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Apresentação
Sílvio Crestana
Diretor-Presidente
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Prefácio
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após o cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos ou recolhimento para
guarda permanente.
Recebimento
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Documentos recebidos por malote e correio
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sanar as irregularidades, para então proceder ao registro no Siged, adotando
os procedimentos a seguir:
Rregistrados no SIGED:
Classificação
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para tanto, conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos diversos
setores, departamentos, coordenadorias, assessorias e supervisões das Unidades
Centrais e Descentralizadas da Embrapa.
.
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Registro e Tramitação
Para que os usuários possam acessar com rapidez as informações sobre assuntos
em trâmitação é necessário que sejam adotados as seguintes procedimentos:
Arquivamento
Empréstimo de Documentos
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• 2ª via deve ser arquivada, em ordem cronológica, para controle dos prazos
e cobrança de devolução.
Devolução de documentos
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A complexidade e a abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de
avaliação de documentos de arquivo, requerem a participação de representantes.
das diversas áreas da Embrapa, reforçando assim a necessidade da atuação da
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD da Embrapa - que é
constantemente instruída e orientada pelos técnicos arquivistas do Arquivo Central.
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• retirar os documentos das respectivas pastas, manuseando uma de cada vez,
tomando o cuidado para não misturar os documentos de uma pasta com os de
outra;
• eliminar cópias e retirar clipes, durex e outros elementos que podem danificar os
documentos;
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• encaminhar as unidades de acondicionamento para o Arquivo Central
acompanhadas de duas vias impressas do Formulário de Transferência de
Documentos ao Arquivo da Unidade e da cópia em disquete ou e-mail (para
inclusão na base de dados para controle do acervo e da localização física dos
documentos no Arquivo Central).
Eliminação de Documentos
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ex: 037.2 – Material de Consumo
ex: 1973-1980
ex: UA de 1 a 30
Recebimento de Documentos
• receber as unidades de acondicionamento, bem como as duas vias impressas
do Formulário para Transferência de Documentos e a cópia em disquete
ou e-mail dos documentos transferidos.
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• analisar as unidades de acondicionamento e verificar se estão identificadas,
organizadas e acondicionadas de acordo com os procedimentos
estabelecidos no item relativo à Transferência de Documentos para o Arquivo
Central;
Atendimento ao Usuário
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cópias, mediante solicitação formal ao Arquivo Central, por meio do Formulário de
Solicitação de Documentos. O atendimento será realizado mediante as seguintes
rotinas:
Empréstimo de documentos
Reprodução de documentos
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• conferir as cópias e apor carimbo de "confere com o original encontrado no
arquivo", no verso de cada uma das cópias.
Para que o Arquivo Central cumpra regularmente as suas funções, faz-se necessário
observar a escolha do local para a sua instalação no que concerne às condições
físicas do prédio quanto aos aspectos de iluminação, limpeza, índices de umidade e
temperatura, assim como a possibilidade de extensão das instalações futuramente.
A escolha do local de instalação, necessariamente, precisa ser pensada e planejada
a pequeno, médio e longo prazos, evitando-se assim o risco de prejudicar o
andamento das atividades arquivísticas
Instalações Físicas
• Localização
O local destinado ao depósito de arquivo deve ser seco, livre de risco de inundação,
deslizamentos e infestações de térmitas.
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Recomenda-se evitar áreas propensas a perigos, visando a segurança e a
preservação dos acervos, bem como a segurança dos usuários e técnicos que
trabalham no local.
Características da Construção
Devido ao peso das estantes, os locais devem ser capazes de resistir às seguintes
cargas: 1.000 kg/m² para a instalação de estantes metálicas fixas de 2,20 metros de
altura; 2.000 kg/m² para estantes móveis, compactas e 800 kg/m² para estantes de
bibliotecas.
Extensas superfícies externas devem ser evitadas porque não protegem os acervos
das variações climáticas externas, além de promover o efeito estufa.
Ainda que a luz solar traga benefícios, sobretudo como agente microbicida, o acervo
deve ficar protegido de suas radiações. Recomenda-se limitar a área de aberturas a
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20% das áreas de fachada. As aberturas não podem ser feitas em paredes voltadas
para o lado de maior aporte energético (leste/oeste), devendo-se evitar as aberturas
em direção aos ventos úmidos e marinhos.
As janelas devem ter boa vedação, mas a abertura é importante para a ventilação
natural quando necessário. Onde não há climatização, deve ser prevista uma boa
aeração e ao mesmo tempo serem dotadas de proteção contra a entrada de insetos
(telas de trama pequena) e radiações solares (persianas e filtros).
As coberturas inclinadas se adaptam melhor aos climas com forte insolação e
precipitações volumosas. No caso das lajes de cobertura, recomendam-se
tratamentos de impermeabilização e isolamento térmico. O emprego de cor clara
sobre a cobertura reforça a reflexão das radiações solares.
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Um sistema de climatização é o ideal. No caso de não existir a possibilidade
de instalação, a presença de umidificadores, desumidificadores, exaustores
e ventiladores pode oferecer bons resultados.
Iluminação
Instalações elétricas
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As tomadas de energia elétrica devem ser instaladas a cada quatro ou seis metros,
para permitir o uso de aspiradores de pó e outros equipamentos. A instalação deve
ser feita a um metro do chão, contando com proteção, segundo as normas de
segurança em vigor.
Nenhuma tubulação de água pode percorrer o interior dos depósitos, com exceção
daquelas destinadas aos aspersores automáticos para a extinção de fogo.
Mobiliário/Estantes:
As estantes devem ser de aço ou de madeira tratada contra insetos e fogo. Todo o
mobiliário metálico deve ser fabricado com chapas de aço de carbono fosfatizado,
com pintura eletrostática. Devem ter 1,98 m de altura e as prateleiras não devem
ultrapassar 1,00 m de comprimento e 0,40 m de profundidade.
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As colunas das estantes devem conter perfurações a cada 0,05 m para permitir a
regulagem das prateleiras que podem receber documentos acondicionados em
diversos tipos e dimensões de embalagens.
Deve-se evitar painéis cegos entre os dois lados das prateleiras, de modo a
assegurar uma boa circulação de ar.
Mapotecas
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acondicionamento horizontal dos documentos. As gavetas das mapotecas devem
ser rasas, de forma a facilitar a retirada dos documentos, quando necessário.
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Referências
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Anexos
Anexo A - Formulário de Empréstimo de Documentos
________________________ ______________________
assinatura/carimbo assinatura/carimbo
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Anexo B- Etiqueta de Identificação de Unidade de Acondicionamento
Órgão Produtor/Acumulador
Unidade:
Órgão:
Conteúdo Informacional
Nº Unid. Datas-Limite:
Arquiv.:
Código/Assunto:
Descrição:
Controle do Arquivo
Registro nº: ________/____. Localização: E ______. P ____.
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Anexo C - Formulário de Transferência de Documentos.
Unidade:
Sigla:
Órgão:
Data da Transferência:
Tipo e Conteúdo Informacional2
Nº UA1
1
UA = UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO (CAIXA-ARQUIVO = CX;ENCADERNADO OU LISTAGEM = EN; PACOTE =PC)
2
CÓDIGO/ASSUNTO DE ACORDO COM O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO; TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS, DATAS-LIMITE E OBERVAÇÕES
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Anexo D - Informações Sobre Data de Aprovação das Contas da Embrapa,
pelo Tribunal de Contas da União – TCU3
3
Informações fornecidas pela Assessoria de Auditoria Interna – AUD, da Embrapa.
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Anexo E - Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária EMBRAPA.
UNIDADE DE
QUANT. ESPECIFICAÇÃO
CÓDIGO ASSUNTO DATAS- OBS E
LIMITE JUSTIFICATIV
A
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LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO Nº:...................
------------------------------ ---------------------------------
-----/-----/--------- ------/------/----------
------------------------------ ---------------------------------
------/-----/--------- -------/------/----------
_____________________, _____________________,
_____/_____/________ _____/_____/________
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Anexo F – Termo de Eliminação de Documentos
(nome da unidade)
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Estabelecido pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, por meio da Resolução nº 7, de
20.05.1997.
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Anexo G - Formulário de Solicitação de Documentos ao Arquivo
Documento Solicitado:
Objetivo da solicitação:
Autorização:
_______________________
produtor do documento
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Anexo H – Formulário de Recibo de Empréstimo de Documentos
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Anexo I – Guia-Fora
Guia Fora
O documento ....................................................................................
..........................................................................................................
foi emprestado para:..........................................................................., lotado
na: ........................... Ramal:......................... em ....../....../........ .
Deverá ser devolvido em até: ..../....../.........
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Anexo J - Layout de um Arquivo
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Anexo K – Tabela de Temporalidade
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a) Assunto - Neste campo são apresentados os códigos/assuntos relativos aos conjuntos
documentais produzidos e recebidos pela Empresa, conforme estruturado no Código de
Classificação de Documentos de Arquivo.
b) Prazos de Guarda - Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas
fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração
que os gerou, geralmente estabelecido em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de
uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto
documental – exemplos: até aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; até quitação
da dívida, entre outros. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o
documento é freqüentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades
organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é
necessário à administração, porém com menor freqüência de uso, podendo ser transferido para
depósito em outro local, embora à disposição desta.
c) Destinação Final - Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a
eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo), ou a
guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes
para fins de prova, informação e pesquisa.
d) Observações - Neste campo são registradas informações complementares e justificativas,
necessárias à correta aplicação da tabela.
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Anexo L – Código de Classificação
Os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses
e destas, à classe, representada no código, por margens, as quais refletem a hierarquia dos assuntos
tratados, como exemplificado abaixo:
000 – Administração Geral - nesta classe são classificados todos os documentos produzidos e/ou
recebidos referentes às atividades relacionadas à administração interna da Embrapa, as quais
viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados.
020 – Pessoal
030 – Material
040 – Patrimônio
070 – Comunicação
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090 - Outros Assuntos Referentes à Administração Geral
900 - Assuntos Diversos - classificam-se os documentos referentes a eventos, bem como aqueles
de caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pela Embrapa. A
classe 900 tem as seguintes subclasses:
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O Código de Classificação de Documentos da Embrapa consta da Resolução Normativa nº 11,
publicada no BCA nº 21, de 4 de maio de 2006 e aplica-se a todas as Unidades da Embrapa.
¹Códigos incluídos; relativos às atividades-meio: 024.159; 040.1; 043.1; 043.11; 043.12; 043.2,
043.21, 043.22; 043.23 e 043.3; atividades-fim: 100, 100.01, 100.02, 110, 120, 130, 190; 200, 200.01,
210, 220, 230, 240, 290; 300, 400.
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