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TEMA:
AUTORES:
TUTOR:
TÍTULO:
PROPUESTA DE CONTROL INTERNO PARA CUENTAS POR COBRAR EN LA EMPRESA
PROMOCHARTERS.
AUTORES: REVISOR:
MUÑIZ MUÑIZ WENDY GUADALUPE DR.CS RAFAEL SÁNCHEZ SOBERATS, PHD
MORA REYES WENDY KATHERINE
INSTITUCIÓN: FACULTAD:
Universidad de Guayaquil Ciencias Administrativas
CARRERA:
Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PAGS: 92
PALABRAS CLAVES:
Cuentas por cobrar riesgo organización control interno clientes
RESUMEN:
El tema relacionado con la propuesta de control interno para cuentas por cobrar en la empresa
PROMOCHARTERS S.A. a través de un análisis objetivo realizado por la necesidad de controlar las cuentas por
cobrar, el riesgo de ofrecer un crédito y el manejo adecuado de la cobranza y la disminución de las cuentas
incobrables que se aplica en la organización por la cantidad elevada de clientes que acuden a buscar los servicios
de vuelos internacionales y a fines, el objetivo general implica al diseñar un sistema de control interno en las
cuentas por cobrar designando funciones a las personas que integran el área, con políticas de créditos que al
aplicarla permita el disminuir la cartera vencida, además de los procedimientos de cobros. La metodología
aplicada abarca un estudio cuantitativo y cualitativo en las actividades realizadas, con un método descriptivo que
aplica instrumento de observación y entrevista en la misma organización. Los resultados obtenido abarca la
creación de un manual de crédito y cobranza que permita el ampliar la solvencia y rentabilidad, llegando a la
conclusión de que el área de venta requiere de estrategia de crédito a un mínimo riesgo, además de la captación de
una base de datos referencia que permita el buen manejo de los clientes.
No. DE REGISTRO (EN BASE DE DATOS) No. DE CLASIFICACIÓN
ADJUNTO PDF: ( x ) SI ( ) NO
CONTACTO CON AUTOR/ES: TELÉFONO E-MAIL:
MUÑIZ MUÑIZ WENDY 0980629516 wendysita_9201@hotmail.com
MORA REYES WENDY 0919695585 wendymora28@hotmail.com
Yo, ING. JULIO CÉSAR PACHECO JARA, MBA tutor del trabajo de titulación
EMPRESA PROMOCHARTERS” que fue elaborado por las estudiantes MUÑIZ MUÑIZ
nivel de coincidencia del 1%, por lo que los egresadas anteriormente mencionadas podrán
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
C.I #094128238-6
C.I #091969558-5
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
TUTOR DE TESIS
DEDICATORIA
A Dios quien supo guiarme, darme fuerzas y sabiduría necesaria para cada día prepararme,
A mis padres Gabriel Muñiz y Mercy Muñiz por sus consejos, comprensión y apoyo
Al Altísimo por darme sabiduría y perseverancia en los momentos para culminar esta
etapa de mi vida.
A mis hijos Andrés, Eddy e Isaías que fueron que fueron mi fortaleza para lograr este
éxito.
AGRADECIMIENTO
A la Universidad de Guayaquil por permitirme ser parte de ella y abrir sus puertas para
A los diferentes docentes que brindan sus conocimientos y apoyo para seguir adelante día
a día.
A mi Jefe Ab. Julio Pimentel por sus consejos y ayuda incondicional facilitándonos
Agradezco a la Universidad Estatal de Guayaquil por haber abierto sus puertas y darme la
Al Ing. Julio Pacheco Jara por sus conocimientos impartidos y colaboración para el
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
RESUMEN
El tema relacionado con la propuesta de control interno para cuentas por cobrar en la
de controlar las cuentas por cobrar, el riesgo de ofrecer un crédito y el manejo adecuado de la
cantidad elevada de clientes que acuden a buscar los servicios de vuelos internacionales y a
fines, el objetivo general implica al diseñar un sistema de control interno en las cuentas por
cobrar designando funciones a las personas que integran el área, con políticas de créditos que
de una base de datos referencia que permita el buen manejo de los clientes.
Palabras claves
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
ABSTRACT
The topic related to the design of internal control of accounts receivable in the company
PROMOCHARTERS S.A. through an objective analysis carried out by the need to control
accounts receivable, the risk of offering credit and the proper handling of collections and the
reduction of bad accounts that are applied in the organization by the high number of clients
who the general objective implies the design of an internal control system in the accounts
receivable, assigning functions to the people who make up the area, with credit policies that,
when applied, allows the reduction of the past due portfolio , in addition to the collection
procedures. The applied methodology covers a quantitative and qualitative study in the
activities carried out, with a descriptive method that applies instrument of observation and
interview in the same organization. The results obtained include the creation of a manual of
credit and collection that allows to increase the solvency and profitability, arriving at the
conclusion that the area of sale requires of credit strategy to a minimum risk, in addition to
the acquisition and a base of reference data that allows the good management of the clients.
Keywords
TABLA DE CONTENIDO
PORTADA .................................................................................................................................i
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA .......................................i
CERTIFICADO DEL ANTIPLAGIO ....................................................................................... ii
RENUNCIA DE DERECHO DE AUTOR............................................................................... iii
CERTIFICADO DEL TUTOR ..................................................................................................iv
DEDICATORIA ......................................................................................................................... v
AGRADECIMIENTO ...............................................................................................................vi
RESUMEN .............................................................................................................................. vii
ABSTRACT ............................................................................................................................ viii
TABLA DE CONTENIDO........................................................................................................ix
INDICE DE TABLAS ............................................................................................................. xii
ÍNDICE DE FIGURA ............................................................................................................. xiii
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 1
Capítulo I .................................................................................................................................... 3
El Problema................................................................................................................................. 3
1.1. Planteamiento del Problema .......................................................................................... 3
1.2. Formulación y Sistematización del Problema................................................................ 4
1.2.1. Formulación del problema ................................................................................. 4
1.2.2. Sistematización del problema ............................................................................ 5
1.3. Objetivos de la Investigación ......................................................................................... 5
1.3.1. Objetivo general ................................................................................................. 5
1.3.2. Objetivos específicos ......................................................................................... 5
1.4. Justificación del Proyecto .............................................................................................. 5
1.4.1. Justificación teórica ........................................................................................... 5
1.4.2. Justificación metodológica................................................................................. 6
1.4.3. Justificación práctica .......................................................................................... 6
1.5. Delimitación de la Investigación ................................................................................... 7
1.6. Hipótesis General ........................................................................................................... 7
1.6.1. Variable Independiente ...................................................................................... 7
1.6.2. Variable Dependiente......................................................................................... 7
x
Capítulo VI................................................................................................................................ 39
Propuesta ................................................................................................................................... 39
4.1 Tema ............................................................................................................................ 39
4.2 Antecedentes de la Propuesta....................................................................................... 39
4.3 Objetivos de la Propuesta............................................................................................. 40
4.3.1 Objetivo general ........................................................................................................... 40
4.3.2 Objetivos específicos. .................................................................................................. 40
4.4 Justificación de la propuesta ........................................................................................ 40
4.5 Desarrollo de la Propuesta. .......................................................................................... 41
4.5.1 Manual de procesos y funciones .................................................................................. 41
4.5.2 Manual de políticas y procedimientos de créditos y cobranzas ................................... 48
4.5.3 Análisis y verificación de la solicitud de crédito ......................................................... 51
4.5.4 Responsabilidades del personal de crédito y cobranza ................................................ 52
4.5.5 Actividad en Ventas a crédito en la empresa PROMOCHARTERS S.A. .................. 55
4.5.6 De Las ventas estratégicas a crédito en la empresa PROMOCHARTERS S.A. ........ 58
4.5.7 Del plan de ejecución en área de crédito y cobranza ................................................... 60
4.5.8 De las actividades del área de crédito y cobranzas ...................................................... 61
4.5.9 Diagrama con base a clientes nuevos que buscan créditos .......................................... 62
4.6 RECURSOS, ANALISIS FINANCIERO ................................................................... 66
4.7 Evaluación económica en la creación del área de crédito y cobranzas ....................... 68
CONCLUSIONES .................................................................................................................... 71
RECOMENDACIONES ........................................................................................................... 72
REFERENCIAS ........................................................................................................................ 73
Apéndices .................................................................................................................................. 75
Apéndice A Modelo de solicitud de crédito en la empresa PROMOCHARTERS S.A. ........ 75
Apéndice B Formato de cobro en la empresa PROMOCHARTERS S.A. ............................. 76
Apéndice C Esquema de CRM aplicado en el área de crédito y cobranzas ........................... 77
xii
INDICE DE TABLAS
Tabla 5 Análisis de la TIR y VAN en la creación del área de crédito y cobranza ....................... 70
xiii
ÍNDICE DE FIGURA
INTRODUCCIÓN
recaudación de las cuentas por cobrar, produciendo perdidas por la falta de cobros. Luego de
un análisis se podrá dar una solución a la problemática que mantiene la empresa y pueda así
seguir con sus funciones y mejorando sus resultados. La elaboración de esta investigación
Operacionalización.
otros autores relacionados con el tema propuesto. Siguiendo con el marco teórico que tiene
como objetivo dar a conocer el ámbito del control interno, el modelo COSO II sus
interno.
que existen y se indicara los que se aplicaran en esta investigación, también se mostrará las
los resultados.
2
propuesta de control interno para cuentas por cobrar, este ayudaría a contribuir con la
Promocharters S.A también se expondrá las conclusiones del trabajo de investigación y las
recomendaciones.
3
Capítulo I
El Problema
A nivel mundial las cuentas por cobrar son de suma importancia para las empresas, ya que
la mayor parte de las ventas que realizan en la actualidad son a crédito respaldadas con
facturas, las cuales están registradas desde el punto de vista de la contabilidad, dentro de las
cuentas por cobrar, constituyendo hoy en día la clave en el desarrollo del éxito de los
negocios, son dinero esperados a ser recibidos a corto, mediano y largo plazo, además es un
activo de mayor disponibilidad después del efectivo, ya que a diferencia del inventario estas
no pasan por proceso de manufacturas, almacenaje, traslado y colocación con los clientes.
El tiempo ha demostrado la importancia que tiene el control interno dentro de una empresa
en el área administrativa y contable, principalmente para el área de cuentas por cobrar, ya que
éste le permite obtener información veraz y totalmente confiable. De tal manera, que en la
importante para el área de cuentas por cobrar para que esta sea exitosa.
En este sentido se hace necesario que las empresas, sobre todo en una economía inestable
mejoramiento y el control contable de las cuentas por cobrar para que propicien eficiencia de
Los procesos de créditos suelen ser realizados por la persona de cobranza, aprobados por
gerencia inmediatamente en muchos casos sin la revisión respectiva de la cartera vencida que
mantengan, es por esto que la cartera vencida que mantienen los clientes es alta, incluyendo
a empleados ya sea por préstamos o por paquetes turísticos adquiridos, sin que estos sean
descontados previamente en el rol de pago, por tal razón la entidad necesita mejorar los
Los pagos realizados por los clientes suelen ser con tarjetas de crédito, tarjetas de débito,
cheques, depósitos, transferencias directamente del pasajero es decir del consumidor final y
no de la agencia de viaje que es quien adquiere los servicios que ofrece Promocharters S.A.,
por esta razón la empresa debe establecer procedimientos de cobros para que estos sean
distribuidas las funciones del personal, por aquello es necesario mejorar sus procedimientos
para mitigar riesgos en las cuentas por cobrar que ayudaría a la empresa a tener mayor
pretende implementar un control interno para las cuentas por cobrar, dentro de la empresa, la
cual pueda ofrecer una solución a la problemática que se mantiene para que mantenga las
¿Cómo la implementación del control interno para las cuentas por cobrar influirá en la
¿Qué procedimientos son adecuados para llevar un mejor control de las cuentas por
cobrar?
¿De qué manera la distribución de funciones ayudará a reducir riesgos en las cuentas
¿De qué manera el crédito limite influye riesgos morosos en las cuentas por cobrar?
Conocer las funciones de las personas que integran el departamento de cuentas por
cobrar.
de cuentas por cobrar en la entidad, para ello se utilizan los conceptos referentes al manejo de
cuentas por cobrar para aplicar en la empresa Promocharters S.A., tal es el caso del sistema
6
COSO ya que permite dar soporte al control interno y a las actividades de planificación
cobranzas ya sean a clientes o empleados, ocasiona un retraso del flujo de efectivo, afectando
exterior. Hechas las observaciones anteriores se pretende diseñar un control interno que
servirá como modelo para empresas que manejan la misma actividad económica o en su
defecto no tengan establecidos procedimientos de control interno eficiente para cuentas por
cobrar.
entrevistas para medir el grado de deficiencia en el manejo de las cuentas por cobrar de la
empresa, que controles se han empleado, quien o quienes las manejan. Esta investigación
estará apoyada por técnicas de investigación utilizadas en el ámbito, Con ello se pretende
por cobrar.
aseguren la confiabilidad al distribuir las funciones del personal dando como resultado el
registro adecuado de las transacciones realizadas. En las empresas con gran tamaño son
menor dimensión.
7
respuestas a los problemas de la entidad con respecto a las cuentas por cobrar que mantiene
Este trabajo de investigación se enfoca en una propuesta de control interno de cuentas por
cobrar con la finalidad de evitar pérdida de liquidez por las falta de cobros, se realizará en la
oficina 1.
Mejora de la rentabilidad
7
Variables Definición conceptual Definición operativa Dimensiones Indicadores Ítems o preguntas Instrumentos Técnica
Mejora de la Capacidad de mejorar Poder cumplir los Medir la rentabilidad Mejorar el flujo ¿De qué manera
rentabilidad la situación financiera pagos a los de la empresa de efectivo de ayudará a mejorar la Entrevistas Cuestionarios
de la empresa. proveedores en el la empresa. situación de la
tiempo correcto. empresa?
8
Capítulo II
Marco Referencial
Según (Gómez & Gómez, 2016) en su trabajo de investigación titulado “diseño de control
interno en cuentas por cobrar para la unidad “Montessori” planteo como objetivo general
“proponer un Diseño de Control Interno en Cuentas por Cobrar para la unidad Montessori.”
para un manejo adecuado de las cuentas por cobrar ya que por la cartera vencida que
mantiene y el alto nivel de gastos en el último año ha ocasionado que los resultados
Por tanto es necesario diseñar procedimiento para el control interno de cuentas por cobrar
parámetros adecuados para que los pagos de los estudiantes ya sea por matriculas,
farmacéutica” planteó como objetivo general “Diseñar procedimientos de control interno para
Cobranza, que logre prevenir riesgos contables, por tanto es necesario diseñar procedimiento
por el funcionamiento inadecuado de las cobranzas ya que se les sigue dando créditos a
cobro, lo que inhibe el buen desenvolvimiento del área, Falta de seguimiento pos–venta por
parte del personal responsable, debido a que después que el cliente realiza el pago de la cuota
inicial, no le da el debido seguimiento para que cumpla con sus pagos en forma mensual.”
cuentas por cobrar que ayude a tener un control al otorgar créditos y a realizar las cobranzas,
ya que el retraso de cobros ocasiona un bajo rendimiento de liquidez. Por tanto implementar
rendimiento financiero, recuperando la cartera vencida, evaluar a los clientes para el debido
Según (Lozano & Luna , 2016) en su trabajo de investigación titulado “diseño manual
políticas de créditos y cobranzas para mejorar liquidez QUIMICA S.A. 2017” planteó como
administración de las cuentas por cobrar han sido deficiente ya que no cuentan con políticas
de cobranzas, no han establecido el perfil de sus futuros clientes, no tienen establecido tiempo
10
de créditos que deben conceder, por lo que sus flujos de efectivo han variado de acuerdo con
créditos y dar el debido seguimiento a los clientes que mantienen crédito vigente en especial
a clientes con cartera vencida, para mejorar la liquidez de la empresa y poder cumplir con los
pagos a proveedores a tiempo, evitar pérdida de crédito con los proveedores. Por tanto es
importante establecer políticas, procedimientos de control para cuentas por cobrar en las
2. 2. Marco Teórico
internos son aquellos en donde se comprende cada uno de los métodos y conjuntos de
procedimientos para asegurar sus activos y registros contables que aseguren sus actividades
Según (Tapia, Guevara, Castillo , Rojas, & Salomón, 2013, pp. 30-33) los objetivos de
recopila las operaciones, las almacena y produce información financiera para que los usuarios
protección a los a los recursos de una empresa, con el fin de evitar sustracciones y demás
peligros existentes.
2.2.2.2. Efectividad y eficiencia de las operaciones. Se debe tener seguridad de que las
actividades se cumplan con un esfuerzo mínimo y utilización de los recursos, así como un
2.2.2.3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones de las mismas. Toda acción que se
disposiciones legales del país y cumplir con toda la normativa que sea aplicable al ente. Este
objetivo incluye las políticas de la alta administración, las cuales deben ser conocidas por
todos los miembros de la entidad para que se incorporen a ellas como propias y así lograr el
Estos elementos son importantes al elaborar un control interno en una entidad por ejemplo, el
Según (COSO, 2013) COSO Internal Control Integrated Framework tiene como definición
del personal de una empresa, éste diseñado para proporcionar una garantía razonable sobre el
es de utilidad para cada una de las áreas de las empresas teniendo como objetivos de
operación la relación con la misión y visión de la empresa, este modelo varía de acuerdo a las
El principal objetivo del COSO es crear un modelos ara poder facilitar la base actual de las
empresas sea este de cualquier tamaño y naturaleza para así llegar hacer evaluadas en
El control interno está incorporado por cinco componentes relacionados entre sí. Y son los
siguientes:
• Ambiente de control
• Evaluación de riesgos
• Actividades de control
• Información y comunicación
• Monitoreo
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desempeño del control interno, la dirección establece, con la supervisión del Comité,
lograr los objetivos, La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener
impacto como base para determinar cómo deben ser administrados. Los riesgos son
evaluados sobre una base inherente y residual bajo la perspectiva de la probabilidad, es decir
Identificar los riesgos para el logro de sus objetivos en toda la entidad y los analiza para
Identificar y evaluar los cambios que podrían tener un impacto significativo en el sistema
de control interno.
Cada actividad de control debe ser monitoreada con instrumentos eficaces de supervisión
métodos que ayuden a conseguir seguridad razonable de que se llevan a cabo eficazmente las
acciones necesarias para poder afrontar los riesgos que existen respecto a los diferentes
objetivos de la entidad.
controles gerenciales.
comunicación se debe realizar en sentido amplio y fluir por la organización en todos los
sentidos. Debe existir una buena comunicación con los clientes, proveedores, reguladores y
accionistas.
2.2.6.5. Monitoreo.
determinar si los componentes del control interno están funcionando de manera correcta.
La organización evalúa y comunica las deficiencias que tenga el control interno de manera
Las cuentas por cobrar son derechos exigibles que se originan ya sea por ventas,
que concede una entidad a sus clientes, mediante un acuerdo de pago en un plazo
Por su parte, (Ortega , 2000 p. 236), define estas cuentas como un empleo de la
administración financiera del capital de trabajo, ya que orienta los elementos de una empresa
para incrementar su patrimonio y así reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, a
través del manejo óptimo de políticas de crédito comercial otorgado a clientes y la política de
cobros.
Según las (Norma de Información Financiera, 2011) las cuentas por cobrar se clasifican en
Los trámites de cuentas por cobrar se expiden tomando los datos de los siguientes
antecedentes:
previamente.
• Reporte de consumo mensual.- tomado según las compras realizadas por el cliente.
diseñados para satisfacer sus necesidades. El sistema establecido debe ajustarse a los
donde opera, el criterio de los propietarios y gran número de variables que inciden en el buen
Para tener procedimientos adecuados deben ser planificados y anticipados para maximizar
cobros y por ende disminuir la cartera vencida. Contabilización de facturas emitidas como
Las condiciones económicas, el precio de los artículos, la calidad de los mismos y las
políticas de crédito de la organización son importantes factores que influyen sobre su etapa de
cuentas por cobrar. Todos ellos, a excepción del último, se encuentran fuera del control del
gerente de finanzas. Sin embargo, lo mismo que sucede con otros activos corrientes, el
administrador puede cambiar el nivel de las cuentas por cobrar equilibrando el riesgo y la
determinado país, de los términos de pago en función del problema empresarial actual y las
Las 5 condiciones del crédito presentan los factores de riesgo que deberán ser
• Conducta
• Capacidad de pago
• Capacidad de endeudamiento
• Condiciones macroeconómicas
2.2.12.1. Conducta.
administrativa de los clientes, a través de un análisis cualitativo del riesgo que tiene el
desempeño en el pago de sus obligaciones que mantiene con los bancos y con otros
El objetivo de analizar la capacidad de pago es evaluar las habilidades del cliente de haber
generado, anteriormente, los recursos suficientes para cumplir con sus obligaciones
análisis de las ventas netas, márgenes de utilidad y la producción del flujo neto para cubrir el
pago de los intereses, capital, dividendos e inversiones. (Morales & Morales, 2014, p. 29)
compañía, evaluando la congruencia de los recursos solicitados de acorde al giro del negocio
de la misma; esto haciendo un análisis cuantitativo del riesgo financiero del deudor. Mediante
determinar lo influyente que puede ser en la capacidad y fortaleza financiera del deudor.
El objetivo es analizar la capacidad que tiene un cliente para generar suficiente objetivo en
el futuro, cumpliendo con sus obligaciones, con base en la fijación de su negocio, dentro de la
actividad a través de un usuario que dedique parte de sus jornadas al seguimiento, control del
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crédito y su estatus de pago, estableciendo el resto de sus horas laborales en otras áreas de la
empresa.
• Crédito.
• Cobranza.
2.2.13.1. Crédito.
registro y control de las cuentas de los clientes, para lo cual se realizara las siguientes
operaciones:
• Vigilar que las búsquedas de crédito sean las convenientes, en relación con las
• Autorizar los pedidos que se envíen por ventas en el sentido que se pueda entregar el
crédito.
• Inspeccionar que las nuevas cuentas tengan su base en un riesgo que sea prudente en
bibliográfico enajenado.
2.2.13.2. Cobranza.
Realizar una gestión y cobrar los créditos a favor del ente, administrar y supervisar la
cartera de los clientes quienes garanticen una oportuna y adecuada captación de los recursos,
así su registro.
• Desarrollar tácticas y diseñar controles administrativos para poder así recuperar las
• Supervisar y hacer válidas las notas de crédito de acuerdo con la normativa a aplicar.
acreditados.
humanos, contabilidad, ventas, gerencia general. (Morales & Morales , 2014, pp. 89-
90.)
2. 3. Marco Contextual
alojamientos, traslados, cenas y demás servicios que el cliente desee, desde sus inicio la
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Manta cuenta con paquetes turísticos a cualquier destino en salidas comerciales y chárter.
2.3. 1. Misión
2.3. 2. Visión
mejor del Ecuador. Ofertar productos y servicios turísticos innovadores, con eficiencia y
Gerencia General
Diseño y
publicidad
2.3. 4. Ubicación
Foch y av. Amazonas edificio Turisa con sucursal ubicada en la ciudad de Guayaquil av.
Los créditos son otorgados directamente por el gerente general o gerente de ventas sin
revisar el historial del cliente, se aprueban créditos a clientes que adeudan e indican pagar
en un periodo de tiempo el cual no se cumple esto hace que las cuentas por cobrar
No existe respaldo alguno de los préstamos otorgados a los colaboradores que sustente
dicho préstamo y condiciones de pago. Cuando los empleados adquieren productos se les
factura y el valor facturado es cargado a la cuenta personal de cada uno por la persona de
cobranza para cancelar su factura pero la persona encargada de hacer los roles no está
2. 4. Marco Conceptual
Cartera vencida
Es parte del activo en cuentas por cobrar que se encuentra pendiente de cobro y vencidas
Descripciones de puestos
Para cada uno de los puestos establecidos en las empresas debe existir una descripción
por escrito de las funciones a realizar de la responsabilidad que tiene esa persona en dicha
ocupación.
Normas de créditos
Son procedimientos o requisitos que establece una entidad y que deben cumplirse
Liquidez
Capacidad que tiene una entidad para responder a sus obligaciones económicas por
Control
Objetivo de control
en particular.
Cobranza
Manual
Planificación
Proceso que exige el cumplimiento de pasos determinados con el fin de alcanzar los
Cuentas incobrables
Son determinadas por una empresa cuando haya culminado el periodo contable dentro
del cual se dio la venta, y a pesar de repetidos intentos el tiempo transcurre y no se han
logrado cobrar.
Monitoreo
reforzamiento.
27
Marco legal
sociedades y de las personas naturales en función de actividad propia y acorde a los montos
de capital, ingresos y gastos que establece el Servicio de Rentas Internas. Existen otras
funcionamiento de todas las empresas legalmente constituidas en el país, el cual el ente que
Dado a que el presente estudio requiere de información contable, se cita el Art. 289 de la
ley de compañías; el cual indica el plazo para la elaboración de los estados financieros de
las compañías; también indica que los estados financieros que reflejan la situación
financiera real de una empresa son el balance general, el estado de pérdidas y ganancias y
sus anexos.
mayoristas están en la obligación de cobrar un valor adicional al costo del paquete turístico
por los servicios que brinda, según este reglamento la actividad de intermediación turística
podrá realizarse solo a través de agencias de servicios turísticos es decir no podrá realizarse
para llevar contabilidad son las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF),
los análisis financieros se ejecutarán en base a los lineamientos expuestos por el Consejo de
Capítulo III
Marco Metodológico
3. 1. Diseño de la Investigación
campo ya que para analizar las variables antes mencionadas se efectuará en el lugar donde
Promocharters S.A. en el departamento de cuentas por cobrar, este diseño se realizará para
describir los sucesos y comprender los factores, las causas y los efectos de los problemas
que se encuentren en la empresa para interpretar los resultados además de ofrecer una
propuesta que siendo aplicada ayudará a mejorar la situación financiera que mantiene en la
actualidad.
3. 2. Tipo de Investigación
Promocharters.
3. 3. Población y Muestra
confiable y real.
cuestionario de preguntas que sirve para conocer la opinión del personal objeto de estudio.
3. 5. Análisis de Resultados
Respuestas:
Entrevistado 1
Considero que el principal motivo por el que se retrasan las cobranzas es porque las
facturas no se emiten a tiempo y con ciertos clientes por falta de información para realizar
las respectivas llamadas a las agencias de viajes ya que en muchos casos cobranza no
cuenta con teléfonos de las oficinas de las mismas, esta información lo maneja el área
operativa.
Entrevistado 2
Considero que uno de los principales motivos es porque las facturas no se emiten a
Análisis
Los entrevistados coinciden que el principal motivo es porque las facturas no se emiten a
su debido tiempo, pero el entrevistado uno indica que existe otro factor que también afecta
a las cobranzas como es la falta de información de los clientes para dar seguimiento a las
mismas, se considera necesario en toda empresa manejar una base de datos donde conste
teléfonos, correos, dirección entre otros, en especial con clientes que tienen crédito.
Respuestas:
Entrevistado 1
No, ya que en muchos casos quien aprueba los créditos es el gerente general en otros
casos es el gerente de ventas, considero que lo adecuado sería que una sola persona se
Entrevistado 2
Si, los créditos son otorgados directamente por gerencia general y los créditos de menor
valor los apruebo yo como gerente de venta y si el cliente no paga el valor queda bajo mi
responsabilidad.
Análisis
Los entrevistados no coinciden con las respuestas, el contador general indica que no es
la persona adecuada para aprobar los créditos, el gerente de ventas indica que si es correcto
que ella apruebe los créditos. Dadas las opiniones del gerente de ventas y contador de la
empresa considero que es necesario un jefe de créditos en esta área ya que en toda empresa
para aprobar créditos debe ser una sola persona que se encargue de corroborar que el cliente
Respuestas:
Entrevistado 1
No, ya que no se está revisando los estados de cuenta que mantienen los clientes con la
empresa y en muchos casos se aprueban créditos a clientes con alta cartera vencida, no se
solicita ningún tipo de documento que certifique que el cliente va a cancelar o que el valor
Entrevistado 2
tiempo, si según mi criterio nos ha generado una utilidad considerable se les da el crédito, y
con los clientes que tienen crédito vigente no se revisa los estados de cuentas, tampoco
determinado.
Análisis
adecuado para otorgar créditos, indican que no se está revisando los estados de cuentas de
los clientes el cual es necesario antes de aprobar un crédito para que la empresa no pierda
liquidez por faltas de pagos y de la misma manera poder cumplir a tiempo con los pagos a
proveedores.
33
Respuestas:
Entrevistado 1
Entrevistado 2
Análisis
Los entrevistados indican que no existe ninguna base de datos de clientes potenciales,
utilizando métodos adecuados a los clientes potenciales los podemos convertir en clientes
Respuestas:
Entrevistado 1
Entrevistado 2
Análisis
siendo una herramienta necesaria para otorgar créditos, ya que en ella se solicitará datos de
los clientes que se considera importante, y de esta manera conocer si el cliente está apto
respectivo departamento?
Respuestas:
Entrevistado 1
No, con las agencias de viajes que se mantienen créditos la información debería llegar
como mínimo 15 días antes de la fecha de salida de los viajeros y en muchas ocasiones
llega el día de salida o días después de la fecha de salida ocasionando retrasos en los pagos
de parte de las agencias ya que existe acuerdo de forma verbal que los créditos son 15 o 30
días según sea el acuerdo al que lleguen, esto después de emitir la factura.
Entrevistado 2
viajes que tienen créditos y en algunos casos el vendedor operativo se confía que tiene
anticipación.
Análisis
Según las respuestas de los entrevistados se observa que el operativo es el que no está
pasando la información a tiempo a facturación siendo este el principal motivo para que las
facturas no sea emitidas en el tiempo correcto principalmente con las agencias que tienen
crédito vigente.
35
saldos?
Respuestas:
Entrevistado 1
Entrevistado 2
No existe ningún informe de antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar de clientes
con la empresa.
Análisis
elaborando informes de las cuentas por cobrar por antigüedad de saldos, significa que no se
controlan las cuentas de cada cliente en forma detallada para conocer que clientes se
demoran en cancelar o que clientes tienen vencidos sus créditos, en una forma
sistematizada.
Respuestas.
Entrevistado 1
Una que factura y contabiliza automáticamente, otra que cobra y contabiliza los pagos
recibidos.
Entrevistado 2
Son dos las personas encargadas de esta área: una se dedica solo a facturar y contabiliza
Análisis
Los entrevistados indican que existen dos personas encargadas de esta área, cabe indicar
que el ingreso de datos y validación, deben ser realizarlos por diferentes personas con el fin
Respuestas:
Entrevistado 1
Entrevistado 2
Análisis
Los entrevistados indicaron que no existe seguimiento a cartera vencida lo que ocasiona
que en este rubro de cuentas por cobrar, existan valores que puedan ser incobrables y aun se
Respuestas:
Entrevistado 1
Entrevistado 2
Análisis
El gerente de ventas indica que no conoce del tema ya que esto corresponde al área
contable, el contador general indica que no se hace la respectiva provisión, la cual toda
37
empresa debe hacer su provisión de cuentas incobrables en este caso debería hacerse en
10. ¿Quienes realizan los pagos de las facturas: los viajeros o las agencias de
viajes?
Respuestas:
Entrevistado 1
Los pagos realizados por las agencias de viajes que tienen créditos generalmente son con
de clientes no regulares la mayoría de los pagos son realizados directamente por los
Entrevistado 2
Los pagos de las agencias de viajes que tienen créditos son directamente de las mismas,
pero en el caso de agencias que no tiene crédito en la mayoría de los casos los pagos son
Análisis
Los entrevistados coinciden con las respuestas, se considera que este procedimiento de
cobros no es el adecuado lo correcto sería que los pagos sean directamente por los clientes
es decir las agencias de viajes ya que son quienes adquieren los paquetes turísticos y la
empresa?
Respuestas:
38
Entrevistado 1
No, porque las cobranzas se retrasan por lo general con las agencias de viajes que tienen
mayor crédito.
Entrevistado 2
Análisis
empresa ya que estas se retrasan ya sea porque no se emiten las facturas a tiempo o porque
los clientes no cumplen el tiempo establecido de crédito sin embargo se les sigue dando
Respuestas:
Entrevistado 1
Entrevistado 2
Análisis
interno de cuentas por cobrar en la empresa sería de gran apoyo, ya que ayudaría a mejorar
los procesos que se llevan en la actualidad y lograr mejores resultados. Y de esta manera se
Capítulo VI
Propuesta
4.1 Tema
Propuesta de control interno que indique los procesos para la administración adecuada
cuentas por cobrar para la empresa PROMOCHARTERS S.A., cuyo propósito principal es
servir de guía a todas las personas relacionadas con el área y ayudar a mejorar el
herramientas adecuadas para ejercer un control óptimo de las cuentas por cobrar, de
Las personas que autorizan los créditos es el gerente general o gerente de ventas.
crediticio, con el fin de conceder crédito de fácil recuperación con menor riesgo, que
permitan de forma eficiente y efectiva satisfacer las necesidades de los clientes, mejorando
la liquidez de la empresa.
el área de cobranza en temas de identificación del cargo, los atributos del puesto y
destrezas.
Definir cuáles son las principales responsabilidades del personal que conforma el
de políticas fijas con estrategias en ventas que facilite las negociaciones en los vuelos
internacionales para realizar las transacciones en los parámetros para poder analizar,
Se Justifica el manejo del crédito y las cobranzas a través de los indicadores financieros,
cliente, el respaldo de la gerencia con un sistema que refleja las referencias del cliente.
en las referencias el análisis del buró, con entidades que regulan la calificación del cliente
de créditos y cobranzas.
Introducción
por cobrar de la empresa contar con un apoyo actualizado que conste con la descripción de
los cargos y las funciones que deben seguir el desempeño de las actividades de esta área;
Alcance
PROMOCHARTERS S.A. ya que no existe una correcta organización además los deberes
y obligaciones no han sido comunicados de manera formal, estos son ejecutados de forma
intuitiva.
I. Identificación
políticas de créditos a fin de satisfacer los requerimientos de los clientes ya sean internos o
Atributos
Supervisar al equipo de trabajo que tiene a cargo este incluye al encargado del
análisis de cuentas por cobrar es decir la asistente contable en la labor que realizan a
diario tanto en calidad de atención con los clientes como en el cumplimiento de las
Controlar que las ventas se efectúen entre los límites establecidos, precautelando
que las condiciones y riesgos que puedan suceder respondan a los parámetros antes
establecidos.
43
cliente de forma mensual para poder medir su gestión y revisar los casos de clientes
Elaborar documentos que certifiquen la deuda que mantiene el cliente, los cuales
pueden ser a través de pagaré que se encuentren debidamente firmado por ambas
Relación de trabajo
La relación de subordinación con el gerente, este implica que se trabaje en conjunto con
los departamentos a quienes se les debe brindar los informes del área, confiables y
oportunos.
Responsabilidad
confiable y razonable.
Perfil de competencia
Educación formal
Experiencia laboral
Habilidad y destrezas
Habilidad
Creatividad
Toma de decisiones
Responsable
Honesto
Destreza
Conocimientos en: Habilidad para manejar programas del sistema Office: Word,
Excel avanzado; así como también para el manejo de internet, requeridos para
II. Identificación
cada una de las operaciones, así como también la actualización de los soportes adecuados
de cada caso, a fin de llevar un control sobre las distintas partidas que constituyen el
movimiento contable y que dan lugar a los Estados Financieros y demás reportes
Atributos
administrativo y fiscal.
Relación de trabajo
La relación del contador en base al área de cuentas por cobrar es netamente con el jefe
financiero.
Responsabilidad
irrecuperables.
Perfil de competencia
Educación formal
Experiencia laboral
Habilidad y destrezas
Habilidad
Creatividad
Toma de decisiones
Responsable
Honesto
Destreza
contabilidad, internet.
Power Point; también el manejo de internet, intranet, entre otros, requeridos para
III. Identificación
Atribuciones
financiero y contador.
saldos.
Relaciones de trabajo
Las relaciones de trabajo son netamente con el jefe financiero, contador y con los
clientes.
Autoridad
Ninguna
Perfil de competencia
Educación formal
Experiencia laboral
Habilidades y destreza
Habilidad
Planificador, ordenado.
Capacidad de análisis.
Destreza
Office e Internet.
general.
Introducción
se ha detectado que es una tarea esencial ya que la mayorista de turismo ha llevado consigo
El presente manual contiene las políticas que se debe cumplir al otorgar un crédito ylos
procedimientos adecuados a seguir también contiene las políticas y procesos al realizar las
Objetivo
la actualidad.
Alcance
S.A. ya que no existe ningún documento que indique los procesos al otorgar crédito.
Políticas de créditos
Para mejorar los procedimientos de control interno y reducir los posibles riesgos en las
cuentas por cobrar se proponen las siguientes políticas de crédito y cobranzas las mismas
son desarrolladas de acuerdo a las normativas y disciplina que tiene la empresa; tienen
relación directa desde la identificación hasta el otorgamiento del crédito y cobro del mismo.
La persona encargada de mantener una alta calidad en las cuentas por cobrar de la
Todas las ventas que se realicen con promesas de pagos sean estas a corto, mediano
plazo o con cheques en consignación será considerada como una venta a crédito, en tal caso
el vendedor operativo será el responsable de velar que el cliente cumpla el plazo del crédito
otorgado.
50
El crédito deberá ser evaluado a nivel de riesgo ya que de una u otra manera siempre va
a existir la posibilidad de que se produzca un hecho generador de pérdida que afecten a las
empresas.
Procedimientos de créditos
Opinión técnica
Aprobación y legalizaciones
Sistemas de créditos
Cabe recalcar que una solicitud permite cobrar intereses de pagos que estén sobre
vencidos, pasar los costos de cobranzas a los clientes, y obtener una garantía personal y
importante que el solicitante llene todos los datos generales. Ver apéndice 2.
El auxiliar contable es responsable de verificar mediante las copias obtenidas que los
datos del solicitante del crédito son los correctos; de la misma manera se encarga de
fortalezas y debilidades del área de crédito, por tal razón deberán estar actualizadas y ser
Opinión técnica
respaldo tales como: copia de cédula de identidad del representante legal, copia de RUC,
pagare avalado los cuales se entregaran al área de créditos y cobranzas para su validación y
Aprobación y legalizaciones
Una vez recibido el expediente del cliente en conjunto con la ficha técnica de aprobación
del cupo de crédito o negación del mismo, será determinada por el jefe financiero, en el
caso que resulte negativo la solicitud de crédito por no cumplir con todos los requisitos se
alojamientos, traslados, cenas y asesoría para los clientes en lo que a ventas, y cobranzas se
refiere, existiendo un gestor tanto de crédito como de cobranzas, responsable como jefe
La responsabilidad estará a cargo en forma directa del Jefe financiero o jefe de créditos,
PROMOCHARTERS S.A.
PROMOCHARTERS S.A.
se den a créditos con las referencias y el análisis de los futuros clientes que se
alojamientos, y demás servicios que el cliente desee es responsabilidad del jefe de crédito y
del asistente contable, que harán el análisis de los créditos, inspección y aprobación del
relación directa con una central de llamadas telefónica a cliente con su respectivo
una empresa encargada de informar o atender los requerimiento sugeridos por la gerencia,
54
esta entidad o persona estará autorizado y capacitado durante las 24horas, 7dias a la semana
El Área de cobranza, es el área donde se establece la base de dato de los clientes y tiene
además cuenta con la participación del área de ventas, siendo el vendedor o cliente el que
realizaran las acciones de ventas por vía telefónica o personalizada, dando una mejor
asesoría a crédito.
asigna un Jefe Administrativo encargado del área de crédito y cobranza, al igual que el
contador con su asistente, forjando un área de monitoreo constante para disminuir los
la siguiente responsabilidad:
Llevará las finanzas, el control de los créditos, Contabilidad y trámites con rentas.
PROMOCHARTERS S.A.
55
PROMOCHARTERS S.A.
Manejo adecuado de los clientes con problemas en el crédito y aquellos que poseen
para analizar debidamente la base de dato y la credibilidad con que cuenta el cliente en su
capacidad o monto a obtener el crédito, siendo los datos proporcionados fijado en una hoja
56
de registro físico y digital quedará la comunicación directa para medir el flujo de confianza
El monto que se otorgue al cliente como crédito es el principal análisis que se lo hace
con relación a su flujo bancario, por su sueldo obtenido, sus negociaciones como
practico de los ingresos percibidos por el cliente y como este puede pagar los compromisos
57
capacidad de endeudamiento.
crédito
Se define a un Cliente potencial como la persona con capacidad de pago, atracción por
los viajes, tarjeta habiente, entre otros servicios y vuelos que ofrece la empresa
PROMOCHARTERS S.A.
que permitiría medir el monto asignado y el tiempo de pago, en la negociación con base a
su límite de endeudamiento.
cierre de la venta.
Se establece una forma de Pago, que será evaluado por el departamento de crédito y
que pasa a ser una Garantía por escrito que permitirá que las actividades de negociación se
solicitados que sirven como garantía en caso de caducidad del contrato de crédito o
Aplicabilidad del crédito con base directa a las negociaciones de venta de paquetes
cliente, considerando que este debe de llenar una afiliación, el respectivo registro, y
PROMOCHARTERS S.A.
Se logra establecer una negociación en el momento que el cliente reúnen todos los
documentos para otorgar el crédito y dentro de una pre aprobación establecida por
el área de crédito.
Las Venta de contado de paquetes turísticos y demás productos son sin riesgo y este
de pago que este posea y lo que se detalle en la proforma, una vez establecida su capacidad
de pago o su análisis de riesgo se procede a la toma de decisión de la forma como hará los
pagos, fijando la garantía por escrito, cerrando la negociación con el respaldo y la seriedad
de la organización.
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Existencia de ventas
Aplicabilidad de
credito
Ventas
Tecnológicos
TOTAL $ 3.000,00
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PROMOCHARTERS S.A.
Definir y aplicar los parámetros necesarios que aplica cada cliente acorde a la
cliente
Adecuar las políticas con la base de datos de clientes fijos y nuevos clientes.
sus obligaciones, además de los activos y si cuenta con un pasado judicial producto de
deuda no cumplida.
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Cliente Nuevo
Dialogo
Solicitud de
credito
Otra opcion de
Se acepta
credito
Documentos
personales
Analisis de
documentos
personal de asesores para luego de conocer los diversos servicios aéreos ofrecido procede a
ver el cierre posible de la venta, de ahí es parte de las políticas el tratar de servirlo con un
monto de la factura a tramitar, este se impulsa a través una solicitud de crédito para una pre
endeudamiento.
ellos la cedula de identidad, un recibo o planilla de servicio básicos, una hoja de solicitud
de crédito firmada al igual que los pagarés compromisos de pago a realizar, acompañado de
la solicitud.
PROMOCHARTERS S.A.
de vuelos internacionales, chárter, y servicios afines con el fin de que se incremente por el
recuperación de cartera.
64
PROMOCHARTERS S.A.
Se detalla la inscripción del cliente, sumando todos los documentos como cedula,
papeleta de votación, los estados financieros, la planilla de agua, luz o teléfono, si existe
poca credibilidad se suma una garantía personal, firmando documentos por el crédito,
PROMOCHARTERS S.A.
La Medición del tiempo y del monto del crédito a otorgar es responsabilidad directa del
amerita un control de los valores para con cada cliente, debido a las constantes
negociaciones que se realizan mensualmente, midiendo los montos de créditos fijados hasta
un límite, al igual que las gestiones de pagos que estén al día o con retraso.
solicitando crédito, crea una cultura de pago, pero si se amplía el monto o el tiempo, puede
existir un riesgo que se debe de detectar para impedir el rompimiento de las relaciones
comerciales existentes.
negociaciones acelerado, Viajes, vuelos, alquiler de hoteles, restaurante, paseos, entre otros,
forma local e internacional, por lo que el área de crédito debe de ser actualizada
PROMOCHARTERS S.A. que parte desde llamadas por teléfono, envió del correos
recuperación de cartera.
Las actividades realizadas se refiere al manejo de los gastos y costos que mantienen la
gestionan mayores ingresos y se produce un flujo de efectivo que es fortaleza para el éxito
efectivas en el área.
67
Indicadores Obtenidos
Indicadores Obtenidos Indicadores Obtenidos Indicadores Obtenidos
Satisface
Satisface Satisface Satisface
Evaluación
Evaluación Evaluación Evaluación
cliente sobre los compromisos que poseen los clientes para con la empresa
INFRAESTRUCTURA actualización y
construcción
$ 9000
inversión abarca procesos y sistemas de líneas abierta para el llamado a los diferente
70
con redes telefónica, además del correo directo, esto influye además a familiares y
FLUJO
-13.138 -4.754 5.910 25.542 54.253
ACUMULADO
Suma de flujos de
.9000 4.853 6.969 8.865 16.319 23.865
cartera recuperada
Acumulado de flujos
-14.123 -7.154 1.710 18.030 41.895
cartera recuperada
TIR 49%
71
CONCLUSIONES
PROMOCHARTERS S.A. mantiene una base de dato que recopila las necesidades de una
línea de crédito para todas aquellas personas que son clientes fijos y nuevos en las
negociaciones.
previo al análisis completo para con el cliente, representado las políticas del área de crédito y
colaborador que negocia los vuelos internaciones y servicios relacionados, en el área de venta
del crédito.
adeudados, es obligación del ejecutivo de la cuenta el llamar al cliente para informa sobre lo
Aplicar el manual del área de crédito y cobranza como estrategia básica en la aplicación de
del cobro o para disminuir las cuentas incobrables e informar quienes tienen opción
inmediata de otorgación del crédito, disminuyen por el estudio al cliente los riesgos de
implementadas.
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RECOMENDACIONES
estrategias de crédito en redes sociales, considerando los datos del cliente y una pre
aprobación de crédito, para luego que se refleja la documentación real este crédito sea
comunicación para que los clientes puedan acceder a convenios de pago y oriente su
para garantizar la información real, disminuir los riesgos y ampliar las Ventas de vuelos, todo
Debe de aplicarse un sistema de manejo y control con una base de dato o gestión de un
cliente, a la vez se establece un proceso rígido en la cobranza para que exista liquidez en la
REFERENCIAS
Morales , A., & Morales, J. (2014, p.31). Crédito y cobranza. Mexico: Patria.
Morales , J., & Morales, A. (2014, p. 29). Crédito y Cobranza. Mexico: Patria.
Morales, A., & Morales , J. (2014, p 30.). Crédito y Cobranza. Mexico: Patria.
Morales, A., & Morales , J. (2014, pp. 89-90.). Crédito y cobranza. Mexico: Patria.
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Tapia, C., Guevara, E., Castillo , S., Rojas, M., & Salomón, L. (2013, pp. 30-33).
Fundamentos de Auditoría. Aplicación practica de las Normas Internacionales de Auditoría.
Mexico: Intituto Mexicano de Contadores Públicos.
Apéndices