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Administrado: El administrado es el particular que entable una relación jurídico administrativa con la Administración. Cuando hablamos de administrado estamos también
hablando de interesado, porque en ambos casos, se trata de un particular (que puede ser una persona física o jurídica por ejemplo una comunidad), que se dirige a la
administración para solicitar, pedir, reclamar…algo de su interés. El administrado va a ser por lo tanto, en la mayor parte de los casos el sujeto pasivo de la relación
jurídico administrativa, ya que, la parte activa será la Administración.
Notificación: La notificación es una diligencia que consiste en entregar una copia de la decisión al administrado que tenga un interés directo en ella, para que empiece a
producir efectos jurídicos. Tiene las siguientes características:
a) Formal: Es necesario redactar un escrito, o su equivalente electrónico, en el que se deje constancia por el funcionario notificador de los elementos que lo
componen, definidos en el segundo inciso del artículo, salvo cuando las decisiones se adopten en una audiencia, caso en el cual se deja constancia en el acta.
b) Personal: Es necesaria la presencia del interesado o su representante ante el funcionario notificador, presencia que puede ser sustituida en la notificación por
medios electrónicos y que la ley exceptúa cuando la notificación se realiza por aviso ante la imposibilidad de hacerla personalmente, y
c) Debe culminar con la entrega de la decisión
Notificación Electrónica
El artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo regula la realización de las notificaciones de los actos administrativo a través
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de los medios electrónicos, agregando, a las actualmente existentes, algunas reglas especiales. En virtud de la llamada equivalencia funcional, las notificaciones por esta
vía tienen los mismos efectos de las que se realizan en forma escrita por los funcionarios competentes.
Reglas Especiales.
a) Aceptación de esta forma de notificación por parte del administrado.
b) Acceso al acto administrativo enviado. En este punto es necesario anotar que la Ley 527 de 1999 en sus artículos 23 y 24 regula lo referente al momento de envío
y recepción de un mensaje de datos, más no utiliza la locución “acceso”, por lo tanto se debe entender que una vez se reciba el mensaje de datos se tiene acceso
a su contenido.
c) Certificación de la Administración o la entidad certificadora contratada donde se registre la fecha y hora en la cual el documento fue enviado y recibido en un
sistema de información.
Citaciones para Notificación Personal (Correo o Mensajería Especializada/Correo electrónico): Es un oficio en virtud del cual se llama al administrado para
comparezca personalmente o a través de apoderado para que se notifique de una decisión. Cuando la autoridad conoce la dirección postal o electrónica procederá a
citarlo para que concurra a las oficinas de la entidad. Cuando se carece de toda seña sobre el administrado se debe proceder a la publicar la citación en la página
electrónica.
Notificación por Edicto: Dando aplicación a lo establecido en el artículo 308 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, referente al
régimen de transición respecto a su vigencia, este tipo de notificación consiste en la fijación de un edicto en un lugar público del respectivo Despacho, por el término de
diez (10) días, que empiezan a contar desde las 8 A.M. y terminan el décimo día a las 5 P.M., con la inserción de la parte resolutiva del acto. Debe constar igualmente la
información acerca de los recursos gubernativos que proceden, ante qué autoridad deben interponerse los plazos para hacerlo.
Notificación por Aviso: Consiste en el envío de una comunicación que deberá contener: la fecha del aviso y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los
recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida
al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino, al cual se le anexará la copia del acto administrativo que se va a notificar.
Publicación página WEB: Consiste en una publicación que se hace en la página WEB de la entidad, en aquellos eventos en que no es posible la entrega efectiva de la
correspondencia. Esta publicación es aplicable tanto a las comunicaciones envidadas a título de Citación como Aviso.
Publicidad: De conformidad con lo establecido en el numeral 9 del articulo3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en virtud de
este principio “(…) las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos
y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera
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Publicación: Según la Real Academia de la Lengua es la “Acción y efecto de publicar”; y publicar para los efectos del procedimiento que se desarrolla en esta ficha
consiste en “Hacer patente y manifiesto al público algo”. Cometido que se cumple, consignándolo en el diario oficial, o en cualquier otro medio de comunicación,
incluyéndose en estos, la página electrónica de la entidad y un lugar de acceso al público.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Constitución Política de Colombia Colombia “Por la cual se fijan los límites y Establece los principios de la función administrativa: Igualdad, moralidad, eficacia,
define las relaciones entre los poderes del Estado (poderes que se definen economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
como poder legislativo, ejecutivo y judicial) y de estos con sus ciudadanos, delegación y la desconcentración de funciones.
determinando así las bases para su gobierno y para la organización de las
instituciones en que tales poderes se asientan. Este documento busca
garantizar al pueblo sus derechos y libertades”.
Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Tiene por objeto regular los procedimientos administrativos que deben seguir las
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. autoridades contempladas en su artículo 2° y los jurisdiccionales que deben cumplir los
jueces y magistrados de lo Contencioso Administrativo.
Para los procedimientos Administrativos el código tiene en cuenta la adecuación a los fines
del Estado Social de Derecho y a los principios de la función administrativa señalados en
la Constitución; establecimiento de reglas imperativas para que la Administración proteja
directamente los derechos de las personas en vía administrativa; regulación integral del
procedimiento administrativo general; fortalecimiento del derecho de petición;
sistematización para el uso de medios electrónicos en el procedimiento administrativo;
refuerzo se términos y requisitos para la interposición de los recursos; modernización y
actualización de instituciones en el procedimiento administrativo.
En cuanto al procedimiento jurisdiccional, se reorganiza la jurisdicción de lo contencioso
administrativo con la estructura de tres niveles (jueces administrativos, tribunales
administrativos y Consejo de Estado); se redefine el objeto de la jurisdicción, bajo un
criterio material; se debe tomar como centro al individuo y la defensa de sus derechos; se
unifica el proceso y se redefine los medios ordinarios de control judicial; se fortalecen los
poderes del Juez; se realce la facultad de la imposición de medidas cautelares;
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NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
consagración de recursos extraordinario de unificación de jurisprudencia; regulación del
mecanismo de revisión eventual; rediseño tramite y decisión de las pretensiones de
contenido electoral.
Ley general de archivo 594 del 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley Define las disposiciones legales para la gestión de documentos, la salida de documentos,
General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. acceso y consulta de documentos manteniendo los criterios de conservación y privacidad
de los términos de ley.
Decreto 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar Dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la innecesarios en la Administración Pública. Se aplicará a todos los organismos y entidades
Administración Pública”. de la Administración Pública que ejerzan funciones de carácter administrativo, en los
términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y a los particulares cuando cumplan
funciones administrativas. Entre otras medidas señala la incorporación de formatos
comunes gratuitos, el incentivo a la utilización de procedimientos por medios electrónicos,
la eliminación o reforma de requisitos como la autenticación de documentos privados, la
presentación personal y la imposición de huellas dactilares en documentos y
procedimientos (excepcionalmente verificación por huella electrónica), la certificación de
antecedentes judiciales o la denuncia por perdida de documentos para la expedición de su
duplicado; se establece la consulta en línea por parte de las entidades en los sistemas de
registros públicos y la consolidación del Sistema Único de Información de Trámites “SUIT”,
teniendo como propósito general que los requisitos que se exijan a los particulares para el
ejercicio de una actuación administrativa sean racionales y proporcionales a los fines que
se persigue cumplir.
Dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios en la Administración Pública. Se aplicará a todos los organismos y entidades
de la Administración Pública que ejerzan funciones de carácter administrativo, en los
términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y a los particulares cuando cumplan
funciones administrativas. Entre otras medidas señala la incorporación de formatos
comunes gratuitos, el incentivo a la utilización de procedimientos por medios electrónicos,
la eliminación o reforma de requisitos como la autenticación de documentos privados, la
presentación personal y la imposición de huellas dactilares en documentos y
procedimientos (excepcionalmente verificación por huella electrónica), la certificación de
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antecedentes judiciales o la denuncia por perdida de documentos para la expedición de su
duplicado; se establece la consulta en línea por parte de las entidades en los sistemas de
registros públicos y la consolidación del Sistema Único de Información de Trámites “SUIT”,
teniendo como propósito general que los requisitos que se exijan a los particulares para el
ejercicio de una actuación administrativa sean racionales y proporcionales a los fines que
se persigue cumplir.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Los Actos Administrativos podrán ser notificados por cualquier funcionario del Grupo de Notificaciones.
2. La notificación sólo se puede hacer cuando el acto administrativo esté firmado, numerado y fechado.
3. El acto administrativo se remite a la dependencia que lo produjo, una vez notificado con los respectivos soportes.
4. El original de las Resoluciones siempre permanecerá en custodia en la Secretaría General y de la Delegada de Procesos Administrativos en lo de su
competencia.
5. Las notificaciones personales escritas podrán sustituirse por las que se realicen por medios electrónicos, o cuando las decisiones se tomen en audiencias, se
podrán hacer en estrados en forma verbal, como lo ordenan los numerales 1 y 2 del artículo 67, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo (Ley 1437 de 2011).
6. Cuando la Carta Citación sea remitida por correo electrónico, el termino establecido para que el administrado comparezca a notificarse personalmente, se
contabilizara a partir del día hábil siguiente a su recibo.
7. Cuando la Carta Citación sea remitida por correo físico, el termino establecido para que el administrado comparezca a notificarse personalmente, se
contabilizaran a partir del día hábil siguiente al recibo de la misma.
8. La Publicación de la Carta Citación, en la página WEB, tendrá un término de cinco (5) días hábiles, posteriormente se publicará el Aviso por un término igual.
9. La notificación de los Actos Administrativos Liquidatarios de Tasa se realizara a través del aplicativo Sistema de Gestión de Tasa (SGT).
10. La publicación del El Edicto tendrá una duración de diez (10) días hábiles.
11. “El Grupo de Notificaciones será la dependencia encargada de notificar y comunicar los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la
Superintendencia Nacional de Salud, facultadas para ello, de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes, salvo los relacionados con el Grupo
de Talento Humano y de Contratación de Bienes y Servicios de la Secretaría General, y el Grupo de Cobro Coactivo de la Oficina Asesora Jurídica.”
12. “La notificación de las actuaciones llevadas a cabo como parte del desarrollo del proceso administrativo de cobro coactivo es realizada exclusivamente por la
Oficina Asesora Jurídica de conformidad con lo establecido en el Capítulo II de la Resolución 116 de 2007, por la cual se adopta el Reglamento del Procedimiento
Administrativo Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud.”
13. “La notificación de las sentencias y autos derivados del desarrollo de la función jurisdiccional de la Superintendencia Nacional de Salud es realizada
exclusivamente por la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación de conformidad con lo establecido respecto de las Notificación
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REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
por Estado en el artículo 295 de la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.”
14. “Las regionales de la Superintendencia Nacional de Salud, creadas a partir de la Resolución 568 de 2015, podrán notificar los actos administrativos expedidos por
las diferentes dependencias de la Entidad de acuerdo a los lineamientos de la Secretaría General y de conformidad con la normativa vigente.”
15. “La notificación por estados de los actos administrativos expedidos por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos se realizará teniendo en
cuenta las disposiciones de la Resolución 2105 de 2014.”
16. “La numeración de los actos administrativos como son las resoluciones, circulares internas y externas que expida la entidad son exclusividad de la Secretaría
General, quien llevará el registro y control de las mismas, mantendrá en la serie respectiva el archivo de la original respectiva; para lo cual, al comenzar cada año,
se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno. Lo anterior no aplica a los actos administrativos expedidos por la Superintendencia Delegada de Procesos
Administrativos, los cuales tendrán un consecutivo único antecedido por las letras PARL.”
17. “La elaboración de actos administrativos de carácter general o particular (Resoluciones, Circulares Internas y Externas, Autos) o proyectos de Decretos que deba
tramitar el Ministerio de Salud y Protección Social, deben ajustarse a las directrices de la técnica normativa establecidas en el Decreto 1345 de 2010 y Decreto
1081 de 2015 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República; igualmente se debe organizar un expediente con sus antecedentes para los
actos administrativos de carácter general.”
18. El sistema de Gestión de Tasa (SGT) generara el registro automático del certificado de Firmeza para Tasa, identificado con el código GDFT31.
2 Hacer la Notificación La dependencia interesada en la notificación electrónica Grupo de Profesional Todas las Comunicaciones
Electrónica convertirá a formato PDF el Acto Administrativo expedido; Notificaciones Técnico dependencias por Correo
para la Delegada de Procesos Administrativos, la Asistencial Electrónico
Resolución/Auto deberá encontrarse adjunta al expediente Certificado
que se encuentra en el Sistema de información de GDFT20
Investigaciones Administrativas, de tal forma que a través
de la consulta se pueda acceder al documento.
(notificacioneselectronicas@supersalud.gov.co).
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PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
De acuerdo a lo establecido en la
parte Resolutiva del Acto
Administrativo remitido identificar
Coordinador de Comunicaciones
el tipo de notificación que se Siempre que se
Notificación – por Correo
1 Recepcionar Actos Administrativos ordena y verificar la consistencia realice una
Profesional-Técnico- Electrónico
de los datos dentro del formato notificación
Asistenciales Código GDFT20
Comunicaciones por Correo
Electrónico GDFT20
PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
y la dirección del contacto en el
GDFT20
formato Comunicaciones por Asistencial
Correo Electrónico GDFT20
En la elaboración de la carta Carta de
Coordinador
citación se debe diligenciar Siempre que se citación en el
Profesional
3 Hacer Citación para Notificación Personal (correo físico) claramente los datos personales realice una Sistema de
Técnico
y la dirección del contacto. notificación Gestión
Asistencial
Documental
En la elaboración de la carta
citación se debe diligenciar Coordinador de Comunicaciones
Siempre que se
claramente los datos personales Notificación – por Correo
4 Hacer Citación para Notificación Personal (correo electrónico) realice una
y la dirección del contacto en el Profesional-Técnico- Electrónico
notificación
formato Comunicaciones por Asistenciales GDFT20
Correo Electrónico GDFT20.
En la elaboración de la
notificación personal se debe Notificación
diligenciar el formato Notificación personal, código
Personal Código GDTF17 y al Siempre que se Coordinador GDFT17
5 Hacer Notificación personal momento de presentarse algún realice una Profesional
error en el diligenciamiento de la notificación Técnico Constancia
notificación personal se debe Secretarial,
diligenciar el formato Constancia código GDFT18
Secretarial GDFT18.
ANÁLISIS DE TIEMPO
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El grupo de notificaciones cuenta con cinco (05) días hábiles contados a partir de la recepción de los actos administrativos para citar al interesado, posterior al recibo del
acto administrativo a notificar.
Si el administrado no se presenta dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la entrega de la citación, se procede a la publicación del edicto o a la notificación por
aviso según el caso.
La notificación por edicto debe ser publicada en la cartelera durante 10 días hábiles.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EN EL DOCUMENTO EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante Resolución 2239 de 7 de
Octubre de 2014 se adoptan los
Adopción del documento Secretario General 07/10/2014 1
procedimientos del Proceso
Administración de la Gestión Documental
Mediante Resolución 4086 de 2014 se
derogó Resolución 2239 de 2014 y se
Adopción del documento Secretario General 19/12/2014 1
adoptó el Manual de Procesos y
Procedimientos de la entidad.
Ajuste del documento Mediante memorando NURC: :3-2018- Secretario General 17/04/2018 4
006062 se solicita ajustar actividad 11, se
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