CÓDIGO: P-SGSST-01

PROCEDIMIENTO PARA EL VERSIÓN: 1.0

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TABLA DE CONTENIDO

Página

1. OBJETIVO .................................................................................................................2

2. ALCANCE..................................................................................................................2

3. DEFINICIONES..........................................................................................................2

4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ...................................................................................3

5. ACTIVIDADES ...........................................................................................................5

6. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA. .............................................................................8

7. ANEXOS ....................................................................................................................8

8. NOTAS DE CAMBIO .................................................................................................8

9. APROBACIÓN ...........................................................................................................9
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1. OBJETIVO

Establecer las actividades a desarrollar para el funcionamiento del comité de convivencia

laboral y las responsabilidades del mismo, el cual se constituye como medida preventiva de
acoso laboral que contribuye a proteger a los colaboradores contra los riesgos sicosociales
que afectan la salud en los lugares de trabajo.

2. ALCANCE

Para los miembros del Comité de Convivencia Laboral.

3. DEFINICIONES

ACOSO LABORAL: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado,

trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un
compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y
angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia
del mismo.

DESPROTECCIÓN LABORAL: Toda conducta tendiente a poner en riesgo la integridad y la

seguridad del trabajador mediante órdenes o asignación de funciones sin el cumplimiento de
los requisitos mínimos de protección y seguridad para el trabajador.

DISCRIMINACIÓN LABORAL: todo trato diferenciado por razones de raza, género, origen
familiar o nacional, credo religioso, preferencia política o situación social o que carezca de
toda razonabilidad desde el punto de vista laboral.

ENTORPECIMIENTO LABORAL: toda acción tendiente a obstaculizar el cumplimiento de la

labor o hacerla más gravosa o retardarla con perjuicio para el trabajador o empleado.
Constituyen acciones de entorpecimiento laboral, entre otras, la privación, ocultación o
inutilización de los insumos, documentos o instrumentos para la labor, la destrucción o
pérdida de información, el ocultamiento de correspondencia o mensajes electrónicos.

INEQUIDAD LABORAL: Asignación de funciones a menosprecio del trabajador.

MALTRATO LABORAL. Todo acto de violencia contra la integridad física o moral, la libertad
física o sexual y los bienes de quien se desempeñe como empleado o trabajador; toda
expresión verbal injuriosa o ultrajante que lesione la integridad moral o los derechos a la
intimidad y al buen nombre de quienes participen en una relación de trabajo de tipo laboral o
todo comportamiento tendiente a menoscabar la autoestima y la dignidad de quien participe
en una relación de trabajo de tipo laboral.

PERSECUCIÓN LABORAL: toda conducta cuyas características de reiteración o evidente

arbitrariedad permitan inferir el propósito de inducir la renuncia del empleado o trabajador,
mediante la descalificación, la carga excesiva de trabajo y cambios permanentes de horario
que puedan producir desmotivación laboral.

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4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

La actuación que debe adelantar el Comité de Convivencia Laboral para el trámite

interno de las quejas relacionadas con posibles conductas de acoso laboral será la
siguiente:

4.1. Las quejas pueden ser presentadas por las presuntas víctimas de manera escrita,
ante el Comité de Convivencia, a través del Secretario o quién haga sus veces,
especificando los hechos que considera constitutivos de acoso laboral, los nombres y
apellidos de la persona que presuntamente incurrió en los hechos, con exposición
sucinta de los mismos, las fechas en que dicho comportamiento fue cometido y la
manifestación del interés de conciliar o no, allegando o aludiendo las pruebas que
fundamenten tal inconformidad. Al efecto deberán diligenciar el formato de Recepción
Situación de Acoso Laboral – Presentación de Queja con código F–TH – 01.

4.2. Una vez recibida la queja, le corresponde al Secretario del Comité de Convivencia
Laboral analizar la caducidad de la misma, de acuerdo a lo establecido en el artículo
18 de la Ley 1010 de 2006 o la norma que haga sus veces. Si existe caducidad, el
Secretario del Comité le informará al quejoso de la misma y sus consecuencias, tras lo
cual se archivará el expediente.

4.3. Si no existe caducidad, el Secretario del Comité de Convivencia Laboral o quien haga
sus veces verificará el contenido de la queja y la identidad de quien la suscribe e
informará a los miembros del Comité.

4.4. El Presidente del Comité de Convivencia convocará, para el conocimiento de la

queja, al cuerpo colegiado para que se estudie el caso en la sesión ordinaria
inmediatamente siguiente.

4.5. Solo convocará a sesión extraordinaria si a ello hubiere lugar, cuando de los hechos
objeto de la queja evidencie ostensiblemente que pueden afectar, tanto la seguridad
física y emocional del servidor público como la prestación del servicio y por tanto
requiere de la inmediata intervención del Comité.

4.6. El Comité de Convivencia en la primera sesión examinará las posibles situaciones

de acoso laboral y/o hostigamiento, debiendo escuchar a las personas involucradas,
a fin de garantizar los derechos a la defensa y al debido proceso.

4.7. Al efecto el Comité fijará fecha y hora para llevar a cabo las entrevistas que considere
pertinentes, entre las cuales podrá estar la del jefe inmediato y/o mediato del área de
desempeño de los servidores públicos involucrados para enterarlo de la queja y
establecer las gestiones adelantadas por éste sobre los hechos del presunto acoso
laboral, los resultados y recomendaciones para el mejoramiento del clima
organizacional de la dependencia.
4.8. También con el ánimo de establecer las circunstancias de tiempo, modo y lugar para
sugerir soluciones conciliadas, el cuerpo colegiado podrá decretar y practicar
pruebas, solicitar informes, inspeccionar documentos o realizar visitas al área de los
involucrados.
4.9. Una vez surtidas las entrevistas respectivas y con las pruebas del caso, el Comité
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decidirá la pertinencia o no de adelantar una audiencia de conciliación, decisión que

reposará en acta, con la motivación del caso.

4.10. Si tras efectuar esta labor, se considera por parte del Comité de Convivencia
Laboral, que se produjeron las circunstancias de tiempo, modo y lugar de la queja,
pero no existe ánimo conciliatorio, procederá a través del Secretario a dar traslado
de la queja a la Procuraduría General de la Nación, para lo de su competencia.

A. Si se considera procedente la diligencia de conciliación, el Comité fijará fecha y

hora para la diligencia, de lo cual el Secretario comunicará a las partes
involucradas.

B. La audiencia de conciliación se desarrollará siguiendo el siguiente orden:

i. El Presidente del Comité hará una breve explicación de los motivos por los
cuales se ha convocado a la diligencia, de la queja presentada y de las
partes intervinientes en el conflicto.

ii. Luego dará la palabra al quejoso para que exponga los motivos por los
cuales considera haberse cometido contra él, una posible conducta de
acoso laboral o las diferencias que quiere conciliar.

iii. En los mismos términos del literal anterior dará la palabra a la otra
parte o partes intervinientes.

iv. Si de la exposición se establece que las diferencias suscitadas por la

misma pueden solucionarse o aclararse por vía de la conciliación, el
Presidente del Comité instará a las partes para que propongan soluciones
y concilien sus diferencias de manera respetuosa, amigable, dentro de
preceptos de dignidad y justicia.

v. El Comité propondrá las fórmulas de conciliación pertinentes y sugerencias

entre las partes y encaminará el establecimiento de medidas de
prevención, manejo y solución, que se orienten a superar la situación de
acoso laboral.

vi. De la audiencia de conciliación se levantará un acta que debe ser firmada

por los integrantes del Comité de Convivencia y por las partes
intervinientes.

vii. En el acta correspondiente, se dejará constancia expresa de los puntos en

los que hubo o no acuerdo.

4.11 El acta reposará en los archivos y en virtud del principio de confidencialidad se

mantendrá con carácter de reserva en el archivo que lleve el Secretario del Comité y
solo será puesta a disposición de sus integrantes, de las partes intervinientes o de
autoridad competente, cuando se requiera.

4.12 Cuando no fuere posible llegar a un acuerdo voluntario y el quejoso insistiere en

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que la queja constituye una conducta de acoso laboral, se dará traslado a la

Procuraduría General de la Nación, en los términos del artículo 12 de la Ley 1010 de
2006 o la norma que haga sus veces, dejando constancias que se agotó el
procedimiento previo y conciliatorio al interior de la entidad.

4.13 Si no asistiere alguno de los interesados, deberá justificar debidamente su

ausencia ante el Comité, y éste fijará una nueva fecha que no podrá ser mayor de
tres (3) días hábiles siguientes. Si no se presenta a la segunda citación o no justifica
su inasistencia, se dejará constancia en acta suscrita por la parte presente y los
miembros del Comité.

4.14 Si la parte renuente a asistir es la afectada, se entenderá desistida la queja y se

procederá al archivo de la misma; si, por el contrario, la parte renuente es la
denunciada, se entenderá que no existe voluntad conciliatoria y el Comité deberá
enviar el expediente a la Procuraduría General de la Nación, en los términos del
artículo 12 de la Ley 1010 de 2006 o la norma que haga sus veces.

4.15 Toda la actuación que se produzca en virtud del procedimiento aquí señalado, así
como las pruebas y las identidades de las personas involucradas en ella, por vía
activa o pasiva, se mantendrá en reserva y confidencialidad.

Si después de evaluada la queja puesta a consideración del Comité de Convivencia Laboral

correspondiente, en los términos del numeral 4.9, se establece que no se trata de una
conducta de acoso laboral, o que se configura lo señalado en el numeral 4.13 de este item,
se deberá proceder al archivo correspondiente, o poner en conocimiento de las autoridades
competentes, según sea la conducta, para que se adelanten las acciones correspondientes,
de lo cual se informará a las partes involucradas.

5. ACTIVIDADES

5.1 INSTALACIÓN: Una vez elegidos los miembros del Comité, se procederá a su
instalación formal en una reunión el mes siguiente, de la cual se dejará constancia en
un acta.

En esta primera reunión, se tratarán los siguientes puntos:

 Nombramiento del presidente y del secretario del Comité por mutuo acuerdo entre
sus miembros.
 Firma de cláusulas de compromisos de confidencialidad.
 Definición de fechas de reuniones ordinarias, para el periodo que ha sido
designado el Comité de Convivencia Laboral.
 Aprobación del reglamento del Comité de Convivencia Laboral.
 Informe del Comité de Convivencia Laboral del periodo anterior.
 Lectura de las solicitudes por resolver.
 Proposiciones y varios.

5.2 SOCIALIZACIÓN: Los miembros del Comité de Convivencia Laboral deberán

presentarse y socializar los instrumentos y el procedimiento para la solución de los

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conflictos tipificados como Acoso Laboral acorde a la Ley 1010 de 2006. Esto deberá
realizarse dentro del mes siguiente a la instalación del Comité de Convivencia Laboral

5.3 PERIODICIDAD: El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente por lo

menos una (1) vez cada tres (03) meses y extraordinariamente cuando se presenten
casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por
cualquiera de sus integrantes.

5.4 QUÓRUM: El Comité sólo podrá sesionar con la asistencia de la mitad más uno de
sus integrantes.

5.6 ACTAS: De lo tratado en las reuniones, se elaborará un acta en la cual se señalará la

naturaleza de la reunión, la fecha y lugar de reunión y los asuntos tratados. Se le
anexará el listado de asistencia de los miembros participantes, las excusas por la no
asistencia y los documentos soportes de las peticiones y de su gestión.

5.7 DECISIONES DEL COMITÉ: En el Comité las decisiones se tomarán por la vía del
consenso y en caso de ser necesario a través del sistema de votación por mayoría
simple. Para estos efectos, el consenso es un acuerdo producido por el
consentimiento de los miembros titulares que asistan a la sesión y cuya expresión de
voluntad será confidencial.

5.8 ARCHIVO: Para la conservación de las actas se implementará un archivo

confidencial que estará bajo la custodia del Secretario, cuando finalice su periodo
deberá hacer entrega de toda la documentación a los nuevos miembros del Comité
de Convivencia Laboral.

5.9 FUNCIONES DEL COMITE: El Comité de Convivencia Laboral tendrá únicamente las
siguientes funciones:

5.9.1 Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan
situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las
soportan.

5.9.2 Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que
se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias
de acoso laboral, al interior de la entidad.

5.9.3 Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que
dieron lugar a la queja.

5.9.4 Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución
efectiva de las controversias.

5.9.5 Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir,
renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el
principio de la confidencialidad.

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5.9.6 Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas
en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.

5.9.7 En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se

cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de
Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la
Nación.

5.9.8 Presentar a la dirección general de la Unidad Ejecutora de Saneamiento del

Valle del Cauca, las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las
medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual
de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes
requeridos por los organismos de control.

5.9.9 Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el

Comité de Convivencia Laboral a las dependencias de gestión del recurso
humano y Seguridad y Salud en el Trabajo de la Unidad Ejecutora de
Saneamiento del Valle del Cauca.

5.9.10 Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los
cuales serán presentados a la Dirección General de la Unidad Ejecutora de
Saneamiento del Valle del Cauca.

5.10 FUNCIONES DEL PRESIDENTE. El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir

por mutuo acuerdo entre sus miembros, un Presidente, quien tendrá las siguientes
funciones:

 Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

 Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y
eficaz.
 Tramitar ante la Dirección General de la Unidad Ejecutora de Saneamiento del
Valle del Cauca, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
 Gestionar ante Dirección General de la Unidad Ejecutora de Saneamiento del
Valle del Cauca, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.

5.11 FUNCIONES DEL SECRETARIO. El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir

entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes
funciones:

5.11.1 Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se
describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las
pruebas que las soportan.

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5.11.2 Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la
convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y
extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.

5.11.3 Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con
el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

5.11.4 Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de
establecer compromisos de convivencia.

5.11.5 Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar

por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

5.11.6 Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.

5.11.7 Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a
las diferentes dependencias de la Unidad Ejecutora de Saneamiento del Valle
del Cauca.

5.11.8 Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al
cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes
involucradas.

5.11.9 Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya
estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los
cuales serán presentados a la Dirección General de la Unidad Ejecutora de
Saneamiento del Valle del Cauca

6. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.

 Ley 1010 de enero 23 de 2016

 Resolución 652 de abril 30 de 2012

7. ANEXOS

F- TH - 01 Recepción Situación de Acoso Laboral – Presentación de Queja

8. NOTAS DE CAMBIO

FECHA VERSION CREACIÓN O MOTIVO DEL CAMBIO Y VERSIÓN

INICIAL NUMERALES MODIFICADOS FINAL
Mayo 16 0.0 Se requiere crear el procedimiento para 1.0
de 2018 establecer las actividades a desarrollar para la

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conformación y funcionamiento del comité de

convivencia laboral y las responsabilidades del
mismo, el cual se constituye como medida
preventiva de acoso laboral que contribuye a
proteger a los colaboradores contra los riesgos
sicosociales que afectan la salud en los
lugares de trabajo.

9. APROBACIÓN

ELABORO REVISO APROBO

Nombre Fernando Girón Fernando Girón
Diego Victoria Mejía
Vanderhuk. Vanderhuk.
Cargo Presidente del Comité Subdirector Administrativo Director General
Fecha Junio 20 de 2018 Junio 20 de 2018 Junio 20 de 2018
Firma
Original Firmado Original Firmado Original Firmado

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