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INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE FELIPE CARRILLO PUERTO

Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado de Quintana Roo


Unidad Académica Tulum

CARRERA:

INGENIERIA EN GESTION EMPRESARIAL.

NOMBRE DE LA ASIGNATURA:

GESTION DE EVENTOS

SEMESTRE:

NOMBRE DEL TRABAJO:

ACT.1_INVESTIGACION DEL TEMA 1 “INTRODUCCION A LA ORGANIZACIÓN DE


EVENTOS”

NOMBRE DEL DOCENTE:

LIC. GLADYS KUMUL BALAM

ALUMNOS:

DIAZ CRUZ JOEL


RAMOS DZIDZ ALEJANDRA

TULUM, QUINTANA ROO A 03 DE SEPTIEMBRE DEL 2018

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INDICE

Contenido
Introducción........................................................................................................... 2
1.1 ¿Qué es un evento? ........................................................................................ 3
1.2 Perfil del organizador OPC y OPE ................................................................. 5
1.3 Organización de eventos; la empresa ........................................................... 7
1.4 ¿Quién es el cliente?....................................................................................... 8
1.5 ¿Quién es el público? ..................................................................................... 8
1.6 Marketing para eventos .................................................................................. 9
Conclusión ........................................................................................................... 11
Bibliografía ............................................................................................................ 12

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Introducción
En este primer tema se analizarán los temas relacionados a la organización de
eventos, pero de una manera introductoria, por lo que primeramente se dará una
breve definición de lo que es la palabra eventos, el cual nos dice que son actos
realizados de manera estratégica para satisfacer alguna necesidad y pueden ser
públicos o privados. También se podrá observar y saber cuáles son los aspectos
que debe cubrir un persona para poder decir que cuenta con el perfil de un
organizador de eventos, así como la importancia y el impacto que tiene una empresa
como una organización dedicada a los eventos, razón por la cual es de suma
importancia saber detectar quien es el cliente, quien es el público y el tipo de
marketing que se utilizara dependiendo el evento que se tenga, ya que cada uno de
ellos requiere de ciertos aspectos específicos.

Temas:

1.1 que es un evento?


1.2 perfil del organizador OPC y OPE
1.3 organización de eventos: la empresa
1.4 quien es el cliente
1.5 quien es el publico
1.6 marketing para eventos

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1.1 ¿Qué es un evento?
Evento se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible.
Así, se dice eventualmente o ante todo evento en previsión de algo que, conjetural
o previsiblemente, pudiera ocurrir en una circunstancia determinada y es
generalmente un hecho imprevisto.

informática

La programación en el entorno Windows se caracteriza por estar dirigida por


eventos, de tal forma que un programa no tiene por qué ejecutarse necesariamente
de forma secuencial, sino que ciertas porciones de código se ejecutarán cuando
ocurra un cierto evento.

Los eventos son señales que el entorno recibe desde distintos elementos, como
puedan ser el ratón, el teclado o un temporizador. Estos eventos son redirigidos a
las aplicaciones, que en caso de aceptarlos deberán responder adecuadamente de
ellos. Ciertos eventos pueden ser gestionados por el propio Windows, otros
quedarán a cargo del propio lenguaje que estemos usando, y un tercer grupo serán
los que lleguen hasta nuestro programa.

En Delphi prácticamente todo el código que escribimos irá asociado a algún evento.
Normalmente los eventos a los que reaccionarán los componentes serán las
pulsaciones del teclado o el ratón, activaciones de los componentes, etc.

Cultura

Un uso ambiguo del concepto hizo que, se identificara como evento a los aspectos
singulares de la dinámica social. Aquellos actos que producen un beneficio social,
emergiendo de necesidades subyacentes, tales como:

 Un festival, emerge de la necesidad de exponer el arte en el campo musical.

 Una ceremonia, emerge de la necesidad de socializar en momentos


relevantes de la persona, por ejemplo, una boda.

 Una competición, emerge de la necesidad de mostrar los valores personales


de los cuales se han trabajado por tiempo, por ejemplo, un torneo deportivo.

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 Una fiesta, emerge de la necesidad de reconocimiento personal por el
entorno social que apreciamos, por ejemplo, una fiesta de cumpleaños.

 Una convención, emerge de las necesidades comerciales de las


corporaciones o de los países, por ejemplo, una convención política.

Matemáticas

En la ciencia, un evento es algo que sucede en un lugar y tiempo particular.


Específicamente, un evento puede referirse a:

 Un fenómeno, que es observable en un momento dado.

 En física, un evento es cualquier acontecimiento ocurrido en una posición y


momento determinados, que lo definen como un punto en el espacio-tiempo.

 Un evento estadístico, que es el resultado posible de un experimento


aleatorio.

(En este sentido, "evento" es un anglicismo inaceptable; lo correcto es el vocablo


suceso).

Tecnología

 En la programación existe la programación orientada a eventos, en la que un


evento es un mensaje de software que indica que algo ha ocurrido, como un
tecleo o un click de un mouse.

 En el control de procesos, un evento es una ocurrencia que ha ocurrido y que


ha sido registrado.

Filosofía

 Evento (filosofía)

 Evento cerebral, cualquiera cosa que ocurre en el cerebro.

 Evento mental, algo que ocurre en la mente, como un pensamiento.

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1.2 Perfil del organizador OPC y OPE
Qué es un OPC -Organizador profesional de congresos-

Un organizador profesional de congresos, es una persona especialista en la


materia, que organiza reuniones, planifica congresos, que se dedica a la creación y
desarrollo de este tipo de eventos, así como de las actividades paralelas del mismo.

Un OPC cuenta con relaciones y contactos, con todo tipo de empresas de los más
diversos sectores que suelen verse implicadas en la organización de cualquier
congreso (agencias de viajes, hoteles, servicios de traductores, azafatas, imprentas,
compañías aéreas, de autobuses, alquiler de coches, servicios de catering, etc.).

Para la selección de un buen OPC, hay que tratar de contactar con empresas o
profesional que cuenten con un cierto prestigio dentro del sector (ya que hay países
que no cuentan con buenos expertos en estos temas, sobre todo algunos países en
vías de desarrollo), y con un buen curriculum vitae, para que el Comité Organizador,
que es el encargado de seleccionar a estos profesionales, pueda evaluar de forma
positiva a los candidatos a este puesto.

Entre las cualidades que más se suelen valorar a la hora de buscar un buen
OPC están:

Habilidad empresarial. Saber moverse con soltura en este medio.

Compromiso. Identificarse con el proyecto y comprometerse a un buen desarrollo


del mismo.

Capacidad. Tener la suficiente profesionalidad para poder llevar a cabo todo su


cometido dentro de la organización del congreso.

Comunicador. Ser un buen comunicador, "conectar" bien con todos los grupos,
coordinadores, medios, etc. que se vean implicados de una u otra manera en la
organización y difusión del congreso.

Creativo. Deber tener una mente abierta, creativa que pueda proponer en cualquier
momento nuevas ideas y sugerencias para una mejor definición y desarrollo del
congreso. El espíritu innovador es muy importante para este tipo de profesionales.

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Liderazgo. Coordinar y llevar de "su mano" a muchas personas, departamentos y
coordinadores, supone tener unas buenas dotes de mando y buena capacidad de
liderazgo.

Perfil de un OPE

Algunas de las características:

 Servir, es el tatuaje en la piel, que te guste disfrutar por el placer de servir. a


la lo que llegas hacer por la gente.
 Temple, con cordura para poder estar entero durante el evento.
 Determinación, no se puede titubear para tomar una decisión que arriesgue
algún elemento del evento.
 Manejo del estrés, pase lo que pase debe de haber calma.
 Capacidad de relacionarse, pensando en la cantidad de gente que conoces
en cada evento y proveedores que participan.
 Buen humor, trabajo cansado, a toda hora, el día de la semana no importa y
uno debe de estar trabajando.
 Planeador, quien debe de llevar el ABC, y 123 al pie del cañón en tiempo y
forma.

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1.3 Organización de eventos; la empresa
La organización de eventos de empresa tiene muchos beneficios, tanto si se realiza
con carácter interno, como si el evento tiene como objetivo llegar a un público
externo. Las empresas son cada vez más conscientes de las ventajas que obtienen
con este tipo de reuniones, desde Restaurante Trinidad te ofrecemos nuestras
instalaciones, preparadas para acoger todo tipo de eventos para empresas.
Organización de eventos de empresa, ventajas
 Los eventos de empresa tienen como principal objetivo la comunicación,
independientemente del carácter del evento. Si la intención es acercarse al cliente,
esta manera de comunicar establece un diálogo directo mientras la empresa se
expone al propio cliente. En el caso que la empresa quiera crear un evento interno,
este tipo de reuniones promueven las relaciones entre trabajadores de manera
diferente más allá de la propia empresa.
 Además de la propia comunicación también fomentamos las relaciones que ha
generado nuestra empresa. Los contactos van a más, así como la colaboración, que
más tarde se traslada a la propia empresa. Además de las internas, las relaciones
externas pueden crear lazos más fuertes con clientes.
 La organización de eventos de empresa mejora la motivación de la plantilla y sus
relaciones, algo fundamental para el buen funcionamiento empresarial. En caso de
que existan roces o relaciones interpersonales poco saludables, este tipo de
eventos permite estrechar lazos y promover el funcionamiento correcto de las
relaciones internas de una empresa.
 Uno de los fines que puede tener un evento de empresa es el de premiar y reconocer
a los trabajadores. Ya sea de manera individual, o por equipos de trabajo, los
eventos de empresa son el momento perfecto para reconocer el trabajo de una
plantilla.
 El marketing directo enseña que una de las mejores maneras de tener éxito en una
empresa es tratando directamente con el cliente, los contactos y las ventas se hacen
de manera personal, directa y personalizada. La organización de un evento de
empresa es la mejor manera de que una empresa sea más que un logotipo, dando
a conocer el equipo profesional que existe detrás de la propia marca.

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1.4 ¿Quién es el cliente?
Puede pensarse en un cliente, como un “ente”2 que se involucra con una empresa
por medio de la regular y periódica adquisición de bienes y/o servicios que ésta le
proporciona. De este modo a la organización le interesa los ingresos que puede
generarle su interacción con el cliente, y al cliente le interesa los servicios y la
atención que recibe de parte de la empresa donde “habitualmente” los adquiere. De
acuerdo con esta definición el cliente de una organización puede ser un individuo,
o una organización, o ambos.

1.5 ¿Quién es el público?

Del latín publĭcus, el término público es un adjetivo que hace referencia a aquel o
aquello que resulta notorio, manifiesto, patente, sabido o visto por todos.
El público, por otra parte, es el conjunto de personas que se reúnen en un
determinado lugar con algún fin (por lo general, para asistir a un espectáculo): “El
público llenó el teatro para escuchar al cantautor catalán”, “El partido fue un fracaso:
el público no llegó a ocupar ni la mitad del estadio”, “Los integrantes de la obra
teatral ya no saben qué hacer para atraer más público a la sala”.
En el caso de las artes escénicas, el público se implica directamente en la obra y
puede mostrar su agrado con una obra o con el trabajo de los artistas mediante
aplausos, vítores y ovaciones. Sin olvidar que, en el caso contrario, si no le gusta lo
que está viendo también puede reaccionar directamente mediante silbidos o sin
realizar ningún tipo de aplauso.

Siglos atrás hay que resaltar que cuando tenía lugar una representación teatral y al
público no le gustaba lo que estaba viendo, este lo que hacía era lanzar tomates al
escenario y concretamente a los artistas que estaban sobre las tablas.

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1.6 Marketing para eventos
El marketing para eventos es muy similar al marketing de patrocinios, aunque hay
una diferencia principal y que no es otra que el marketing de patrocinios se relaciona
con una persona, grupo o equipo, mientras que el marketing de eventos ocurre
cuando la empresa apoya un evento específico y se relaciona estrechamente con
el marketing de estilo de vida.

Gracias al patrocinio de un evento, la empresa puede obtener un reconocimiento de


la marca y, además, también este tipo de marketing le permitirá entablar lazos más
cercanos con proveedores y clientes. Asimismo, el marketing de eventos también
ayuda a elevar la moral de los empleados que participan en los eventos. Y, por
tanto, se podría decir que estos eventos pueden ayudar a fortalecer la imagen de la
empresa en una comunidad.

Eso sí, a la hora de preparar el marketing de eventos y patrocinar un acontecimiento,


hay que tener en cuenta una serie de pasos importantes para así obtener un gran
éxito y beneficio. En concreto, estos son los siguientes:

1. Determinar los objetivos: aquí habría que tener en cuenta los objetivos
que se quieren alcanzar con la participación en el evento así como si dicho
evento logrará ayudar a lograrlos.
2. Establecer una correspondencia entre el evento y los clientes,
proveedores y empleados de la empresa: el evento seleccionado tiene
que coincidir con el tipo de clientes, proveedores o empleados de la
empresa.
3. Promoción del evento: todos los eventos se deben promover a través de
anuncios y comunicados de prensa para así poder llegar al público al que
se quiere llegar.
4. La empresa debe estar en toda publicidad del evento: si participas en el
marketing de eventos, tu empresa debe estar incluida en todas las
publicidades y folletos, ya que, por ejemplo, esto es algo que suelen

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guardar gran parte de los asistentes como recuerdo o para mostrar a los
demás.
5. Seguir los resultados: tras el evento, se debe llevar un control sobre
cuántos folletos se han entregado, el número de visitantes que acuden a
tu stand de exhibición o también el número de muestras distribuidas.
Gracias a este seguimiento podrás evaluar la inversión en el evento.

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Conclusión

Se puede decir que en la actualidad los eventos han ido tomando mayor impacto en
la sociedad debido a que ido creciendo cada vez más y las exigencias son cada vez
mayor, por ello el término evento nos dice que es una actividad social desarrollada
para una ocasión especial o con cierto objetivo. Por ello, para que un evento pueda
salir bien lo recomendables es acudir a un organizador de eventos los cuales son
los encargados de realizar y llevar a cabo cada una de las actividades que lo
conforman, pero no cualquiera lo puede realizar porque primero debe cubrir ciertas
características en su perfil comercial; como el no ceder ante las presiones que se le
pudiesen presentar, el saber varios idiomas para poder comunicarse con sus
clientes, ser innovador, ser paciente y saber organizar su tiempo. Además, la
empresa como organización de eventos requiere la realización de muchas
actividades conllevando grandes beneficios tanto internos como externos, así como
el saber quiénes son nuestros clientes potenciales, a que publico va dirigido y el tipo
o plan de marketing que se utilizara, todo esto con el fin de cumplir con los objetivos
del evento.

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Bibliografía
(03 de SEPTIEMBRE de 2018). Obtenido de www.merca20.com:
https://www.merca20.com/en-que-consiste-el-marketing-de-eventos/
(03 de SEPTIEMBRE de 2018). Obtenido de /www.ecured.cu:
https://www.ecured.cu/Eventos
(03 de SEPTIEMBRE de 2018). Obtenido de www.protocolo.org:
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/organizador-profesional-de-
congresos-opc-profesional-experto.html
(03 de SEPTIEMBRE de 2018). Obtenido de https://turespacio.com:
https://turespacio.com/caracteristicas-de-un-ope-organizadores-profesionales-de-
eventos/

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