe y remite
19 Trámites de de Solicitud, FORMA
documentación a Gerencia de Gestión Administrativa.
Licencia DDH-1 y Anexos
Gerencia de Gestión Administrativa recibe y revisa Gerencia de Acuerdo, Memorando
20 documentación de respaldo del/a solicitante, rubrica Gestión de Solicitud, FORMA
memorando y envía a secretaria de DDH. Administrativa DDH-1
Acuerdo, Memorando
Secretaria de DDH recibe documentación y traslada Secretaria de
21 de Solicitud, FORMA
memorando para firma de Director(a) DH. DDH
DDH-1
Acuerdo, Memorando
Director(a) DH firma Memorando de solicitud de Acuerdo.
22 Director DH de Solicitud, FORMA
Devuelve documento firmado a Secretaria de DDH
DDH-1
Acuerdo, Memorando
Secretaria de DDH recibe documentación y remite a Secretaria de
Técnico Trámites de Licencia DDH
DDH-1
Técnico Trámites de Licencia envía a Secretaria de Técnico Acuerdo, Memorando
24 Despacho Ministerial documentación para firma de Acuerdo Trámites de de Solicitud, FORMA
(1 original y dos copias). Licencia DDH-1
Acuerdo, Memorando
Secretaria de Despacho recibe Acuerdo para respectiva Secretaria de
firma. Transfiere documentación a Ministro de Educación. Despacho
DDH-1
Acuerdo, Memorando
Ministro de Educación firma Acuerdo Ministerial (1 original y Ministro de
dos copias). Devuelve a Secretaria de Despacho. Educación
DDH-1

PDDH-20
Acuerdo, Memorando
Secretaria de Despacho envía Acuerdo firmado (1 Original y Secretaria de
2 copias) a Técnico Trámites de Licencia Despacho
DDH-1
Responsable de trámite de Licencias recibe Acuerdos
firmados. Envía original de Acuerdo a Microfilm, copia a
Técnico
pagaduría. Anexa al expediente copia del Acuerdo y Acuerdo, FORMA DDH-
28 Trámites de
actualiza tarjeta de control de Licencias que se encuentra 1
Licencia
en el expediente del empleado, devolviendo expediente a la
Colaborador Administrativo de Control de Personal.
Colaborador Administrativo recibe, registra en libro de
Colaborador Expediente, Acuerdo,
29 control de préstamo de expedientes, folea documentos
Administrativo FORMA DDH-1
agregados y Almacena expediente.
En la página siguiente se muestra el diagrama de flujo respectivo.

Gerencia Jefatura Coordinador Coordinador Técnico Técnico Colaborador
Dirección Secretaria
Empleado
Jefatura Secretaria de
Nacional,
Secretaria
Director DH
Gestión SISTEMA
Depto. DE CONTROL Control
Administrador DE PROCEDIMIENTOS
de Control de Trámite de Administrativo
de
Titular de
inmediata Dirección DDH Administrativa Administración de Personal Personal Asistencia Licencias Control de Educación
Staff Despacho
GA y Control (AC) (CAP) (CCP) (TCA) (TTL) Personal
Inicio
PDDH-20 1
2. Revisa, VERSIÓN 0.00 Página 9 de 32
1. Completa aprueba y 3. Elabora 4. Firma
FORMA DDH-1. firma memorando memorando 12b. Recibe
Entrega a jefe solicitud. de solicitud de solicitud documentos,
inmediato con Envía a dirigida a Y FORMA revisa
anexos Secretaria DDH DDH-1
Dirección 6. Recibe
7. Margina
documentos, No
documentos
registra y Solicitud
5. Recibe y devuelve a
remite a correcta 2
FORMA y Secretaria
DDH
memorando
firmado y Sí 15.
envía a DDH Registra
9. Recibe 10. Recibe
12a. Registra 14. Solicita solicitud,
8. Recibe documentos, documentos, 11b. Recibe expediente
en sistema busca
documentos y margina y margina y documentos,
Módulo de de empleado expediente
remite a GGA remite a remite a CMP remite a TCA
Marcación y entrega a
Jefatura AC y CCP
11a. Recibe 16. Recibe TTL
documentos, expediente,
margina y 13a. solicita No.
2 remite a TTL Archiva de acuerdo
17. Elabora
Acuerdo y
Recibe 1 memorando de 4
FORMA y Fin
solicitud de
subsana firma de
errores. Acuerdo. 25. Recibe
Devuelve a Remite a Acuerdo y
TTL 18. Recibe, remite a
revisa, revisión
Titular del
rubrica y MINED para
devuelve 19. Recibe firma
documento
1 21. Recibe 20. Recibe, rubricado y
documentos y revisa, envía a GGA 26. Firma
traslada a rubrica y Acuerdo y
Director DH remite a devuelve a
para firma de Secretaria 3 Secretaria
memorando DH
22. Firma
memorando y 24. Recibe
27. Recibe
devuelve docs. Y envía
4 documentos y
a Secretaria
23. Recibe y envía a TTL
Despacho
remite a TTL
28. Recibe 29. Registra

Acuerdo. devolución,
3 Envía original folea docs.
a Microfilm y Agregados
Copia a
Pagaduría.
Anexa copia Archiva
a expediente
y actualiza
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE LICENCIA POR ENFERMEDAD MAYOR A QUINCE DÍAS Y PERMISO tarjeta de
PERSONAL MAYOR A QUIEN DÍAS control de
licencias Fin

PDDH-20
c. Licencia por enfermedad mayor a cinco días y menor a quince días. (Con goce de
sueldo)
d. Permiso personal superior a cinco días y menor a quince días (Sin goce de sueldo)
Instrumento administrativo: FORMA DDH-1, requiere Nota firmada por Director Desarrollo
Humano.

Inicio. Empleado completa y firma FORMA DDH-1. Solicita
a Jefatura inmediata su firma de autorización
Jefatura revisa, aprueba y firma la solicitud. Envía a
2 Jefe inmediato FORMA DDH-1.
Secretaria de Dirección respectiva.
Secretaria de Dirección prepara memorando de solicitud Secretaria de
FORMA DDH-1.
3 dirigida a Director(a) de Desarrollo Humano. Solicita a Dirección
Memorando de solicitud
Director Nacional firma de nota y FORMA DDH-1. Nacional
Director firma memorando, FORMA DDH-1. Devuelve a FORMA DDH-1.
4 Director(a)
Secretaria de Dirección. Memorando de solicitud
Secretaria recibe memorando de solicitud y FORMA DDH-1 Secretaria de FORMA DDH-1.
5
firmada. Remite FORMA a Director(a) DDH. Dirección Memorando de solicitud
Secretaria DDH recibe FORMA DDH-1 y memorando de
solicitud, registra en sistema de control interno. Transfiere Secretaria FORMA DDH-1
6
documentación a Director(a) de Desarrollo Humano para su DDH Memorando de solicitud
marginación
Director DH margina documentación, y devuelve a
7 Director DH FORMA DDH-1
Secretaria de DDH.
Secretaria de DDH remite documentación a Gerencia de Secretaria
8 FORMA DDH-1
Gestión Administrativa DDH
Gerencia de Gestión Administrativa recibe documentación Gerencia
9 y margina nota a la Jefatura de Administración y Control de Gestión FORMA DDH-1
Personal Administrativa
Jefatura
Jefatura de Administración y Control de Personal recibe
Depto.
documentación, margina nota y envía a Coordinador de FORMA DDH-1
10 Administración
Administración de Personal. Envía copia a Coordinadora
y Control de
Control de Personal.
Personal
Coordinador
Coordinador de Administración de Personal transfiere Administración
documentación a Responsable de Trámite de Licencias. de Personal/ FORMA DDH-1
11
Coordinador de Control de Personal remite copia de Coordinador
documentación a Técnico de Control de Asistencias. de Control de
Personal
Técnico de Control de Asistencia Registra en el sistema del Sistema de Marcación y
módulo de marcación y asistencia de empleados, y el Técnico de
Control de Asistencia,
sistema genera número correlativo de solicitud, lo anota en Control de
12 FORMA DDH-1 y
FORMA DDH-1 y agrega en Cuadro Estadístico de Control Asistencia
Anexos
mensual.
Técnico de Control de Asistencia clasifica formularios y Técnico de Expediente Control de
13
archiva en expediente de “Control de Asistencias” de cada Control de Asistencia, FORMA
empleado Asistencia DDH-1 y anexos
Técnico Trámites de Licencia mediante libro de control, Técnico
Libro de control de
14 solicita expediente de empleado a Colaborador Trámites de
préstamo de expediente
Administrativo. Licencia
Colaborador Administrativo ingresa en el cuadro de control Cuadro de Excel,
diario de expedientes solicitados y busca en el archivo Colaborador
15 Expediente
expediente del empleado y entrega expediente a Técnico Administrativo
Trámites de Licencias.

PDDH-20
Técnico
Técnico Trámites de Licencia solicita Número de NOTA a Libro de numeración de
16 Trámites de
Responsable de Acuerdos. NOTA
Licencia
Técnico Trámites de Licencia revisa en el expediente las
tarjetas de Control de Licencias y la de movimientos,
Técnico
verificando tiempo disponible para gozar de la Licencia,
17 Trámites de NOTA, FORMA DDH-1
posteriormente elabora NOTA (original y dos copias) en
Licencia
cumplimiento del Marco Legal. Solicita revisión de
documentos a Coordinador de Administración de Personal
Coordinador
Coordinador Administración de Personal revisa, rubrica NOTA, FORMA DDH-1
18 Administración
NOTA y devuelve a Técnico Trámites de Licencia. y Anexos
de Personal
Técnico
Técnico Trámites de Licencia, recibe y remite NOTA, FORMA DDH-1
19 Trámites de
documentación a Gerencia de Gestión Administrativa. y Anexos
Licencia
Gerencia de Gestión Administrativa recibe y revisa Gerencia de
20 documentación de respaldo del empleado, rubrica NOTA y Gestión NOTA, FORMA DDH-1
envía a secretaria de DDH. Administrativa
Secretaria de DDH recibe documentación. Traslada NOTA Secretaria de
21 NOTA, FORMA DDH-1
para firma de Director(a) DH. DDH
Director(a) DH firma y devuelve NOTA firmada a Secretaria
22 Director DH NOTA, FORMA DDH-1
de DDH
Secretaria de DDH recibe Nota firmada y remite a Técnico Secretaria de
23 NOTA, FORMA DDH-1
Trámites de Licencia DDH
Responsable de trámite de Licencias recibe NOTA firmada.
Envía original de NOTA a Microfilm, copia a pagaduría.
Técnico
Anexa al expediente copia y actualiza tarjeta de control de NOTA, FORMA DDH-1,
24 Trámites de
Licencias que se encuentra en el expediente del empleado, Expediente
Licencia
devolviendo expediente a la Colaborador Administrativo de
la unidad Control Personal.
Colaborador Administrativo recibe, registra en libro de
Colaborador Expediente, NOTA,
25 control de préstamo de expedientes, folea documentos
Administrativo FORMA DDH-1
agregados y Almacena expediente.

Coordinador Coordinador Técnico Técnico Colaborador
Dirección Jefatura Depto.
Jefatura Secretaria de Secretaria Administrador Control de Control de Trámite de Administrativo
Empleado Nacional, Director DH Gerencia GA Administración
inmediata Dirección DDH de Personal Personal Asistencia Licencias Control de
Staff SISTEMA DE CONTROL DE PROCEDIMIENTOS
y Control (AC)
(CAP) (CCP) (TCA) (TTL) Personal

Inicio
TRÁMITES DE LICENCIAS Y PERMISOS 1
Noviembre 2013
2. Revisa y PDDH-20
1. Completa 3. Elabora 4. Firma
FORMA DDH-
firma
memorando
VERSIÓN 0.00 Página 12 de 32 Recibe
solicitud. Nota de
1. Entrega a solicitud de solicitud y documentos,
Envía a revisa
jefe inmediato dirigida a FORMA
Secretaria
con anexos DDH DDH-1
Dirección 6. Recibe
7. Margina
documentos, No
documentación
5. Recibe registra y Solicitud
y devuelve a
documentos remite a correcta 2
Secretaria
y envía a DDH
DDH Sí 15. Registra
9. Recibe 10. Recibe solicitud,
12a. Registra 14. Solicita busca
8. Recibe documentos, documentos, 11b. Recibe
en sistema expediente expediente y
documentos y margina y margina y documentos,
Módulo de de empleado entrega a
remite a GGA remite a remite a CMP remite a TCA
Marcación TTL
Jefatura AC y CCP
11a. Recibe
documentos, 16. Solicita
margina y 13. No. NOTA
2
remite a TTL Archiva
17. Verifica
disponibilidad
Recibe de licencia.
FORMA y 1 Elabora NOTA
subsana Fin Remite para
errores. revisión
Devuelve a 18. Recibe,
TTL revisa,
rubrica y
devuelve
19. Recibe
documento
1 21. Recibe 20. Recibe, rubricado y
documentos y revisa, envía a GGA
traslada a rubrica y
Director DH remite a
para firma de Secretaria
NOTA DH
22. Firma
NOTA y
devuelve 24. Recibe
23. Recibe y NOTA
remite a TTL firmada Envía
25. Registra
original a
devolución,
Microfilm y
folea docs.
Copia a
Agregados
Pagaduría.
Agrega copia
a expediente
Archiva
PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE LICENCIA POR ENFERMEDAD MAYOR A CINCO DÍAS Y MENOR A QUINCE
DÍAS; Y PERMISO PERSONAL SUPERIOR A CINCO DÍAS Y MENOR A QUICE DÍAS Fin

PDDH-20
e. Tramite de licencia con o sin goce de sueldo menor a cinco días.
Instrumento administrativo: FORMA DDH-2, requiere autorización de parte de Jefatura inmediata y de

Gerencia respectiva.
e.1 Cuadro explicativo

Inicio. Empleado llena FORMA DDH-2. Envía a Jefatura
inmediata
Jefatura revisa solicitud y firma FORMA DDH-2. Envía a Jefatura
2 FORMA DDH-2
Secretaria de Dirección inmediato
Secretaria de Dirección recibe y prepara documentación Secretaria de

3 FORMA DDH-2
para firma de Gerente respectiva. Dirección
Gerente respectivo revisa FORMA DDH-2 y autoriza la

4 Director(a) FORMA DDH-2
licencia. Devuelve a Secretaria de Dirección.
Secretaria recibe FORMA DDH-2. Obtiene copia. Pide a
personal de apoyo llevar FORMA DDH-2 a Técnico de Secretaria de
5 FORMA DDH-2
Control De Asistencia de la Dirección de Desarrollo Dirección
Humano.
Técnico (a) de Control de Asistencia recibe Forma.
Revisa si está completo y correcto el llenado de la Técnico (a)
6 FORMA y procede a firmar de recibido en copia de la de Control de FORMA DDH-2
FORMA o en libro de correspondencia de la unidad que Asistencia
entrega.
Técnico de Control de Asistencia Registra en módulo del Módulo de
sistema de marcación y asistencia de empleados. El Técnico (a) marcación y
7 sistema genera un número correlativo de solicitud, se de Control de asistencia de
anota dicho número en FORMA DDH2, y agrega en Asistencia empleados,
Cuadro Estadístico de Control. FORMA DDH-2
Si la solicitud DDH-2 indica “Sin Goce de Sueldo”, se
Registra en módulo del sistema de marcación y
Técnico (a)
asistencia de empleados, el sistema genera un número
8 de Control de FORMA DDH-2
correlativo de solicitud, anotándose en FORMA DDH2, se
Asistencia
envía reporte escrito a Técnico de Planillas. Si no, fin del
procedimiento.
Expediente
Técnico de Control de Asistencia clasifica formularios y Técnico (a) Control de
9 archiva en expediente de “Control de Asistencias” De de Control de Asistencia de
cada empleado Asistencia Empleado,
FORMA DDH-2
Fin del procedimiento


PDDH-20
e.2 Diagrama de flujo del procedimiento Trámite de Licencia y Permiso con o sin goce de sueldo
menor a cinco días
PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE LICENCIA Y PERSMISO CON O SIN GOCE DE SUELDO

MENOR A CINCO DÍAS.
Jefatura Secretaria de Dirección Técnico Control de

Empleado
inmediata Dirección Nacional, Staff Asistencia.
Inicio
2. Revisa y
4. Firma
1. Completa firma 3. Recibe
FORMA
FORMA RH-2. solicitud. solicitud y
RH-2 y
Entrega a jefe Envía a remite a
devuelve a
inmediato Secretaria Director
Secretaria
Dirección
5. Recibe
FORMA,
almacena
6. Recibe
copia y envía
documentos,
a Técnico
revisa
Control de
Asistencia
(DDH)
No
Solicita a
empleado Solicitud
Solicita a
empleado subsanar correcta
subsanar errores
errores Sí
7. Registra
en módulo
de
1 marcación
Sí Solicitud
con goce
de sueldo
8. Se registra
No
en módulo de
sistema de 9
marcación y Archiva
se envía
notificación a
Técnico de
Planillas
Fin

PDDH-20
f. Tramite de licencia por Misiones Oficiales (al interior del país).
Instrumento administrativo: FORMA DDH-3, requiere autorización de parte de Jefatura inmediata y de

Director respecto.
d.1 Cuadro explicativo del procedimiento.
Pasos
No. Responsable Instrumentos
Inicio. Empleado llena informe mensual de
1 Misiones Oficiales FORMA DDH-3. Envía a Empleado FORMA DDH-3
jefatura inmediata.
Jefatura revisa informe y firma de visto bueno.
2 Remite a Secretaria de Dirección respectiva Jefe inmediato FORMA DDH-3
para firma de Director.
Secretaria de Dirección recibe informe y lo Secretaria de

3 FORMA DDH-3
remite a Director(a) respectivo para firma. Dirección
Director revisa y firma FORMA DDH-3.

4 Director(a) FORMA DDH-3
Devuelve a Secretaria.
Secretaria de Dirección recibe FORMA DDH-3,
obtiene copia y pide a personal de apoyo llevar Secretaria de
5 FORMA DDH-3
forma a Técnico de Control de Asistencia de la Dirección
Dirección de Desarrollo Humano.
Técnico (a) de Control de Asistencia recibe
FORMA DDH-3. Revisa si esta completo y
correcto el llenado de la FORMA DDH-3, y Técnico (a) de
6 procede a firmar de recibido en la copia de la Control de FORMA DDH-3
FORMA, o en el libro de correspondencia de la Asistencia
unidad que entrega. Remite a Digitador de
Control de Asistencia.
Digitador de Control de Asistencia ingresa la
información al módulo del sistema de
marcación y asistencia de empleados. El Sistema de
sistema genera un número correlativo de Digitador (a) de Marcación y
7 solicitud, anotándose en FORMA DDH-3. Control de Asistencia de
Informando al final del día al Técnico de Asistencia Empleados,
Control de Asistencia el número de Misiones FORMA DDH-3
Oficiales Digitadas, para agregar en Cuadro
Estadístico de Control
Expediente de
Se clasifica y archiva la FORMA DDH-3 en el Digitador (a) de Control de
8 expediente de control de asistencia de cada Control de Asistencia del
empleado. Asistencia Empleado,
FORMA DDH-3

PDDH-20
d.2 Diagrama de flujo del procedimiento Trámite de Licencia por Misiones Oficiales (al interior
del país)
PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE LICENCIA POR MISIONES OFICIALES
Técnico Digitador
Jefatura Secretaria de Dirección Técnico Control de
Empleado de Misiones
inmediata Dirección Nacional, Staff Asistencia.
Oficiales
Inicio
2. Revisa y
4. Firma
1. Completa firma 3. Recibe
FORMA
FORMA DDH-3. solicitud. solicitud y
DDH-3 y
Entrega a jefe Envía a remite a a
devuelve a
inmediato Secretaria Director
Secretaria
Dirección
5. Recibe
FORMA,
almacena
6. Recibe
copia y envía
documentos,
a Técnico
revisa
Control de
Asistencia
(DDH)
No
Solicita a
empleado Solicitud
Solicita a
empleado subsanar correcta
subsanar errores
errores Sí
7. Registra en
módulo de
marcación
1
8
Archiva
Fin

PDDH-20
g. Trámite de Inasistencias y Marcajes, llegadas tardías y salidas tempranas.
Instrumento administrativo: FORMA DDH-4, requiere autorización de Jefatura Inmediata
g.1 Cuadro Explicativo

Inicio. Técnico de Control de Asistencia solicita cada Técnico de
Correo electrónico
1 mes, al técnico de informática, capture las huellas control de
de solicitud
de marcación del equipo biométrico. asistencia
Técnico de informática comunica a Técnicos de
Control de Asistencia, que se realizó la captura de Técnico de
2 Correo electrónico
huellas de marcación para que procedan a Informática
descargarlas.
Técnicos de Control de Asistencia, realizan la Módulo de
Técnico de
descarga de las marcaciones del personal de oficina marcación y
3 control de
central en el Módulo de Marcación y Asistencia de asistencia de
asistencia
Empleados empleados
Técnicos de control de asistencia, revisan en
Módulo de marcación y asistencia de empleados, Módulo de
Técnico de
los registros de marcaciones del mes marcación y
4 control de
correspondiente, del personal de nivel central. asistencia de
asistencia
Agrega si fuera necesario un día de asueto o empleados
vacaciones, para luego imprimir.
- Módulo de
Técnicos de control de asistencia, en el Módulo de marcación y
Marcación y Asistencia de empleados, clasifican por Técnico de asistencia de
5 Direcciones y/o Gerencias de oficina central e control de empleados
imprimen los respectivos reportes de los empleados asistencia - Reporte de
con inasistencias. inasistencia y
marcajes
Técnicos de control de asistencia, ordenan y Técnico de Reporte de

6 clasifican los reportes de inasistencia y marcajes del control de inasistencia y
personal por Dirección y/o Gerencia. asistencia marcajes
Técnicos de control de asistencia, elabora cuadro

Técnico de
de control (dos originales), para remitir los reportes
7 control de Cuadro de Excel
de inasistencia y marcaje del personal por Dirección
asistencia
y/o Gerencia respectiva.
Técnicos de control de asistencia, envían con
- Cuadro de control
apoyo del personal de servicio, el cuadro de control Técnico de
- Reportes de
8 con los reportes de inasistencia y marcaje a la control de
inasistencia y
secretaria o delegado de cada Dirección o asistencia
marcaje
Gerencia.

PDDH-20
Secretaria o delegado de cada Dirección o

Gerencia, recibe y firma de recibido el cuadro de - Cuadro de control
Secretaria o
control en el que se detallan los reportes de - Reportes de
9 delegado de la
inasistencia y marcaje del personal de esa Dirección inasistencia y
Dirección
o Gerencia, que se anexan. marcaje
- Cuadro de control
Secretaria o delegado remite al Director o Gerente Secretaria o
- Reportes de
10 el cuadro de control con los reportes de inasistencia delegado de la
inasistencia y
y marcaje del personal de esa Dirección o Gerencia Dirección
marcaje
Director o Gerente margina el cuadro de control con
- Cuadro de control
los reportes de inasistencia y marcaje del personal
Director - Reportes de
11 de esa Dirección/Gerencia y los remite a la
Gerente inasistencia y
secretaria para que entregue el reporte a cada
marcaje
empleado.
Secretaria o delegado de la Dirección o Gerencia,
distribuye según el cuadro de control, los reportes - Cuadro de control
Secretaria o
de inasistencia y marcaje al empleado respectivo, - Reportes de
12 delegado
para que justifiquen Misiones Oficiales y Olvidos de inasistencia y
Dirección
Marcación de acuerdo al reporte, completando el marcaje
formulario correspondiente.
Empleado recibe de la secretaria o delegado de la
Dirección o Gerencia, el reporte de inasistencia y - Reportes de
marcaje, lo revisa y completa los formularios (olvido inasistencia y
13 de marcación o misión oficial), para realizar el Empleado marcaje
respectivo trámite de autorización del Gerente o - FORMA DDH-3 y/o
Director, a fin de justificar las inasistencias FORMA DDH-4
detalladas.
- Reportes de
Empleado entrega a la secretaria o delegado de la
inasistencia y
Dirección o Gerencia, el reporte de inasistencia y
14 Empleado marcaje
marcaje, anexando los formularios correspondientes
- FORMA DDH-3 y/o
para firma del Director o Gerente.
FORMA DDH-4
- Reportes de
Secretaria o delegado de la Dirección o Gerencia,
inasistencia y
remite los formularios correspondientes anexando el
15 Secretaria marcaje
reporte de inasistencia y marcaje del empleado para
- FORMA DDH-3 y/o
firma del Director o Gerente.
FORMA DDH-4
- Reportes de
Director o Gerente firma los formularios
inasistencia y
correspondientes, de acuerdo al reporte de
16 Director marcaje
inasistencia y marcaje del personal de esa Dirección
- FORMA DDH-3 y/o
o Gerencia y los remite a la secretaria o delegado.
FORMA DDH-4
- Reportes de
inasistencia y
Secretaria o delegado recibe del Director o Gerente
marcaje
los formularios firmados, los recopila y los anota en
17 Secretaria - FORMA DDH-3 y/o
el libro de control, fotocopia los formularios y los
FORMA DDH-4
remite al Técnico de Control de Asistencia.
- Libro de control de
correspondencia

PDDH-20
Técnico de control de asistencia, recibe de cada

Dirección y/o Gerencia, lo siguiente:
- Formularios (en original y copia) de misiones
oficiales y olvidos de marcación, revisando que
- Reportes de
estén correctamente completados, firmados y
inasistencia y
sellados.
Técnico de marcaje
- Reportes de inasistencia y marcaje, verificando
18 control de - FORMA DDH-3 y/o
que las fechas con inasistencias coincidan con los
asistencia FORMA DDH-4
formularios presentados.
- Libro de control de
- Finalmente, después de revisar los reportes y
correspondencia
formularios, firma de recibido las misiones
oficiales y olvidos de marcación (en original y
devuelve copias) y en algunos casos el libro de
remisión de la Dirección o Gerencia respectiva.
- Expediente de
Control de
Asistencia del
Empleado.
Técnico de Control de Asistencia clasifica los
- Módulo de
formularios por olvido de marcación, los ingresa al
marcación y
Módulo de Marcación y Asistencia de empleados. El
Técnico de asistencia de
sistema genera un número correlativo de solicitud,
19 control de empleados
se anota dicho número en FORMA DDH-4, y agrega
asistencia - Reportes de
en Cuadro Estadístico mensual de Control.
inasistencia y
Finalmente archiva en el expediente control de
marcaje
marcación del empleado.
- Reportes de
inasistencia y
marcaje
- FORMA DDH-4
Técnico de Control de Asistencia, clasifica los
formularios de misiones oficiales y los entrega al Técnico de
20 digitador de Control de Asistencia, para que los control de FORMA DDH-4
ingrese en el Módulo de Marcación y Asistencia de asistencia
empleados
- Módulo de
Digitador de Control de Asistencia recibe las
marcación y
misiones oficiales y las ingresa al Módulo de
asistencia de
marcación y asistencia de empleados, El sistema
empleados
genera un número correlativo de solicitud, se anota Digitador de
- FORMA DDH-3
21 dicho número en FORMA DDH-3, al final del día control de
- Expediente de
informa al Técnico de Control de Asistencia para asistencia
control de
que lo agregue al Cuadro Estadístico mensual,
marcación del
posteriormente archiva los formularios en el
empleado.
expediente de control de marcación del empleado.
- Módulo de
Paralelamente los Técnicos de control de
marcación y
asistencia, en el Módulo de Marcación y Asistencia
Técnico de asistencia de
de empleados, revisan y clasifican por Direcciones
22 control de empleados
y/o Gerencias los empleados con llegadas tardías,
asistencia - Reporte de
salidas tempranas e inasistencias, imprimiendo el
llegadas tardías,
respectivo reporte.
salidas tempranas

PDDH-20
e inasistencia
Técnicos de control de asistencia, revisan el cuadro

Técnico de
de control por Dirección o Gerencia, verifican si ya
23 control de Cuadro de control
fueron entregados los reportes del personal de esa
asistencia
Dirección o Gerencia.
En el caso, que el empleado no haya entregado el
(los) formulario(s) en el tiempo estipulado, se le
Técnico de - Correo electrónico
consulta al empleado vía telefónica o correo, si va a
24 control de o llamada
justificará las inasistencias, se analiza si ésta
asistencia telefónica
procede, de lo contrario se aplica el descuento
respectivo.
Técnicos de control de asistencia, digitan en el
Técnico de Cuadro de
cuadro de descuentos del personal, las llegadas
25 control de descuentos del
tardías, salidas tempranas e inasistencias del
asistencia personal
empleado.
Terminado el cuadro de descuentos del personal, se
le envía por correo electrónico al técnico de
planillas, para efectuar los respectivos descuentos Técnico de Cuadro de
26 de las inasistencias no justificadas por los control de descuentos del
empleados. Dicho cuadro también se envía con asistencia personal
copia al jefe(a) del departamento y coordinador(a)
de control de personal.
Técnico de planillas recibe correo con el cuadro de Planilla del Personal
descuentos del personal, lo revisa a fin de Técnico de Cuadro de
27
incorporar en planilla los Descuentos por las Planillas descuentos del
inasistencias no justificadas de los empleados. personal
Finalmente el Técnico de Control de Asistencia Técnico de Cuadro estadístico

28 consolida y registra todos los tipos de permiso en el control de mensual de permisos
cuadro estadístico mensual. asistencia y licencias.
29 Fin de procedimiento


PDDH-20
Secretaria de Dirección
Técnico Trámite de Técnico en
Dirección (o Nacional, Empleado Director DH Digitador
Licencia informática
delegado) Staff
Inicio
1
2. Realiza captura
1. Solicita capturar de huellas e
huellas de marcación informa a Técnico 9. Recibe y
de equipo biométrico de Control de firma cuadro
Asistencia de control
3. Realiza descarga de
marcaciones
10. Remite 11.
cuadro de Margina
4. Revisión Módulo de control a cuadro y
Marcación y asistencia Dirección devuelve
e imprimen
5. Clasifican por 12.

Direcciones e imprimen Recibe 13. Recibe y
reportes cuadro y completa
distribuye formularios.
reportes
6. Ordenan y
clasifican reportes 15. Recibe 14. Devuelve
por Dirección formularios a secretaria
y remite a para firma de
Dirección Dirección
7. Elabora cuadro de
16. Firma
control para remitir
formularios
reportes
y devuelve
17. Recibe
8. Envían el cuadro y remite a
de control con 1 Técnico
reportes Control de
Asistencia
18. Recibe
documentación y
firma de recibido.
19. Clasifica formularios,

ingresa información a
módulo de marcación. A
continuación archiva
expedientes
Archiva
20. Identifica
FORMAS DDH-3 y
las remite a Digitador
de Control de
Asistencia
21. Clasifica
formularios, ingresa
FORMA información a módulo
DDH-3 de marcación. Envía
información para el
paso 28. A
continuación:
22. Revisan y clasifican
(en Módulo de Marcación)
por Dirección, los
empleados con llegadas Archiva
tardías, salidas
tempranas e
inasistencias. Imprimen
información.
Fin
A

PDDH-20
Técnico Trámite de Técnico de

Licencia Planillas
23. Contrastan información

impresa contra reportes
entregados por Direcciones
¿Empleado
entrego
FORMA
Sí autorizada?
2
No
24. Se consulta a empleado vía

teléfono o correo electrónico para
confirmar sí empleado entregará
justificación
¿Empleado
Sí
entregará
FORMA
autorizada?
Se le solicita
que justifique Sí
a la mayor
brevedad. 25. Digitan el cuadro de
descuentos según el
caso.
No
26. Se envía cuadro a 27. Recibe e-mail con

¿Empleado cuadro de descuentos.
Justificó? Técnico de Planillas
Aplica descuentos
Sí
Fin
28. Consolida y registra todos los

tipos de permiso en el cuadro
estadístico mensual
Fin

PDDH-20
h. Tramite de solicitud de permiso para realizar estudios superiores.

Instrumento administrativo: FORMA DDH-5, requiere autorización de parte de Jefatura inmediata y
de Director/a respectivo.
h.1 Cuadro Explicativo

Inicio. Empleado llena FORMA DDH-5 y debe anexar FORMA DDH-5
1 Empleado
constancia del horario de clases. Envía a Jefatura inmediata Anexos
Jefatura revisa solicitud y anexos. Firma FORMA DDH-5. FORMA DDH-5
2 Jefe inmediato
Envía a Secretaria de Dirección respectiva Anexos
Secretaria de Dirección recibe FORMA DDH-5 y anexos, Nota/Memorándum
Secretaria de
3 prepara nota/memorándum dirigida a Director(a) Desarrollo del Director FORMA
Dirección
Humano. Solicita firma de Director respectivo. DDH-5
Director revisa FORMA DDH-5 y firma de visto bueno, FORMA DDH-5,
además firma Nota/Memorándum de solicitud dirigida a Anexos
4 Director(a)
Director Desarrollo Humano. Devuelve documentos Nota/Memorándum
firmados a Secretaria de Dirección. de solicitud
Secretaria recibe FORMA DDH-5. Obtiene copia y solicita a
FORMA DDH-5,
personal de apoyo llevar Nota/Memorándum, FORMA Secretaria de
5 Anexos
DDH-5 y anexos, a Director(a) de Dirección de Desarrollo Dirección
Nota de solicitud
Humano.
Secretaria DDH recibe FORMA DDH- 5, anexos y Nota/ FORMA DDH-5,
Memorando de solicitud, registra en sistema de control Secretaria de Anexos
6
interno. Transfiere documentación a Director(a) de Dirección DH Nota/Memorándum
Desarrollo Humano para su y marginación de solicitud
FORMA DDH-5,
Director DH margina y devuelve documentación, a Anexos
7 Director(a) DH
Secretaria de DDH. Nota/Memorándum
de solicitud
FORMA DDH-5,
Secretaria de DDH remite documentación a Gerencia de Secretaria de Anexos
8
Gestión Administrativa. Dirección DH Nota/Memorándum
de solicitud
FORMA DDH-5,
Gerencia de
Gerencia de Gestión Administrativa recibe y margina Anexos
9 Gestión
documentación a Jefatura de Administración de Personal. Nota/Memorándum
Administrativa
de solicitud
FORMA DDH-5,
Jefatura de
Jefatura de Administración de Personal recibe y margina Anexos
10 Administración
solicitud, a Coordinación de Control de Personal. Nota/Memorándum
de Personal
de solicitud
FORMA DDH-5,
Coordinación de Control de Personal recibe y revisa Coordinación
Anexos
11 solicitud. Entrega a Técnico de Control de Asistencia para la de Control de
Nota/Memorándum
elaboración de nota de respuesta. Personal
de solicitud
Técnico de Control de Asistencia, revisa y elabora nota de Técnico y Nota de respuesta,
respuesta, entregándola a Coordinadora de Control de Coordinadora FORMA DDH-5,
12
Personal para su revisión y rubrica. de Control de Anexos
Personal Nota/Memorándum

PDDH-20
de solicitud
Nota de respuesta,
Coordinadora Control de Personal, entrega a Jefatura del
Coordinadora FORMA DDH-5,
Departamento de Administración y Control de Personal,
13 de Control de Anexos
Nota de respuesta para su revisión, adjuntando la
documentación respectiva
de solicitud
Jefatura del Departamento de Administración y Control de Nota de respuesta,
Personal revisa nota de respuesta y documentación, si no Jefatura de FORMA DDH-5,
14 hay observaciones se remite a Gerencia de Gestión Administración Anexos
Administrativa, de lo contrario se devuelve a Coordinadora de Personal Nota/Memorándum
de Control de Personal para su corrección. de solicitud
Nota de respuesta,
Gerencia de Gestión Administrativa recibe, revisa y rubrica Gerencia de FORMA DDH-5,
15 Nota de respuesta. Remite Nota a Director Desarrollo Gestión Anexos
Humano Administrativa Nota/Memorándum
de solicitud
Nota de respuesta,
Secretaria de Desarrollo Humano recibe y transfiere Nota FORMA DDH-5,
Secretaria de
16 de respuesta con documentación correspondiente para Anexos
Dirección DH
firma de Director(a) de Desarrollo Humano. Nota/Memorándum
de solicitud
Nota de respuesta,
FORMA DDH-5,
Director(a) Desarrollo Humano firma Nota de respuesta, y
17 Director(a) DH Anexos
devuelve documentación a Secretaria DDH.
Nota/Memorándum
de solicitud
Nota de respuesta,
FORMA DDH-5,
Secretaria de Desarrollo Humano, entrega a Técnico Secretaria de
18 Anexos
Control de Asistencia Nota de respuesta y documentación. Dirección DH
Nota/Memorándum
de solicitud
Técnico Control de Asistencia ingresa en el Módulo de Sistema de
Marcación y Asistencia de empleados, el horario autorizado Marcación Nota de
Técnico de
para el empleado solicitante. Remite original de Nota de respuesta, FORMA
19 Control de
respuesta a la Dirección/Gerencia y una copia al empleado DDH-5, Anexos
Asistencia
solicitante, quienes en copia de Nota de respuesta firman de Nota/Memorándum
recibido. de solicitud
Expediente de Control
Técnico de Control de Asistencia, recibe copia de Nota de Técnico de de Asistencia, FORMA
20 respuesta firmada y archiva nota en el expediente de Control de DDH-5, Nota de
Control de Asistencia del empleado. Asistencia solicitud, Nota de
respuesta
Técnico de
Técnico de Control de Asistencia, ingresa en Cuadro
21 Control de Cuadro de Excel
Estadístico Mensual, el permiso autorizado.
Asistencia
22 Fin del procedimiento

PDDH-20
Coordinador Técnico
Jefatura Secretaria de Secretaria Control de Control de
Empleado Nacional, Director DH Gerencia GA Administración
inmediata Dirección DDH Personal Asistencia
Staff y Control (AC)
(CCP) (TCA)
Inicio
1. Completa 2. Revisa y
3. Elabora 7. Recibe
FORMA RH-5. firma 4. Firma
Nota de 6. Recibe documentos,
Adjunta solicitud. FORMA y
solicitud documentos, margina a
constancia de Envía a Nota de
dirigida a registra y GGA y
horarios Entrega Secretaria solicitud
DDH remite a devuelve a
a jefe inmediato Dirección
DDH Secretaria
5. Recibe
documentos 11. Recibe, 12. Recibe,
9. Recibe
firmados y 10. Recibe revisa revisa y
8. Recibe documentos,
envía a DDH documentos, solicitud y elabora Nota
documentos y margina y
margina y remite nota de
remite a GGA remite a
remite a CCP rubricada a respuesta.
Jefatura AC
TCA Remite CAP
16. Recibe 15. Recibe 13. Recibe,
documentos y documentos, 14. Recibe revisa
traslada a rubrica y Nota, rubrica y solicitud y
Director DH remite a remite a remite nota
para firma de Secretaria Gerencia GA. rubricada a
Nota Dirección DH Jefatura
17. Firma
Nota y
devuelve
19A. Recibe
18. Recibe
documentos
Nota y envía
y registra en
a TCA
19.B. Recibe sistema
Nota Original, Módulo de
Firma Nota de Marcación.
respuesta. Envía
Notifica a original a
solicitante. Dirección
solicitante y
copia al
empleado
Archiva
19C. Recibe
copia de Nota de Fin 20. Recibe
respuesta y firma copia de
de recibido en Nota de
copia de Nota de respuesta
respuesta
Archiva
21. Ingresa
permiso
autorizado
en Cuadro
estadístico
mensual
PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE LICENCIA POR ESTUDIOS SUPERIORES

Fin

PDDH-20
i. Tramite de solicitud de permiso por tiempo compensatorio (de acuerdo a los Numerales 3, 6 y
8 del Art. 113 de las Disposiciones Generales de Presupuesto).
Instrumento administrativo: FORMA DDH-6, requiere autorización de parte de Jefatura inmediata.
i.1 Cuadro explicativo

Inicio. Empleado elabora Nota/Memorándum de
Nota/Memorándum
solicitud, completa FORMA DDH-6, Anexa
FORMA DDH-6,
Reporte de Asistencia e Inasistencias mensual
Reporte de
para cuantificar el tiempo laborado
Asistencia e
1 extraordinariamente, y además la autorización o Empleado
Inasistencia
disposición escrita por parte de Jefatura
mensual y
inmediata, para que realice una actividad
Autorización de
extraordinaria. Entrega documentación a Jefe
Jefatura Inmediata
inmediato.
Jefatura recibe y revisa documentación,
FORMA DDH-6 y
2 autorizando en FORMA DDH-6. Devuelve a Jefe inmediato
Anexos
empleado.
Empleado recibe documentación, obtiene copia
y la entrega en forma personal, o a través de la
Empleado, FORMA DDH-6 y
3 secretaria /delegado de la unidad, al Técnico
Secretaria/Delegado Anexos
de Control de la Dirección de Desarrollo
Humano.
Técnico (a) de Control de Asistencia recibe
Forma. Revisa si está completo y correcto el
Técnico (a) de
llenado de la FORMA DDH-6 y los anexos FORMA DDH-6 y
4 Control de
correspondiente. Procede a firmar de recibido Anexos
Asistencia
en copia de la FORMA DDH-6 o en libro de
correspondencia de la unidad que entrega.
Técnico de Control de Asistencia Registra en
Módulo de
módulo del sistema de marcación y asistencia
Técnico (a) de marcación y
de empleados. El sistema genera un número
5 Control de asistencia de
correlativo de solicitud, se anota dicho número
Asistencia empleados,
en FORMA DDH-6, y agrega en Cuadro
FORMA DDH-6
Estadístico de Control.
Expediente Control
Técnico de Control de Asistencia clasifica Técnico (a) de
de Asistencia de
6 formularios y archiva en expediente de “Control Control de
Empleado,
de Asistencias” De cada empleado Asistencia
FORMA DDH-6


PDDH-20
PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE LICENCIA Y PERSMISO POR TIEMPO COMPENSATORIO
Jefatura Técnico Control de

Empleado
inmediata Asistencia.
Inicio
1
2. Revisa y
1. Completa
firma FORMA
FORMA DDH- 4. Recibe
DDH-6.
6 y Anexos. documentos,
Envía a
Entrega a jefe revisa
Secretaria
inmediato
Dirección
No
Solicita a
empleado Solicitud
3. Recibe subsanar correcta
FORMA errores
firmada,
almacena
Sí
copia y envía
a Técnico
Control de 5. Registra en
Asistencia módulo de
(DDH) marcación
6
Archiva
Fin

PDDH-20
j. Tramite de solicitud de licencia por maternidad.

Instrumento administrativo: FORMA DDH-7, requiere autorización de parte de Jefatura inmediata y
autorización de Director/a o Gerente de Área.
j.1 Cuadro explicativo

Inicio. Empleada llena FORMA DDH-7 y debe anexar copia
FORMA DDH-7 y
1 de partida de nacimiento de hijo/a. Envía a Jefatura Empleada
partida de nacimiento
inmediata
Jefatura revisa solicitud y anexos. Firma FORMA DDH-7. Jefatura FORMA DDH-7
2
Envía a Secretaria de Dirección respectiva inmediata Anexos
Secretaria de Dirección recibe FORMA DDH-7 y anexos, Nota/Memorándum
Secretaria de
3 prepara nota/memorándum dirigida a Director(a) Desarrollo del Director FORMA
Dirección
Humano. Solicita firma de Director respectivo. DDH-5
Director revisa FORMA DDH-7 y firma de visto bueno, FORMA DDH-7,
además firma Nota/Memorándum de solicitud dirigida a Anexos
4 Director(a)
Director Desarrollo Humano. Devuelve documentos Nota/Memorándum
firmados a Secretaria de Dirección. de solicitud
Secretaria recibe FORMA DDH-7. Obtiene copia y solicita a
FORMA DDH-7,
personal de apoyo llevar Nota/Memorándum, FORMA Secretaria de
5 Anexos
DDH-7 y anexos, a Director(a) de Dirección de Desarrollo Dirección
Nota de solicitud
Humano.
Secretaria DDH recibe FORMA DDH-7, anexos y Nota/ FORMA DDH-7,
Memorando de solicitud, registra en sistema de control Secretaria de Anexos
6
interno. Transfiere documentación a Director(a) de Dirección DH Nota/Memorándum
Desarrollo Humano para su y marginación de solicitud
FORMA DDH-7,
Director DH margina y devuelve documentación, a Anexos
7 Director(a) DH
Secretaria de DDH. Nota/Memorándum
de solicitud
FORMA DDH-7,
Secretaria de DDH remite documentación a Gerencia de Secretaria de Anexos
8
Gestión Administrativa. Dirección DH Nota/Memorándum
de solicitud
FORMA DDH-7,
Gerencia de
Gerencia de Gestión Administrativa recibe y margina Anexos
9 Gestión
documentación a Jefatura de Administración de Personal. Nota/Memorándum
Administrativa
de solicitud
FORMA DDH-7,
Jefatura de
Jefatura de Administración de Personal recibe y margina Anexos
10 Administración
solicitud, a Coordinación de Control de Personal. Nota/Memorándum
de Personal
de solicitud
FORMA DDH-7,
Coordinación de Control de Personal recibe y revisa Coordinación
Anexos
11 solicitud. Entrega a Técnico de Control de Asistencia para la de Control de
Nota/Memorándum
elaboración de nota de respuesta. Personal
de solicitud
Técnico de Control de Asistencia, revisa y elabora nota de Técnico y Nota de respuesta,
12
respuesta, entregándola a Coordinadora de Control de Coordinadora FORMA DDH-7,

PDDH-20
Personal para su revisión y rubrica. de Control de Anexos

de solicitud
Nota de respuesta,
Coordinadora Control de Personal, entrega a Jefatura del
Coordinadora FORMA DDH-7,
Departamento de Administración y Control de Personal,
13 de Control de Anexos
Nota de respuesta para su revisión, adjuntando la
documentación respectiva
de solicitud
Nota de respuesta,
Jefatura del Departamento de Administración y Control de
FORMA DDH-7,
Personal revisa nota de respuesta y documentación, si no Jefatura de
Anexos
14 hay observaciones se remite a Gerencia de Gestión Administración
Nota/Memorándum
Administrativa, de lo contrario se devuelve a Coordinadora de Personal
de solicitud/Nota de
de Control de Personal para su corrección.
respuesta
Nota de respuesta,
FORMA DDH-7,
Gerencia de Gestión Administrativa recibe, revisa y rubrica Gerencia de
Anexos
15 Nota de respuesta. Remite Nota a Director Desarrollo Gestión
Nota/Memorándum
Humano Administrativa
respuesta
Nota de respuesta,
FORMA DDH-7,
Secretaria de Desarrollo Humano recibe y transfiere Nota
Secretaria de Anexos
16 de respuesta con documentación correspondiente para
Dirección DH Nota/Memorándum
firma de Director(a) de Desarrollo Humano.
respuesta
Nota de respuesta,
FORMA DDH-7,
Director(a) Desarrollo Humano firma Nota de respuesta, y Anexos
17 Director(a) DH
devuelve documentación a Secretaria DDH. Nota/Memorándum
respuesta
Nota de respuesta,
FORMA DDH-7,
Secretaria de Desarrollo Humano, entrega a Técnico Secretaria de Anexos
18
Control de Asistencia Nota de respuesta y documentación. Dirección DH Nota/Memorándum
respuesta
Sistema de
Técnico Control de Asistencia ingresa en el Módulo de
Marcación Nota de
Marcación y Asistencia de empleados, el horario autorizado
Técnico de respuesta, FORMA
para el empleado solicitante. Remite original de Nota de
19 Control de DDH-7, Anexos
respuesta a la Dirección/Gerencia y una copia al empleado
Asistencia Nota/Memorándum
solicitante, quienes en copia de Nota de respuesta firman de
recibido.
respuesta
Técnico de
Técnico de Control de Asistencia, ingresa en Cuadro
20 Control de Cuadro de Excel
Estadístico Mensual, el permiso autorizado.
Asistencia

PDDH-20
Coordinador Técnico
Jefatura Secretaria de Secretaria Control de Control de
Empleada Nacional, Director DH Gerencia GA Administración
inmediata Dirección DDH Personal Asistencia
Staff y Control (AC)
(CCP) (TCA)
Inicio
1. Completa 2. Revisa y
3. Elabora 7. Recibe
FORMA DDH-7. firma 4. Firma
Nota de 6. Recibe documentos,
Adjunta solicitud. FORMA y
solicitud documentos, margina a
constancia de Envía a Nota de
dirigida a registra y GGA y
horarios Entrega Secretaria solicitud
DDH remite a devuelve a
a jefe inmediato Dirección
DDH Secretaria
5. Recibe
documentos 11. Recibe, 12. Recibe,
9. Recibe
firmados y 10. Recibe revisa revisa y
8. Recibe documentos,
envía a DDH documentos, solicitud y elabora Nota
documentos y margina y
margina y remite nota de
remite a GGA remite a
remite a CCP rubricada a respuesta.
Jefatura AC
TCA Remite CAP
16. Recibe 15. Recibe 13. Recibe,
documentos y documentos, 14. Recibe revisa
traslada a rubrica y Nota, rubrica y solicitud y
Director DH remite a remite a remite nota
para firma de Secretaria Gerencia GA. rubricada a
Nota Dirección DH Jefatura
17. Firma
Nota y
devuelve
19a. Recibe
18. Recibe
documentos
Nota y envía
y registra en
a TCA
19B. Recibe sistema
Nota Original, Módulo de
Firma Nota de Marcación.
respuesta. Envía
Notifica a original a
solicitante. Dirección
solicitante y
copia al
empleado
Archiva
Archiva
Fin
19C. Recibe
copia de Nota de
respuesta
20. Ingresa
permiso
autorizado
en Cuadro
estadístico
mensual
Fin
PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE LICENCIA POR LACTANCIA MATERNA


PDDH-20
10. Matriz de registros
Nombre del Formato Código del Formato

FORMATO DE LICENCIA FORMA DDH-1
SOLICITUD DE LICENCIA FORMA DDH-2
INFORME MENSUAL DE SALIDAS DE
FORMA DDH-3
MISIONES OFICIALES
FORMULARIO DE CONTROL DE ASISTENCIA FORMA DDH-4
SOLICITUD DE PERMISO PARA REALIZAR
FORMA DDH-5
ESTUDIOS SUPERIORES
FORMATO DE LICENCIA POR TIEMPO
FORMA DDH-6
COMPENSATORIO
FORMATO DE LICENCIA POR LACTANCIA
FORMA DDH-7
MATERNA
TARJETAS DE CONTROL DE LICENCIAS TCL-DDH
Tiempo
Código del
Lugar de almacenamiento de Responsable
Formato
retención
 Departamento de Control de
Personal/Expedientes de Control
Técnico Control
FORMA DDH-1 Asistencia. 5 años
de Asistencia
 Direcciones Departamentales de
Educación
Técnico Control
FORMA DDH-2 Asistencia 5 años
de Asistencia
Educación
Técnico Control
de Asistencia
Educación
Técnico Control
de Asistencia
Educación
Personal/Expedientes de Control Técnico Control
FORMA DDH-5 5 años
Asistencia de Asistencia

PDDH-20
Educación
Técnico Control
de Asistencia
Educación
Técnico Control
de Asistencia
Educación
Personal/Expedientes de personal Técnico Control
TCL-DDH 5 años
 Direcciones Departamentales de de expedientes
Educación

Procedimientos Tramites de Licencia Versión 20 de Noviembre 2013-1 PDF

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Procedimientos Tramites de Licencia Versión 20 de Noviembre 2013-1 PDF

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN

PROCEDIMIENTOS PARA TRÁMITES DE

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

El documento ha sido estucturado de la forma siguiente: Se identifica el procedimiento, la FORMA

 FORMA: Formulario de solicitud licencia o permiso.

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

 CAP: Coordinador Administración de Personal.

8.2 Jornadas y Horarios de Trabajo

8.3 Asistencia y Puntualidad

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

8.5 Permisos y Licencias

8.6 Verificación de casos posibles y requerimiento.

Caso Requerimiento Instrumento

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

Aprobación de Jefatura inmediata y

a. Licencia por enfermedad mayor a quince días. (Con goce de sueldo)

b. Permiso personal superior a quince días (Sin goce de sueldo)

Instrumento administrativo: FORMA DDH-1, requiere Acuerdo Ministerial.

No. Pasos Responsable Instrumentos

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

Coordinador de Control de Personal remite copia de de Personal/

Técnico de Control de Asistencia clasifica formularios y Técnico de Expediente de Control

Técnico Trámites de Licencia mediante libro de control, Técnico

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

En la página siguiente se muestra el diagrama de flujo respectivo.

28. Recibe 29. Registra

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

No. Pasos Responsable Instrumentos

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

En la página siguiente se muestra el diagrama de flujo respectivo.

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

e. Tramite de licencia con o sin goce de sueldo menor a cinco días.

Instrumento administrativo: FORMA DDH-2, requiere autorización de parte de Jefatura inmediata y de

e.1 Cuadro explicativo

No. Pasos Responsable Instrumentos

Secretaria de Dirección recibe y prepara documentación Secretaria de

Gerente respectivo revisa FORMA DDH-2 y autoriza la

En la página siguiente se muestra el diagrama de flujo respectivo.

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE LICENCIA Y PERSMISO CON O SIN GOCE DE SUELDO

Jefatura Secretaria de Dirección Técnico Control de

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

f. Tramite de licencia por Misiones Oficiales (al interior del país).

Instrumento administrativo: FORMA DDH-3, requiere autorización de parte de Jefatura inmediata y de

d.1 Cuadro explicativo del procedimiento.

Secretaria de Dirección recibe informe y lo Secretaria de

Director revisa y firma FORMA DDH-3.

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE LICENCIA POR MISIONES OFICIALES

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

g. Trámite de Inasistencias y Marcajes, llegadas tardías y salidas tempranas.

Instrumento administrativo: FORMA DDH-4, requiere autorización de Jefatura Inmediata

g.1 Cuadro Explicativo

No. Pasos Responsable Instrumentos

Técnicos de control de asistencia, ordenan y Técnico de Reporte de

Técnicos de control de asistencia, elabora cuadro

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

Secretaria o delegado de cada Dirección o

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización:

Técnico de control de asistencia, recibe de cada

PROCEDIMIENTOS: Última Actualización: