Compartir un Libro de Excel.

Es una cuestión bastante repetida en el mundo empresarial el poder trabajar varios usuarios
simultáneamente sobre el mismo libro de Excel, es decir, compartir un libro de Excel. Sin duda
esta utilidad gana fuerza cuando diferentes personas necesitan trabajar al tiempo sobre un
mismo libro, que suele estar en una ubicación en la red compartida.

En general sabemos que tal cosa no es posible, ya que Excel nos advierte que el archivo estás
siendo usado por otra persona, sin embargo Excel nos ofrece la posibilidad de Compartir libro,
y nosotros como propietarios del libro compartido, podremos administrarlo controlando el
acceso a éste y resolviendo los cambios que estén en conflicto. Después de incluir todos los
cambios, podremos dejar de compartir el libro.

Los pasos para emplear esta herramienta, que tiene algunas limitaciones, como veremos a
continuación, son:

En primer lugar abriremos o crearemos un Libro a compartir (cualquiera que tenga interés para
varias personas). Con el fichero abierto, y como administradores del futuro Libro compartido,
accederemos a la ficha Revisar > grupo Cambios > botón Compartir libro. Esto nos abrirá la
ventana diálogo 'Compartir libro':

En la pestaña Modificación del cuadro de diálogo Compartir libro, activaremos la casilla Permitir
la modificación por varios usuarios a la vez.

En la pestaña de Uso avanzado configuraremos diferentes opciones enfocadas (principalmente)

al control de los cambios realizados por los diferentes usuarios del mismo libro compartido:

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Tras Aceptar se nos abrirá, si es un libro nuevo, la ventana del Explorador para indicar dónde
guardar nuestro libro y con qué nombre. En mi ejemplo lo guardaré como 'LibroCompartido.xlsx'
en Mis documentos, aunque lo normal será hacerlo en una carpeta de red compartida, y no en
un servidor Web:

Una vez completado este paso, podemos ver en la barra superior el nombre del fichero y entre
corchetes la notación '[Compartido]'.

Antes de continuar es interesante detenernos un momento y ver un pequeño listado (no

completo) de las funcionalidades incompatibles con un Libro compartido; y es que un libro
compartido no admite completamente todas las características habituales.

Si queremos incluir alguna de las características del siguiente listado, deberemos agregarlas
antes de guardar el libro como un libro compartido, ya que no podremos realizar cambios en
éstas después de compartir el libro:

 Agregar o cambiar formatos condicionales

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  Agregar o cambiar hojas de diálogo de Microsoft Excel 4
 Agregar o cambiar la validación de datos
 Agrupar o esquematizar datos
 Asignar, cambiar o quitar contraseñas
 Cambiar o eliminar fórmulas de matriz
 Combinar celdas o dividir celdas combinadas
 Crear o aplicar segmentación de datos
 Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico
 Crear o cambiar informes de tabla dinámica
 Crear o modificar minigráficos
 Crear tablas de datos
 Crear una tabla de Excel
 Crear, cambiar o ver escenarios
 Eliminar hojas de cálculo
 Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros
 Insertar o cambiar hipervínculos
 Insertar o cambiar imágenes u otros objetos
 Insertar o eliminar bloques de celdas
 Insertar subtotales automáticos
 Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro
 Trabajar con datos XML
 Usar herramientas de dibujo
 Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos.

Una vez 'Compartido' nuestro libro, y conociendo las limitaciones descritas, podremos
especificar y cambiar los datos igual que en un libro normal.

Si no lo hemos hecho en la instalación de Office, deberíamos añadir un Nombre de usuario desde

el menú Archivo si trabajamos con Excel 2010 (o botón Office si lo hacemos con Excel 2007) en
Opciones, en el cuadro Nombre de usuario de Personalizar la copia de Office en la categoría
General:

Esto no es obligatorio, pero ayudara a identificar los usuarios activos que trabajan al tiempo en
nuestro libro compartido.

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Avanzaremos algo más en el uso del libro compartido. En mi ejemplo, abriré nuestro
LibroCompartido.xlsx con otro usuario; para simularlo con garantías abriré el libro con la versión
Excel 2007, e incluiré un texto en la Hoja1. El usuario de esta versión es 'Excelforo2007':

Cualquier usuario que esté compartiendo el libro podrá, desde la ficha Revisar > grupo Cambios
> botón Compartir libro, acceder y ver qué usuarios están trabajando sobre él:

Igualmente para Quitar a un usuario, bastará seleccionarlo de esta lista y presionar el botón
Quitar usuario.

Para visualizar los cambios o ediciones realizadas por el resto de usuarios bastará con Guardar
nuestro libro (por ejemplo, presionando Ctrl+G). Esta acción mostrará los nuevos datos,
apareciendo además un mensaje advirtiendo de tal hecho:

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El gran problema que puede aparecer con los libros compartidos es que dos o más usuarios
trabajen sobre una misma celda, lo que generará un conflicto. Este conflicto es salvable previa
configuración en la pestaña Uso avanzado de la ventana diálogo Compartir libro.

Por ejemplo, para que nuestros cambios anulen todos los demás cambios sin mostrar de nuevo
el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, entraremos el grupo Cambios de la ficha Revisar,
haz clic en Compartir libro, y en la pestaña Uso avanzado, en En caso de cambios conflictivos
entre usuarios, clic en Prevalecen los cambios guardados.

Obviamente este es un hándicap importante, ya que sólo permanecerá una de las

modificaciones de los usuarios, si bien es posible ver cómo nosotros mismos u otros usuarios
hemos resuelto los conflictos anteriores, desde el grupo Cambios de la ficha Revisar, clic en
Control de cambios y después en Resaltar cambios, y en la lista Cuándo, seleccionando Todos.

Finalmente, para desactivar la opción de Libro compartido bastará con acceder nuevamente al
libro compartido, clic en la opción Compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar; y en
la pestaña Modificación, tras asegurarnos que somos el único usuario que aparece en la lista Los
siguientes usuarios tienen abierto este libro (si hubiera más podremos Quitarlos); y finalmente
desactivaremos la casilla 'Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también
permite combinar libros.